1e Auditissuelijst B&W 2026
Tekst van het document
de BUCH
1e Auditissuelijst 2026
Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................. 4 Toelichting auditissuelijst .................................................................................................................... 4 Auditissuelijst ........................................................................................................................................ 5 Domein Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 5 Auditissue: 2019-02 Continuïteitsbeheer .................................................................. 5 Auditissue: 2019-04 Contracten en verplichtingen ..................................................... 6 Auditissue: 2021-01 Volledigheid en beheersing ontvangen subsidies .......................... 7 Auditissue: 2021-02 Verslaglegging in de jaarrekening ............................................... 7 Auditissue: 2022-02 Prestatieverklaring ................................................................... 8 Auditissue: 2022-06 ICT rapportages ....................................................................... 9 Auditissue: 2024-02 Getekende opdrachtovereenkomsten aangaan .............................
9 Auditissue: 2024-06 Wet DBA ............................................................................... 10 Auditissue: 2025-07 Doorlooptijd jaarafsluiting (te) lang .......................................... 12 Auditissue: 2025-08 Informatiebeveiligingsbeleid ontbreekt ...................................... 12 Auditissue: 2025-09 Vier-ogenprincipe ................................................................... 13 Auditissue: 2025-16 Onbekwaamheid ten aanzien van inkopen ................................. 14 Auditissue: 2026-01 Vernieuwen Nota Vaste Activa ................................................. 16 Auditissue: 2026-04 Grote handmatige boekingen beter onderbouwd ........................ 16 Concernstaf ...................................................................................................................................... 17 Auditissue: 2021-05 Koepelvrijstelling BTW ............................................................ 17 Auditissue: 2024-08 IT-risico's als onderdeel van VIC .............................................. 17 Auditissue: 2025-01 Leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen ................. 18 Auditissue: 2026-08 Opstellen Beleid Misbruik en oneigenlijk gebruik ........................ 18 Auditissue: 2026-09 Opnemen onttrekkingen voorziening in VIC ...............................
19 Domein Ruimtelijke Ontwikkeling ..................................................................................................... 20 Auditissue: 2025-13 Vastgoed in VBS, oneigenlijk grondgebruik ................................ 20 Auditissue: 2025-15 Beslistermijn aanvraag vergunning overschreden ....................... 20 Auditissue: 2026-02 Bouwkostentoets .................................................................... 21 Auditissue: 2026-03 Overschrijden termijn tekenen akte van levering ........................ 21 Auditissue: 2026-06 Aansluitingen huur & pacht...................................................... 22 Domein Dienstverlening & Samenleven ........................................................................................... 23 Auditissue: 2022-03 Vaststellen zorg ..................................................................... 23 Auditissue: 2023-03 Facturatie van voorzieningen/zorg ............................................ 24 Auditissue: 2025-02 Interne controle Leerlingenvervoer ........................................... 25 Auditissue: 2025-12 Procedurele fout proces meldingen zorg, onderzoek ................... 26 Auditissue: 2026-10 Te hoog toegekend volume voorziening WMO ............................ 26 Auditissue: 2026-12 Controle op de invoer van tarieven WMO ...................................
27 Auditissue: 2026-13 Sprake van voorliggende voorziening Jeugd .............................. 27 Afgeronde issues .............................................................................................................................. 28 Auditissue: 2019-01 Logische toegangsbeveiliging ................................................... 28 Auditissue: 2023-02 Toewijzing van zorg ................................................................ 29 Auditissue: 2024-01 Controleren van actualisaties ................................................... 29 Auditissue: 2024-03 Leges in het juiste boekjaar ..................................................... 30 Auditissue: 2025-03 Onzekerheid huishoudelijke ondersteuning ................................ 30 Auditissue: 2025-05 Interne beheersing nog niet geheel toereikend .......................... 32 Auditissue: 2025-17 Onrechtmatigheid/ Onzekerheid bij het leveren van zorg ............. 32 Auditissue: 2026-05 Toetsing eindafrekening bij uitdiensttreding ............................... 32 Auditissue: 2026-07 Updaten subsidieverordeningen ............................................... 33 Auditissue: 2026-11 Recht van belanghebbende WMO onzeker ................................. 33
1e Auditissuelijst 2026
3
Inleiding Toelichting auditissuelijst Aanbieding Voor u ligt de 1e auditissuelijst 2026. Hierin worden auditissues verwerkt die voortkomen uit enerzijds de interim- en eindejaarscontrole door de accountant en anderzijds de verbijzonderde interne controle uitgevoerd door het Auditteam van de werkorganisatie BUCH. Ieder kwartaal worden de schrijvers, teammanagers en domeinmanagers gevraagd een reactie te geven op de auditissues. Op deze manier wordt de voortgang bewaakt en kan de auditissuelijst gebruikt worden als stuurmiddel voor de interne organisatie. Per halfjaar wordt de auditissuelijst, en daarmee de voortgang, gedeeld met het BUCHbestuur, de 4 colleges en de auditcommissies. Leeswijzer Per domein worden in volgorde van tijd, van oud naar nieuw, de lopende auditissues geschetst. Per auditissue worden de constateringen en aanbevelingen vanuit de accountant of de verbijzonderde interne controle beschreven en een omschrijving van de realisatie toegevoegd. De kleurindicatoren geven aan of het oppakken van het issue volgens planning loopt: -
Groen: Volgens planning. Oranje: Aanpak gestart, maar achter op planning. Rood: Nog niet gestart of sterk achter op planning.
Het laatste hoofdstuk geeft een overzicht van de afgeronde auditissues sinds de vorige auditissuelijst in 2025. Deze afgeronde auditissues worden in de volgende versie uit de auditissuelijst verwijderd, zodat de auditissuelijst gebruikt kan blijven worden als overzichtelijk stuurmiddel op die issues die nog aandacht behoeven.
1e Auditissuelijst 2026
4
Auditissuelijst Domein Bedrijfsvoering Toelichting Overzicht auditissuelijst domein Bedrijfsvoering Processen die onder dit domein vallen zijn onder andere personeels- en salarisadministratie, inkoop, ICT en de financiële administratie. De auditissues opgenomen bij bedrijfsvoering zien niet in alle gevallen enkel toe op het domein. Vaak gaat het over organisatiebrede processen, waardoor de auditissues van toepassing zijn voor de gehele organisatie.
Constatering en aanbevelingen Auditissue: 2019-02 Continuïteitsbeheer Constatering: •
Een Business Continuity Plan (BCP) is niet opgesteld.
•
De back-up taak wordt automatisch uitgevoerd.
•
Er vinden geen structurele periodieke restore-testen plaats. Restores worden echter wel met enige (on)regelmaat uitgevoerd.
Aanbeveling: Stel op basis van een risicoanalyse een BCP op, implementeer en evalueer deze BCP jaarlijks. In dit plan dienen de procedures en afspraken te worden opgenomen waarbij is aangegeven hoe te reageren op ongunstige situaties, zoals een crisis of een ramp. Daarnaast het advies om periodiek (minimaal jaarlijks) een formele restore praktijktest uit te voeren om vast te stellen of alles werkt zoals verwacht. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
De IT-infrastructuur is redundant ingericht met het oog op de bedrijfscontinuïteit. Minimaal twee keer per jaar wordt hiervoor een test uitgevoerd. De procedure wordt standaard gedocumenteerd binnen het veranderbeheerproces. Begin 2026 heeft de algemeen directeur besloten om per 2027 een BCM-coördinator aan te stellen. Deze functionaris zal structuur aanbrengen in de aanpak van BCM, waaronder de inventarisatie van en aanvulling op bestaande BCP’s. Ook de terugkerende weerbaarheidstesten worden hierin meegenomen. Wij sluiten hier zelf al eerder op aan door in het continue auditproces, samen met de compliance officers en techniek, de processen en procedures te actualiseren. Daarnaast is eind 2025 de back-upomgeving geactualiseerd en is de inrichting opnieuw doorgelopen.
1e Auditissuelijst 2026
5
Auditissue: 2019-04 Contracten en verplichtingen Constatering: Aan het (verder) uitwerken/implementeren van een contracten- en verplichtingenadministratie BUCH-breed wordt hard gewerkt. Op basis van interne analyse komt naar voren dat – overall - voor ongeveer 57% van de opdrachten een verplichting is geregistreerd (dit zegt overigens nog niet of openstaande verplichtingen zijn bijgewerkt na ontvangst van inkoopfacturen). Het beeld is dat de Werkorganisatie BUCH voor 82% van de opdrachten een verplichting heeft opgenomen, de gemeente Bergen voor 39%, de gemeente Uitgeest voor 19%, de gemeente Castricum voor 44% en de gemeente Heiloo voor 54%. Dit is een behoorlijke verbetering ten opzichte van het vorige jaar (dat was circa 25%). Bij de interne controle (2022) is geconcludeerd dat niet in alle gevallen verplichtingen zijn aangemaakt. Na analyse blijkt er slechts 57% van de facturen een verplichting is aangemaakt. Positief is dat voor inhuur facturen dit percentage aanmerkelijk hoger ligt 73%. Bij de interne controle (2023) zijn facturen aangetroffen waar een verplichting niet aanwezig is terwijl dit conform intern beleid wel noodzakelijk is. De registratie en bewaking van verplichtingen heeft nadrukkelijk de aandacht in de organisatie. Bedrijfsvoering kan hierbij een ondersteunde rol spelen.
Het betekent wel dat de budgethouders en beheerders nadrukkelijk moeten worden aangesproken door de directie als afspraken inzake de registratie van verplichtingen onvoldoende worden nageleefd. Bij de controle van inkoopfacturen blijkt regelmatig de verplichting te ontbreken Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
In de budgethoudersregeling is vastgelegd dat voor alle inkopen boven de € 5.000 en voor alle inhuur een inkoopverplichting wordt aangemaakt. Uit een analyse op deze categorie facturen over het eerste kwartaal 2026 van de werkorganisatie BUCH en de vier gemeenten blijkt dat voor inhuur in 90% van de gevallen een verplichting is aangemaakt. Voor de overige inkopen ligt dit percentage aanzienlijk lager, 32%. De registratie en bewaking van verplichtingen hebben structureel aandacht binnen de organisatie. Sinds 2025 is een rapportage beschikbaar over het gebruik van verplichtingen per domein en team. Tevens is een dashboard in ontwikkelingen waarbinnen het gebruik van verplichtingen als KPI opgenomen wordt en maandelijks met de managers wordt doorgenomen. Verwachting is dat dit in het derde kwartaal 2026 in gebruik genomen wordt. Om een zuiverder beeld te verkrijgen, wordt de rapportage aangepast door correcties, rentekosten en subsidiebetalingen — die geen betrekking hebben op inkopen — hierin niet langer op te nemen. Deze aanpassing wordt in het tweede kwartaal van 2026 afgerond.
1e Auditissuelijst 2026
6
Op het leerportaal zijn instructies beschikbaar voor het vastleggen van verplichtingen in het financieel systeem. Vanaf het derde kwartaal van 2026 worden periodiek trainingen georganiseerd voor kredietbeheerders, met specifieke aandacht voor het gebruik van verplichtingen. Auditissue: 2021-01 Volledigheid en beheersing ontvangen subsidies Constatering en aanbeveling: Op dit moment ontbreekt ‘grip’ op de volledigheid en de status van inkomende subsidies. Dit zijn zowel incidenteel ontvangen subsidies van het rijk of provincie, maar tevens subsidies die via de SiSa-systematiek door de gemeenten moeten worden verantwoord. Afspraken over de verantwoordelijkheid van subsidieprojecten en subsidiedossiers is nog niet goed ingeregeld in de organisatie en verdient aandacht. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Er is door een werkgroep een procesbeschrijving voor inkomende subsidies en SPUK's gemaakt en die is begin oktober 2025 vastgesteld. De nieuwe werkwijze is per 01-01-2026 geïmplementeerd.
Auditissue: 2021-02 Verslaglegging in de jaarrekening Constatering: Bedrijfsvoering besteedt volgend jaar specifiek aandacht aan het onderdeel ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’ (gaat om inzicht in de financiële verplichtingen voor de gemeente langer dan een jaar; dit raakt het contractenbeheer. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Het contractenbeheer is nog onvoldoende op orde. Dit wordt tijdelijk op 2 manieren opgevangen: 1. Voor de verantwoording bij de jaarrekening wordt afstemming gezocht voor de (lease)contracten met betrekking tot automatisering. 2. Voor de overige contracten wordt een selectie gemaakt van alle facturen over contracten met een financiële verplichtingen langer dan een jaar. Dit blijft een lopende constatering, Het doel is om, met behulp van contractenbeheer, bij de interim controle een voorlopige werkwijze te hebben vastgelegd.
1e Auditissuelijst 2026
7
Auditissue: 2022-02 Prestatieverklaring Constatering: Prestatielevering in het inkoopproces is niet altijd zichtbaar aangetoond. Dit wordt aangemerkt als een significant risico. Aanbeveling: Wijs, met inachtneming van de interne ‘Handreiking prestatieverklaring’, budgethouders en beheerders op de afspraken. Bij het niet naleven dan de budgethouders en beheerders aanspreken (bewustwordingsproces). Constatering: In Key2Financiën wordt middels een vink aangegeven dat de prestatie is geleverd. Echter zeer regelmatig is dit niet onderbouwd met stukken. Een vinkje zegt in dit kader niets. Uit een extra controle in 2023 van 160 stuks verdeeld over 5 entiteiten blijkt dat in een groot aantal gevallen niet zichtbaar is aangetoond dat de prestatie is geleverd. Aanbeveling: Borg het proces dat prestatieverklaringen worden toegevoegd. Achteraf controleren draagt onvoldoende bij aan de beheersing hiervan. Wellicht is het mogelijk de routing in Key2Financiën dusdanig aan te passen dat het toevoegen van een prestatieverklaring verplicht alvorens de routing verder afgehandeld kan worden. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
In 2025 is binnen de interne controle op het crediteurenproces extra aandacht besteed aan de prestatieverantwoording. Dit heeft geleid tot een toename van het bewustzijn binnen de organisatie, zij het nog in onvoldoende mate. Dit blijkt onder meer uit de verplichte toelichting op de prestatieverantwoording die bij de goedkeuring van een factuur moet worden toegevoegd. De kwaliteit van deze toelichtingen is over het algemeen nog onvoldoende. Een nadere analyse laat zien dat regels en afspraken met betrekking tot de prestatieverantwoording onvoldoende bekend zijn binnen de organisatie en dat deze als een administratieve last worden ervaren. In 2026 wordt daarom gekeken naar mogelijkheden om deze administratieve last te verminderen, zonder afbreuk te doen aan de gestelde eisen. Daarbij is de volledigheid en actualiteit van het contractregister een belangrijke randvoorwaarde. Ter verbetering van de naleving en kwaliteit worden vanaf 2026 periodiek trainingen georganiseerd voor kredietbeheerders, waarin specifiek aandacht wordt besteed aan de juiste toepassing en onderbouwing van de prestatieverantwoording. Ter ondersteuning is daarnaast de handreiking prestatieverklaring beschikbaar gesteld op het intranet.
1e Auditissuelijst 2026
8
Auditissue: 2022-06 ICT rapportages Aanbeveling: Zorg ervoor dat er, bij aanvang van de jaarrekeningcontrole, voor de applicaties Key2Financiën en Youforce een ISAE type II verklaring aanwezig is. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Vooralsnog is de verklaring voor Key2Financiën niet voorhanden. Op dit moment is een project gestart voor de upgrade van Key2Financiën, deze verklaring zal hierin meegenomen worden als eis. De verklaring voor YouForce is ieder jaar opvraagbaar bij de leverancier en dit is gedaan.
Auditissue: 2024-02 Getekende opdrachtovereenkomsten aangaan Constatering en aanbeveling: Uit de IC bij crediteuren is geconstateerd dat prestatieverklaringen leiden tot het opleveren van (ongetekende) offertes als onderbouwing. Bij het aangaan van een overeenkomst met een derde dient een getekende overeenkomst door beide partijen aanwezig te zijn waarin opgenomen is dat deze partij akkoord gaat met de algemene voorwaarden van de BUCH/gemeenten. Dit wordt momenteel niet gedaan en vormt een (financieel) risico voor de organisatie(s). Deze kennis is onvoldoende aanwezig binnen de organisaties. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Om dit te verbeteren worden reeds diverse maatregelen ingezet, gericht op het vergroten van kennis en bewustwording binnen de organisatie: 1. E-learning BUCH koopt in Medewerkers die betrokken zijn bij het inkoopproces worden gestimuleerd om de e-learning te doen. Hierin wordt onder meer uitleg gegeven over het inkoopproces en er is aandacht voor het belang van dossiervorming. 2. Actieve rol van inkoopadviseurs Inkoopadviseurs brengen dit onderwerp structureel onder de aandacht tijdens overleggen, bij begeleiding van aanbestedingen en bij meldingen waarbij zelfstandig opdrachten worden verstrekt.
1e Auditissuelijst 2026
9
3.
Herhalen van interne afspraken Bestaande afspraken worden onder de aandacht gebracht, waaronder de richtlijn: “alles boven de €10.000 laat je door Inkoop beoordelen”. Van de teammanagers wordt verwacht dat zij sturen op deze afspraak.
Hoewel bovenstaande instrumenten bijdragen aan risicobeheersing en bewustwording, is vastgesteld dat het huidige inkoopbeleid en de interne procedures niet altijd worden nageleefd. Om de onderliggende oorzaken te achterhalen is een eerste analyse uitgevoerd. De uitkomsten hiervan worden binnenkort gedeeld met het management. Door deze combinatie van bewustwording, ondersteuning en analyse van knelpunten, wordt structureel gewerkt aan het verkleinen van het risico op onrechtmatige inkoop. Update april 2026: De genoemde maatregelen 1. E-learning, 2. actieve rol van inkoopadviseurs en 3. herhalen van interne afspraken worden goed opgepakt en zichtbaar bijdragen aan kennisvergroting en bewustwording binnen de organisatie. Er komen meer vragen en aanmeldingen bij inkoop. Het genoemde onderzoek wordt op dit moment uitgevoerd. De resultaten daarvan worden in Q3 2026 verwacht. Auditissue: 2024-06 Wet DBA Constatering: In het kader van de Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is het van belang dat de gemeente zich bewust is van de veranderingen in de wetgeving rondom arbeidsrelaties met zelfstandigen en freelancers. De wet is geïntroduceerd om de rechtszekerheid voor zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers te vergroten en om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Aanbeveling: Stel duidelijke en transparante contracten op met zelfstandigen.
Deze contracten dienen te voldoen aan de eisen van de wet DBA, waarbij de arbeidsrelatie correct wordt vastgelegd. Dit voorkomt juridische complicaties en mogelijke financiële gevolgen. Het is van belang dat de gemeente periodiek evalueert of de huidige overeenkomsten met zelfstandigen en freelancers in lijn liggen met de wet DBA. Dit kan inhouden dat er een doorlopende monitoring van de werkrelaties wordt ingericht om de naleving te waarborgen. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
1e Auditissuelijst 2026
10
Toelichting status (toelichting)
Vanaf half mei 2025 worden alle nieuwe inhuurovereenkomsten afgesloten door de centrale inhuurdesk. ZZP'ers zonder tussenkomst van een bureau worden gecontracteerd op basis van een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst met daarin een opdrachtomschrijving. Contractering van ZZP'ers die via een bureau worden ingezet, gaat via een inhuurovereenkomst met het bureau. Er wordt gewerkt aan een nieuwe inhuurovereenkomst, waarin uitgebreider is opgenomen welke eisen de werkorganisatie aan het bureau stelt met betrekking tot het juist beoordelen, vastleggen en periodiek controleren van de arbeidsrelatie bij inzet van een ZZP'er. De verwachting is dat deze inhuurovereenkomst begin 2026 in gebruik wordt genomen. In maart 2025 zijn het toetsingsbeleid en toetsingskaders vastgesteld. Alle lopende ZZP-inzetten (zowel direct als met tussenkomst van een bureau) zijn hieraan getoetst. Voor opdrachten die niet binnen de kaders van de DBA passen, wordt toegewerkt naar een passende oplossing en voor de inzetten die compliant zijn aan de wet DBA worden bij verlenging met een DBA-proof opdrachtomschrijving verlengd. Doel en verwachting is dat op 1 januari 2026 alle inhuur van ZZP'ers voldoet aan de wet DBA. Nieuwe inhuuraanvragen worden getoetst op geschiktheid voor uitvoering door ZZP'ers. Aangeboden kandidaten worden hierop gecontroleerd.
Er is een proces ingericht dat minimaal eenmaal per jaar wordt getoetst of de opdracht nog conform de overeenkomst wordt uitgevoerd en of deze nog past binnen de kaders van de wet DBA. Dit gebeurt door bij ZZPopdrachten overeenkomsten te sluiten van maximaal 1 jaar (met mogelijkheid tot verlenging) en met behulp van notificaties vanuit YouForce. Situatie april 2026 Per 1 januari 2026 zijn we compliant aan de wet DBA. In de inzetbevestiging bij verlenging van een ZZP-opdracht wordt vanaf Q4 2025 een DBA-proof opdrachtomschrijving opgenomen. Per 1 januari 2026 hebben we een nieuwe inhuurovereenkomst in gebruik genomen. Hierin is de verantwoordelijkheid van het bureau en de ZZP'er voor het werken binnen de kaders van de DBA duidelijker en vollediger vastgelegd. Op dit moment werken we aan een checklist waarmee de tussentijdse toetsing tijdens een lopende ZZP-opdracht gedaan kan worden. Dit is efficiënter en sneller dan opnieuw toetsen met de webmodule en waar nodig met de Deliveroo-criteria.
1e Auditissuelijst 2026
11
Auditissue: 2025-07 Doorlooptijd jaarafsluiting (te) lang Constatering: De controle van de jaarrekening 2024 van de gemeenten is begin april 2025 gestart en de controle was ten tijde van het opstellen van de conceptrapportage nog niet afgerond. Ook dit jaar is de doorlooptijd van de controle lang geweest. Organisatie
Bergen,BUCH,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Op 6 november 2025 staat de evaluatie gepland van het jaarrekeningproces. Daarbij worden de knelpunten en verbetermogelijkheden systematisch in kaart gebracht. De uitkomsten van deze evaluatie worden verwerkt in een aangepaste en geactualiseerde planning voor het komende kalenderjaar. Deze verbeterde aanpak wordt besproken en afgestemd tijdens de kickoff, zodat we gezamenlijk kunnen toewerken naar een efficiënter en tijdiger jaarrekeningproces. Daarnaast merken wij op dat bepaalde onderdelen van de jaarrekening, zoals de verwerking van de verbonden partijen, pas op een later moment in het proces kunnen worden afgerond, omdat de gegevens later beschikbaar zijn. Update Ten opzichte van vorig jaar verloopt het proces dit jaar merkbaar beter. Er is twee weken eerder een volwaardige eerste conceptjaarrekening opgeleverd en de controle verloopt gestroomlijnder dan vorig jaar. Ten tijde van het opstellen van deze reactie is de verwachting dat de controle eind april wordt afgerond. Wat aanzienlijk eerder is dat voorgaande jaren en op tijd voor behandeling door B&W, auditcommissie en de Raad. Hoewel er nog steeds ruimte is voor verdere verbetering, zijn er dit jaar duidelijke stappen vooruit gezet in zowel de voorbereiding als de voortgang van het proces. Het proces wordt jaarlijks geëvalueerd, waarbij verbeterpunten structureel worden meegenomen om het verder te optimaliseren.
Gezien de voortgang en de professionaliseringsslag die dit jaar is gemaakt, kan de status voor dit onderdeel als afgerond worden beschouwd.
Auditissue: 2025-08 Informatiebeveiligingsbeleid ontbreekt Constatering: Een strategisch gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid voor de periode 2020-2023 van de BUCH-gemeenten is beschikbaar. Voor het jaar 2024 ontbreekt echter een formeel informatiebeveiligingsbeleid. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de functionarissen van de automatiseringsafdeling zijn vastgelegd in een overzicht. Aanbeveling: Actualiseer het informatiebeveiligingsbeleid op korte termijn en stel deze vast. 1e Auditissuelijst 2026
12
Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Het strategisch informatiebeveiligingsbeleid van de werkorganisatie BUCH is momenteel formeel niet geactualiseerd binnen de oorspronkelijke geldigheidstermijn. De volgende toelichting is hierbij van toepassing: Inhoudelijke actualiteit De inhoud van het huidige strategisch informatiebeveiligingsbeleid is nog steeds actueel en in lijn met de geldende BIOnormenkader. De beleidsuitgangspunten, doelstellingen en verantwoordelijkheden zijn ongewijzigd van toepassing. Enkel de geldigheidstermijn, zoals opgenomen in het oorspronkelijke document, is verlopen. Conform de vernieuwde standaard binnen het BUCH-beleidskader wordt bij herziening geen vaste geldigheidsduur meer gehanteerd, maar wordt het beleid jaarlijks getoetst op actualiteit en zo nodig aangepast. Aanvullend operationeel beleid Naast het strategisch informatiebeveiligingsbeleid is er een operationeel informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld dat actueel en geldig is. Dit operationeel beleid beschrijft de concrete maatregelen, procedures en verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de beveiligingsdoelstellingen en vormt daarmee de praktische doorvertaling van het strategisch kader. Planning herziening In het komende half jaar worden het strategisch informatiebeveiligingsbeleid, het privacybeleid en de privacyverklaring gezamenlijk herzien, geactualiseerd, afgestemd en ter vaststelling aangeboden.
Hiermee wordt gezorgd voor samenhang tussen informatiebeveiliging en privacy binnen een geïntegreerd beleidskader.
Auditissue: 2025-09 Vier-ogenprincipe Constatering: Het vier-ogen principe is in de applicaties Centric Key2Financiën en ZorgNed ingericht voor het invoeren en goedkeuren van mutaties ten aanzien van de bankrekeningnummers. Dit principe wordt op basis van autorisaties en door de applicatie systeemtechnisch afgedwongen. Voor de applicatie ZorgNed kan het vier-ogen principe door Functioneel Beheer van de organisatie (twee functionarissen) worden uitgezet. Elke wijziging wordt door de applicatie gelogd. Wij hebben deze logging onderzocht en vastgesteld dat het vier-ogen principe niet is uitgezet in 2024. Een actieve periodieke controle door de organisatie zelf op deze logging vindt echter niet plaats. 1e Auditissuelijst 2026
13
Voor de applicatie Youforce is in het ‘Beheerplan Youfoce 0.7’ opgenomen dat een overzicht met de toegestane combinaties van autorisaties de functiescheiding dient te borgen. Dit overzicht is echter niet voorhanden. De inrichting van de functiescheiding in de applicatie Youforce kon niet worden vastgesteld. Aanbeveling: Laat de logging van het vier-ogen principe in ZorgNed periodiek controleren door de proces-/applicatie eigenaar. Maak de noodzakelijke functiescheiding in Youforce inzichtelijk, draag zorg voor de inrichting hiervan in de applicatie en controleer deze periodiek. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
De technische inrichting is aanwezig, maar de functionele borging via het vier-ogenprincipe nog niet formeel vastgelegd. Door de herinrichting van het cluster functioneel beheer zal dit meegenomen worden maar loopt voor de komende periodes nog door.
Auditissue: 2025-16 Onbekwaamheid ten aanzien van inkopen Constatering: Uit de interne controle blijkt dat inkopen onvoldoende worden uitgevoerd binnen de kaders van de aanbestedingswet. Inkopen worden onbewust niet samengenomen, waar dit wel zou moeten. Dit kan leiden tot onverwachte overschrijding van de Europese aanbestedingsgrens. Aanbeveling: Creëer bewustzijn binnen de organisatie ten aanzien van de wet- en regelgeving en begeleid inkopers actiever bij inkopen. Daarnaast verdient dit onderwerp aandacht binnen de domein MT's. Organisatie
Bergen,BUCH,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
1e Auditissuelijst 2026
14
Toelichting status (toelichting)
Deze aanbeveling wordt overgenomen. De volgende acties zijn ingezet: 1. Vergroten van kennis en bewustwording: Via de e-learning ‘BUCHkoopt in’ worden medewerkers die betrokken zijn bij het inkoopproces actief ondersteund in het vergroten van hun kennis. De e-learning behandelt onder andere het belang van correcte dossiervorming, het formaliseren van afspraken en de toepassing van de aanbestedingsregels, inclusief het herkennen van homogene en repeterende opdrachten. 2. Structurele inzet van inkoopadviseurs: Inkoopadviseurs brengen dit onderwerp herhaaldelijk onder de aandacht in overleggen en bij begeleiding van aanbestedingen. Ook bij meldingen waarbij zelfstandig opdrachten worden verstrekt, wordt actief gewezen op het belang van juiste toepassing van de aanbestedingsregels. 3. Verantwoordelijkheid bij teamleiders en domein-MT’s: Teamleiders spelen een cruciale rol in het signaleren van vergelijkbare of terugkerende opdrachten binnen hun team. Zij worden gestimuleerd kritisch te beoordelen of sprake is van samenhang tussen opdrachten binnen of buiten het team. Daarbij is het belangrijk dat zij, bij twijfel, tijdig afstemmen met inkoop. Binnen de domein-MT’s zal dit onderwerp eveneens nadrukkelijk onder de aandacht worden gebracht om het organisatiebrede bewustzijn te vergroten. 4.
Onderzoek naar datakwaliteit en analyse-instrumenten: De huidige werkwijze rond het bepalen van de omvang van opdrachten is mede afhankelijk van informatie van contracteigenaren. Bij aanvang van een aanbesteding wordt door de inkopende discipline gevraagd naar uitgaven in de afgelopen vier jaar en de verwachting voor de komende jaren. Inkoop voert aanvullend een korte spendanalyse uit. Uit de interne controle blijkt echter dat diepgaandere analyses van factuurstromen nodig zijn om vollediger te kunnen beoordelen of opdrachten samengenomen hadden moeten worden. Er wordt onderzocht of de huidige methodiek toereikend is of dat aanvullende analyses noodzakelijk zijn om proactief te kunnen adviseren. Door bovengenoemde maatregelen in samenhang uit te voeren, wordt niet alleen het risico op onrechtmatige aanbestedingen verkleind, maar wordt ook het inkoopproces verder versterkt en geprofessionaliseerd. Update april 2026: Het onderzoek loopt, hierbij zijn verschillende medewerkers / teammanagers en domeinmanagers uit diverse domeinen geïnterviewd. De uitkomsten worden verwacht in Q3 2026.
1e Auditissuelijst 2026
15
Auditissue: 2026-01 Vernieuwen Nota Vaste Activa De Nota Vaste Activa van alle gemeenten is niet geüpdatet met huidige en komende investeringen. Geadviseerd wordt om onder andere aan te sluiten bij het recent vastgestelde wegenbeleidsplan en nieuwe investeringstermijnen die zijn gelopen via de begrotingen dan wel kadernota's. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
In het derde kwartaal 2026 wordt het proces activa geoptimaliseerd en de wijzigingen opgenomen in de nota activabeleid. Hierbij worden de genoemde punten meegenomen.
Auditissue: 2026-04 Grote handmatige boekingen beter onderbouwd De accountant heeft geconstateerd dat de reden of onderbouwing van handmatige boekingen niet altijd zichtbaar is. Tevens is er geen sprake van een vierogenprincipe bij handmatige boekingen. Wij adviseren daarom om de reden en onderbouwing van handmatige boekingen zichtbaar vast te leggen en de controle van deze handmatige boekingen op te nemen in de werkzaamheden van de VIC. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
1e Auditissuelijst 2026
De onderbouwingen van de aangeleverde memorialen zijn, vergeleken met vorig jaar, van betere kwaliteit, echter nog niet op het gewenste niveau. Bij de evaluatie zijn nieuwe afspraken gemaakt waarbij, voorafgaand aan de verwerking van memorialen, de onderbouwing door de financial controllers gecontroleerd wordt op de gewenste kwaliteit.
16
Concernstaf Toelichting Overzicht auditissuelijst concernstaf Onderstaande auditissues hebben betrekking op de verbijzonderde interne controle, beleid, fiscale aangelegenheden en/of P&C-documenten.
Constatering en aanbeveling Auditissue: 2021-05 Koepelvrijstelling BTW Constatering: Onder de kortlopende activa over de boekjaren 2018-2021 staat in het kader van de koepelvrijstelling een ‘BTW vordering’ open. Het bestuur van de Werkorganisatie BUCH heeft destijds een bezwaarschrift ingediend tegen het vervallen van de koepelvrijstelling BTW. Het BUCH bestuur heeft tevens aangegeven dat als het bezwaar wordt afgewezen de BUCH in beroep zal gaan. Het moge duidelijk zijn dat door het verstrijken van de tijd de vordering oploopt en dat de uitkomst onzeker is. Aanbeveling: Neem als college en BUCH bestuur hierover een standpunt in. Organisatie
Bergen,BUCH,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Het hoger beroep is ingediend, maar was aangehouden om de BUCH in de gelegenheid te stellen aanvullende informatie te leveren. Deze informatie is aangeleverd en werkorganisatie BUCH is in afwachting. Er is een brief van het Gerechtshof ontvangen dat het Gerechtshof geen behoefte heeft aan verdere tekst en uitleg op de informatie van de BUCH. Er komt dus geen vervolgzitting en we kunnen over circa 6 weken de uitspraak van het Gerechtshof tegemoet zien.
Auditissue: 2024-08 IT-risico's als onderdeel van VIC Constatering: IT-risico’s en IT-werkzaamheden worden niet (expliciet) meegenomen of geraakt in de huidige VIC aanpak. De opzet, bestaan en werking van de ITbeheersorganisatie is echter een belangrijk onderdeel om een uitspraak te doen over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Aanbeveling: Alhoewel de organisatie mede steunt op de werkzaamheden van de externe IT-auditor, blijft het applicatie- en netwerkbeheer de verantwoordelijkheid van de BUCH organisatie zelf. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
1e Auditissuelijst 2026
17
Toelichting status (toelichting)
IT-risico's worden op dit moment vooral gegevensgericht gecontroleerd. Dit betekent dat we achteraf controleren of een beheersmaatregel naar verwachting gewerkt heeft, door deze controle in de steekproef mee te nemen. Zodra het auditteam volledig ingericht en naar behoren operationeel is, zijn de ITrisico's een aspect om te verbeteren in de opzet van de (verbijzonderde) interne controle. Dit staat ook als zodanig opgenomen in het intern controleplan en er zijn kansen om dit samen met collega's van de betreffende afdeling op te pakken.
Auditissue: 2025-01 Leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Constatering: In de visie van de accountant vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het college verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV (Besluit begroting en verantwoording) aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan. Zie Accountantsverslag voor aanbevelingen. Aanbeveling: De accountant beveelt aan om ook onze signaleringen ten aanzien van de paragrafen mee te nemen bij de verdere ontwikkeling van uw P&C. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
In basis voldoen de paragrafen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in het BBV. Afgesproken is dat gekeken wordt of de paragrafen "verrijkt" kunnen worden met informatie die deze paragrafen waardevoller maken voor de gebruiker. Daarnaast zal getoetst worden of informatie uit de verschillende notities van de commissie BBV waardevol kunnen zijn voor de paragrafen.
Auditissue: 2026-08 Opstellen Beleid Misbruik en oneigenlijk gebruik Het Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) criterium is één van de drie criteria waarover het college van burgemeester en wethouders verantwoording dient af te leggen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (hierna PRPG) adviseert gemeenten een M&O beleid te ontwikkelen en door de Raad te laten vaststellen. Het M&O beleid bevat de kaders voor de reikwijdte, diepgang en inhoud van het M&O-beleid. De feitelijke uitwerking wordt opgenomen in diverse verordeningen en in de beheersorganisatie. Wij adviseren u een (nieuw) overkoepelend M&O beleid op te stellen. Organisatie
Bergen,BUCH,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
1e Auditissuelijst 2026
18
Toelichting status (toelichting)
De concerncontroller onderzoekt of een overkoepelend beleidsdocument nodig is voor het M&O beleid of dat een beheersdocument M&O geschikter is. Dit zal meegenomen worden als onderdeel van de frauderisicoanalyse. Een beheersdocument leeft mogelijk meer dan een beleidsdocument. De kwantitatieve controles uit een beheersdocument kunnen dan opgenomen worden in de VIC werkprogramma’s.
Auditissue: 2026-09 Opnemen onttrekkingen voorziening in VIC Zowel de rekensaldi als de transactiestromen maken onderdeel uit van de rechtmatigheidscontrole. In het huidige VIC-plan worden echter uitsluitend de exploitatierekeningen gecontroleerd. De balansmutaties zijn niet allemaal in de VIC meegenomen (kosten/opbrengsten GREX, voorzieningen, eigen vermogen enz. ontbreken). Wij adviseren u gedurende het jaar de onttrekkingen aan de voorzieningen minimaal in de VIC op te nemen. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
1e Auditissuelijst 2026
De aanbeveling van de accountant is om deze controles toe te voegen aan de Verbijzonderde interne controle. De controles die momenteel worden uitgevoerd hebben met name betrekking op processen die gedurende het jaar gecontroleerd kunnen worden. Benoemde processen zijn grotendeels pas na jaareinde gereed voor controle. De aanbeveling zal voor boekjaar 2026 deels opgevolgd worden, mits sprake is van voldoende capaciteit binnen het auditteam. Voor een enkel benoemd proces is reeds sprake van een verbijzonderde interne controle.
19
Domein Ruimtelijke Ontwikkeling Toelichting Overzicht auditissuelijst domein Ruimtelijke Ontwikkeling Onderstaande auditissues zien toe op processen als grondexploitatie, vastgoed en omgevingsvergunningen.
Constatering en aanbeveling Auditissue: 2025-13 Vastgoed in VBS, oneigenlijk grondgebruik Constatering: Naar aanleiding van een analyse tussen eigendommen volgens het kadaster en eigendommen opgenomen in VBS (vastgoedbeheersysteem), is geconstateerd dat niet alle eigendommen zijn opgenomen in VBS. Hieruit volgt dat mogelijk sprake is van oneigenlijk grondgebruik. Om dit in kaart te brengen heeft team Vastgoed besloten in Q4 te starten met het project 'Oneigenlijk Grondgebruik'. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
In 2025 is gestart met het programma Vastgoed waarbij de data in VBS op orde wordt gebracht. Het streven is dit eind 2026 volledig afgerond te hebben. In Bergen loopt een traject Oneigenlijk Gebruik grond, waarbij een aanpak wordt ontwikkeld de geconstateerde overtredingen aan te pakken. Hier wordt in 2026 mee gestart.
Auditissue: 2025-15 Beslistermijn aanvraag vergunning overschreden Constatering: De termijn voor het nemen van een besluit over de aanvraag vergunning wordt regelmatig overschreden. Het risico bestaat dat de gemeenten in gebreke gesteld worden. Aanbeveling: Richt het proces zodanig in dat besluiten worden genomen binnen de gestelde termijnen. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
1e Auditissuelijst 2026
20
Toelichting status (toelichting)
Het risico van ingebrekestelling is de organisatie bekend. Voldoende menskracht is cruciaal. Met de krappe arbeidsmarkt en de opheffen van het handhavingsmoratorium Wet DBA op de achtergrond, is de organisatie druk bezig om de bezetting op peil te brengen om de vergunningsafhandeling binnen de gestelde termijnen plaats te laten vinden. Daarbij wordt uiteraard ook gekeken naar het verbeteren van de processen. Daarmee is gestart in het 4e kwartaal van 2025. Er is een voorstel ingediend voor wegwerken van achterstanden door inhuur. Er is daarnaast een voorstel in voorbereiding om de vaste formatie met flexibele schil beter op orde te krijgen. Tot slot gaan we indieners van onrijpe aanvragen actiever wijzen op "verken uw idee" om een conceptaanvraag in te dienen. Op die manier kunnen dan opvolgende aanvragen binnen de termijnen worden behandeld.
Auditissue: 2026-02 Bouwkostentoets Bij de aanvraag van een omgevingsvergunning wordt een bouwkostentoets op de gangbaarheid van opgegeven kosten door de aanvrager uitgevoerd. De bouwkosten vormen de basis voor de berekening van de leges. Geconstateerd is dat een afwijking van de opgegeven bouwkosten niet leidt tot verdere stappen om de bouwkosten te onderbouwen. Hierdoor loopt de gemeente mogelijk leges mis. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
De constatering is een incident geweest waarbij de betrokken medewerker niet heeft gehandeld volgens het Kwaliteitshandboek en de afgesproken werkwijze. Helaas is dit ook de collega die de 4-ogen controle heeft gedaan, niet opgevallen. Normaal gesproken, worden de opgegeven bouwkosten boven 200.000 euro gecontroleerd en als wij hebben gecalculeerd dat het hoger zou kunnen / moeten zijn, nemen we contact op met de aanvrager en komen we in overleg tot vastgestelde bouwkosten die de grondslag vormen voor de leges. Het proces is dus wel goed afgesproken en bedacht, maar in een incidenteel geval is geconstateerd dat er mogelijk leges is misgelopen. De collega's blijven wij attenderen en wijzen op de processen en werkwijzen. We gaan het gebruik van bouwkostenkompas evalueren in Q2 2026.
Auditissue: 2026-03 Overschrijden termijn tekenen akte van levering Uit de interne controle is gebleken dat in 3 van de gecontroleerde 7 gevallen in 2025 de termijn voor het tekenen van de akte van levering, zoals opgenomen in de koopovereenkomst, is overschreden. In het geval dit gebeurt, loopt de betreffende gemeente mogelijk (financiële) risico's. Geadviseerd wordt om actief te sturen op het behalen van de afgesproken termijnen en in kaart te brengen wat de exacte risico's zijn van het niet behalen
1e Auditissuelijst 2026
21
hiervan. Tevens wordt geadviseerd om uitstel formeel overeen te komen met de kopende partij. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Het auditissue moet nog worden opgepakt.
Auditissue: 2026-06 Aansluitingen huur & pacht Wij constateerden dat bij het proces huur en pachten geen sprake is van een zichtbare aansluiting tussen de subadministratie en de financiële administratie. De subadministraties geven altijd inzicht in de verwachte posities met betrekking tot huuropbrengsten. Het ontbreken van aansluitingen verhoogt het risico op onvolledige verwerking van de verwachte huuropbrengsten. Wij adviseren u daarom maandelijks de aansluiting tussen subadministratie en financiële administratie te realiseren. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
1e Auditissuelijst 2026
Het auditissue moet nog worden opgepakt.
22
Domein Dienstverlening & Samenleven Toelichting Overzicht auditissuelijst domein Dienstverlening & Samenleven De opgenomen auditissues zien toe op processen Jeugdwet, Wet maatschappelijke ondersteuning, burgerzaken, verstrekte subsidies en leerlingenvervoer.
Constatering en aanbeveling Auditissue: 2022-03 Vaststellen zorg Constatering: Aan het advies om aan de levering zorg opvolging te geven is voor zover de accountant bekend nog geen verdere uitwerking gegeven (ook niet in Regio Alkmaar verband). Met de implementatie van de nieuwe applicatie ZorgNed per 1 januari 2023 is de intentie om de controle op de levering zorg mee te laten nemen. Aanbeveling: Implementeren beheersingsmaatregelen zoals genoemd in de SDO notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Sinds 1 april 2024 is Zorgned dusdanig ingericht dat bij regiegesprekken en herindicaties uitgebreidere vragen gesteld en antwoorden vastgelegd kunnen worden over levering van zorg (conform de aanbevelingen uit de SDO notitie). Echter is er vanuit (interne) controle geconstateerd dat de vastlegging hiervan door consulenten nog te weinig plaatsvindt. De teammanagers Jeugd en WMO sturen hierop in de teamvergaderingen van de consulenten. Daarnaast is bij Jeugd een overzicht gemaakt door de jeugdhulpspecialisten met aandachtspunten per medewerker. De teammanager sluit bij de caseloadbespreking van de medewerker met de gedragsdeskundige aan om hierover in gesprek te gaan. Over het laatste kwartaal van 2025 is gemonitord of consulenten regiegesprekken op de juiste manier registreren in Zorgned. Uitkomst is dat het nog steeds te weinig gebeurd. Daarbij is de inrichting van Zorgned niet helpend. Onderzocht wordt hoe rapportages die aangemerkt kunnen worden als verslag van een regiegesprek ook daadwerkelijk op die manier geregistreerd kunnen worden.
1e Auditissuelijst 2026
23
Auditissue: 2023-03 Facturatie van voorzieningen/zorg Constatering: Leverancier factureert bedragen voor voorzieningen welke niet meer in gebruik zijn of bij de cliënt aanwezig zijn. Aanbeveling: Borg de juistheid van de facturatie in het proces. Daarbij kan een systeemcontrole zijn dat er alleen gedeclareerd kan worden op actuele beschikkingen. Ga na of en in hoeverre onterechte facturatieregels een verband hebben met niet actuele beschikkingen. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Het in het sociaal domein gebruikte zaaksysteem Zorgned is dusdanig ingericht dat alleen gedeclareerd kan worden op voorzieningen waarvoor een besluit is genomen en waarvoor een opdracht is verstrekt aan een leverancier. De bij de interne controle geconstateerde onjuistheid gaat over voorzieningen waarvoor op basis van een geldend besluit wel gedeclareerd kan worden maar waarbij de voorziening in de praktijk mogelijk niet meer wordt gebruikt of zelfs niet meer in het bezit is van de cliënt. Deze constatering is gedaan bij een aanbieder waarmee een zogenaamde sterfhuisconstructie is afgesproken. Een sterfhuisconstructie is een uitfasering van de producten en diensten van een leverancier waarmee geen contract meer is maar waarvan nog wel voorzieningen bij cliënten in gebruik zijn. De betreffende sterfhuisconstructie gaat over voorzieningen die zijn geïndiceerd tot en met 2019. Vanaf 2020 is opnieuw aanbesteed en is een nieuwe leverancier gecontracteerd. In 2023 is een onderzoek uitgevoerd en een analyse gemaakt van de nog in gebruik zijnde voorzieningen en hulpmiddelen van de aanbieder in de sterfhuisconstructie. Na dit onderzoek is de administratie op orde en zou facturering voor een voorziening in die sterfhuisconstructie, die niet meer in gebruik of in bezit is, niet meer moeten voorkomen. Binnen de WMO zijn er voorzieningen die voor langere periode worden geïndiceerd.
Er wordt regie gevoerd waarbij samen met de cliënt periodiek wordt gekeken of de geïndiceerde voorziening nog steeds passend is voor de hulpvraag of dat deze mogelijk moet worden aangepast dan wel op- of afgeschaald. Het voeren van regie is geen wettelijke verplichting onder de WMO. In de vorige update van deze geconstateerde onjuistheid is aangegeven dat het een politieke keuze is om jaarlijks regie te voeren. Binnen de huidige bedrijfsvoering is niet voorzien in de benodigde capaciteit.
1e Auditissuelijst 2026
24
Met jaarlijkse regievoering kan het risico op facturatie voor een voorziening die niet meer in bezit of gebruik is bij een cliënt worden afgevangen. Er is nu geen sprake van een jaarlijkse frequentie. Indien dit vanuit kostenbeheersing politiek wenselijk is zijn er verschillende scenario's mogelijk. Als er geen bestuurlijke opdracht komt tot het jaarlijks voeren van regie, wordt binnen de huidige kaders van de bedrijfsvoering ingezet op het monitoren van langdurig geïndiceerde voorzieningen. Auditissue: 2025-02 Interne controle Leerlingenvervoer Constatering: De kwaliteitsmedewerkers van het domein hebben de interne controle voor het leerlingenvervoer niet kunnen uitvoeren, omdat opgevraagd documentatie niet opgeleverd kon worden door de externe partij (De Have). Enkele voorbeelden van de ontbrekende documentatie: •
Vanuit de verordening leerlingenvervoer wordt verwacht dat er een vaststelling voor dichtstbijzijnde school of een juiste afweging wordt gemaakt;
•
Vastgesteld dient te worden of er samenloop is met andere vergoedingen en of er voorliggende voorzieningen aanwezig zijn;
•
Vastgesteld dient te worden of een eigen bijdrage betaald moet worden door de ouders;
•
Het onderzoek en besluit van de vergoeding voor de leerling dient vastgesteld te worden.
Verder is het alternatief vervoer van het leerlingenvoer uitbesteed aan Willemsen de Koning. Contractueel dienen zij na afloop van ieder jaar, uiterlijk voor 1 april van het jaar daaropvolgend een door een registeraccountant gewaarmerkte verklaring af te leggen met betrekking tot de over het voorgaande kalenderjaar in rekening gebrachte vervoersvergoeding en verstrekte gegevens. De verantwoording dient te worden voorzien van een controleverklaring over de juistheid van de aangeleverde prestaties. De accountantsverklaring is niet ontvangen. Aanbeveling: Het advies is om de interne beheersing op het leerlingenvervoer te versterken voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid van de in rekening gebrachte vervoersvergoedingen. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
1e Auditissuelijst 2026
De Have kan de de gevraagde informatie niet opleveren omdat hun systeem hierop niet is ingericht. Ook dit jaar kan de gevraagde informatie niet geleverd worden.
25
Voor de langere termijn: Q2 start de nieuwe aanbestedingsprocedure. In de inkoopvereisten wordt de rapportage met onder meer de vier genoemde punten nadrukkelijk opgenomen zodat de interne controle op doelmatigheid en rechtmatigheid goed uitgevoerd kan worden. Willemsen de Koning heeft over 2025 een door een registeraccountant gewaarmerkte verklaring (weliswaar iets te laat) aangeleverd. Auditissue: 2025-12 Procedurele fout proces meldingen zorg, onderzoek Constatering: Onderzoeks- en beslistermijn, genoemd in ontvangstbevestiging, wijken af van wetgeving en de geldende onderzoeks- en beslistermijn worden niet gehaald. Aanbeveling: Sluit regelgeving en praktijk op elkaar aan. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
De wachttijden zijn langer dan de wettelijk toegestane termijn. In de ontvangstbevestiging worden inwoners geïnformeerd over de actuele wachttijd. Dit zodat inwoners weten waar ze aan toe zijn en om te voorkomen dat zij zelf op zoek moeten naar informatie (bellen met de gemeente). Na de ontvangstbevestiging is er binnen twee weken contact met de inwoner om mogelijke vragen over het proces te beantwoorden en samen te kijken of er intussen een oplossing nodig is en gevonden kan worden in het voorliggend veld. Met de huidige capaciteit van het sociaal team en de genomen maatregelen in de bedrijfsvoering om de wachttijden binnen de wettelijke termijnen te krijgen is dit het hoogst haalbare. Aanvullende maatregelen vragen om een investering in het sociaal team. In een Raadsinformatiebrief (mei 2026) zijn de gemeenteraden geïnformeerd over de actuele wachttijden en de door het college voorgenomen maatregelen: incidenteel voor 2026 en structureel 2027.
Auditissue: 2026-10 Te hoog toegekend volume voorziening WMO Uit de verbijzonderde interne controle is gebleken dat het toegekende volume te hoog is berekend. Hiermee is dus de hoogte van de voorziening onrechtmatig. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
1e Auditissuelijst 2026
26
Toelichting status (toelichting)
Uit de verbijzonderde interne controle is gebleken dat het toegekende volume te hoog is berekend. Hiermee is dus de hoogte van de voorziening onrechtmatig. Een toegekend volume kan bestaan uit een optelsom van verschillende deelvolumes. Zo kan een indicatie voor huishoudelijke ondersteuning bijvoorbeeld bestaan uit een tijdsvolume van 30 minuten stofzuigen, 10 minuten dweilen en 20 minuten bedden verschonen. Deze deelvolumes worden in de huidige situatie nog handmatig opgeteld tot een totaal toegekend volume. Omdat het mensenwerk betreft worden bij het optellen van de deelvolumes soms fouten gemaakt. Door toetsing van kwaliteitsmedewerkers en de inzet van de escalatieladder bij aanvraag van duurdere voorzieningen is een vier-ogenprincipe geborgd.
Auditissue: 2026-12 Controle op de invoer van tarieven WMO VIC heeft de juistheid van tarieven niet vast kunnen stellen. Geadviseerd wordt aan de kwaliteitsmedewerkers om periodiek (minimaal halfjaarlijks) een controle uit te (laten) voeren op ingevoerde tarieven. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Medewerkers kwaliteit zullen twee keer per jaar (juli en januari) gaan toetsen of de juiste tarieven worden gehanteerd. De start van deze controle zal plaatsvinden vanaf 1 juli 2026.
Auditissue: 2026-13 Sprake van voorliggende voorziening Jeugd VIC heeft vastgesteld dat Jeugdzorg wordt vergoed ten laste van de Jeugdwet terwijl sprake is van een voorliggende voorziening. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
1e Auditissuelijst 2026
Binnen team Jeugd zijn controles ingebouwd door gedragsdeskundige en jeugdhulpspecialist. Casussen worden ingebracht in casuïstiek met een voornemen om hulpverlening in te zetten. Er is een duidelijk werkproces, maar kennelijk is hier incidenteel een fout gemaakt.
27
Afgeronde issues Toelichting In deze lijst zijn de afgeronde auditissues opgenomen van alle domeinen. Om inzicht te geven in de voortgang, worden hier alle auditissues gepresenteerd die afgerond zijn sinds de vorige auditissuelijst eind 2025. Deze auditissues zullen in een volgende versie van de auditissuelijst verwijderd worden, zodat we scherp kunnen blijven sturen op de auditissues die onze aandacht vragen.
Constatering en aanbeveling Auditissue: 2019-01 Logische toegangsbeveiliging Constatering: De toegang tot de applicaties Centric Key2Financiën, Youforce en ZorgNed is ingericht middels het Single Sign-On principe waarbij de wachtwoordinstellingen van het netwerk worden gehanteerd. De autorisaties worden via TopDesk door middel van een workflow aangevraagd en afgehandeld. Wij hebben op basis van deelwaarnemingen vastgesteld dat autorisaties via dit proces zijn aangevraagd en afgehandeld. Voor de applicaties Centric Key2Financiën en ZorgNed zijn autorisatiematrices beschikbaar waarin de rollen (functies) en bijbehorende autorisaties zijn opgenomen (SOLL-positie). Een dergelijke autorisatiematrix voor YouForce ontbreekt echter. De periodieke reviews van de uitgegeven autorisaties in de applicaties Centric Key2Financiën en ZorgNed zijn uitgevoerd. Voor de applicatie Youforce is deze review echter niet uitgevoerd. Aanbeveling: Stel een autorisatiematrix op voor de applicatie Youforce en voer periodieke controles op de uitgegeven rechten in de applicatie Youforce. Organisatie
BUCH
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
1e Auditissuelijst 2026
De autorisatiematrix is opgesteld op basis van logisch toegangsbeleid en als onderdeel van het risicomanagementproces. Actueel gebruikersbestand in het personeelsinformatiesysteem (YouForce) hangt samen met registratie EntraID (Active Directory M365 + SSO). Daarmee is inen uitdienst en wijzigingen van functies geborgd. Ongewenste toegang of stapeling van rechten is hiermee geautomatiseerd gemitigeerd.
28
Auditissue: 2023-02 Toewijzing van zorg Constatering: Verstrekken van zorg zonder beschikking door een onbevoegd persoon. Aanbeveling: Borg in het proces dat toewijzing van zorg uitsluitend plaatsvindt middels een door bevoegd persoon afgegeven beschikking. Het gaat hier onder andere om functiescheiding tussen toewijzen en beschikken van zorg. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
Toelichting status (toelichting)
Er worden alleen beschikkingen afgegeven door professionals binnen het sociaal team die hiervoor bevoegd zijn. Beschikkingen worden ondertekent met de functienaam WMO- of jeugdconsulent. In het mandaatregister is de functienaam consulent sociaal team. Het mandaatbesluit zal worden gewijzigd zodat de functienaam herkenbaar is voor de inwoner en er geen verschil zit tussen de functienaam uit het mandaatregister en de daadwerkelijke ondertekening van de beschikkingen. Dit om te voorkomen dat er een onjuiste conclusie kan worden getrokken dat er door onbevoegden beschikkingen worden afgegeven. De aanpassingen zijn doorgevoerd. Voor Jeugd komen de ondermandaatbesluit en de functienamen overeen. De sjablonen zijn aangepast naar jeugdconsulent sociaal team.
Auditissue: 2024-01 Controleren van actualisaties Constatering: De BUCH werkt c.q. gaat werken met een nieuw GREX-model dat wordt gebruikt voor de actualisatie van grondexploitaties. Dit betreft een op Excel gebaseerd model dat is ontwikkeld door bureau Metafoor. Hierin worden bedragen, faseringen en parameters ingevoerd. Desgevraagd is de accountant medegedeeld dat de invoer van gegevens intern wordt gecontroleerd, dat is belangrijk, immers een onjuiste of een foutieve invoer kan leiden tot een onjuist verwacht resultaat. Aanbeveling: Er vindt tot op heden verder geen (zichtbare) externe toets (bijvoorbeeld via een second-opinion) plaats op de juistheid van de berekeningen. Alhoewel de resterende looptijden en faseringen (ten aanzien van grondverkopen) voor de meeste actieve grondexploitaties bij de gemeenten op zichzelf beperkt zijn, en het effect van een onjuiste invoer van parameters op het resultaat waarschijnlijk laag is, beveelt de accountant aan om bij actualisaties dit intern – zichtbaar - te laten controleren en vast te leggen. Organisatie
Bergen,Castricum,Heiloo,Uitgeest
Tijd (indicator)
1e Auditissuelijst 2026
29
Toelichting status (toelichting)
Op dit moment wordt de applicatie GrexManager voor de opzet en het (financieel) beheer van de gemeentelijke grondexploitaties geïmplementeerd. De meest recente NAG's (Nota Actualisatie Grondexploitaties) zijn inmiddels al met de cijfers uit dit systeem opgebouwd. Alle grexen staan erin, waardoor alle planeconomen (BUCH breed) dezelfde rekenmodellen hanteren voor de grondexploitaties. Dit maakt het nu veel makkelijker om elkaar te controleren bij de invoer en output. De planeconoom is verantwoordelijk voor de juistheid van de ramingen van kosten en opbrengsten binnen de gemeentelijke grondexploitatie. De kosten binnen de grondexploitatie worden doorgaans berekend door de civiele afdeling van de gemeente en gecontroleerd door de planeconoom alvorens te worden overgenomen in de grondexploitatie. De opbrengsten worden door de planeconoom geraamd en uiteindelijk bij inschrijving door de markt definitief bepaald. Hiermee is het 4-ogen principe geborgd.
Auditissue: 2024-03 Leges in het juiste boekjaar Constatering en aanbeveling: Leges zijn door de aanvrager verschuldigd op het moment van aanvraag. Binnen de werkorganisatie wordt echter de datum van beschikken gebruikt om te bepalen in welk jaar de omzet opgenomen dient te worden. Hierdoor kan het zijn dat opbrengsten welke in 2021 opgenomen hadden moeten worden, pas in 2024 worden opgenomen. Dit is onjuist. De BUCH kan niet alleen voor omgevingsvergunningen een kasstelsel hanteren. Het verdient de aanbeveling om dit recht te trekken in de jaarrekening. Organisatie