Raadsbesluit Evaluatie nieuwe werkwijze raad.docx

Evaluatie nieuwe werkwijze raad

BESLUIT VAN GEMEENTERAAD Onderwerp nummer agendapunt 2021

Evaluatie nieuwe werkwijze raad xxx, in de raadsvergadering van maandag 20 december

De raad van de gemeente Heiloo: gezien het advies van de commissie d.d. 6 december 2021; b e s l u i t: 1.Te constateren dat door beperkte invoering van het nieuwe vergadermodel als gevolg van Corona na deze proefperiode (april t/m november 2021) nog niet kan worden vastgesteld of het vergadermodel voldoet aan de hoofddoelstellingen; meer participatie, meer interactie en breder gedragen besluiten. 2.Te concluderen dat uit de Quick Scan Lokale Democratie 2021 (QSLD) blijkt dat de 4 topprioriteiten van inwoners, raad, college en ambtenaren aansluiten bij de doelstellingen van het nieuwe vergadermodel: a. beter luisteren naar de mening van inwoners b. opener en transparanter werken c. inwoners meer laten meepraten d. verbeteren van (het functioneren) van de gemeenteraad. 3. De uitkomsten van de QSLD (2021) te laten gelden als een nulmeting voor de lokale democratie en als handvat voor het functioneren van de gemeenteraad de komende tijd. Daarnaast te participeren in de periodieke herhaling van de QSLD die nu landelijk in voorbereiding is. 4. Vast te stellen dat er diverse suggesties zijn gedaan om de werkwijze te verbeteren, vooral gericht op meer ruimte voor gesprek en debat, afstemming en minder tijdsdruk. 5. De hoofddoelstellingen van het model te handhaven en de manier van werken met een aantal wijzigingen -ingaand per 1 januari 2022 - voort te zetten: a.

De dinsdag als vaste vergaderdag te overwegen. b. De start van de raadsactiviteiten te handhaven op 19.30 uur. c. De commissie AZ en de raadsvergadering te integreren. d. De raadsvergadering en commissievergaderingen op verschillende avonden te organiseren. e. De raadsvergadering eenmaal per cyclus te organiseren (ipv tweemaal) en te starten om ca. 21.00 uur. f. Twee commissierondes per cyclus te handhaven waarbij geldt: - dat de eerste commissieronde in een cyclus primair bedoeld is voor de bespreking van raadsvoorstellen van de eerstkomende raad. - dat de tweede commissieronde (twee weken later) primair bedoeld is voor de behandeling van de moties en pre-adviezen, een korte tweede ronde bij een raadsvoorstel en bespreeknotities etc. - dat parallelle sessies het uitgangspunt blijven.

Pagina 1 van 3

Evaluatie nieuwe werkwijze raad g. De commissies voortaan (na een korte pauze) direct op elkaar te laten aansluiten en daarbij de maximale bespreektijden voor een onderwerp in de commissie te handhaven, zodat voor de inwoners en raads- en commissieleden nog steeds duidelijkheid qua tijd wordt geboden, maar wachttijd zoveel mogelijk wordt voorkomen. (richtlijn: grote onderwerpen 1 uur, kleinere onderwerpen half uur tot drie kwartier). h. De raadsinformatieavonden voortaan eenmaal per cyclus te organiseren, zo nodig in parallelle sessies en voor urgente gevallen een overloopmogelijkheid te reserveren in bij voorkeur week 4 van de cyclus. i.De agendacommissie te integreren met het fractievoorzittersoverleg tot het presidium, eenmaal per maand, voorafgaand aan de raadsvergadering en zo nodig meer dan eenmaal per maand. j. Technische voorstellen die volgens het presidium geen politieke bespreking nodig hebben direct (d.w.z. zonder commissiebespreking) door te laten geleiden naar de conceptraadsagenda, vast te stellen door de raad. k. Het presidium een verzoek voor een RIA of Dialoogtafel te laten beoordelen op basis van een ingevuld vast format waarin o.a. doel, achtergrond, opbouw programma en aan te leveren stukken staan omschreven. l.

De volgende werkwijze te hanteren in de commissie: • Als de commissie in meerderheid concludeert dat een voorstel voldoende besproken is, concludeert de commissievoorzitter expliciet dat een onderwerp alvast op de conceptagenda van de eerstvolgende raadsvergadering wordt gezet, zodat er geen onnodig tijdsverlies ontstaat door de publicatietermijn van 10 dagen. • De eventueel aangekondigde moties en pre-adviezen bij het voorstel kunnen dan twee weken later in de commissie worden besproken (een week voorafgaand aan de raad). • In een commissie voorbesproken moties en preadviezen worden na bespreking doorgeleid naar de eerstvolgende raad voor stemming als de indiener heeft aangegeven deze te handhaven en de commissie concludeert dat e.e.a. besluitrijp is. (conform RvO art. 28, lid 8 en artikel 29 lid 1). • De raad besluit vervolgens definitief over de agendering bij het vaststellen van de agenda. Verder: • Moties die zonder voorbespreking in de raad worden ingediend als volgt te behandelen in de raad: • De indiener kan de motie kort toelichten (max 2 minuten). • Er is vervolgens gelegenheid voor het college om een reactie te geven (max 5 minuten). • Dan volgt de behandeling in de raad met 1 termijn (max 2 minuten per fractie). • Tenslotte vindt de stemming plaats met mogelijkheid voor een stemverklaring. 6.

Eenmaal per kwartaal een bijeenkomst van de commissievoorzitters te organiseren om zaken aangaande de commissies met elkaar te bespreken. 7. Jaarlijks een bijeenkomst te organiseren over de debat- en voorzittersvaardigheden voor alle raads- en commissieleden en hier ook gezamenlijk de werkwijze te bespreken in evaluerende zin. 8. Na het raadsbesluit op 20 december 2021 en de inwerkingtreding op 1 januari 2022 de griffie de opdracht te geven een aangepast Reglement van Orde voor te bereiden.

Pagina 2 van 3

Evaluatie nieuwe werkwijze raad Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van maandag 20 december 2021.

Mevrouw G.A. Beeksma Griffier

Mevrouw M. ten Bruggencate voorzitter

Pagina 3 van 3