Overig stuk (_Bijlage 1)_ Participatie- en communicatieplan verkenning toekomstscenario's Heiloo

Participatie- en communicatieplan verkenning toekomstscenario’s Heiloo Inhoud Aanleiding ...........................................................................................................................................2 Doel ....................................................................................................................................................2 Doelgroepen .......................................................................................................................................3 Rollen ..................................................................................................................................................3 Participatie..........................................................................................................................................3 Participatievragen...............................................................................................................................4 Participatiemethoden .........................................................................................................................4 Geslaagde participatie ........................................................................................................................5 Communicatie

....................................................................................................................................5 Lokale campagne ................................................................................................................................6 Informatie ...........................................................................................................................................6 Terugkoppeling ...................................................................................................................................6 Planning ..............................................................................................................................................6

1

Aanleiding De gemeenteraad van Heiloo heeft tussen juli 2024 en februari 2025 een bestuurskrachtonderzoek laten uitvoeren. Dit onderzoek is gedaan om te toetsen of de gemeente nu en in de toekomst voldoende bestuurskrachtig is om maatschappelijke opgaven het hoofd te kunnen bieden. Op 27 mei jl. heeft de gemeenteraad van Heiloo besloten om het college een opdracht te geven een onderzoekskader op te leveren, uiterlijk 1 juli, voor een objectieve verkenning naar de vier toekomstscenario’s: • bestuurlijke fusie met de vier BUCH-gemeenten • bestuurlijke fusie met drie van de vier BUCH-gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo • voortzetting samenwerking binnen de BUCH-organisatie (met evt. uittreden van Uitgeest) • volledig zelfstandig doorgaan als gemeente Heiloo Naast het onderzoekskader krijgt het college ook de opdracht om een communicatie- en participatietraject voor te bereiden voor de verkenning van de toekomstsscenario’s, te starten voor de zomer van 2025. De gemeenteraad wil inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners betrekken. Dat wil de gemeenteraad doen middels een inwonersconsultatie en verdiepende gesprekken. Dit participatieplan beschrijft hoe die participatie concreet invulling krijgt en met welk doel.

Doel Het onderzoekskader geeft richting aan de objectieve verkenning naar de verschillende bestuurlijke toekomstscenario’s. Het besluit over de bestuurlijke toekomst heeft impact voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in Heiloo. De gemeenteraad wil inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties de mogelijkheid bieden om hun mening te geven. Participatie richt zich op het ophalen van het maatschappelijk perspectief op de toekomst van Heiloo en niet op de formele scenariokeuze, die is aan de gemeenteraad. Concreet gaat het om de vraag wat er voor de genoemde drie doelgroepen belangrijk is voor de toekomst van Heiloo en waarom (‘wensen, zorgen en argumenten’). Het gaat dan onder meer over thema’s als voorzieningen, dienstverlening en de cultuur en identiteit van Heiloo. Deze informatie kan de gemeenteraad ook helpen om een kwalitatief beter besluit te nemen, rekening houdend met wat er leeft. Zodat het uiteindelijke besluit op meer draagvlak kan rekenen onder inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties van Heiloo. Het gaat immers om een fundamentele keuze over de toekomst van het dorp. Het communiceren met en betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties heeft meerdere doelen: (1) De doelgroepen informeren over de afweging die de gemeenteraad te maken heeft, de aanleiding en de redenen daarvoor.

(2) De doelgroepen informeren over de verschillende mogelijke scenario's en het onderzoek daarnaar. (3) Het ophalen van het maatschappelijk perspectief op de toekomst van Heiloo. Concreet gaat het om de vraag wat er voor de genoemde doelgroepen belangrijk is voor de toekomst van Heiloo en waarom (‘wensen, zorgen en argumenten’), zodat dit perspectief – en de onderscheidingen daarin – kan worden meegenomen in de besluitvorming over de bestuurlijke toekomst van Heiloo.

2

Doelgroepen Dit participatieplan richt zich op alle inwoners en op de ondernemers en maatschappelijke organisaties van de gemeente Heiloo. Passend bij de demografie van onze gemeente. Over het algemeen bereiken we de jongeren en jonge gezinnen slechter dan de oudere inwoners. Naar de toekomst toe hebben deze beide groepen een belangrijke stem. In de ingezette instrumenten streven we ernaar ook vanuit deze groepen voldoende respons te hebben.

Rollen Inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties In deze fase van het proces raadplegen we inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties over wat voor hen belangrijk is voor de toekomst van Heiloo en waarom als het gaat om voorzieningen, dienstverlening, nabijheid etc. In termen van de participatieladder is het niveau van participatie ‘meeweten en/of meedenken’. Gemeenteraad De gemeenteraad stelt de kaders voor zowel het onderzoek als de communicatie en participatie. Ook heeft de gemeenteraad uitgesproken zelf een actieve rol in de participatie te willen hebben. Uiteindelijk is het ook de gemeenteraad die het besluit neemt over de bestuurlijke toekomst van Heiloo. Begeleidingscommissie Toekomst van Heiloo De begeleidingscommissie heeft een technisch-inhoudelijke, toetsende en adviserende rol en bewaakt gedurende de uitvoering de kaders van de gemeenteraad. Ook rapporteert en adviseert de begeleidingscommissie aan de gemeenteraad. College van b en w De burgemeester en wethouders voeren de opdracht van de gemeenteraad uit om participatie en communicatie op te zetten in het proces over de Toekomst van Heiloo en zijn als uitvoerend bestuur actief betrokken.

Ambtelijke ondersteuning Gemeentesecretaris, gebiedsregisseur en communicatieadviseur werken faciliterend en ondersteunend samen met adviesbureau Necker/Citisens: - communicatie over het hele traject en de toekomst van Heiloo: gemeente in de lead, maar met ondersteuning van Necker/Citisens; - communicatie binnen het participatietraject (campagne, uitnodigingen, etc.): Necker/Citisens in de lead, levert content en bouwstenen, maar wel met gebruik kanalen gemeente; - participatie: inhoud en begeleiding voor Necker/Citisens (in afstemming gemeente); - participatie: randvoorwaarden en faciliteiten verzorgd door gemeente.

Participatie College en gemeenteraad hebben criteria meegegeven voor de uitwerking van het communicatie- en participatieplan. De gemeenteraad vindt het belangrijk om: - nadrukkelijk een prominente rol in de participatie te hebben en gesprekspartij te zijn voor bewoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers; - goed meegenomen te worden in alle stappen, bijvoorbeeld ook met opstellen van enquête; - de communicatie in duidelijke heldere taal (B1) te communiceren; 3

-

de communicatieboodschap / kernboodschap vroegtijdig op te nemen en ook duidelijk terug te laten vinden op de website.

De participatieopbrengsten wegen mee in de uiteindelijke besluitvorming van de gemeenteraad, evenals de uitkomsten van het verdiepend onderzoek en de verkennende gesprekken met de andere gemeenten. Oftewel: participatie is één van de belangrijkste, maar is niet het doorslaggevende ingrediënt om te komen tot een besluit.

Participatievragen De participatie is geen enkelvoudige peiling over de vraag: met welke gemeenten moet Heiloo samenwerken of samengaan? Dat besluit is aan de gemeenteraad. De gemeente en gemeenteraad stellen in de participatie de vraag wat er voor de genoemde drie doelgroepen belangrijk is, wat ze ter overweging mee willen geven, voor de toekomst van Heiloo en waarom (‘wensen, zorgen en argumenten’). In algemene zin, en ook ten aanzien van de verschillende te onderzoeken scenario's.

Participatiemethoden Online inwonerconsultatie met aansprekende campagne Een online consultatie is een beproefde, makkelijke en toegankelijke manier voor inwoners om hun mening te geven en om zo tot een representatief beeld te komen. De vragenlijst bereiden we voor samen met de gemeenteraad. Voor digitaal minder vaardige mensen is de vragenlijst ook op papier beschikbaar. Om zoveel mogelijk inwoners te bereiken uit de verschillende doelgroepen doen we een aantal dingen: • We zetten een online campagne in, waarbij er door middel van geo-targeting aandacht wordt gevraagd voor het onderzoek via advertenties op sociale media (Facebook en Instagram) en nieuwsplatforms (NU.nl en AD.nl). En we zetten onze eigen kanalen in, online en via gemeentenieuws. • Optie: Inwoners ontvangen een ansichtkaart (of andere uitnodiging) die huis-aan-huis wordt verspreid. • Papieren vragenlijst met 0800-nummer. Voor inwoners die het lastig vinden om digitaal de vragenlijst in te vullen stellen we een 0800-nummer open waar zij naartoe kunnen bellen. Zij ontvangen dan een papieren vragenlijst die ze ingevuld weer terug kunnen sturen. Deze optie werkt het beste in combinatie met offline communicatie, zoals de advertentie in het huis-aanhuisblad of een mededeling op de gemeentepagina waarmee het 0800-nummer wordt gecommuniceerd. • Roadshow met raadsleden.

Op verschillende momenten tijdens de consultatie gaan raadsleden in gesprek met inwoners. Dit heeft twee doelen: 1) inwoners oproepen en helpen om enquête in te vullen en; 2) informeel in gesprek. Eventueel ook met een aansprekend object/ijsbreker die interactie stimuleert en waarmee/waarop opbrengst ook kan worden vastgelegd. Te denken is aan: - Marktkraam, koffiekar, ijscokar (Het Baafje, ’t Loo, Hoekstuk, Stationsgebied) - Koffie met de raad (Trefpunt, kantine sportvereniging, bibliotheek) - … • Het onderzoek is beschikbaar via een open link: www.ikdenkmeeoverHeiloo.nl Verdiepende gesprekken Naast de inwonersconsultatie wil de gemeente faciliteren dat de gemeenteraad drie verdiepende gesprekken kan voeren, één voor elke doelgroep: inwoners, ondernemers en maatschappelijke 4

organisaties uit het dorp. Te denken valt bijvoorbeeld aan de ondernemersvereniging, winkeliersvereniging, VIP en vertegenwoordigers van sport- en cultuurverenigingen. De hoofdvraag voor deze gesprekken is dezelfde als voor de inwonerconsultatie. Vragen en werkvorm worden verder voorbereid in samenspraak met de begeleidingscommissie en de bijeenkomsten worden extern begeleid.

Geslaagde participatie De participatie is geslaagd, als de doelen van dit plan gerealiseerd zijn, dus als: • De doelgroepen goed geïnformeerd zijn en een representatieve afspiegeling van de gemeenschap in Heiloo deel uit heeft gemaakt van de participatie. • Het maatschappelijke perspectief van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties – en de onderscheidingen daarin – op een uitnodigende en navolgbare manier is verzameld en op een toegankelijke manier in beeld is gebracht voor raadsleden en inwoners ten behoeve van de bestuurlijke besluitvorming.

Communicatie Het is belangrijk om inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties vanaf de start duidelijk te maken voor welke uitdaging we staan en dat we de inbreng van onze eigen inwoners hier hard bij nodig hebben. Voor de zomer start de communicatie. We geven een stand van zaken; wat speelt er nu, waar staan we, wat wordt er nu dieper onderzocht en hoe kunnen inwoners straks meedenken aan het einde van de zomer.

Kernboodschap De gemeenteraad van Heiloo wil eind 2025 een besluit nemen over de bestuurlijke toekomst van de gemeente. Uit onderzoek blijkt dat de gemeente Heiloo onvoldoende bestuurskrachtig is. Oftewel: de gemeente is naar de toekomst toe niet voldoende in staat om haar taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren. De gemeenteraad wil onderzoeken hoe we dat wel kunnen doen. Daarom worden vier scenario’s onderzocht: 1. Fusie met vier BUCH-gemeenten 2. Fusie met drie van de vier BUCH-gemeenten 3. Voortzetten samenwerking binnen BUCH (mogelijk zonder Uitgeest) 4. Volledig zelfstandig doorgaan Omdat dit besluit impact heeft op iedereen in Heiloo, wil de raad weten wat inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties belangrijk vinden. Niet om te stemmen over een scenario, maar om wensen, zorgen en argumenten op te halen over onderwerpen als voorzieningen, dienstverlening en identiteit. Na de zomervakantie kunnen mensen meedenken via een online consultatie en verdiepende gesprekken. Zo kan de gemeenteraad van Heiloo een betere afweging maken, met oog voor wat er leeft in het dorp.

5

Lokale campagne Door middel van een lokale campagne mag het geen enkele inwoner, ondernemer of maatschappelijke organisatie ontgaan dat de gemeentelijke organisatie met deze verkenning gaat starten. Ook de gemeentelijke organisatie zelf zal in het gehele traject goed worden geïnformeerd. - Website www.heiloo.nl met mogelijkheid projectenpagina of landingspagina over de verkenning van de Toekomst van Heiloo. - Website www.ikdenkmeeoverheiloo.nl - Social media kanalen o Facebook o Instagram o Betaalde geo-targetting - Gemeentenieuws à pagina in de lokale krant met nieuws en berichten van de gemeente. - Lichtkrant/buitenreclame - Eerdergenoemde bijeenkomsten - Persgesprek (goede relaties lokale media, waaronder lokale kranten De Uitkijkpost en nieuwblad Heiloo, Noordhollands Dagblad).

Informatie Op de pagina Toekomst van Heiloo op de gemeentelijke website communiceert de gemeente de uitwerking van het project. Op deze manier hebben alle inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties op dezelfde wijze en op hetzelfde moment toegang tot dezelfde informatie.

Terugkoppeling De bevindingen van het participatietraject leggen we vast in een rapportage. We presenteren deze bevindingen in een openbare bijeenkomst voor gemeenteraad en samenleving. Op deze wijze vindt ook terugkoppeling plaats van de participatie aan de deelnemers hiervan.

Planning • •

Juni Juli

o

Selecteren externe partij, voorbereiden kader en uitvoering

Vaststellen kader en start met de communicatie over het ‘waarom’ en het participatieproces Augustus o Afstemming met begeleidingscommissie over inwonerenquête en participatie (25 of 26 augustus) September o Uitzetten enquête, roadshow, verdiepende gesprekken, verwerken enquête en analyse uitkomsten Oktober o Oplevering rapportage en terugkoppeling aan de gemeenteraad o

•

•

•

6