Presentatie RKC BUCH Opvolgingsonderzoek 12 juli 2023_def

Opvolgingsonderzoek Frank van der Knaap Evert Jan van den Brink

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Opvolging van aanbevelingen van vier onderzoeken 

Burgerparticipatie in de BUCH-gemeenten (maart 2018)



GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief (juni 2020)



Inhuur externen (september 2020)



Klachtenbehandelingsstructuur (oktober 2020)

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Onderzoeksvragen Welke besluiten hebben de gemeenteraden genomen naar aanleiding van de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie aan de onderzoeksrapporten heeft verbonden?

Op welke wijze heeft het bestuur daaraan uitvoering gegeven? Biedt het besluitvormingsproces aanknopingspunten voor verbetering? - Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de colleges? - Hoe is de besluitvorming in de BUCH-gemeenteraden op de aanbevelingen verlopen? - Op welke wijze hebben de colleges en de raden de raadsbesluiten uitgevoerd? - Hoe is opvolging en bewaking van dergelijke raadsbesluiten geborgd?

- Telkens: zijn daar vaste procedures voor? - Verzoek BUCH-brede werkgroep Financiële Aspecten: GGD en Inhuur Externen: zijn de aanbevelingen in overeenstemming met aanbevelingen van accountant? Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Beantwoording deelvragen DEELVRAAG 1: Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de Colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten? Burgerparticipatie  Er zijn verschillen in de waardering van de colleges van onderdelen van de conclusies GGD-HN (Uitgeest: Veilig Thuis)  inhoudelijk is gelijkluidend gereageerd: Bergen was wat uitvoeriger over de wijze waarop de aanbevelingen zullen worden uitgevoerd Inhuur Externen  één geïntegreerde reactie  de conclusies worden op hoofdlijnen onderschreven Klachtenbehandelingsstructuur  één geïntegreerde reactie  de conclusies worden op hoofdlijnen onderschreven Proces • Geen vaste procedures, wel onderlinge afstemming tussen de colleges Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Proces rapport en aanbevelingen van de Rkc

Bergen

Uitgeest

Castricum

Heiloo

Rapport besproken in Audit-/raadscie.

Rapport besproken in raad.

Aanbevelingen overgenomen door raad.

Toelichting

Burgerparticipatie







GGD-HN







Op de lijst ingekomen stukken

Inhuur Externen







Op de lijst ingekomen stukken

Klachtenbehandelingsstructuur







Op de lijst ingekomen stukken

Burgerparticipatie







GGD-HN







Inhuur Externen







Klachtenbehandelingsstructuur







Burgerparticipatie







GGD-HN







Inhuur Externen







Klachtenbehandelingsstructuur







Burgerparticipatie







GGD-HN







Inhuur Externen







Klachtenbehandelingsstructuur







Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Beantwoording deelvragen DEELVRAAG 2: Hoe is de besluitvorming in de gemeenteraden verlopen? Is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? Aanbevelingen wel verwerkt in nieuwe werkwijze raad t.a.v. participatie inwoners.

Op de lijst ingekomen stukken

Geen vaste procedures, soms wel een vaste werkwijze: lijst ingekomen stukken (Bergen), via raadscommissie (Castricum), via auditcie (Heiloo).

Beantwoording deelvragen DEELVRAAG 3: Op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd? • Geen vaste procedure voor implementatie van de aangenomen aanbevelingen • Externe inhuur: In bestuurlijke reactie, dus vóór besluitvorming raden: colleges hebben niet gewacht op de besluitvorming in de raden en als bestuur de acties bij de Werkorganisatie belegd.

“algemeen directeur opdracht gegeven om de actiepunten om te zetten in een plan van aanpak en over de voortgang periodiek te rapporteren aan het BUCH-bestuur” • Klachteninfrastructuur: In bestuurlijke reactie, dus vóór besluitvorming raden: van de elf aanbevelingen worden er zes “onderschreven en uitgevoerd”, vier worden “onderschreven en onderzocht” en één wordt niet uitgevoerd.

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Beantwoording deelvragen DEELVRAAG 4: Hoe is opvolging en bewaking van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie geborgd? • Ten tijde van de onderzoeken geen formele procedure of werkwijze voor bewaken en volgen besluiten. • De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij het uitvoerend organisatieonderdeel. Dat geldt ook voor het informeren van de raad over de voortgang. • Wet versterking decentrale rekenkamers (1-1’23): verplichting colleges jaarlijks overzicht aan de raden te verstrekken met stavaza implementatie en uitvoering van de (aangenomen) aanbevelingen aan colleges. • Hiermee is nog geen voorziening voor het monitoren van de implementatie en uitvoering van de (aangenomen) aanbevelingen aan de raden!

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Beantwoording deelvragen DEELVRAAG 5: Voor de onderzoeken GGD en Inhuur Externen: zijn de uitgevoerde aanbevelingen in overeenstemming met de aanbevelingen van de accountant? • Kanttekening: het algemene niveau van de bevindingen van de accountant en de specifieke focus van de Rekenkamercommissie zijn verschillend. Bv Accountant doet uitspraken over overkoepelende proces van Aanbesteding en Inkoop. Rekenkamercommissie keek naar de inhuur van externen. • Op hoofdlijnen zijn aanbevelingen van accountant en de Rekenkamercommissie met elkaar in overeenstemming: algemene teneur is dat er stappen vooruit gezet zijn in het proces van inkoop en aanbesteding, ook waar het de inhuur van externen betreft, maar dat er nog steeds aanleiding is tot het versterken van die processen.

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Opvolging

Beantwoording centrale onderzoeksvraag: conclusies en aanbevelingen Conclusie 1 Bij geen van de vier rapporten hebben alle vier de raden een (positief of negatief) besluit genomen op de aanbevelingen van Rekenkamercommissie. Op de aanbevelingen Burgerparticipatie volgden besluiten van Bergen, Uitgeest en Castricum, maar niet van Heiloo. De aanbevelingen inzake GGD, Externe inhuur en Klachtbehandeling leidden alleen in de gemeente Castricum tot (positieve) raadsbesluiten. Het bestuur van de Werkorganisatie is aan de slag gegaan met de aanbevelingen zonder de besluitvorming in alle raden af te wachten.

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Opvolging

Beantwoording centrale onderzoeksvraag: conclusies en aanbevelingen Lopende het onderzoek is door de raden van Castricum, Heiloo en Uitgeest een procesbeschrijving vastgesteld voor behandeling van Rk-rapporten door de raad. Aanbevelingen bij conclusie 1 1. Aan de raad van Bergen: verzoek uw griffier om het besluitvormingsproces ten aan zien van Rk-rapporten in overeenstemming met de processen in de andere drie gemeenten vast te leggen. 2. Aan de vier gemeenteraden en aan de vier colleges: ga met elkaar in gesprek over wijze waarop het risico op divergerende besluitvorming verkleind kan worden.

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Beantwoording centrale onderzoeksvraag: conclusies en aanbevelingen Conclusie 2 Het merendeel van de aanbevelingen is in uitvoering gebracht, maar een deel is nog in ontwikkeling of slechts gedeeltelijk uitgevoerd.

Aanbevelingen bij conclusie 2 1. Aan de vier colleges: gebiedsregisseurs waardevol voor burgerparticipatie. Mogelijkheden nóg beter benutten?

2. Aan de vier colleges: spoor de GGD aan om het digitaal dossier op korte termijn operationeel te maken. 3. Aan de vier raden: is de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen op de kadernota van de GGD voor u voldoende om uw kaderstellende rol in te vullen? Of een meerjarenuitvoeringsprogramma?

4. Aan de vier colleges: kom zo spoedig mogelijk tot een definitieve formulering van het strategisch personeelsbeleid in het kader van Samen Sterk (Externe inhuur). 5. Aan de vier colleges: maak een adequate administratie en registratie van externe inhuur in inkoopdossiers. Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Beantwoording centrale onderzoeksvraag: conclusies en aanbevelingen Conclusie 3 Niet alle aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan de vier genoemde onderzoeken zijn in uitvoering gebracht.

Aanbevelingen bij conclusie 3 1. Aan het college van Uitgeest: stel een beleidsdocument Burgerparticipatie op. 2. Aan de raden Bergen, Castricum en Heiloo: maak de stukken van de Algemeen Bestuur vergadering van de GGD tot een vast agendapunt bij de raadscommissie. 3. Aan de vier colleges: faciliteer de werkgroep Robuuste rechtsbescherming zodanig, dat er binnen afzienbare tijd voorstellen liggen voor onafhankelijke klachtbehandeling en geactualiseerde interne klachtenregeling. 4. Aan de vier colleges: bespoedig het maken van dwingende afspraken met externe partijen over de informatieverstrekking met betrekking tot de klachtbehandeling. Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023

Opvolgingsonderzoek

Rekenkamercommissie BUCH 12 juli 2023