BIJLAGE 4 Terugkoppeling auditcommissie 17 mei 2021.doc

Terugkoppeling vergadering van de Auditcommissie op 1mei 2021 digitaal (Teams) 19:05 – 20.30 uur Voorzitter Griffier Aanwezige commissieleden Gasten

:Mart Brouwer de Koning :Gerda Beeksma : René van Splunteren (VVD), Edith de Jong (GBH), Rob Levie (Heiloo-2000), Ko Hemminga (PvdA), : Portefeuillehouder (PH) Peter van Diepen, Eric de Nijs (controller), de algemeen directeur Dick van Huizen (bij punt 6). De concerncontroller Patrick Schouten (bij punten 4 en 6) en businesscontrollers Marjan Bos en Astrid van Bockhooven (bij punt 4). Wouter Zorg van de RKC (bij punt 5)

Toehoorders: Diverse raads- en cie leden (bij punt 6 : 16 extra personen), collegeleden en NHD Bijlagen 2: 1. Brief van de directie van 19 mei (cijfers uit presentatie) 2. Oude GR (20016) en Wijziging GR BUCH (2019) met brieven. 01

Agendavaststelling Welkom aan leden auditcie, gasten en toehoorders. Agenda wordt conform vastgesteld.

02 03.a 03.b 03.c

03.d

Inspreekrecht Geen insprekers Mededelingen door voorzitter Geen. Mededelingen door commissieleden Geen. Toezeggingenlijst Mw. De Jong vraagt om bij einddatum ook een concrete einddatum te zetten. De informatie die nu bij 11/39 staat (punt 2) is meer een stand van zaken. Aan het college c.q. de vertegenwoordiger van Heiloo in het BUCH bestuur wordt een datum gevraagd voor de beloofde bijeenkomst over externe inhuur door de BUCH. Afsprakenlijstje 10 maart 2021 BUCH raadswerkgroep financiën (de heren Doorgeest en Croux vertegenwoordigen Heiloo in deze groep) Geen opmerkingen. De volgende bijeenkomst van de BUCH werkgroep Financiën is op 2 juni a.s. (voorafgaand aan de BUCH RIA). Dan komt daar ook de notitie vanuit Heiloo over de aanpassing P&C cyclus aan de orde. TER ADVISERING

04

Rechtmatigheidsverantwoording 2021 19:00 – 19:30 Voorgesteld besluit � kennis te nemen van proces rechtmatigheidsverantwoording � de rapporteringstolerantie op € 75.000 vast te stellen; � verantwoordingsgrens vast te stellen op 1 % voor fouten en onduidelijkheden in het kader van de rechtmatigheid. De businesscontrollers Marjan Bos en Astrid van Bockhooven verzorgen een presentatie.

Blad 2

Bespreking in de commissie - De heer van Splunteren verzoekt ten eerste de taalfouten uit het voorstel te halen. Vindt de criteria prima. Mist nog een passage over de criteria voor de werkorganisatie. - De heer Levie vindt het een helder stuk en kan ermee instemmen. - De heer Hemminga sluit zich aan bij de heer van Splunteren. Zegt ook dat de BUCH geen status aparte mag hebben. - Mevrouw de Jong verwijst naar p.2 eerste alinea. Wil een duidelijke definitie wat een “ fout” is en wat “ onduidelijk” betekent. Mist verder een passage over de rol van de BUCH raadswerkgroep Financiën op p.5. Ze zou die groep ook een rol willen geven, nu die groep niet de rol van een auditcie heeft. Een dergelijke auditfunctie wordt door haar gemist op BUCH niveau. PH en Adviseurs geven aan dat ook voor de BUCH zelfde criteria gaan gelden. De directie van de BUCH legt daarbij verantwoordelijkheid af aan het bestuur en niet aan de raad / BUCH raadswerkgroep Financiën. Toezeggingen PH: - Voorstel wordt aangepast voor wat betreft de taalfouten - Onderscheid “ fout” en “ onduidelijk” wordt helder gemaakt - De auditcommissie krijgt het aangepaste voorstel ter beschikking. Advies aan de raad : Het aangepaste voorstel kan na de verwerking van de toegezegde aanpassingen door naar de raad voor besluitvorming. De auditcommissie wil het aangepaste voorstel dan wel terugzien. TER BESPREKING 05

Bespreeknotitie Voorstel van RKC BUCH over verhoging vergoeding 19:30 – 19:50 Dit is een verzoek dat gedaan is aan de vier gemeenten via de penvoerder voor RKC BUCH, griffie Bergen. Dhr. Wouter Zorg is aanwezig voor een toelichting. Alle 4 griffiers leggen dit aan hun auditcommissie voor, zodat er mogelijk een gelijkluidend standpunt kan worden voorbereid, ook voor de raadswerkgroep Financiën BUCH. De Rekenkamercommissie BUCH stelt voor (zie notitie RKC bij de stukken ): 1. om met ingang van 1 september 2021 de maandelijkse vergoeding voor leden te stellen op € 425,- (ipv de vastgestelde 300) en voor de voorzitter op € 500,- (ipv 400); 2. om de vergoeding jaarlijks, per 1 januari, te indexeren. De RKC geeft aan dit te kunnen dekken uit het reguliere budget . De nieuwe periode voor de RKC gaat in op 1 oktober 2023 (vastgesteld in de raad op 8 oktober 2018).

Bespreking : De auditcommissie bespreekt : • of de auditcommissie zich houdt aan de Verordening uit 2018 en pas na afloop van de termijn ( 1 oktober 2023) de bedragen vaststelt tav de vergoeding en de indexering;

Blad 3

•

of dat de raad zou adviseren dit tussentijds aan te passen. Dit zou dan moeten via een wijziging van de verordening uit 2018 door de 4 raden. -

Mw. De Jong mist de onderbouwing en staat er nu nog een beetje blanco in. Ze informeert bij de vertegenwoordiger van de RKC naar de passage waarin staat dat er weinig ondersteuning van de griffies is. Hoe zit dat ? - Dhr. Hemminga vindt het ongemakkelijk. Hij voelt er niet veel voor. Vindt wel dat de RKC goed werk verricht. Noemt de huidige vergoeding een riante vergoeding. - Dhr. Levie leest in de notitie van de RKC de vergelijking met de andere gemeenten. Hij denkt dat het marktconform is en is het eens met de beperkte verhoging. - Dhr. Van Splunteren vindt dat de RKC een organisatie van 100.000 inwoners bedient en vindt het logisch om de vergoedingen te verhogen en is het eens met het voorstel. Reactie van de RKC op vraag van mw. De Jong : De RKC geeft aan meer ondersteuning te hebben verwacht van de penvoerder Bergen bij nieuwe zaken als AVG. Griffier : in de samenwerkingsovereenkomst (zie bijlage) staat omschreven wat de taken van de griffies zijn en hoe wordt samengewerkt met de RKC. Daaraan wordt voldaan. Conclusie: De meningen in de commissie zijn nog verdeeld op dit moment. Het voorstel gaat met de uitkomst van deze eerste bespreking naar de raadswerkgroep Financiën van de BUCH. Deze raadswerkgroep is het klankbord van de RKC en adviseert de raden hierover.

06

Toelichting op BUCH financiën 19:50 – 20:25 Naar aanleiding van de vragen uit de raad van 10 mei jl. geeft dhr. Van Huizen een toelichting. Dhr. Schouten geeft een toelichting op de BUCH begroting en de ontwikkelingen daarin. Deze informatie komt in briefvorm naar de raad tbv het debat op 27 mei a.s. Vragen van de auditcommissie worden beantwoord. Conclusie: -De heren van Splunteren en Levie zijn blij met de toelichting op de cijfers en wachten de brief nu af. -Dhr. Hemminga vindt het jammer deze cijfers pas nu te kunnen zien. Voelt zich een beetje gegijzeld door de BUCH. -Mw. De Jong vraagt zich af wat de gevolgen zijn bij uittreding van 1 of meer partners en wat daarover in de GR staat . Reactie dhr. Van Huizen : dit staat duidelijk omschreven in (artikel 25 van) de GR Toezeggingen : - Er komt een brief met de genoemde cijfers en ontwikkelingen naar de raad. - De oude GR (2016) en de nieuwe GR van de BUCH (2019) worden naar de raad gestuurd. (zie bijlagen)

07

Informatie-uitwisseling commissieleden Geen gebruik van gemaakt. Bijlagen (2): 1. Brief van de directie van 19 mei (cijfers uit presentatie) 2.oude GR (20016) en Wijziging GR BUCH (2019) met brieven.