Raadsvoorstel Gunning accountantsdiensten 2025-2028

Raadsvoorstel

Heerlen, 1 april 2025

Vergadering gemeenteraad Heerlen Datum raadsvergadering 16 april 2025 Documentnummer 317923 Agendapunt

Onderwerp Aanbesteding accountantsdiensten boekjaren 2025 – 2028, met een optie om desgewenst te verlengen met een periode van 2 jaar Inleiding/aanleiding Op 25 september 2024 (registratienummer:145069) heeft de gemeenteraad de inkoopstrategie vastgesteld voor de aanbesteding van accountantsdiensten voor de boekjaren 2025 t/m 2028. De accountantsdiensten betreffen de jaarrekeningcontrole en de controle van de fractievergoedingen. Gekozen is voor een openbare Europese aanbesteding in samenwerking met de gemeente Maastricht, waarbij de gemeente Maastricht als penvoerder fungeert. Het bestek kent daarom twee percelen, één voor elke gemeente. Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een commissie ingesteld bestaande uit raadsadviseur griffie, concerncontrollers, hoofden financiën van beide gemeenten, twee raadsleden per gemeente; ieder perceel wordt door de commissie van de betreffende gemeente beoordeeld. Het bestek is op 11 november 2024 gepubliceerd op TenderNed (TenderNed is het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid). Tot en met 16 januari jl. was er de gelegenheid om vragen te stellen. De vragen zijn beantwoord in een nota van inlichtingen die op 30 januari is gepubliceerd. Op de sluitingsdatum 13 februari 2025 zijn voor perceel Heerlen de volgende inschrijvingen ontvangen: Deloitte Accountants BV.

De inschrijving is op 12 maart 2025 toegelicht middels een presentatie aan de beoordelingscommissie. Dat voor het perceel Heerlen slechts één inschrijving is ontvangen maakt de aanbestedingsprocedure niet ongeldig, mits de inschrijver voldoet aan de minimumeisen. Een vergelijking tussen verschillende aanbieders is dan uiteraard niet mogelijk. Kader De raad is conform de controleverordening ex artikel 213 van de Gemeentewet de opdrachtgever voor de accountantscontrole Kernthema Middelen en heffingen Bevoegdheid De raad is conform de controleverordening ex artikel 213 van de Gemeentewet de opdrachtgever voor de accountantscontrole Voorstel

Pagina 2 van 4 1. De opdrachtaccountantsdiensten boekjaren 2025 t/m 2028, met de optie om

desgewenst te verlengen met een periode van 2 jaar, voor het perceel Heerlen te gunnen aan Deloitte Accountants B.V.

Argumenten 1.1 De inschrijving van Deloitte voldoet aan alle minimale gunningsvereisten. Het gunningsadvies luidt dan ook om de opdracht voor het perceel 1 Gemeente Heerlen te gunnen aan Deloitte Accountants BV.

Tegenargumenten en risico’s Gelet op het geringe aantal inschrijvers, slechts één voor Heerlen, lijkt sprake te zijn van marktfalen. Daarom is gekeken of sprake is van een marktconforme prijs. Dat blijkt het geval te zijn, ware dat niet zo geweest dan had de aanbesteding ingetrokken kunnen worden. Kosten en dekking De inschrijfprijs bedraagt € 194.910 per jaar. Dit bedrag past binnen de verwachte prijsrange die in de inkoopstrategie is genoemd. De jaarrekeningcontrole over boekjaar 2023 bedroeg € 145.000,--. De stijging van 34% kan verklaard worden uit het feit dat de vorige aanbesteding van deze diensten 6 jaar geleden plaatsvond, de prijs is in de tussentijd slechts beperkt geïndexeerd. De verhoging van het budget wordt verwerkt bij de begroting 2026. Communicatie Het voornemen tot gunning wordt gecommuniceerd met alle inschrijvers, i.c. dus alleen Deloitte. Na ommekomst van de Alcatel-termijn is de gunning/ opdrachtverlening definitief. Gelet op het ontbreken van andere inschrijvers zal gedurende deze 20-dagen termijn geen bezwaar worden gemaakt tegen het voorgenomen gunningsbesluit.

Evaluatie Jaarlijks na afsluiting van de jaarrekening vindt er een interne evaluatie plaats. Planning, procedure en uitvoering Besluitvorming college Advies commissie EBF Besluitvorming gemeenteraad Voornemen tot gunning Bezwaartermijn (20 kalenderdagen) Definitieve gunning

1 april 2025 8 april 2025 16 april 2025 17 april 2025 7 mei 2025 8 mei 2025

Versie 2018/10

Pagina 3 van 4

Bijlagen 1. Gunningsadvies beoordelingscommissie Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerlen, de burgemeester,

de secretaris a.i.,

drs. R. Wever

drs. R. van Wuijtswinkel

Versie 2018/10

Pagina 4 van 4

Raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 april 2025 documentnummer 317923;

besluit: 1. De opdrachtaccountantsdiensten boekjaren 2025 t/m 2028, met de optie om desgewenst te verlengen met een periode van 2 jaar, voor het perceel Heerlen te gunnen aan Deloitte Accountants B.V.

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen van 16 april 2025.

de voorzitter,

de griffier,

drs. R. wever

drs. T.W. Zwemmer

Versie 2018/10