Bijlage Beantwoording evaluatievragen 2020 nieuwe werkwijze raad 17 november 2021.docx

Beantwoording evaluatievragen 2020 nieuwe werkwijze raad 2021 Per 1 april 2021 is het nieuwe vergadermodel ingevoerd. Vanwege de RIVM maatregelen is besloten om de nieuwe werkwijze raad maar voor een deel in te voeren en dan ook nog grotendeels digitaal. Hierdoor zijn niet alle aspecten uit de evaluatie gemeten of weergegeven in meetbare cijfers. Toch kan de raad op basis van de antwoorden een indicatie krijgen hoe het nieuwe model werkt, vooral als het gecombineerd wordt met de input weergegeven in de matrix (raadsleden, college, inwoners en griffie). Voor zover mogelijk zijn de evaluatievragen die zijn gesteld in het raadsvoorstel d.d. 9 november 2020 hieronder beantwoord.

1

Evaluatievragen

Beantwoording

1

Minder in het gemeentehuis, meer met de samenleving.

Gemeten zou worden: het aantal keren dat extern is vergaderd in een RIA of een commissie- en/of raadsvergadering. De raad heeft een aantal keer extern vergaderd. Dit is echter niet ingegeven door de participatie of interactie, maar door de CORONA maatregelen. 25 mei Extra raadsvergadering vaststelling officiële vlag Heiloo en benoemen nieuwe BM – Klooster 31-05 Afscheid BM - Cultuurkoepel 08-07 Installatie nieuwe BM - Cultuurkoepel 05-07 Raad en cies - Castricum

2

Meer interactie en participatie. Hoeveelheid insprekers t.o.v. de periode 2018-2020. Hoeveelheid bezoekers op de tribune t.o.v. de periode 2018-2020 (nu zo’n 3-5 per vergadering). Hoeveel deelnemers aan dialoogtafels en informatiemarkten

Vanaf 1 april 2021: Insprekers commissies: 9 personen Insprekers RIA: 3 personen Van april tot september was alles digitaal. We hebben wel een aantal digitale bezoekers bij de RIA’s en Commissies gehad, maar niet geteld. De fysieke vergaderingen in de raadzaal hadden 3 tot 5 bezoekers per keer. RIM: ± 20 personen Dialoogtafel: 1 persoon (15 november)

3

Breder gedragen besluiten . Wat wordt gemeten? Stemverhoudingen tijdens raadsvergaderingen ? Percentage besluiten met andere stemverhouding dan 10-9.

4

Snellere besluitvormingscyclus. Niet eenmaal per maand, maar twee maal per maand een raadsvergadering.

5

2

Helder besluitvormingsproces. Wat wordt gemeten? D.m.v. een kort vragenlijstje wordt bezoekers/insprekers gevraagd of ze de behandeling van een voorstel naar tevredenheid hebben kunnen volgen en kunnen begrijpen

Vanaf 1 april 2021 Aantal raadsbesluiten: 48 Stemverhoudingen: 16 x unaniem 15-3 4x 13-5 1x 16-3 17x 17-2 1x 14-5 2x 14-2 6x 11-5 1x Conclusie : stemverhoudingen wisselen veel meer, maar dat komt oi vooral door de nieuwe verhoudingen. De tijd om dit te beoordelen is te kort geweest om hier echt iets over te kunnen zeggen. Vanaf 1 april tm 8 november 12 commissieavonden. 3 bijzondere raadsvergaderingen, 1 extra raadsvergadering En 9 raadsvergaderingen volgens de nieuwe werkwijze raad. In september en oktober 1 raadsvergadering. In april en oktober 1 commissieavond. Tm 15 november 11 RIA nieuwe werkwijze raad. Conclusie : Er zijn meer momenten geweest voor besluitvorming dan in het oude model. Vanaf oktober zijn meer technische voorstellen ook direct doorgeleid naar de raad. De meer ingewikkelde onderwerpen hadden meer tijd nodig, maar dat was in het maandelijks model ook aan de orde. Nog niet met een uitvraag gemeten vanwege het voornamelijk digitale vergaderen. Wel hebben we als griffie een paar insprekers telefonisch /via de mail gevraagd hoe zij de inspraak, RIM en dialoogtafel hebben ervaren. Zie bijlage

6

Meer flexibiliteit en maatwerk in besluitvorming. Hoe vaak heeft de agendacommissie besloten tot een informatiemarkt of een interactieve raadsinformatieronde over een onderwerp?

Er is 1 RIM geweest maar niet op initiatief van de agendacommissie. Op initiatief van de agendacommissie is er geen interactieve raadsinformatieronde geweest.

7

Voorspelbaarheid van de planning en van de besluitvorming. Agenda’s worden voortaan op tijd ingedeeld en afgehandeld dan wel voortgezet op een volgende vergadering.

Dat is gebeurd. Mensen weten veel beter waar ze aan toe zijn. Men hoeft niet meer de hele avond te wachten zoals vroeger ook soms nog tevergeefs.

8

Herkenbaarheid van de maandag als vergaderdag van de raad. Wat wordt gemeten? D.m.v. een kort digitaal vragenlijstje wordt bezoekers/insprekers en ook via Social media gevraagd naar de bekendheid van de Raad op maandag en of ze bekend zijn met de mogelijkheden daarvan.

Nog niet gemeten; zie 5

9

Werkbaarheid van het model voor de fracties mbt de bemensing. Fracties worden gevraagd hoe de afvaardiging in de commissies verloopt, of men gebruik van maakt van afwisselende / roulerende inzet en of zij met het aantal commissieleden (niet zijnde raadsleden) passend zijn toegerust in het nieuwe vergadermodel. Inzet van de griffie Op basis van de urenregistratie wordt nagegaan of de formatie en ureninzet structureel passend is bij het nieuwe vergadermodel. Ook wordt gekeken of het voorzitterschap in de agendacommissie passend is bij de griffie of dat moet worden gezocht naar een andere optie.

Vijf fracties hebben commissievoorzitters geleverd. Heiloo-2000 en VVD (binnenkort) hebben extra commissieleden benoemd. De meeste fracties geven aan dat ze het kunnen bemensen. De fractie van GBH geeft aan dat het niet werkbaar is. Dit punt wordt besproken met de werkgeverscommissie

10

3