C03. RIB Opvolging aanbevelingen evaluatie Wagenpark

Aan de gemeenteraad

Domein Team Contactpersoon

: Beheer Openbare Ruimte : Gemeentelijke Eigendommen : Marleen Engel

Zaaknummer Bijlage(n) Verzenddatum

: Z24 164053 : : 7 maart 2024

Onderwerp

: Opvolging aanbevelingen evaluatie Wagenpark

Beste leden van de raad, In 2018 besloten de raden van de vier BUCH-gemeenten om hun vier afzonderlijke wagenparken met het oog op efficiëntie en kostenbesparing per 1 januari 2019 over te dragen aan de werkorganisatie BUCH. In 2022 is deze overdracht als artikel 213aonderzoek geëvalueerd. Deze evaluatie sloot af met acht aanbevelingen. In deze brief informeren wij u over de wijze waarop opvolging is gegeven aan deze aanbevelingen. 1. Onderzoek of een raamcontract voor materieel zoals tractoren en maaimachines voordeel op kan leveren. Door het afsluiten van raamcontracten kunnen lagere prijzen worden bedongen en hoeft de organisatie minder aanbestedingstrajecten uit te voeren. Bij elke aanbesteding van voertuigen of werkmaterieel wordt daarom zorgvuldig bekeken of het gaat om een losse opdracht of dat er een raamcontract kan worden afgesloten. Er zijn in de afgelopen jaren al diverse raamcontracten afgesloten, bijvoorbeeld voor de levering van dieselvoertuigen, elektrische voertuigen, bestelwagens, tractoren en maaimachines. Hierdoor zijn kortingen op de catalogusprijzen bedongen. 2. Onderzoek in hoeverre het voordelig is de leaseauto’s die langdurig in gebruik zijn te vervangen door het aanschaffen van een elektrisch voertuig of een duurzame oplossing zoals de elektrische deelfiets.

In het Wagenparkbeleid is bepaald dat alle voertuigen die voor langer dan 24 maanden worden gebruikt worden aangekocht. Alleen wanneer een voertuig korter dan 24 maanden ingezet moet worden is leasen of huren aan de orde.

GEMEENTEHUIS

POSTADRES

t (072) 535 66 66

Raadhuisplein 1

Postbus 1

e info@heiloo.nl

1851 JL Heiloo

1850 AA Heiloo

i www.heiloo.nl

Door de teammanagers wordt voorafgaande aan de aanschaf van een vervoermiddel altijd de afweging gemaakt welke soort vervoermiddel het meest geschikt en duurzaam is. Voor kortere afstanden zijn dit elektrische (deel)fietsen. 3. Stel vast hoe het proces inkoop- en aanbesteden t.a.v. het wagenpark doorontwikkeld kan worden. Stel hiervoor een proceseigenaar vast en bepaal de rollen, taken en verantwoordelijkheden in dit traject. In de notitie ‘Wagenpark BUCH beleid en beheer’ (2020) is de taakverdeling t.a.v. het proces inkopen en aanbesteden vastgelegd. Elk aanbestedingstraject wordt daarnaast begeleid door een inkoopadviseur en heeft een proceseigenaar die verantwoordelijk is voor efficiënt en zorgvuldig verlopen van het inkooptraject conform de afspraken die zijn vastgelegd. In 2024 worden de afspraken weer tegen het licht gehouden en zo nodig bijgesteld. 4. Bepaal op welke onderdelen van het wagenpark de flexibele inzet kan worden vergroot. Daar waar mogelijk wordt werkmaterieel altijd flexibel ingezet, dit is altijd een aandachtspunt en een uitgangspunt. 5. Onderzoek hoe de inzet van de personenauto’s en bestelwagens flexibel kan worden ingezet. Bestelwagens kunnen over het algemeen niet flexibel worden ingezet omdat ze gekoppeld zijn aan medewerkers of wijkteams die zonder deze voertuigen hun werk niet kunnen uitvoeren. Deze voertuigen zijn alle werkdagen in gebruik.

Personenvoertuigen worden over het algemeen wel flexibel ingezet en zijn als dit mogelijk is beschikbaar voor alle medewerkers van een team of domein. 6. Onderzoek hoe verdere verduurzaming van het wagenpark gerealiseerd kan worden zoals met de inzet van elektrische deelfietsen. Verduurzaming is continu een aandachtspunt. Zoals aangegeven bij punt 2, er wordt altijd afgewogen welk vervoermiddel het meest geschikt en duurzaam is voor hetgeen waarvoor het vervoermiddel gaat worden ingezet. 7. Voer proces-sessies uit om de processen rondom het wagenparkbeheer in beeld te brengen, te visualiseren en acties te bepalen om efficiënter te werken. Alle werkprocessen rondom het wagenparkbeheer zijn uitgewerkt en beschreven in de notitie ‘Wagenpark BUCH beleid en beheer’. In 2024 wordt bekeken of de werkprocessen moeten worden aangepast om nog efficiënter te kunnen werken. 8. Stel daarbij ook een RASCI op om taken en verantwoordelijkheden helder te krijgen en inzicht te krijgen in de benodigde en beschikbare capaciteit om het wagenparkbeheer goed uit te kunnen voeren.

Pagina 2 van 3

Alle taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het wagenparkbeheer zijn duidelijk omschreven in de notitie ‘Wagenpark BUCH beleid en beheer’. Het opstellen van een RASCI heeft voor het krijgen van inzicht in de benodigde en beschikbare capaciteit op dit moment geen meerwaarde en wordt daarom niet gedaan.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo

T. Kemper gemeentesecretaris

M. ten Bruggencate burgemeester

Pagina 3 van 3