Raadsvoorstel raadscommunicatieplan

Voorstel gemeenteraad Heerlen, 28 november 2024 Vergadering:

gemeenteraad Heerlen Vergaderdatum:

18 december 2024 Registratienummer:

Agendapunt:

Onderwerp Vaststellen raadscommunicatieplan Inleiding De gemeenteraad van Heerlen speelt een belangrijke rol in het bestuur van de stad. Goede communicatie met de inwoners, bedrijven en andere betrokkenen in Heerlen is daarom heel belangrijk. De raad moet open, duidelijk en betrokken communiceren, zodat inwoners goed weten welke besluiten er worden genomen en wat hun rechten en plichten zijn. Dit communicatieplan legt uit hoe de raad gaat communiceren en hoe dit in de toekomst beter kan worden afgestemd op wat de inwoners nodig hebben. Het doel van dit plan is om een duidelijke manier van communiceren op te zetten, zodat de afstand tussen de raad en de inwoners kleiner wordt. De raad wil met heldere, op tijd verstrekte informatie de betrokkenheid van de inwoners vergroten, zorgen voor meer openheid en het vertrouwen versterken. In dit plan staat hoe de raad steeds op een consistente en actieve manier kan communiceren, met oog voor verschillende groepen en moderne communicatiemiddelen. Met deze aanpak wil de gemeenteraad van Heerlen niet alleen reageren op vragen, maar ook zelf actief het gesprek aangaan met de inwoners, waarbij openheid en overleg belangrijk zijn. Bevoegdheid Raad Voorstel 1. Het communicatieplan gemeenteraad Heerlen vaststellen; 2.

De eenmalige kosten voor het opstarten van de raadscommunicatie te dekken uit het budget van de griffie; de jaarlijkse kosten van € 75.000 voor 2025 incidenteel te dekken uit de post ‘onvoorzien’ en vanaf 2026 op te nemen als structurele post in het budget van de raad. Argumenten Raadscommunicatie is cruciaal om inwoners op een duidelijke en transparante manier te informeren over het werk van de gemeenteraad. Een goede communicatie vanuit de raad zorgt ervoor dat inwoners betrokken raken bij lokale beslissingen, begrijpen welke keuzes worden gemaakt en hoe deze hen beïnvloeden. Het draagt bij aan vertrouwen in het lokaal bestuur en maakt de drempel lager voor inwoners om mee te praten en invloed uit te oefenen op besluiten. Het is daarom van groot belang dat de gemeenteraad over eigen communicatiemiddelen beschikt. Deze middelen geven de raad de mogelijkheid om onafhankelijk van het college en andere gemeentelijke afdelingen te communiceren. Hierdoor kan de raad eigen prioriteiten

pagina 2/3

stellen, direct reageren op vragen van inwoners en de boodschap op een manier overbrengen die aansluit bij de taken en doelen van de raad. Het versterkt de positie van de raad als een democratisch orgaan dat er specifiek is om de belangen van de inwoners te vertegenwoordigen en hen een stem te geven in het lokale beleid. Kosten en dekking In de begroting 2024 worden de eenmalige kosten voor het opstarten van de raadscommunicatie gedekt uit het budget van de griffie. Voor de jaarlijkse kosten van € 75.000 vragen we de raad om deze in 2025 incidenteel te dekken uit de post ‘onvoorzien’ en vanaf 2026 op te nemen als structurele post in het budget van de raad. Communicatie Het raadscommunicatieplan is te vinden in de bestuurlijke informatie van de gemeenteraad van Heerlen. Er komt geen specifiek communicatiemoment om het plan te presenteren. Wel zullen resultaten op korte termijn zichtbaar zijn voor de inwoners van Heerlen. Evaluatie De evaluatie van het communicatieplan is geen eenmalige gebeurtenis, maar een doorlopend proces. Door voortdurend feedback te verzamelen van betrokkenen en in te spelen op de behoeften van inwoners, wordt het plan steeds verder verbeterd. Dit helpt de gemeenteraad om de communicatie effectief en actueel te houden, zodat inwoners optimaal betrokken blijven.

Planning, procedure en uitvoering Op dit moment worden de communicatiekanalen voor de raadscommunicatie ingericht en bestaande kanalen zoals de website verbeterd. Na vaststelling van het raadsvoorstel zal in januari 2025 de raadscommunicatie van start gaan. De raadscommunicatie sluit aan op de maandelijkse cyclus van raads- en commissievergaderingen. Dit betekent dat voorafgaand aan de vergaderingen relevante onderwerpen, worden gecommuniceerd met de inwoners van Heerlen. Na afloop van de vergaderingen en wordt teruggekoppeld wat er is besloten en besproken. Op deze manier blijven inwoners structureel en tijdig op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen en besluiten binnen de gemeenteraad.

Bijlagen - Communicatieplan gemeenteraad Heerlen Het Presidium van de gemeenteraad van Heerlen,

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever

pagina 3/3

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; besluit: 1. Het communicatieplan gemeenteraad Heerlen vaststellen; 2. De eenmalige kosten voor het opstarten van de raadscommunicatie te dekken uit het budget van de griffie; de jaarlijkse kosten van € 75.000 voor 2025 incidenteel te dekken uit de post ‘onvoorzien’ en vanaf 2026 op te nemen als structurele post in het budget van de raad. Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen d.d. 18 december 2024.

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever