Raadsvoorstel zienswijze ontwerp GR HCL__164016__

Voorstel gemeenteraad

Heerlen, 11 februari 2025

Vergadering gemeenteraad Heerlen Vergaderdatum 26 maart 2025 Documentnummer 164016

Onderwerp Ontwerpbesluit tot toetreding en wijziging inzake gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL) Inleiding/aanleiding Op dit moment wordt de GR HCL gevormd door de gemeente Heerlen, gemeente Maastricht en het Rijk. Als gevolg van meerdere (aanstaande) wijzigingen moet de GR HCL worden aangepast. De eerste wijziging betreft de modernisering van de Archiefwet 1995. Een gevolg hiervan is dat het Rijk uit de GR HCL treedt. De tweede wijziging ziet op het toetreden van nieuwe partners tot de GR HCL.

Agendapunt

Nu binnen een kort tijdsbestek twee GR-wijzigingen op stapel staan en om onnodige bestuurlijke druk te voorkomen, is er in samenspraak met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) voor gekozen om beide wijzigingen via één procedure aan de raden voor te leggen. Voor de periode van 1 januari 2026 tot 1 januari 2027 is een zogenaamde overgangsregeling (Bijlage: Ontwerpbesluit I) opgesteld. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie (Bijlage: Ontwerpbesluit II), maar in Ontwerpbesluit I is de minister van OCW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag de (nu nog geldende) Archiefwet 1995. Beide regelingen zijn opgesteld in samenwerking met een gerenommeerd advocatenkantoor. Dit kantoor heeft provinciebreed de aanpassing van alle gemeenschappelijke regelingen aan de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gecoördineerd. Er is een ambtelijk participatietraject doorlopen waarbij zowel de huidige deelnemers als de potentiële toetreders zijn betrokken. Het college van de gemeente Heerlen is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over de volgende aspecten ten aanzien van de GR HCL: I. Instemming met het toetreden van nieuwe deelnemers. II. Instemming met het wijzigen van de regeling als gevolg van de voormelde toetreding. III.

Instemming met een tweede wijziging van de regeling nadat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden en het Rijk uit de regeling treedt. In dit voorstel wordt de raad om een zienswijze gevraagd. Op grond van de Wgr heeft de gemeenteraad namelijk het recht om hieromtrent binnen acht weken een zienswijze naar voren te brengen.

Pagina 2 van 5 Kader Wet gemeenschappelijke regelingen Archiefwet 1995 Wetsvoorstel nieuwe Archiefwet Gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg 2020 Kernthema Middelen en heffingen Bevoegdheid Raad Voorstel Ontwerpbesluit I 1. Bij wijze van zienswijze in te stemmen met het ontwerpbesluit tot toetreding van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Beek, Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Kerkrade, Landgraaf, Meerssen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg aan de Geul en Voerendaal en het dagelijks bestuur van het Waterschap Limburg tot de GR HCL. 2. Bij wijze van zienswijze in te stemmen met het ontwerpbesluit tot wijziging van de GR van het HCL per 1 januari 2026. Ontwerpbesluit II 3. Bij wijze van zienswijze in te stemmen met het ontwerpbesluit tot wijziging van de GR HCL in verband met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet en de daarmee gepaard gaande uittreding van het Rijk. Argumenten 1.1 Verschillende Limburgse gemeenten en het Waterschap Limburg hebben kenbaar gemaakt te willen toetreden tot de GR HCL De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Beek, Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Kerkrade, Landgraaf, Meerssen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg aan de Geul en Voerendaal en het dagelijks bestuur van het Waterschap Limburg hebben kenbaar gemaakt te willen toetreden tot de GR HCL.

Het grootste deel van deze organisaties heeft op dit moment een dienstverleningsovereenkomst met HCL om diensten van HCL af te nemen. Aangezien het Rijk aanvankelijk per 1 januari 2026 uit de GR HCL zou treden en aanpassing van de GR HCL hiervoor is vereist, is dit moment gekozen om andere organisaties toe te laten treden tot de GR HCL. De genoemde organisaties wensen per 1 januari 2026 toe te treden en niet langer afhankelijk te zijn van de uittredingsdatum van het Rijk. Als gevolg van deze toetreding is een wijziging van de GR HCL vereist. 2.1 De ontwerpregeling is zorgvuldig getoetst op de relevante wettelijke kaders Een eerste landelijke modelversie is tot stand gekomen in samenwerking met alle andere Regionaal Historische Centra (RHC's) in Nederland en het Ministerie van OCW, onder begeleiding van een gerenommeerd advocatenkantoor. De lokale versie is tot stand gekomen in samenwerking met ditzelfde advocatenkantoor.

Versie 2018/10

Pagina 3 van 5 3.1 De nieuwe Archiefwet bepaalt dat het Rijk uit de GR HCL treedt Op dit moment neemt het Rijk deel aan bijna alle RHC's in Nederland, waaronder de GR HCL. Het Rijk heeft kenbaar gemaakt uit de RHC's te treden. De nieuwe Archiefwet regelt onder andere deze uittreding. Concreet betekent dit dat de minister van OCW na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet als deelnemer uit de GR HCL treedt.1 Hiervoor is een wijziging van de GR HCL vereist. De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet is meerdere malen uitgesteld, waardoor de behandeling van de Archiefwet en lagere regelgeving vertraging heeft opgelopen. Dit heeft gevolgen voor de uittreding van het Rijk uit de RHC's. Aanvankelijk werd er van uitgegaan dat het Rijk per 1 januari 2026 zou uittreden. Dit is door de vertraging echter niet meer haalbaar. De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 juli 2026 in werking. Dit betekent dat het Rijk waarschijnlijk per 1 januari 2027 uit de GR HCL treedt. Daarnaast bevat de nieuwe Archiefwet bepalingen die gevolgen hebben voor de GR HCL, waardoor de GR HCL gewijzigd dient te worden. Tegenargumenten en risico’s 2.1 De voorhangprocedure bij het Rijk is nog niet afgerond In 2022 is de Wgr gewijzigd. Dat resulteerde landelijk in aangepaste teksten voor alle gemeenschappelijke regelingen en daarmee ook voor die GR-en waar gemeente Heerlen deel van uit maakt.

Het Rijk maakt nog deel uit van de GR HCL en dient daarom mee te beslissen over deze wijziging, dat wil zeggen dat de minister en de kamer dezelfde besluitvorming moeten doorlopen als het college en de raad. De toestemming van de kamer is de zogenaamde “voorhangprocedure”. In 2024 zijn de procedures bij de gemeente Maastricht en de gemeente Heerlen afgerond om de GR HCL te wijzigen. De voorhangprocedure bij het Rijk is echter nog niet afgerond, ondanks de verzoeken van HCL om dit af te ronden. Het gevolg is dat formeel de GRtekst van het HCL nog niet is gewijzigd; de minister heeft aangegeven dat dit geen bezwaar is om toch reeds daarvan uit te gaan, mede omdat andere RHC’s hier ook tegenaan lopen. Het is namelijk niet de vraag of de voorhangprocedure wordt afgerond, maar alleen wanneer. Kosten en dekking Conform de Wgr zal het HCL vóór 30 april 2025 de begroting 2026 ter zienswijze aanbieden bij de gemeente Heerlen. In de begroting 2026 en meerjarenraming 20272029 zal HCL naast de huidige situatie de eventuele financiële effecten en risico’s inzichtelijk maken van de voorgenomen toetredingen (nieuwe deelnemers), de uittreding van het Rijk en herziene contracten met overige klanten. Communicatie Het HCL en het betrokken advocatenkantoor worden via de contractmanager van HCL op de hoogte gehouden met betrekking tot de voortgang van het bestuurlijke proces. Evaluatie N.v.t.

1 Daarna zal sprake zijn van allo-delegatie. Dat wil zeggen dat diverse Rijkstaken met betrekking tot

de onder HCL berustende documenten uitgevoerd blijven worden en dat het Rijk daar ook de kosten van draagt.

Versie 2018/10

Pagina 4 van 5

Planning, procedure en uitvoering Naar aanleiding van eventuele zienswijzen wordt met het HCL overlegd over de te nemen vervolgstappen. In het voorjaar van 2025 ontvangt de Raad een voorstel om zowel toestemming te verlenen voor het toetreden van de nieuwe deelnemers tot de GR HCL als toestemming te verlenen voor de vervolgregeling vanaf 1 januari 2027. Het Rijk beslist mee over de regeling die per 1 januari 2026 geldt, omdat zij op dit moment deelnemen aan de GR HCL. De minister volgt daarvoor een voorhangprocedure bij de Tweede Kamer, vergelijkbaar met die bij de raad. Bijlagen Bijlage bij Ontwerpbesluit I: Bijlage 1.1 – Ontwerpwijzigingsregeling (wijzigingen tussen huidige GR en overgangsregeling) Bijlage 1.2 - Ontwerp GR HCL – overgangsregeling (1 januari 2026) Bijlage bij Ontwerpbesluit II: Bijlage 2.1 - Wijzigingsregeling (wijzigingen tussen overgangsregeling en uiteindelijke regeling) Bijlage 2.2 - Ontwerp GR HCL – uiteindelijke regeling (1 januari 2027)

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerlen, de loco-secretaris,

de burgemeester,

drs. D. Huurdeman

drs. R. Wever

Versie 2018/10

Pagina 5 van 5

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. documentnummer 164016; gezien het advies van de raadscommissie ; besluit:

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen van

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever

Versie 2018/10