Raadsvoorstel (aangepast) Evaluatie nieuwe werkwijze raad..docx

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

RAADSVOORSTEL (aangepast n.a.v. de commissiebespreking 6 december 2021 ) Raadsvergadering : 20 december 2021 Voorstelnummer : Datum raadsvoorstel : 30 november 2021 Portefeuillehouder(s) : nvt Commissie : Commissie Datum commissie : 6 december 2021 Soort agendering : ter advisering Agendapunt : Team : Griffie Opsteller(s) : Griffie in opdracht van Werkgroep nieuwe werkwijze raad Datum B&W besluit : nvt Bijlagen: :5 Onderwerp

:

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

Voorgesteld besluit 1.Te constateren dat door beperkte invoering van het nieuwe vergadermodel als gevolg van Corona na deze proefperiode (april t/m november 2021) nog niet kan worden vastgesteld of het vergadermodel voldoet aan de hoofddoelstellingen; meer participatie, meer interactie en breder gedragen besluiten. 2.Te concluderen dat uit de Quick Scan Lokale Democratie 2021 (QSLD) blijkt dat de 4 topprioriteiten van inwoners, raad, college en ambtenaren aansluiten bij de doelstellingen van het nieuwe vergadermodel: a. beter luisteren naar de mening van inwoners b. opener en transparanter werken c. inwoners meer laten meepraten d. verbeteren van (het functioneren) van de gemeenteraad. 3. De uitkomsten van de QSLD (2021) te laten gelden als een nulmeting voor de lokale democratie en als handvat voor het functioneren van de gemeenteraad de komende tijd. Daarnaast te participeren in de periodieke herhaling van de QSLD die nu landelijk in voorbereiding is. 4. Vast te stellen dat er diverse suggesties zijn gedaan om de werkwijze te verbeteren, vooral gericht op meer ruimte voor gesprek en debat, afstemming en minder tijdsdruk. 5. De hoofddoelstellingen van het model te handhaven en de manier van werken met een aantal wijzigingen -ingaand na 1 januari 2022 - voort te zetten: a. De dinsdag als vaste vergaderdag in te voeren na de installatie van de nieuwe gemeenteraad in 2022. b.

De start van de raadsactiviteiten te handhaven op 19.30 uur. c. De commissie AZ en de raadsvergadering te integreren. d. De raadsvergadering en commissievergaderingen op verschillende avonden te organiseren. e. De raadsvergadering eenmaal per cyclus te organiseren (ipv tweemaal) en te starten om ca. 21.00 uur.

Pagina 1 van 6

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

f. Twee commissierondes per cyclus te handhaven waarbij geldt: - dat de eerste commissieronde in een cyclus primair bedoeld is voor de bespreking van raadsvoorstellen van de eerstkomende raad. - dat de tweede commissieronde (twee weken later) primair bedoeld is voor de behandeling van de moties en preadviezen, een korte tweede ronde bij een raadsvoorstel en bespreeknotities etc. - dat parallelle sessies het uitgangspunt blijven. g. De commissies voortaan (na een korte pauze) direct op elkaar te laten aansluiten en daarbij de maximale bespreektijden voor een onderwerp in de commissie te handhaven, zodat voor de inwoners en raads- en commissieleden nog steeds duidelijkheid qua tijd wordt geboden, maar wachttijd zoveel mogelijk wordt voorkomen. (richtlijn: grote onderwerpen 1 uur, kleinere onderwerpen half uur tot drie kwartier). h. De raadsinformatieavonden voortaan eenmaal per cyclus te organiseren, zo nodig in parallelle sessies en voor urgente gevallen een overloopmogelijkheid te reserveren in bij voorkeur week 4 van de cyclus. i. De agendacommissie te integreren met het fractievoorzittersoverleg tot het presidium, eenmaal per maand, voorafgaand aan de raadsvergadering en zo nodig meer dan eenmaal per maand. j. Technische voorstellen die volgens het presidium geen politieke bespreking nodig hebben direct (d.w.z.

zonder commissiebespreking) door te laten geleiden naar de conceptraadsagenda, vast te stellen door de raad. k. Het presidium een verzoek voor een RIA of Dialoogtafel te laten beoordelen op basis van een ingevuld vast format waarin o.a. doel, achtergrond, opbouw programma en aan te leveren stukken staan omschreven. l. De volgende werkwijze te hanteren in de commissie: • Als de commissie in meerderheid concludeert dat een voorstel voldoende besproken is, concludeert de commissievoorzitter expliciet dat een onderwerp alvast op de conceptagenda van de eerstvolgende raadsvergadering wordt gezet, zodat er geen onnodig tijdsverlies ontstaat door de publicatietermijn van 10 dagen. • De eventueel aangekondigde moties en pre-adviezen bij het voorstel kunnen dan twee weken later in de commissie worden besproken (een week voorafgaand aan de raad). • In een commissie voorbesproken moties en preadviezen worden na bespreking doorgeleid naar de eerstvolgende raad voor stemming als de indiener heeft aangegeven deze te handhaven en de commissie concludeert dat e.e.a. besluitrijp is. (conform RvO art. 28, lid 8 en artikel 29 lid 1). • De raad besluit vervolgens definitief over de agendering bij het vaststellen van de agenda. m. Moties die zonder voorbespreking in de raad worden ingediend als volgt te behandelen in de raad: • De indiener kan de motie kort toelichten (max 2 minuten).

• Er is vervolgens gelegenheid voor het college om een reactie te geven (max 5 minuten). • Dan volgt de behandeling in de raad met 1 termijn (max 2 minuten per fractie). • Tenslotte vindt de stemming plaats met mogelijkheid voor een stemverklaring.

Pagina 2 van 6

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

6. Eenmaal per kwartaal een bijeenkomst van de commissievoorzitters te organiseren om zaken aangaande de commissies met elkaar te bespreken. 7. Jaarlijks een bijeenkomst te organiseren over de debat- en voorzittersvaardigheden voor alle raads- en commissieleden en hier ook gezamenlijk de werkwijze te bespreken in evaluerende zin. 8. Na het raadsbesluit op 20 december 2021 en de inwerkingtreding na 1 januari 2022 de griffie de opdracht te geven een aangepast Reglement van Orde voor te bereiden voor vaststelling door de raad. (zie voor een toelichting en het nieuwe schema ook het evaluatiedocument en andere bijlagen; de geel gemarkeerde passages) Geheimhouding

 Nee RAADSVOORSTEL

INLEIDING Wat wil de gemeenteraad met de nieuwe werkwijze bereiken? • Minder intern gericht, meer met de samenleving • Meer interactie en participatie (met inwoners, maar ook raad onderling) • Breder gedragen voorstellen • Snellere besluitvormingscyclus • Helder besluitvormingsproces • Meer flexibiliteit en maatwerk in besluitvorming • Voorspelbaarheid van planning en van besluitvorming • Herkenbaarheid van de maandag als vergaderdag van de raad • door middel van BOB model – Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming. Besluit gemeenteraad 9 november 2020 Op 9 november 2020 heeft de gemeenteraad besloten om een nieuwe manier van vergaderen in te gaan voeren. Een werkwijze gebaseerd op ervaringen bij andere gemeenten en werkbezoeken naar andere gemeenten (Leusden, Drechterland, Castricum). Daarbij heeft de raad budget vrijgemaakt voor vergaderfaciliteiten voor parallelle sessies, communicatie, training, extra commissieleden en bode-inzet. Met ingang van 1 april 2021 is het model vervolgens per raadsbesluit ingevoerd. Fracties konden het aantal te benoemen commissieleden verhogen van 3 naar 5 per fractie. Afgesproken werd het vergadermodel indien gewenst tussentijds bij te stellen op voorstel van de voorbereidingsgroep en in overleg met de fractievoorzitters. Besloten is de eindevaluatie plaats te laten vinden in december 2021.

Sinds 1 april 2021 heeft de raad voor een groot deel digitaal gewerkt met slechts een deel van het nieuwe model; door Corona en de RIVM regels konden lang niet alle onderdelen (fysiek) worden ingevoerd en daardoor kunnen niet alle onderdelen op basis van metingen worden geëvalueerd.

Pagina 3 van 6

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

Wat is er gedaan sinds 1 januari 2021 met het nieuwe vergadermodel? 1. de openbaarheid van raadsinformatieronde is ingevoerd per 1 januari 2021; 2. de agendacommissie is ingesteld per 1 januari 2021 en heeft met roulerende leden en verschillende voorzitters gefunctioneerd; 3. de parallelle commissies met meespraak en bespreking van moties en amendementen zijn ingevoerd per 1 april 2021; 4. er is een raadsinformatiemarkt georganiseerd op 4 oktober 2021; 5. er is één dialoogtafel georganiseerd op 15 november 2021; 6. raads- en commissieleden hebben allemaal een debat- en voorzitterstraining kunnen volgen; 7. de landelijke Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) heeft gedraaid in juli en augustus 2021. De QSLD kan beschouwd worden als een foto van de huidige situatie. De QSLD beoogt geen representativiteit maar is een hulpmiddel. De uitkomst kan gelden als een nulmeting voor de lokale democratie en als handvat voor het functioneren van de gemeenteraad. Landelijk wordt gewerkt aan een periodieke herhaling. De 4 topprioriteiten aangeven door inwoners, raad, college en ambtenaren zijn: - beter luisteren naar de mening van inwoners - opener en transparanter werken - inwoners meer laten meepraten - verbeteren van (het functioneren) van de gemeenteraad.

Verder: • de inrichting van de B&W zaal is aangepast aan parallelle vergadersessies; • de faciliteiten in de raadzaal zijn aangepast om een livestream met beeld en geluid te kunnen realiseren; • er is met het communicatiebudget een filmpje gemaakt voor op de website waarin te zien is hoe de gemeenteraad werkt. Kleine, praktische aanpassingen en verbeteringen zijn tussentijds in overleg met de werkgroep nieuwe werkwijze raad en de fractievoorzitters meteen doorgevoerd. Besloten is om de werkwijze te evalueren voor de overdracht aan de nieuwe gemeenteraad in maart 2022. Hoe evalueren we? Bij het raadsbesluit van 9 november 2020 hebben we een aantal punten genoemd waarop het nieuwe model zou worden geëvalueerd. Omdat het model maar voor een beperkt deel is toegepast en we ook grotendeels digitaal hebben vergaderd, hebben we verschillende aspecten niet kunnen meten. Voor zover dat wel kon, is dat in de bijlage Beantwoording evaluatievragen weergegeven. Ook hebben we de afgelopen weken na de fysieke bijeenkomsten een aantal insprekers en deelnemers van de raadsinformatiemarkt en dialoogtafel benaderd met een vragenlijstje dat handvatten biedt voor de evaluatie, zie bijlage Evaluatieformulier. Belangrijke conclusie is dat we nu niet kunnen meten en vaststellen of we met het nieuwe model hebben voldaan aan de doelstellingen.

Met name als het gaat om participatie, interactie en breed gedragen raadsbesluiten. Wel hebben we de afgelopen maanden input van raads- en commissieleden en college, collega’s in de organisatie, griffie en soms inwoners gekregen. Dit tezamen met de beantwoording van de evaluatievragen heeft geleid tot het overzicht van bevindingen en voorgestelde oplossingsrichtingen, zie de bijlagen.

Pagina 4 van 6

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Er is geen sprake van regionale afstemming van de hoofdopzet. Het betreft hier een autonome bevoegdheid van de gemeenteraad van Heiloo. Er is wel gekeken naar de uitvoering en werkbaarheid door de BUCH werkorganisatie en het college als het gaat om met name de vergaderdag. Er is ook gekeken door o.a. werkbezoeken en bijeenkomsten met andere raden naar de wijze waarop andere gemeenten dit soort zaken geregeld hebben. De Modelverordening van de VNG is als basis zoveel mogelijk aangehouden. STANDPUNT COMMISSIE 6 DECEMBER 2021 De commissie heeft de raad in meerderheid geadviseerd om de voorstellen over te nemen. De fractie van GBH is tegen parallelle sessies. Ten aanzien van de wijziging van de vaste maandag naar de dinsdag zijn de fracties van VVD en het CDA tegen. De fracties van GBH, H2000 PvdA en HL zijn voor. Sommige fracties geven aan het z.s.m. na het raadsbesluit te willen (HL, GBH, H2000 en PvdA), sommige fracties geven aan liever te wachten tot na de verkiezingen met de wijziging. De fractie van D66 geeft aan dat men geen voorkeur heeft, maar vindt de werkbaarheid voor de griffie wel belangrijk. De raad wordt nu voorgesteld om de dinsdag als vergaderdag in te voeren na de verkiezingen.

De griffie heeft de opdracht gekregen om: - bij de aanpassing van het RvO een voorstel te doen of de uitkomst van besprekingen in het presidium meer kunnen worden gerelateerd aan de verdeling van de raadszetels in de raad. - een voorstel te doen voor een andere werkwijze bij de dialoogtafel ; gericht op meer mogelijkheden voor een echt gesprek en dus minder strakke regie op het aantal vragen. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE De voorgestelde wijzigingen/oplossingsrichtingen treden in werking per 1 januari 2022. Het nieuwe Reglement van Orde wordt vervolgens voorbereid en geagendeerd voor vaststelling. BIJLAGEN 1. evaluatiedocument 2. input van raad e.a. over nieuwe werkwijze raad 3. beantwoording evaluatievragen november 2021 4. samenvatting uitkomsten QSLD 5. enquête voor deelnemers raadsactiviteiten

Hoogachtend, Namens de leden van de werkgroep nieuwe werkwijze raad, De heren H. Hiemstra, J. Doorgeest, R. Levie, T. Valkering en mw. P. Wittebol,

Mevrouw D. v.d. Schuur en Mevrouw G.A. Beeksma

Pagina 5 van 6

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

griffie gemeente Heiloo

Pagina 6 van 6