Brief van Trefpunt ea over subsidieverordening

2 maart 2025

Betreft: aanpassen subsidieverordening

Geachte raadsleden en leden van het college van bestuur, Wij hebben begrepen dat in het kader van de ombuigingen de subsidieverordening aangepast moet worden. Dit juichen wij zeer toe en willen van het moment gebruik maken u te informeren op een aantal wenselijke ombuigingen binnen de verordening en subsidiesystematiek in het kader van efficiëntie, kostenreductie en vooral ondernemerschap. Ondergetekenden hebben allen gewerkt of werken onder de paraplu van andere gemeenten. Vanuit onze ervaring willen wij u wijzen op onze bevindingen: 1.

De subsidieverstrekking in de gemeente Heiloo vindt plaats op ‘activiteitenniveau’ in plaats van op strategisch niveau. Dat is niet wenselijk. Gemeten moet worden of de organisatie de gesubsidieerde middelen inzet voor de maatschappelijke doelstellingen die de gemeente verlangt van de organisatie. De organisatie vertaalt dit naar beleid waardoor de doelen behaald kunnen worden. Soms blijkt dat deze bijgesteld moeten worden gaande de rit. Als je op activiteitenniveau meet, meet je op operationeel laag niveau/microniveau hetgeen niets zegt over strategische keuzes en het behalen van de doelen. Overigens worden de organisaties gecertificeerd. De certificeerder kijkt ook nauwgezet naar de maatschappelijke opdracht met kennis van de branche en andere gemeenten. De gemeente kan dus in hoofdlijnen ‘meekijken’. Dat scheelt een hoop tijd voor de gemeente.

2.

De subsidieverstrekking gaat per jaar. Om als onderneming slagvaardig te kunnen zijn, een stabiele bedrijfsvoering te garanderen en kwaliteit te leveren, is het wenselijk om een vierjaarlijkse cyclus af te spreken.

3.

De huidige subsidiesystematiek is tijdrovend voor ons én voor de gemeente: men werkt jaarlijks met een drietrapsraket waarin gewerkt wordt met het indienen van een aanvraag, het vaststellen van een aanvraag en de beschikking. Bij het beschikken leveren we een controleverklaring aan en een inhoudelijk jaarverslag. Door de gemeente wordt dit inhoudelijke verslag teruggebracht tot activiteitenniveau. Dit is een tijdrovende klus en en voegt niets toe: zie punt 1.

4.

Er zijn drie soorten accountantsverklaringen namelijk (in volgorde van kosten waarbij 1 de minst dure optie is en 3 de meest dure) a. Samenstellingsverklaring b. Beoordelingsverklaring c.

Controleverklaring

Subsidies boven een bepaald bedrag, moeten in Heiloo jaarlijks een controleverklaring aanleveren. Dat is een (onnodig) zwaar en duur middel, zeker als je kijkt naar de grootte en omvang van onze organisaties. Een controleverklaring kost ons per organisatie tussen de 8000,- en 10.000,-. Een samenstellingsverklaring kost minder dan de helft! Voorstel: kijk of het mogelijk is om 1 x in de vier jaar te werken met een controleverklaring en de andere 3 jaren met een samenstellingsverklaring of een beoordelingsverklaring. 5.

De subsidieaanvraag moeten we nu indienen voor mei. Zodoende begroot je als het ware op je jaarrekening die dan net klaar is in plaats van op voortschrijdend inzicht. De hele culturele branche levert de begrotingen aan in oktober en ook de cao is op dit ritme afgestemd. Bij de meeste gemeenten vraagt men de subsidieaanvragen in te dienen in september/oktober.

6.

Vanzelfsprekend hopen we dat de gemeente toch weer besluit om de cao’s van onze organisaties te volgen met het indexeren conform de besluitvorming hieromtrent in 2020.

Kortom: we hopen op een meer efficiënte subsidiesystematiek waardoor onze inzet en diensten nog meer ten goede komen aan degenen waarvoor wij het doen: de inwonenden van Heiloo. Vanzelfsprekend zijn wij bereid een en ander nader toe te lichten. Met vriendelijke groet,

Dilly van Empel, directeur-bestuurder Bibliotheek Heiloo Andrea Landman, directeur St. Trefpunt Heiloo Pauline Folkerts, directeur-bestuurder Ons Podium Cultuurcentrum Heiloo