Bijlage evaluatiedocument.docx

EVALUATIEDOCUMENT INHOUD & TOELICHTING Inleiding Wat wil de gemeenteraad met de nieuwe werkwijze bereiken? ➢ Minder intern gericht, meer met de samenleving ➢ Meer interactie en participatie (met inwoners, maar ook raad onderling) ➢ Breder gedragen voorstellen ➢ Snellere besluitvormingscyclus ➢ Helder besluitvormingsproces ➢ Meer flexibiliteit en maatwerk in besluitvorming ➢ Voorspelbaarheid van planning en van besluitvorming ➢ Herkenbaarheid van de maandag als vergaderdag van de raad door middel van BOB model – Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming. Besluit gemeenteraad 9 november 2020 Op 9 november 2020 heeft de gemeenteraad besloten om een nieuwe manier van vergaderen in te gaan voeren. Een werkwijze gebaseerd op ervaringen bij andere gemeenten en werkbezoeken naar andere gemeenten (Leusden, Drechterland, Castricum). Daarbij heeft de raad budget vrijgemaakt voor vergaderfaciliteiten voor parallelle sessies, communicatie, training, extra commissieleden en bode-inzet. Met ingang van 1 april 2021 is het model vervolgens per raadsbesluit ingevoerd. Fracties konden het aantal te benoemen commissieleden verhogen van 3 naar 5 per fractie. Afgesproken werd het vergadermodel indien gewenst tussentijds bij te stellen op voorstel van de voorbereidingsgroep en in overleg met de fractievoorzitters. Besloten is de eindevaluatie plaats te laten vinden in december 2021.

Sinds 1 april 2021 heeft de raad voor een groot deel digitaal gewerkt met slechts een deel van het nieuwe model; door Corona en de RIVM regels konden lang niet alle onderdelen (fysiek) worden ingevoerd en daardoor kunnen niet alle onderdelen op basis van metingen worden geëvalueerd. Wat is er gedaan sinds 1 januari 2021 met het nieuwe vergadermodel? 1. de openbaarheid van raadsinformatieronde is ingevoerd per 1 januari 2021; 2. de agendacommissie is ingesteld per 1 januari 2021 en heeft met roulerende leden en verschillende voorzitters gefunctioneerd; 3. de parallelle commissies met meespraak en bespreking van moties en amendementen zijn ingevoerd per 1 april 2021; 4. er is een raadsinformatiemarkt georganiseerd op 4 oktober 2021; 5. er is één dialoogtafel georganiseerd op 15 november 2021; 6. raads- en commissieleden hebben allemaal een debat- en voorzitterstraining kunnen volgen; 7. de landelijke Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) heeft gedraaid in juli en augustus 2021. De QSLD kan beschouwd worden als een foto van de huidige situatie. De QSLD beoogt geen representativiteit maar is een hulpmiddel. De uitkomst kan gelden als een nulmeting voor de lokale democratie en als handvat voor het functioneren van de gemeenteraad.

De 4 topprioriteiten aangeven door inwoners, raad, college en ambtenaren zijn: - beter luisteren naar de mening van inwoners - opener en transparanter werken

PAGINA 1 van 7

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

- inwoners meer laten meepraten - verbeteren van (het functioneren) van de gemeenteraad. Verder: • de inrichting van de B&W zaal is aangepast aan parallelle vergadersessies; • de faciliteiten in de raadzaal zijn aangepast om een livestream met beeld en geluid te kunnen realiseren; • er is met het communicatiebudget een filmpje gemaakt voor op de website waarin te zien is hoe de gemeenteraad werkt. Kleine, praktische aanpassingen en verbeteringen zijn tussentijds in overleg met de werkgroep nieuwe werkwijze raad en de fractievoorzitters meteen doorgevoerd. Besloten is om de werkwijze te evalueren voor de overdracht aan de nieuwe gemeenteraad in maart 2022. Hoe evalueren we? Bij het raadsbesluit van 9 november 2020 hebben we een aantal punten genoemd waarop het nieuwe model zou worden geëvalueerd. Omdat het model maar voor een beperkt deel is toegepast en we ook grotendeels digitaal hebben vergaderd, hebben we verschillende aspecten niet kunnen meten. Voor zover dat wel kon, is dat in de bijlage Beantwoording evaluatievragen weergegeven. Ook hebben we de afgelopen weken na de fysieke bijeenkomsten een aantal insprekers en deelnemers van de raadsinformatiemarkt en dialoogtafel benaderd met een vragenlijstje dat handvatten biedt voor de evaluatie, zie bijlage Evaluatieformulier1.

Belangrijke conclusie is dat we nu niet kunnen meten en vaststellen of we met het nieuwe model hebben voldaan aan de doelstellingen. Met name als het gaat om participatie, interactie en breed gedragen raadsbesluiten. Wel hebben we de afgelopen maanden input van raads- en commissieleden en college, collega’s in de organisatie, griffie en soms inwoners gekregen. Dit tezamen met de beantwoording van de evaluatievragen heeft geleid tot het overzicht van bevindingen en voorgestelde oplossingsrichtingen, zie bijlage. Hieronder een samenvatting met de bespreekpunten voor de RIA van 29 november. In de 2 bijlagen kunnen alle aandachtspunten, opmerkingen en suggesties, reacties tot nu toe en de afzenders worden gelezen. Verbeterpunten en oplossingsrichtingen Voorgesteld wordt de geel gemarkeerde oplossingen te bespreken in de RIA van 29 november a.s. De overige oplossingen: - zijn al doorgevoerd vanwege de praktische aard - kan de griffie zelf oppakken of heeft dat al gedaan omdat dit weinig impact heeft en uitvoering betreft - zijn een verantwoordelijkheid van de raadsleden en fracties zelf. Agendering algemeen Verbeterpunten

1 Die vragenlijst

(Google forms) voor insprekers en externe deelnemers aan raadsinformatie-activiteiten sturen we nu standaard op, ook als de bijeenkomsten voorlopig digitaal blijven. Resultaten worden steeds automatisch verwerkt in een totaal rapportage.

PAGINA 2 van 7

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

-

-

Raads- en commissieleden ervaren tijdsdruk en gejaagdheid doordat de vergadertijden vast staan en commissie en raad elkaar opvolgen op 1 avond. Men wil meer ruimte in het model. Daarnaast worden wachttijden tussen de commissies en raad door sommigen als vervelend ervaren. Commissie en raad op 1 avond ervaren diverse raads- en commissieleden als onprettig door de tijdsdruk en de late start van de raad. Starttijd wordt door 1 fractie liever gezien om 20.00 uur Ook vinden sommige raadsleden het vervelend om voor enkele punten naar het gemeentehuis te komen op maandag. Voorzitterspoule is te smal. Voorzitters zoeken soms nog naar juiste rolinvulling. Maandag wordt in toenemende mate door raads- en commissieleden, college en griffie ervaren als een onhandige dag i.v.m. voorbereidingen, pre-adviezen, moties en amendementen en beantwoording van vragen en in sommige gevallen de druk op het weekend. Het verzoek om extra RIA’s buiten de LTA om leidt de laatste tijd tot toenemend gebruik van een extra avond. Het uitgangspunt is dat moties worden aangekondigd in de commissie bij de eerste behandeling. Dan worden ze twee weken later met pre-advies in de commissie behandeld en daarna meteen doorgeleid naar de raad als de commissie daar in meerderheid mee akkoord gaat.

Er is soms onduidelijkheid over de timing van agendering als men bij de tweede commissiebehandeling alsnog een keer met een nieuwe motie komt. Afspraken zijn nodig. Dit leidt anders tot vertraging en een langere cyclus dan voorheen. Behandelwijze van moties die zonder voorbespreking in de raad worden ingediend is niet duidelijk afgesproken. College en raad hebben nu weinig tot geen gelegenheid te reageren, naast de indiener. Alleen een stemverklaring is mogelijk. Afspraken zijn nodig.

Oplossingsrichtingen Algemene constatering Sommige raadsleden vinden het vervelend om voor enkele punten naar het gemeentehuis te komen op maandag. Voorheen konden raadsleden echter soms ook de hele avond van 20.0023.00 uur voor een enkel agendapunt in de commissie of alleen de stemming in de raad zitten en dat op meerdere dagen in de week. De maandagavond is nu de vaste raadsavond. De tijd tussen agendapunten kun je beschouwen als verloren tijd, maar kan ook gebruikt worden om met elkaar of tussen fracties zaken te bespreken, moties voor te bereiden of te kijken hoe de bespreking door andere collega’s gebeurt. In Leusden en Castricum hebben we gezien dat het daar zo wordt gedaan. Fracties en raadsleden gebruiken de maandagavond daar ook om met elkaar te overleggen als ze op dat moment geen woordvoerder zijn. De rest van de week is voor fractieactiviteiten, regio-avonden of voor privé. Tot nu toe aangepast: - Begintijden commissies worden nu al met een marge van 10 tot 15 minuten aangekondigd. Inwoners en raads- en commissieleden weten daardoor dat de begintijd iets kan variëren en toch weet men veel beter dan voorheen waar men aan toe is. Door de livestream kan men de voortgang ook beter in de gaten houden. - Voor zware onderwerpen wordt nu een uur per commissie gepland. Als dit te weinig is, gaan we over 2 weken verder.

- Technische vragen moeten buiten de orde van de vergadering worden gehouden en dit is niet alleen een zaak van de voorzitter; men dient elkaar hier op aan te spreken. - Er is een extra voorzitter benoemd en de voorzitter van de raad is nu ook voorzitter van de commissie Algemene Zaken (AZ).

PAGINA 3 van 7

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

Voorgesteld wordt: - De dinsdag als vaste vergaderdag te overwegen. - Het ritme aan te passen. Week 1: commissies parallel (raadsvoorstellen) Week 2: raadsinformatie-activiteiten Week 3: commissies parallel (moties en amendementen, bespreeknotities en korte 2e bespreking) Week 4: raad - De raadsvergadering en commissies op verschillende avonden te organiseren. - De raadsvergadering eenmaal per cyclus te organiseren (ipv tweemaal). Start ca. 21.00 uur. - Twee commissierondes per cyclus te handhaven. De eerste commissie in een cyclus is primair bedoeld voor de bespreking van raadsvoorstellen van de eerstkomende raad. De tweede commissieronde is primair bedoeld voor de behandeling van de moties en pre-adviezen, korte tweede bespreekronde bij een raadsvoorstel en bespreeknotities etc. - De raadsinformatieavonden voortaan eenmaal per cyclus te organiseren, anders is het niet haalbaar. Parallelle sessies zullen dan meestal wel nodig zijn - In urgente gevallen kan een extra bijeenkomst op een reserve avond (overloopmoment in week 4) worden gepland, na akkoord van de agendacommissie. - De commissies voortaan direct op elkaar laten volgen; vaste begin- en eindtijd van de commissies loslaten. De maximale bespreektijden blijven wel gehandhaafd (grote onderwerpen 1 uur, kleinere onderwerpen half uur tot drie kwartier). Tussen de commissies en de raad een korte pauze.

Voor inwoners wel de lengte van de bespreektijd aangeven. - Het uitgangspunt bevestigen dat moties zoveel mogelijk worden aangekondigd in de commissie bij de eerste inhoudelijke behandeling. Als de commissie in meerderheid vindt dat het voorstel zelf voldoende besproken is, wordt het onderwerp alvast op de conceptagenda van de eerstvolgende raad gezet. De voorzitter concludeert dit expliciet. De moties worden dan twee weken later eerst met pre-advies in de commissie behandeld en meteen doorgeleid naar de volgende raad. Denkt de raad daar anders over dan kan de raad het punt van de agenda halen. - De volgende werkwijze af te spreken: Komt er bij de tweede behandeling in de commissie de aankondiging van een motie en de commissie is in meerderheid van mening dat het onderwerp zelf verder voldoende is besproken, dan gaat het voorstel met deze motie (als de indiener dit handhaaft) direct door naar de volgende raad en wordt niet opnieuw twee weken doorgeschoven. - Behandelwijze moties die zonder voorbespreking in de raad worden ingediend als volgt laten plaatsvinden: 1. de indiener kan de motie kort toelichten (max 2 min). 2. Er is vervolgens gelegenheid voor het college om een reactie te geven (5 min). 3. Dan volgt de behandeling in de raad met 1 termijn (2 min per fractie). 4. Tenslotte vindt de stemming plaats met mogelijkheid stemverklaring.

- Jaarlijks een bijpraatmoment of bijeenkomst over voorzitten en vergaderen voor iedereen. - Eenmaal per kwartaal een bijeenkomst van de commissievoorzitters om zaken met elkaar te bespreken. - In principe geen raadsactiviteiten meer op andere dagen dan de vaste vergaderdag. Commissie AZ Verbeterpunten - De mogelijkheid om politieke vragen te stellen wordt vrijwel niet benut.

PAGINA 4 van 7

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

-

De bedoeling was in de cie AZ ook meer technische onderwerpen te agenderen die geen politieke bespreking nodig hebben en direct door konden naar de raad. In oktober is dat voor het eerst gelukt. Die optie kan intensiever worden benut. AZ ervaart men nu als een “lege “commissie die snel afgerond is waardoor men vaak moet wachten op de raad. GR BUCH krijgt volgens een fractie te weinig aandacht.

Oplossingsrichtingen Tot nu toe doorgevoerd: - Terugkoppeling vanuit regio (Alkmaar) weer als vast agendapunt opgenomen. (BUCH stond reeds als punt op agenda van AZ) - De cie AZ en de raad zijn nu direct op elkaar aangesloten met kleine pauze. - Voorzitter van de raad is nu ook voorzitter van AZ, zodat er ook meer vaart in de avond komt. Voorgesteld - De cie AZ en de raad integreren, zodat het onderscheid niet zo geforceerd is, de vaart erin blijft en het politieke karakter meer vorm krijgt. - Technische voorstellen die nu via AZ direct naar de raad gingen, voortaan door de agendacommissie / presidium direct door te laten geleiden naar de raadsagenda. Als de raad het onderwerp toch wil bespreken, gaat het eerst naar een commissie. - GR BUCH meer aandacht geven ( fracties hebben hier zelf een verantwoordelijkheid in) . Dialoogtafels 15 november was de eerste dialoogtafel. Ruimte en tijd waren prettig evenals samenstelling (1 vertegenwoordiger per fractie). Verbeterpunten - Achtergrond en doel van bespreking van de externe deelnemers scherper neerzetten voor de fractievertegenwoordigers. - Externen verzoeken eventuele stukken uiterlijk donderdagmiddag 15:00 uur aan te leveren (ivm fractievergaderingen) - Geen politiek bedrijven, maar als groep een luisterende houding aannemen en dit ook aan de externe deelnemers aangeven.

- Fracties geven naderhand zelf aan bij de externen of en welke actie zij ondernemen. Tot nu toe doorgevoerd: - Format dialoogtafel is gemaakt met doel, achtergrond etc. In te vullen door externe deelnemers en te beoordelen door de agendacommissie. Raadsinformatiemarkten Verbeterpunten - Benutting gebouw moet beter (ook ivm akoestiek kantine). - Onduidelijkheid over de rol van raads- en commissieleden tijdens zo’n bijeenkomst. - Voor bewoners moet het duidelijk zijn wat ze kunnen verwachten. - Er moet duidelijk zijn wie bezoeker en wie raads- of commissielid is. Oplossingsrichtingen Tot nu toe in gang gezet: - Tafels spreiden over de gangen van de bestuursvleugel en mogelijk de ruimte bij de balie (als het niet op maandag blijft).

PAGINA 5 van 7

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

-

Doel van de avond duidelijk neerzetten voor raads- en commissieleden en inwoners door griffie. Badges.

RIA’s Verbeterpunten - Start problemen: onduidelijkheid over programma en lengte presentaties, waardoor er weinig ruimte bleef voor vragen door raads- en commissieleden en inspraak. - In toenemende mate worden er buiten de LTA om extra avonden buiten de maandag gevraagd voor een RIA. Oplossingsrichtingen Tot nu toe doorgevoerd: - Format agendaverzoek voor agendacommissie reeds ingevoerd met eisen aan maximale lengte presentatie (10-15 min), welke sprekers, doel van de bijeenkomst en opbouw programma. - De lijn moet zijn: RIA’s moeten van tevoren worden aangevraagd bij de agendacommissie en worden verwerkt op de LTA. Als er geen ruimte meer is op de LTA, dan schuift het verzoek door of moet men het thema op een andere manier naar de raad communiceren. Voorgesteld - In principe geen RIA’s meer op andere dagen dan de vaste vergaderdag of de overloopavond. Als dat gewenst is moet er een verzoek van het college worden ingediend bij de agendacommissie en is de voorbereiding en facilitering ook een verantwoordelijkheid van het college.

Agendacommissie Verbeterpunten - Vergaderingen zijn een extra agendalast. - Vergaderingen duren erg lang. - Sommige punten worden in meerdere gremia besproken. Oplossingsrichting - Agendacommissie integreren met het fractievoorzittersoverleg 1 maal per maand, voorafgaand aan de raad; hiermee is het overleg op een vast moment en kunnen in dat gremium meteen afspraken worden gemaakt. Dit overleg dan presidium te noemen. - Indien nodig vindt het presidium vaker plaats. Werkbaarheid van het model voor de fracties m.b.t. de bemensing Verbeterpunten - Sommige raadsleden geven aan dat het nieuwe model meer werkdruk geeft. Oplossingsrichting - Ritme aanpassen en meer ruimte in het model brengen (zie hiervoor). - Meer commissieleden per fractie aanstellen. Vijf commissieleden per fractie is mogelijk. Een enkele fractie heeft extra commissieleden aangesteld (H2000 (2) + VVD (1)). Andere fracties geven aan nog zoekende te zijn. Dit heeft tijd nodig. PAGINA 6 van 7

notitie gemeenteraad: evaluatie nieuwe werkwijze raad

-

-

Fractievoorzittersoverleg en agendacommissie ineenschuiven tot presidium. Bij agendering in principe geen extra avonden toestaan dan de vaste vergaderdag en inzetten op doorschuiven van punten die minder urgentie hebben. Als het echt nodig is dan doet het college of in bepaalde gevallen de griffie een voorstel aan het presidium. De vaste raadsavond ook te benutten voor overleg en afstemming met en binnen fracties

PAGINA 7 van 7