Accountantsrapport 2020 (was-getekend) - Gemeente Heiloo.pdf

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Heiloo T.a.v. mevr. G. Beeksma, griffier Postbus 1 1850 AA HEILOO

Haarlem, 25 mei 2021

Reg.nr.: 101699/215/459/2446 Betreft : Accountantsrapport 2020 gemeente Heiloo

Geachte leden van de raad, In aansluiting op onze werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening 2020 van uw gemeente, presenteren wij u hierbij de resultaten van onze controle. De hierin opgenomen bevindingen en aanbevelingen hebben wij reeds ambtelijk in concept besproken. De jaarrekeningcontrole is, ondanks dat wij de controle geheel op afstand (digitaal) hebben moeten uitvoeren, op een prettige en in een constructieve samenwerking verlopen. Wij zijn gaarne bereid tot het verstrekken van nadere toelichtingen.

Hoogachtend, Ipa-Acon Assurance B.V.

Was-getekend: mr. drs. J.C. Olij RA

Bijlage: accountantsrapport 2020

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

ACCOUNTANTSRAPPORT 2020 GEMEENTE HEILOO

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1. 1.1 1.2 1.3

BESTUURLIJKE SAMENVATTING ................................................................................ 1 Algemeen ....................................................................................................................... 1 Stand interne controle en verantwoording Wmo en Jeugdhulp ........................................ 2 Covid-19 en impact op uw organisatie ............................................................................ 2

1.4 1.5 1.6

Recapitulatie fouten en onzekerheden t.b.v. jaarrekening................................................ 2 Controleaanpak .............................................................................................................. 3 Samenvatting bevindingen.............................................................................................. 4

2 2.1 2.2 2.3

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES, OPSTELDOSSIER ................... 6 Controleplan en -protocol................................................................................................ 6 Risicoanalyse ................................................................................................................. 6 Controletoleranties ......................................................................................................... 6

3 3.1 3.2 3.3 3.4

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE 7 Opzet en uitvoering verbijzonderde interne controle ........................................................ 7 Samenvatting review bevindingen uit de interim-controle en de VIC ................................ 7 Onze aanbevelingen bij aanbestedingen en de rechtmatigheidsverantwoording .............. 9 Interne beheersing en frauderisicobeleid......................................................................... 9

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

WMO, JEUGDHULP EN PGB’s .................................................................................... 10 Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo......................................................................... 10 Vaststellingsovereenkomsten ....................................................................................... 10 Garantieomzet en meerkosten 2020 ............................................................................. 11 Afwikkeling Jeugdzorg voorgaande jaren ...................................................................... 11 Beoordeling status productieverklaringen 2020 ............................................................. 11 Continuïteitsbijdrage doelgroepen vervoer .................................................................... 11 Persoonsgebonden budgetten (de SVB) ....................................................................... 11 Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) ................................................ 12

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2020 ................................................ 13 Jaarrekeningproces ...................................................................................................... 13 Begrotingsrechtmatigheid ............................................................................................. 13 Administratievoering ..................................................................................................... 13 Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges ............................................... 14 Infrastructurele projecten .............................................................................................. 14 Opmerkingen jaarverslaggeving.................................................................................... 15 Programmarekening van baten en lasten ...................................................................... 15

6. 6.1 6.2 6.3 6.4

BALANS EN FINANCIELE POSITIE ............................................................................. 17 Ontwikkeling eigen vermogen ....................................................................................... 17 Actualisatie grondexploitaties........................................................................................ 18 Deel balanspresentatie Zuiderloo faciliterend beleid...................................................... 18 Voorzieningen en claims ............................................................................................... 19

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA) .................................................... 20 Algemeen ..................................................................................................................... 20 Toenemend aantal regelingen ...................................................................................... 20 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) .................................. 21 Afwikkeling twee oude subsidieregelingen .................................................................... 22 Rapport van bevindingen .............................................................................................. 22

8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

OVERIGE BEVINDINGEN ............................................................................................ 23 Automatisering ............................................................................................................. 23 Voortgang ENSIA en BIO ............................................................................................. 23 Wet Normering Topinkomens (Wnt) .............................................................................. 24 Fraude.......................................................................................................................... 24 Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................... 24

9. 9.1 9.2

CONCLUSIE ................................................................................................................ 25 Geconstateerde fouten en onzekerheden ..................................................................... 25 Controleverklaring ........................................................................................................ 25

Bijlage : Tabel bevindingen SiSa 2020 ...................................................................................... 27

2

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Heiloo Postbus 1 1850 AA HEILOO

Haarlem, 25 mei 2021

Reg.nr. : 101699/215/459/2446 Betreft : Accountantsrapport 2020 gemeente Heiloo

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeente Heiloo gecontroleerd. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer.

1.

BESTUURLIJKE SAMENVATTING

1.1

Algemeen

In dit rapport kijken wij onder meer terug naar de algemene ontwikkelingen op het gebied van het financieel administratief beheer en de interne beheersing. Het zal u niet verbazen dat Covid-19 als een rode draad door de jaarstukken van de gemeente Heiloo loopt en ook een aandachtspunt is geweest voor onze controle, al was het maar vanwege de verschillende (nieuwe) regelingen en afspraken vanuit het Rijk en het thuiswerken. Wij besteden in dit rapport tevens aandacht aan de ontwikkelingen in het sociaal domein mede in relatie met Covid-19, de geactualiseerde grondexploitaties en de projecten, de ontwikkeling van de financiële positie, maar ook aan de (verbijzonderde) interne controles en de SiSa-verantwoording. Er is in het afgelopen boekjaar op de verschillende onderdelen in de bedrijfsvoering veel inzet geweest om opvolging van (nog) openstaande adviezen uit de managementletter, de VIC en voorgaande rapportages zo veel mogelijk te realiseren. De organisatie maakt ook dit jaar weer stappen vooruit. En natuurlijk zijn er verbeterpunten mogelijk. Positief is dat uit de interne controles geen echte ‘nieuwe’ bevindingen naar voren zijn komen, en dat de openstaande bevindingen afnemen, of dat deze bevindingen minder zwaar of minder diepgaand zijn dan de afgelopen jaren.

Vanwege Covid-19 zijn er dit jaar wel nieuwe ontwikkelingen of accenten geweest, bijvoorbeeld de garantieomzet voor zorginstellingen inzake de Wmo, Jeugdzorg en vervoer. Verder constateren wij dat het aantal SiSa-regelingen is toegenomen, waarbij dit controlejaar met name de ‘Tozo’ aandacht vraagt.

1.2

Stand interne controle en verantwoording Wmo en Jeugdhulp

De Werkorganisatie BUCH blijft voor de Wmo en Jeugdhulp nog steeds afhankelijk van verantwoordingen van de zorgleveranciers en de inzet en aanlevering vanuit de Regio Alkmaar (contractenbeheer, aanlevering gegevens etc.). De Werkorganisatie heeft de interne processen inmiddels op orde. Bij de 2e Firap 2020 zijn de zorgbudgetten naar boven bijgesteld vanwege de verwachte stijging van de zorgkosten. Bij de jaarrekening 2020 van de gemeente blijken de kosten binnen het aangepaste budget te blijven. Wij hebben ook vastgesteld dat de Werkorganisatie BUCH periodiek aansluitingen heeft gemaakt tussen de sub-administratie Suites voor het sociaal domein en de financiële administratie Key2Financien. De nog te vorderen, respectievelijk nog te betalen bedragen Jeugdzorg uit voorgaande boekjaren hebben geleid tot een financiële afwikkeling met de desbetreffende zorginstellingen. Kortom, de administratieve verwerking, voor zover de gemeente dit zelf in de hand heeft, verloopt inmiddels voldoende beheerst. In algemene zin vinden wij de stijging van de uitgaven in de Jeugdzorg en Wmo zorgwekkend. Overigens is dit een landelijke ontwikkeling. Of deze toename van de uitgaven aan voorzieningen Wmo en Jeugdhulp door de toestroom van nieuwe zorgcliënten mede het gevolg is van de Covid19 maatregelen, is overigens lastig te duiden. 1.3

Covid-19 en impact op uw organisatie

Zoals voorgaand jaar verwoord is de interne beheersing in algemene zin op orde en dat zal er ook zeker aan hebben bijgedragen dat alle werkzaamheden en bijzonderheden die de coronacrisis met zich mee brengt op redelijk adequate wijze zijn meegenomen in de reguliere werkprocessen. De afzonderlijke maatregelen die door uw gemeente, dan wel het Rijk getroffen zijn in het kader van de crisis kennen, veelal door het ad-hoc karakter van de maatregelen, weer hun eigen dynamiek. Wij verwijzen naar paragraaf H ‘Coronacrisis’ in de jaarrekening, alsmede naar de afzonderlijke programma’s waarin (financiële) effecten inzake de Covid-19 voor uw gemeente per programma nader zijn toegelicht1. De oorzaak van de afwijkingen ten opzichte van de begroting ligt dan veelal in het niet doorgaan van activiteiten en/of derving van inkomsten. Daarnaast zijn er aanvullende bijdragen vanuit het Rijk ontvangen in verband met de extra lasten door de Covid-19. 1.4

Recapitulatie fouten en onzekerheden t.b.v. jaarrekening

Wmo en Jeugdhulp Op het moment van afsluiten van onze controle zien wij voor de Wmo en Jeugdhulp een overwegend positief beeld als wij kijken naar de aangeleverde productieverantwoordingen en controleverklaringen over 2020. De ontvangen controleverklaringen over de zorgleveringen 2020 zijn dit jaar alle goedkeurend van aard - voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft dit jaar bij de verantwoordingen Jeugdwet en Wmo nog steeds geen goedkeurende controleverklaringen ontvangen (beperking getrouwheid en afkeuring voor de rechtmatigheid). Omdat uw gemeente (nog) niet van alle instellingen productieverantwoordingen en/of controleverklaringen heeft ontvangen, hebben wij een ‘rest' onzekerheid meegenomen bij onze oordeelvorming voor de rechtmatigheid, een ander in lijn met voorgaande jaren. 1

Zie Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020, Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO) d.d. 26 februari 2021.

2

Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) De Tozo verdient toch een bijzondere aandacht vanwege de snelheid van invoering van deze regeling, alsmede de financiële omvang en risico’s rondom deze regeling. Ondanks dat uw gemeente de uitvoering van de rijksregeling heeft ‘uitbesteed’ blijft de gemeente Heiloo zelf verantwoordelijk voor de verantwoording van deze bestedingen richting het Rijk. De regeling is in 2020 door Halte Werk vormgegeven en uitgevoerd binnen de kaders die het Rijk gesteld heeft. Alhoewel bij de besluitvorming rondom de Tozo nadrukkelijk is vastgelegd dat er met een ‘menselijke maat’ wordt gewerkt, bestaat er een gerede kans dat er nog correcties plaatsvinden op toegekende uitkeringen in een volgend boekjaar. Omdat wij voor onze controle gebruik maken van werkzaamheden van de accountant van Halte Werk hebben wij na de interim-controle afspraken gemaakt over aan te leveren documenten om de rechtmatigheid van de bestedingen voor de gemeente te kunnen controleren. Op basis van de aangeleverde documenten en bescheiden resteren er geen fouten of onzekerheden voor de jaarrekening 2020 en de SiSa-verantwoording van de gemeente Heiloo. Overige fouten en onzekerheden Er zijn vanuit de verbijzonderde interne controles (VIC) in beperkte mate fouten/onzekerheden geconstateerd. Wij hebben dit meegewogen bij onze controle van de jaarrekening.

Tenslotte waren er in de concept jaarrekening 2020 enkele ‘niet gecorrigeerde’ afwijkingen. Na het opstellen van de concept jaarrekening zijn er in april/mei 2021 nog verschillende afrekeningen van derden ontvangen (met name t.b.v. Wmo en Jeugdhulp). Uw college heeft besloten om deze afwijkingen alsnog in de definitieve jaarrekening 2020 te laten corrigeren, waardoor deze posten thans niet meer meetellen bij onze oordeelvorming. Conclusie oordeel 2020 met onverplichte toelichtende paragraaf De fouten en ingeschatte onzekerheden rechtmatigheid en getrouwheid overstijgen de goedkeuringstoleranties op jaarrekeningniveau niet. Hiermee rekening houdend hebben wij voornemens bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Heiloo een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Wij hebben in onze controleverklaring vanwege de Covid-19 en de daarmee samenhangende onzekerheden wel een (onverplichte) toelichtende paragraaf opgenomen. 1.5

Controleaanpak

Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit de planning en risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Het controleplan komt aan bod in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de uitvoering van de verbijzonderde interne controle en geven wij een samenvatting van de belangrijkste bevindingen uit de interim-controle. In hoofdstuk 4 gaan wij specifiek in op het sociaal domein. De bevindingen van de eindejaarscontrole zijn opgenomen in hoofdstuk 5 en 6. Daarna zullen de bevindingen in het kader van de SiSa (Single information Single audit) aan de orde worden gesteld. Na de overige bevindingen en actualiteiten sluiten wij het rapport af met de conclusies.

3

1.6

Samenvatting bevindingen

In deze paragraaf geven wij onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2020 weer. In onderstaande tabel hebben wij de in deze rapportage opgenomen aanbevelingen, bevindingen als volgt samengevat: Par. Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

9.2

Getrouwheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

9.2

Rechtmatigheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

7.

SiSa-verantwoording

Geen overschrijding

Geen bijzonderheden. Mogelijk correcties Tozo n.a.v. interne controles in de SiSa 2021 bij Halte Werk.

5.

Naleving BBV

Jaarrekening is BBV

Voldoende aandacht voor toepassing BBV.

proof

Covid-19 paragraaf is in de jaarrekening opgenomen (advies Commissie BBV).

3.1,

Verbijzonderde interne contro-

Toereikend, met

Uitvoering VIC conform intern controleplan

3.2,

les (VIC) en IC

aandacht IC

2020. Uit de interne controles komen nog

3.3

wel bevindingen, maar er wordt ook vooruitgang geboekt.

3.3,

Opvolging aanbevelingen

Gedeeltelijk, prag-

Belangrijkste adviezen en aanbevelingen

3.4

Managementletter en VIC

matisch aanpak

zijn opgepakt. De follow-up wordt bewaakt op voortgang. Stand van zaken is aan college en raad (tussentijds) gemeld.

3.5

(EU) Aanbestedingsbeleid incl.

Er zijn verbeterpun-

Geen overschrijdingen van de Europese

inhuur

ten

aanbestedingsregels; betrokkenheid inkoopadviseurs in het proces is verbeterd. Er zijn afwijkingen van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid (zie verder de managementletter 2020).

5.2

4.

Begrotingsrechtmatigheid

Er zijn geen over-

Geen (verwijtbare) programmaoverschrij-

schrijdingen op pro-

ding van de lasten, geen begrotingson-

gramma’s

rechtmatigheid.

Sociaal domein (Wmo en

Er zijn nog verbeter-

Periodieke aansluiting met sub-administratie

Jeugdhulp)

punten

is gemaakt. Beleid om rechtmatigheid van (kleine) zorgleveranties vast te stellen nog niet gerealiseerd. Gemeente blijft afhankelijk van zorgleveranciers en SVB. Advies om beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDO-Notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 zoveel mogelijk in de BUCH-organisatie te implementeren. Dit onderdeel wordt in de regiegroep Visie op de uitvoering belegt.

4

5.5,

Voortgang grondexploitaties en

Continue aandachts- Blijvend aandacht voor ontwikkelingen in de

6.2,

infrastructurele projecten (A9

punt

6.3

en spoorwegondertunneling

winstverwachting, en BBV. Resultaten

Vennewatersweg).

grexen vanwege Covid-19 op langere ter-

regio, wijzigingen in parameters, invloed op

mijn lastig voorspelbaar (ontwikkeling rente, conjunctuur, gronduitgifte tempo e.d.). Vooralsnog zijn de vooruitzichten positief. Projectbeheersing, financieel toezicht mede vanwege vaststellingsrisico’s en budgetbeheersing. Projectleiders door Heiloo aangesteld om het project A9 financieel te bewaken. 8.1,

ICT / ENSIA-BIO

Toereikend

Concept collegeverklaring en zelfevaluaties

8.2

ENSIA/BIO 2020 beschikbaar. Er zijn op onderdelen aanbevelingen ter verbetering.

5

2

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES, OPSTELDOSSIER

2.1

Controleplan en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en programma’s, dit zowel ten aanzien van getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten, de SiSa bijlage en de Wnt en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2020 is vastgelegd in het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2020 inclusief normenkader 2020’ en vastgesteld in uw raadsvergadering van 29 maart 2021. 2.2

Risicoanalyse

Bij aanvang van de controle hebben wij een risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de gemeente te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. Deze risico’s zijn ondervangen in onze controleaanpak. 2.3

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstoleranties voor 2020:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (in % lasten incl. reserves) Onzekerheden in de controle (in % lasten incl. reserves)

≤ 1%

> 1% < 3%

–

≥ 3%

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

–

Noot bij tabel: de genoemde percentages gelden voor de getrouwheid alsmede voor de rechtmatigheid (niet cumulatief).

Op basis van de jaarrekening 2020 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 650.000,- en een totaal van onzekerheden van € 1.950.000,- de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. In het controleprotocol heeft u een rapporteringsgrens van € 75.000,- vastgesteld, dan wel 5% van de totale lasten op programmaniveau.

6

3

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE

3.1

Opzet en uitvoering verbijzonderde interne controle

De basis voor de verbijzonderde interne controle is het Controle Plan 2020 van de Werkorganisatie BUCH. Het door het directieteam van de Werkorganisatie BUCH vastgestelde intern controleplan geeft inzicht in de activiteiten en voorwaarden (op hoofdlijnen) die nodig zijn ter uitvoering van deze interne audits. Om deze taak adequaat uit te voeren is er een planning gemaakt en zijn voorwaarden gesteld. De uitvoering van de verbijzonderde interne controles (ten behoeve van de 4 gemeenten) vindt bij de Werkorganisatie BUCH plaats aan de hand van het hiervoor genoemde controleplan. Er is in de opzet ten aanzien van de interne controle gekozen voor een scheiding tussen de coördinatie (planning, bewaking, rapportage) van de VIC op centraal niveau; de IC is decentraal geregeld en is de verantwoordelijkheid van de domeinen. Op zich een herkenbare aanpak bij gemeenten, maar het vergt duidelijke afspraken over een eenduidige werkwijze en uitvoering (en de nakoming ervan). Wij merken tenslotte op dat de IC (interne controle binnen de domeinen zelf) op basis van IC-plannen een nadere uitwerking heeft gekregen en dat hieraan wordt gewerkt. De opzet van het controleplan is in trimesters uitgevoerd. Het 3e tertiair is bij de start van de eindejaarscontrole aan ons overgelegd en door het Managementteam en het bestuur van de Werkorganisatie BUCH vastgesteld.

Domein Samenleven hanteert een eigen ‘intern controleplan’. Dit controleplan is specifiek voor het sociaal domein, maar past wel binnen het algemene kader van het VICcontroleplan 2020. 3.2

Samenvatting review bevindingen uit de interim-controle en de VIC

Zowel uit de interim-controle, alsmede uit de VIC-werkzaamheden over het boekjaar 2020 (en voorgaande boekjaren) zijn verschillende bevindingen naar voren gekomen. Om een beeld (niet limitatief) te geven, vatten wij per relevant proces de bevindingen als volgt samen. Contracten- en verplichtingenbeheer, prestatie akkoord • De financiële (kern)processen zijn inmiddels beschreven en vastgelegd in de applicatie Blue Dolphin en kan thans als kader functioneren voor de interne controles; • Er is voldoende aandacht voor het (verder) uitwerken/implementeren van een contracten- en verplichtingenadministratie BUCH-breed. Ter ‘indicatie’ over de voortgang merken wij het volgende op. Op basis van een analyse blijkt dat voor 32% van de inkoopfacturen een verplichting is vastgelegd in het administratieve systeem (voor het registeren van verplichtingen geldt een praktische drempel van € 5.000,- of hoger). De Werkorganisatie BUCH wenst dit percentage verder te verbeteren door extra capaciteit in te zetten om de bewustwording bij de budgethouders te vergroten. Er is ten aanzien van het contractenbeheer in 2020 extra inzet gepleegd om contracten in de applicatie Pactum te registreren. In totaal zijn volgens mededeling 230 contracten (BUCH-breed) vastgelegd, dit proces is nog niet afgerond2; • Bespreek het stilzwijgend verlengen van (langlopende) contracten.

Deze bevinding raakt aanbestedingsrechtelijke, bedrijfseconomisch en/of juridische aspecten. Het betreft hier relatief een beperkt aantal overeenkomsten. 2

Contractbeheer is voor 2022 aangemerkt als een art. 213a onderzoek.

7

Bij deze jaarrekeningcontrole is vastgesteld dat de ontbrekende contracten inzake huren en pachten nagenoeg alle aanwezig zijn als basis voor de controle van de huur- en pachtopbrengsten; • Wij hebben eerder aandacht gevraagd voor de budgethoudersregeling en in het bijzonder het accorderen van de ‘prestatie-akkoord’ door een medewerker die dit als materie-deskundige in redelijkheid kan beoordelen. Het is aan de Werkorganisatie BUCH om hierin qua interne beheersing een passende (praktische) afweging te maken. De nieuwe budgethoudersregeling is vanaf 2020 in werking getreden. Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij hierover nog geen terugkoppeling ontvangen behoudens dat een plan van aanpak in 2021 zal worden opgesteld. Dit aspect komt terug bij de interim-controle 2021. Aanbestedingen • Er is in 2020 veel inzet geweest op het proces aanbesteden. Enerzijds is het aantal inkoopadviseurs uitgebreid om de kwaliteit van dit proces te versterken; anderzijds is er meer bewustwording bij budgethouders, zijn er instructies opgesteld en wordt er meer en eerder een beroep gedaan op de inkoopadviseurs; • Het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt nog niet altijd juist nageleefd. Er worden regelmatig afwijkingsbesluiten genomen (d.i. wel rechtmatig) en aanbestedingsdossiers zijn niet in alle gevallen terug te vinden in de organisatie.

Uit het VIC onderzoek komt naar voren dat afwijkingen worden geconstateerd in die gevallen waarbij geen consultatie heeft plaatsgevonden van een inkoopadviseur. Jeugd, Wmo en Participatie • Zichtbare vaststelling van identiteit en woonplaats van cliënten Wmo en Jeugdhulp blijft een punt van aandacht, ook omdat de wetgeving hiervoor strikte eisen heeft gesteld. De Covid-19 maatregelen maakt dit proces er overigens niet gemakkelijker op. Wij zien het vaststellen van identiteit ook terug komen bij de Tozo-regeling waarbij door de wetgever is aangesloten bij de Participatiewet; • Bij de re-integratie (lks - loonkostensubsidie) zijn de cliënten die via WNK te werk zijn gesteld wel geregistreerd, maar onduidelijk is of het juiste traject is ingezet omdat de informatie hierover bij de gemeente zelf ontbreekt. Wij hebben een bedrag zijnde 10% van de totale bestedingen 2020 zijnde € 26.000,- als onzekerheid rechtmatigheid bij onze beoordeling meegenomen. Bij de interim-controle zijn er enkele andere (beperkte) bevindingen naar voren gekomen met een mogelijk financieel aspect. Deze bevindingen zijn zo veel mogelijk hersteld of opgelost, dan wel is de financiële impact minimaal in het kader van de jaarrekening.

Verstrekte subsidies • Het overschrijden van formele subsidietermijnen komt nog steeds voor (maar heeft geen doorwerking in het oordeel rechtmatigheid); Volledigheid huur- en pachtopbrengsten • Wij hebben geen volledige zekerheid inzake de vaststelling van de verwerking van huur- en pachtcontracten. Het restrisico (onzekerheid) is dat er opbrengsten worden gemist, dan wel de vastgoedmodule (VBS) niet volledig is schatten wij overigens als beperkt in (PM).

8

3.3

Onze aanbevelingen bij aanbestedingen en de rechtmatigheidsverantwoording

Aanbesteden is in voorkomende gevallen een complexe aangelegenheid. Wij constateren dat er regelmatig niet (geheel) is aanbesteed volgens de (eigen) regels en herhalen dan ook onze adviezen en aanbevelingen: • Geadviseerd wordt om zo veel mogelijk raamcontracten met aannemers en andere dienstverleners te sluiten als regelmatig gedurende langere tijd gelijksoortige opdrachten voor de gemeente worden uitgevoerd; • Wij hebben het college geadviseerd om een ‘position paper’ inclusief een adequate motivatie op te laten stellen indien de gemeente van mening is dat langdurige verlenging noodzakelijk is, dit uiteraard voorafgaande de aanbesteding/verlenging. Hiervan kan overigens alleen sprake zijn in het geval van cruciale activiteiten. Bijvoorbeeld als er sprake is van materiële investeringen waarbij een aanbesteding na 3-4 jaar zou leiden tot onevenredige kapitaalvernietiging. Als uw gemeente hiervan gebruik maakt dient de opdrachtverlening in formele zin nog wel te worden vermeld op Tenderned; • Wij hebben geadviseerd om bij (Europese) aanbestedingen optioneel rekening te houden met langere termijnen (bijvoorbeeld 8-12 jaar in plaats van 3-4 jaar). Hiermee kan worden voorkomen dat moet worden aanbesteed terwijl dit bedrijfseconomisch niet wenselijk of mogelijk is.

Zoals bekend verondersteld mag worden, stelt uw college bij de jaarrekening 2021 voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording op. Ten opzichte van de huidige systematiek, de accountant geeft een direct oordeel over de rechtmatigheid, verschuift de weging feitelijk naar uw college. Mits de bevindingen dan adequaat zijn opgeschreven, is de rechtmatigheidsverantwoording voor ons oordeel getrouw. De nieuwe systematiek geeft het college naar ons oordeel meer ruimte om over de aanbestedingen te rapporteren. 3.4

Interne beheersing en frauderisicobeleid

In onze beroepsgroep NBA krijgt fraude en continuïteit veel aandacht. Mede ingegeven door de maatschappelijke omgeving en de politiek. Op 10 maart 2021 heeft de NBA ons kantoor een brief gestuurd inzake een pilot ‘rapporteren over fraude in de controleverklaring bij de jaarrekening 2020’. De accountant wordt straks verplicht ten aanzien van fraude in de controleverklaring aan te geven welke werkzaamheden zijn verricht in het kader van frauderisico’s en de eventuele bevindingen daarbij. En dat gaat overeenkomstig ook gelden voor de continuïteit. De pilot behelst een eerste oefening (vormvrij) en geldend voor niet-OOB cliënten (waaronder gemeenten inbegrepen). Er is door de NBA gevraagd om met de controleklant het gesprek aan te gaan over de rapportering in het jaarverslag door de cliënt, over de aanwezige maatregelen van frauderisicobeheersing in de organisatie. Het moge duidelijk zijn dat voor de gemeente (en de Werkorganisatie BUCH) het frauderisicobeleid nadrukkelijk onderdeel gaat worden van de interne beheersing en naar voren moet gaan komen in de komende jaarstukken. Inmiddels is de Werkorganisatie BUCH gestart met een frauderisicoanalyse. Het is een eerste inventarisatie om te komen tot een frauderisicobeleid inclusief de implementatie daarvan in de organisatie mede ten behoeve van uw gemeente.

Wij zullen de stand van zaken bij de interim-controle 2021 nader aan de orde stellen.

9

4.

WMO, JEUGDHULP EN PGB’s

In dit hoofdstuk gaan wij in op de verantwoording van de bestedingen Wmo en Jeugdhulp, inclusief de Persoonsgebonden budgetten over 2020 (Pgb’s). 4.1

Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo

De processen rondom het sociaal domein zijn in de interne controle betrokken en er zijn periodieke aansluitingen gemaakt tussen de sub-administratie Suites voor het sociaal domein en de financiële administratie Key2Financien. Ook blijkt uit de uitgevoerde interne controles dat er in algemene zin systematisch en beheerst wordt gewerkt, dat besluiten rechtmatig zijn en financiële en administratieve gegevens voldoende betrouwbaar worden vastgelegd. In de (aparte) IC rapportages wordt consequent weergegeven in hoeverre verbeterslagen zijn gerealiseerd en/of follow up van bevindingen/adviezen zijn uitwerking heeft. Declaraties ingediend buiten het gegevensknooppunt om worden via de applicatie Suites voor het sociaal domein verwerkt, waardoor zo veel mogelijk een administratieve aansluiting blijft bestaan tussen de (sub-)administraties. 4.2

Vaststellingsovereenkomsten

Net als voorgaande boekjaren zijn voor de Wmo en Jeugdhulp 2020 vaststellingsovereenkomsten opgesteld met zorginstellingen. Hiermee wenst de gemeente meer zekerheid te verkrijgen over de waarde van de zorgleveringen en is het de bedoeling dat wordt voorkomen dat achteraf nog onverwachte (hoge) declaraties worden ingestuurd. Voor de beoordeling in het kader van de jaarrekening zijn de verstuurde (getekende) vaststellingsovereenkomsten, de boekingen in 2020/2021 in de Suites en de ontvangen en gewaarmerkte productieverantwoordingen voorzien van controleverklaringen van de zorgleveranciers het basis-uitgangspunt geweest voor de vaststelling van de jaarlast 2020 Wmo en Jeugdhulp. Als wij kijken naar het aangeleverde jaarwerk 2020 zien wij de volgende stand van zaken resp. ontwikkelingen: • Indien een productieverantwoording lager is dan reeds gedeclareerd via het berichtenverkeer is de waarde van de ingediende declaraties als basis genomen voor de verantwoording (voorzichtigheid). En als er geen productieverantwoording over 2020 is ontvangen, dan is de waarde van de ingediende declaraties de basis voor het jaarwerk (komt bijna niet voor); • De aanlevering van de jaarcijfers 2020 inzake Wmo en jeugdhulp is 20 april 2021 opnieuw beoordeeld. In de definitieve concept jaarrekening 2020 zijn de verschillen voor de gemeente minimaal.

Echter, ook na de laatste peildatum van 20 april gaat de facturatie in de Suites gewoon door en komen er mogelijk toch nog declaraties binnen over voorgaande periode(n). De hiermee samenhangende afwijkingen zullen in de administratie en jaarrekening 2021 worden verantwoord; • In het afsluitend intern memorandum heeft Domein Samenleven aangegeven dat er nog enkele onzekerheden zijn die mogelijk nog een effect kunnen hebben op de uiteindelijke jaarlast. Zo zijn over het 2e halfjaar 2020 nog facturen omzetderving ontvangen van een tweetal zorginstellingen, en vindt er nog een correctie plaats van het mixtarief jeugdhulp. De posten zijn gezien de beperkte omvang niet meer verwerkt in de voorliggende jaarrekening.

10

4.3

Garantieomzet en meerkosten 2020

Garantieomzet en Covid-19 Wij hebben, in financieel opzicht, vastgesteld dat er vanwege de Covid-19 maatregelen garantieomzet is uitbetaald op basis van voorschotten en getekende overeenkomsten. Inmiddels zijn de uitbetaalde voorschotten ook afgerekend met de betreffende zorgleveranciers3. Er heeft eind april 2021 een herberekening plaatsgevonden door Domein Samenleven om te beoordelen of er geen sprake is van ‘overcompensatie’. Immers, er kunnen na de periode van garantieomzet nog declaraties zijn toegestuurd die al eerder zijn vergoed. Verdere analyses binnen de Regio op overcompensatie vindt niet meer plaats. Geen meerkosten vergoed Meerkosten zijn niet door de gemeente Heiloo uitbetaald. De betalingen en financiering van eventuele meerkosten loopt volledig via de Regio, de gemeente Alkmaar. Dit geldt ook voor de andere BUCH-gemeenten. 4.4

Afwikkeling Jeugdzorg voorgaande jaren

De afwikkeling van de Jeugdhulpkosten over het boekjaar 2019 is nagenoeg afgerond; de resterende verschillen zijn minimaal. Over het boekjaar 2018 moest uw gemeente nog met zorginstelling Parlan financieel afwikkelen, dit mede vanwege de gehanteerde mixtarieven. Voor de gemeente Heiloo betreft dit een per saldo een nog te betalen bedrag van € 62.817,-. 4.5

Beoordeling status productieverklaringen 2020

De cliëntgebonden kosten Jeugdhulp bedragen over 2020 afgerond € 3,4 miljoen; voor de Wmo is dat een bedrag van € 1,1 miljoen. Deze bestedingen zijn grotendeels onderbouwd met een productieverklaring en/of controleverklaring. Concluderend stellen wij vast dat de verantwoorde Jeugdhulp en Wmo over 2020 grotendeels wordt afgedekt met goedkeurende controleverklaringen inzake een getrouwe en rechtmatige besteding van de geleverde zorg. Van een beperkt aantal instellingen ontbreken bij het afsluiten van de controle nog de productieverklaringen en/of controleverklaringen. Wij hebben voor de rechtmatigheid op basis van de aangeleverde documenten en bescheiden per 20 april 2021 een bedrag van maximaal € 218.000,- als onzeker aangemerkt. 4.6

Continuïteitsbijdrage doelgroepen vervoer

Parallel aan de afspraken in de zorg is er ook voor het doelgroepenvervoer (Wmo, leerlingenvervoer) tussen Rijk en VNG afgesproken om compensatie geven voor de weggevallen vervoersvraag. Ook voor deze zgn. continuïteitsbijdrage is aangesloten bij de landelijk systematiek, en gelden dus dezelfde kanttekeningen als in de vorige alinea. 4.7

Persoonsgebonden budgetten (de SVB)

Een deel van de Wmo- en Jeugdzorg wordt verstrekt in de vorm van persoonsgebonden budgetten (Pgb’s). Deze Pgb’s worden door de gemeente toegekend, maar het administratieve beheer wordt door de SVB verzorgd.

3

Op basis van aanvragen heeft de gemeente op basis van ingediende facturen bedragen uitbetaald aan zorginstellingen in verband met de Covid-19 (garantieomzet).

11

De toekenning van Pgb’s door de gemeente wordt, bij de algemene beoordeling van de toekenningen Jeugdzorg en Wmo, door de interne controle beoordeeld en de conclusie daarvan is, zoals hiervoor al is weergegeven dat deze toekenningen rechtmatig zijn en juist verantwoord en doorgegeven zijn aan de SVB. Voor de feitelijke levering van de zorg en de verantwoording van de feitelijke kosten is de gemeente afhankelijk van de SVB. En de SVB had wederom problemen met het afronden van haar administratie en het afleggen van verantwoording daarover; ze heeft van haar accountant zowel voor de Jeugdhulp als de Wmo een controleverklaring met beperking ontvangen voor de getrouwheid. Voor de rechtmatigheid is het oordeel afkeurend. Wij wegen het oordeel mee bij onze foutenafweging. De omvang van de rechtmatigheidsfout voor de Wmo en Jeugdhulp gezamenlijk hebben wij bepaald op een totaal bedrag van € 30.500,- aan de hand van de ontvangen projectbrieven 2020 van de SVB. 4.8

Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK)

Eind 2020 heeft het Rijk de TONK (de regeling Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijk Kosten) ingevoerd. Het is een aanvullende ondersteuning voor huishoudens die in ernstige financiële problemen dreigen te komen. De regeling richt zich dus op alle burgers en dus breder dan voorgaande regelingen, die specifiek voor ondernemers waren. Voor de uitvoering wordt aansluiting gezocht bij de bijzondere bijstand en wordt dus neergelegd bij de gemeenten. Daarmee is er een duidelijke parallel met de Tozo, waar aansluiting gezocht werd met de bijzondere bijstand zelfstandigen. Gegeven de ervaringen bij de Tozo ontwikkelt het ministerie van SZW voor deze regeling al bij de start een handleiding om de uitvoering te reguleren en waar mogelijk te vereenvoudigen en daarmee de uitvoeringslast te verlichten. Wij gaan ervanuit dat deze regeling ook bij Halte Werk wordt neergelegd.

12

5.

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2020

5.1

Jaarrekeningproces

Medio april 2021 hebben wij de concept jaarrekening 2020 van de gemeente Heiloo ontvangen. Wij hebben tevens de volledige medewerking – op afstand - ontvangen van uw medewerkers bij het uitvoeren van de controle. Ondanks de perikelen rondom de coronavirus is de impact daarvan op het jaarrekeningproces qua planning en uitvoering beperkt4. 5.2

Begrotingsrechtmatigheid

Voor de rechtmatigheidscontrole gaan wij onder meer na of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde programmabegroting. Daarbij gebruiken wij zowel de budgetspelregels die u met het college heeft afgesproken, als ook de rechtmatigheidscriteria die de commissie BBV in de meest recente Kadernota 2018 heeft vastgelegd. Uit het jaarverslag 2020 blijkt dat er geen overschrijdingen hebben plaatsgevonden op de lasten ten opzichte van de begrote lasten 2020 (na begrotingswijziging). Analyse – opvallende verschillen Wij hebben de onder- en overschrijdingen per (deel)programma nader geanalyseerd. Een opvallende materiële onderschrijding is de Tozo (Tijdelijke overbrugging zelfstandig ondernemers) van afgerond € 1 miljoen (zie programma onderdeel 1B, domein Samenleven). Hiertegenover staat ook een gelijk bedrag aan lagere baten aangezien deze rijksregeling budgetneutraal is. Het niet bestede deel van de ontvangen voorschotten Tozo is ook als verplichting in de balans opgenomen. In programma 3 zit een flinke onderschrijding op de lasten. Dit heeft betrekking op de grondexploitatie Zuiderloo en houdt verband met het doorschuiven van een grondaankoop naar 2021.

Wij zijn van mening dat de onder- en overschrijdingen voldoende herkenbaar in de programma’s en overige toelichtingen van de jaarrekening 2020 zijn verantwoord en tevens passend zijn binnen het bestaande beleid. Door het vaststellen van de programmarekening 2020 door de raad waarin de overige uitgaven (en ontvangsten) zijn opgenomen, worden deze posten geautoriseerd en zijn hiermee rechtmatig. Wij zijn bij onze oordeelsvorming rechtmatigheid hiervan uitgegaan. 5.3

Administratievoering

Vast onderdeel van de accountantscontrole is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie alsmede de overige administratieve vastleggingen. Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2020 de stand van zaken ten aanzien van tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria), alsmede de mutaties in kredieten, reserves, voorzieningen en memoriaalboekingen beoordeeld. Wij hebben geconstateerd dat er geen achterstanden zijn in de financiële administratie. Balansposten, inclusief memoriaalboekingen, zijn in het algemeen onderbouwd met onderliggende specificaties.

4

In de concept jaarrekening 2020 heeft de gemeente de ontvangen concept-cijfers inzake de Tozo 2020 verantwoord. De definitieve verantwoording is pas eind mei 2021 aangeleverd.

13

Het periodiek afsluiten van de administratie (voor het eerst per 13 oktober 2020) en de tussentijdse interne controles op de afloop van (kortlopende) balansposten en het maken van tussentijdse aansluitingen tussen sub-administraties en financiële administratie heeft een positief effect op de kwaliteit van het administratief beheer. 5.4

Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges

Per 1 januari 2020 hebben de gemeenten Heiloo, Castricum en Uitgeest de belastingadministratie inclusief de leges overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling Cocensus. Afgesproken is dat de inning van de belastingdebiteuren tot en met 2019 achterblijft bij de gemeenten. Wij hebben geconstateerd dat de accountant van Cocensus bij de financiële verantwoording 2020 inzake de belastingopbrengsten en de belastingdebiteuren ten behoeve van de gemeente op 8 maart 2021 een goedkeurende controleverklaring heeft verstrekt. Wij benadrukken wel dat de accountant alleen de verwerkte mutaties bij Cocensus beoordeelt (en gaat verder niet na of de aanlevering volledig is, dit is de verantwoordelijkheid van de gemeente). Periodieke afstemming tussen de gemeente en Cocensus is dan ook een blijvend aandachtspunt. Jaarrekening 2020 Cocensus In het toegezonden verslag van bevindingen 2020 heeft de accountant van Cocensus aangegeven dat bij de jaarrekening 2020 een afkeurend oordeel is verstrekt inzake de rechtmatigheid. De afkeuring betreft het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels met name ten aanzien van de verbouwing van het nieuwe kantoorpand. Het afkeurend oordeel in de controleverklaring bij de jaarrekening 2020 van Cocensus werkt niet door in onze oordeelsvorming rechtmatigheid voor de jaarrekening van de gemeente Heiloo.

Liquidatie GKHN De gemeente Heiloo is aandeelhouder in de Houdstermaatschappij Gasbedrijf Kop van NoordHolland (GKHN). Omdat de claim van de Belastingdienst inzake een aanslag vennootschapsbelasting niet meer van toepassing is, is het restant aan beschikbare gelden via een dividenduitkering in 2020 uitbetaald. De Houdstermaatschappij zal worden geliquideerd. Vennootschapsbelasting 2020 Wij hebben geconstateerd dat over de jaren 2016 tot en met 2019 Vpb-aangifte is ingediend bij de Belastingdienst. De gemeente Heiloo heeft in verband met de fiscale complexiteit een belastingadviesbureau ingeschakeld om de voorbereiding van de aangifte vennootschapsbelasting te begeleiden. Het adviesbureau heeft op basis van de vorige Nota actualisatie grondexploitaties (de vastgestelde actualisatie 2021 was nog niet beschikbaar) de Vpb-last voor 2020 ingeschat. Op basis van deze gegevens is de Vpb-last nihil. De definitieve fiscale winstberekening en de aangifte vennootschapsbelasting 2020 zal na de jaarrekeningcontrole worden opgesteld. De aangiften 2016 tot en met 2019 zijn tot op heden nog niet vastgesteld door de Belastingdienst. 5.5

Infrastructurele projecten

Ten aanzien van de voortgang van de infrastructurele projecten in Heiloo hebben wij u de afgelopen jaren uitgebreid geïnformeerd. Hierna gaan we kort in op de stand van zaken.

14

Ondertunneling Vennewatersweg Het project Ondertunneling Vennewatersweg is in 2020 gerealiseerd. Uw raad heeft in 2017 een bestemmingsreserve Vennewatersweg gevormd van in totaal € 1.016.000,- ter dekking van (een gedeelte) de afschrijvingslasten. Per 2021 zullen de afschrijvingen op de investering ten laste komen van deze bestemmingsreserve. Budget aansluiting A9 Het totale budget voor de realisatie van de aansluiting van de A9 bedraagt oorspronkelijk € 38,4 miljoen. De provincie Noord-Holland heeft met de beschikking van 18 december 2017 voor de aanleg van de A9 in totaal subsidie verleend van € 12.679.000,- aan de gemeente Heiloo. Uit de kwartaalrapportage 2020 Q4 van de provincie NH lezen wij af dat er nog geen duidelijkheid is over een nieuwe geplande datum van openstelling van de weg in verband met de bestuurlijke ontwikkelingen over het aanvullend krediet van € 5,7 miljoen voor het project naar een budget van € 45,9 miljoen. Inmiddels heeft uw gemeenteraad met het besluit van 1 februari 2021 ingestemd om het netto investeringskrediet t.b.v. de aansluiting A9 met een bedrag van € 1.752.788,- (inclusief BTW) te verhogen. Dekking vindt plaats uit de Bestemmingsreserves Bovenwijkse Voorziening en de Bestemmingsreserve Grote Projecten. Het moge duidelijk zijn dat er in 2020 verder geen uitvoeringsactiviteiten zijn gerealiseerd.

Subsidievaststelling aansluiting A9 Op basis van de verleende subsidie dient de gemeente Heiloo een projectverantwoording af te leggen uiterlijk voor 1 augustus 2021. Vanwege de vertragingen heeft uw gemeente uitstel aangevraagd bij de provincie Noord-Holland. De provincie Noord-Holland heeft inmiddels (per mail) ook uitstel verleend. 5.6

Opmerkingen jaarverslaggeving

De jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV geeft voor de opzet en de inrichting begroting en de jaarstukken van gemeenten de wettelijke kaders aan. Bij onze controle toetsen wij of de jaarrekening (het financiële verantwoordingsdocument) voldoet aan de formele aspecten van het BBV. Conform de verslaggevingsvoorschriften zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening. 5.7

Programmarekening van baten en lasten

Het negatieve resultaat over 2020 bedraagt na het verwerken van de mutaties in de reserves € 196.000,- ten opzichte van een bijgestelde begroot negatief resultaat van € 1.326.000,-. Het saldo van baten en lasten na begrotingswijziging is € 168.000,- nadelig geraamd; het werkelijke saldo van de baten en lasten komt uit op een bedrag van € 1.446.000,- voordelig.

15

Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren: (in € 1.000,-)

begroting na wijziging -168 -1.158 1.326

Saldo van baten en lasten Saldo mutatie reserves Gerealiseerd saldo van baten en lasten

Realisatie

Afwijking

1.446 -1.642 196

-1.614 484 1.130

In de programmarekening is een uitvoerige toelichting gegeven op de verschillen tussen de ramingen en de realisatie. Met het besluit waarmee u de programmarekening vaststelt, wordt het resultaat bestemd en wordt de gerealiseerde afwijking door uw raad geaccordeerd.

16

6.

BALANS EN FINANCIELE POSITIE

6.1

Ontwikkeling eigen vermogen

Het eigen vermogen van de gemeente bedraagt ultimo 2020, inclusief het resultaat na bestemming, in totaal € 24,85 miljoen. Hiervan heeft € 16,5 miljoen betrekking op de bestemmingsreserves. In de onderstaande tabel is de financiële positie gespecificeerd. (in € 1.000)

Algemene reserve Bestemmingsreserve Saldo rekening Totaal eigen vermogen

begin 2020

eind 2020

toe/afname

9.582 14.453 -623 23.412

8.575 16.479 -196 24.858

-1.007 2.026 427 1.446

De bestemmingsreserves zijn per saldo toegenomen met ruim € 2 miljoen. De mutaties van de algemene en bestemmingsreserves in 2020 volgen deels uit de resultaatbestemming over 2019 (verwerking van € 0,62 miljoen verlies over 2019). Uit de toelichting op de balanspost eigen vermogen blijkt dat de grootste mutaties in 2020 betrekking hebben op de algemene reserve, de bestemmingsreserves Grote Projecten en het Herstelfonds Corona. Verkoop gronden Zandzoom In 2020 heeft de verkoop van gronden binnen het ontwikkelgebied Zandzoom (kamers Westflank en Centrale kamer West) plaatsgevonden. De verkooptransactie is in de voorliggende jaarrekening verwerkt en de boekwinst op de grondverkoop ad € 2,2 miljoen is conform de begroting gestort in de Bestemmingsreserve Grote Projecten. Het saldo van deze reserve bedraagt ultimo december 2020 € 2,9 miljoen. Inmiddels zijn ook gronden Centrale kamer Oost in 2021 geleverd. Deze opbrengst wordt in de jaarrekening 2021 verantwoord. Na deze grondtransacties beschikt de gemeente nog over circa 80.000 m2 met een boekwaarde van € 2,2 miljoen. Herstelfonds De raad heeft op 11 mei 2020 de bestemmingsreserve herstelfonds coronamaatregelen gevormd en hiervoor € 500.000,- beschikbaar gesteld. Paragraaf H in de jaarrekening maakt inzichtelijk wat de financiële effecten zijn geweest van de coronacrisis voor het boekjaar 2020. Het resultaat (d.w.z.

de corona baten versus lasten) is voorzichtig berekend op € 126.000,- voordelig. Per saldo is een bedrag van € 218.000,- ten laste gebracht van het Herstelfonds. Derhalve resteert er ultimo december 2020 nog € 282.000,-. Dit saldo kan ook nog worden aangewend voor coronakosten in 2021. Wij hebben bij onze controle vastgesteld dat de mutaties in de reserves rechtmatig zijn.

17

6.2

Actualisatie grondexploitaties

Wij hebben kennis genomen van de Nota Actualisatie Grondexploitaties 2020 (NAG). Met dit document wordt voldaan aan de bepalingen zoals opgenomen in de Notitie BBV. De gemeenteraad zal de actualisatie van de grondexploitaties op 7 juni 2021 vaststellen. De cijfers zoals opgenomen in de actualisatie grondexploitaties zijn verwerkt in de jaarrekening 2020. In de actualisatie zijn de prognoses in beperkte mate bijgesteld. In Heiloo zijn er twee actieve grondexploitaties: Zuiderloo (woningen) en de Boekelermeer (bedrijventerreinen). Uit de concept NAG 2020 leiden wij af dat de netto contante waarde voor de grondexploitatie Boekelermeer is gedaald tot € 108.608,- per 1 januari 2021 (was € 307.312,-). Voor de grondexploitatie Zuiderloo is de verwachte netto contante waarde vrijwel gelijk gebleven (€ 809.545,-). Voortgang grondexploitatie Zuiderloo Wij zien dat Covid-19 vooralsnog geen direct (materieel) effect heeft op de winstverwachting en uitgifte van gronden voor woningen in de grondexploitatie Zuiderloo. De vraag naar woningen blijft onverminderd groot. Wij hebben geconstateerd dat in 2020 voor een bedrag van € 2 miljoen aan grondopbrengsten is gerealiseerd, e.e.a. conform de raming.

Voortgang grondexploitatie Boekelermeer Ook voor de bedrijfskavels zijn de verwachtingen redelijk positief, maar er wordt in de NAG aangegeven dat de markt voor bedrijventerreinen in algemene zin onzekerder is geworden. De planning van de grondverkoop ad € 960.000,- in de Boekelermeer is in 2020 niet gehaald. Wij begrijpen dat de verkoop van 5.000 m2 grond uit Fase A wordt doorgeschoven naar 2021 en dat er voor Fase B een koopovereenkomst is gesloten voor de levering van 12.500 m2. Ook deze levering staat gepland voor 2021. Op dit moment valt lastig te voorspellen of de coronacrisis een financieel nadelig effect zal gaan op het verwachte eindresultaat. Op moment dat de gronduitgifte vertraagt, de grondprijzen onder druk komen, en/of parameters zoals rente en kosten wijzigen, kan dit een nadelig effect op het verwachte resultaat hebben en mogelijk leiden tot een verliesvoorziening. 6.3

Deel balanspresentatie Zuiderloo faciliterend beleid

De grondexploitatie Zuiderloo bestaat uit een drietal deelprojecten, waaronder Timpaan, BDP en overige ontwikkeling, waarbij het laatste genoemde deel kan worden gekwalificeerd als ‘faciliterend’ grondbeleid. Immers de gemeente bezit deze gronden niet. In verband met de gewijzigde BBV gelden er per 1 januari 2016 strengere regels. Voor zogenaamde gemengde projecten moet worden bezien welk deel faciliterend is dan wel een bouwgrondexploitatie is. Het BBV geeft aan dat splitsing (‘knip’) kan leiden tot een herijking van de grondexploitatie en dat tevens een nieuw raadsbesluit nodig is. Inmiddels zijn de bezwaarschriften bij de Raad van State zijn ingetrokken waarmee het bestemmingsplan onherroepelijk is geworden. Conform ons advies heeft uw college op 16 februari 2021 formeel besloten om de grondexploitatie Zuiderloo niet meer op te knippen in een bouwgrondexploitatie en een facilitair deel. Wij kunnen ons vinden in de argumentatie van uw college.

18

6.4

Voorzieningen en claims

Blijkens de jaarrekening bedraagt de stand van de voorzieningen per einde 2020 € 1,7 miljoen. Uitgaven ten laste van voorzieningen worden, conform het BBV, rechtstreeks via de balans geboekt. De door de raad geaccordeerde dotaties aan deze voorzieningen lopen via de rekening van baten en lasten. In het boekjaar zijn er geen nieuwe voorzieningen gevormd. Claims Wij hebben op basis van de beschikbare informatie beoordeeld voor welk concreet aanwezige claims (nog) een voorziening gevormd dient te worden in de jaarrekening. Ingevolge ons verzoek hebben wij van de huisadvocaat van de gemeente op 22 februari 2021 een brief. Aangegeven is dat er geen claims of andere zaken aanhangig zijn. Voor de financiële risico’s heeft de gemeente in voldoende mate rekening mee gehouden in de risicoberekeningen, zie hiervoor de paragraaf Weerstandsvermogen.

19

7.

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA)

7.1

Algemeen

De verantwoording van ontvangen specifieke uitkeringen is als bijlage opgenomen in de jaarrekening. Hiervoor is een specifiek verantwoordingsmodel voorgeschreven. De bijlage is door ons conform de gegeven aanwijzingen van het Rijk gecontroleerd. Voor de hierbij eventueel geconstateerde bevindingen gelden op grond van artikel 5, lid 4 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zwaardere rapporteringstoleranties dan de tolerantie, welke wij met uw raad zijn overeengekomen voor de controle van de jaarrekening. Wij hebben geconstateerd dat er voor de gemeente ten aanzien van maar liefst 11 regelingen bij de jaarrekening 2020 een verantwoording met betrekking tot de voor een rijksbijdrage in aanmerking gebrachte bestedingen moet worden afgelegd. Overigens is er nog een wijziging aangekondigd op de uitgebrachte nota Verwachtingen accountantscontrole, omdat de (best uitgebreide) instructies rondom de controle van de Tozo nog aanvulling zouden behoeven. Deze wijziging is zeer recent uitgebracht. En dat brengt mogelijk enige onzekerheid met zich mee bij Halte Werk aangezien uw gemeente deze regeling daar heeft ondergebracht. 7.2

Toenemend aantal regelingen

Er zijn dit jaar enkele wezenlijke veranderingen, die er mede toe leiden dat het aantal subsidieregelingen waarover de gemeente Heiloo zich moet verantwoorden flink groeit; van 7 naar 11 regelingen. Ad-hoc regelingen De coronacrisis en de Toeslagen-affaire bij de kinderopvang leiden tot rijksuitkeringen aan gemeenten: de Tozo-regeling (verdeeld over 3 tranches) en recent de Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek. De snelle invoering van deze regeling gaat deels ten koste van zorgvuldigheid. De wijze van verantwoorden is bij de opzet van de regelingen nog niet uitgewerkt en de mate van betrokkenheid van de accountant (diepgang, materialiteit) is nog onbekend. Dat is enerzijds logisch (de regelingen zijn gelet op de urgentie met grote spoed opgesteld), anderzijds lastig (is er wel voldoende nagedacht over beheersbaarheid en controle?). Minder decentralisatie-uitkeringen De Algemene Rekenkamer heeft op rijksniveau kritiek geuit op de wijze waarop het Rijk decentralisatie-uitkeringen beschikbaar stelt aan onder meer gemeenten. Aan decentralisatie-uitkeringen horen door het Rijk, zeer beperkt of geen voorwaarden gesteld te worden, want ze zijn deel van de algemene uitkering. Nu het Rijk toch vaak aanvullende eisen stelt aan besteding van deze gelden, krijgen ze het karakter van subsidies en worden ze ondergebracht in de Sisa-systematiek.

Onder meer door deze ontwikkeling moet de gemeente zich dit jaar specifiek verantwoorden over onder meer de Regeling stimulering verkeersmaatregelen en de Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord).

20

Niet voor alle regelingen die nu onder de SiSa-systematiek geplaatst zijn nu al bestedingsgegevens in de SiSa-bijlage opgenomen. Het omzetten van rijksregelingen in gemeentelijk beleid vergt tijd, daarom zijn niet voor alle nieuwe regelingen al prestaties en bestedingen verantwoord. 7.3

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

De uitvoering van de Tozo gaat met grote bedragen gepaard: uit de rekening blijkt dat de totale Tozo-uitgaven in 2020 ca € 2,9 miljoen bedroegen. Het Rijk draagt deze lasten, de gemeente heeft van het Rijk € 3,9 miljoen aan voorschotten ontvangen om de uitkeringen te kunnen financieren. Verder ontvangt de gemeente ter dekking van de uitvoeringskosten een vaste vergoeding per dossier. Toekenningen rechtmatig Bij de opzet van de regeling door het Rijk woog zwaar dat de regeling snel ingevoerd kon worden en de gemeente snel de ondernemers die ondersteuning nodig hadden, deze konden toekennen en uitkeren. Er werden wel degelijk eisen gesteld aan de aanvraag en de aanvrager, maar in meerdere gevallen volstond een zgn. eigen verklaring. Uit de controle van de accountant van Halte Werk op de Tozo-aanvragen blijkt dat de in dit kader namens de gemeente Heiloo afgegeven toekenningen voldeden aan deze eisen en zijn derhalve rechtmatig. M&O Beleid belangrijk In de Tozo-regeling is aangehaakt bij het M&O-beleid (beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik) dat een gemeente al moet hebben voor de uitvoering van de Participatiewet (het beleid dat al sinds jaar en dag bestaat om te beoordelen of nog wordt voldaan aan de voorwaarden voor bijv. een bijstandsuitkering).

In formele zin is het idee dat het bestaande M&O-beleid voldoende moet zijn om onrechtmatig gebruik van de Tozo-regeling tegen te gaan. In haar uitingen is het ministerie van SZW daar gedurende het jaar deels op teruggekomen door nadrukkelijk weer te geven dat ze verwachten dat er een actief M&O-beleid gevoerd wordt. En het ministerie heeft het Inlichtingenbureau gevraagd een digitaal vraagpunt te ontwikkelen om via datavergelijking met bestanden van verschillende rijksinstellingen (RvlG, UWV, belastingdienst, KvK, DJI, CJIB, Duo) te signaleren of er mogelijke aandachtspunten en/of belemmeringen zijn voor de rechtmatige verstrekking van de Tozo-uitkering. Ondanks de verschillende uitingen en de ontwikkelde tools: het vormgeven en uitvoeren van M&Obeleid blijft primair een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Beoordeling mag ook in 2021 Het Rijk heeft ingezien dat de materie complex is en de uitvoering van beoordelingen door allerlei oorzaken pas laat op gang komt. Daarom wordt er gelegenheid gegeven om toezicht, controles etc. op de verstrekkingen in 2020 ook in 2021 uit te voeren; de verantwoording over 2020 is dus niet de definitieve opgave, correcties kunnen ook in de verantwoording over 2021 worden meegenomen. Oordeel accountant Halte Werk en de SiSa gemeente Heiloo De Tozo-verantwoording is onderdeel van de SiSa-verantwoording van de gemeente.