Reactie Griffie onderzoek Rekenkamer DEF.pdf

Reactie griffie op rekenkamerrapport Afspraak is afspraak (Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021) Vóóraf zij opgemerkt dat er tot voor enkele jaren geleden geen enkele vorm van structurele monitoring van openstaande toezeggingen aan en moties van de raad was; het opstellen van deze lijst is derhalve een nuttige en door de raad gewaardeerde meerwaarde. Dit mag c.q. moet als uitgangspunt voor een nadere beschouwing van de lijst in acht worden genomen. De griffie beschouwt de structurele monitoring als een nuttig, zo niet noodzakelijk, middel om het proces van toezegging en nakoming te structureren en bewaken, maar tegelijkertijd is het ook niet meer dan een middel en geen doel op zich Wat betreft de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer geeft de griffie de volgende opmerkingen en aanvullingen. Stel termijnen voor afhandeling en tussenrapportages vast. Algemene afspraken over termijnen waarbinnen moties en toezeggingen dienen te worden afgehandeld hebben weinig zin aangezien elke MAT voor zich staat. Er zijn toezeggingen die binnen een week afgehandeld kunnen worden, terwijl voor de afhandeling van andere toezeggingen meer dan een jaar staat. De taak van de griffie is om de MAT’s kenbaar te maken voor de raad en het college middels een registratie.

Het is de taak van het college om een prognose van de termijn waarbinnen de betreffende MAT wordt afgehandeld aan te geven. We kunnen een afhandeldatum toevoegen, zoals dat op de actielijsten van de commissies ook gebeurt. De voorzitter van de raad kan dan bij elke toezegging het collegelid verzoeken om een afhandeltermijn te benoemen. Indien dat niet tijdens de vergadering duidelijk wordt, kan het college achteraf worden verzocht een afhandeltermijn toe te voegen. Het tijdens de vergadering verzoeken om een termijn van afhandeling biedt wel een meerwaarde, dit geeft enige duidelijkheid naar de raad. Na elke vergadering wordt de bijgewerkte lijst met MAT’s toegestuurd aan de raad en college. Punten die nog niet van een afhandeldatum zijn voorzien kunnen op dat moment door het college van een afhandeldatum worden voorzien. Zorg voor monitoring. De ‘actieve monitoring’ van de afhandeling heeft vanaf het moment dat wordt gewerkt met de lijst van MAT’s bij het college gelegen, dit is ook logisch aangezien het college gaat over en verantwoordelijk is voor zijn toezeggingen (of uitvoering moties en amendementen) en de wijze van afhandeling hiervan. De griffie levert het college na elke raadsvergadering de meest actuele lijst van MAT’s aan (‘reactieve monitoring’), en aan de hand hiervan kan het college bepalen hoe het informatieproces richting raad wordt opgepakt.

Zo werkt dit ook al jaren naar volle tevredenheid bij de toezeggingenlijsten van de raadscommissies. In algemene zin kan worden gesteld dat het college toezeggingen doet aan de raad. De griffie noteert deze toezeggingen (en evt. afhandeltermijn) en maakt deze kenbaar aan de raad en het college. Het is vervolgens aan het college om dit verder op te pakken en vorm te geven richting de raad. De beoordeling van de kwaliteit van de afhandeling is per definitie slechts een marginale taak van de griffie. Immers, het is uiteindelijk aan de raad om te beoordelen of de afhandeling van de toezegging voldoet aan hetgeen is verzocht en of dit binnen de gestelde termijn is afgehandeld en hierop vervolgens al dan niet actie op te ondernemen.

Er is geen controle op kwaliteit. Het college resp. de portefeuillehouder bepaalt aan welke eisen de kwaliteit van afdoening moet voldoen. De uiteindelijke controle van de kwaliteit van de afhandeling van een MAT is aan de raad. Het antwoord is immers gericht aan de raad (naar aanleiding van een verzoek van de raad). In het geval de raad of een raadslid de kwaliteit hiervan onvoldoende acht, heeft deze de mogelijkheid om hiervan melding te maken. De MAT’s zijn niet altijd duidelijk. Er wordt getracht om de toezeggingen op de meest duidelijke manier te noteren. Toezeggingen worden echter niet altijd even helder geformuleerd, en dit heeft zijn weerslag op de notulering hiervan. Dit mag uiteraard geen probleem opleveren bij de afhandeling door het college gelet op de audio-opnames die van de vergaderingen zijn gemaakt. Een mogelijke oplossing die de duidelijkheid van de MAT’s ten goede zal komen is om de voorzitter tijdens de vergadering te laten concluderen welke toezeggingen exact zijn gedaan. Het niet benoemen van de MAT in een memo, RIB of raadsvoorstel zorgt voor een gebrekkige registratie. Dit is correct, het niet benoemen van MAT’s in de afdoening door het college leidt ertoe dat punten blijven openstaan. Dit staat los van registratie in zowel een Word-document als in iBabs.

Kies iBabs als registratiesystemen waar iedereen mee werkt en maak duidelijke procedureafspraken over de registratie van moties, amendementen en toezeggingen. Op dit moment worden de toezeggingen (handmatig) opgenomen in een Word-document en daarnaast in iBabs met evt. het afhandelingsdocument. Overigens: er was geen overzicht en er was geen iBabs, daarom is ooit gestart met een Worddocument. In relatie daartoe merkt de griffie op dat er geen sprake is van een inefficiënt registratiesysteem, maar dat een en ander nog wel kan worden geoptimaliseerd door met één systeem te werken. We zullen in overleg met de medewerkers van ICT en iBabs bekijken of en hoe dit zodanig ingericht kan worden dat alleen registratie via iBabs kan plaatsvinden en niet meer in twee registraties. Zoals gezegd draagt de griffie er zorg voor dat de MAT’s worden genoteerd/geregistreerd en worden verspreid (per mail en via publicatie in iBabs). Voor het vervolg, de ‘actieve monitoring’ van de afhandeling en het bewaken van de kwaliteit, is het college verantwoordelijk. Eventuele afspraken hierover vallen buiten de verantwoordelijkheid van de griffie. Het advies om in de afhandelingsdocumenten expliciet te verwijzen naar de MAT’s biedt daarentegen duidelijk wel een meerwaarde.

Afrondend: Benadrukt zij nogmaals dat er tot een aantal jaar terug geen enkele vorm van structurele monitoring van openstaande toezeggingen aan en moties van de raad was, en deze lijst derhalve een grote meerwaarde heeft. In relatie daartoe is het van groot belang dat dit uitgangspunt door alle ‘spelers’ (raad, college en ambtenaren) gedeeld wordt. En de lijst daarmee een belangrijk uitgangspunt is, dat op onderdelen uiteraard ‘fine-tuning’ verdient, zoals hierboven bij de diverse alinea’s beschreven.

202122