Memo van Zaffier aan raden gemeenschappelijke adviescommissie

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier Aan Van Datum Bijlage

: de gemeenteraden : Jacco Mokveld, directeur Zaffier, namens het algemeen bestuur van Zaffier : 21 augustus 2023 : memo pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

Gevraagd besluit De Raad besluit: - het algemeen bestuur van Zaffier te verzoeken een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen in de vorm van een pilot voor een periode van twee jaar

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

Memo Aan Kopie

: de Raad :

Van Contact

: Jacco Mokveld, directeur Zaffier, namens het algemeen bestuur van Zaffier : Nikita Buis n.buis@zaffier.nl / Petra Gerritsen p.gerritsen@zaffier.nl

Betreft

: Voorstel tot starten van een pilot voor het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

Aanleiding Eén van de onderwerpen/artikelen die worden genoemd in het kaderstellend besluit inzake wijzigingen Wet gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord betreft de mogelijkheid tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie (artikel 24A). Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) is verplicht om een adviescommissie in te stellen als alle raden hierom vragen; er is dus unanimiteit van alle raden vereist. GR Zaffier stelt voor om als pilot voor de duur van twee jaar een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen. In dit memo leest u de achtergronden, de overwegingen van Zaffier en het gevraagde besluit. Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Op 1 juli 2022 is de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. Deze wetswijziging heeft tot doel het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden, provincie staten en algemene besturen van waterschappen bij taken die in gemeenschappelijke regelingen worden uitgevoerd. Dat gebeurt door meer ruimte te geven voor keuzes over de werking van een gemeenschappelijke regeling. De wetswijzigingen voorzien in nieuwe instrumenten die meer ruimte bieden aan raadsleden om hun kaderstellende en controlerende rol binnen de besluitvorming van gemeenschappelijke regelingen beter vorm te geven.

Het deel van de wetswijziging met de verplichting om gemeenschappelijke regelingen aan te passen kent een implementatieperiode van 2 jaar. Dit betekent dat op 1 juli 2024 alle regelingen aangepast moeten zijn. De regietafel Noord Holland Noord neemt het voortouw in het wijzigingstraject van de Wgr.

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

Raadsleden beter in positie Om raadsleden beter in positie te brengen, zijn er in de nieuwe wet een aantal wijzigingen doorgevoerd, onder andere met betrekking tot de informatiepositie van de raad. Daarnaast komt er de mogelijkheid tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie, bestaande uit raadsleden. Gemeenschappelijke adviescommissie Zoals hierboven beschreven is één van de instrumenten, om raadsleden beter in positie te brengen, de mogelijkheid van gemeenteraden van de deelnemende gemeenten om een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen. Door middel van deze adviescommissie kunnen gemeenteraden in een vroeg stadium worden betrokken bij geplande besluiten van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam. Daarnaast kan de adviescommissie het algemeen bestuur adviseren omtrent voorgenomen besluiten en (gezamenlijke) standpunten van de raden van de deelnemende gemeenten ten aanzien van de gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) voorbereiden. De gemeenschappelijke adviescommissie is onderdeel van een gemeenschappelijke regeling en wordt daarom ingesteld door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) is verplicht om de commissie in te stellen als alle raden hierom vragen. Daarbij is unanimiteit van alle raden vereist.

SORA rapport In oktober 2021 hebben de gemeenteraden van de aan Zaffier deelnemende gemeenten ingestemd met het rapport “Bouwen aan SORA”. In het rapport wordt het volgende voorgesteld: “(…) Vooruitlopend op de herziening van de Wgr, een gemeenschappelijke raadsadviescommissie in het leven te roepen. Op deze wijze groeit de lokale betrokkenheid bij SORA, kan het gesprek tussen raadsleden en het bestuur van SORA rechtstreeks plaatsvinden en kunnen de leden van de commissie gemakkelijk de verbinding in eigen huis leggen met hun collega-raadsleden.” Hierop voortbouwend heeft op 8 maart jl. een informatiebijeenkomst voor raadsleden plaatsgevonden over het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie voor Zaffier. Het doel van deze bijeenkomst was om met elkaar in gesprek te gaan over de uitgangspunten van de wet en of een adviescommissie wenselijk is voor Zaffier. Het ging om een eerste verkenning waarin een aanzet is gemaakt over de rol, het doel, de onderwerpen en waar de adviescommissie zich toe verhoudt. Kort samengevat zagen de aanwezigen een aantal voordelen, maar waren er ook nog de nodige vragen en twijfels over de meerwaarde van een gemeenschappelijke adviescommissie.

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

Pilot Zaffier Zaffier ziet meerwaarde voor het starten van een pilot met een gemeenschappelijke adviescommissie. Een adviescommissie kan een instrument zijn om de betrokkenheid van de raden bij Zaffier te vergroten. Daarnaast kan direct afstemming plaatsvinden met het algemeen bestuur over grote thema’s. Ook kan het, het gehele besluitvormingsproces ten goede komen en worden voorstellen mogelijk breder gedragen. Advies griffiers instellen gemeenschappelijke adviescommissie GR’en Bij de Regietafel NHN is besproken dat de GR Zaffier kan fungeren als pilot voor de gehele regio voor wat betreft het traject rondom de gemeenschappelijke adviescommissie. De griffiers adviseren in dit stadium geen gebruik te maken van de instelling van een adviescommissie voor alle GR’en. Zie hieronder voor de argumenten. Wél geven zij aan dat het van belang is goed af te wegen bij welke GR een adviescommissie het meest relevant kan zijn. Indien de wens bestaat te experimenteren met deze mogelijkheid, lijkt het zinnig te starten met een GR met een relatief klein aantal deelnemers. In de regio Alkmaar zou Zaffier het meest voor de hand liggen.

De volgende overwegingen liggen ten grondslag aan het advies van de griffies om in dit stadium niet voor alle GR’en gebruik te maken van de mogelijkheid tot het instellen van een adviescommissie: - Werken met een beperkte afvaardiging per raad (als een soort raadsrapporteurs) levert in de praktijk veelal gecompliceerde situaties op, waaronder het goed organiseren van de terugkoppeling (zowel vooraf als achteraf). Hierdoor kan een groot verschil in kennis en achtergrond binnen de raden ontstaan. Opties waarbij deze informatie breder wordt gedeeld hebben dan de voorkeur. - Meer grip betekent ook meer werk: een adviescommissie moet afzonderlijk bemenst worden, voorbereid en een aantal keer per jaar bij elkaar komen, naast alle bestaande lokale en regionale bijeenkomsten. De adviescommissies worden per GR ingesteld, dus dat kan qua werkbelasting flink oplopen. - Sommige GR-en kennen tot wel 16 deelnemers. Stel dat per raad twee leden worden afgevaardigd, dan zit er een gezelschap van 32 deelnemers aan tafel zonder duidelijk mandaat vanuit hun raden die het bestuur en hun eigen raden van advies moeten voorzien. Dit vraagt duidelijke werkafspraken. - Van belang is goed af te wegen bij welke GR een adviescommissie het meest relevant kan zijn.

Indien de wens bestaat te experimenteren met deze mogelijkheid, lijkt het zinnig te starten met een GR met een relatief klein aantal deelnemers. In de regio Alkmaar zou Zaffier het meest voor de hand liggen.

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

-

-

Afgewogen kan worden of het instellen van een adviescommissie gewenst is of dat wellicht bredere inhoudelijke betrokkenheid georganiseerd kan worden via opties als de hierboven beschreven extra zienswijzeprocedure op meer inhoudelijke stukken, mogelijk aangevuld met een actief proces van ophalen van informatie bij raden aan de voorkant. In de huidige werkwijze is al het nodige georganiseerd om de afstemming met GR-en en de deelnemende raden onderling te organiseren, denk aan de regiobijeenkomsten twee keer per jaar over de kadernota’s en de begrotingen van de diverse GR-en. Op deze bijeenkomsten zijn de GR-en aanwezig voor een toelichting en is er gelegenheid als raden onderling de zienswijzen af te stemmen. Voorts is een vergelijkbare, maar geformaliseerde, werkwijze met een adviescommissie in de regio Kop van Noord-Holland al sinds een aantal jaren operationeel. Hieraan kunnen alle fracties deelnemen met een vertegenwoordiger (kan zowel een raadslid zijn als een commissielid, niet zijnde een raadslid). Het is daarom zaak goed af te wegen hoe deze bestaande alternatieven zich verhouden tot de mogelijkheid van het instellen van adviescommissies onder de nieuwe Wgr.

Voorstel kaders bij pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier 1. De gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier is door het algemeen bestuur van Zaffier ingesteld om te fungeren als klankbordgroep voor het algemeen bestuur van Zaffier. Daarnaast heeft de raadsadviescommissie een adviserende rol. 2. De gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier onderschrijft de visie en missie van Zaffier. 3. De gemeenschappelijke adviescommissie: a. Toetst meerjarenplannen vooraf en geeft hier input op; b. Adviseert op voorstellen vóórdat ze in de gemeenteraad komen; c. Adviseert over verschillende onderwerpen die verband houden met de hoofddoelstellingen van Zaffier. 4. De advisering heeft een niet bindend karakter. Het bestuur van Zaffier kan besluiten om hier geen gevolg aan te geven. 5. De gemeenschappelijke adviescommissie bestaat uit 6 raadsleden, één uit iedere deelnemende gemeente van Zaffier (met eventueel een aangewezen plaatsvervanger). Alle raadsleden kunnen optreden als commissielid.

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

6. De gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier kan uit haar midden een voorzitter benoemen. 7. De gemeenschappelijke adviescommissie komt één keer per halfjaar bij elkaar. 8. Indien van toepassing houdt de gemeenschappelijke adviescommissie via de aangewezen contactpersoon, het bestuur van Zaffier op de hoogte van de activiteiten van de commissie. 9. Het lidmaatschap van de gemeenschappelijke adviescommissie eindigt van rechtswege op het moment dat men ophoudt lid te zijn van de raad uit wiens midden men aangewezen is. Succesfactoren pilot Ook moeten er kaders gesteld worden voor wanneer de pilot een succes is. Vanuit Zaffier is de pilot een succes als de raadsadviescommissie iets toevoegt aan het huidige proces van adviseren en besluiten, de raden zich betrokken voelen bij Zaffier en Zaffier zien als organisatie die het beste voor heeft met hun inwoners. Vanuit de gemeenteraden kunnen er ook nog factoren zijn die bijdragen aan het succes van de pilot. Deze factoren moeten nog geïnventariseerd worden en kunnen toegevoegd worden aan de uiteindelijke kaders. Voorstel Pilot Goed kunnen experimenteren vraagt een fluïde oplossing. De uitkomsten van de pilot zullen nog niet uitgekristalliseerd zijn als de raden in oktober kaders vaststellen voor de wijzigingen in de Wgr, en naar verwachting ook nog niet als de gewijzigde GR in het voorjaar van 2024 daadwerkelijk vastgesteld wordt.

Om de pilot goed vorm te geven moet nagedacht worden over hoe je kunt experimenteren en oefenen met de argumenten voor- en tegen, rekening houdend met termijnen en juridische voorschriften en hier voldoende tijd voor te nemen. Dit maakt dat Zaffier wil voorstellen om een pilot te starten met een looptijd van 2 jaar. Deze looptijd is nodig, aangezien het wenselijk is om meerdere keren bij elkaar te kunnen komen. De vraag is hoe vaak er grote thema’s voorbij komen waar de gemeenschappelijke adviescommissie voor bij elkaar komt. Een kortere looptijd zou mogelijk kunnen leiden tot te weinig ervaring met de werking van de adviescommissie. Daarnaast is een voorwaarde dat alle gemeenteraden instemmen met het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie voor Zaffier. Een gemeenteraad kan er na instemming wel voor kiezen om geen raadsleden af te vaardigen om deel te nemen in de adviescommissie. Gedurende het tweede jaar van de pilot wordt er geëvalueerd bij zowel de verschillende raden als bij het bestuur van

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier

Zaffier of de gemeenschappelijke adviescommissie iets heeft opgeleverd en of deze wel of niet definitief zal worden ingesteld voor de GR Zaffier.

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier