INFO 7 okt 21 Voortgang taakstelling begroting 2021.pdf

Overzicht realisatie taakstelling De BUCH Te realiseren taakstelling regulier (10%)

Realisatie

Synergie

Omschrijving

Wanneer

Nadere duiding

Realisatie

Functionaris gegevensbescherming bespaard

Formatieplan

Door de samenwerking binnen de BUCH kunnen we volstaan met 1 Functionaris gegevensbescherming. Echter betreft de ene Functionaris gegevensbescherming een nieuwe functie, een autonome ontwikkeling waarvoor door de deelnemende gemeenten geen budget beschikbaar was in de salarisbudgetten. Deze functie is gerealiseerd door in het formatieplan op andere functies formatie te schrappen om binnen het kader van het bestaande salarisbudget te blijven.

€

3.250

40%

Privacy Officer bespaard

Minder meer

€ Door de samenwerking binnen de BUCH kunnen we volstaan met 1 privacy officer. Echter betreft de ene privacy officer een nieuwe functie een autonome ontwikkeling waarvoor door de deelnemende gemeenten geen budget beschikbaar was in de salarisbudgetten. Deze functie is gerealiseerd door in het formatieplan op andere functies formatie te schrappen om binnen het kader van het bestaande salarisbudget te blijven. Dit betreft een functie in schaal 10.

79.013

40%

€ Bestuursadviseurs/strategisch Formatieplan Nieuwe functies die voor een deel bij de latende gemeenten niet aanwezig waren en waarvoor dus ook adviseurs geen budget beschikbaar was. Deze functies zijn gereliseerd door te schrappen op formatie op de (9,78fté nieuw, 3,78fté oud) (Schaal bestaande functies. 12) € Informatiemanager bespaard (Schaal Formatieplan / minder- Deze functie was bij de latende gemeente niet aanwezig maar gezien toenemende belang van de digitale 11) meer informatievoorziening kan de gemeente niet meer zonder een dergelijke functie. Aangezien het een nieuwe functie betrof was dekking voor deze functie bij aanvang niet aanwezig maar is dit opgelost door te besparen op andere functies elders in de organisatie. Normaal gesproken had elke gemeente zelf een dergelijke functionaris aan moeten stellen omdat het een autonome ontwikkeling is. Deze kosten zijn door De BUCH niet doorgerekend aan de gemeenten en dus is dit een besparing. Dit betreft een schaal 11 functie. € Eén keer een informatiearchitect Formatieplan Deze functie was bij de latende gemeente niet aanwezig maar gezien toenemende belang van de digitale bespaard (Schaal 10) informatievoorziening kan de gemeente niet meer zonder een dergelijke functie.

Aangezien het een nieuwe functie betrof was dekking voor deze functie bij aanvang niet aanwezig maar is dit opgelost door te besparen op andere functies elders in de organisatie. Normaal gesproken had elke gemeente zelf een dergelijke functionaris aan moeten stellen omdat het een autonome ontwikkeling is. Deze kosten zijn door De BUCH niet doorgerekend aan de gemeenten en dus is dit een besparing.

614.172

60%

91.000

60%

81.000

60%

Als gevolg van fusie lagere kosten IT- Informatie audit beveiligingsplan

€ Als gevolg van de ambtelijke fusie kan volstaan worden met een IT-audit die eenmalig kan worden uitgevoerd en kan volstaan worden met één rapportage. In geval de gemeenten zelfstandig waren gebleven had een dergelijke audit per gemeente uitgevoerd moeten worden.

9.486

40%

Acht gebiedsregisseurs waarvoor Bestuurlijk geen extra middelen beschikbaar zijn Inrichtingsdocument gesteld. (Schaal 13) Later omgezet naar 7 gebiedsregisseurs en 1 programmamanager I&A

Gebiedsregisseurs zijn een nieuwe functie waarvoor door de deelnemende gemeenten geen financiële middelen beschikbaar zijn gesteld. De kosten hiervan zijn verwerkt in de reguliere begroting waardoor op andere taken besparingen doorgevoerd moesten worden door formatie te schrappen.

€

885.192

60%

Pagina 1 van 4

Synergie

Percentage 60% - 40%

Microsoft licenties binnen bestaande Begroting 2017-2018 middelen opgelost

Bij het opstellen van de begroting voor het vijfde huis is geconstateerd dat wij als organisatie niet compliant € waren met betrekking tot het aantal licenties dat wij binnen de bestaande contracten mochten gebruiken. Feitelijk zijn dit kosten die de gemeenten binnen hun eigen budgetten al hadden moeten reserveren. Binnen De BUCH is dit gecorrigeerd. Deze kosten zijn uiteindelijk niet doorgerekend naar de gemeenten. Het levert dus effectief een besparing op van € 400.000 structureel op.

400.000

Inbesteden Sociale Recherche

€ Door inbesteding van de sociale Recherche binnen BUCH verband hebben we voor de gemeenten een besparingspotentieel kunnen realiseren van € 100.000. De gemeenten hebben echter de bestuurlijke keuze gemaakt om bij Halte Werkt te blijven. Dit doet overigens niets af aan feit dat dit een besparing is. Hoewel deze besparing niet binnen de begroting van De BUCH zou kunnen worden gerealiseerd is het wel een mogelijkheid tot besparing die een gevolg is van de ambtelijke fusie en daarom wordt deze ook toegerekend aan het gerealiseerde besparingsresultaat. Omdat deze volledig binnen de begroting van de gemeenten valt wordt deze daar ook verantwoord.

-

Er is een extra gedragsdeskundige in dienst genomen omdat de omvang van het aantal zaken steeds groter € wordt. Is een functie in schaal 11. Deze is ingezet om de kwaliteit van besluitivorming in het jeugddomein te waarborgen. Besparing aanbesteding Aanbesteding in 2016 Door de samenwerking binnen De BUCH heeft een aanbesteding van de schuldhulpverlening de gemeenten € schuldhulpverlening waarbij contract met een besparing een structureel voordeel opgeleverd ten opzicht van de bestaande kosten. is overgegaan van Halte Werk naar vanaf 1 januari 2017. Sociaal.nl Schuldhulpverlening BV.

91.384

€

1.070

Extra gedragsdeskundige

Onafhankelijke klachtencommissie Jeugd

Binnen De BUCH is een onafhankelijk klachtencommissie Jeugd opgezet waarvan de kosten binnen de bestaande begroting zijn opgevangen. Dit betreft een extra wettelijke taak. Hier is ook sprake van ambtelijke ondersteuning, alleen wordt deze ondersteuning niet bijgehouden.

J&G coaches in dient in plaats van uitbesteden

€ De J&G coaches werden tot voorheen gedetacheerd vanuit Groei Mee ten laste van de gemeenten en worden nu in dienst genomen door De BUCH. Daarnaast is een extra gedragsdeskundige in dienst genomen omdat de omvang van het aantal zaken steeds groter wordt. Is een functie in schaal 11. Deze is ingezet om de kwaliteit van besluitivorming in het jeugddomein te waarborgen.

Consulenten ICR in dienst in plaats van via inhuur Groei Mee.

De consulenten voor de intensieve Casusregie worden in dienst genomen van de werkorganisatie en niet langer betrokken van Groei Mee.

Verlofstuwmeren overgedragen

Begroting 2017-2018

In de aanloop naar het eerste jaar van De BUCH is duidelijk geworden dat bij de latende gemeenten nog aanzienlijke verlofstuwmeren aanwezig waren, zonder dat de gemeente hier middelen voor hadden gereserveerd. De BUCH was verplicht deze rechten van de medewerkers over te nemen zonder dat hiervoor een vergoeding van de latende gemeenten voor is ontvangen. Dit heeft de deelnemende gemeenten een besparing opgeleverd van € 1.000.000 incidenteel.

Pagina 2 van 4

€

-

-

40%

€

100.000

60%

60%

€

72.000

40%

40%

€

84.000

59.500

60%

60% €

1.000.000

40%

€ Voor de periode van 1,5 jaar heeft een proef gelopen met Intensieve Casus Regie om te beoordelen of dit uiteindelijk leidt tot vermindering van het aantal Dwang trajecten. De resultaten van de pilot zijn bemoedigend en de kosten van de ICR lijken weg te vallen tegen de lagere kosten voor Dwangtrajecten. Besparingen voor OTS en zwaardere vormen van zorg zijn niet meegenomen maar wel waarschijnlijk. In het voorstel is geen opslag voor overhead meegenomen. Als deze kosten (ca € 60.000 per fté) binnen de bestaande begroting moet worden opgelost is dan is dat effectief een besparing van € 198.000.

Intensieve casusregie

Voorstel ICR College Advies 28 november 2018

Aanbestedingsresultaat schoonmaakcontracten

€ Bij de aanbesteding In het bedrijfsplan is afgesproken dat De BUCH uiteindelijk een bepaalde besparing moet opleveren. van schoonmaak eind Afgesproken is dat dit niet alleen besparingen zijn die binnen de BUCH vallen maar dat ook besparingen die 2018. binnen programmagelden van de gemeenten worden gerealiseerd mogen worden meegenomen in de realisatie. Verwacht wordt dat deze besparing tussen de € 50.000 en € 100.000 bedraagt. Voor nu is gekozen om € 75.000 in het overzicht realisatie taakstelling te verwerken. Dit zal worden aangepast als de exacte gevolgen inzichtelijk zijn.

Wagenpark

Omslagrente wagenpark niet afgeraamd in gemeenten, maar ook niet overgekomen naar BUCH.

PM

256.333

-

60%

€

75.000

40%

Milieutaken ODIJ

2e FIRAP 2019

Budget dat in Uitgeest stond voor de inhuur ODIJmond. Is afgeraamd omdat opgevangen wordt binnen de bestaande formatie.

€

112.000

40%

ICT investeringen

2e FIRAP 2019 / In verband met de bedrijfsvoering was het noodzakelijk om de volgende drie investeringen dit jaar toe te Besproken in voegen aan het investeringsschema: directievergadering 14 - IO-5 Burgerzakensysteem; februari 2019 IO-6 Klantgeleidingssysteem; en personeelsplanning, SL-03 Leerplichtsysteem.

€

94.000

60%

Als gevolg van fusie lagere kosten voor accountant

Aanbesteding in 2016 Als gevolg van de ambtelijke fusie heeft een aanbesteding plaatsgevonden van de accountantsdiensten met een besparing waarbij de totale kosten voor de controle van de jaarrekening inclusief De BUCH lager uitkwamen dan de vanaf 1 januari 2017. kosten die de latende gemeenten voorafgaand aan de fusie maakten.

€

-

Reductie van de huisvestingsbehoefte en dientengevolge lagere operationele kosten.

Visie op huisvesting

Verdere besparing op huisvesting en Visie op huisvesting als zodanig ook de facilitaire ondersteuning.

Reeds bij het bedrijfsplan is gecalculeerd dat we met de vier gemeentehuizen aanzienlijk ruimer in ons jasje PM zitten dan strikt noodzakelijk. Ook recente bezettingsoverzichten laten zien dat we zelfs op piekmomenten Bij het vaststellen van het bedrijfsplan is ook bepaald dat "de door Werkorganisatie BUCH daarin gerealiseerde afname van huisvestingsbehoefte, welke mogelijk leidt tot inkomsten uit verhuur van beschikbare huisvesting aan derden, komt zodoende in financiële zin (conform de verdeelsleutel) ook ten gunste van alle vier de gemeenten" en valt dus onder de besparingsdoelstelling. Aangezien de werkorganisatie alleen haar eigen behoefte kan reduceren maar het vervreemden dan wel verhuren van de gemeentehuizen een politiek besluit is, is voor De BUCH een besparing gerealiseerd op het moment dat de huisvestingsbehoefte is gereduceerd en niet het moment dat de panden worden verkocht of worden verhuurd. Dit valt immers buiten onze invloedsfeer. PM

Zie voorgaande

Pagina 3 van 4

€

17.000

40%

Advies overgang belastingen naar Cocensus Topstructuur

De samenwerking binnen De BUCH heeft er tot geleid dat uiteindelijk de taak rondom belastingen wordt ondergebracht in de GR Cocensus. Dit levert een besparingsvoordeel op bij de drie gemeenten van ca € 200.000 structureel. Bij de besluitvorming over de topstructuur is besloten dat deze functie binnen de eigen middelen van De BUCH moet worden opgevangen. Dit is een verbetering van de eigen organisatie en als zodanig een herinvestering in de eigen organisatie.

€

-

€

340.000

Uittreding St. Rijk Uitgeest en Castricum

Directie 17 oktober 2019

Besparing uittreden St. Rijk

€

-

€

68.350

60%

2e firap 2018

Abonnementen

Aframen boeken, abonnementen en contributies

€

-

€

50.000

40%

Directievergadering 14-11-2019

medewerkers

Medewerkers kabels en leidingen

Directievergadering 14-11-2019

BIBOB

BIBOB, mail Guy voor directievergadering 14-11

PM

Directie 31-10-2019

Afvalstations

Door andere openingstijden vindt er een besparing plaats.

€

-

€

65.045

40%

Project rationalisatie 2021 ev

2e firap 2019

De kosten voor ICT onderhoud bedraagt jaarlijks 10% (Bron M&I benchmark). Deze autonome kostenstijging is nimmer verwerkt in de begroting van I&A. Deze kosten hebben we dit jaar en afgelopen jaren kunnen opvangen binnen de huidige exploitatie en extra gelden en die door de raden ter beschikking zijn gesteld. Vanaf 2020 hebben we niet meer de beschikking over deze extra gelden.

€

500.000

Zaakgericht werken

Directieoverleg 7-112019

De verschillende gemeenten werken nog met verschillende zaaksystemen (GO, Ibabs etc). Daar geven we circa € 60.000 aan uit voor de systemen en er zit ook nog een personele component aan. Als we overgaan naar 1 syteem is een bezuiniging te realiseren

€

-

Totaal gerealiseerd Norm te realiseren (10% van 56 mln. = 5,6 mln. waarvan 40% voor gemeenten) Totaal nog te realiseren

€ €

Structureel 3.617.400 € 5.600.000

Synergie 1.776.395 € €

5.393.795 5.600.000

€

1.982.600 €

-1.776.395 €

206.205

Te realiseren taakstelling: 40% voor de gemeenten 60% voor de werkorganisatie BUCH Totaal te realiseren

€ € €

2.240.000 € 3.360.000 € 5.600.000 €

-

Gerealiseerd: Gerealiseerd 40% voor de gemeenten Gerealiseerd 60% voor de werkorganisatie BUCH Totaal gerealiseerd

€ € €

1.104.819 € 2.512.581 € 3.617.400 €

1.279.045 497.350 1.776.395

Nog te realiseren Nog te realiseren 40% voor de gemeenten Nog te realiseren 60% voor de werkorganisatie BUCH Totaal nog te realiseren (exclusief synergie!!!)

€ € €

1.135.181 € 847.419 € 1.982.600 €

-1.279.045 -497.350 -1.776.395 €

Positief resultaat overgang belastingen naar Cocensus Algemeen directeur en twee teamleiders binnen begroting opvangen.

Pagina 4 van 4

€

200.000

60%

60%

40%

€

45.000

60%

206.205