Raadsvoorstel Reglement van Orde gemeenteraad Heiloo 2022.docx

Reglement van Orde Heiloo 2022

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

RAADSVOORSTEL : 28 februari 2022 : : 21 januari 2022 : nvt : 7 februari 2022 : ter advisering : : Griffie : nvt :4 Reglement van Orde van de gemeenteraad Heiloo 2022

Voorgesteld besluit 1. Het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2022 vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde van Heiloo 2021. Geheimhouding  Nee

Pagina 1 van 5

Reglement van Orde Heiloo 2022

RAADSVOORSTEL INLEIDING Op 20 december 2021 heeft de raad een aantal besluiten genomen over de werkwijze van de gemeenteraad. De griffie heeft daarbij de opdracht gekregen om op basis van de raadsbesluiten een aangepast Reglement van Orde (RvO) voor te bereiden voor vaststelling door de raad. Het aangepaste Reglement van Orde wordt u nu aangeboden ter vaststelling. De griffie heeft tijdens de commissiebespreking van 6 december 2021 ook de opdracht gekregen om te kijken naar de formuleringen en afspraken over - de uitkomst van besprekingen in het presidium en - de werkwijze bij de dialoogtafel. TOELICHTING OP HET ADVIES. Hieronder puntsgewijs de raadsbesluiten van 20 december 2021 die hebben geleid tot aanpassing van de artikelen. Besluitpunten 5c t/m 5m die hebben geleid tot aanpassing van het RvO Besluitpunt 5c: De commissie AZ en de raadsvergadering te integreren. Aangepast: Artikel 24, lid 2 (instelling raadscommissies; was artikel 26) De teksten waarin de taken van de commissie Algemene Zaken werden beschreven, zijn geschrapt in dit artikel. Deze taken zijn nu onderdeel van de raadsvergadering. Deze teksten zijn nu toegevoegd aan het nieuwe artikel 50 (mondelinge vragen) en de toelichting bij artikel 10 (oproep en voorlopige agenda gemeenteraad). In de rest van de tekst is term commissie Algemene Zaken geschrapt.

Besluitpunt 5d: De raadsvergadering en commissievergaderingen op verschillende avonden te organiseren. Aangepast: Artikel 9 (vergaderfrequentie, was artikel 11) Vermeld is dat er twee commissies per cyclus plaatsvinden en een raadsvergadering en raadsinformatieavond per cyclus. Besluitpunt 5e: De raadsvergadering eenmaal per cyclus te organiseren (ipv tweemaal) en te starten om ca. 21.00 uur. Aangepast: Artikel 9 (vergaderfrequentie, was artikel 11) Vermeld is dat er per cyclus een raadsvergadering plaatsvindt die start om 21.00 uur. Besluitpunt 5f: Twee commissierondes per cyclus te handhaven waarbij geldt: - dat de eerste commissieronde in een cyclus primair bedoeld is voor de bespreking van raadsvoorstellen van de eerstkomende raad. - dat de tweede commissieronde (twee weken later) primair bedoeld is voor de behandeling van de moties en preadviezen, een korte tweede ronde bij een raadsvoorstel en bespreeknotities etc. - dat parallelle sessies het uitgangspunt blijven.

Pagina 2 van 5

Reglement van Orde Heiloo 2022

Aangepast: Artikel 24 (instelling raadscommissies) is aangevuld met bovenstaande tekst. Besluitpunt 5g: De commissies voortaan (na een korte pauze) direct op elkaar te laten aansluiten en daarbij de maximale bespreektijden voor een onderwerp in de commissie te handhaven, zodat voor de inwoners en raads- en commissieleden nog steeds duidelijkheid qua tijd wordt geboden, maar wachttijd zoveel mogelijk wordt voorkomen. (richtlijn: grote onderwerpen 1 uur, kleinere onderwerpen half uur tot drie kwartier). Aangepast: Tekst is toegevoegd aan de toelichting aan Hoofdstuk 8 (De commissievergadering). Besluitpunt 5h: De raadsinformatieavonden voortaan eenmaal per cyclus te organiseren, zo nodig in parallelle sessies en voor urgente gevallen een overloopmogelijkheid te reserveren in bij voorkeur week 4 van de cyclus. Aangepast: Artikel 9 (vergaderfrequentie, was artikel 11 ) (vergaderfrequentie).Vermeld is dat er een raadsinformatieavond per cyclus plaatsvindt. In urgente gevallen wordt een extra avond ingepland. Besluitpunt 5i: De agendacommissie te integreren met het fractievoorzittersoverleg tot het presidium, eenmaal per maand, voorafgaand aan de raadsvergadering en zo nodig meer dan eenmaal per maand. Aangepast: - De artikelen over het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie zijn samengevoegd en vormen nu samen hoofdstuk 3 Presidium.

- Waar in het oude RvO “fractievoorzittersoverleg” of “agendacommissie” stond, staat nu “presidium”. - Het vroegere fractievoorzittersoverleg was een besloten vergadering volgens het RvO. De agendacommissie was openbaar. Nu wordt voorgesteld het presidium in principe openbaar te laten zijn (Artikel 8, lid 4), waarbij in lid 5 (a t/m c) de mogelijkheid blijft bestaan dat het presidium altijd kan besluiten in beslotenheid te vergaderen. Net als voorheen het fractievoorzittersoverleg dat kon besluiten. En in lid 6 staat de mogelijkheid geheimhouding op te leggen op hetgeen in beslotenheid is besproken. Deze teksten over besloten vergaderingen en opleggen geheimhouding stonden voorheen al in het Rvo bij de artikelen over • het fractievoorzittersoverleg (oude artikel 3, lid 8) en • de agendacommissie (oude artikel 10, lid 3 vergadering agendacommissie). - In het oude RvO stond dat de agendacommissie zorgde voor technische en procedurele toetsing van de collegevoorstellen. De praktijk wijst uit dat de toetsing door de agendacommissie procedureel van aard is. De inhoudelijke-technische en politieke beoordeling vindt in de commissie en raad plaats. Zo is het nu ook verwoord in de toelichting op artikel 7 (taken presidium). De commissie kan voorstellen terugverwijzen naar het college.

De griffie heeft regelmatig overleg met het college over de technische kwaliteit van de raadsstukken in evaluerende zin. Besluitpunt 5j: Technische voorstellen die volgens het presidium geen politieke bespreking nodig hebben direct (d.w.z. zonder commissiebespreking) door te laten geleiden naar de

Pagina 3 van 5

Reglement van Orde Heiloo 2022

concept-raadsagenda, vast te stellen door de raad. Aangepast: In artikel 7 is een lid (h) toegevoegd waarin bovenstaand besluit is verwerkt. Besluitpunt 5k: Het presidium een verzoek voor een RIA of Dialoogtafel te laten beoordelen op basis van een ingevuld vast format waarin o.a. doel, achtergrond, opbouw programma en aan te leveren stukken staan omschreven. Aangepast: - In artikel 7 (Taken presidium) is een lid (g) toegevoegd waarin bovenstaand besluit is verwerkt. - Tevens zijn de artikelen 18 (raadsinformatieronde; lid 9 en 10) en 19 (Dialoogtafel; lid 3 en 4) en artikel 20 (raadsinformatiemarkt; lid 3 en 4) aangevuld met dit punt. - Ook wordt dit punt genoemd in de toelichting bij artikel 7. Besluitpunt 5l De volgende werkwijze te hanteren in de commissie: • Als de commissie in meerderheid concludeert dat een voorstel voldoende besproken is, concludeert de commissievoorzitter expliciet dat een onderwerp alvast op de conceptagenda van de eerstvolgende raadsvergadering wordt gezet, zodat er geen onnodig tijdsverlies ontstaat door de publicatietermijn van 10 dagen. • De eventueel aangekondigde moties en preadviezen bij het voorstel kunnen dan twee weken later in de commissie worden besproken (een week voorafgaand aan de raad).

• In een commissie voorbesproken moties en preadviezen worden na bespreking doorgeleid naar de eerstvolgende raad voor stemming als de indiener heeft aangegeven deze te handhaven en de commissie concludeert dat e.e.a. besluitrijp is. (conform RvO art. 28, lid 8 en artikel 29 lid 1). • De raad besluit vervolgens definitief over de agendering bij het vaststellen van de agenda. Aangepast: Tekst is toegevoegd bij artikel 26, lid 8 en 9 (werkwijze bij commissies). Besluitpunt 5m: Moties die zonder voorbespreking in de raad worden ingediend als volgt te behandelen in de raad: • De indiener kan de motie kort toelichten (max 2 minuten). • Er is vervolgens gelegenheid voor het college om een reactie te geven (max 5 minuten). • Dan volgt de behandeling in de raad met 1 termijn (max 2 minuten per fractie). • Tenslotte vindt de stemming plaats met mogelijkheid voor een stemverklaring. Aangepast Tekst is toegevoegd bij artikel 44 (moties; lid 8). Aanvullende opdrachten aan de griffie in commissiebespreking op 6 december 2021 1. Bij de aanpassing van het RvO een voorstel te doen of de uitkomst van besprekingen in het presidium meer kunnen worden gerelateerd aan de verdeling van de raadszetels in de raad. Aangepast: Toegevoegde tekst bij artikel 8 (Vergadering presidium) lid 7. Attentie: Deze lijn is ook aangehouden bij commissies in artikel 27 (Uitkomst commissie), lid

Pagina 4 van 5

Reglement van Orde Heiloo 2022

2. Inhoudende dat het trekken van conclusies door het presidium c.q de commissie plaatsvindt op basis van het gewicht van de fracties in raadzetels. 2. Een voorstel te doen voor een andere werkwijze bij de dialoogtafel; gericht op meer mogelijkheden voor een echt gesprek en dus minder strakke regie op het aantal vragen. Aangepast: Artikel 19 (Dialoogtafel) is ruimer gedefinieerd waarbij een aantal uitgangspunten wordt beschreven. Uitgangspunt blijft de vorm van een gezamenlijk fractiespreekuur met een paar korte gesprekken. Op basis van een onderbouwde aanvraag kan het presidium echter de afweging maken en heeft daarbij nu de flexibiliteit (lid 5) een andere opzet voor te stellen (bv een rondetafelgesprek met meerdere sprekers, dat wat meer tijd vraagt). Let op: Er wordt nu ook voorgesteld de Dialoogtafel in principe niet openbaar te laten zijn (lid 2). Dit is op basis van de ervaringen tot nu toe waarbij het de aanvragers te doen is om een informeel, laagdrempelig gesprek met fractievertegenwoordigers. Ook hiervan kan het presidium desgewenst afwijken (lid 5). Overige wijzigingen: - De artikelen over het onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden, benoeming commissieleden en benoeming wethouders zijn naar voren gehaald en geplaatst onder Hoofdstuk 2 ( nu artikelen 3,4 en 5) zodat de volgorde logischer is. -

Mogelijkheid dat insprekers bij een RIA een korte presentatie geven is nu ook opgenomen ( artikel 18, lid 7). Is in toenemende mate een wens van insprekers.

-

Bij artikel 51 (schriftelijke vragen) wordt nu niet meer gesproken van een termijn van 30 dagen, maar van 30 werkdagen om onduidelijkheden daarover voortaan uit te sluiten. Idem bij artikel 46 (initiatiefvoorstel) .

-

Opnames heten nu geluids- en beeldregistraties.

-

Op enkele plaatsen zijn taalkundige zaken verbeterd.

UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Het nieuwe Reglement van Orde treedt in werking na het raadsbesluit. BIJLAGEN 1. Reglement van Orde 2021 2. CONCEPT-Reglement van Orde 2022 3. Format aanvraag dialoogtafel 4. Format aanvraag RIA Hoogachtend, griffie gemeente Heiloo

Pagina 5 van 5