Raadsvoorstel bij zienswijze financiele stukken RHCA.pdf

Jaarstukken 2021 en Begroting 2023 GR RHCA Z22 068834 - D333450 - D333450

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller(s) Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

RAADSVOORSTEL : 21-6-2022 : : 9-5-2022 : M. ten Bruggencate : commissie : 8 juni 2022 : ter advisering : : Documentair Informatiemanagement : A. Westerbeek : dinsdag 17 mei 2022 :6 Zienswijze financiële Jaarstukken 2021 en Begroting 2023 gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA)

Voorgesteld besluit 1. een positieve zienswijze af te geven op de jaarstukken 2021; 2. een positieve zienswijze af te geven op de resultaatbestemming 2021; 3. een positieve zienswijze af te geven op de begroting 2023. 4. deze zienswijze door middel van bijgevoegde brief kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur vande gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA).

Pagina 1 van 5

Jaarstukken 2021 en Begroting 2023 GR RHCA Z22 068834 - D333450 - D333450

RAADSVOORSTEL INLEIDING In voorliggend voorstel ligt een concept zienswijze aan uw raad voor ten aanzien van de jaarrekening 2021, resultaatbestemming 2021 en de ontwerpbegroting 2023 van de GR RHCA. Eén en ander conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019 (FUGR). Begin dit jaar heeft de raad een zienswijze kunnen afgeven op de kadernota van de GR RHCA. Deze extra zienswijzeprocedure is voortgekomen uit de begin 2018 door de raden vastgestelde notitie Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen en heeft tot doel de raden vroegtijdig in de gelegenheid te stellen te sturen op de beleidsmatige en financiële uitgangspunten van de gemeenschappelijke regelingen, waaronder de GR RHCA. De input van de deelnemende gemeenteraden kan op die wijze worden verwerkt in de nu voorliggende ontwerpbegroting 2023 van de GR RHCA. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vormt het wettelijk kader. Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in diverse bovenregionale regelingen, te weten de Gemeenschappelijke Regeling zelf, de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Financiële Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR 2019) en de bovengenoemde notitie ‘Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen’.

Conform artikel 34b van de Wgr sturen de gemeenschappelijke regelingen uiterlijk op 15 april de jaarstukken en de begroting naar de deelnemende gemeenten. De raden worden in de gelegenheid gesteld een zienswijze op de ontwerp begroting naar voren te brengen (artikel 35 derde lid). In artikel 4 van de FUGR is aanvullend geregeld dat de raden hun zienswijze tot en met 25 juni kenbaar kunnen maken aan de gemeenschappelijke regelingen. Eveneens regelt de FUGR in aanvulling op de Wgr dat eenzelfde procedure geldt ten aanzien van de jaarstukken. TOELICHTING OP HET VOORSTEL In het jaarverslag staat een uitgebreide toelichting over de uitgevoerde werkzaamheden voor de deelnemende gemeenten. Enkele bijzonderheden m.b.t. werkorganisatie BUCH zijn:  E-loket (archieven blz. 11) De BCH-gemeenten hebben in 2021 een groot deel van de digitale bouwvergunningen overgedragen aan het zgn. e-loket bouwdossiers van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA). Dit is een digitale toegang (website) op de overgebrachte bouwvergunningen van aangesloten gemeenten bij GR RHCA. Zowel inwoners als werknemers van de werkorganisatie BUCH kunnen hiervan gebruik maken. De archieven van de gemeente Uitgeest zijn bij het Noord-Hollands Archief in Haarlem ondergebracht.

Pagina 2 van 5

Jaarstukken 2021 en Begroting 2023 GR RHCA Z22 068834 - D333450 - D333450



wateroverlast Heiloo en Castricum (inspecties blz. 10) Bij Heiloo en Castricum heeft een extra inspectie van de archiefruimten plaatsgevonden naar aanleiding van de wateroverlast in juni 2021, waarna een aantal verbeteringen is doorgevoerd.

Uit de jaarstukken van 2021 blijkt dat de financiële positie van de GR RHCA goed is. De Algemene Reserve is op het maximale niveau van 2,5% van de lasten en er zijn bestemmingsreserves aanwezig voor de risico’s die worden gelopen. Het resultaat over 2021 is net als voorgaande jaren positief. Het advies is om een positieve zienswijze af te geven op de door het DB van de GR RHCA voorgestelde resultaatbestemming, namelijk het positieve resultaat over 2021 van € 102.366 als volgt te bestemmen: a. het onttrekken van een bedrag € 3.225 uit de algemene reserve zodat deze, na onttrekking, de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt € 68.174; b. het resterende bedrag van € 99.141 terug te betalen aan de deelnemende gemeenten volgens artikel 27 aanhef onder c en van de GR RHCA en artikel 3.5 van de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord 2019. Advies jaarstukken 2021 en begroting 2023 Een positief advies af te geven op de jaarstukken 2021 en begroting 2023. Dit wordt verderop in dit voorstel onder het kopje Financiën toegelicht.

DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Gelet op het bepaalde in artikel 25 Gemeenschappelijke Regeling RHCA en artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen is de GR RHCA verplicht de jaarstukken aan te bieden zodat de raad als controlerend orgaan een zienswijze in kan dienen over de financiële ontwikkelingen bij het DB van de GR RHCA. Ook zijn de kaders opgesteld in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. Er zijn geen alternatieven. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De zienswijzeprocedure afgestemd is met de deelnemende gemeenten in Noord-Holland Noord. RISICO’S De volgende risico’s zijn door het bestuur van de GR RHCA benoemd: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden; 2. Meerkosten realisatie e-depotvoorziening; 3. Hogere energiekosten. Net als eerdere jaren worden de eerste twee risico’s worden als “laag” ingeschat en zijn voor de komende jaren goed in beeld (pagina 12 van de programmabegroting, bijlage 3). Hogere energiekosten worden middelgroot geschat maar hiervoor is voldoende capaciteit in het weerstandsvermogen. In de begeleidende brief (bijlage 1) geeft het bestuur aan dat zij bezig zijn met een onderzoeksplan om de energiekosten naar beneden te brengen. Hiervoor is volgend jaar wellicht een herbestemming van de bestemmingsreserves nodig. Pagina 3 van 5

Jaarstukken 2021 en Begroting 2023 GR RHCA Z22 068834 - D333450 - D333450

FINANCIËN De jaarrekening en begroting volgen de afspraken die vanuit de Kadernota zijn opgesteld. Jaarstukken 2021 Het resultaat over 2021 bedraagt € 102.366 positief. Daarbij stelt het RHCA voor om aan de algemene reserve een bedrag van € 3.225 te onttrekken, zodat deze na dotatie de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 68.174). Er resteert dan in totaal een bedrag van € 99.141, waarvoor wij voorstellen dit terug te betalen aan de deelnemende gemeenten. Voor de BCH gemeenten is dit als volgt verdeeld: Bergen € 5.312 Castricum € 6.407 Heiloo € 4.267 Begroting 2023 Prijsindexatie 2023 2,3% Loonindexatie 2023 2,3% Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en prijs gerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgerond indexpercentage van 2,30%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage. De indexatie is in overeenstemming met het toetsingskader voor de kadernota. Weerstandsvermogen en resultaatbestemming Voldoet aan de afgesproken kaders. Meerjarenperspectief De verwachtingen ten aanzien van 2023-2025 is dat er een wijziging komst is van de Archiefwet. De overbrengingstermijn van overheidsarchieven zal dan worden teruggebracht van twintig jaar naar tien jaar. Dit zal in de daaropvolgende jaren tot extra werk leiden. Bijdrage per inwoner De bijdrage per inwoner zal conform indexatie (2,3 %) stijgen met € 0,11 van € 4,65 naar € 4,76.

DUURZAAMHEID Informatie is een belangrijke grondstof/ product voor en van het handelen van de overheid. Duurzame toegankelijkheid van (digitale) gegevens is van belang voor: - verantwoording naar burgers, bedrijven, hogere overheid, het nakomen van wettelijke verplichtingen; - een goede dienstverlening; - participatie, kunnen beschikken over overheidsinformatie (open data); - (historisch) erfgoed; - ketensamenwerking (interoperabiliteit), het kunnen uitwisselen van gegevens; - business intelligence (automatisch analyseren van grote hoeveelheden informatie die los van elkaar zijn ontstaan). Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie raakt bijna alle werkprocessen en applicaties van de organisatie Pagina 4 van 5

Jaarstukken 2021 en Begroting 2023 GR RHCA Z22 068834 - D333450 - D333450

PARTICIPATIE Afgestemd met: Portefeuillehouder, (team)manager, beleidsteam. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming door de raad wordt het dagelijks bestuur van de GR RHCA per brief geïnformeerd over de vastgestelde zienswijze. Behandeling van de zienswijzen en vaststelling van de begroting is geagendeerd voor de vergadering van het Algemeen Bestuur van 13 juli 2022. BIJLAGEN 1. Aanbiedingsbrief jaarstukken GR RHCA 2a.Jaarstukken RHCA 2021, inclusief controleverklaring, b. jaarverslag en c. overzicht in cijfers 3. Programmabegroting RHCA 2023 4. Raadsbesluit 5. (concept) Zienswijzebrief ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN  

De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vormt het wettelijk kader; Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord.

Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling – GR RHCA zelf. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo

Mevrouw F.H.W. de Jong secretaris

Mevrouw M. ten Bruggencate burgemeester

Pagina 5 van 5