Raadsvoorstel b&w__147235__

Voorstel gemeenteraad

Heerlen, 3 september 2024

Vergadering gemeenteraad

Onderwerp Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Heerlen 2024

Heerlen Vergaderdatum 25 september 2024 Documentnummer 147235 Agendapunt

Inleiding/aanleiding Tot de wijziging van de Gemeentewet per 1 april 2023 bleef het orgaan dat geheimhouding op stukken had gelegd bevoegd dit document aan anderen te verstrekken. Dit is gewijzigd door het nieuwe artikel 88 lid 6 van de Gemeentewet: indien het college, de burgemeester of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen. Dit betreft het verstrekken van informatie aan de raad ten aanzien waarvan het college, de burgemeester of een commissie een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd. De raad is vervolgens als enige orgaan nog bevoegd deze informatie aan derden te verstrekken. Dit betekent dat het college of de burgemeester geheime informatie pas aan andere personen kan verstrekken als de raad besluit dat het college of de burgemeester deze informatie aan anderen mag verstrekken. Om aan mogelijke praktische nadelen voor de dagelijkse uitvoeringspraktijk van college en burgemeester tegemoet te komen is in artikel 88 lid 6 van de Gemeentewet bepaald: De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de raad is verstrekt.

De wet maakt het dus mogelijk dat de raad ten aanzien van de geheime stukken die met hem zijn gedeeld zogenaamde “nadere regels” kan stellen over het uitbreiden van de kring van geheimhouders. De wetgever laat de nadere regels met betrekking tot het aan anderen verstrekken van geheime informatie nadat deze aan de raad is verstrekt vormvrij. In onderhavig voorstel wordt voorgesteld om dergelijke nadere regels in de vorm van mandaat op grond van de Algemene wet bestuursrecht vast te stellen. De bevoegdheid tot het aan derden verstrekken van informatie waarop het college of de burgemeester geheimhouding heeft gelegd en welke informatie tevens aan de raad is verstrekt wordt door de raad gemandateerd aan het college respectievelijk de burgemeester. Een bestuursorgaan kan op grond van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht een ander de bevoegdheid verlenen om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. De mogelijkheid tot overdracht van raadsbevoegdheden aan het college is opgenomen in artikel 156 lid 1 van de Gemeentewet. De gemandateerde bevoegdheid wordt vervolgens namens en onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bestuursorgaan uitgeoefend.

Pagina 2 van 4

Het mandaat laat onverlet dat de raad als enige orgaan bevoegd blijft de geheimhouding op te heffen. Het college kan een voorstel daartoe aan de raad doen. Dan stelt de reguliere ambtelijke organisatie het raadsvoorstel op. De raad, een fractie of een raadslid kan ook zelf het initiatief nemen om de geheimhouding op te heffen. In dat geval maakt de griffie het initiatiefraadsvoorstel. De raad blijft ook zelf bevoegd te besluiten tot het verstrekken aan derden van informatie waarop door het college of de burgemeester een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan de raad is verstrekt. De raad kan het mandaat te allen tijde intrekken. Daarnaast krijgt de raad te zien welke geheime informatie aan derden wordt verstrekt; voorheen onttrok zich dat aan het zicht van de raad. Omdat een commissie vrijwel niet zelf geheimhouding oplegt wordt het niet noodzakelijk geacht dat de raad besluit dat ook commissies autonoom bevoegd blijven geheime informatie aan anderen te verstrekken. Voorafgaand aan de verstrekking ondertekent de ontvanger een geheimhoudingverklaring. Pas daarna ontvangt deze de geheime informatie. Het mandaat wordt uitgeoefend met inachtneming van de geldende regelgeving, zoals de Wet open overheid en de (Uitvoeringswet) Algemene Verordening Gegevensbescherming, indien nodig geanonimiseerd.

Omdat het ondoenlijk is om een uitputtende opsomming te geven van “anderen” aan wie geheime informatie mag worden verstrekt, en het eveneens onmogelijk is om uitputtend alle praktijksituaties te beschrijven waarin het verstrekken van geheime informatie door het college of de burgemeester aan derden noodzakelijk is, wordt een zgn. negatief stelsel gehanteerd. Dit betekent dat het college en de burgemeester bevoegd zijn, tenzij een specifiek belang zich daartegen verzet. Voorbeelden van een specifiek belang dat het onwenselijk maakt dat college of burgemeester bevoegd zijn, zijn situaties waarin het belang van de gemeente mogelijk geschaad wordt, of het belang van een derde die bij de geheime informatie is betrokken (niet zijnde de ontvanger). Het is aan het college respectievelijk de burgemeester om te beoordelen of een belang zich tegen het verstrekken verzet. Indien het gevoelige of complexe zaken betreft kan het college of de burgemeester er ook voor kiezen niet zelf tot verstrekking over te gaan, maar een voorstel daartoe aan de raad voor te leggen. Het is niet verplicht in alle gevallen gebruik te maken van een via mandaat verkregen bevoegdheid. Kader Gemeentewet Kernthema: Bestuurskracht Bevoegdheid Raad Voorstel Het “Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Heerlen 2024” vast te stellen.

Versie 2018/10

Pagina 3 van 4

Argumenten Door het vaststellen van het Mandaatbesluit blijven college en de burgemeester bevoegd informatie waarop geheimhouding rust en welke informatie met de raad is gedeeld aan derden, beschikbaar te stellen zonder dat daarvoor telkens een raadsvoorstel aan de raad moet worden voorgelegd. Dit bevordert een efficiënte en effectieve dagelijkse bestuursen uitvoeringspraktijk voor het college en de burgemeester. Tegenargumenten en risico’s N.v.t. Kosten en dekking N.v.t. Communicatie Het besluit tot vaststelling van het mandaatbesluit wordt ingevolge de Wet elektronische publicaties bekend gemaakt in een officieel elektronisch publicatieblad. Het besluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan. Evaluatie Indien de toepassing van het mandaatbesluit daartoe aanleiding geeft kan het besluit worden heroverwogen. Planning, procedure en uitvoering Commissie EBF 10 september 2024. Raad 25 september 2024. Bijlagen • Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie gemeente Heerlen 2024; • Formats geheimhoudingsverklaringen voor ontvanger bij verstrekking door college, burgemeester of raad.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerlen, de secretaris,

de burgemeester,

drs. V.N. Gosselink-Van Dijk

drs. R. Wever

Versie 2018/10

Pagina 4 van 4

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 september 2024. documentnummer 147236; gezien het advies van de raadscommissie d.d. 10 september 2024; besluit:

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen van 25 september 2024.

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever

Versie 2018/10