Raadsvoorstel bw inkoopstrategie accountantdiensten versie 2__145076__

Voorstel gemeenteraad

Heerlen, 27 augustus 2024

Vergadering gemeenteraad

Onderwerp Inkoopstrategie accountantsdiensten.

Heerlen

Vergaderdatum 25 september 2024 Documentnummer

Inleiding/aanleiding In 2025 loopt de contractduur met de huidige accountant af. Dit contract startte in 2019 na een gezamenlijke inkoop van de gemeenten Sittard-Geleen, Maastricht en Heerlen. Het contract werd aangegaan voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid tot verlenging van twee jaar.

145069 Agendapunt

In 2018 heeft de aanbesteding voor de huidige overeenkomst in gezamenlijkheid plaatsgevonden vanuit de gemeenten Sittard-Geleen, Heerlen en Maastricht met het oog op het Shared Service Center. Bij de nieuw op te starten aanbesteding zal de gemeente SittardGeleen om voor haar moverende redenen niet in een gezamenlijke aanbesteding participeren. Opdrachtgevers vanuit de nieuw op te starten aanbesteding zijn de gemeenten Heerlen en Maastricht. In art. 2 van de ‘verordening controle financiële beheer en organisatie Gemeente Heerlen 2023’ (zie bijlage) is opgenomen hoe een aanbesteding van een accountant moet plaatsvinden: 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van meerder jaren. De basis voor de opdrachtverstrekking ligt in wet- en regelgeving voor Europese Aanbestedingen. 2. Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b.

de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

Pagina 2 van 5 g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Het spreekt voor zich dat naast deze verordening de aanbestedingswetgeving van toepassing is met de bekende beginselen: transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Omdat deze aanbesteding door twee gemeenten wordt aangegaan was het nodig de bijgevoegde strategie te ontwikkelen. Deze komt overeen met onze eigen ‘verordening controle financiële beheer en organisatie Gemeente Heerlen 2023’, voor wat betreft de aanbesteding van een nieuwe accountantsdienst. Daarnaast worden In deze strategie alle, rondom de inkoop te nemen beslissingen, voorgelegd en gemotiveerd. Deze inkoopstrategie wordt in de beide raden in september ter goedkeuring voorgelegd. Na goedkeuring dient deze strategie als input bij het opstellen van de aanbestedingsstukken.

Belangrijk te vermelden is het feit dat de gemeenteraad opdrachtgever is voor de accountantscontrole op grond van art. 213 van de gemeentewet. De aanbestedingsstrategie bevat de fundamentele onderdelen van het programma van eisen uit de ‘verordening controle financiële beheer en organisatie Gemeente Heerlen 2023’. De belangrijkste onderdelen van de aanbestedingsstrategie betreffen het doorlopen van een openbare Europese aanbestedingsprocedure, een gunning op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding en de intentie om de gemeente Maastricht als penvoerder aanwijzen en te mandateren voor het voeren van het aanbestedingsproces Tot slot is het de bedoeling om de overeenkomsten aan te gaan voor een periode van vier jaar, met een stilzwijgende verlengoptie van één keer twee jaar. De overeenkomst heeft daarmee betrekking op de boekjaren: 2025, 2026, 2027 en optioneel 2029 en 2030. Kader Aanbestedingswet 2012, welke in werking is getreden op 1 juli 2016. De Aanbestedingswet is opgesteld naar aanleiding van richtlijn 2014/24/EU. Conform de controleverordering ex artikel 213 Gemeentewet wijst de raad de accountant aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Kernthema: Middelen/Concerncontrol Bevoegdheid Raad Voorstel

Versie 2018/10

Pagina 3 van 5 1. Akkoord te gaan met de scope van de opdracht zoals omschreven in de ‘inkoopstrategie accountantsdiensten’ die bijgevoegd is bij dit voorstel, met als belangrijkste onderdelen: • Het doorlopen van een openbare Europese aanbestedingsprocedure; • Gunning op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding; • De selectie en gunningscriteria en de daarbij aangegeven wegingsfactoren zoals opgenomen in de inkoopstrategie; • De overeenkomsten aan te gaan voor een periode van vier jaar, met een stilzwijgende verlengoptie van één keer twee jaar. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren: 2025, 2026, 2027, 2028 en optioneel 2029 en 2030. Argumenten 1a. Om een gezamenlijke inkoop te doen met de gemeente Maastricht is deze, gezamenlijk vast te stellen, inkoopstrategie noodzakelijk. Immers, deze strategie dient als input bij het opstellen van de aanbestedingsstukken. 1b. Door akkoord te gaan met deze gezamenlijke strategie kan de definitieve aanbesteding in een vorm gegoten worden die door alle deelnemers wordt ondersteund. 1c De inkoopstrategie bevat alle onderdelen zoals ze genoemd zijn in de ‘verordening controle financiële beheer en organisatie Gemeente Heerlen 2023’ met name het gestelde in art 2. lid 3, het programma van eisen. De onderdelen van het programma van eisen uit de verordening zijn ook opgenomen in de inkoopstrategie.

Denk daarbij aan de toe te passen goedkeuringstoleranties, de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter. Tegenargumenten en risico’s n.v.t. Kosten en dekking De verwachte raming voor de gemeente Heerlen bedraagt tussen € 175.000,- en € 200.000,- euro per jaar. De totale indicatieve inkoopwaarde voor vier (4) contractjaren komt uit op € 750.000,-. Communicatie De communicatie naar externe stakeholders zal primair geschieden door de gemeente Maastricht. De communicatie naar interne stakeholders zal primair geschieden door de concerncontrollers van de beide gemeenten. Evaluatie Evaluatie vindt plaats op reguliere basis tussen de contractpartijen. Planning, procedure en uitvoering Activiteit Aanbestedingsdocumenten gereed en afstemming met raadscommissie Raadbesluit inzake inkoopstrategie

Streefdatum September 2024 September 2024

Versie 2018/10

Pagina 4 van 5 Aanbestedingsprocedure Collegebesluit inzake raadsvoorstel gunning Raadsbesluit inzake het gunningsadvies Voorlopige gunning Einde bezwaartermijn Definitieve opdrachtverlening Ingangsdatum overeenkomst

Oktober – November December 2024 December 2024 Januari 2025 Januari 2025 Februari 2025 Februari 2025

Bijlagen Bijlage 1 Inkoopstrategie accountantsdiensten Bijlage 2 Gemeente Heerlen – Financiële verordening (art. 212 Gw) Bijlage 3 Gemeente Heerlen – Verordening accountantscontrole (art. 213 Gw) Bijlage 4 Gemeente Heerlen – Controleprotocol 2023 – 2024 Bijlage 5 Gemeente Heerlen – Interne beheersplan en Normenkader 2023

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerlen, de secretaris,

de burgemeester,

drs. V.N. Gosselink-Van Dijk

drs. R. Wever

Versie 2018/10

Pagina 5 van 5

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. documentnummer ; gezien het advies van de raadscommissie ; 1.Akkoord te gaan met de scope van de opdracht zoals omschreven in de ‘inkoopstrategie accountantsdiensten’ die bijgevoegd is bij dit voorstel, met als belangrijkste onderdelen: • Het doorlopen van een openbare Europese aanbestedingsprocedure; • Gunning op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding; • De selectie en gunningscriteria en de daarbij aangegeven wegingsfactoren zoals opgenomen in de inkoopstrategie; • De overeenkomsten aan te gaan voor een periode van vier jaar, met een stilzwijgende verlengoptie van één keer twee jaar. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren: 2025, 2026, 2027, 2028 en optioneel 2029 en 2030.

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen van

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever

Versie 2018/10