Raadsvoorstel archiefverordening 2020 20130 aangepaste tekst 210120.docx

Voorstel gemeenteraad

Vergadering:

gemeenteraad Heerlen Vergaderdatum:

Registratienummer:

BWV-20000791 Agendapunt:

Heerlen,

Onderwerp Vaststellen archiefverordening Inleiding/aanleiding De Archiefwet schrijft voor dat een gemeente een verordening heeft betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht. Actualisering van de huidige Archiefverordening 2019 is noodzakelijk door de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (NRA) en de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg (HCL). De term “benoeming van de gemeentearchivaris” uit de vorige versie sloot niet meer aan bij de juridische realiteit van 2020 en de bevoegdheden zoals deze in de 2019 zijn vermeld liggen niet meer het college maar bij het dagelijks bestuur van HCL. Dat is verwerkt in de 2020 versie. Meer expliciet, de wijziging van de archiefverordening is noodzakelijk vanwege twee redenen. 1) De wet NRA. Door de inwerkingtreding van de wet normalisatie rechtspositie ambtenaren dienen formele benoemingen gewijzigd te worden in formele aanwijzingen van functionarissen. Dat betreft ook de gemeentearchivaris waarvan sprake is in de archiefverordening. Hierdoor is de definitie gewijzigd van “benoemde archivaris” in “aangewezen archivaris”.

2) In de archiefverordening 2019 was vastgelegd wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn van het College, de algemeen directeur (beheerder) en de archivaris. Met de toetreding van de gemeente Heerlen tot de gemeenschappelijke regeling HCL is daar een vierde partij bij gekomen (art 1, lid h). Enkele bevoegdheden en taken zijn overgeheveld van College naar het dagelijks bestuur van het HCL. Het betreft de bevoegdheid tot het aanwijzen van de archivaris en het aanwijzen van de archiefbewaarplaats hetgeen verwerkt is in de definities respectievelijk art 1, lid en lid b.

Pagina 2 van 4 Was/wordt-tabel en toelichting

Leeswijzer In de ‘bestaande tekst’ zijn de woorden en leestekens waaraan iets verandert, cursief gezet. In de ‘nieuwe tekst’ zijn de nieuwe woorden en leestekens vet gedrukt.

Artikel 1:b. (Definities) wordt als volgt gewijzigd. Bestaand

Nieuw

Argument

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door het bestuur van het Historisch Centrum Limburg aangewezen archiefbewaarplaats;

Het beheer van de archiefbewaarplaats is per 01-01-2020 belegd in de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg.

Artikel 1:d. (Definities) wordt als volgt gewijzigd: Bestaand

Nieuw

Argument

archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet door het bestuur van het Historische Centrum Limburg aangewezen gemeentearchivaris;

Als gevolg van wijzigingen in het kader van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren en omdat deze niet meer aansluit bij de actuele organisatie van het archief en informatiebeheer van de gemeente Heerlen en omdat het beheer van de archiefbewaarplaats is per 01-01-2020 belegd is in de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg.

Artikel 1:h. (Definities) wordt nieuw toegevoegd: Bestaand

Nieuw

Argument

Versie 2018/10

Pagina 3 van 4 de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg te Maastricht.

Het beheer van de archiefbewaarplaats is per 01-01-2020 belegd in de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg.

Kader Archiefwet 1995 Kernthema: Middelen Bevoegdheid Raad op basis van Gemeentewet en Archiefwet 1995. Voorstel - De Archiefverordening Heerlen 2020 vast te stellen. - De Archiefverordening Heerlen 2019 (CVBW-18000296 / BWV-18003368) in te trekken. Argumenten Actualiseren naar aanleiding van wettelijke wijzigingen en aansluiten bij de huidige organisatie van het archief en informatiebeheer van de gemeente Heerlen. Tegenargumenten en risico’s N.v.t. Kosten en dekking N.v.t. Communicatie Intern publiceren via intranet, plaatsen in het digitaal gemeenteblad op overheid.nl en ter informatie toesturen aan Gedeputeerde Staten van Limburg. Evaluatie N.v.t. Planning, procedure en uitvoering N.v.t. Bijlagen - Archiefverordening Heerlen 2020. Burgemeester en wethouders van Heerlen, de secretaris a.i., L. Schouterden

de locoburgemeester, P.M.A. van Zutphen,

Versie 2018/10

Pagina 4 van 4

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. registratienummer BWV20000791 gezien het advies van de raadscommissie ; besluit: - De Archiefverordening Heerlen 2020 vast te stellen. - De Archiefverordening Heerlen 2019 (CVBW-18000296 / BWV-18003368) in te trekken.

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen van

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever

Versie 2018/10