Raadsvoorstel Gedragscode publicatie Heiloo 2023

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

RAADSVOORSTEL 27 november 2023 D688702 14 november 2023 nvt Presidium Griffie Heiloo Dimph van der Schuur nvt 3 Gedragscode publicatie Heiloo 2023

Voorgesteld besluit 1. De gedragscode publicatie Heiloo 2023 vast te stellen. Geheimhouding  Ja X Nee

Pagina 1 van 4

RAADSVOORSTEL INLEIDING In de raadsvergadering van 5 februari 2018 heeft uw raad voor het eerst een gedragscode publiceren persoonsgegevens Heiloo vastgesteld. Dit omdat enerzijds de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) de actieve openbaarmaking van documenten regelde maar anderzijds rekening moest worden gehouden met de nieuwe regelgeving ten aanzien van het beschermen van persoonsgegevens (AVG). Het is goed gebruik de verordeningen van uw raad periodiek tegen het licht te houden. De gedragscode is minimaal gewijzigd gelet op de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) en de ervaringen in de praktijk. Er is voor gekozen de gedragscode in zijn geheel aan u voor te leggen en niet te werken met een wijzigingsverordening. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE In de gedragscode publicatie wordt een werkwijze beschreven die enerzijds rekening houdt met hetgeen is bepaald in de AVG en anderzijds met de nu geldende wettelijke bepalingen uit de Woo. TOELICHTING OP HET VOORSTEL De nu in concept voorliggende gedragscode publicatie Heiloo 2023 bevat een beperkt aantal wijzigingen ten opzichte van de vigerende versie. De voorgestelde aanpassingen zijn opgenomen in het bijgevoegde overzicht van wijzigingen. Dit heeft ook gevolgen voor de lijst met ingekomen stukken die maandelijks bij de raadsagenda zit. Externen kunnen voortaan meer stukken direct aanklikken en downloaden.

Dat wordt hierna toegelicht. In de bijlagen kunt u zien hoe de nieuwe lijst ingekomen stukken eruit komt te zien. Lijst ingekomen stukken De raadsleden hebben nu altijd inzicht in alle (actuele) ingekomen stukken voor de raad via het raadsinformatiesysteem. Eens per maand wordt het overzicht van de ingekomen stukken geplaatst op de raadsagenda, zichtbaar voor iedereen. Tot nu toe is dat een verzamellijst waar alle brieven van inwoners, organisaties en ook het college in algemene termen worden beschreven. De stukken zelf worden daar niet openbaar bijgevoegd, maar zijn wel opvraagbaar. Dit wordt ook vermeld bij de lijst. Hoewel er in de praktijk nog nooit naar gevraagd is, kunnen brieven geanonimiseerd verstrekt worden aan externen. De raadsleden kunnen wel alle stukken inzien via hun account in het raadsinformatiesysteem (iBabs) (achter “het slotje”). De griffie stelt voor meer documenten meteen toe te voegen om uitvoering te geven aan de Wet open overheid (Woo). Dat betekent: - Brieven, memo’s etc aan de raad van het college en andere overheden of organisaties daaraan gelieerd worden voortaan integraal gepubliceerd en zijn direct te downloaden. - Brieven van personen en instellingen of andere geschriften (bv petities) aan de raad worden niet integraal (meteen aanklikbaar) op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heiloo openbaar gemaakt.

Dit is dus een continuering van de huidige praktijk. Dit heeft ermee te maken dat het doorlopen van stukken op de AVG en het anonimiseren een onevenredige tijdsbeslag op de griffie zou leggen. In de lijst van ingekomen stukken wordt net als nu bij deze categorie aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend

Pagina 2 van 4

-

termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc. onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Aanvullend worden brieven uit deze categorie die betrekking hebben op de behandeling van een voorstel voortaan wel geanonimiseerd toegevoegd aan de openbare vergaderstukken voor de desbetreffende vergadering in het raadsinformatiesysteem. Dus niet meer alleen achter een “slotje”.

Verplichtingen Wet open overheid en de lijst ingekomen stukken De Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden, verplicht de gemeente zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken, tenzij deze betrekking heeft op individuele gevallen. En “indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is” (art. 3.1 Woo). Het Ministerie van BZK is nu nog bezig met een traject om te definiëren welke raadsstukken nu precies onder die verplichting moeten vallen. Het actief openbaar maken van bij de gemeenteraad ter behandeling ingekomen stukken is nu nog niet verplicht, maar wordt dit wel op termijn (art. 3.3 Woo). Deze verplichting wordt de komende jaren gefaseerd ingevoerd. Het is nu dus nog niet bekend hoe dit zal uitwerken voor de ingekomen stukken en wanneer het Koninklijk Besluit valt. De griffie stelt daarom voor om voor bepaalde logische onderdelen alvast tot integrale publicatie over te gaan. Ook wordt hierbij nog rekening gehouden met een evenredig tijdsbeslag voor de griffie. Mocht er verplichte aanleiding zijn om de werkwijze bij het publiceren van ingekomen stukken aan te passen, komt de griffie weer met een voorstel. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Niet van toepassing. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Er is geen sprake van regionale afstemming.

Het betreft hier een autonome bevoegdheid van de gemeenteraad van Heiloo. Er is wel gekeken naar de wijze waarop andere gemeenten dit soort zaken geregeld hebben. RISICO’S Niet van toepassing. FINANCIËN Niet van toepassing. PARTICIPATIE Niet van toepassing. DUURZAAMHEID Niet van toepassing. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na vaststelling van de gedragscode door de raad wordt deze bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad van Heiloo op www.officielebekendmakingen.nl en wordt beschikbaar besteld op www.overheid.nl. De gedragscode treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Pagina 3 van 4

BIJLAGEN - Gedragscode Publicatie 2023 - Overzicht van wijzigingen - Voorbeeld van het nieuwe overzicht ingekomen stukken ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN Gedragscode publiceren persoonsgegevens 2018 Hoogachtend, De griffier van de gemeente Heiloo

Mevrouw G.A. Beeksma Griffier

Pagina 4 van 4