Raadsvoorstel Behandelwijze rapporten van de Rekenkamercommissie BUCH .docx

Behandelwijze rapporten RKC BUCH

RAADSVOORSTEL : 27 juni 2022 : : 28 april 2022 : nvt : Auditcommissie : 9 juni 2022 : ter advisering : Griffie : G.A. Beeksma :-

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissies Datum commissie Soort agendering Team Opsteller(s) Aantal Bijlagen: Onderwerp

:

Behandelwijze rapporten van de Rekenkamercommissie BUCH

Voorgesteld besluit De volgende behandelwijze vast te stellen voor de behandeling van rapporten van de Rekenkamercommissie BUCH: 1. De rekenkamercommissie wordt in de gelegenheid gesteld hun onderzoeksrapport te presenteren aan de raad. a. Indien het een rapport in BUCH-verband betreft, gebeurt dit tijdens een vaste BUCH-raadsinformatieavond; b. Indien het een rapport specifiek voor Heiloo betreft, gebeurt dit tijdens een raadsinformatieavond in Heiloo. 2. Het rekenkamerrapport wordt daarna geagendeerd voor behandeling in de auditcommissie. Bij het rapport voegt de griffie een concept raadsvoorstel waarin de aanbevelingen, de bestuurlijke reactie daarop en de eventuele reactie van de rekenkamercommissie daarop worden weergeven. 3. Bij de stukken voor de auditcommissie wordt nog geen conceptbesluit gevoegd. 4. In de auditcommissie kan het gesprek worden gevoerd over welke aanbevelingen worden overgenomen en welke niet. Op basis van de conclusies van de auditcommissie stelt de griffie een concept raadsbesluit op dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de raad. Eventuele minderheidsstandpunten binnen de auditcommissie worden vermeld in een aanvulling op het raadsvoorstel. 5. Voor de aanbevelingen die aan het college zijn gericht, besluit de raad een opdracht aan het college te geven t.b.v. de uitvoering.

Voor aanbevelingen die specifiek gericht zijn aan de raad kan in het besluit worden meegenomen hoe de raad daar opvolging aan wenst te geven. 6. Als standaard beslispunt wordt een verzoek aan het college opgenomen om uiterlijk een jaar na de besluitvorming aan de raad te rapporteren op welke wijze uitvoering is gegeven aan de overgenomen aanbevelingen.

Geheimhouding  Nee

Pagina 1 van 4

Behandelwijze rapporten RKC BUCH

RAADSVOORSTEL INLEIDING Elke gemeente is wettelijk verplicht om een rekenkamerfunctie te hebben die onafhankelijk onderzoek doet naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. De BUCH-gemeenten hebben gekozen voor het instellen van een gezamenlijke rekenkamercommissie voor de vier gemeenten. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de Verordening rekenkamercommissie BUCH 2018 en de bijbehorende samenwerkingsovereenkomst. Dit voorstel is bedoeld om in aanvulling op bovenstaande, afspraken vast te leggen over de behandelwijze van rekenkamerrapporten door de gemeenteraad van Heiloo. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE In de verordening op de rekenkamercommissie BUCH is vastgelegd dat het aan de afzonderlijke raden zelf is op welke wijze een rapport wordt behandeld en besproken. Op dit moment is die werkwijze niet vastgelegd. Het staat de raad vrij om daar nadere afspraken met elkaar over te maken. TOELICHTING OP HET VOORSTEL De huidige werkwijze is in Heiloo niet door de raad vastgelegd. Wel wordt een standaard werkwijze gehanteerd. Alle onderzoeken van de rekenkamercommissie worden geagendeerd voor behandeling in de auditcommissie. De rapporten worden in de auditcommissie besproken, soms met een toelichting van de rekenkamercommissie zelf, tenzij de RKC al in BUCH verband een presentatie heeft gegeven.

De rapporten worden vervolgens ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd met de aanbevelingen van de auditcommissie. Als de auditcommissie aanbevelingen of vragen aan het college heeft, dan stuurt de griffie deze door naar het college. In de praktijk is de opvolging van de aanbevelingen door college of raad niet verankerd in de werkwijze. Hierdoor heeft de raad weinig zicht en grip op de uitvoering van de gewenste aanbevelingen. Het voorstel is dan ook de behandelwijze aan te passen en vast te leggen in aanvulling op de reeds bestaande werkwijze en afspraken. De rekenkamercommissie doet onderzoeken voor de vier BUCH-gemeenten én voert gemeente-specifieke onderzoeken uit. Enige tijd geleden is door de 4 griffiers met de rekenkamercommissie afgesproken dat zij in de gelegenheid worden gesteld onderzoeken die in BUCH-verband hebben plaatsgevonden te presenteren tijdens een BUCH-avond. Dit wordt nu als vaste behandelwijze voorgesteld. Aanvullend wordt ook voorgesteld dat de rekenkamercommissie - bij onderzoeken die specifiek gaan over Heiloo – standaard in de gelegenheid wordt gesteld het onderzoek te presenteren tijdens een raadsinformatieavond in Heiloo. Vervolgens wordt het voorstel geagendeerd voor behandeling in de auditcommissie. Geïnteresseerden kunnen daar als toehoorder bij aanwezig zijn. De betreffende portefeuillehouder wordt standaard uitgenodigd om daarbij te zijn.

De griffie voegt bij de stukken een raadsvoorstel waarin de aanbevelingen worden opgesomd inclusief de bestuurlijke reactie van het college en de eventuele reactie van de rekenkamercommissie daarop. Er wordt nog geen conceptbesluit bij de stukken gevoegd. In de auditcommissie kan eerst het gesprek worden gevoerd over welke aanbevelingen worden overgenomen en welke niet. Op basis van de uitkomsten en conclusies van de commissiebehandeling stelt de griffie een concept raadsbesluit op dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de raad. Een minderheidsstandpunt binnen de auditcommissie zal altijd worden vermeld door de griffie, zodat de raad vervolgens een eigen afweging kan maken.

Pagina 2 van 4

Behandelwijze rapporten RKC BUCH

Over het algemeen doet de rekenkamercommissie deels aanbevelingen aan het college en deels aanbevelingen aan de raad. In dat laatste geval gaat dit bijvoorbeeld over de wijze van de behandeling van voorstellen, etc. Voor de aanbevelingen die aan het college zijn gericht, besluit de raad een opdracht aan het college te geven t.b.v. de uitvoering. Voor aanbevelingen die specifiek gericht zijn aan de raad kan in het besluit worden meegenomen hoe u daar opvolging aan wenst te geven. Tot slot wordt voorgesteld dat de raad het college standaard verzoekt om uiterlijk een jaar na de besluitvorming door de raad te rapporteren aan de raad over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de overgenomen aanbevelingen. Met deze behandelwijze bent u als raad aan de voorkant scherp over welke aanbevelingen van waarde worden geacht en waar u het college mee aan het werk zet. Aan de achterkant bent u in staat te controleren op welke wijze uitvoering is gegeven aan de overgenomen aanbevelingen. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Niet van toepassing, het betreft hier geen voorstel van het college. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Het is aan de afzonderlijke gemeenteraden in de BUCH om te bepalen op welke wijze rapporten van de rekenkamercommissie worden behandeld en besproken.

Gelet op het feit dat de rekenkamercommissie regelmatig onderzoeken in BUCH-verband uitvoert, lijkt het wel raadzaam dat elk van de vier raden zich in ieder geval uitspreekt over de aanbevelingen. Dit voorstel wordt ook voorbereid in de andere gemeenten. In Castricum wordt voorgesteld om een algemene commissiebehandeling te houden over de rapporten in plaats van de aan u voorgestelde behandeling in de auditcommissie. Gezien het feit dat de auditcommissie van Heiloo als een wettelijke taak heeft om een standpunt voor te bereiden over de onderzoeken van de RKC BUCH, wordt de raad van Heiloo nu voorgesteld om de auditcommissie hier ook voor te blijven benutten (Verordening auditcommissie 2019, artikel 2, lid g). Maar u kunt natuurlijk ook voor een ander routing kiezen. Afstemming met de RKC BUCH Er heeft afstemming plaatsgevonden met de RKC. De RKC is blij met dit voorstel. Zij wijzen nog wel op een aandachtspunt, dat al sinds de oprichting van de RKC bestaat. Dat betreft de vraag wat er gebeurt als de raden niet gelijkluidend besluiten. Dit is vergelijkbaar met de situatie bij de gemeenschappelijke regelingen. Hiervoor is nog geen panklare oplossing, maar mogelijk kan de raadswerkgroep Financiën hier een rol in spelen. De informatie-uitwisseling tussen de griffiers is hierbij ook van belang. Daar kunnen dan ook al knelpunten worden vastgesteld en aan de raden worden voorgelegd.

De RKC geeft aan hier ook over na te denken en met aanbevelingen te willen komen. RISICO’S n.v.t. FINANCIËN n.v.t. DUURZAAMHEID

Pagina 3 van 4

Behandelwijze rapporten RKC BUCH

n.v.t. PARTICIPATIE n.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Indien u zich kunt vinden in het voorliggende voorstel, wordt deze werkwijze gehanteerd m.i.v. het volgende rekenkamerrapport dat in de raad wordt behandeld. BIJLAGEN ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN Verordening rekenkamercommissie BUCH 2018 Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamercommissie BUCH 2018 Verordening auditcommissie Heiloo 2019

Hoogachtend,

Mevrouw G.A. Beeksma griffier

Pagina 4 van 4