Raadsvoorstel Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 RAADSVOORSTEL HEILOO Raadsvergadering Reg nr. Portefeuillehouder(s) Auditcommissie dd. Team Opsteller(s) Aantal Bijlagen: Onderwerp

: 30 oktober 2023 : D689228 : n.v.t. : 19 oktober 2023 : Griffie : G. Beeksma :3 :

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH n.a.v. eerdere onderzoeken naar burgerparticipatie, financiële risico’s GGD, externe inhuur en klachtenbehandeling

Voorgesteld besluit: 1. Kennis te nemen van het opvolgingsonderzoek van de Rekenkamercommissie BUCH alsmede de bestuurlijke reactie daarop. 2. Aanbeveling 2 niet over te nemen omdat er al voldoende mogelijkheden zijn om zaken af te stemmen tussen BUCH raden én het college ook te verzoeken deze aanbeveling niet over te nemen: Ga met elkaar in gesprek over wijze waarop het risico op divergerende besluitvorming (griffie: tussen BUCH gemeenten) verkleind kan worden. 3. Het college te verzoeken aanbeveling 3 niet over te nemen in afwachting van de evaluatie van het participatiebeleid: De inzet van gebiedsregisseurs blijkt een waardevolle bijdrage te zijn aan de burgerparticipatie. Ga na of de mogelijkheden van de gebiedsregisseurs nog beter benut kunnen worden. 4. Het college te verzoeken aanbeveling 4 niet over te nemen omdat deze aanbeveling inmiddels achterhaald is en er nu reeds een onderzoek loopt naar het mislukken van het traject digitaal dossier : Spoor de GGD aan om het digitaal dossier op zo kort mogelijke termijn operationeel te maken. 5. Aanbeveling 5 niet over te nemen, omdat met het kaderstellend besluit over de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen op 25 september jl al is voorzien in deze aanbeveling.

: Doe een uitspraak over de vraag of de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen op de kadernota van de GGD voor u voldoende is om uw kaderstellende rol in te vullen. Een verstrekkender alternatief is het eerder door de Rekenkamercommissie aanbevolen laten opstellen van een meerjarenuitvoeringsprogramma dat is gebaseerd op uw lokale volksgezondheidsbeleid.

Pagina 1 van 8

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 6. Het college te verzoeken aanbeveling 6 wel over te nemen: Kom zo spoedig mogelijk tot een definitieve formulering van het strategisch personeelsbeleid in het kader van Samen Sterk (Externe inhuur). 7. Het college te verzoeken aanbeveling 7 wel over te nemen: Kom tot een adequate administratie en registratie van de externe inhuur in de inkoopdossiers. 8. Aanbeveling 9 niet over te nemen: Maak de stukken van de Algemeen Bestuur vergadering van de GGD tot een vast agendapunt bij de raadscommissie. 9. Het college te verzoeken aanbeveling 10 wel over te nemen: Faciliteer de werkgroep Robuuste rechtsbescherming zodanig, dat binnen afzienbare tijd voorstellen worden geformuleerd voor onder meer onafhankelijke klachtbehandeling en een geactualiseerde interne klachtenregeling. 10. Het college te verzoeken aanbeveling 11 wel over te nemen: Bespoedig het maken van dwingende afspraken met externe partijen over de informatieverstrekking met betrekking tot de klachtbehandeling. 11. Het college te verzoeken om binnen een jaar na de besluitvorming aan de raad te rapporteren op welke wijze uitvoering is gegeven aan de overgenomen aanbevelingen.

Geheimhouding

 Nee

Pagina 2 van 8

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 RAADSVOORSTEL INLEIDING In de afgelopen jaren heeft de Rekenkamercommissie BUCH een aantal BUCH-brede onderzoeken verricht. Dit betroffen de onderwerpen burgerparticipatie (maart 2018), financiële risico’s GGD Hollands Noorden (juni 2020), inhuur externen (september 2020) en klachtbehandelingsstructuur (oktober 2020). Uit deze onderzoeken zijn conclusies en aanbevelingen naar voren gekomen om geconstateerde onvolkomenheden en tekortkomingen te adresseren. De Rekenkamercommissie BUCH (RKC) heeft vervolgens een nieuw onderzoek verricht in hoeverre de door de RKC gedane aanbevelingen daadwerkelijk zijn opgevolgd. Het rapport is voorzien van een bestuurlijke reactie. Het rapport is toegelicht tijdens de BUCH raadsinformatie-avond van 12 juli 2023. (zie bijlage) Nu wordt het rapport geagendeerd voor de commissie en raad van de gemeenten. De raad is nu in de gelegenheid aan te geven hoe u met de gedane aanbevelingen zoals verwoord op de pagina’s 13 en 14 van het rapport wenst om te gaan. Tijdens de behandeling wordt u gevraagd u nadrukkelijk uit te spreken over welke aanbevelingen u wenst over te nemen en welke niet of in aangepaste vorm. Op basis daarvan wordt een definitief raadsbesluit geformuleerd. De griffie zal dit voorbereiden na de auditcommissie.

INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE In de verordening op de rekenkamercommissie BUCH is vastgelegd dat het aan de afzonderlijke raden zelf is op welke wijze een rapport wordt behandeld en besproken. Op 27 juni 2022 heeft de raad van Heiloo een voorstel aangenomen waarin de behandelwijze voor Heiloo is vastgelegd. De andere raden van de BUCH gemeenten hebben dit ook gedaan en volgende dezelfde werkwijze. De strekking daarvan is dat rapporten van de rekenkamer worden geagendeerd voor behandeling in de auditcommissie. In de commissie kan het gesprek worden gevoerd over welke aanbevelingen de raad wenst over te nemen en welke niet. Op basis van de conclusies van de commissie stelt de griffie een concept raadsbesluit op dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de raad. TOELICHTING OP HET VOORSTEL De Rekenkamercommissie BUCH doet in het opvolgingsonderzoek aanbevelingen. De aanbevelingen zijn deels gericht aan het college en deels aan de raad. Vanuit het college is via de bestuurlijke reactie gereageerd op de aanbevelingen.

Aanbevelingen Voor het college Voor de gemeenteraad Reactie college Conclusie 1 • Bij geen van de vier rapporten hebben alle vier de raden een besluit genomen op de aanbevelingen van Rekenkamercommissie; • Het nieuwe proces dat de griffies hebben ingevoerd, lijkt adequaat om de besluitvorming in de raden te faciliteren; • Het nieuwe behandelingsproces vertoont nog een lacune ten aanzien van divergerende besluitvorming in de vier raden 2 Ga met elkaar in Ga met elkaar in gesprek Een goede aanbeveling. In de gesprek over de wijze over de wijze waarop het BUCH samenwerking is het waarop het risico op risico op divergerende uitgangspunt ook zo veel

Pagina 3 van 8

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 divergerende besluitvorming verkleind kan worden.

besluitvorming verkleind kan worden.

mogelijk gezamenlijk en geharmoniseerd op te trekken. Daarover wordt ook regelmatig met elkaar gesproken. Het is natuurlijk altijd mogelijk dat de gemeenten van mening verschillen. Colleges en raden hebben daarin ieder hun eigen verantwoordelijkheid.

Conclusie 2 De Rekenkamercommissie constateert dat de raden en colleges het merendeel van de aanbevelingen in uitvoering hebben gebracht, maar dat een deel nog in ontwikkeling is of slechts gedeeltelijk uitgevoerd. 3 De inzet van In het opvolgingsonderzoek ligt gebiedsregisseurs de nadruk op de rol van de blijkt een waardevolle gebiedsregisseur bij bijdrage te zijn aan de (burger)participatie. Hun rol burgerparticipatie. Ga hierbij is groot. De na of de gebiedsregisseurs hebben aan mogelijkheden van de de basis gestaan van het gebiedsregisseurs participatiebeleid en geven nog beter benut hieraan samen met collega’s kunnen worden. van communicatie verder vorm en uitvoering. Maar de functie van de gebiedsregisseurs is al breder. Gebiedsregisseurs werken continue aan het verduurzamen van de relatie tussen inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en instellingen, bestuur en organisatie. Ze maken de kloof tussen al deze partijen kleiner, werken integraal en worden aan de voorkant betrokken. Zie geven ondersteuning bij allerlei vraagstukken en beleidsontwikkeling die inwoners en/of ondernemers raken. 4 Spoor de GGD aan Deze aansporing is gegeven; om het digitaal echter hebben op 2 november dossier op zo kort 2022 de algemeen besturen van mogelijke termijn de GGD Regio Utrecht, de GGD operationeel te Hollands Noorden en de GGD maken.

Twente het besluit genomen om te stoppen met de ontwikkeling van het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg (GGiD). Het bestuur heeft de opdracht

Pagina 4 van 8

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 gegeven voor een extern onderzoek naar de oorzaak van het mislukken van dit project en de lessen die daar uit kunnen worden getrokken. 5

6

7

Doe een uitspraak over de Betreft geen aanbeveling aan vraag of de mogelijkheid het college. Het college wacht om een zienswijze in te de reactie van de raad af. dienen op de kadernota van de GGD voor u voldoende is om uw kaderstellende rol in te vullen. Een verstrekkender alternatief is het eerder door de Rekenkamercommissie aanbevolen laten opstellen van een meerjarenuitvoeringsprogramma dat is gebaseerd op uw lokale volksgezondheidsbeleid. Kom zo spoedig De uitwerking van het mogelijk tot een strategisch Personeelsbeleid definitieve formulering wordt als belangrijk onderdeel van het strategisch van de organisatieontwikkeling personeelsbeleid in naar verwachting dit jaar het kader van Samen afgerond. Sterk (Externe inhuur). Kom tot een Het bestuur van de adequate werkorganisatie BUCH heeft de administratie en volgende concrete doelen in de registratie van de begroting 2024 opgenomen: 1. Het integraal naleven van het externe inhuur in de inkoopdossiers. inkoop- en aanbestedingsbeleid, waarbij de nadruk ligt op de volledigheid van de dossiervorming met betrekking tot afwijkingen van het eigen aanbestedingsbeleid (onder de Europese aanbestedingsgrenzen); 2. Het proces rondom de inhuur: in 2024 is de inhuur centraal gecoördineerd met als doel het proces van inhuur efficiënter en effectiever uit te voeren; Dit jaar worden daarin al stappen gezet met als doel de

Pagina 5 van 8

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 beheersing verder te verbeteren. Conclusie 3 Niet alle aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan de vier genoemde onderzoeken zijn in uitvoering gebracht. 9 Maak de stukken van de Het college volgt in deze de Algemeen Bestuur raad en commissies die over vergadering van de GGD hun eigen agenda’s gaan. tot een vast agendapunt bij de raadscommissie. 10 Faciliteer de Het college heeft alle door het werkgroep Robuuste Rijk beschikbaar gestelde rechtsbescherming middelen ter beschikking zodanig, dat binnen gesteld aan de Werkorganisatie afzienbare tijd BUCH. De Werkorganisatie voorstellen worden heeft een projectleider geformuleerd voor aangesteld die dit jaar met onder meer voorstellen moet komen en de onafhankelijke uitwerking organiseert. klachtbehandeling en een geactualiseerde interne klachtenregeling. 11 Bespoedig het maken Er zijn contacten gelegd met van dwingende diverse externe partijen. Dit afspraken met heeft geleid tot meer informatie externe partijen over over de klachtbehandeling door de externe partijen. Meer informatieverstrekking gedetailleerde informatie met betrekking tot de hierover is terug te vinden in het klachtbehandeling. jaarverslag en het periodiek verslag over de klachtenafhandeling.

Voor andere partijen is de informatieverstrekking afhankelijk van contracten en afspraken die in het verleden zijn gemaakt. Het aanleveren van klachtoverzichten/analyses was hier geen onderdeel van. Dat zal wel worden opgenomen in alle nieuwe contracten en afspraken. Dit is een veelomvattende klus en andere concrete toezeggingen op deze aanbeveling kunnen op dit moment niet worden gegeven, zonder extra investeringen.

Pagina 6 van 8

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 De volgende aanbevelingen zijn specifiek aan uw raad gericht. Conform de behandelwijze van rekenkamerrapporten wordt voor deze aanbevelingen ook besloten op welke wijze u daar mee op zou willen gaan indien u ze wenst over te nemen. Vanuit de griffie worden u in dit kader enkele overwegingen meegegeven voor wat betreft de mogelijkheden: Aanbeveling 2: Ga met elkaar in gesprek over de wijze waarop het risico op divergerende besluitvorming verkleind kan worden. Uiteindelijk besluit elke raad op welke wijze ze willen omgaan met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Om zo veel mogelijk te faciliteren dat uw raden in ieder geval elkaars overwegingen kunnen betrekken bij de behandeling, worden de uitkomsten van de verschillende raden met elkaar gedeeld. Ook bestaat de mogelijkheid om rekenkamerrapporten waar wenselijk in BUCH-verband te laten toelichten en onderling met elkaar te bespreken. Indien u deze aanbeveling wenst over te nemen, zou het prettig zijn als u kunt aangeven wat u aanvullend met elkaar zou willen organiseren. Standpunt auditcommissie 19 oktober : er zijn voldoende mogelijkheden en momenten om afstemming tussen BUCH raden te bevorderen waarmee de aanbeveling overbodig is.

Aanbeveling 5 : Doe een uitspraak over de vraag of de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen op de kadernota van de GGD voor u voldoende is om uw kaderstellende rol in te vullen. Een verstrekkender alternatief is het eerder door de Rekenkamercommissie aanbevolen laten opstellen van een meerjaren-uitvoeringsprogramma dat is gebaseerd op uw lokale volksgezondheidsbeleid. Hierin is al voorzien met het kaderstellend besluit over de implementatie van de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (raad 25 september) waarin aan de raden van NHN is voorgesteld dat strategische of meerjarenplannen van gemeenschappelijke regelingen ( GRen) voor zienswijzen aan de raden worden voorgelegd. Deze aanbeveling is dus al in uitvoering en hoeft niet nogmaals te worden gedaan. Aanbeveling 9 : Maak de stukken van de Algemeen Bestuur vergadering van de GGD tot een vast agendapunt bij de raadscommissie. In het kader van de nieuwe Wgr wordt ook de informatievoorziening vanuit de GR-en tegen het licht gehouden. Een praktische werkwijze zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de GR-en de agenda’s, stukken en besluitenlijsten van de AB-vergaderingen actief delen met de raden. Deze worden dan toegevoegd aan de lijst met ingekomen stukken waardoor in de raad kan worden gevraagd om bepaalde stukken te agenderen in een volgende commissie om het college daar desgewenst op te bevragen.

Als u mee zou willen gaan met de aanbeveling van de RKC om de GGD tot een vast agendapunt van een commissie te benoemen, dan is de vraag of u dat alleen voor de GGD wenst te doen of voor alle of meerdere gemeenschappelijke regelingen. Ook is het de vraag of vaste agendering meerwaarde zou hebben voor de informatiepositie van de raad. Een optie zou eventueel ook nog kunnen zijn om dit te laten vallen onder het vaste agendapunt ‘mededelingen college” bij de raad met als onderwerp ‘Gemeenschappelijke Regelingen’. Update n.a.v. bespreking in de auditcommissie 19 oktober : Raadsleden kunnen ook vanuit hun eigen expertise over onderwerpen in gesprek treden met bv de portefeuillehouder zodat zaken kunnen worden meegenomen naar het AB.

Pagina 7 van 8

Opvolgingsonderzoek Rekenkamercommissie BUCH 2023 Een andere optie is om vanuit de raad ambassadeurs te benoemen die zich bezighouden met specifieke GR-en. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Niet van toepassing. Het betreft hier geen voorstel van het college aan uw raad maar een onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie BUCH. Elke gemeente is bij wet verplicht om een rekenkamerfunctie te hebben die onafhankelijk onderzoek doet naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. De BUCHgemeenten hebben gekozen voor het instellen van een gezamenlijke rekenkamercommissie voor de vier gemeenten. De rekenkamer(commissie) is een instrument om de controlerende functie van de gemeenteraad te versterken. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De rekenkamercommissie BUCH heeft dit onderzoek uitgevoerd in BUCH-verband. Ook in Bergen, Heiloo en Uitgeest is dit rapport aan de raden aangeboden. Op 12 juli 2023 is het rapport tijdens de BUCH-avond gepresenteerd en heeft u daarover in gesprek kunnen gaan met uw collega raadsleden. (zie bijlage voor presentatie) RISICO’S n.v.t. FINANCIËN n.v.t. DUURZAAMHEID n.v.t. PARTICIPATIE n.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Gehoord de commissiebehandeling formuleert de griffie een concept raadsbesluit dat ter besluitvorming zal worden voorgelegd.

Na besluitvorming wordt het besluit gedeeld met het college, de andere raden in de BUCH en met de Rekenkamercommissie BUCH. BIJLAGEN • Rekenkamerrapport Opvolgingsonderzoek burgerparticipatie (maart 2018), financiële risico’s GGD (juni 2020), externe inhuur (september 2020) en klachtbehandelingsstructuur (oktober 2020) incl. de bestuurlijke reactie. • Presentatie BUCH avond 12 juli 2023 ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN n.v.t.

Pagina 8 van 8