Raadsvoorstel notitie beslotenheid en geheimhouding gemeente Heiloo 2024

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum presidium Soort agendering Agendapunt Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

RAADSVOORSTEL 27 mei 2024 D742692 maart 2024 NVTB Presidium 15 april 2024 Besluitvorming Griffie Heiloo Gerda Beeksma 26 maart 2024 2 Notitie beslotenheid en geheimhouding gemeente Heiloo 2024

Voorgesteld besluit De notitie beslotenheid en geheimhouding gemeente Heiloo 2024 vast te stellen. Geheimhouding  Ja x Nee RAADSVOORSTEL INLEIDING Op 1 april 2023 is de Gemeentewet gewijzigd op het gebied van geheimhouding. Artikel 23 over het vergaderen in beslotenheid is gewijzigd en de oude artikelen over het opleggen en opheffen van geheimhouding en het delen van stukken waarover geheimhouding is opgelegd met derden zijn vervallen. Aan de Gemeentewet is hoofdstuk Va toegevoegd met nieuwe bepalingen over geheimhouding. Daarnaast is de Wet open overheid (Woo) in de plaats gekomen voor de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Om voor alle betrokkenen helderheid te verschaffen en eenduidige afspraken te maken heeft de griffie de Notitie Beslotenheid en Geheimhouding opgesteld en stellen we voor deze te laten vaststellen door de burgemeester, het college en de raad. De voorgestelde wijzigingen vloeien grotendeels voort uit de wet. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De notitie Beslotenheid en Geheimhouding is een nadere uitwerking van de bepalingen omtrent beslotenheid en geheimhouding in de Gemeentewet en de Wet open overheid.

Pagina 1 van 3

De aanpassing van de Gemeentewet en de intreding van de Wet open overheid leiden tot de volgende wijzigingen: • • • • • • • • • •

Alle bevoegdheden met betrekking tot het opleggen en opheffen van geheimhouding en het verstrekken van stukken waarop geheimhouding is opgelegd zijn in één hoofdstuk in de Gemeentewet opgenomen (artikelen 87, 88 en 89 Gemeentewet). De voorzitter van een commissie kan niet langer eigenstandig geheimhouding op schriftelijke informatie opleggen. Dit is nu een besluit van de commissie. De burgemeester krijgt de bevoegdheid om geheimhouding op schriftelijke informatie op te leggen. Er geldt van rechtswege geheimhouding op de zaken die zijn besproken tijdens een besloten vergadering. De raad hoeft geheimhouding met betrekking tot aan de raad verstrekte informatie niet meer te bekrachtigen. Geheime informatie die aan een deel van de raad is overgelegd, moet met het oog op gelijke informatievoorziening met de gehele raad te worden gedeeld. Bovenstaande geldt niet voor mondelinge informatie. Mondelinge informatie wordt niet overgelegd en hoeft derhalve niet met de gehele raad te worden gedeeld. Het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd is als enige bevoegd om die informatie met anderen te delen, tenzij de informatie met de raad is gedeeld. Daarna is het alleen nog aan de raad om geheime informatie met anderen te delen.

Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, dan kan de geheimhouding niet meer alleen door de commissie, maar ook door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld, worden opgeheven. De raad heeft de mogelijkheid te besluiten dat een lid (of commissie) dat de geheimhouding schendt, voor de duur van maximaal drie maanden geen geheime informatie verstrekt krijgt. Dit is bovenop de mogelijkheid dat er een strafrechtelijke sanctie wordt opgelegd.

TOELICHTING OP HET VOORSTEL Voor het overgrote deel volgen de wijzigingen uit de wet en is er geen keuzevrijheid. Voor wat betreft de werkwijze in Heiloo is er nog een keuze te maken t.a.v. het delen van het verslag van een besloten commissie en hetgeen besproken is tijdens een besloten commissie met de niet aanwezige raads- en commissieleden. Het voorstel is om aan het einde van iedere besloten commissievergadering het delen van het verslag met de niet aanwezige raads- en commissieleden in stemming te brengen. Wanneer de commissie besluit in beslotenheid te vergaderen, dan komt van rechtswege geheimhouding te liggen op de zaken die tijdens de besloten commissie zijn besproken. Voor mondelinge informatie geldt volgens de wet geen gelijk recht op informatie, waardoor hetgeen besproken wordt tijdens de besloten commissie niet mag worden gedeeld met andere raads- en commissieleden die niet bij de betreffende commissie aanwezig waren. Van de besloten commissie wordt een verslag in de vorm van een terugkoppeling gemaakt. Dit stuk is dan geheim en komt ter inzage te liggen op de griffie. Maar dan ontstaat de situatie dat raads- en commissieleden die niet aanwezig waren bij de besloten commissie het verslag niet mogen komen inzien voordat een van de raads- of commissieleden die wel aanwezig waren bij de commissie het verslag zijn komen inzien.

Op dat moment is het immers een schriftelijk stuk dat is overgelegd met een raadslid waardoor het recht op gelijke informatie in werking treedt en het stuk met alle raads- en commissieleden gedeeld moet worden.

Pagina 2 van 3

Dit is omslachtig en daarom zal in Heiloo tijdens iedere besloten commissie het besluit in stemming worden gebracht om het verslag (terugkoppeling) van de besloten commissie en hetgeen mondeling is besproken ook te delen met de niet aanwezige raads- en commissieleden. Dit is mogelijk op basis van artikel 88 lid 6 GemW. Dit punt wordt verankerd in de eerstvolgende aanpassing van het Reglement van Orde. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Niet van toepassing. De notitie is in overleg met de bestuursadviseur van het college opgesteld. Het college heeft ingestemd met deze notitie op 26 maart 2024 REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De voorgestelde wijzigingen vloeien grotendeels voort uit de wet. Dit voorstel is specifiek voorbereid voor de gemeente Heiloo om de werkprocessen zoveel mogelijk aan te laten sluiten op de nieuwe wetgeving en de praktijk. Om helderheid te scheppen voor de werkorganisatie wordt dit regionaal afgestemd tussen de griffies. RISICO’S Niet van toepassing. FINANCIËN Niet van toepassing. DUURZAAMHEID Niet van toepassing. PARTICIPATIE Niet van toepassing. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE De notitie is voorgelegd aan Juridische Zaken en men is akkoord (d.d. 18 maart 2024). Na vaststelling door de raad en het college zullen alle raads- en commissieleden worden geïnformeerd over de nieuwe notitie beslotenheid en geheimhouding..

Na vaststelling wordt deze bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad van Heiloo op www.officielebekendmakingen.nl en wordt deze beschikbaar gesteld op www.overheid.nl. De Notitie treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. BIJLAGEN - Raadsbesluit notitie beslotenheid en geheimhouding gemeente Heiloo 2024 (dit is 1 document) - Factsheet VNG wetgeving geheimhouding 2023 Hoogachtend, De griffier van de gemeente Heiloo G.A. Beeksma Griffier

Pagina 3 van 3