Bijlage input en reacties evaluatie nieuwe werkwijze raad.docx

Evaluatie nieuwe werkwijze raad 2021 Opmerkingen en suggesties gedaan in de periode januari- tm november 2021. Reacties zijn tussentijds ook al gegeven De voorgestelde en te bespreken oplossingsrichtingen door de werkgroep nieuwe werkwijze staan in rechterkolom. groen: al doorgevoerd Geel: nu voorgesteld

Agendacommissie

1

Op- en aanmerkingen/suggesties (bij de start van de werkwijze in april/mei 2021 )

Oplossingsrichting /reactie werkgroep nieuwe werkwijze

HL

Er wordt bij commissies te weinig tijd ingepland voor belangrijke besluitvorming.

De agendacommissie kijkt hier nu elke keer expliciet naar.

GBH

Als lid van de agendacommissie heeft Gemeentebelangen Heiloo ervaren dat er binnen een week na de vergadering van de agendacommissie nog stukken “voor de agenda” worden aangeleverd en dat -om dit eerste te voorkomen- er extra vergaderingen van de agendacommissie worden ingelast. Hierover zijn geen heldere afspraken anders dan dat er “soepel mee moet worden omgegaan”. Dat standpunt deelt Gemeentebelangen Heiloo niet en wij constateren een extra (tijds)belasting voor de agendacommissie.

Dit is in de beginfase 1 of 2 keer voorgekomen. Indien nodig moet het mogelijk zijn om een extra agendacommissie in te lassen voor bijv spoedjes. Het kan dan digitaal en hoeft niet lang te duren. De praktijk heeft uitgewezen dat soms vaker dan 1 keer per maand een agendacommissie nodig is.

Griffie

Er wordt niet gestuurd op de LTA.

Griffie

Er wordt niets gedaan met de toezeggingenlijst.

De agendacommissie neemt nu elke vergadering de LTA onder de loep. De LTA is een sturingsinstrument voor de raad. Tijdens de commissie AZ kunnen er vragen worden gesteld aan het college. De agendacommissie spreekt wel zo nu en dan via de voorzitter het college aan op toezeggingen die nog een einddatum of afhandeling behoeven.

Dialoogtafel 15 nov

VVD

Op- en aanmerkingen/suggesties

Oplossingsrichting /reactie werkgroep nieuwe werkwijze

Achtergrond van externe deelnemers was anders dan verwacht .

Aanvragers hadden het bespreekdoel anders aangekondigd.

Om de verwachtingen te managen van de externe deelnemers en ook de fractievertegenwoordigers goed voor te bereiden heeft de griffie nu een format gemaakt . Hierin beschrijven de externe deelnemers het doel, achtergrond, eerdere contacten met gemeente, nog te leveren stukken . . Agendacommissie beoordeelt dit format. Zie boven

Geen oordelen geven of politieke uitspraken doen bij de dialoogtafel

Tijdens bijeenkomst : het doel van bijeenkomst (luisteren !!) goed aangeven bij vertegenwoordigers fractie.

Indieners van het onderwerp waren tevreden met de ruimte en tijd en luisterende houding (positief)

Dit is positief

Stukken van externen kwamen te laat

griffie

Vervolgacties komen vanuit de fracties zelf; zij communiceren hier ook over richting de deelnemers .

Raadsinformatiemarkt Op- en aanmerkingen/suggesties Diversen Slechte akoestiek in de kantine. Diversen Naambadges zijn gewenst. Diversen Aanwezigen meer verspreiden, niet allemaal in de kantine.

2

Oplossingsrichting /reactie werkgroep nieuwe werkwijze De “kraampjes” meer verdelen in de ruimte. Een goede mogelijkheid is om het beneden te doen in de gang in het bestuurscentrum. Naambadges zijn besteld en gemaakt. De Raadsinformatiemarkt laten plaatsvinden in de gang van het bestuurscentrum en bij de publieksbalie (niet op maandag).

Raadsinformatieavond Op- en aanmerkingen/suggesties

3

PvdA

Voor de zomer: Anders dan bij de oefenrondes met het bureau dat ons begeleidde bij deze nieuwe werkwijze, waren er bij de informatieronde geen ambtenaren aanwezig om vragen te beantwoorden. De wethouder was er wel waardoor alle vragen naar de wethouder gingen. Dat maakte het eerder een rondje oordeelsvorming dan informatieverzameling, ook omdat er absoluut geen tijd en ruimte was om vragen te beantwoorden of om met elkaar van gedachten te wisselen. Het gevolg was een groot gevoel van frustratie en tijdverspilling achteraf.

PvdA

Als het zo is dat in de informatieronde eigenlijk geen vragen gesteld mogen worden (ook omdat het al snel technische vragen zijn?) dan is de mogelijkheid om per mail vragen te stellen onvoldoende. Raads- en commissieleden hebben vaak ook een betaalde baan naast het raadswerk, het tijdsbestek om de stukken die op de agenda staan te bestuderen en daar vragen bij te formuleren is dan absoluut te kort.

Oplossingsrichting /reactie werkgroep nieuwe werkwijze We hebben de eerste periode voor de zomer de raadsinformatiemarkten (RIM) voor de eerste beeldvorming gemist. Deze RIM kan samen met de RIA helpen om de beeldvorming en informatievoorziening op peil te krijgen. De RIA is gericht op beeldvorming/informatie verzamelen, uitwisselen van (technische) informatie ter voorbereiding op de bespreking in een commissie die binnenkort plaatsvindt. Ambtenaren beantwoorden vragen tijdens de raadsinformatiemarkt en tijdens de RIA’s. Indien aanwezig kan de ph ook vragen beantwoorden. Aanwezige raads- en commissieleden stellen uitsluitend informatieve/technische vragen die meteen beantwoord worden. Men kan de aanwezige ambtenaren vragen om bijvoorbeeld alternatieven maar niet om een oordeel. Daar is de commissie voor. In de informatieronde is het de bedoeling dat er informatie wordt verzameld door middel van onder andere vragen stellen. Als men niet aanwezig kunt zijn vanwege drukke werkzaamheden, kan men vragen stellen via de griffie. Vragen stellen over geagendeerde onderwerpen in commissies of raad kunnen vooraf gesteld worden als ze technisch van aard zijn. Zijn het politieke vragen dan worden deze vragen

gesteld aan de ph tijdens de commissie of raadsvergadering. Als dit zo blijft, zou ik daar vanuit de griffie graag meer begeleiding bij hebben, in de vorm van een seintje: een mail met daarin een waarschuwing op het moment dat de stukken beschikbaar zijn, en een datum en tijdstip waarop vragen uiterlijk ingeleverd moeten zijn om beantwoord te worden voor de vergadering.

CDA

(na RIA over inbreilocaties) De verwachtingen bij deze beeldvormende vergadering waren - mede door de aankondiging in diverse media - bepaald anders. De presentaties dienen vooraf ‘aangescherpt’ te worden. Liever het materiaal vooraf ter beschikking stellen en dan vooral de kern laten toelichten + ruimte geven voor vragen.

GBH

Participatie insprekers; wellicht ook vanwege de tijdsdruk is door geen van de raadsleden gereageerd met vragen op de insprekers. Meerdere inwoners hebben ons gemeld dit een schande te vinden, temeer omdat de inwoners ook niet aan een debat hebben kunnen deelnemen, terwijl de nieuwe werkwijze nu juist bedoeld was om de burgerparticipatie te vergroten;

Participatie toehoorders; meerdere inwoners hebben aangegeven de parallelle sessies als belemmering te hebben ervaren om de onderwerpen van hun interesse te volgen en zij vonden het achterwege blijven van het debat een 4

In het weekbericht (komt elke donderdag) wordt elke week steeds aangegeven wanneer en hoe vragen gesteld kunnen worden. Onze conclusie ook op basis van de rapporten in Laposta is dat het weekbericht maar mondjesmaat wordt geopend. Er is tevens een schema beschikbaar waarin de aanleverdata vermeld staan. Het format van het agendaverzoek van de RIA is hierna aangescherpt. Een aantal raadsleden en voorzitters heeft aangegeven dat de voorkeur uit gaat naar een presentatie van maximaal 10 tot 15 minuten. Dan kan daarna het gesprek plaatsvinden en kunnen vragen worden gesteld. In het agendaverzoek van de RIA moet door de aanvrager duidelijk worden gemaakt wat de boodschap van de presentatie is, wie de presentatie houdt, wat de presentatie bijdraagt aan het doel van de avond. Het staat de raads/commissieleden vrij om vragen te stellen aan insprekers. Er is sowieso ruimte voor 1 vraag per commissielid. Insprekers mogen in 5 minuten hun bijdrage doen en daarna blijven zitten tijdens de eerste termijn om dan ook nog vragen te kunnen beantwoorden. Als er geen vragen worden gesteld, dan zijn er blijkbaar geen vragen. De parallelle sessies worden opgenomen. De ene wordt live gestreamd, de andere wordt opgenomen en naderhand gepubliceerd. Dus

Griffie

ernstig gemis omdat daarmee de standpunten van de partijen onvoldoende duidelijk werden. Opgemerkt werd dat het feitelijk een voorleessessie was met af en toe een vraag aan de portefeuillehouder.

belangstellenden kunnen 1 sessie live volgen en de andere sessie terugkijken.

In toenemende mate wordt een beroep gedaan op de raad om extra RIA’s te organiseren.

Dit kan nooit helemaal worden voorkomen en actualiteiten zijn altijd mogelijk. Echter de lijn moet zijn: RIA’s moeten van tevoren worden aangevraagd bij de agendacommissie en worden verwerkt op de LTA. Als er geen ruimte meer is op de LTA, dan schuift het verzoek door of moet men het op een andere manier aan de raad communiceren. In principe geen RIA’s meer op andere dagen dan de vaste vergaderdag. Als dat wel wordt gewenst, dan moet er een verzoek van het college worden ingediend bij de agendacie en is de voorbereiding en facilitering ook een verantwoordelijkheid van het college

Commissies (parallel) Bespreektijd/tijdschema/tijdsdruk Op- en aanmerkingen/suggesties CDA

5

45 min is voor een ingewikkeld onderwerp krap. Als er insprekers zijn heb je minstens 60 minuten nodig. En anders verder gaan in de volgende commissie. Vz moet continu tijd in de gaten houden. Bijv 3 minuten spreektijd per termijn.

Oplossingsrichting /reactie werkgroep nieuwe werkwijze Inmiddels neemt de Agendacie een uur voor grote stevige onderwerpen. Bespreeknotities variëren van 30 tot 45 minuten. De voorzitter dient met meer discipline en strak de vergadering te leiden. Men krijgt minder ruimte om maar uit te blijven weiden, te herhalen en zijpaden te bewandelen. De voorzitter dient letterlijk te vragen: kan het onderwerp door naar de raad. Zo nee, waarom

niet. Wat wilt u dan nog bespreken voordat het in de raad kan worden behandeld. - Wanneer kan het volgens u wel door naar de raad, - Kan het niet via een stemverklaring in de raad. De commissieleden zouden inmiddels in staat moeten zijn om kort en bondig hun standpunt te formuleren.

CDA

D66

HL

GBH

6

Drie kwartier voor een stevig onderwerp is te kort. Uitgaande dat elke fractie 3 minuten heeft in eerste termijn (21 minuten), dan reactie ph (10 min) dan houden we 14 minuten over voor tweede termijn/debat en dan moet daar nog spreektijd van af van insprekers(!) Kortom: in dat geval kiezen voor 1 uur, of wellicht beide onderwerpen in sessie 2 meer gecombineerd behandelen. 25 min voor een bespreeknotitie is te kort, maar tijdsdruk is niet verkeerd. Commissieleden moeten standpunt kort en bondig formuleren. Spreektijd invoeren. Er wordt veel te strak gestuurd op het tijdschema om alles er zo snel mogelijk doorheen te jassen. Logisch want er is geen tijd meer.

Omwille van de tijd worden de commissies meer op tijd dan op inhoud gestuurd, temeer omdat na de commissies een Commissie Algemene Zaken start. Onderwerpen worden in de tijd afgeknepen en er heerst een

Een spreektijd is mogelijk maar geeft een opgejaagd gevoel. Vraagt ook weer een hele bureaucratie om dat bij te houden voor de griffie naast de toezeggingen, bijdragen fracties, vergadertijd, insprekers en spreektijden per persoon. De Agendacommissie heeft inmiddels bepaald dat er voor normale onderwerpen 30 tot 45 minuten staat en voor zwaardere onderwerpen 60 minuten. Zijn er bij een commissie insprekers, dan kan je er al bijna van uit gaan dat de commissie twee weken later verder gaat. Spreektijd invoeren heeft niet de voorkeur, zie hierboven. Als de voorzitter merkt dat het onderwerp niet binnen de gestelde tijd wordt afgerond, dan kan men met elkaar afspreken in de volgende cie verder te gaan. Hier moet ook ontspannen mee omgegaan kunnen worden. In Castricum gaat dit al 10 jaar op deze manier Idem. Zie hierboven

stopwatchcultuur. Gevolg is dat er geen debat plaatsvindt tussen raadsleden onderling, terwijl deze commissies juist bedoeld zijn voor de oordeelsvorming door middel van het uitwisselen van standpunten. Voorbeeld: Omwille van de tijd is een commissie door de voorzitter overhaast en niet correct afgesloten. Bovendien heeft de voorzitter een verkeerde conclusie getrokken uit de behandeling van het laatste agendapunt. De voorzitter heeft het debat hierover afgekapt omdat de commissie niet mocht uitlopen. Daardoor heeft de portefeuillehouder niet kunnen reageren en is er geen stemronde geweest.

7

PvdA

Het vergaderen met stopwatch in de hand is alleen goed te doen als er stukken op de agenda staan die weinig bespreking behoeven. Deze manier van werken maakt dat raadsleden minder goed met elkaar van gedachten kunnen wisselen, in plaats van beter. Het maakt de gedachtevorming oppervlakkiger. Voor een groot deel ligt dit ook aan de digitale vergaderingen, maar ik vrees dat ook in het ‘echt’ de haast die in deze nieuwe werkwijze is ingebakken, een groot nadeel blijft. Bij de oefensessies met de nieuwe werkwijze raad was er juist alle tijd.

Griffie

Soms is het lang wachten tot er kan worden begonnen met het volgende agendapunt.

Dit was een incident. De commissies zijn inderdaad bedoeld voor oordeelsvorming. Kan men de commissie niet afronden binnen de gestelde tijd, dan concludeert de voorzitter dat er over twee weken wordt verder gegaan. Dan is de eerste bespreking voor de insprekers en eerste termijn en dan twee weken later wordt er verder gegaan met het debat. We willen niet vergaderen met de stopwatch in de hand. Het is aan de voorzitter en de commissieleden om met elkaar te zorgen voor een goede vergadering. Stukken die weinig tot geen bespreking behoeven, worden kort behandeld in de commissie AZ en gaat daarna door naar de raad. De raads/commissieleden kunnen prima met elkaar in debat, want als er te weinig tijd is, wordt er later verder gegaan. Inmiddels wordt de regel gehanteerd dat de aangegeven tijden op de agenda zijn geschat en dat men er rekening mee dient te houden dat de commissies 10 – 15 minuten eerder of later kunnen starten. Voorgesteld wordt nu om de commissies allemaal op elkaar te alten aansluiten.

8

GBH

De ene commissie was heel snel klaar en moest er heel lang gewacht worden tot de volgende commissie, terwijl er in de andere commissie tijdnood was.

Idem zie boven ligt een voorstel voor

H2000

Geconstateerd is dat er in de commissies veel technische vragen gesteld worden, dit leidt tot tijdnood (moet van tevoren).

De voorzitter dient hier op te sturen. Technische vragen zijn in de commissies niet toegestaan en dienen van tevoren ingediend te worden. De afspraak is de dinsdag na de publicatie van de stukken de vragen in te dienen zodat de antwoorden beschikbaar zijn voor de fractievergaderingen.

HL

De parallelle sessies zijn niet te volgen voor iemand die in onderwerpen is geïnteresseerd die in beide sessies tegelijkertijd plaatsvinden. Kortom: ik hoor weinig mensen die enthousiast zijn over deze wijze.

De parallelle commissies, de cie AZ en de raadsvergadering worden opgenomen en na de vergadering gepubliceerd op de website.Men kan dan de ene commissie live volgen en de andere commissie terugkijken als men is geïnteresseerd. De commissie AZ en de raadsvergadering zijn nooit parallel aan een andere bijeenkomst.

GBH

Alle raadsleden worden geacht elke twee weken deel te nemen aan een raadsvergadering, ook al is dit maar een half uurtje afhameren van besluiten. Dit betekent dat raadsleden per saldo meer avonden moeten vrijhouden voor raadswerk ergo geen privé afspraken kunnen hebben;

Raadsleden weten dat het raadswerk onder andere inhoudt dat men aanwezig dient te zijn bij de raadsvergadering. Men weet dat de maandag hiervoor de vergaderdag is en hier houden zowel de raads- en commissieleden, het college en organisatie en de mensen van de griffie rekening mee. Voorheen stonden alle avonden van de week in principe open voor een raadsactiviteit. Raadsleden en commissieleden (incl college en organisatie), die ook actief deelnemen in commissies en werkgroepen hadden hierdoor juist heel veel druk op hun privé agenda.

- Participatie kleine fracties; zoals voorzien zijn vooral de kleine fracties in het nadeel omdat hun woordvoerders meerdere portefeuilles voeren die regelmatig op hetzelfde tijdstip in 2 sessies aan de orde zijn; - Participatie kleine fracties; aangezien alleen raadsleden een commissie cq parallelle sessie mogen voorzitten en dit bij toerbeurt van alle fracties wordt verwacht, dienen alle fracties minimaal twee deelnemers aan de sessie plus een voorzitter te leveren per avond. Ergo, er moeten 3 (steun) fractieleden worden ingezet. Het invliegen van noodhulp in de commissie/steunfractie in de vorm van echtgenoten en oud-raadsleden is niet bepaald de kwaliteitsverbetering waar Gemeentebelangen Heiloo naar zoekt.

Hier wordt nu goed naar gekeken in de Agendacommissie.

Elke fractie muv GBH en PvdA hebben een voorzitter of meer voorgedragen, ook de kleinere fracties.

De voorzitterspoule is nu uitgebreid met 1 persoon naar 6 personen. Mascha ten Bruggencate neemt voorzitterschap AZ op zich. .

9

GBH

Parallelle sessies blijken in de praktijk niet werkbaar voor de woordvoerders; ondanks eerdere toezeggingen blijkt er toch een overlap in de parallelle sessies zodanig dat de woordvoerder over de specifieke onderwerpen op 2 plaatsen tegelijk moet zijn.

. Er wordt in de Agendacommissie nu goed gekeken of bepaalde thema’s en beleidsterreinen niet overlappen. De fracties kunnen onderling bepalen wie woordvoerder is voor een bepaald onderwerp.

GBH

De overlap aan onderwerpen die hetzelfde specialisme vergen, leiden tot gebrek aan inhoudelijk debat, belemmeren een goede oordeelsvorming en leiden tot langere doorlooptijden.

Zie boven

GBH

Indien weer fysiek vergaderd gaat worden, is het vrijwel onmogelijk voor woordvoerders om tijdens de sessies te switchen en zeer belastend voor alle raadsleden om voor slechts een half uur raadsvergadering (afhameren) naar het gemeentehuis te gaan; de kosten die voor fysiek vergaderen

Switchen tussen de sessies is niet onmogelijk want er zijn pauzes gepland waarin men naar een andere zaal kan lopen. Het gaat ook maar om de raadzaal en de B&W kamer die heel dichtbij elkaar liggen. Bovendien heeft iedere

gemaakt moeten worden (circa 1 ton) acht Gemeentebelangen Heiloo op grond van voorgaande dan ook volstrekt onverantwoord.

fractie recht op 5 commissieleden, naast de eigen fractie. Taken kunnen worden verdeeld. Voorheen konden raadsleden soms ook de hele avond van 20.00-23.00 uur voor een enkel punt in de commissie of alleen de stemming in de raad zitten en dat op meerdere dagen in de week. De maandagavond is nu de vaste raadsavond. De tijd tussen agendapunten kan ook gebruikt worden om met elkaar of tussen fracties zaken te bespreken, moties voor te bereiden of te kijken hoe de bespreking door andere collega’s gebeurt. In Leusden en Castricum hebben we gezien dat het daar zo wordt gezien. Fracties en raadsleden gebruiken de maandagavond daar ook om met elkaar te overleggen als ze op dat moment geen woordvoerder zijn. De rest van de week is voor fractie-activiteiten, regio-avonden of voor privé. Een halfuurtje naar het gemeentehuis voor een raadsvergadering hoort bij het raadswerk, dit is goed te combineren met een commissie of fractieafstemming.

HL, De maandag is gezien de benodigde voorbereidingen (pre adviezen, organisatie, vragen) voor raad en organisatie niet meer prettig werkbaar B&W

Voorgesteld wordt om de dinsdag te overwegen als vaste vergaderdag. Woensdag is niet geschikt vanwege de regio avonden (BUCH en Alkmaar) Donderdag hebben drie andere raden al cies en raad. Ambtelijke bijstand en bode inzet is dan met huidige personeelsbezetting niet meer te organiseren.

10

Commissies/parallel Debat Op- en aanmerkingen/suggesties D66

Sommige commissieleden vinden het moeilijk om met elkaar in debat te gaan.

HL

Debat komt niet van de grond en dat heeft te maken met tijdsgebrek

GBH

Mede onder tijdsdruk maar ook door de aangescherpte regels (3 minuten spreektijd, geen interruptie in de 1e termijn en slechts 1 interruptie in de 2e termijn, een raadsdebat kan alleen door minimaal 3 fracties worden aangevraagd ) wordt het debat doodgeslagen.

PvdA

In de tweede termijn richtten de commissieleden zich vooral op de ph en minder tot elkaar. Hierdoor laten we kansen liggen om via onderling debat tot een gezamenlijk standpunt te komen (“ja, mits ..”)

Oplossingsrichting /reactie werkgroep nieuwe werkwijze Het is een kwestie van wennen en doen. We hebben hier ook een debat training over gevolgd/ kunnen volgen. Men hoeft het debat niet over te slaan vanwege tijdsdruk want dan kan de bespreking over twee weken gewoon weer verder gaan. Deze afspraken zijn met elkaar gemaakt via het Reglement van Orde. In geval dit anders zou moeten, dan kan er een voorstel worden gedaan. De voorzitter dient hier op te sturen.

Commissies/parallel Participatie GBH

11

Op- en aanmerkingen/suggesties

Oplossingsrichting/reactie

Ik krijg teruggekoppeld van inwoners dat de nieuwe werkwijze raad niet goed is. Participatie insprekers; wellicht ook vanwege de tijdsdruk is door geen van de raadsleden gereageerd met vragen op de insprekers. Meerdere inwoners hebben ons gemeld dit een schande te vinden, temeer omdat de inwoners ook niet aan een debat hebben kunnen deelnemen, terwijl de nieuwe werkwijze nu juist bedoeld was om de burgerparticipatie te vergroten;

Alle RIA’s en cies worden voortaan opgenomen en online gezet, dus kunnen worden teruggekeken. We plannen geen parallelle sessies bij overlappende onderwerpen. Bij de griffie is overigens geen signaal binnengekomen in de afgelopen periode .

Participatie toehoorders; meerdere inwoners hebben aangegeven de parallelle sessies als belemmering te hebben ervaren om de onderwerpen van hun interesse te volgen en zij vonden het achterwege blijven van het

Als commissieleden geen vragen stellen aan de insprekers dan zijn er hoogstwaarschijnlijk

debat een ernstig gemis omdat daarmee de standpunten van de partijen onvoldoende duidelijk werden. Opgemerkt werd dat het feitelijk een voorleessessie was met af en toe een vraag aan de portefeuillehouder.

PvdA

geen vragen. Er wordt genoeg tijd besteed aan vragen tijdens de commissie.

Twijfels of inwoners blij worden van deze nieuwe werkwijzen.

Commissies/parallel M&A Griffie

Op- en aanmerkingen/suggesties

Oplossingsrichting/reactie werkgroep

Sommige fracties hebben de afgelopen tijd aangegeven na een tweede commissiebespreking (1 : inhoud, 2: moties en amendementen) nog weer twee weken voor het bepalen van het fractiestandpunt van de raad in te ruimen. Dus dit betekent 6 weken voor onderling overleg en fractieberaad.

Er is nu veel meer tijd om moties te bespreken.

Terwijl vroeger vaak in de middag een M&A door een raadsfractie werd ingediend, werd deze M&A dezelfde avond in stemming gebracht in de raad

GBH

8 nov 2021 Hierbij het verzoek om voor het eerstvolgende fractievoorzittersoverleg het punt 'aanvangstijden en wachttijden' te agenderen; . Dit naar aanleiding van

het feit dat er vanavond (opnieuw) voor meerdere raadsleden teveel tijd zit tussen het eind van 'hun' commissie en de raadsvergadering. De aanvangstijd van de commissie is te vroeg, de start van de raadsvergadering is te laat.

12

Voorgesteld wordt nu om bij de bespreking van de moties en preadviezen in de commissie , de dan nog ontstane nieuwe moties meteen door te geleiden naar de raad. In Castricum worden de moties na twee cies (incl bespreking pre adviezen) wel zonder problemen direct doorgeleid naar de raad. Zie voorstel voor RIA 29 nov 2021 INHOUDENDE : - commissies en raad loskoppelen : ander ritme hanteren - Alle cie’s op elkaar aan laten sluiten waarmee wachttijd niet meer aan de orde is. - AZ en raad integreren.

Vandaar ons voorstel om de commissies om 20.00 uur te starten in de ene week en de week daarop de commissie AZ en de raadsvergadering ook gewoon om 20.00 uur te starten. Dit heeft de volgende voordelen: • • • • • • •

-

Aanvangstijden van raad vervroegen. Van de commissies niet. Anders komen we aan het eind weer krap te zitten

-

Startijd wel op 19.30 uur houden om ook op redelijke tijd klaar te zijn

een veel efficiëntere tijdsindeling voor de meerderheid van de raadsleden, er zijn minder voorzitters nodig, raadsleden beginnen fit aan een raadsvergadering raadsleden kunnen na de commissies nog afstemmen in de fractie voorafgaand aan de raad, kleine fracties worden niet langer benadeeld, de vergaderavonden zijn eerder afgelopen dan nu iedereen -fractieleden, pers en inwoners- kan live meeluisteren.

Commissie AZ GBH

13

Op- en aanmerkingen/suggesties

Oplossingsrichting/reactie werkgroep

Indien de Commissie Algemene Zaken vooraf schriftelijk wordt gehouden en de vergadering zelf is verworden tot een race tegen de klok, waarin alleen aangekondigde vragen mogen worden behandeld en geen ruimte is voor ordevoorstellen en debat, kan de Commissie Algemene Zaken wat Gemeentebelangen Heiloo betreft als geheel afgeschaft worden.

Er is afgesproken om technische en politieke vragen over ingekomen brieven van tevoren schriftelijk te stellen zodat het college alvast een antwoord kan voorbereiden. Hier houden veel fracties zich aan, maar niet alle fracties.

De voorzitter bood geen enkele gelegenheid om op de ingekomen documenten te reageren, met als reden dat er vooraf geen opgave van de vragen was gedaan.

Het is overigens niet de bedoeling dat alle aanwezigen hun zegje over elk ingekomen stuk doen. Als men het belangrijk vindt kan er met een bespreeknotitie om een commissiebespreking worden gevraagd.

Het is voor al diegenen, inwoners, ondernemers en belangengroepen, die de moeite hebben genomen om zich schriftelijk tot de Gemeenteraad van Heiloo te wenden, een grove schande dat hun inbreng via een niet openbare schriftelijke behandeling en een openbare schijnvergadering wordt afgedaan. Inwoners hebben ook aangegeven dat zij de vergaderstukken, ergo hun eigen inbreng, niet meer op de website van de gemeente Heiloo terug kunnen vinden bij de vergadering.

De behandeling van ingekomen stukken wijkt niet af van de behandelwijze in het oude model. Ingekomen stukken staan qua onderwerp allemaal vermeld op de openbare lijst ingekomen stukken. Deze wordt een paar keer per week geupdate. Het staat de fracties vrij om contact op te nemen met de briefschrijvers na ontvangst. De bewoners krijgen dit ook altijd gemeld in een ontvangstbevestiging. Ivm AVG zetten we de brieven, waarin vaak allerlei gegevens staan die tot personen herleidbaar zijn (zoals bijna alle andere gemeenten dat ook doen ) achter een “slotje”. Het onderwerp staat gewoon openbaar vermeld. Inwoners kunnen hun eigen inspraak op de website vermeld krijgen, dit geven ze dan door aan de griffie zodat de griffie dit openbaar kan zetten.

Het is voor de lokale democratie een schande dat door de wethouders gedane toezeggingen op deze wijze, zonder openbare behandeling, kunnen worden afgedaan met een stuk “ter kennisneming”. Gemeentebelangen Heiloo stelt voor om:

De ph’s lopen de toezeggingenlijst na en stellen aan de cie AZ voor wanneer zij vinden dat een onderwerp als afgehandeld beschouwd kan worden. De cie gaat hier mee akkoord of niet. Dit was in de oude werkwijze precies hetzelfde .

-

14

De commissies Algemene Zaken en de Gemeenteraad niet meer op dezelfde avond als de commissievergaderingen over MZ, OR en BZ te laten plaats vinden, maar de week erna; Meer tijd te reserveren voor de Commissie Algemene Zaken met oog op het openbare debat en eventuele insprekers; inwoners, ondernemers en belangengroepen willen en moeten kunnen volgen wat de raad met hun inbreng doet en waarom.

Dat wordt nu ook zo voorgesteld . In de inhoudelijke commissies kunnen inwoners hun stand geven en zien wat ermee gebeurt. De cie AZ wordt nu in het voorstel opgenomen bij de raad. Er zijn weinig tot geen insprekers in de cie AZ. Voorheen in BZ idem.

Raadsvergadering Debat Op- en aanmerkingen/suggesties

Oplossingsrichting/reactie werkgroep

Griffie

Bij vaststelling agenda raad expliciet vragen wat het resultaat van de commissies is geweest: moet dit nog tot aanpassing van de raadsagenda leiden?

De terugkoppeling van de commissies voorafgaand aan de raad wordt tegenwoordig standaard opgenomen in de raadsagenda.

HL

De Raad zou je in principe, zoals het nu gaat, schriftelijk af kunnen doen. Voor de luisteraar of kijkers is het tijdstip veel te laat en zij haken af, zo is mij meegedeeld door belangstellenden.

De luisteraars en kijkers kunnen de vergadering vanaf de volgende ochtend op een door hen geschikt moment terugkijken.

GBH

De kwaliteit van de besluitvorming wordt ernstig bedreigd door de afgeknepen debatten waardoor oordeelsvorming onvoldoende ruimte krijgt én door het feit dat er in de raadsvergadering geen debat meer mag/kan plaatsvinden tenzij aangevraagd door minstens 3 fracties. Dit nog los van het feit dat de raadsvergaderingen pas om 22.00 uur beginnen en het de vraag is hoe helder raadsleden zijn na 2 a 2,5 uur commissievergaderingen; Stel de kwaliteit van de besluitvorming centraal en niet het proces.

In het RvO is vastgelegd dat een raadsdebat pas plaatsvindt als er tenminste 3 fracties een debat aanvragen. Dit hebben we met elkaar afgesproken. Zie voorstel om de raad en de cie’s los te koppelen ( en daardoor eerder te beginnen) Dat is de insteek ook van de agendacommissie

Behandeling moties in de raad die niet zijn voorbereid met commissie en pre advies is geen heldere afspraak over.

Zie voorstel tbv de RIA 29 november. Korte behandeling met vaste tijden en 1 termijn voor de raad en college.

GBH Diversen

Agenda Commissies en Raad Met de Raad van Heiloo Werkgroep nieuwe werkwijze

15

Op- en aanmerkingen/suggesties

Oplossingsrichting/reactie werkgroep

11 oktober 2021 Bij de eerste fysiek verlopen ‘Raad op Maandag’ op 11 oktober bleek dat we vooral tav de commissie AZ en de raadsvergadering meer vaart erin moeten brengen.

11 okt: Inmiddels is het fractievoorzittersoverleg akkoord met het voorstel van de werkgroep nieuwe werkwijze raad om de commissie AZ en raad voortaan direct na elkaar te laten

Daarom het voorstel om de commissie AZ te combineren met de raadsvergadering, die in zijn geheel olv Mascha plaatsvindt. Hierbij dan 22:00 uur als aanvangstijd hanteren. Als het een beetje vlot gaat, zijn we 22:30 uur klaar en anders max. 23:00 uur. Voorafgaand daaraan dan twee blokken van een uur tbv de twee commissies. Dan ook voldoende ruimte voor pauze inlassen en een helder ‘ritme’ hanteren. Concreet ziet het (standaard) avondprogramma er als volgt uit: 19.30 – 20.30 u: commissie 1 en 2 parallel - kwartier pauze / afstemming 20.45 – 21.45: commissie 1 en 2 parallel - kwartier pauze / afstemming 22.00 - (max) 23.00: Commissie AZ; direct gevolgd door de Raad (dus incl ingekomen stukken en ‘mededelingen’)

plaatsvinden onder voorzitterschap van mevrouw Ten Bruggencate, zodat daar geen wachttijd meer tussen zit. Start cie AZ: cirac 22.00 uur en direct aansluitend de raad. Mw. De Jong is niet akkoord. VOORSTEL 29 nov :

Gedachte is dat we hiermee meer ‘vaart’ en ritme erin brengen. En dan ook elk blok van 1 uur per commissie efficiënt benutten door goed de behandeltijd af te stemmen (“normaal onderwerp” rekenen we half uur; “ingewikkeld onderwerp of met naar verwachting insprekers” rekenen we een uur). Frvz’s

Verbeterpunten fractievoorzittersoverleg 16 oktober 2021 : 1. Op elkaar laten aansluiten AZ en raad. 2. Terugkoppeling vanuit regio (Alkmaar) weer als vast agendapunt opnemen. (BUCH staat al als punt op agenda van AZ) 3. GR BUCH meer aandacht geven. 4. Raad en AZ in ene week en de inhoudelijke commissies andere week. 5. Maandag als vergaderdag heroverwegen

16

1. Wordt nu voorgesteld 2. Staat nu (nov) op de agenda van de cie AZ. De ph’s dienen ook meer gebruik te maken van de mededelingen. 3. Dat kunnen raadsleden altijd doen 4. Wordt nu voorgesteld 5. Wordt voorgesteld november 2021 . -

GBH

GBH

17

Knip in elk geval de oordeelsvorming (commissies) en de besluitvorming (raad) los, zodat elke fase optimaal kan worden benut voor het openbare debat dat voor iedere inwoner te volgen is; Laten we burgerparticipatie serieus vormgeven en laten we ervoor zorgen dat het openbare debat alle ruimte krijgt. Dat zal de lokale democratie meer versterken dan de huidige stopwatchcultuur die elk debat, en daarmee een goed onderbouwde oordeelsvorming en een weloverwogen besluitvorming, onmogelijk maakt.

Wordt nu voorgesteld aan de raad

Zie de voorstellen ter verbetering. Het is wel belangrijk een balans te houden. De inwoner is ook gebaat bij een transparante agenda ( zodat men niet onnodig wacht) en een efficiënte, vergadering waarin standpunten niet telkens worden herhaald. Daar ligt ook nog een uitdaging voor de deelnemers.