Notitie werkwijze raad voor RIA 29 november 2021.doc

NOTITIE VOOR DE RAAD

aan van

De raad Werkgroep nieuwe werkwijze raad tbv de RIA op 29 november 2021

onderwerp datum bijlagen

Evaluatie nieuwe werkwijze raad 24 november 2021 5 1> evaluatiedocument 2> input van raad e.a. over nieuwe werkwijze raad 3> beantwoording evaluatievragen november 2021 4> samenvatting uitkomsten QSLD 5> enquête deelnemers raadsactiviteiten

Samenvatting Op 1 april 2021 is de gemeenteraad gestart met een nieuwe werkwijze. Door de situatie rond Corona hebben we het vergadermodel maar beperkt kunnen invoeren en dan ook nog grotendeels digitaal. Daarom kunnen we op dit moment niet vaststellen of het vergadermodel voldoet aan de hoofddoelstellingen; meer participatie, meer interactie en breder gedragen besluiten. Wel hebben we tijdens de afgelopen maanden veel (praktische) suggesties voor aanpassingen en verbeteringen gekregen van raadsleden, commissieleden, college en organisatie. Deze suggesties zijn vooral gericht op meer ruimte voor gesprek en debat, afstemming en minder tijdsdruk. Voorgesteld wordt om de hoofddoelstellingen van het model te handhaven en de manier van werken met een aantal wijzigingen voort te zetten. Voorstel voor de raad: 1. Te constateren dat door beperkte invoering van het nieuwe vergadermodel als gevolg van Corona na deze proefperiode (april t/m november 2021) nog niet kan worden vastgesteld of het vergadermodel voldoet aan de hoofddoelstellingen; meer participatie, meer interactie en breder gedragen besluiten. 2. Te concluderen dat uit de Quick Scan Lokale Democratie 2021 (QSLD) blijkt dat de 4 topprioriteiten van inwoners, raad, college en ambtenaren aansluiten bij de doelstellingen van het nieuwe vergadermodel: a. beter luisteren naar de mening van inwoners b.

opener en transparanter werken c. inwoners meer laten meepraten d. verbeteren van (het functioneren) van de gemeenteraad. 3. De uitkomsten van de QSLD (2021) te laten gelden als een nulmeting voor de lokale democratie en als handvat voor het functioneren van de gemeenteraad de komende tijd. De QSLD daarna periodiek te herhalen.

PAGINA 1 van 4

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

4. Vast te stellen dat er diverse suggesties zijn gedaan om de werkwijze te verbeteren, vooral gericht op meer ruimte voor gesprek en debat, afstemming en minder tijdsdruk. 5. De hoofddoelstellingen van het model te handhaven en de manier van werken met een aantal wijzigingen voort te zetten (zie ook het evaluatiedocument; geel gemarkeerde passages): a. De dinsdag als vaste vergaderdag te overwegen. b. De start van de raadsactiviteiten te handhaven op 19.30 uur. c. De commissie AZ en de raadsvergadering te integreren. d. De raadsvergadering en commissievergaderingen op verschillende avonden te organiseren. e. De raadsvergadering eenmaal per cyclus te organiseren (ipv tweemaal). Start ca. 21.00 uur. f. Twee commissierondes per cyclus te handhaven. De eerste commissie in een cyclus is primair bedoeld voor de bespreking van raadsvoorstellen van de eerstkomende raad. De tweede commissieronde is primair bedoeld voor de behandeling van de moties en preadviezen, korte tweede ronde bij een raadsvoorstel en bespreeknotities etc. (parallelle sessies blijven het uitgangspunt) g. De commissies voortaan (na een korte pauze) direct op elkaar te laten aansluiten en daarbij wel de maximale bespreektijden voor een onderwerp in de commissie te handhaven.

Hiermee wordt voor de inwoners en raads- en commissieleden nog steeds duidelijkheid qua tijd geboden, maar wordt wachttijd zoveel mogelijk voorkomen. (richtlijn: grote onderwerpen 1 uur, kleinere onderwerpen half uur tot drie kwartier). h. De raadsinformatieavonden voortaan eenmaal per cyclus te organiseren, zo nodig in parallelle sessies. Voor urgente gevallen een overloopmogelijkheid te reserveren. Week 4 is een reservemogelijkheid voor een extra RIA in urgente gevallen. i. De agendacommissie te integreren met het fractievoorzittersoverleg tot het presidium, eenmaal per maand, voorafgaand aan de raadsvergadering. Indien nodig vindt het presidium meer dan eenmaal per maand plaats. j. Technische voorstellen die volgens het presidium geen politieke bespreking nodig hebben direct (dwz zonder commissiebespreking) door te laten geleiden naar de raadsagenda. Als de raad het onderwerp toch eerst wil bespreken in een commissie, kan de raad daartoe besluiten bij het vaststellen van de agenda. k. Het presidium een verzoek voor een RIA of Dialoogtafel te laten beoordelen op basis van een ingevuld format waarin o.a. doel, achtergrond, opbouw programma en stukken staan omschreven. l.

De volgende werkwijze te hanteren in de commissie: • Als de commissie in meerderheid concludeert dat een voorstel voldoende besproken is, concludeert de commissievoorzitter expliciet dat een onderwerp alvast op de conceptagenda van de eerstvolgende raadsvergadering wordt gezet, zodat er geen onnodig tijdsverlies ontstaat door de publicatietermijn van 10 dagen. De eventueel aangekondigde moties en pre-adviezen bij het voorstel kunnen dan twee weken later in de commissie worden besproken (een week voorafgaand aan de raad). • In een commissie voorbesproken moties en preadviezen worden na bespreking doorgeleid naar de eerstvolgende raad voor stemming als de indiener heeft aangegeven deze te handhaven en de commissie concludeert dat e.e.a. besluitrijp is. (art. 28, lid 8 en artikel 29 lid 1). • De raad besluit vervolgens definitief over de agendering bij het vaststellen van de agenda.

PAGINA 2 van 4

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

Verder: • Moties die zonder voorbespreking in de raad worden ingediend als volgt te behandelen in de raad: • De indiener kan de motie kort toelichten (max 2 minuten). • Er is vervolgens gelegenheid voor het college om een reactie te geven (max 5 minuten). • Dan volgt de behandeling in de raad met 1 termijn (max 2 minuten per fractie). • Tenslotte vindt de stemming plaats met mogelijkheid voor een stemverklaring. m. Eenmaal per kwartaal een bijeenkomst van de commissievoorzitters te organiseren om zaken aangaande de commissies met elkaar te bespreken. n. Jaarlijks een bijeenkomst te organiseren over de debat- en voorzittersvaardigheden voor alle raads- en commissieleden. o. De griffie na de RIA opdracht te geven een raadsvoorstel voor te bereiden waarin bovenstaande is verwerkt. Het vergaderschema komt er na verwerking van de wijzigingen als volgt uit te zien.

Cyclus Week 1

Fase

Bijeenkomst

Doel

Oordeelsvorming

Commissies (In parallelle sessies)

Oordeelsvorming

Dialoogtafels Informatiemarkt Raadsinformatieronde

Beeldvorming

Uitwisselen van politieke standpunten

Primair voor: raadsvoorstellen

Week 2 Beeldvorming

Informatie verzamelen

Week 3

Oordeelsvorming

Commissies (in parallelle sessies)

Oordeelsvorming Uitwisselen van politieke standpunten Primair voor: moties en pre- adviezen, bespreeknotities, korte 2e bespreking raadsvoorstellen

Week 4

Voorbereiding

Agendacommissie i.c.m. Fractievoorzittersoverleg

Vaststellen agendering en wijze besluitvorming, lange termijn agenda

Beeldvorming

Overloop RIA Dialoogtafels Informatiemarkt Raadsinformatieronde Raadsvergadering

Informatie verzamelen

Besluitvorming

PAGINA 3 van 4

Besluitvorming

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

PAGINA 4 van 4