1e Auditissuelijst BW 2026

Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest

Tijd (indicator)

Toelichting status (toelichting)

De leges worden vanaf 2026 direct toegerekend aan het boekjaar van ontvangst van de aanvraag. Bij de jaarrekening van 2025 zijn eenmalig de "Nog te ontvangen" bedragen van openstaande aanvragen van voorgaande jaren toegerekend. Bij de 2e Firap checken we of de begroting nog moet worden bijgesteld. Hiermee is dit actiepunt een jaar eerder afgerond dan was gepland.

Auditissue: 2025-03 Onzekerheid huishoudelijke ondersteuning Constatering: Er is geconstateerd tijdens de interne controle dat stukken ontbraken om het recht op een algemene voorziening schoonmaakondersteuning te kunnen vaststellen. Alle dossiers met deze voorziening zijn in 2022 zonder nader onderzoek omgezet naar de maatwerkvoorziening huishoudelijke ondersteuning. Nadere analyse geeft aan dat van alle dossiers die in 2022 zijn omgezet van de algemene voorzieningen schoonmaakondersteuning naar huishoudelijke ondersteuning, in 2024 nog 514 dossiers actief zijn. De rechtmatigheid van de verstrekte voorziening van 514 dossiers is onzeker. Aanbeveling: Beoordeel deze massa met een themacontrole. Organisatie

1e Auditissuelijst 2026

Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest 30

Tijd (indicator)

Toelichting status (toelichting)

Uitkomst risicogerichte beoordeling Vanuit de Interne Controle is gebleken dat een inwoner onterecht een indicatie voor Huishoudelijke Ondersteuning (HO) heeft behouden. Na deze constatering is een lijst opgesteld met alle inwoners die in het verleden een indicatie voor de algemene voorziening Schoonmaakondersteuning (SO) ontvingen. Deze inwoners zijn per 1 maart 2022 op basis van informatie van de aanbieders administratief omgezet naar HO. De omvang van de HO is vastgesteld op basis van informatie van de aanbieders. Vervolgens is er in 2023 i.v.m. hoge werkvoorraad nogmaals een administratieve verlenging gedaan op basis van de leeftijd van inwoner, met als doel spreiding in de werkvoorraad. De groep die valt onder de geconstateerde onzekerheid uit de interne controle betreft ongeveer 360 inwoners, hiervan is twee derde deel 80+. In oktober tot en met december 2025 is voor de genoemde groep onderzocht of en hoe groot het financiële risico is dat is gelopen met de administratieve omzetting. Daarbij is de groep 85 jaar en ouder buiten het onderzoek gehouden. Dit op basis van de aanname dat in deze groep het risico op financiële onzekerheid het kleinst is en vanuit kosten oogpunt. In totaal zijn in de projectperiode 127 dossiers onderzocht.

In 43 dossiers bleek de inwoner overleden, over te zijn op een WLZ indicatie of was het heronderzoek al gedaan binnen het reguliere werk van 2025. Uitkomsten: van de overige onderzochte dossiers bleek in slechts 1 geval (0,78%) de indicatie op basis van het heronderzoek te zijn beëindigd. In 12 gevallen (9,5%) is de indicatie afgeschaald ten opzichte van de eerdere indicatie. En in 3 gevallen (2,3%) juist opgehoogd naar aanleiding van het heronderzoek. in 111 gevallen (87,4%) is de indicatie na heronderzoek ongewijzigd gebleven. Conclusie: Wij achten de uitkomsten van het onderzoek representatief voor de dossiers die (nog) niet zijn onderzocht. Dit in de wetenschap dat: •

deze groep voornamelijk uit 80 plussers bestaat en deze groep worden onderzocht als onderdeel van het reguliere werk

•

het risico dat deze groep onterecht gebruik maakt van de Huishoudelijke Ondersteuning in de onderzochte groep zeer klein is gebleken.

•

daarmee de financiële onzekerheid nihil is.

Met de afronding van dit onderzoek beschouwen we deze onzekerheid als afgerond.

1e Auditissuelijst 2026

31

Auditissue: 2025-05 Interne beheersing nog niet geheel toereikend Constatering: De interne beheersing is binnen de Werkorganisatie BUCH ten behoeve van de gemeente als geheel nog niet geheel toereikend om zonder aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. Er waren daarom nog gegevensgerichte detailwerkzaamheden nodig door de verbijzonderde interne controle en de accountant om tot een overall (goedkeurend) oordeel te kunnen komen. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de werkzaamheden op de spendanalyses, vragen SiSa-regelingen en grondexploitaties. Organisatie

BUCH

Tijd (indicator)

Toelichting status (toelichting)

Het opzetten van het Auditteam en daarmee het versterken van de tweede en derde lijn in de verbijzonderde interne controle, leidt ertoe dat de organisatie in staat is controles uit te breiden en te verbeteren. Dergelijke controles vormden al onderdeel van de controles, maar zijn op enkele punten aangepast en verbeterd. De aanlevering voor de accountantscontrole is tijdig en volledig geweest (met speciale aandacht voor deze punten) en daarmee kan worden geconstateerd dat dit punt is afgerond.

Auditissue: 2025-17 Onrechtmatigheid/ Onzekerheid bij het leveren van zorg Constatering: Er is sprake van een voorliggende voorziening. Aanbeveling: Optimaliseer het proces rondom Bewaken mogelijkheid voorliggende voorziening. Organisatie

Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest

Tijd (indicator)

Toelichting status (toelichting)

In de bedrijfsvoering van het sociaal team is het samenspel tussen de consulenten preventie en de jeugdconsulenten die verantwoordelijk zijn voor het indiceren van maatwerk geoptimaliseerd. Daarmee is het bewaken van situaties waar een voorliggende voorziening afdoende geborgd. Consulenten zijn inmiddels bekend met de aangepaste werkprocessen.

Auditissue: 2026-05 Toetsing eindafrekening bij uitdiensttreding De accountant heeft vastgesteld bij de controle van het proces personeel dat de organisatie handmatig een eindafrekening opstelt bij uitdiensttreding van een medewerker. Een zichtbare toetsing op de eindafrekening inclusief afstemming met de salarisadministratie ontbreekt. Wij adviseren u de beheersing op dit onderdeel van het personeelsproces te

1e Auditissuelijst 2026

32

versterken en het risico van een onjuiste betaling aan uit-dienst getreden medewerkers te verkleinen. Organisatie

BUCH

Tijd (indicator)

Toelichting status (toelichting)

Salarisadministratie heeft deze aanbeveling met de accountant besproken en blijkt niet juist te zijn geformuleerd. De aanbeveling betrof het risico dat verlof niet automatisch wordt uitbetaald bij uit dienst treden. Dit is een bewuste keuze, omdat er eerst afstemming plaatsvindt met de leidinggevende. Het kan namelijk voorkomen dat er afspraken zijn gemaakt over wel of geen verlof uitbetalen.

Auditissue: 2026-07 Updaten subsidieverordeningen De accountant heeft geconstateerd dat de algemene subsidieverordening (ASV) van de gemeenten Bergen, Castricum en Uitgeest dateren uit 2016. De ASV van de gemeente Heiloo dateert uit 2020. Wij adviseren zeker de ASV’s van de gemeenten Bergen, Castricum en Uitgeest te actualiseren zodat deze aansluiten bij de actuele wet- en regelgeving. Organisatie

Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest

Tijd (indicator)

Toelichting status (toelichting)

De constatering van de accountant is niet juist. De ASV’s van de gemeenten Bergen, Castricum en Uitgeest zijn in 2020/2021 geactualiseerd en voldoen aan de huidige wet- en regelgeving: •

Raadsbesluit Bergen 8 april 2021;

•

Raadsbesluit Uitgeest 28 mei 2020;

•

Raadsbesluit Castricum 22 oktober 2020.

Vanuit efficiëntieoverwegingen is de naam van de ASV met het jaartal (2016) niet gewijzigd, zodat niet alle subsidieregelingen, die vallen onder deze ASV’s, hoefden te worden gewijzigd. Ook de rekenkamercommissie heeft recent (2025) geconstateerd dat alle ASV’s van de BUCH-gemeenten voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Auditissue: 2026-11 Recht van belanghebbende WMO onzeker De VIC heeft niet kunnen vaststellen bij HO dat gecontroleerd is of belanghebbende als enige staat ingeschreven op betreffend woonadres en daarmee recht heeft op de voorziening. Organisatie

1e Auditissuelijst 2026

Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest 33

Tijd (indicator)

Toelichting status (toelichting)

1e Auditissuelijst 2026

Het controleren of er op een adres naast de belanghebbende nog meer huisgenoten staan ingeschreven is onderdeel van het bestaande proces in Zorgned. Deze stap in het proces, die de "huisgenoten check" wordt genoemd, is een van de eerste stappen die door het team Preventie wordt gedaan na ontvangst van een nieuwe melding. Na het uitvoeren van deze check zou de actie op "klaar" gezet moeten worden als teken dat de check is uitgevoerd. Mogelijk is dat bij de betreffende casus vergeten door de preventieconsulent. Nadat een preventieconsulent een breed verkennend gesprek heeft gevoerd wordt de melding doorgezet naar een WMO consulent als een inwoner mogelijk in aanmerking komt voor een maatwerkvoorziening. De WMO consulent voert een verdiepend gesprek met de inwoner tijdens een zogenaamd keukentafelgesprek. Ook in dit gesprek komt de huisvestingssituatie opnieuw aan de orde. Indien een preventieconsulent deze al zou zijn vergeten dan wordt die hiermee ondervangen. De kans dat de aanwezigheid van huisgenoten die gebruikelijke hulp kunnen bieden over het hoofd wordt gezien is dan ook erg klein en is voldoende in het bestaande proces geborgd.

34