Raadsvoorstel optiejaren accountantscontract

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder(s) Commissie d.d. Team Opsteller Aantal bijlagen: Onderwerp

:

24 februari 2025 Z 25 207396 n.v.t. 13 februari 2025 Raadswerkgroep financiële aspecten in BUCH-verband Griffies (ism controller en inkoop) 3 (GEHEIM) Optiejaren contract voor accountantsdiensten

Voorgesteld besluit 1. ETL aan te wijzen als accountant voor de accountantscontrole over de boekjaren 2025, 2026 en 2027 en zodoende gebruik te maken van optiejaren zoals opgenomen in de aanbesteding accountantsdiensten uit 2021; 2. de voorzitter van het bestuur van de Werkorganisatie BUCH het onder punt 1 genomen besluit aan desbetreffende partij kenbaar te laten maken; 3. het college op te dragen de noodzakelijke privaatrechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit. Geheimhouding Door de auditcommissie is op 13 februari geheimhouding opgelegd op 3 bijlagen bij dit voorstel. Op die stukken rust geheimhouding gelet op het bepaalde in artikel 87 Gemeentewet gelezen in combinatie met artikel 5.1 eerste lid onder c en tweede lid onder b van de Wet open overheid. De motivatie voor geheimhouding ligt in het beschermen van bedrijfsgegevens, die vertrouwelijk aan de gemeente zijn verstrekt (1,c) en de financiële belangen van de gemeente in een toekomstig aanbestedingstraject (2,b).

RAADSVOORSTEL INLEIDING In 2021 heeft de Europese aanbesteding van de accountantsdiensten plaatsgevonden voor de vier gemeenten en de Werkorganisatie BUCH. De opdracht die in de markt is gezet betrof het leveren van accountsdiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2024. Na afloop van de initiële opdracht van 3 jaar, is het mogelijk het contract met de accountant met drie keer één boekjaar te verlengen. De vijf entiteiten staan nu voor de keuze of gebruik wordt gemaakt van de optiejaren in het contract of dat een nieuwe accountant wordt gezocht. U wordt nu door de BUCH raadswerkgroep geadviseerd gebruik te maken van de drie optiejaren, waarbij wel sprake is van een prijsverhoging. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat de raad de accountant aanwijst voor de controle van de jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De drie optiejaren komen voort aan de aanbesteding van de accountantsdiensten uit 2021. Het staat de raad vrij om daar al dan niet gebruik van te maken. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met het feit dat vanwege de BUCH-samenwerking de keuze is gemaakt om de opdracht voor de accountant gezamenlijk in de markt te zetten. Het betreft één opdracht voor de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH.

Uiteenlopende besluitvorming bij de verschillende entiteiten is onwenselijk omdat dan de efficiencyvoordelen van de gezamenlijke aanbesteding wegvallen. Alle werkzaamheden zijn immers belegd binnen de Werkorganisatie BUCH. TOELICHTING OP HET VOORSTEL De Europese aanbesteding van de accountantsdiensten voor de vier gemeenten en de Werkorganisatie BUCH is in 2021 voorbereid door de raadswerkgroep financiële aspecten in BUCH-verband, waarin een afvaardiging zit vanuit de vier auditcommissies en het BUCHbestuur. De werkgroep heeft de aanbesteding voorbereid en doorlopen met ondersteuning van een inkoopadviseur, een griffier en de concerncontroller. De opdracht betrof het leveren van accountsdiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2024. Na afloop van de initiële opdracht van 3 jaar, is het mogelijk het contract met de accountant met drie keer één boekjaar te verlengen. Deze optiejaren zijn in de aanbesteding meegenomen. Op basis van de aanbesteding is de opdracht begin 2022 gegund aan accountantskantoor IPA-ACON. IPA-ACON is inmiddels opgegaan in ETL. De vijf entiteiten staan nu voor de keuze of gebruik wordt gemaakt van de optiejaren in het contract of dat een nieuwe accountant wordt gezocht via een Europese aanbesteding. ETL heeft daarbij kenbaar gemaakt de accountantsdiensten niet te kunnen blijven leveren voor het huidige tarief.

Aan ETL is gevraagd dit nader te onderbouwen en een afvaardiging uit de raadswerkgroep financiële aspecten in BUCH-verband is het gesprek met ETL aangegaan. Op basis daarvan adviseert de werkgroep uw raden om gebruik te maken van de drie optiejaren tegen de nieuwe tarieven. Het beeld is dat de tarieven marktconform zijn en realistisch gelet op o.a. gewijzigde wet- en regelgeving, krapte op de arbeidsmarkt en het aantal uren dat nodig is voor de controledossiers. De tariefsverhoging past daarnaast binnen de grenzen van de aanbestedingsregels. De tariefsverhoging valt namelijk onder onvoorziene omstandigheden en heeft te maken met enerzijds een indexatievoorstel dat past binnen de contractuele voorwaarden en anderzijds de onvoorziene omstandigheden waaronder gewijzigde omstandigheden door effectiever toezicht van de AFM, veranderde marktomstandigheden zoals tekort aan ervaren

Pagina 2 van 4

accountants en verzwaring kwaliteitseisen mede vanuit toezichthouder en compliance controledossiers. Tot slot bestaat over het algemeen tevredenheid over de geleverde dienstverlening en bestaat op basis daarvan geen reden om het contract niet te verlengen. Een positieve beoordeling is de grondslag voor het verlengen van de overeenkomst met de optiejaren. OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Er zijn twee alternatieven denkbaar op dit voorstel. Ten eerste is het mogelijk geen gebruik te maken van de optiejaren en een nieuwe aanbesteding te starten. Dat wordt niet voorgesteld om de volgende redenen: -

Het tijdspad voor het starten van een nieuwe aanbesteding ingaande met de controle van de jaarrekening van 2025 is te kort. De werkzaamheden zouden na de zomer van 2025 moeten starten terwijl een aanbestedingsprocedure pas kort voor de zomer afgerond kan zijn. De verwachting is dat er op die termijn geen ruimte meer zal zijn in de planningen van de accountantskantoren en er geen daarom inschrijvingen gedaan zullen worden voor 2025.

-

De tariefsverhoging is onderbouwd en beoordeeld. Geconstateerd is dat de argumentatie van de verhoging redelijk is en past binnen het kader van de Aanbestedingswet. Ondanks de verhoging van het tarief, zou ETL op basis van het nieuwe tarief nog steeds de aanbesteding hebben gewonnen. De aanbesteding heeft plaatsgevonden in 2021. Het is aannemelijk dat de overige inschrijvende partijen inmiddels hun prijzen ook al enkele jaren hebben geïndexeerd en met dezelfde dynamiek te maken zouden hebben gekregen.

Een tweede overwogen alternatief is om alleen het eerste jaar van de verlengopties te gunnen aan ETA. Daarmee worden de risico’s ten aanzien van het hierboven geschetste tijdspad ondervangen. De overige aandachtspunten blijven ook bij deze variant van kracht. Bijkomend nadeel is dat in dit scenario twee maal een nieuwe accountant moet worden thuisgemaakt in de dossiers van de BUCH en de vier gemeenten. Vanwege de langdurige betrokkenheid van de huidige accountant wordt vanaf 2025 vanuit ETA namelijk sowieso een andere accountant ingezet op het dossier, die dan per 2026 mogelijk opnieuw zou worden vervangen door de winnaar van de aanbesteding. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Dit betreft een voorstel voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en de Werkorganisatie BUCH. RISICO’S Het risico van het niet benutten van de optie tot verlengen en over te gaan tot een aanbesteding is dat er voor 2025 geen inschrijvingen komen en we als 5 entiteiten zonder accountant zitten. Dit is wettelijk wel verplicht. Een ander risico is dat bij een nieuwe aanbesteding de tarieven naar verwachting hoger worden omdat de onvoorziene marktomstandigheden ook voor andere marktpartijen gelden. FINANCIËN Omdat het hier markgevoelige informatie betreft, bevat dit voorstel een geheime bijlage met de nodige prijsinformatie en de onderbouwing daarvan.

De totaalbedragen worden verwerkt in de eerste FIRAPS van de vier gemeenten en de Werkorganisatie BUCH.

Pagina 3 van 4

UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Nadat besluitvorming heeft plaatsgevonden in de vier raden van de BUCH-gemeenten en het bestuur van de Werkorganisatie BUCH worden de contractuele zaken met ETA in orde gemaakt. BIJLAGEN (3) prijsinformatie (GEHEIM) ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN n.v.t.

Hoogachtend, De raadswerkgroep Financiële Aspecten in BUCH-verband

Pagina 4 van 4