Raadsvoortstel rekenkameronderzoek Aanbesteding zwembadexploitatie Otterveurdt en inkoopbeleid

voorstel gemeenteraad Vergadering:

gemeenteraad Heerlen Vergaderdatum:

22 juni 2022 Registratienummer:

Agendapunt:

Heerlen, 23 mei 2022

Onderwerp Rekenkameronderzoek: Aanbesteding van de zwembadexploitatie en het (bredere) inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen.

Inleiding/aanleiding De afgelopen jaren was er veel aandacht vanuit de ambtelijke organisatie, gemeenteraad en inwoners van Heerlen voor de aanbesteding van de renovatie van zwembad Otterveurdt (inmiddels Zwembad Hoensbroek, geëxploiteerd door Sportfondsen) en het nieuw te bouwen Centrumbad in Heerlen. Mede daarom en op verzoek van (een deel van) de gemeenteraad, heeft de rekenkamer van Heerlen besloten een onderzoek in te stellen naar de aanbesteding van de zwembadexploitatie en het (bredere) inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen. De onderzoeksvragen zijn: 1. In hoeverre is het proces van kaderstelling, (bestuurlijke en ambtelijke) aansturing, beheersing, toezicht en verantwoording bij de aanbesteding van het risicodragend beheren, exploiteren en onderhouden van twee zwembaden te Heerlen doeltreffend, zorgvuldig en rechtmatig verlopen? 2. In hoeverre zorgt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Heerlen voor borging van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid? De conclusies n.a.v. het onderzoek zijn als volgt: Bij onderzoeksvraag 1: 1. De aanbesteding van de exploitatie van de twee zwembaden is doeltreffend en rechtmatig verlopen. 2. Het college nam op een relatief laat moment een formeel besluit over de aanbesteding, waardoor er ruimte ontstond voor (onterechte) verwachtingen bij de toenmalige exploitant. 3.

Het college had weinig oog voor complicerende factoren die gedurende het proces voor problemen (zoals vertraging) konden zorgen. 4. In de praktijk had de gemeente minder oog voor de (mogelijke persoonlijke gevolgen voor de toenmalige exploitant, personeelsleden, verenigingen en (andere) huurders.

pagina 2/3 5. Het college informeerde de raad en betrok de raad bij het proces voorafgaand, gedurende, en na afloop van de aanbesteding. Bij onderzoeksvraag 2: 6. Het Heerlens inkoopbeleid biedt onvoldoende grondslag voor doeltreffende inkoop omdat het gedateerd, summier en weinig richtinggevend is. 7. Er is in Heerlen sprake van een functionerende inkooporganisatie, maar deze is nog in ontwikkeling en kwetsbaar, waardoor de borging van doelmatigheid en rechtmatigheid niet optimaal is. De aanbevelingen die de rekenkamer op basis van bovenstaande conclusies doet: Aan het college: 1. Benader grote, complexe aanbestedingen als groot project. 2. Pak vergelijkbare aanbestedingstrajecten in het vervolg op met meer oog voor de menselijke en sociale kant. 3. Verken de wensen en eisen van de raad en stel nieuw inkoopbeleid vast. 4. Zorg voor een doorontwikkeling van de Heerlense inkooporganisatie, de interne werkwijzen en procedures, en verbetering van de borging van rechtmatigheid. Aan de gemeenteraad: 5. Stel voor welke aanbevelingen u wilt overnemen en verzoek het college om een plan van aanpak hiervoor op te maken. Bevoegdheid Raad Voorstel 1. De conclusies en aanbevelingen in het rapport “Rekenkameronderzoek Aanbesteding zwembadexploitatie en inkoopbeleid Heerlen” over te nemen. 2. Het college te verzoeken een plan van aanpak te maken en dit met de raad te bespreken. 3.

Het college te verzoeken om de raad jaarlijks te informeren over de voortgang en de resultaten van de aanpak. Planning, procedure en uitvoering Commissie MF 15 juni 2022 Raad 22 juni 2022 Bijlagen - Aanbiedingsbrief - Rekenkameronderzoek Aanbesteding zwembadexploitatie en inkoopbeleid Heerlen - Reactie van het college van B&W op het rekenkameronderzoek

de voorzitter van de Rekenkamer Heerlen, M. van Tulder

pagina 3/3

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het advies van de raadscommissie voor Maatschappij & Financiën d.d. 15 juni 2022: besluit: 1. De conclusies en aanbevelingen in het rapport “Rekenkameronderzoek Aanbesteding zwembadexploitatie en inkoopbeleid Heerlen” over te nemen. 2. Het college te verzoeken een plan van aanpak te maken en dit met de raad te bespreken. 3. Het college te verzoeken om de raad jaarlijks te informeren over de voortgang en de resultaten van de aanpak.

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad der gemeente Heerlen van 22 juni 2022.

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever