Jaarstukken Cocensus 2021.pdf
Tekst van het document
Na persoonlijk contact met klager, waarin nadere uitleg en informatie werd gegeven, werd door meerdere belanghebbenden aangegeven dat zij tevreden waren met de snelle reactie en de klacht als afgehandeld te beschouwen. Ook werd in enkele gevallen duidelijk dat onvrede met de beslissing op bezwaar de reden van indienen van een klaagschrift/klacht was. In een enkel geval werd uit het gesprek duidelijk dat er meer speelde. Bijvoorbeeld dat er sprake is van jarenlange discussie over de waarde van een object, oppervlakte en/of afbakening. Na onderzoek werd in deze zaken het dossier opnieuw in behandeling genomen. Deze klachtendossiers zijn als gegrond of deels gegrond geregistreerd. In de gevallen van bejegening werd per brief of persoonlijk contact opgenomen. Deze klachten waren deels gegrond omdat er geen letterlijke reconstructie van de gesprekken gemaakt kon worden. Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Awb, een klacht bij een externe instantie worden ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2021 zijn zeven klachten van Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman.
Jaarstukken Cocensus 2021
BdMinsdtiiqaiBM
raUsriae d.d. 11-03-2022
Pagina 28
Overzicht van aantallen behandelde zaken door/bij Nationale Ombudsman: In behandeling per 1 januari 2021 Ontvangen in de periode 1 januari tot en met 31 december 2021 Totaal te behandelen 2021 Behandeld 2021 Zonder onderzoek ’ met rapport met rapportbrief* tussentijds beëindigd (interventie) ’ bemiddeling of goed gesprek Nog^in behandelingop
4 7 11
- 6 2 1
31 december 2021
2
Schriftelijke klachtbehandeling, gericht op het geven van een oordeel, is voor de Nationale Ombudsman een uitzondering geworden. Burgers nemen vooral telefonisch contact op. Niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel daarvan wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door üuridische) informatie en uitleg te geven ofte verwijzen naar de juiste procedures. Veel zaken die bij de Nationale Ombudsman worden voorgelegd, zijn bij Cocensus dan ook (nog) niet bekend. Daarnaast wordt door de Nationale Ombudsman ook regelmatig contact met Cocensus opgenomen, zonder daarbij gebruikte maken van de formele onderzoeksbevoegdheid. Toelichting hoe onder andere een klacht, vraag of verzoek is afgehandeld. ’ afgehandelde dossiers zonder onderzoek: in deze zaken is door de Nationale Ombudsman geen contact met Cocensus opgenomen of informatie verstrekt. Inhoud van de klachten is niet bekend. Dit zijn onder andere dossiers waarbij de klager is verwezen of geïnformeerd naar de juiste procedure of er is sprake van een lopende procedure bij rechter, rechterlijke uitspraak of de klacht is kennelijk ongegrond (klacht over gemeente Heerhugowaard m.b.t. verhoging OZB en afwijzen kwijtschelding gemeentelijke belastingen 2019 door gemeenschappelijke regeling Cocensus namens gemeente Haarlemmermeer).
^ met brief na onderzoek; deze zaken zijn ongegrond verklaard door de Nationale Ombudsman om reden van: a. bezit motorframe wat gezien wordt als 2* voertuig; b. terechte weigering acceptatie bewijs door HHNK en Cocensus en/of inschakeling arts . Cocensus had gehandhaafd.
in beide
gevallen het kwijtscheldingsverzoek afgewezen. Deze besluiten
blijven
’ Dossier tussentijds beëindigd (interventie): na contact met de Nationale Ombudsman is uit onderzoek naar voren gekomen dat een en anderal vele jaren speelde, daarom werd alsnog ambtshalve vermindering voor oude belastingjaren verleend.
Jaarstukken Cocensus 2021
Bdomdc bg «nxe TtrIdarbiB d^> 11-03-2022
Pagina 29
1.6
Privacy en gegevensbescherming
Beveiligingsincidenten In 2021 zijn er 58 beveiligingsincidenten geregistreerd. Daarvan bestaan 49 gevallen uit geopende retourpost. Vier incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers en vijf incidenten door externe partijen. Van de incidenten die door medewerkers zijn veroorzaakt betrof in het in drie gevallen een e-mail met persoonsgegevens naar een verkeerd e-mailadres. In ééngeval heeft een medewerker stukken met persoonsgegevens laten liggen bij de rechtbank. Meldingen aan AP en betrokkenen Er wordt melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, indien de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot kunnen zijn. Ook de aard en omvang van het incident, alsmede de gevoeligheid van de persoonsgegevens die bij het incident betrokken zijn, spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet worden. In 2021 is er slechts in 1 geval melding gedaan aan de toezichthouder en de betrokkene. Hier ging het om een verkeerd verzonden e-mail met bijlagen, waarin gevoelige persoonsgegevens stonden over de financiële situatie van de betrokkene. Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2021 zijn er vijf verzoeken ontvangen in verband met de uitoefening van de rechten op grond van de AVG.
Twee daarvan bevatten, naast het verzoek om informatie, ook een verzoek om een kopie van alle persoonsgegevens die van de betrokkenen worden verwerkt. Verzoeken om gegevenslevering Wij registreren de verzoeken om gegevenslevering van opdrachtgevers en de informatieverzoeken van de Belastingdienst in Heerlen op grond van artt. 47 en 48 Awr. In 2021 hebben we 90 keer een verzoek om gegevenslevering ontvangen. Daarvan waren 48 verzoeken afkomstig van de opdrachtgevers, waarvan 6 verzoeken na de beoordeling zijn afgewezen. 42 verzoeken zijn gedaan door de Belastingdienst. In 2021 zijn er 2 verzoeken om gegevenslevering ontvangen, die na de beoordeling in aanmerking zijn gekomen voor ontheffing van de geheimhoudingsplicht. Deze twee nieuwe ontheffingen worden in het eerste kwartaal van 2022 aan de ontheffingsregeling toegevoegd.
2018 94 23 9 34
Beveiligingsincidenten Meldingen aan AP en betrokkenen Rechten en verzoeken van betrokkenen Verzoeken om gegevensleverinj
2019 76 8 12 50
2020 18 3 4 69
2021 58 1 5 90
Tabel2018/2019/2020/2021
Jaarstukken Cocensus 2021
BdM>rai8tbq Teriduing d.d. 11-03-Z01Z
Pagina 30
astrii
a-cTtCr-JïX.
2.
Financiële verantwoording
2.1
Weerstandsvermogen
en risicobeheersing
Naast de gepresenteerde jaarrekeningcijfers is het van belang om enerzijds inzicht te verschaffen in de mee- en tegenvallers die zich kunnen voordoen (de risico's) en anderzijds de mogelijkheden om tegenvallers op te kunnen vangen (weersta ndscapaciteit). Dit geeft een beeld over de financiële positie van Cocensus en in hoeverre we in staat zijn om tegenvallers op te vangen zonder dat dit ons tot bezuinigingen dwingt. Wat betreft het weerstandsvermogen kan geconstateerd worden dat Cocensus in 2007 van start is gegaan zonder een reservepositie van waaruit tegenvallers kunnen worden opgevangen. Feitelijk bestaat het weerstand vermogen uit niets anders dan de in de begroting opgenomen post voor onvoorziene uitgaven. Wel zijn er afspraken gemaakt met de opdrachtgevers over het opbouwen van weerstandsvermogen. Deze kan worden gevoed tot een maximum van € 250.000 middels positieve rekening-resultaten. Stand ultimo 2021 € 250.000. Over 2021 is een positief resultaat geboekt van € 553.928. In de vergadering van het AB Cocensus 11 maart 2022 zal worden vastgesteld hoe dit overschot wordt verwerkt. Risico's leder half Jaar worden de risico's en de bijbehorende vastgesteld door het MT van Cocensus.
beheersmaatregelen
geactualiseerd en
Met de outsourcing van de ICT (technische infrastructuur en technisch beheer) is een belangrijke kwetsbaarheid binnen de organisatie weggenomen. Ook de aankoop van een nieuw kantoorpand heeft het risico met betrekking tot de huisvesting van Cocensus weggenomen. Omdat Cocensus een uitvoeringsorganisatie is via strakke processen is er in die zin sprake van weinig risico's anders dan de beheersing van de primaire processen.
Kengetallen financiële positie In de BBV wordt voorgeschreven om kengetallen op te nemen om de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. Voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus zijn de volgende kengetallen van toepassing: De netto schuldquote De netto schuldquote is gelijk aan het totaal van de vaste schulden, de vlottende schulden en de overlopende passiva minus het totaal van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan éénJaar, de liquide middelen en overlopende activa ten opzichte van het totaalsaldo aan baten: Ultimo 2021 bedraagt de netto schuldquote: 15.895.419 - 2.278.428 x 100% = 84.97%
15.415.329 Netto schuldquote is minder dan 100%, hierdoor wordt de netto schuldquote beschouwd als goed.
Jaarstukken Cocensus 2021
BdioreadcUj amtt veiMaring d.4. 11.'03-M2Ï
astrij^P
Pagina 31
Solvabiliteitsratio Het solvabiliteitsratio is een kengetal dat de verhouding weergeeft tussen het eigen vermogen en het totaal van alle passiva op de balans. Ultimo 2021 bedraagt het solvabiliteitsratio:
803.928 x 100% = 4,81%
16.699.347 De solvabiliteitsratio bij Cocensus is erg laag. Het is een bewuste keuze van het Bestuur van Cocensus om bij de verbonden partij geen grote algemene reserve te laten ontstaan. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is het verhoudingscijfers tussen het saldo van de structurele lasten en baten (gecorrigeerd voor incidentele lasten en baten en voor de structurele mutaties op de reserve) ten opzichte van het totaal aan baten. Het saldo van de jaarrekening 2021 van Cocensus bestaat voor een bedrag van € 201,529 uit incidentele (niet geraamde) baten. Ultimo 2021 bedraagt de structurele exploitatieruimte:
553.928-201.529 x100% = 2,29% 15.4153.329
Een structurele exploitatieruimte boven 0,6% wordt beschouwd als voldoende. De financiële kengetallen met betrekking tot grondexploitatie en gemeentelijke belastingcapaciteit zijn niet van toepassing voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus.
2.2
Financieringsparagraaf
Deze paragraaf geeft u inzicht in de sturing, beheersing Cocensus.
en controle van de treasuryfunctie van
De kasgeldlimiet beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De vlottende middelen en de vlottende schulden worden toegespitst op uitstaande gelden met een rente typische looptijd korter dan een jaar. Er is geen sprake van een vlottende schuld, de vlottende activa betreft de liquide middelen inclusief de uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan éénjaar van € 1.218.635. Het absolute risico van de kortlopende financiering voor Cocensus is niet groot omdat meer dan 95% van de financiële transacties gerelateerd is aan de opdrachtgevende deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Cocensus beschikt over een door het bestuur vastgestelde notitie treasurybeleid, die is opgesteld en geactualiseerd met advisering van de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten).
Totaal vlottende middelen Totaal vlottende schuld
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
-1.409.787
-4,348.757
-4.028.335
-1.813.422
0
0
0
Toegestane kasgeldlimiet
1.241.300
1.241.300
1.241.300
Ruimte onder de kasgeldlimiet
-2.651.087
-5.590,057
-5.269.635
-3!0S4.722
Begrotingstotaal 2021
15.137.800
15.137.800
15.137.800
15.137,800
8,20%
8,20%
8,20%
8,20%
1.241.3W
1.241.300
£241300
Percentageregeling Kasgeldlimiet
Jaarstukken Cocensus 2021
Bduraidel^«aè suUanag d.d.
ll-03-J«2
0 1.241.300
1.241.300
Pagina 32
De rente-risiconorm beperkt het renterisico op de langlopende financiering. De norm bevordert de spreiding van de looptijden van de kapitaalmarktleningen (langer dan 1 jaar) door de omvang te beperken van de leningen waarvoor de rente in een bepaald jaar moet worden aangepast (renteherziening). Voor Cocensus speelt dit niet. Het saldo van langlopende schulden bedraagt per 31 december 2021 € 13.490.000. Dit is opgebouwd uit 6 bestaande leningen: uit 2013 (looptijd 10 jaar), uit 2016 (looptijd 10 jaar), uit 2019 (looptijd 25 jaar), uit 2020 (looptijd 25 jaar) en 2 uit 2021 (looptijd 40 jaar en 10 jaar). De looptijden van de leningen zijn in overeenstemming met de afschrijvingstermijnen van de daaruit gefinancierde investeringen. De boekwaarde van de vaste activa bedraagt per 31 december 2021 € 13.920.920. Renterisiconorm 1. Renteherziening 2. Aflossingen
2021
2022
2023
0
0
0
0
885.000
885.000
8K.000
635.000 635.000
2024
885.000
885.000
885.000
4^ Renterisiconorm
3.027.560
2.986.760
2.978.880
2.941.860
I S. Ruimteonder.
2.142.560
2.101.760
2.093.880
2.306.860
20%
20%
20%
20%
’ 4b. Begrotingstotaal
15.137.800
14.933.800
14.894.400
14.709.300
4. Renterisiconorm
3.027.560
2.986.760
2.978.880
2,941.860
3. Renterisico I
i renterisiconorm 4a.Ministeriële regeling vastgestelde percentage
Voor het uitoefenen van de treasuryfunctie is inzicht nodig in de kasstromen, zowel de huidige als de toekomstige. Deze kasstromen bestaan uit operationele activiteiten (de exploitatie), investeringen en activiteiten in het kader van financiering (aflossingen, stortingen etc.). Het inzicht wordt verkregen via een actuele//qiu/d/te/tsp/onn/ng. Cocensus beschikt over een verplichtingenadministratie ten behoeve van de liquiditeitsplanning. Cocensus heeft hier als voordeel, dat alle belastinginkomsten bij de opdrachtgevende gemeenten terecht komen. De liquiditeitsplanning heeft derhalve betrekking op de relatieve kleine en beheersbare bedrijfsvoering van Cocensus. Wat betreft de financieringswijzeheeft Cocensus er voor gekozen om aan te sluiten bij de BN6. Enerzijds omdat Cocensus eenvoudig te klein is om zelfstandig de markt te benaderen en anderzijds omdat financiering via de BNG ook aan de opdrachtgevende gemeenten maximale zekerheid biedt. Het financieringsresuitaat bestaat uit het verschil tussen het totaal van de werkelijk betaalde rente over de financieringsmiddelen en het totaal van de renteontvangsten (inclusief doorberekende rente). Over 2021 is in totaal een bedrag betaald aan rente van € 61.855. De ontvangen rente is na de introductie van het Schatkistbankieren zeer beperkt van omvang. Over 2021 is er geen rente ontvangen.
Per saldo komt het financieringsresuitaat uit op € 61.855.
Jaarstukken Cocensus 2021
Bdsnad* bq omM itiUariag d.3. 11-03-2022
Pagina 33
2.3
Verbonden partijen
De gemeenschappelijke regeling Cocensus is per 31 december 2021 primair verbonden aan de aan de GR deelnemende gemeenten: Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Wormerland, Oostzaan, Alkmaar, Heerhugowaard, Bergen, Langedijk, Den Helder, Castricum, Uitgeest en Heiloo.
2.4
Rechtmatigheid
Het beginsel van rechtmatigheid binnen zowel de primaire als secundaire processen van Cocensus maakt integraal onderdeel uit van de accountantscontrole. Daarnaast zijn er binnen de organisatie een aantal maatregelen genomen om tussentijds ten behoeve van de eigen organisatie en ten behoeve van de genoemde accountantscontrole de rechtmatigheid te beoordelen. Een van de belangrijkste instrumenten daarbij is de interne controle, waarbij de onafhankelijke kwaliteitsfunctionaris op basis van steekproeven periodiek (maandelijks of driemaandelijks) de rechtmatigheid controleert. Dit geschiedt bijvoorbeeld voor de volledige crediteurenadministratie en voor de salarisadministratie, maar ook voor een aantal primaire processen zoals de verleende kwijtschelding en de bezwaarafhandeling. In het kader van het M&O beleid (misbruik- en onrechtmatig gebruik) zijn er zaken geregeld via het personeelsbeleid (zoals bijvoorbeeld de integriteitsverklaring, de inventarisatie en de al of niet verleende toestemming van nevenwerkzaamheden e.d.). Daarnaast worden ook de belastingaan slagen, inclusief de eventuele bezwaarafhandelingen onderzocht van de eigen medewerkers die wonen binnen het beheersgebied van Cocensus.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 34 Bd»r«iidtm OU» Ttridüring d.d. U4)3-J(KÏ
astrii
it.v.
3.
Jaarrekening 1.1
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar Primaire Begroting 2021
Rekening
begrotingswijziging 2021
begrotings wijziging 2021
2021
Rekening 2020
Afwijking 2* begrotingswijz. to.v. rekening ! 2021
Totaal Baten
15.137.800
15.143.800
15.213.800
15.415.329
14.979.919
-201,529
Totaal lasten
15.137.800
15.143.800
15.013.800
14.861.400
14.752.868
152.400
-200.000
553.928
227.051
353.928
-200.000
553.928
227.051
353.928
Rekening
! GereaKseerd
totaal saldo
baten en lasten Onttrekking aan reserves Gerealiseerde
resultaat
LASTEN
Primaire Begroting
begrotings
2021
wijziging
2«* begrotings wijziging
2021
2021
9.106,700
9.275.000
2021
Rekening 2020
Afwijking 2"* begrotingswijz.
to.v. rekening i 2021
^1. Personeel, 9.152.400
-Salarissen
9.155.416
8.835.615
119.584 i
270.000 381.921 412.014 -111.921 456.300 350.000
-Flexibele formatie -Woon-/werkverkeer
8.000 6,654 198.000 98.000 34.5191.346
-Opleidingen
130.000 122.258 93.427 7.742 183,000 185.000
-Overig
87.530 99.295 107.370 138.200 138.200 194.900
Totaal Personeel
10.127.900 .
9J77.900
9.877.900
9.753.7779.474.870 124.123
2. Huisvesting
^5.000 445.600 462.000 461.345 513.028 655
-Kantoor -Energie en water
100.000 100.000 51.400 20.367 136.400 31.033
-Kapitaallasten
569.600 531100 357.400 357.433 115.276-33
-Onderhoud pand -Diensten Totaal Huisvesting
28.600 35.576
-6.976
190.300
190.300
l/O-POO
,251.540
104.35?
-81.540
994.900
1.268.000
1.069.400
1.126.261
869.063
-56.861
3. A^omatisering -Servers
255.000
248^00
271.800
300.604 283.070
-28.804
-Netwerk/infrastructuur
394.600
388.300
162.400
157.291 279.637
5.109
-Pc's en randapparatuur
41.100 41.100 43.400 43.899 50.400 1.175.000
-Belastingapplicaties
1.176.600
1.134.500 ..... 1.105.664
1.105.088
-499 28.836
13.734 312.200 289.100 520.100 506.366 381.595
-Kantoorapplicaties
86.9182.690 69.800 69.800 80.800 78.110
-Telefonie
21.065 2.247.700 2.213.000 2.213.000 2.191.935 2.186.708
Totaal Automatisering 4. Overige uitgaven
1.479.600
-Diverse posten
1.488.200
1,438.200
1.358.789
56.000
61.855
1.852.786
79.411
35.769
-5.855
-Werkelijke rente BNG
38.400
56.000
-Gecalculeerde rente
-110.000
118.600
Totaal Overige uitgaven
1.408.000
1.425.600
1.494.200
1420.644
1.866.742
73.556
359.300
359.300
359.300
368.784
355.486
-9.484
-21.813
5. Projecten -Project WOZ m3 - m2 Totaal Projecten Totaal Lasten
Jaarstukken Cocensus
2021
359.300
359.300
359.300
368.784
355.486
-9.484
15.137.800
15.143.800
15.013.800
14.861.400
14.752.868
152.400
Behoreadt bq onze s'cridnnag d.d. 11-03-2032
Pagina 35
astrii
Primaire Begroting 2021
1“ begrotingswijziging 2021
2«' begrotings wijziging 2021
Rekening 2021
Rekening 2020
-Haarlemmermeer
3.932.500
3.932.500
3.932.500
3.932.500
3.851.800
-HaarlOT
3.050.800
3^050, 8M
3.050.800
3.050,800
2.988.200
-^verwijk
808.100
808.100
808.100
808.100
791.500
-Hillegom
359.400
359.400
359.400 ..359,400 352.000
-Oostzaan
218,400
218.400
218.400 218.400 213,900
BATEN
Afwijking 2* begrotingswijz. t.o.v. rekening 2021
1. Bijdragen deelnemers GR
352,000 352.000 352.000 352.000 344.800
-Wormerland -Alkmaar
1.756.800 1.756.800 1.756.800 1.756.800 1.720.700
-Bergen
894.700 894.700 . 894,70p_ 894.700876.300 797.400 797.400 797.400 797.400 781.000
-Langedijk _
480.100 480.100 480.100 4^1(W 420.200
-Den Helder
939.500 939,500 939.500 939.500 920.200
-Uitgeest
245,900
245.900
-Castricum
572.600
572.600
572.600
245.900 : .240,900 572.600 560.800
-Heiloo Totaal bijdragen deelnemers GR
344.600
344.600
344.600
344.600 337.500
14.752.800
14.752.800
14.752.800
-Heerhugowaard
2. Overigebaten -Uitbreiding dienst verlening opdrachtgevers -Uitbreiding dienstverfenirig derden -Meeropbrengst Dwanginvordering ^Overige inkomsten Totaal overi ge baten____
Totaal baten
245,900
14.752.800
14.449.800
10.000 10.000 80.000 245.129 204.191 165.129 81.000 81.000 75,000^ 117.399 6.75836.399 300.000 300.000 300.000 300.000 296.400 22.770 391.000 461.000 662.529 385.000 530.119 201.529 15.137.800
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
15.143.800
15.213.800
15.415.329
14.979.919
201.529
200.000
553.928
227.051
353.928
200.000
553.928
227.051
353.928
Onttrekking aan reserves Gerealiseerde
3.2
resultaat
Begrotingsrechtmatigheid
Naar aanleiding van de Bestuursrapportages heeft het bestuur in 2021 twee wijzigingen van de begroting vastgesteld. Het verschil tussen realisatie en laatste wijziging van de begroting is nog best aanzienlijk. Dit kom met name door lagere personeelslasten van een tweetal vacatures die niet konden worden ingevuld en door hogere opbrengsten door extra opdrachten van enkele gemeenten. Omdat het een positief resultaat betreft, wordt wel voldaan aan het criterium van rechtmatigheid van de begroting
Jaarstukken Cocensus 2021
Bduiraidc onze rcrUuiiie d.il.
Pagina 36
astrii
ntafc V
3.3
Overzicht algemene dekkingsmiddelen Rekening 2021
De bijdrage van de deelnemende gemeenten Saldo van de financieringsfunctie
• •
14.752.800
2* begrotingswijziging 2021 14.752.800
61,855
56.000
De bijdrage van de deelnemende gemeenten is per gemeente gespecificeerd; Saldo van de financieringsfunctie: het saldo van de rentelasten en rentebaten is een last van € 61.855.
Jaarstukken Cocensus 2021
Bdurfad* bJJ obm vcrisbuijig iA. n-03-im
Pagina 37
3.4
Wet normering topinkomens
De WNT is van toepassing op Cocensus. Het voor Cocensus toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000. 1.
Bezoldiging topfunctionarissen
la. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
topfunctionarissen
Gegevens2021 bedragen x € 1
G.G.J. Schipper
Functiegegevens
Directeur 01/01-31/12
Aanvang en einde functievervulling in 2021 Omvang dienstverband (ais deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare Beloningen betaaibaar
onkostenvergoedingen
124.443
21.675
op termijn
Subtotaal
146.118
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
209.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging
146.118
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde
N.v.t,
N.v.t.
betaling Gegevens
N.v.t.
2020
bedragen x € 1
G.G.J. Schipper
Functiegegevens
Directeur
01/01-31/12
Aanvangen einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare Beloningen betaalbaar
123,268
onkostenvergoedingen op termijn
20.382
Subtotaal
143.650
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
201.000
Bezoldiging
143.650
In het kader van de Wet Normering topinkomens (WNT) is bovenstaand format vastgesteld, teneinde te voldoen aan de publicatieplicht met betrekking tot de bezoldiging van topfunctionarissen.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 38 Bd» TeridburiBg d>dx
1143-ÏHK2
In bovenstaand overzicht \wordt in de kolom beloning het brutoloon van de directeur van Cocensus vermeld, inclusief het werkgeversaandeel met betrekking tot de pensioenopbouw. De maximale bezoldigingsnorm 2021 is gebaseerd op het ministersalaris 2021 (€ 209.000), waarbij bij de bezoldiging ook rekening gehouden dient te worden met eventuele belaste onkostenvergoedingen en de pensioenbijdrage van de werkgever.
Ib. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m
12. Is niet van toepassing bij Cocensus. Ic. Toezichthoudende topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus. ld. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.700 of minder. Gegevens 2021 NAAM TOPFUNaiONARIS
FUNaiE Lid DB en AB Lid DB en AB ' Plv. voorzitter Db en AB Lid AB
De heer M.R.J. Rog De heer E. de Raadt De heer J. Nobel De heer A. de Jong De heer H. Erol ■ Mevrouw N. Özütok De heer R. Monen
Lid DB en AB Ud Dben AB Lid AB LidAB ■ ■
De heer J. Schalkwijk De heer P. Dijkman
Voorzitter AB en DB LidAB'
! De heer B. Fintelman De heer A.J. van den Beid
LidAB
'De heerJ. Nieuwenhuizen
Lid AB en DB "
De heer K. Visser
üd AB
De heer A. Mans
Lid AB
De heer A.N. Dellemijn
Lid AB
De heer P. van Diepen
Lid AB
De heer C. Beentjes
Lid AB
Het algemeen en dagelijks bestuur bestaan uit de verantwoordelijke wethouders van de deelnemende gemeenten. Zij voeren toezichthoudende werkzaamheden uit op basis van hun functie bij de gemeenten. De bestuurders ontvangen geen bezoldiging of onkostenvergoeding voor de werkzaamheden ten behoeve van de GR Cocensus. Ie Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.700 Is niet van toepassing bij Cocensus.
Jaarstukken Cocensus 2021
lEWurraidt inj osi* voUsnae d.d.
Pagina 39
If. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.700 waarop de anticumulatie bepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus.
Ig. Topfunctionaris met een totale anticumulatiebepaling van toepassing is.
bezoldiging
van
€ 1.700
of minder
waarop de
Is niet van toepassing bij Cocensus. 2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband
aan topfunctionarissen.
Is niet van toepassing bij Cocensus.
3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT. Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Is niet van toepassing bij Cocensus.
Jaarstukken Cocensus 2021
Sdaoraadc bq onze vofdariagd.d. U.C3-202Z
astriCr^^
Pagina40
3.5
Balans Activa
I A2
fiS
A6 i
‘ A7
Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa
P5
P6
balans per 31.12.2021
11.863.215 11.863.215
13.920.920 13.920.920
Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan éénjaar - Vorderingen op open^re lichamen; - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan éénjaar _ - ^erige vorderingen Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende aaiva
2.277.86S 2.778.428
TotaaJ-gener^al
14.141.079
16.699.347 I
Passiva
balans per 1.1.2021
balans per 31.12.2021
525.541 787.869 I 1.353.831 1.605.672
22 22 247.175 207.729 151.296 177.136
Vaste passiva Eigen vermogen PI -Algemene reserve P2 -Gerealiseerd resultaat P4
balans per 1.1.2021
250.000 250.000 227.051 553.928
Vaste schulden met een rente typische looptijd var> éénjaar of langer Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen
8.150.000
13.490.000
Totaal vaste passiva
8.E27.051
14.923.928
1.459.614 2.000:000
715.944
1.317.304
1.211.831
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan éénjaar - Overige schulden • Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld In artikel 1, onderdeel a, van de Wet finandering decentrale overheden , Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van . vergelijkbaar volume - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende passiva
737.110
477.644
5.514.028
2.405.419
Totaal-generaal^
14.141.079
16.699.347
Jaarstukken Cocensus 2021
Bdkoraide bg onze veiUzidagd.d, 11-03-202Ï
astriw^ c
Pagina41
3.6
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
3.6.1.
Inleiding
De jaarrekening 2021 is opgemaakt met (zover van toepassing op een gemeenschappelijke regeling) inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten. 3.6.2
Financiële positie
Op grond van de wet op de gemeenschappelijke regeling en de gemeenschappelijke regeling dragen de deelnemende gemeenten bij in eventuele tekorten/ verliezen. 3.6.3
Algemene grondslagen voor het opstellen van de Jaarrekening
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het Jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de Jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop deze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een Jaarlijks vergelijkbaar volume wordt als gevolg van de nu geldende BBV geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van het bedrijfsplan te weten vier Jaar.
Er is een afwijking op de regel mogelijk: indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient wel een verplichting gevormd te worden.
3.6.4
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa betreffen investeringen met een economisch nut. Deze zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In dit boekjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Opgenomen waarderingen en afschrijvingen op materiële vaste activa vinden plaats op basis van de vastgestelde Financiële Verordening Cocensus artikel 8 Waardering & afschrijving vaste activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn: Gebouw Renovatie, restauratie en aankoop pand Technische installatie Veiligheidsvoorzieningen Kantoormeubilair Automatiseringsapparatuur PC-apparatuur Randapparatuur (PC-)software
40 Jaar maxSOJaar max 25 Jaar max 15 Jaar max 10 Jaar max 7 Jaar max 5 Jaar max 5 Jaar max 5 jaar
Jaarstukken Cocensus 2021 Be^nndc bymuze veridxrlagd.d.
Pagina 42
astritip OUCtWiJUKKMCirft.. t V.
3.6.5
Langlopende schulden
Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van éénjaarof langer. 3.6.6
Financiële instrumenten
Onder financiële instrumenten worden zowel primaire financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als financiële derivaten verstaan. Cocensus handelt niet in financiële derivaten en heeft procedures en gedragslijnen om de omvang van het kredietrisico te beperken.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behoraidc bij sb»
1140-2032
asS#..
Pagina 43
3,7 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar
152.400
Lasten
Personeel Salarissen
Rekening 2021
Voordeel
Begrotingswijziging 2021
Rekening ZOZO
9.155.416
9.275.000
8.835.615_^
Flexibele formatie
381.921
270.000
412.014
Woon-/werkverkeer
6.654
8.^,
.34,519
Opleidingen
122.258
130.000
93.427
' Overig
87-53P
194.900'
99.295
9.7S3.777
9.877.900
9.474.870
Totaal Personeel Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020
124.123
Voordeel
278.907
Nadeel
Toelichting: Omdat thuiswerken het grootste gedeelte van 2021 de norm is geweest vallen de overige personeelskosten lager uit dat begroot. Hieronder vallen onder andere koffie, schoonmaak, personeelsbijeenkomsten etc. Verder is het vanwege de krapte op de arbeidsmarkt niet gelukt alle uitstaande vacatures op te vullen dit levert totaal een voordeel op van € 124.123. Het nadeel ten opzichte van 2020 komt door het CAO akkoord met daarin de verhoging per 1 december 2021 en de eenmalige uitkering. Huisvestkig Kantoor
Rekening 2021
Energie en water
20.367
Kapitaallasten
357.433
Onderhoud pand
35.576
Diensten
251.540
Totaal Huisvesting Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020
2» Begrotingsw ijziging 2021
Rekening 2020
462.000 . 513,028 51.400 136.400 357,400 115.276 28.600 170.000. 104.359 1.069.400 869.063
461.345
1.126.261
56.861
Nadeel
257.198
Nadeel
Toelichting: De uitgaven op het onderdeel Huisvesting komen €56.861 hoger uit dan de begroting 2021 na laatste wijziging. Op het onderdeel diensten zijn enkele onvoorziene aanpassingen en verbeteringen gedaan ten behoeve van het nieuwe pand. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 zijn de kapitaallasten gestegen met € 242.157. Dit betreffen investeringen in het nieuwe pand. Bij de primaire begroting was er uitgegaan van een gunstigere afwikkeling van de huidige huurcontracten. Hierdoor is de begroting verhoogd met € 74.500.
Jaarstukken Cocensus 2021
BdioraidtSiqimu
TaUaiued.d. 114)3-2022
Pagina 44
astrilirp'l.v
ICT Serve rs ; Netwerk/infrastructuur Pc's en randapparatuur
Rekening 2021
Z* Begrotingswijziging 2021
300^04
271.800
283070
157.291
162.400
279.637
Rekening 2020 |
43._899
43.400
5.0^00
Belastingapplicaties
I.IOS.664
1.134.500
1.105.088
Kantoorapplicaties
506.366
520.100
381.595
Telefonie
78.110
80.800
86.918
Totaand
2.191.935
2.213.000
2.186.708 I
Verschil ten opzichte van i begroot Verschil ten opzichte van 2020
21.065
Voordeel
5.227
Nadeel
i
Toelichting; De uitgaven op het onderdeel ICT komen nagenoeg overeen met de begroting 2021 na laatste wijziging. Ten opzichte van de primitieve begroting is het budget voor automatisering per saldo met € 34.700 verlaagd. Dit wordt met name veroorzaak door het afschaffen van de kapitaalrente.
De ICT-lasten per onderdeel waren voor 2021 als volgt geraamd: Omschrijving Servers
Kapitaallasten 11.800
Overige kosten 260.000
Totaal 271.800
Netwerk/infrastructuur
33.000
129.400
162.400
Pc's en randapparatuur
40.400
3.000
43.400
Belastingapplicaties
221.100
913.400
1.134.500
Kantoorapplicaties
145.900
374.200
520.100
Telefonie
5.800
75.000
80.800
Totaal
458.000
1.775.000
2.213.000
Kapitaallasten
Overige kosten
Totaal
Servers
11.760
288.844
300.604
Netwerk/infrastructuur
33.002
124.290
157.291
Pc's en randapparatuur
40.356
3-843
*3.899
Belastingapplicaties
221.059
884.604
1.105.664
tentporapplicaties
De realisatie van de ICT-lasten in 2021 is als volgt : Omschrijving
145.899
360^467,
506.366
Telefonie
5.800
72.310
78.110
ToUal
457.876
1.734.058
2.191.935
Jaarstukken Cocensus 2021
Bcharendibyoiiia verUarhig d.d. 11^2022
Pagina 45
2‘ Begrotingswijilging2021
Rekening2021
Overige uitgaven Diverse posten Werkelijke Staalde rente BNG GeMiculeerde rente;
Totaal Overige uitgaven Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020
Rekening 2020
1.358.789 1.438.200 1.852.786 61.855 56.000 35.769 -21,813 1.420.644 1.494.200 1.866.742
73.556
Voordeel
446.098
Voordeel
Toelichting: Het voordeel van € 73.556 in de overige uitgaven wordt veroorzaakt doordat er in 2021 voornamelijk is thuisgewerkt. Uitgaande brieven zijn hierdoor via het printservice bureau verstuurd wat een voordeel oplevert op de portokosten. Verder is minder gebruik gemaakt van de dienstauto's. Ten opzichte van de primitieve begroting is het budget met € 86.000 verhoogd vanwege het afschaffen van de kapitaalrente. Er wordt vanwege de lage rente geen rekening meer gehouden met rente op de kapitaallasten. Omdat de rente op kapitaallasten in mindering werd gebracht op de exploitatie levert dit een nadeel op overige inkomsten op. Per saldo is dit echter nihil omdat de kapitaallasten lager uitpakken. In 2020 zijn er veel kosten gemaakt voor de herhuisvesting, dit betreffen onder andere advieskosten en leges voor de bouwvergunning. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 is er dan ook een voordeel van
€446.098. Specificatie overige posten: Rekening 2021
2* Begrotingswijziging
Saldo
2021 1.259
Representatie
2.100 .
531.052
Drukwerk/kopieer
841
535.000
3.948
Kantoormat.
31.378
„25.000
-6.378
Abonnementen
105.152
152.200
47.048
Advieskosten
76.180
101.900
25.720
5.777
Advertentie-en
reclamekosten
250
-250
Verzekeringen
25.223
31.000
Autokosten
100.006
107.200 7.194
Reis en verblijfkpnen
51.978
37.000 -14.978
Arbo
32.700
25.000
-7.700
OR
13.883
15.000
1.117
18.363
27.800
9.437
132.553
104.700
-27.853
BHV
4.201
5.000
799
Accountant
80.961
85.600
4.639
Salarisadministratie
37.905
40.100
2.195
Portokosten
13.524
20.000
6.476
Overige uitgaven
102.220
123.600
21.380
1J58.789
1.438.200
79.412
Uitbestede
werkzaamheden
Doorbeiastingen
Totaal
Jaarstukken Cocensus
Pagina 46
2021 Bdaraadabgaa* vnUxtüig 44. 114)3-2022
astrii
Baten
201.529
Voordeel
Toelichting: De baten betreffen de inkomsten uit de reguliere gemeentelijke bijdragen en inkomsten uit opdrachten of meerwerk voor de deelnemende gemeenten. Laatstgenoemde posten vormen min of meer het sluitstuk van de begroting van Cocensus. In meerjarenperspectief worden deze inkomsten geleidelijk afgebouwd, immers hoe langer de periode dat Cocensus haar diensten verleend aan een deelnemende gemeente, hoe meer de uitvoerende belastingwerkzaamheden worden verdisconteerd in de reguliere bijdragen. In 2021 is op dit onderdeel wel een relatief groot voordeel geboekt voor extra werkzaamheden die zijn verricht voor een aantal gemeenten. Dit voordeel wordt grotendeels veroorzaakt door de implementatie van de Diftar voor de gemeentes Wormerland, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Daarnaast zijn door een gewijzigde systematiek de opbrengst voor dienstverlening parkeren Haarlem hoger uitgevallen. Op verzoek van de gemeente worden de kohieren parkeren in plaats van maandelijks vanaf november 2021 driemaal per week gedraaid. Bij de 2“*' wijziging van de begroting 2021 is hier onvoldoende rekening mee gehouden.
Jaarstukken Cocensus 2021 Bdutnadc bi) OB» i-erlslaniig i.i, 114)3-2022
Pagina47
astrii
kntl h \
3.8
Toelichting op de balans
3.8.1
Materiële vaste activa Activa
Boekwaarde
1.1.2021
Investering 2021
Afschrijving
Desinvestering
Boekwaarde
2021
2021
31.12.2021
r Investeringen met een economisch n^
•
-Gebouwen
1.000.000 9.280.096
1.507.568
357.433
1.000.000 10.430.231
- Machines, apparaten en installaties
1.583.204
1.365.360
457.875
2.490.689
Totaal MVA
11.863.300
2.872.929
815.308
13.920.920
- Gronden en terreinen
Toeiichting: De grootste investering in 2021 betreft de verbouwing en het inrichten van een het kantoorpand te Heemskerk. De overige investeringen in 2021 hebben betrekking op ICT-activiteiten, met name gericht op beveiliging en op wijziging van de technische infrastructuur. 3.8.2
Vlottende activa
Vlottende activa betreffen uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan éénjaar stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
525.541
Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan éénjaar Overige vorderingen Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan éénjaar
787.869
1.353.831
1.605.672
1.879.372
2.393.541
De vorderingen op openbare lichamen betreffen met name de vorderingen op de deelnemende gemeenten die betrekking hebben op de overige baten. De verhoging ten opzichte van 2020 heeft vooral betrekking op de werkzaamheden voor de gemeenten Uitgeest, Castricum, Heiloo en Wormerland voor de implementatie van Diftar. Met betrekking tot de uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar bedraagt het drempelbedrag voor middelen die buiten 's Rijks schatkist worden gehouden voor het eerste half jaar 2021 € 250.000 en voor het tweede half jaar € 1.000.000. Het verloop en de specificatie per kwartaal in 2021 luidt als volgt;
146.000
Kwartaal 2 202.000
Kwartial 3 120.000 ’
Kwartaal 4
Op dagbasis buiten 's Rijks schatkist gehouden middelen
Kwartaal 1
Drempelbedrag
250.000
250,000
1.000.000
1.000.000
Ruimte onder drempelbedrag
104.000 48.000 880.000 893.000
107.000
Overschrijding van het [ drempelbedrag
Liquide middelen stand per 1.1.2021 Kassaldi Banksaldi Liquide middelen Jaarstukken Cocensus
2021
22
247.175 247.197
207.729 207.751
Pagina 48
Bckarcadtbq OBM rertduiag dLd. 11-03-1022
stand per 31.12,2021
22
astrii
De post banksaldi wordt als volgt onderverdeeld:
Rekening-courant BNG Rekening-courant Rabobank
stand per 1.1.2021 246.889 286
stand per 31.12.2021
247.17S
207.729 ;
liquidemiddelen
207.231 498
Overlopende activa standper 1.1.2021 stand per 31.12.2021 151.296 177.136
Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overlopende activa
151.296
177.136
De overlopende activa bestaat uit posten als vooruitbetaalde kosten ICT licenties en abonnementen.
Jaarstukken Cocensus 2021
Bduruidebg
TtridariaBd.d. ll-03-aGl
Pagina49
astrW w
Di«4wi3atan^nttii v.
Passiva
3.8.3
Eigen Vermogen stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
250,000 227 ’.o'51 477.05X
Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Éigen vermogen
Boekwaarde 1.1.2021 Algemene reserve
Toevoeging
Resultaat 2021
Terugbetaling deein. gemeenten
477.051
250.000 553.928 803.928
Boekwaarde 31.12.2021
-227.051 553.928 803.928
Bij de vaststelling van de jaarrekening 2020 d.d. 12 maart 2021 is door het AB van Cocensus besloten dat er vanaf € 250.000 een afroming plaats zal vinden met betrekking tot het resultaat van de jaarrekening 2020 ad € 227.051 en het opgebouwde weerstandsvermogen ad € 477.051. Dit heeft geresulteerd in een terugbetaling naar rato aan de deelnemende gemeenten van € 227.051. Vooralsnog is het gerealiseerde positieve jaarrekeningresultaat administratief verwerkt onder het Eigen Vermogen. In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 11 maart 2022 wordt bepaald wat er met het behaalde resultaat wordt gedaan, waarbij opgemerkt dient te worden de vastgestelde maximale omvang van het weerstandsvermogen wordt overschreden.
3.8.4
Vaste schulden met een looptijd langer dan éénjaar
- Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen
Saldo 1.1.2021
Vermeerderingen
Aflossingen
Saldo 31.12.2021
8.150.000
6.000.00)
660.000
13.490.000
Ten behoeve van de investeringen in het pand op gebied van duurzaamheid en techniek en voor de aanschaf van de meubilair, facilitair, ICT-voorzieningen pand De Trompet 2700 te Heemskerk, heeft Cocensus twee overeenkomsten van lening gesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten ten bedrage van € 5.000.000 met een looptijd van 40 jaar en € 1.000.000 met en looptijd van 10 jaar.
Jaarstukken Cocensus 2021
EkOi ithiimm vcrtdariag d.d. 11-03-2(02
astritr^' owrt».
LV
Pagina 50
Vlottendepassiva
3.8.5
Netto vlottende schulden en overlopende passiva
Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan éénJaar
stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
- Overige schulden
1.459.614
715.944
Totaal vlottende passiva
1.459.614
715.944
De Overige schulden betreffen de crediteurenpositie per 31 december 2021. Het betreft facturen die in december zijn ontvangen, maar waarvan de betalingstermijn nog niet is verlopen. Bijvoorbeeld de eindafrekening van de huisvestingsbijdragen, kosten automatisering, printservicekosten etc. De post nog te betalen betreft o.a. de loonverhoging per 1 dec 2021 en de eenmalige uitkering conform CAO akkoord 2021-2022. De verschillen op het onderdeel overige schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd:
Crediteuren Nog te betalen Borg pasjes
Overlopende
passiva
2020
2021
1.393.570 66.034
330.944 324.990
10
10
1459.614
715.944
stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
- Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume •
737.110
477.644
- Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden
2.000.000
- Overige vooruit ontvangen bedragen die ten'bate van volgende begrotingsjaren komen
1.317.304
1.211.831
Totaal overlopende
4.054.414
1.689.475
passiva
Bij de verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen betreffen de verplichtingen met name de afdracht loonbelasting en BTW. De overige vooruit ontvangen bedragen betreffen vooruitbetaalde bijdragen van enkele deelnemende gemeenten voor het jaar 2021. In december 2020 is besloten om een kortgeldlening aan te trekken bij de BNG voor 6 weken van 2.000.000 euro, ter overbrugging van de eerdere overeengekomen geldlening die in januari 2021 gestort is. In het jaar 2021 is deze kortgeldlening volledig afgelost.
Jaarstukken Cocensus 2021 Bcbonadt vcrUsringU.
ii-os-ms
Pagina 51
OBM
astrii
€U9
•3 Cv.
3.8.6
Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen
Voor de bedrijfsvoering heeft Cocensus een aantal contracten afgesloten waarvan de contractuele looptijd en derhalve de verplichting nog een aantal jaren op de exploitatie drukt: • 15 Lease bedrijfsauto's (KIA) einde contract 31-10-2022 o Zes auto's o Een auto einde contract 12-10-2022 o Een auto einde contract 18-11-2022 einde contract 28-10-2022 o Zeven auto's • Huur bedrijfspand Alkmaar einde contract 31-12-2023 einde contract 01-04-2026 • Lease koffieautomaten • Foodies Selecta einde contract 01-04-2026 • Lease printers einde contract 01-04-2026 einde contract 31-12-2022 • Printservice (raming o.b.v aanbod) In onderstaande tabel worden de financiële gevolgen gepresenteerd: Jaarlast
Verplichting per 31-12-2021
65.605 154.6ë2 12.162 29.129 ' 4.860 571.800
Bedrijfsauto's Bedrijfspand Alkmaar Koffieautomaten Foodies Selecta Printers Printservice (raming)
Totaal
65.600 312.400 53.800 128!80Ó 21.SÖÖ 571.800 1.153.900
Aanbesteding 2022 Aanbesteding Lease auto: Voor de 18 bedrijfsauto's van Cocensus zijn in de loop van de jaren op verschillende data contracten afgesloten. De eerste contracten liepen af op 31 oktober 2021 en de laatste op 28 oktober 2022. Er is voor gekozen om van een drietal auto's het contract per 31 oktober 2021 af te laten lopen. De overige aflopende contracten zijn opengebroken en verlengd tot 28 oktober 2022 zodat de einddatum van alle contracten gelijk is. Met de voorbereidingen voor de aanbesteding voor de overgebleven 15 bedrijfsauto's is reeds een start gemaakt. Voor 2022 worden er niet meer aanbestedingen verwacht.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 52
Bckonodt liii ODK
Tcridariagd.d. 11-03-2022
astriun ’tt-
intstl.ir.
4.
Controleverklaring
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 53 Bchonadtbqoii» veiUaiJaed^. 1143-2022
astrii
intsfc-v.
*. i®l
astrium*
CONTROLEVERKLARmC VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTAN Aan: Het algemeen bestuur van deGemeenschappelijke Regeling Cocensus A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben dein dejaarstukken opgenomenjaarrekening2021 van deGemeenschappelijke RegelingCocensus te Heemskerk gecontroleerd. Naar ons oordeel: •
•
Geeft deindejaarstukken opgenomenjaarrekeningeengetrouw beeldvan degrootte en desamenstellingvan zowel debaten en lasten over 2021 als van deactiva enpassiva van deGemeenschappelijke RegelingCocensus per 31 december2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoordingprovincies en gemeenten(BBV). Zijn dein dezejaarrekeningverantwoordebaten en lasten alsmededebalansmutatiesover 2021 in alle van materieel belangzijndeaspectenrechtmatig tot standgekomen in overeenstemmingmet debegrotingen met dein derelevante wet- enregelgeving, waaronderverordeningen van degemeenschappelijke regeling, opgenomenbepalingen zoals opgenomeninhet normenkader2021 datis vastgesteld doorhet algemeenbestuur op 25 november 2020.
De jaarrekeningbestaat uit 1. 2. 3. 4.
debalans per 31 december2021; het overzicht van baten enlasten over 2021; detoelichtingmet een overzicht van degehanteerdegrondslagenvoor financiële verslaggeving enanderetoelichtingen; debijlage met het overzicht van degerealiseerdebaten en lastenper taakveld.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onzecontroleuitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronderook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accoxmtantscontroledecentraleoverheden (Bado),het controleprotocol datis vastgesteld doorhet algemeenbestuur op 25 november 2020 en het Controleprotocol Wet normeringtopinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkhedenop grondhiervan zijnbeschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkhedenvoor decontrole van dejaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van deGemeenschappelijke regeling Cocensuszoals vereist in de Verordeninginzake deonafhankelijkheidvan accountantsbij assurance-opdrachten(ViO) en anderevoor deopdrachtrelevante onafhankelijkheidsregelsinNederland.Verderhebbenwij voldaanaan deVerordeninggedrags-enberoepsregels accountants(VGBA). Wij vindendatdedoorons verkregen controle-informatievoldoendegeschikt is als basis voor ons oordeel.
Astrium OverheidsaccountantsB.V. Edelgasstraat57, 2718 SX Zoetenneer www.astrium.nl
Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl
IBAN NL10RAB00322622360 BTW nr.NL810591625B01 KVK; 34168056
astriuifi"" Nalevinganticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemmingmet het ControleprotocolWNT 2021 hebbenwij de anticumulatiebepaling,bedoeldin artikel 1.6a WNT enartikel 5, lid 1, sub n en o UitvoeringsregelingWNT, niet gecontroleerd.Dit betekent datwij niethebben gecontroleerd of er wel of nietsprake is van eennormoverschrijdingdooreenleidinggevende topfiinctionarisvanwege eventuele dienstbetrekkingenals leidinggevende topfunctionarisbij andereWNT-plichtige instellingen,alsmedeof dein ditkader vereiste toelichtingjuist en volledig is. Materialiteit Op basis van onzeprofessioneleoordeelsvorminghebben wij dematerialiteit voor de jaarrekeningals geheel bepaaldop € 148.000. De bij onzecontroletoegepaste goedkeuringstolerantiebedraagtvoor fouten 1% en voor onzekerheden3% van detotale lasteninclusieftoevoegingenaanreserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijnvoor decontrolevan dein dejaarrekeningopgenomenWNT-informatiede materialiteitsvoorschriften gehanteerdzoals vastgelegd inhet Controleprotocol WNT 2021. Wij houdenook rekeningmet afwijkingen en/ofmogelijke afwijkingendienaaronzemening voor degebruikers van dejaarrekeningom kwalitatieve redenenmaterieel zijn, zoals ook bedoeldin artikel 3 Bado.
Wij zijnmet het algemeenbestuur overeengekomen datwij aanhet bestuur tijdensonze controle geconstateerdefouten groter of gelijk aan€ 148.000 enonzekerhedengroter of gelijk aan€444.000 rapporterenalsmedekleinere afwijkingen dienaaronzemeningom kwantitatieve of WNT-redenenrelevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast dejaarrekening en onze controleverklaring daarbij,omvatten dejaarstukken andere informatie, diebestaat uit: • het jaarverslag, waaronderdeprogrammaverantwoordingendeparagrafen. Op grondvan onderstaande werkzaamhedenzijnwij van meningdatdeandereinformatiemet dejaarrekeningverenigbaar is engeenmateriële afwijkingenbevat. Wij hebbendeandereinformatiegelezenenhebben op basis van onzekennis en onsbegrip, verkregen vanuit dejaarrekeningcontroleof anderszins,overwogen of deandereinformatie materiële afwijkingenbevat. Met onzewerkzaamhedenhebben wij voldaanaandevereisten indeNederlandseStandaard720. Deze werkzaamhedenhebbennietdezelfdediepgangals onze controlewerkzaamhedenbij dejaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellenvan deandereinformatie, waaronderhet jaarverslag in overeenstemmingmet het BBV. C.
Beschrijvingvanverantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden vanhet dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekeningin overeenstemmingmet het BBV. 2
astriurP Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot standkomen van dein dejaarrekeningverantwoordebaten enlastenalsmededebalansmutaties, inovereenstemming met debegrotingenmet deinderelevante wet- enregelgeving, waaronderverordeningen van degemeenschappelijke regeling, opgenomenbepalingenzoals opgenomeninhet normenkader2021 datis vastgesteld doorhet algemeenbestuur op 25 november 2020. Inditkader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor eenzodanigeinterne beheersingdiehet dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekeningen denalevingvan dierelevante wet- enregelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingenvan materieel belangals gevolg van foutenof fraude. Bij het opmaken van dejaarrekeningmoet het dagelijks bestuur afwegenof definanciële positie voldoendeis om degemeenschappelijke regeling in staat te stellen derisico’s vanuit dereguliere bedrijfsvoeringfinancieelop te vangen.Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissenen omstandigheden waardoorgeredetwijfel zou kunnenbestaanof derisico’s kunnenwordenopgevangentoelichtenin dejaarrekening. Het algemeenbestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenenvan toezicht op het proces van financiëleverslaggeving van degemeenschappelijke regeling.
Onze verantwoordelijkheid voor de controle vande jaarrekening Onzeverantwoordelijkheidis het zodanigplannenen uitvoeren van een controleopdrachtdat wij daarmeevoldoendeengeschikte controle-informatieverkrijgen voor het dooronste geven oordeel. Onzecontrole is uitgevoerd met eenhoge mate maar geenabsolute mate van zekerheid, waardoorhet mogelijk is datwij tijdensonze controleniet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnenontstaanals gevolg van fraudeof fouten enzijnmaterieel indien redelijkerwijs kan wordenverwacht datdeze, afzonderlijkof gezamenlijk, van invloed kunnenzijn op deeconomischebeslissingendiegebruikers op basis van deze jaarrekeningnemen.De materialiteit beïnvloedtdeaard,timingen omvang van onze controlewerkzaamhedenen deevaluatie van het effect van onderkendeafwijkingen op ons oordeel. Wij hebben dezeaccountantscontroleprofessioneelkritisch uitgevoerd en hebbenwaar relevant professionele oordeelsvormingtoegepast in overeenstemmingmet deNederlandse controlestandaarden, het Bado,het controleprotocol datis vastgesteld doorhet algemeen bestuur op 25 november 2020 enhet Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en deonafhankelijkheidseisen. Onze controlebestondonderandereuit: •
het identificereneninschattenvan derisico’s o datdejaarrekeningafwijkingenvan materieel belangbevat als gevolg van foutenof fraude, o datbaten enlasten alsmededebalansmutaties als gevolg van foutenof fraudenietin alle van materieel belangzijndeaspectenrechtmatig tot standzijngekomen, het inreactie op dezerisico’s bepalen enuitvoeren van controlewerkzaamhedenenhet verkrijgen van controle-informatiedievoldoendeen geschikt is als basis voor ons oordeel.
3
• « ♦ • * ♦ ♦ ♦ «
astriumP ♦ ♦ ♦
Bij fraudeis het risico dateen afwijking van materieel belangniet ontdektwordtgroter danbij fouten. Bij fraudekan sprake zijnvan samenspanning, valsheid ingeschrifte, het opzettelijk nalatentransactiesvast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbrekenvan deinternebeheersing; • het verkrijgen van inzichtin deinternebeheersingdierelevant is voor decontrole met als doelcontrolewerkzaamhedente selecteren diepassendzijnindeomstandigheden. Deze werkzaamhedenhebben niet als doel om een oordeeluit te spreken over deeffectiviteit van deinternebeheersingvan degemeenschappelijke regeling; • het evalueren van degeschiktheid van degebruikte grondslagenvoor financiële verslaggeving, degebruikte financiëlerechtmatigheidscriteriaenhet evalueren van de redelijkheidvan schattingendoorhet dagelijks bestuur en detoelichtingendiedaarover in dejaarrekening staan; • het vaststellen datdedoorhet dagelijks bestuur gehanteerdeafwegingdatde gemeenschappelijke regelingin staat is derisico’s vanuit dereguliere bedrijfsvoering financieelop te vangenaanvaardbaaris.
Tevens het op basis van deverkregen controleinformatievaststellen of er gebeurtenissenenomstandigheden zijnwaardoorgerede twijfel zou kunnenbestaanof degemeenschappelijke regelinghaar financiëlerisico’s kan opvangen.Als wij concluderendater eenonzekerheidvan materieel belangbestaat, zijn wij verplicht om aandachtinonzecontroleverklaring te vestigen op derelevante gerelateerdetoelichtingenindejaarrekening. Als detoelichtingeninadequaatzijn, moeten wij onzeverklaring aanpassen.Onze conclusies zijn gebaseerdop decontrole-informatie dieverkregen is tot dedatumvan onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissenof omstandi^eden kunnener echter toe leidendatdegemeenschappelijke regelingde financiëlerisico’s nietkan opvangen; • het evalueren van depresentatie, structuur eninhoudvan dejaarrekeningen dedaarin opgenomentoelichtingen; • Het evalueren of dejaarrekeningeen getrouw beeldgeeft van deonderliggende transacties en gebeurtenissenen of deindejaarrekeningverantwoordebaten enlasten alsmedede balansmutaties in alle van materieel belangzijndeaspectenrechtmatig tot standzijn gekomen. Wij communicerenmet het algemeenbestuur onderandereover degeplandereikwijdte en timingvan decontrole en over designificantebevindingen dieuit onzecontrole naarvoren zijn gekomen, waarondereventuele significantetekortkomingen indeinternebeheersing.
Zoetermeer, 11 maart 2022/^ Astrium OverheidsaccpumantsB.V.
n
Paraaf voor waarme kingsdoeleinden: ky prs. N.E. LansbergenRA
ITARE
/
4
Sr QJ 5ac
Staat van Activa
fD
Omschrijving
R(D S N>
o N>
Kantoorpand Grond Technische instaUaties
tti
2021 Aanschaf* waarde 01-01-2021 alle investeringen 8.729.108 1.000.000 0
Lopende Activa 01-01-2021
Vermeerdering ' 2021
8.729.108 1.000.000 0
Aanschafwaarde 31-12-2021
1.132.859
o 1.157.456
9.861.967 1.000 000 1.157.456
Q
Afschr. Mnd.
Afsehrijv. t/m 2020
480
Boekwaarde M-12-2020
0
o 300
0
6.729.108 1.000.000 0
Afschr. 2021 (op basis vrijval!
Boekwaarde 31-12-2021
218.228
o 0
Kapitaal rente ’’ 2021 r 1%
Kapitaallasten r 2021
6con. of maatschapp. nut BI of MN
218.228
&4 Bi 0 Bi 139.202 B4
9.643.739 1 000.000 1.157.456
PC*8 en Randapparatuur PC apparatuur Randapparatuur Totaal Belastingapplicaties Gouw belastingen Haarlem Betastingappticatie Haartmeer Betastingappiicatle geconverteerd WbarderingsappUcatie
600.138 350.748 0 600.138 120600.138 0
0
555.807
0
231.7920
0
555.807
60
655.462 2.043.199
58.800 409.548
0 0
655.462 2.043.199
60
291.702
233.385
0
291.702
195.801 487.503
48.316 281.700
0 0
546.836 156.712 703.549
69.820 131.958 201.778
207.904 0 207.904
680.3760 920.153 3.046.993
0 2.210.595
555.807
0
0 231.792 36 231.792 0
0
B4
0
0
0
Bi
0
0
0
631.942 2.019.679
23.520 23.520
11,760 11.760
11.760 11.760
120
218,187
73.515
23.338
50.177,
195.801 487.503
60
176.475 394.661
19.326 92.842
9.663 33.002
9.663 89.840
754.740 156.712 911.453
60 60
524.255 103.929 628.184
22.581 52.783 75.364
13.964 26.392 40.356
216.521 26.392 242.913
0 880.376 120880.375 1 0
0
920.153 3.046.993
120 120
920.153 2.063.798
0 983.111
0 0 221.060
Qi
11.760 11.760
Bi Bi
23.338
Bi
9.663 33.002
Bi
0
Bi Bi
0
13.964 26.392 40.356
0
1
0
0 762.051
0 221.060
Totaal
409.2440 0 409.244 60 409.247 0 -3 -3 2.210.595 5.256.766 0 5.256.766 4.273.673 1 983.108 221.060 762-049 0
ffantoorapplicaties Softw are overige applicaties PC softw are PMS Rojecturen Totaal
200.081 203,819 437.464 1.336.698 2.178.063
31.632 0 0 697.863 729.496
0 0 0 0 0
200.081 203.819 437.464 1.336.698 2.178063
60 60 60 60
421.133 421.133
29.000 29.000
0 0
421.133 421.133
60
22.790.555
14.753.938
Telefonie Telefooncentrale Totaal
4^ Totale activa
2.872.929 26.663.483
Bi Bi Bi
0 BN 221.060
189.234 203.819 437.464 962.473 1.792.990
10.847 0 0 374.225 365.073
6.326 0 0 139.573 145.899
4.521 0 0 234.653 239.174
0
0 139.573 145.699
397.922 397.922
23.211 23.211
5.800 5.800
17.411 17.411
0
5.800 5.800
10.927.258
11.863.214
815.305
13.920.837
0
815.305
"O CQ.
5
Q
§ M
O
Servers
Netwerk/infrastructuur Netw erk Beveiligd frfatform Netw erkapparatuur Totaal
5Q
o
Kantoormeubaar 1.971.235 1.162.713, 374.709 2.345.944 120 1.420.248 550.988 139.202 786.495 Totaal 11.700.343 10.891.821 2.865.025 14.365.367 1.420.248 10.280.096 387.430 12.687.691 0 357.430
Centrale computerruimte Software centrale servers Softw are licenties Kantoorautomatisering servers Totaal
i«k
i/>
6.326
Bi
o
Bi Bi Bi
Bi
Bijlage2: Geldleningen Indien Cocensus voor haar financiële huishouding geld aantrekt voor langere tijd wordt dit via een separaat voorstel voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur van Cocensus. Na toestemming van het Dagelijks Bestuur wordt conform het treasurystatuut de Bank Nederlandsche Gemeenten (BNG) benaderd om een offerte uit te brengen. Voor de BNG is voor wat betreft de garantstelling voor de geldlening de Gemeenschappelijke Regeling van Cocensus uitgangspunt: Artikel 18a Bijdragen van gemeenten 2. De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat het samenwerkingsverband te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Lening overzicht 2021 Leningnummer
Restant hoofdsom i
Ingang
Rente %
40.113209
01-04-2020
0,2950
120.000
3.000.000
2.880.000 500.000
Aflossing
Hoofdsom
40.108537
22-08-2013
2,2900
250.000
2.500.000
40.110675
14-09-2016
0,3500
150.000.
1.500.000-
750.000
40.114489
06-01-2021
-0,1000
100.000
1.000.000
1.000.000
40.113208
01-10-2019
0,27500
140.000
3.500.000
3.360.000
40.114490
06-01-2021
0,3900
125.000
5.000.000
5.0(H).000 '
16.500.000
13.490.000
Totaal
Jaarstukken Cocensus 2021
i
Pagina 55
Bijlage3: Toerekening taakvelden Om de bijdragen van de deelnemers te kunnen toerekenen aan de verschillende heffingen is de volgende methodiek gehanteerd. De totale WOZ-kosten, die aanwijsbaar aan de OZB zijn toe te rekenen, zijn verdeeld naar de opbrengst van de OZB in de totale opbrengsten van de OZB. De overige resterende kosten (van de bijdrage) zijn vervolgens ook verdeeld naar de relatieve opbrengsten van de verschillende heffingen. Deze toegepaste berekeningswijze is ter toetsing voorgelegd aan specialisten van Van den Bosch en partners en is als een geaccepteerde rekenmethode onderschreven. Hieronder ziet u per gemeente de kostentoerekening op basis van de bijdrage 2021 versus de begroting 2020 per beiastingsoort. Waarbij de WOZ kosten als apart component worden meegewogen. Haarlem 2021 [taakveld 0.61 0.62 0.63 0.64 0.64 a64 0.64 22 3.3 3.4 6.3 ;7.2 7.3