Raadsvoorstel rekenkamerbrief ondersteuning van de raad

voorstel gemeenteraad Vergadering:

gemeenteraad Heerlen Vergaderdatum:

25 april 2023

Heerlen, 27 maart 2023

Onderwerp Rekenkamerbrief: Ondersteuning van de raad

Registratienummer:

Agendapunt:

Inleiding/aanleiding De Rekenkamer Heerlen nam deel aan het Doe Mee onderzoek van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) in 2022. Het onderzoek betrof een inventarisatie van op welke wijze de volksvertegenwoordiging in het lokale bestuur wordt ondersteund. De Rekenkamer Heerlen analyseerde het onderzoek van de NVVR en vulde de informatie aan door middel van een gesprek met een aantal raadsleden over de Heerlense situatie. Zo is er een goed beeld gevormd over welke ondersteuning de raad krijgt en van welke ondersteuning uw raad gebruik maakt. Dit leidde tot onderstaande conclusies. Conclusies De rolopvatting van de raad bepaalt in grote mate de ondersteuningsbehoefte. De Heerlense gemeenteraad is veelal volgend, maar dit is gegroeid, er is niet bewust voor gekozen. De raad laat hiermee mogelijkheden en kansen liggen om hun rollen in te vullen. Een gesprek in de raad over de 'wijze waarop' en de 'diepgang waarmee' de raadsleden de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken willen uitvoeren is daarvoor een mogelijkheid. De uitkomst hiervan is bepalend voor de ondersteuningsbehoefte van de raad en het dienstenpakket van de griffie. Ondersteuning van de raad op inhoudelijke thema’s wordt op verzoek van en via de griffie door de organisatie geleverd. De griffie heeft hierin inhoudelijk geen rol.

Ondersteuning door de griffie heeft het voordeel dat zij vanuit hun onafhankelijke positie de raad kan helpen met hun kaderstellende en controlerende rol en daarbinnen het verduidelijken van de voorliggende politieke keuzes. Wanneer de raad deze onafhankelijke ondersteuning wil, vraagt dat extra griffie-capaciteit. Alle ambtelijke ondersteuning wordt aangevraagd via de griffie. Het zou te overwegen zijn om de efficiëntie en effectiviteit van werken te verbeteren door de ruimte om ambtenaren te consulteren te vergroten. Raadsleden kunnen zich indien gewenst snel en gemakkelijk laten informeren over technische beleidszaken.

pagina 2/4 Dit voorkomt ook technische vragen tijdens commissie- en raadsvergaderingen en vermindert naar alle waarschijnlijkheid het aantal toezeggingen om vragen achteraf schriftelijk te beantwoorden. De informatiepositie van de raad vraagt aandacht. Het gaat dan om het vroegtijdig meenemen van de raad in grote ontwikkelingen en projecten en de wijze waarop de raad geïnformeerd wordt. Dat betreft niet alleen tijdige en op de rol van de raad afgestemde informatie, maar ook het optimaliseren van de mogelijkheden tot kaderstellen en geïnformeerde besluitvorming. Hierbij kan een aanvulling van het protocol actieve informatieplicht helpen om een en ander vast te leggen.

Fractieondersteuning wordt door de fracties op basis van het beschikbare budget en vervolgens naar behoefte ingevuld. De begrenzing van de mogelijkheden om raadsleden inhoudelijk of bij hun volksvertegenwoordigende taak te ondersteunen is financieel. Of deze mogelijkheden voldoende zijn in de toenemende complexiteit van de verantwoordelijkheden van de lokale volksvertegenwoordiger, kan alleen de raad zelf bepalen. Hieronder volgen een aantal aanbevelingen om de ondersteuning van de Heerlense raad te versterken. Aanbevelingen 1. Vraag de griffie een gesprek in de raad te organiseren over de 'wijze waarop' en de 'diepgang waarmee' de raadsleden de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken willen uitvoeren. Trek daaruit conclusies ten aanzien van de volgende aanbevelingen. 2. Bepaal of de fractievergoedingen voldoende zijn voor de benodigde ondersteuning om uw taken als volksvertegenwoordiger goed uit te voeren. Neem hiermee ook de verschillen tussen grotere en kleinere fracties mee. 3. Verzoek de griffier om in overleg met het presidium een plan te maken waarin een sterkere strategische ondersteuning door de griffie mogelijk wordt gemaakt en leg dit plan aan de raad voor. 4. Geef het college opdracht om het bewustzijn binnen de organisatie van de rol van de gemeenteraad en de daarbij horende informatie, te versterken.

Geef daarbij aan dat goed informeren niet bepaald wordt door de hoeveelheid aan gegevens maar door de kwaliteit, tijdigheid en de relevantie voor kaderstelling, politieke besluitvorming en controle. 5. Verzoek het college om het probleem van korte doorlooptijden tussen het ontvangen van informatie door de raad en de besluitvorming op te lossen. Vraag hierbij specifiek aandacht voor snelle en accurate beantwoording door de organisatie van vragen uit de raad.

pagina 3/4 Bevoegdheid Raad Voorstel 1. De conclusies en aanbevelingen in de Rekenkamerbrief ondersteuning van de raad over te nemen. 2. De griffie te verzoeken een bijeenkomst met de raad te organiseren om de wijze waarop de raad zijn rollen wil uitvoeren te bespreken. 3. De griffie te verzoeken om met het presidium een plan te maken hoe de griffie de raad een sterkere strategische ondersteuning kan bieden. 4. Het college van B&W te verzoeken om het bewustzijn binnen de organisatie m.b.t. de rol van de raad te versterken en het plan hiertoe inclusief bijbehorende resultaten aan de raad te presenteren. 5. Het college van B&W te verzoeken tot korte doorlooptijden tussen informatieverstrekking en besluitvorming door de raad en dit over een jaar in het Presidium te evalueren. Planning, procedure en uitvoering Commissie EBF 11 april 2023 Raad 25 april 2023 Bijlagen

de voorzitter van de Rekenkamer Heerlen, M. van Tulder

pagina 4/4

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het advies van de raadscommissie voor Economie, Bestuur en Financiën d.d. 11 april 2023: besluit: 1. De conclusies en aanbevelingen in de Rekenkamerbrief ondersteuning van de raad over te nemen. 2. De griffie te verzoeken een bijeenkomst met de raad te organiseren om de wijze waarop de raad zijn rollen wil uitvoeren te bespreken. 3. De griffie te verzoeken om met het presidium een plan te maken hoe de griffie de raad een sterkere strategische ondersteuning kan bieden. 4. Het college van B&W te verzoeken om het bewustzijn binnen de organisatie m.b.t. de rol van de raad te versterken en het plan hiertoe inclusief bijbehorende resultaten aan de raad te presenteren. 5. Het college van B&W te verzoeken tot korte doorlooptijden tussen informatieverstrekking en besluitvorming door de raad en dit over een jaar in het Presidium te evalueren.

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad der gemeente Heerlen van 25 april 2023.

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever