Overzicht bevindingen VIC en accountant en opvolging mei 2021.pdf

Opvolging bevindingen accountant Datum: Aan: Kopie aan: Van: Onderwerp:

26-5-2021 College B&W Directie BUCH Opvolging managementletter 2020/2019 en rapport van bevindingen 2020/2019/accountant

Jaarlijks voert de accountant twee controles uit, namelijk de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. De interim-controle ziet voornamelijk toe op de controle van de processen binnen de organisatie. Naar aanleiding van deze controle brengt de accountant een managementletter uit. De managementletter is gericht aan de gemeentesecretaris, maar bij de gemeenten is het gebruikelijk dat deze ook wordt gedeeld met het college. Overigens verstrekt IPA-ACON per entiteit een managementletter, zowel voor alle gemeenten als voor de werkorganisatie BUCH. De managementletter van de werkorganisatie BUCH is uitgebreider, daar de werkorganisatie eindverantwoordelijke is voor een aantal processen (zoals de salarisbetalingen en ICT). Op basis van de "bevoegdhedenregeling bestuur Werkorganisatie BUCH 2017" zijn de bevindingen en aanbevelingen uit onze ML dan ook grotendeels gericht aan het bestuur en de directie van de werkorganisatie. De jaarrekeningcontrole behelst voornamelijk de controle van de jaarstukken, maar vaak ook nog een stukje afronding van de controle op de processen. In het jaarrekeningrapport rapporteert de accountant zijn bevindingen.

Naast de controle door de accountant vindt er binnen de organisatie ook een Verbijzonderde Interne Controle (VIC) plaats waarbij de organisatie zelf, op basis van een risico-analyse, een controle uitvoert op de opzet, het bestaan en de werking van de processen. Per trimester worden de bevindingen aan de directie van de BUCH gedeeld. De VIC vormt onderdeel van de controle van de externe accountant. Afgesproken is dat we twee keer per jaar voor het college rapporteren over de bevindingen van de accountant en de opvolging daarvan. Deze rapportage stellen we op na de ontvangst van de managementletter (periode december/januari) en na ontvangst van het rapport van bevindingen (juni/juli). In deze rapportage geven wij kort de stand van zaken weer voor wat betreft de bevindingen zoals die door de accountant zijn gerapporteerd in de managementletter(s) en het (de) rapport(en) van bevindingen bij de jaarrekening. Punten die in de voorgaande rapportage als afgerond waren gerapporteerd nemen we niet meer op in deze rapportage. Tevens hebben wij een prioritering opgenomen per bevindingen, waarbij we onderscheid maken in hoog, midden en laag.

1

Bron Rapport van bevindingen 2019 Managementletter 2020

Bevinding: Verbeteren kwaliteit van het aangeleverde opsteldossier: Voorgaande jaren constateerde de accountant dat de opsteldossiers nog voor verbetering vatbaar waren en dat er het voornemen bestond om te gaan werken met periodieke afsluitingen.

Rapport van bevindingen 2020 Managementletter 2020

Borg de IC in de organisatie Laag Binnen de werkorganisatie is de lijnorganisatie verantwoordelijk voor de interne controle (IC) op de eigen De (V)IC is, conform voorgaande jaren, verdeeld in 3 trimesters processen. De staf toetst vervolgens periodiek (via de VIC) of de IC wordt uitgevoerd en tot welke uitgevoerd, waarbij het laatste trimester begin 2021 heeft bevindingen deze IC leidt. plaatsgevonden. De IC (interne controle binnen de domeinen zelf) is ML 2020: Voorlopige conclusies interne beheersing uitgevoerd op basis van IC-plannen, die een nadere uitwerking hebben Wij zijn van oordeel dat het controleplan 2020 in algemene zin kwalitatief voldoende is, zodat wij er in het gekregen. Domein Samenleven hanteert een eigen ‘intern kader van de jaarrekeningcontroles hier mede op te kunnen steunen. Voor de interne controles 2020 controleplan’. Dit controleplan is specifiek voor het sociaal domein, sociaal domein is gebruik gemaakt van een geactualiseerd controleplan. In de aanpak is een verschuiving maar past wel binnen het algemene kader van het VIC-controleplan gemaakt naar een meer risicogerichte controle. Er zijn twee aanbevelingen: 2020.

- Wij adviseren om de interne controles voor het sociaal domein zoveel mogelijk te integreren in het reguliere Controle Plan van de Werkorganisatie BUCH met het doel om een consistente aanpak, uitvoering en rapportage te borgen; - Wij gaan er vanuit dat de geplande resterende interne controles worden uitgevoerd, een en nader conform het VIC Controle Plan 2020 De BUCH; Neem in overweging om in het kader van de jaarrekeningen 2020 de specifieke (nood)maatregelen i.h.k.v. Corona daarbij mee te wegen/nemen.

2

Prioriteit Laag Het periodiek afsluiten van de administratie (voor het eerst per 13 oktober 2020) en de tussentijdse interne controles op de afloop van (kortlopende) balansposten en het maken van tussentijdse aansluitingen tussen sub-administraties en financiële administratie heeft een positief effect gehad op de kwaliteit van het administratief beheer. De aanleveringen voor het opsteldossier is, ondanks de perikelen rondom het Corona-virus correct verlopen

Bron Rapport van bevindingen 2020

Bevinding: Contracten- en verplichtingen beheer, prestatie akkoord Er is voldoende aandacht voor het (verder) uitwerken/implementeren van een contracten- en We gaan in de tweede helft 2021 de verplichtingenregistratie extra verplichtingenadministratie BUCH-breed. Ter ‘indicatie’ over de voortgang merken wij het vol-gende op. onder de aandacht brengen bij de budgethouders. Op basis van een analyse blijkt dat voor 32% van de inkoopfacturen een verplichting is vastgelegd in het administratieve systeem (voor het registeren van verplichtingen geldt een praktische drempel van € 5.000,of hoger). De Werkorganisatie BUCH wenst dit percentage verder te verbeteren door extra capaciteit in te zetten om de bewustwording bij de budgethouders te vergroten. Er is ten aanzien van het contractenbeheer in 2020 extra inzet gepleegd om contracten in de applicatie Pactum te registreren. In totaal zijn volgens mededeling 230 contracten (BUCH-breed) vastgelegd, dit proces is nog niet afgerond. Bespreek het stilzwijgend verlengen van (langlopende) contracten. Deze bevinding raakt aan-bestedingsrechtelijke, bedrijfseconomisch en/of juridische aspecten. Het betreft hier relatief een beperkt aantal overeenkomsten.

Prioriteit hoog

Pactum, het contracten beheersysteem, wordt steeds verder gevuld. Er is onlangs een analyse gedaan op basis van financiele gegevens welke contracten er nog niet opgevoerd zijn. Op basis van deze informatie wordt proactief achter de contracten aan gegaan. Er wordt gericht van groot naar klein de contracten opgevraagd. Tevens zal er vanuit inkoop in de kwartaal rapportage voor het concern MT een voortgangoverzicht gerapporteerd worden.

Wij hebben eerder aandacht gevraagd voor de budgethoudersregeling en in het bijzonder het accorderen Concerncontrol, businesscontrol en financiële administratie bereiden van de ‘prestatie-akkoord’ door een medewerker die dit als materie-deskundige in redelijkheid kan bewustwordingssessies voor domein- en teammanagers voor. Deze beoordelen. Het is aan de Werkorganisatie BUCH om hierin qua interne be-heersing een passende zullen voor de zomer in alle MT's behandeld worden. Voor (praktische) afweging te maken. De nieuwe budgethoudersregeling is vanaf 2020 in werking getreden. Bij kredietbeheer zullen aparte sessies/ trainingen belegd worden o.a. bij de jaarrekeningcontrole hebben wij hierover nog geen te-rugkoppeling ontvangen behoudens dat een plan summerschool en plaatsvinden in Q3 en Q4 van aanpak in 2021 zal worden opgesteld. Dit aspect komt terug bij de interim-controle 2021.

Rapport van bevindingen 2020

Aanbestedingen Er is in 2020 veel inzet geweest op het proces aanbesteden. Enerzijds is het aantal inkoopadvi-seurs uitgebreid om de kwaliteit van dit proces te versterken; anderzijds is er meer bewustwording bij budgethouders, zijn er instructies opgesteld en wordt er meer en eerder een beroep ge-daan op de inkoopadviseurs; Het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt nog niet altijd juist nage-leefd. Er worden regelmatig afwijkingsbesluiten genomen (d.i. wel rechtmatig) en aanbeste-dingsdossiers zijn niet in alle gevallen terug te vinden in de organisatie. Uit het VIC onderzoek komt naar voren dat afwijkingen worden geconstateerd in die gevallen waarbij geen consultatie heeft plaatsgevonden van een inkoopadviseur.

3

Hoog De nieuwe inkoopwijzer staat online. Er zijn nieuwe templates ontwikkeld, waardoor het eenvoudiger is om een aanbestedingsprocedure op te starten. We verwachten dat daardoor ons eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid beter wordt nageleefd. Daarnaast wordt maandelijks in het MT BUCH een managementinformatie over de afwijkingsbesluiten besproken. We verwachten door deze proces aanpassingen dat er meer vooraf de inkoopadviseurs betrokken worden bij aanbestedngsbehoeften.

Bron Rapport van bevindingen 2019 Managementletter 2020

Bevinding: Prioriteit Aansluitingen met subadministraties vergt aandacht Laag De aansluitingen van de subadministraties huren en pachten, subsidies en sociale uitkeringen verdient Het proces van periodiek afsluiten van de administratie is ingevoerd. aandacht. Bij de accountantscontrole bleek hierdoor bijvoorbeeld de juistheid en volledigheid van Dit resulteert in tussentijdse aansluitingen. Bij de jaarrekeningcontrole opbrengsten niet altijd aantoonbaar. Het is duidelijk welke stappen de organisatie hier moet zetten en zijn deze aansluitingen nogmaals uitgevoerd. De bevinding is hiermee deze stappen zullen in 2019 ook gezet gaan worden. Zoals hiervoor reeds gememoreerd, wordt in 2019 opgevolgd. overgegaan tot het periodiek afsluiten van het (financieel) systeem. Onderdeel van deze afsluiting is het maken aansluitingen met de subadministraties. Rapport van bevindingen 2019: Alle aansluitingen tussen sub-administraties zijn conform de gemaakte afspraken opgesteld en tijdig ter beoordeling aangeleverd. Vanzelfsprekend is de intentie om deze aansluitingen in 2020 periodiek (per maand of per kwartaal) op te stellen, juist ter voorkoming dat een en ander achteraf bij de jaarrekening leidt tot uitzoekwerkzaamheden; Managementletter 2020: De interne controles zijn uitgevoerd, aansluitingen zijn gemaakt en ook de VIC is conform de plan-ning afgerond

Rapport van bevindingen 2019 Managementletter 2020

Ontwikkel aanpak voor kleine zorgverleners: Voor de “kleinere zorgverleners” geldt momenteel een verlicht regime bij de jaarverantwoording. Zo hoeven ze geen accountantsoordeel te overleggen over de rechtmatige besteding van gelden. Rond deze levering van zorg vinden wel acties plaats waaruit kan worden afgeleid dat er in redelijkheid zorg aan cliënten wordt geleverd, maar dit gebeurt niet vanuit een beleidsvisie. De accountant adviseert om te komen tot een andere, praktische aanpak om de levering van zorg vast te stellen. Rapport van bevindingen 2019: Bij de beoordeling van processen is geconstateerd dat de gemeente feitelijk een aantal acties heeft uitgevoerd (onder meer periodieke afstemming met de cliënt, telefoonronde) waaruit kan worden afgeleid dat er zorg aan de cliënt is geleverd. Kortom, rondom de ‘levering van zorg’ vinden al wel acties plaats, maar nog niet vanuit een (beleids)visie. Managementletter 2020: Kleinere zorgleveranciers hadden al een bijzondere positie. Zij hoefden al geen accountantsoordeel te overleggen over de rechtmatige besteding van gelden, waardoor controle op de levering van zorg voor deze zorgverleners in de praktijk geen invulling kreeg.

Nu er, door de nieuwe resultaats-financiering, mogelijk een steekproefsgewijze beoordeling op de prestatielevering wordt geïntroduceerd is er een hulpmiddel om ook bij deze leveranciers controle op de levering van zorg toe te passen. We adviseren u deze beoordeling dan ook uit te strekken over deze zorgverleners.

4

Midden Controle levering zorg wordt meegenomen in de regiegesprekken. IDcheck wordt grotendeels vastgelegd in de Suites.

Bron Managementletter 2019 Rapport van bevindingen 2019

Bevinding: Proces Jeugd en Wmo / Sociaal Domein Het sociaal domein heeft prominent de aandacht gehad van de accountant in de controles 2018/2019 en ook in de rapportages. De belangrijkste aandachtpunten zijn: - Nog onvoldoende interne controle op de verwerking van zorgfacturen in Key2finance; - Borgen van periodieke interne controles op toegang en autorisatie in de zorgapplicatie Suites; - Zorg voor controle op geleverde zorg en de (zichtbare) vaststelling van de identiteit van cliënten; - Clientendossiers zijn in voorkomende gevallen incompleet; - Geen functiescheiding tussen het verwerken van uitkeringsgegevens en betaling bij de uitkeringsadministratie; - Loonkostensubsidiecontrole is nog niet uitgevoerd. In het Rapport van bevindingen 2019 staan de volgende aandachtspunten opgenomen: - Processen verder structureel borgen. - Advies om de cliënten loonkostensubsidies ook in de Suites vast te leggen t.b.v. individuele trajecten; Beleid om rechtmatigheid van (kleine) zorgleveranties vast te stellen nog niet afgerond. - Gemeente blijft afhankelijk van zorgleveranciers en SVB. Advies om beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDO-Notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 zoveel mogelijk in de BUCH-organisatie te implementeren.

Prioriteit Hoog De processen en verantwoording binnen het sociaal domein vragen blijvend de aandacht, zo ook voor dit onderdeel. In 2019 en 2020 zijn een belangrijke stappen gezet, o.a.: - Tussenrekeningen zijn periodiek geschoond; - Voor de voortgangs- en verwerkingsinformatie zijn in 2e helft van 2019 standaard scripts gebouwd die nu gebruikt worden; - Stappen gezet met de autorisaties binnen Suite; - Alle cliëntgebonden betalingen gaan vanaf 2019 volledig via de Suite; - Aansluiting tussen de financiële administratie en Suites is gerealiseerd en er zijn scripts ontwikkeld die een periodieke aansluiting mogelijk maken. Daarnaast zijn de processen van het sociaal domein beschreven met aandacht voor functiescheidingen. Begin 2020 is een IT-audit uitgevoerd waarbij het onderdeel van de functiescheiding in Suites is opgenomen, waaruit geen bijzonderheden zijn gekomen. Deze audit heeft ook over het verslaggevingsjaar 2020 plaatsgevonden.

Managementletter 2019 Rapport van bevindingen 2020

Pas bij de exploitatie Zuiderloo een knip toe in het gemengd project (deel is faciliterend) Al eerder is gemeld dat nadat het bestemmingsplan onherroepelijk is geworden, de ‘knip’ zal worden verwerkt. Het eerstvolgende moment in de rapportagecyclus is de Meerjaren Prognose Grondexploitaties (MPG). Rapport van bevindingen 2019: Zeer recent is bekend geworden dat de bezwaarschriften bij de Raad van Staten zijn ingetrokken waarmee het bestemmingsplan onherroepelijk is geworden. Voor de jaarrekening 2019 te laat om op basis van gekozen uitgangspunten/verdeelsleutel in administratieve zin een opsplitsing te realiseren. Wij adviseren het college om hierover dit jaar een besluit te nemen.

Rapport van bevindingen 2020

Subsidie aanleg A9: Op basis van de verleende subsidie dient de gemeente Heiloo een projectverantwoording af te leggen Op basis van de verleende subsidie dient de gemeente Heiloo een uiterlijk voor 1 augustus 2021. Vanwege de vertragingen zal mogelijk uitstel moeten worden aangevraagd projectverantwoording af te leggen uiterlijk voor 1 augustus 2021. bij de provincie Noord-Holland. De provincie Noord-Holland heeft inmiddels (per mail) ook uitstel verleend Vanwege de vertragingen heeft de gemeente uitstel aangevraagd bij de provincie Noord-Holland. De provincie Noord-Holland heeft inmiddels (per mail) ook uitstel verleend.

5

Midden We hebben de accountant o.b.v. voortschrijdend inzicht voorgesteld om geen knip te zetten in het project Zuiderloo. De administratie nu scheiden voor de gemeentelijke bouwproductie (BPD en Timpaan) en het kostenverhaal voor particuliere initiatieven o.b.v. het exploitatieplan levert een vertroebeling op van het huidige financiële inzicht op. De ontwikkeling Zuiderloo bevindt zich al geruime tijd in de realisatiefase, waardoor veel investeringen al zijn gerealiseerd, verwerkt en verantwoord in de administratie. Deze administratie nu uit elkaar trekken levert een schijnnauwkeurigheid en komt de communicatie en verantwoording over het project niet ten goede. Het college heeft op 16 februari 2021 formeel besloten om de grondexploitatie Zuiderloo niet meer op te knippen in een bouwgrondexploitatie en een facilitair deel. De accountant kan zich vinden in de argumentatie van het college

Midden

Bron Managementletter 2019 Rapport van bevindingen 2019 Managementletter 2020 Rapport van bevindingen 2020

Bevinding: Inkopen en aanbesteden:

Prioriteit Hoog

Managementletter 2019 Rapport van bevindingen 2019

Frauderisico-analyse: In mei is in het college een voorstel vastgesteld hoe in de toekomst Midden Frauderisico’s zijn weliswaar opgenomen in de verschillende processen, maar niet afzonderlijk met de frauderisico analyse wordt omgegaan. De frauderisico-analyse identificeerbaar. Advies om op hoofdlijnen een fraudeanalyse op te laten stellen en met de directie en is voor het eerst opgesteld en wordt vanaf nu periodiek beoordeeld en college te bespreken (wat zijn de belangrijkste frauderisico’s en welke beheersmaat-regelen heeft, of kan bijgesteld. De analyse wordt op alle ambtelijke en bestuurlijke niveaus de gemeente treffen om risico’s zo veel mogelijk te beperken?). Ook vanuit onze beroepsgroep komt besproken, aangezien het voorkomen en bestrijden van fraude een steeds meer focus op fraude en de beheersing daarvan. zaak voor de hele organisatie is. In de analyse wordt uitgelegd waarop Managementletter 2020: Er is dit jaar gestart met een frauderisicoanalyse. In dit document is eerste gelet moet worden. inventarisatie opgesteld om te komen tot een frauderisicobeleid inclusief de implementatie daarvan. Het gaat er om per specifiek bedrijfsonderdeel de risico’s, de kans dat een frauderisico zich zal voordoen, de impact en de eventuele beheersmaatregelen te inventariseren.

Met deze analyses is het de bedoeling om tot een praktische aanpak voor de Werkorganisatie BUCH en gemeenten te komen. De frauderisico analyse dient periodiek met het MT/directie van de Werkorganisatie BUCH, alsmede met de colleges en de leden van de Auditcommissie worden besproken om zowel draagvlak als de be-wustwording te vergroten.

Rapport van bevindingen 2019: Het naleven van het inkoop- en aanbestedingsbeleid verdient nog steeds aandacht. Binnen de Werkorganisatie Wij hebben dit jaar fors ingezet op inkoop: BUCH wordt hieraan zichtbaar gewerkt (d.w.z. het bewustzijn vergroten bij budgethouders, de inzet van De nieuwe inkoopwijzer staat online. Stichting Rijk en meer, en eerder gebruik maken van de inkoopadviseurs). Het is goed om daar het komende Er is hard gewerkt aan nieuwe templates en verwachting is dat deze jaar weer verdere vervolgstappen in te zetten. gereed zijn medio mei 2021. Managementletter 2020: In de nieuw opgerichte adviespoort is het verbeteren van het totale - Het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt nog niet structureel nageleefd (het betreft 6 van de 50 inhuur proces een van de vier projecten die als eerste opgepakt gaat deelwaarnemingen (BUCH breed) welke intern als fout is gekwalificeerd); worden. Voor RO is er wel al separaat een project gestart om - Daar waar wel gebruik wordt gemaakt van de inkoopadviseurs verlopen de aanbestedingen conform het raamovereenkomsten af te sluiten. Het RO project zal in Q4 gereed aanbestedingsbeleid; zijn. - Aanbestedingsdossiers zijn niet altijd meer terug te vinden, ook na herhaaldelijk verzoek tot aanlevering.

Dit kan mede worden gezien in relatie tot het contractenbeheersysteem; - We hebben twee inhuur dossiers nader beoordeeld omdat erbij de interne toetser twijfel is gerezen over de wijze van aanbesteden (Europees). Motivering en vastlegging waarom de organisatie heeft gekozen voor een bepaalde wijze van aanbesteden was niet beschikbaar. Op dit moment wordt er nog intern getoetst. Rapport van bevindingen 2020 Er is in 2020 veel inzet geweest op het proces aanbesteden. Enerzijds is het aantal inkoopadvi-seurs uitgebreid om de kwaliteit van dit proces te versterken; anderzijds is er meer bewustwor-ding bij budgethouders, zijn er instructies opgesteld en wordt er meer en eerder een beroep ge-daan op de inkoopadviseurs; Het eigen inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt nog niet altijd juist nage-leefd. Er worden regelmatig afwijkingsbesluiten genomen (d.i. wel rechtmatig) en aanbeste-dingsdossiers zijn niet in alle gevallen terug te vinden in de organisatie. Uit het VIC onderzoek komt naar voren dat afwijkingen worden geconstateerd in die gevallen waarbij geen consultatie heeft plaatsgevonden van een inkoopadviseur.

6

Bron Managementletter 2020

Rapport van bevindingen 2019

Bevinding: Controleprotocol en normenkader 2020: Ten tijde van de interimcontrole was er nog geen controleprotocol en geactualiseerd normenkader 2020 aanwezig. Verbonden partijen: Een van de financiële afspraken in regionaal verband behelst dat de gemeenschappelijke regelingen op heel beperkte wijze zelf voorzien in het weerstandsvermogen dat ze noodzakelijk achten voor hun bedrijfsvoering (alleen voor ontwikkelingen in loon- en prijspeil), het merendeel van het weerstandsvermogen wordt aangehouden door de deelnemende gemeenten. De verbonden partij zou daarvoor wel de informatie aanleveren.

Het controleprotocol en normenkader 2020 is door de raad vastgesteld.

Prioriteit Laag

Laag Uitgangspunt is dat we dit voor de jaarrekening toepassen. We zijn hierbij wel afhankelijk van de verbonden partijen. Zij dienen de gegevens hiervoor op te nemen in hun begroting en jaarrekening.

Goede invulling geven aan deze afspraak, die volgens het besluit voor het eerst voor de huidige jaarrekening zou gelden, blijkt in de praktijk nog lastig. De algemene jaarrekening-gegevens over 2019 waren bij het opstellen van de jaarrekening nog niet beschikbaar, laat staan de gegevens nodig voor de interne analyse op de weerstandscapaciteit van de betreffende gemeenschappelijke regelingen. We hebben begrepen dat de ‘regietafel NHN’ onlangs een toetsingskader ontwikkeld heeft voor de beoordeling van de begroting 2021 en de jaarstukken 2019. Omdat gebruik van dit kader niet meer in te passen is in de huidige jaarrekening, adviseren we u om deze met ingang van de jaarrekening 2020 toe te passen.

Rapport van bevindingen 2019 Rapport van bevindingen 2020

Nog geen zekerheid vaststelling van de volledigheid op de verwerking van huur- en pachtcontracten. Geen Hiervoor is binnen de (V)IC aandacht. Het proces strategisch sluitende controle in relatie tot het contractenbeheer (VBS). Het risico (onzekerheid) dat er opbrengsten portefeuillemanagement maatschappelijk vastgoed is inmiddels worden gemist / dan wel VBS volledig is. Wij schatten dit risico overigens als beperkt in (PM). beschreven. Hierin zijn huur- en pachtopbrengsten opgenomen.

Laag

Rapport van bevindingen 2019 Managementletter 2020 Rapport van bevindingen 2020

Overige aanbevelingen aanbestedingen Afsluitend hebben wij rondom de aanbestedingen nog de volgende aanbevelingen: • Maak bij externe inhuur bij voorkeur gebruik van een dynamisch aankoopsysteem (DAS); • Overweeg om raamcontracten te sluiten met aannemers en andere dienstverleners die regelmatig allerlei opdrachten voor de BUCH-gemeenten uitvoeren (en de Europese drempel dreigen te overschrijden); • Stel een ‘position paper’ inclusief een adequate motivatie op als de gemeente van mening is dat langdurige verlenging noodzakelijk is. Dit kan alleen als sprake is van cruciale activiteiten (bijvoorbeeld IT of in het sociaal domein). Vervolgens dient de organisatie de opdrachtverlening nog wel te melden op Tenderned. • Wij hebben geadviseerd om bij (Europese) aanbestedingen optioneel rekening te houden met langere termijnen (bijvoorbeeld 8-12 jaar in plaats van 3-4 jaar). Hiermee kan worden voorko-men dat moet worden aanbesteed terwijl dit bedrijfseconomisch niet wenselijk of mogelijk is

Hoog

7

Het proces van aanbestedingen heeft grote aandacht binnen de organisatie. - We maken gebruik van een dynamisch aankoopsysteem; - Voor elke aankoop of investering bepalen wij wat de beste aankoopstrategie is. Als een raamcontract daar het meest passend is, zullen we dat toepassen. Dit is bijvoorbeeld al zo bij de inhuur van medewerkers tot een bepaald niveau; - Het gaat hier vaak om uitzonderingen op de regelgeving. In samenwerking met de afdeling Inkoop zullen we de overwegingen voor een langdurige verlenging gaan vastleggen. - In de nieuw opgerichte adviespoort is het verbeteren van het totale inhuur proces een van de vier projecten die als eerste opgepakt gaat worden. Voor RO is er wel al separaat een project gestart om raamovereenkomsten af te sluiten. Het RO project zal in Q4 gereed zijn.

Bron Rapport van Bevindingen 2020

Bevinding: Jeugd, Wmo en Participatie Zichtbare vaststelling van identiteit en woonplaats van cliënten Wmo en Jeugdhulp blijft een punt van ID-check wordt grotendeels vastgelegd in de Suites. aandacht, ook omdat de wetgeving hiervoor strikte eisen heeft gesteld. De Covid-19 maatregelen maakt dit proces er overigens niet gemakkelijker op. Wij zien het vaststellen van identiteit ook terug komen bij de Tozo-regeling waarbij door de wetgever is aangesloten bij de Participatiewet;

Prioriteit Midden

Managementletter 2020

Jeugd, Wmo en Participatie Bij de re-integratie (Participatiewet), de uitkeringen (alimentatie en verhaal) zijn onzekerheden geconstateerd. Bij de Wmo en Jeugdzorg ontbreken in dossiers vastleggingen over identiteit en woonplaats. Geadviseerd wordt om dit - zo veel mogelijk - te laten herstellen cq. aanvullen.

Hoog Deze bevindingen zijn zo veel mogelijk hersteld of opgelost, dan wel is de financiële impact minimaal in het kader van de jaarrekening

Managementletter 2020

Actualiseer het intern controleplan voor 2021 mede in verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Managementletter 2020

Stel een beleid op inzake 'prestatie-akkoord' en werk dit nader uit inclusief aandacht voor bewustwording Concerncontrol, business control en financiële administratie bereiden bij budgethouders- en beheerders. bewustwordingssessies voor domein- en teammanagers voor. Deze zullen voor de zomer in alle MT's behandeld worden. Voor kredietbeheer zullen aparte sessies/ trainingen belegd worden o.a. bij summerschool. en doorloop vinden in Q3 en Q4

Midden

Managementletter 2020

Ga na of bij steun (subsidie) aan instellingen vanuit het provinciaal steunfonds wordt voldaan aan de provinciale voorwaarden.

Laag

8

Bij het opstellen van het controleplan 2021 is rekening gehouden met de wijzigingen i.v.m. de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording

Voor zover wij nu kunnen overzien is de de enige voorwaarde dat de gemeenten meefinancieren. Daarvan is sprake.

Laag