Bijlage 5 Notitie scenario's.pdf

Notitie aanpak kaders begroting 2022 Inleiding: In deze notitie beschrijven we de verschillende scenario’s. Het bestuur adviseert de 4 gemeenten om gezamenlijk te bepalen: a. op welke uniforme taken gezamenlijk bezuinigingen gevonden moeten worden (scenario 2); b. welke taken uit het uniforme pakket gehaald kunnen worden die tot maatwerktaak bestempeld kunnen worden (scenario 4); 3. nadat de keuzes zijn gemaakt, de organisatie de opdracht te geven om de gezamenlijk gekozen scenario’s uit te werken; Samen met ons advies geven we u in dit memo graag een aantal aandachtpunten/ overwegingen mee, die wij hebben afgewogen bij de totstandkoming van deze scenario’s. Voor de uitwerking is ook een procesplaat opgesteld met daarin ook de planning. Scenario’s en de afspraken? In de dienstverleningsovereenkomst (hierna dvo) zijn afspraken gemaakt over uniforme taken en maatwerktaken. Artikel 5 van de dvo gaat in op maatwerktaken. In lid 2 de volgende definitie van maatwerk is gegeven: Een maatwerktaak is een nieuwe taak die niet valt onder het uniforme takenpakket of een individuele intensivering of afzwakking ten opzichte van het uniforme takenpakket. In basis is hier de grondslag voor de gemeenten om onderdelen van uniforme taken te schrappen en daarmee een ombuiging te realiseren. In het artikel is verder ook aangegeven hoe het proces voor een maatwerktaak is geregeld.

In artikel 6 lid 4a en lid 5 van de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat voor een taakstelling unanimiteit noodzakelijk. Op dit moment is die unanimiteit nog niet aanwezig. Scenario’s: De volgende vier scenario’s zijn geduid: 1. De dienstverlening op peil houden, maar door een andere inrichting van processen en procedures (verdere harmonisatie) komen tot efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering met een verlaging van de kosten als gevolg; 2. Het maken van gezamenlijke keuzes in de ambities binnen het uniforme pakket; 3. Bezuinigen op de programmagelden; 4. Vanuit de uniforme taken een aantal taken tot maatwerktaken benoemen en daar individuele keuzes voor de individuele gemeenten creëren. Dit sluit in grote lijnen aan op de werkwijze zoals die ook in het DVO is opgenomen in artikel 5. Toelichting op de scenario’s Scenario 1 is de afgelopen jaren onderdeel geweest van de invulling van de oorspronkelijke taakstelling. Daarnaast is deze aanpak ook gebruikt bij de realisering van een extra bezuiniging voor de jaren 2021 tot en met 2022. Dat betekent dat de meeste ruimte uit de begroting is gehaald. Een op onderdelen nog efficiëntere inrichting van werkprocessen kan mogelijk nog leiden tot aanvullende bezuinigingen.

Daarnaast zijn mogelijk ook nog besparingen te realiseren door verdere harmonisatie van die processen en taken die nog niet voor al onze 4 gemeenten op dezelfde wijze zijn ingericht. Uiteraard zal daar waar dat nodig is dit in overleg met de colleges plaatsvinden, Als derde onderdeel van deze optie, zal er conform de aanbeveling van Berenschot een ICT-benchmark worden uitgevoerd. Scenario 2 vraagt eensgezindheid van alle 4 gemeenten om gezamenlijk dezelfde keuzes te maken om taken niet meer uit te voeren of substantieel minder te doen. De mogelijke besparingen zullen dan op basis van de bestaande verdeelsleutel terugvloeien naar de gemeenten. Scenario 3 is niet aan het bestuur van de werkorganisatie BUCH, maar is de verantwoordelijkheid van de colleges en de raden. Scenario 4 is de enige optie waar sprake is van mogelijke individuele keuzes voor de gemeenten en dus ‘eigen’ bezuinigingen. Het voorstel is om optie 1, 2 en 4 verder vorm te geven, maar daarbij eerst de uitgangspunten te benoemen voor optie 4 en te (laten) valideren en na validatie verder uit te werken.

De uitgangspunten met betrekking tot optie 4 zijn:  Vanuit het uniforme pakket worden volledige taken benoemd als maatwerktaak, de totale inzet op een onderdeel wordt als maatwerktaak gezien en uit het pakket gehaald;  De huidige begroting voor deze potentiele maatwerktaak wordt op basis van de huidige verdeelsleutel aan de gemeente toegerekend, inclusief overhead;  Indien een gemeente kiest om de potentiele maatwerktaak wel af te nemen, wordt een berekening gemaakt voor de daarmee gemoeide kosten, inclusief overhead. Deze taak wordt vervolgens als maatwerktaak opgenomen in de bijgestelde begroting 2022;  Gemeenten die er voor kiezen deze taak niet af te nemen hebben een lagere bijdrage aan de werkorganisatie BUCH en daarmee een bezuiniging gerealiseerd. Opmerkingen/overwegingen: Bij de gekozen werkwijze en uit te werken keuzes plaatsen we de volgende opmerkingen:  De begroting van de werkorganisatie bestaat voor circa 87% uit personeelslasten. Bezuinigingen leiden dus tot minder inzet van fte. Op die plekken waar sprake is van vast werk met vaste mensen, is het terugbrengen van fte in beginsel niet op korte termijn te realiseren. Frictiekosten zijn bij deze keuze gebruikelijk aan de orde.  Scenario 1 is een bron geweest bij het realiseren van de oorspronkelijke taakstelling. Dat betekent dat het zogeheten ‘laaghangende fruit’ grotendeels uit de organisatie is verdwenen.

We verwachten dat binnen de vele werkprocessen die de organisatie heeft nog wel een of enkele werkprocessen te vinden zijn, waarbij nog enige efficiëntiewinst is te behalen. De kans dat dat substantiële efficiëncywinst oplevert, schatten we laag in. Bij de verdere harmonisatie van die uitvoering waarbij de vier gemeenten nog niet gelijk handelen, is succes afhankelijk van de medewerking van de colleges en mogelijk ook van de raden nodig. Met betrekking tot de uit te voeren benchmark merken we op dat Berenschot een analyse heeft gemaakt op basis van de cijfers tot en met 2019. In deze cijfers van 2019 was een substantiële extra investering van de 4 gemeenten opgenomen. In 2020 was hier al geen sprake meer van. Evengoed biedt een benchmark wel kansen om een aantal zaken opnieuw kritisch te bekijken;  Scenario 2 en 4 kunnen gevolgen hebben voor de flexibiliteit van de organisatie. Immers, als de omvang van het personeelsbestand op onderdelen wordt teruggedrongen, dan nemen de mogelijkheden om uitval door ziekte of plotselinge pieken in het werk op te vangen af. Uit het rapport van Berenschot blijkt dat de organisatie op onderdelen kwetsbaar is vanwege de dunne bezetting of vanwege de uitvoering van niet geharmoniseerd beleid. Dit laatste leidt nu al op enkele onderdelen tot suboptimale uitvoering;  De scenario’s 2 en 4 vragen veel overleg en overeenstemming.

Het risico daarbij is dat de blik erg naar binnen gekeerd wordt, het veel tijd vraagt, de samenwerking onder druk zet en we daardoor het risico lopen van negatieve uitstraling richting de werkorganisatie. Dit laatste kan de motivatie aantasten;  Optie 4 maakt dat de samenwerking tussen de 4 gemeenten vermindert. Dit lijkt haaks te staan op de aanbeveling uit de evaluatie dat het verder vormgeven van de G van gezamenlijkheid prioriteit zou moeten krijgen;  Optie 4 kan leiden tot verhoging van de kosten voor die gemeenten die een tot maatwerktaak aangewezen reguliere taak wel blijven afnemen. Immers, sommige basiskosten moeten worden gemaakt, ongeacht of dit nu voor bijvoorbeeld zes mensen iets moet worden geregeld of voor een lager aantal. Gedacht kan worden aan licentiekosten voor bepaalde functie specifieke software, vervoersmiddelen, delen van de overhead, etcetera. Kosten die niet altijd dalen met de mate waarin er minder mensen gebruik van maken;  Als een taak uit een uniforme pakket wordt gehaald en worden omgezet naar een maatwerktaak, dan moeten kosten toegerekend worden met gebruikmaking van de verdeelsleutel. Immers, de sleutel wordt nu ook al gebruikt voor deze taken. De inzet per gemeente van een taak, komt niet altijd overeen met het percentage dat een gemeente bijdraagt in de kosten. Dat kan betekenen dat een gemeente ‘teveel’ terugkrijgt t.o.v.

de afname in de afgelopen jaren. Ook kan het voorkomen dat een gemeente ‘te weinig’ terug krijgt t.o.v. het gebruik de laatste jaren.