Bijlage 2 Samenvatting verbeteren informatievoorziening door gemeenschappelijke regelingen aan raden 2018.docx

Samenvatting raadsvoorstel verbetering informatievoorziening GR Een veel gehoord signaal vanuit de gemeenteraad is dat de informatievoorziening vanuit de Gemeenschappelijke Regelingen (GR-en) niet goed aansluit op de informatiebehoefte van de gemeenteraad. In het voorliggende raadsvoorstel wordt u gevraagd een besluit te nemen over een aantal instrumenten, handreikingen en afspraken om de informatievoorziening vanuit de GR-en aan de gemeenteraad te verbeteren. Dit alles met het doel om u als gemeenteraad meer grip te geven op de gemeenschappelijke regelingen. Procedurevoorstel zienswijze kadernota Allereerst wordt een procedure voorgesteld waarin de GR-en jaarlijks voor 1 januari een kadernota met financiële- en beleidskaders aanbieden aan de raden. De raden krijgen vervolgens de gelegenheid om uiterlijk 1 maart een zienswijze te geven over de uitgangspunten in de kadernota. Met de zienswijze kan de raad de richting van de nog op te stellen begroting beïnvloeden. Het Algemeen Bestuur (AB) van de GR besluit over de kadernota en bepaalt daarbij of de zienswijzen van de raden aanleiding geven tot bijstelling daarvan. Een zienswijzeprocedure voor de kadernota is wettelijk niet verplicht, maar sluit wel aan bij uw behoefte om tijdig in positie te zijn en daarmee de mogelijkheid om te kunnen sturen (vanuit uw kaderstellende rol).

Wij vragen het college, met dit voorstel ook om bij de eerstvolgende wijziging van een gemeenschappelijke regeling deze in overeenstemming te brengen met de voorgestelde procedure. Handreiking bestuursrapportage Veel GR-en maken rapportages. De frequentie, doelgroep en inhoud van deze rapportages verschilt sterk en is niet altijd toegesneden op de rol van de raad. In de handreiking bestuursrapportage (bestemd voor de GR-en) wordt aangegeven welke informatie voor gemeenteraden (vanuit de eigenaarsrol) belangrijk is. Zo wil de gemeenteraad informatie over het financieel perspectief/weerstandsvermogen, de besluitvorming in de vergaderingen van het AB en een overzicht met kengetallen. De handreiking zorgt voor uniformiteit en dat alle GR-en weten welke informatie voor raadsleden relevant is. Uitgangspunten voor publicatie van agenda’s Een derde voorstel om de informatievoorziening aan de gemeenteraden te verbeteren is om de GR-en te vragen om (vanaf 1 maart 2018) uitvoering te geven aan de onderstaande uitgangspunten: ▪ minimaal 3 weken voor een AB-vergadering zendt de GR de link van haar site waarop de AB-stukken staan naar de griffies van de deelnemende gemeenten; ▪ jaarlijks zendt de GR een vergaderschema voor de AB-vergaderingen voor het komende jaar naar de griffies van de deelnemende gemeenten.

Daarbij wordt – voor zover bekend – aangegeven welke onderwerpen voor deze vergaderingen worden geagendeerd. Het actief beschikbaar stellen van AB-stukken draagt er aan bij dat de gemeenteraad tijdig de rol kan spelen die hij wenst te spelen waar het gaat om GR-en. Deze uitgangspunten faciliteren dat gemeenteraden voorafgaand aan de vergadering suggesties kunnen meegeven aan het college of ABlid van de gemeente. Uitgangspunten voor werkbezoeken Om ervoor te zorgen dat alle GR-en “in beeld” zijn bij raadsleden, zijn er ook afspraken gemaakt over de uitgangspunten voor werkbezoeken. Het gaat onder andere over de frequentie van werkbezoeken, de samenstelling van het programma en de uitnodiging. In de notitie zijn de uitgangspunten voor werkbezoeken geformuleerd. Onderzoeksvoorstel voor evaluaties Het is belangrijk dat de aan de GR deelnemende gemeenten kunnen vaststellen of de GR de beoogde meerwaarde heeft gebracht die was bedoeld, of er verbeteringen nodig zijn en of de raadsleden informatie wordt verschaft voor hun rol in de democratische kaderstelling en controle van GR. In het onderzoeksvoorstel voor evaluaties is een centrale

hoofdvraag en een aantal deelvragen geformuleerd. Deze vragen vormen de leidraad voor de evaluatie van de GR-en. De grootste GR-en worden eenmaal per raadsperiode geëvalueerd. Gemeenten kunnen het onderzoeksvoorstel ook gebruiken voor kleinere GR-en. Handreiking majeure beleidsprocessen Voor de GR-en die een majeur beleidstraject organiseren is een handreiking gemaakt waarmee zij de gemeenteraden tijdig kunnen betrekken bij de beleidsontwikkeling. In de handreiking worden drie fasen beschreven (initiatief, beleidsontwikkeling en evaluatie). Per fase is aangegeven hoe de gemeenteraad kan worden betrokken. Voorstel ‘hoe aandacht GR-en verdelen’ Tot slot wordt voorgesteld om de griffier te vragen voorstellen te doen over hoe de raad lokaal en/of regionaal de aandacht voor GR-en kan verdelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de profielen van de gemeenschappelijke regelingen. Als u bovenstaande voorstellen overneemt, zetten wij samen met de gemeenschappelijke regelingen een belangrijke stap: GR-en leveren betere informatie, die toegesneden is op de rol van de gemeenteraden. Raden, college en leden van het Algemeen Bestuur zijn aan zet om de informatie in kwalitatief goede besluiten te vertalen, ieder vanuit de eigen rol.