Bijlage bij gedragscode publicatie persoonsgegevens

BIJLAGE BIJ VERORDENING PUBLICATIE PERSOONSGEGEVENS

aan van

presidium Anita Mooij en Gerda Beeksma

onderwerp

Ingekomen stukken

datum bijlagen

14 november 2023 -

TOELICHTING OP HET VOORSTEL De nu in concept voorliggende gedragscode publicatie Heiloo 2023 bevat een beperkt aantal wijzigingen ten opzichte van de vigerende versie. De voorgestelde aanpassingen zijn opgenomen in het bijgevoegde overzicht van wijzigingen. Dit heeft ook gevolgen voor de lijst met ingekomen stukken die maandelijks bij de raadsagenda zit. Op dit moment worden alle ingekomen stukken als niet openbaar stuk op het raadsinformatiesysteem geplaatst. De ingekomen stukken worden per categorie gepubliceerd, categorie A tot en met F. Om uitvoering te geven aan de Woo wordt voorgesteld de volgende aanpassingen door te voeren in de werkwijze: -

Categorie A Vka en college verzoeken raad te informeren over de afhandeling van dit schrijven Categorie A brieven zijn bijna altijd afkomstig van een inwoner of een groep bewoners of een organisatie. Daarom worden deze brieven alleen in de verzamellijst genoemd en niet als openbaar stuk op de website geplaatst maar zijn alleen inzichtelijk op het raadsinformatiesysteem voor de raads- en commissieleden. Als de brief betrekking heeft op een onderwerp dat op de raads- of commissieagenda staat, wordt er toestemming aan de schrijver gevraagd om deze brief geanonimiseerd bij de openbare vergaderstukken te voegen. Alle informatie rondom een raads- of commissievergadering is in de regel openbaar. Hieronder vallen documenten zoals raadsvoorstellen, raadsbesluiten en de bijbehorende bijlages. Brieven van inwoners worden echter alleen met de raad gedeeld om deze desgewenst te betrekken bij de behandeling van het onderwerp. Nu kan het in de praktijk zo zijn dat in de commissievergadering over een bepaalde inwonersbrief wordt gesproken, maar dat bij toehoorders van de commissie de inhoud van deze brief niet bekend is, waardoor onduidelijkheid kan ontstaan.

-

Categorie B Vka en evt betrekken bij besluitvorming De categorie B brieven zijn vaak ook afkomstig van een inwoner of bewonersvereniging. Daarom worden deze brieven niet als openbaar stuk op de website geplaatst maar zijn alleen inzichtelijk op het raadsinformatiesysteem voor de raads- en commissieleden. Als dit ingekomen stuk betrekking heeft op een onderwerp dat op de raads- of commissieagenda staat, wordt er toestemming aan de

1

schrijver gevraagd om deze brief geanonimiseerd bij de openbare vergaderstukken te voegen. Hierbij geldt ook de werkwijze zoals bij categorie A. -

Categorie C Brieven van het college aan de raad Wij stellen voor om de brieven die het college aan de raad stuurt te publiceren op de website van de gemeente Heiloo. Deze brieven bevatten vaak in bepaalde mate informatie die voorsorteert op behandeling in de commissie en raad of geven de stand van zaken van langer lopende dossiers weer. Momenteel zijn deze brieven onderdeel van de lijst ingekomen stukken en dus niet voor iedereen toegankelijk op het raadsinformatiesysteem. Geïnteresseerden moeten deze brieven nu bij de griffie opvragen. Het voorstel is daarom om na elke collegevergadering de brieven van het college z.s.m. na ontvangst op het raadsinformatiesysteem te publiceren. Op deze manier zijn belangrijke ontwikkelingen binnen gemeentelijke dossiers door een ieder goed te volgen.

-

Categorie D Vka De ter kennisname brieven aan de raad worden als openbaar stuk gepubliceerd. Tenzij er persoonsgegevens in staan.

-

Categorie E Vka Categorie E post zijn brieven van gemeenschappelijke regelingen en worden als openbaar stuk gepubliceerd.

-

Categorie F Vka Categorie F betreft post verzonden namens de raad of het college. Omdat het regelmatig een antwoordbrief is aan een inwoner, bewonersgroep of organisatie worden deze brieven niet openbaar gepubliceerd. Tenzij het een onderwerp betreft dat op de raads- of commissievergadering staat. Zie ook de werkwijze bij categorie A.

Met deze voorstellen trachten we de inwoners meer transparantie te bieden in de processen rondom besluitvorming en daarmee uitvoering te geven aan de bedoeling van de Woo. Verplichtingen Wet open overheid en de lijst ingekomen stukken De Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden, verplicht de gemeente zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken, tenzij deze betrekking heeft op individuele gevallen. En “indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is” (art. 3.1 Woo). Het Ministerie van BZK is nu nog bezig met een traject om te definiëren welke raadsstukken nu precies onder die verplichting moeten vallen. Het actief openbaar maken van bij de gemeenteraad ter behandeling ingekomen stukken is nu nog niet verplicht, maar wordt dit wel op termijn (art. 3.3 Woo). Deze verplichting wordt de komende jaren gefaseerd ingevoerd. Het is dus nu nog niet bekend hoe dit zal uitwerken voor de ingekomen stukken en wanneer het Koninklijk Besluit valt. De griffie stelt daarom voor om voor bepaalde logische onderdelen alvast tot integrale publicatie over te gaan. Ook wordt hierbij nog rekening gehouden met een evenredig tijdsbeslag voor de griffie. Mocht er verplichte aanleiding zijn om de werkwijze bij het publiceren van ingekomen stukken aan te passen, komt de griffie weer met een voorstel. 2