Raadsvoorstel bij zienswijze jaarstukken GR BUCH Heiloo.pdf

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder(s) Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller(s) Datum B&W besluit Bijlagen:

Onderwerp

:

; 21 juni 2021 : : Hans Romeyn : 8 juni 2021 : ter advisering : : Bedrijfsvoering/Regie : Birgit Felstau : 18 mei 2021 1. Aanbiedingsbrief zienswijze GR Werkorganisatie BUCH publicatieversie 2. Verzoek om zienswijze op jaarrekening 2020, begrotingswijziging 2021 en begroting 2022 3. Jaarstukken 2020 GR Werkorganisatie BUCH 4. Accountantsrapport 2020 GR Werkorganisatie BUCH 5. Controleverklaring 2020 GR Werkorganisatie BUCH 6. Begroting 2022 1.0 GR Werkorganisatie BUCH 7. Concept-begrotingswijziging resultaat 2020 GR Werkorganisatie BUCH Zienswijze op jaarrekening 2020, begrotingswijziging 2021 en begroting 2022 GR BUCH

Voorgesteld besluit: 1. Een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de jaarrekening 2020 van de GR Werkorganisatie BUCH en 2. een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de begrotingswijziging 2021 van de GR Werkorganisatie BUCH. 3. de volgende zienswijze ten aanzien van de begroting 2022 van de GR Werkorganisatie BUCH: a. Een positieve zienswijze ten aanzien van de begroting 2022 van de GR Werkorganisatie BUCH. b. De raad op de hoogte te laten houden van de financiële ontwikkelingen naar aanleiding van de Coronacrisis via de P&C cyclus, tenzij het BUCH bestuur noodzaak ziet eerder te informeren. c. De raad op de hoogte te laten houden van de voortgang van de ‘Begroting 2.0’ via de P&C cyclus. 4. Deze zienswijze door middel van bijgevoegde brief aan het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH kenbaar te maken.

Geheimhouding

 Ja  Nee

Pagina 1 van 7

RAADSVOORSTEL INLEIDING Het voorliggende voorstel bevat een concept zienswijze voor de jaarstukken 2020, de begrotingswijziging 2021 en de begroting 2022 1.0 van de GR Werkorganisatie BUCH. U kunt als raad over deze stukken zienswijzen naar voren brengen. Het college legt u daartoe een concept zienswijzebrief voor. De raad wordt voorgesteld de zienswijzen conform de zienswijzebrief vast te stellen. Eén en ander conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019 (FUGR). Het afgelopen jaar was een heel bijzonder en intens jaar, waarin de werkorganisatie BUCH te maken kreeg met een wereldwijde pandemie die een enorme weerslag heeft op de maatschappij, het college, de raad en de werkorganisatie. Hierop wordt in de jaarrekening in een aparte paragraaf ingegaan. In 2021 bestaat De BUCH 5 jaar en is de taakstelling, die de organisatie heeft meegekregen bij de start, vrijwel volledig gerealiseerd. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vormt het wettelijk kader. Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in diverse bovenregionale regelingen, te weten: de Gemeenschappelijke Regeling zelf, de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR 2019) en de notitie ‘Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen’.

Conform artikel 34b van de Wgr sturen de gemeenschappelijke regelingen uiterlijk op 15 april de jaarstukken van het vorig boekjaar en de ontwerpbegroting voor het komende jaar naar de deelnemende gemeenten. De raden worden in de gelegenheid gesteld een zienswijze op de ontwerpbegroting naar voren te brengen (artikel 35 derde lid). In artikel 4 van de FUGR is aanvullend geregeld dat de raden hun zienswijze tot en met 25 juni kenbaar kunnen maken aan de gemeenschappelijke regelingen. Eveneens regelt de FUGR in aanvulling op de Wgr dat eenzelfde procedure geldt ten aanzien van de jaarstukken. TOELICHTING OP HET VOORSTEL Jaarrekening 2020 De jaarrekening 2020 is 14 april 2021 vastgesteld door het bestuur van de Werkorganisatie BUCH. De werkorganisatie mag alleen kosten voor uitvoering in rekening brengen en geen resultaat hebben en dus ook geen reserveringen doen. De jaarrekening is een verantwoording van de algemeen directeur aan het bestuur, het betreft de vastlegging van feiten die al gebeurd zijn. Aanpassing van de jaarrekening is daarom niet aan de orde. De accountant heeft voor de jaarrekening 2020 een goedkeurende verklaring afgegeven. De jaarrekening geeft volgens hem een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als de balans per 31 december 2020.

Alle voorgestelde correcties, zowel cijfermatig als tekstueel, zijn in de jaarrekening 2020 verwerkt. Ook zijn alle aanbevelingen uit de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) opgevolgd inzake de processen inkopen en aanbesteden, de salarissen, crediteuren en betalingen. Dit heeft een positief effect op de verdere verbetering van de interne beheersing bij de werkorganisatie BUCH.

Pagina 2 van 7

Corona De coronacrisis heeft verschillende onderdelen van de Werkorganisatie BUCH geraakt. Bijvoorbeeld doordat activiteiten naar het volgende jaar moesten worden doorgeschoven, bijeenkomsten niet konden doorgaan en extra, aan corona gerelateerde, kosten gemaakt moesten worden. Langdurig thuiswerken van medewerkers zorgt daarnaast voor een andere dynamiek als voorheen, zoals voor IT-aspecten, afstemmingen op afstand, minder direct contact met collega’s, inwoners en bedrijven. Deze veranderende situatie kan, zeker wanneer het langer gaat duren, risico’s met zich meebrengen. Geen begrotingsonrechtmatigheid Per saldo hebben in de jaarrekening geen onder- of overschrijdingen plaatsgevonden. De algemeen directeur geeft in de programmaverantwoording per programmaonderdeel een toelichting op de belangrijkste verschillen tussen de begroting en de realisatie. In de controleverklaring wordt voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een goedkeurend oordeel verstrekt, aangezien de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden. Oordeel De getrouwheid De rechtmatigheid

Strekking Goedkeurend Goedkeurend

Minder uitgaven Uit de jaarrekening 2020 blijkt dat € 542.000. minder is uitgegeven dan begroot. Aangezien de werkorganisatie alleen de kosten van de uitvoering in rekening mag brengen en geen reserveringen mag treffen is het resterende budget in 2020 terugbetaald aan de deelnemende gemeenten en is de bijdrage middels een wijziging op de begroting 2020 met €542.000 verlaagd. Voor de vier deelnemende gemeenten heeft dit over 2020 een positief effect op het jaarresultaat. Per gemeente levert dit het volgende beeld op van de te verrekenen bedragen: Het bedrag wordt verdeeld volgens de verdeelsleutel 2021. Gemeente Verdeelsleutel Te verrekenen Bergen 32,38% € 175.500 Uitgeest 11,70% € 63.414 Castricum 34,56% € 187.315 Heiloo 21,36% € 115.771 100% € 542.000 Totaal Het overgebleven budget is voor een belangrijk deel een gevolg van vertraagde werkzaamheden. In de hiernavolgende begrotingswijziging 2021 wordt voorgesteld om een deel van dit budget voor deze werkzaamheden in 2021 in te zetten. Begrotingswijziging 2021 en resultaat jaarrekening 2020 Voor drie posten stellen wij voor de verzoeken van het BUCH-bestuur te honoreren om in 2020 niet bestede budgetten van totaal € 220.000,- in 2021 opnieuw beschikbaar te stellen voor de uitvoering van werkzaamheden, die in 2020 niet uitgevoerd konden worden. In de begroting 2021 zijn hiervoor geen budgetten beschikbaar gesteld.

Het betreft de volgende posten: - De werkzaamheden in kader van de omgevingswet zijn getemporiseerd, mede door het uitstellen van de invoering van deze wet. Daarvoor moeten € 70.000,- opnieuw ter beschikking worden gesteld voor de uitvoering van de omgevingswet;

Pagina 3 van 7

-

Mede als gevolg van de crisis is een aantal rechtszaken in 2020 niet doorgegaan. Wij stellen voor de in 2020 beschikbare € 35.000,- voor 2021 ter beschikking te stellen; - Het project zaakgericht werken is nog niet afgerond en een deel van het werk is doorgezet naar 2021. Daarvoor zijn de in 2020 beschikbare € 115.000 nog nodig voor de inhuur van een projectleider en applicatiebeheerder. Het overgebleven bedrag van € 322.000 wordt naar rato over de vier gemeenten verdeeld. Begroting 2022 Het proces om tot de begroting 2022 te komen verliep anders dan in voorgaande jaren. Voor 2022 is geen kaderbrief 2022 opgesteld, waarover het BUCH-bestuur met een brief van 18 december 2020 de gemeenten heeft ingelicht. Voor 2022 is een beleidsarme begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 van de GR Werkorganisatie BUCH opgesteld. Daarbij gaat de aandacht uit naar de going concern zaken als personeel, facilitair, ICT, materieel en plustaken. De organisatiedoelen, zoals die in de begrotingen van voorgaande jaren zijn opgenomen, zijn in de begroting 2022 niet opgenomen. Wel zijn nieuwe (autonome) ontwikkelingen inclusief nieuwe wettelijke taken in deze begroting benoemd.

Taakstelling In de begroting 2020 zijn de gerealiseerde besparingen toegelicht en bedroegen in totaal € 5.393.795, bestaande uit € 3.617.400 door verlaging van de uitgaven en € 1.776.398 door voordelen in verband met de schaalgrootte. Er resteerde nog een bedrag van € 206.000, dat nu is behaald door het overschot van € 322.000. Over het verloop van de begroting sinds 2017 ontvangt uw raad binnenkort een brief van de algemeen directeur. Ontwikkeling begroting BUCH 2017 - 2022: Naar aanleiding van bijeenkomsten van de auditcommissies van de gemeente Castricum, op 20 april jongstleden, en van Heiloo, op 17 mei jongstleden, heeft de algemeen directeur in een brief naar alle raden een toelichting gegeven op de ontwikkeling van de BUCH begroting van 2017 tot heden. Daarin zijn drie onderdelen nader toegelicht die zicht geven op de omstandigheden waardoor de begroting van uitgaven vanaf de start van de BUCH tot nu is gegroeid, te weten de loon- en prijsindex, de autonome ontwikkelingen en de plustaken, die aan het pakket van de werkorganisatie zijn toegevoegd. Voortgang omgevingswet De Werkorganisatie BUCH bereidt voor de gemeentelijke begrotingen een eerste beeld van de structurele financiële effecten van de Omgevingswet voor. Met de betreffende GR-wordt overlegd om te komen tot inzicht in de verandering in taken, dienstverlening en kosten.

De projectleider informeert uw raad binnenkort over de voortgang van de implementatie van de Omgevingswet. Begroting 2.0 Op 10 februari heeft het BUCH-bestuur besloten om naast de beleidsarme BUCH-begroting 2022 een proces begroting 2.0 te starten om te onderzoeken welke bezuinigingen mogelijk zijn.

Pagina 4 van 7

Daarvoor heeft het BUCH-bestuur 4 scenario’s voorgesteld: 1. De dienstverlening op peil houden, maar door een andere inrichting van processen en procedures (verdere harmonisatie) komen tot efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering met een verlaging van de kosten als gevolg; 2. Het maken van gezamenlijke keuzes in de ambities binnen het uniforme pakket; 3. Bezuinigen op de programmagelden; 4. Vanuit de uniforme taken een aantal taken tot maatwerktaken benoemen en daar individuele keuzes voor de individuele gemeenten creëren. Voor scenario 1 is een opdracht gegeven aan de directeur van de BUCH-werkorganisatie. Het college heeft eerder een voorkeur uitgesproken voor de scenario’s 2 en 3. Dit is in een bespreeknotitie d.d. 6 april met diverse bijlagen en op 19 april jl. mondeling aan uw gemeenteraad toegelicht. In de raadsbrief d.d. 17 maart jl. bent u geïnformeerd over de brief waarin het BUCH-bestuur het 'Proces begroting 2022 werkorganisatie BUCH en COVID-19' heeft toegelicht: 1. Tot 15 mei doet de werkorganisatie voorstellen over op welke uniforme taken bezuinigd kan worden en welke taken tot maatwerktaken kunnen worden omgevormd; 2. Tussen 15 mei en 15 juni kunnen de colleges een keuze maken uit de uitgewerkte scenario’s; 3. Tot 1 augustus worden deze keuzen verwerkt in een begrotingswijziging; 4.

15 augustus neemt het BUCH-bestuur een besluit op de door de colleges gemaakte keuzen. De bezuinigingen worden opgenomen in de BUCH-begroting 2.0 2022 en worden daarna vertaald naar de begroting 2022 van de gemeente Heiloo. Indexatie In de begroting 2022 is een indexatie opgenomen van 3% van de loonsom en 1,4% voor goederen en diensten. Het totale opleidingsbudget wordt jaarlijks vastgesteld op 2% van de begrote loonsom. Aanpassing verdeelsleutel Vanwege de overdracht van een aantal plustaken naar structurele taken is een aanpassing van de verdeelsleutel nodig. Voor iedere gemeente geldt dat de bijdrage alleen is verhoogd met het eigen deel van de plustaken die naar de reguliere bijdrage is overgegaan. De bijdragen voor de gemeenten zijn in de komende jaren:

DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Het college heeft de volgende opties besproken: - Verhogen taakstelling met € 1,9 miljoen van € 5,6 miljoen naar € 7,5 miljoen, zoals in de raadsmotie van 29 juni 2020 en in het Coalitiedocument Heiloo 2021-2022 is genoemd. De voor een taakstelling - op basis van artikel 6.4a en 6.5 van de gemeenschappelijke regeling – noodzakelijke unanimiteit is in het BUCH-bestuur echter niet aanwezig. Pagina 5 van 7

-

Afwijzen van de indexatie: hiervoor is geen unanimiteit noodzakelijk. Het college is geen voorstander van deze optie, waarvoor eveneens geen overeenstemming in het BUCHbestuur is bereikt. Bovendien is een verhoging van de cao per definitie van toepassing op de werkorganisatie. Het college wil in het traject van de bovengenoemde begroting 2.0 komen tot de noodzakelijke bezuinigingen. Daarbij wil het college zo veel mogelijk samen optrekken met de andere gemeenten. Mogelijk hebben de uitkomsten van de evaluatie invloed op de koers en kaders voor de werkorganisatie. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De zienswijze is BUCH-breed afgestemd, met waar wenselijk, in de toelichting opgenomen onderwerpen die lokaal spelen. RISICO’S Omdat de Werkorganisatie BUCH een GR van de gemeente is, zijn de risico’s ook voor de vier deelnemende gemeenten. Dit is meegenomen in het risicomanagementsysteem Naris. De BUCH heeft geen vrije of stille reserves en ook geen onbenutte belastingcapaciteit. Wanneer een risico zich voordoet, moet de BUCH de kosten in rekening brengen bij de deelnemende gemeenten. De volgende mogelijke risico’s worden genoemd: -

Verdere ontwikkeling van de Corona/pandemie; Complexiteit van ICT; Verkoop bovenwettige verlofuren; Vervanging ziekteverzuim; Niet voldoen aan aanbestedingsregels; Toegang onbevoegden tot persoonsgegevens.

FINANCIËN Naar het oordeel van de accountant: -

geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

-

zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2020 Werkorganisatie BUCH inclusief het normenkader 2020 dat is vastgesteld door het bestuur op 3 maart 2021.

Pagina 6 van 7

DUURZAAMHEID n.v.t. PARTICIPATIE n.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming wordt het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH per brief geïnformeerd over de vastgestelde zienswijze.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo

Mevrouw F.H.W. de Jong secretaris

De heer T.J. Romeyn burgemeester

Pagina 7 van 7