Plan van aanpak Burgerberaad Heerlen concept 19 juli 2023

Plan van aanpak Burgerberaad Heerlen

Heerlen, 19 juli 2023

1

Inhoud Voorwoord: Bouwen aan vertrouwen!

3

1.

Aanleiding

4

2.

Wat is een burgerberaad?

5

2.1 Stappen burgerberaad

6

3.

Wat zijn de voorwaarden voor een burgerberaad?

8

4.

Waar moet de opdracht aan voldoen?

10

5.

Waar moeten het onderwerp en de vraag aan voldoen?

12

6.

Onderwerpen voor een burgerberaad

14

7.

Rollen van ambtenaren en externe procesbegeleiding

15

8.

Hoe zorgen we via loting voor een representatieve groep deelnemers?

17

9.

Hoe maken we deelname makkelijk(er)?

18

10. Wat zijn de kosten van een burgerberaad?

20

11. Evalueren en leren

21

12. Kansen, risico’s en dilemma’s

23

Bijlage 1: Programma van eisen voor onafhankelijke procesbegeleiding

25

Bijlage 2: Broninformatie

26

2

Voorwoord: Bouwen aan vertrouwen! Democratie is meer dan één keer in de vier jaar stemmen. We willen dat mensen in onze stad meedenken, zich betrokken voelen, hart hebben voor de plek waar ze wonen en het gevoel hebben dat hun mening telt. Ook willen we dat onze inwoners zich gehoord voelen en dat ze meer vertrouwen krijgen in de gemeente Heerlen. Kortom, dat er écht geluisterd wordt naar hun inbreng. De grote uitdagingen waar we als stad voor staan willen we samen met de stad, de Heerlenaren, aanpakken. In het coalitieakkoord werd al gesteld aan de slag te willen met participatie. “We gaan de komende jaren alles in het werk stellen om het vertrouwen van alle Heerlenaren terug te winnen. We gaan experimenteren met nieuwe instrumenten om burgers te betrekken en schuwen daarbij democratische innovaties niet.” Burgerberaad is zo’n nieuwe democratische innovatie waarnaar in het coalitieakkoord werd verwezen. Een gelote groep bewoners wordt door het stadsbestuur gevraagd om tot een advies te komen over een maatschappelijk relevant probleem waar bestuur en politiek hulp bij nodig hebben. In het proces om tot dit plan van aanpak te komen zijn veel inspirerende gesprekken gevoerd in een klankbordgroep bestaande uit een groep betrokken inwoners, raadsleden, collegeleden, commissieleden en medewerkers van de gemeente Heerlen.

Ook werd er een bezoek aan Eupen gebracht waar men al langer werkt met burgerberaden. Daarnaast hebben we een uitwisseling met Aachen georganiseerd omdat men daar ook aan de slag is met burgerberaden. Waar er in eerste instantie twijfels waren over een Heerlens burgerberaad, groeide gaandeweg het enthousiasme hierover. Vragen kwamen naar voren als: Lukt het om met dit middel een afspiegeling van alle Heerlenaren te bereiken? Wat doen we met een advies van het burgerberaad dat we als gemeente Heerlen niet kunnen opvolgen? Duidelijk werd dat de gemeenteraad beslist of en hoe een burgerberaad wordt ingericht en welke spelregels er gelden. Alvorens een burgerberaad te organiseren moet duidelijk zijn wat het doel is, welke regels er zijn, maar ook dat het een pilot betreft. Dat de gemeente Heerlen hiervan wil leren. Dat we graag samen met alle betrokkenen hiervan willen leren. Er zullen veel zaken goed gaan, maar ook fouten worden gemaakt. En daarvoor wordt begrip gevraagd. Voorafgaand aan een burgerberaad wordt hierover gecommuniceerd en wordt deze insteek met alle betrokkenen besproken. Zo versterkt men het vertrouwen. Vertrouwen gaat over open communicatie en nakomen wat er is afgesproken. Ons doel is om een grotere en meer diverse groep Heerlenaren te betrekken bij de lokale democratie. Een burgerberaad kan hieraan bijdragen als we goed vasthouden aan een aantal waarden.

Het beraad moet toegankelijk zijn voor iedereen, onafhankelijk van politieke inmenging, maatschappelijk relevant en met een duidelijke opdracht en een leerproces voor alle deelnemers. En nu: aan de slag met bouwen aan vertrouwen!

3

1. Aanleiding De coalitie schreef in het coalitieakkoord ‘Uit liefde voor onze stad’: “We gaan de komende jaren alles in het werk stellen om het vertrouwen van alle Heerlenaren terug te winnen. We gaan experimenteren met nieuwe instrumenten om burgers te betrekken en schuwen daarbij democratische innovaties niet. Dat is een kwestie van veel communiceren maar vooral van doen. Het betekent voor ons dat naast het op orde brengen van onze eigen dienstverlening, we zichtbaar en benaderbaar moeten zijn in de stad. Voor burgers, organisaties en ondernemers. Dat betekent dat inwoners en partijen in de stad, als vanzelfsprekend, vroegtijdig betrokken worden bij onze projecten en ons beleid. We gaan intern de zaken beter regelen en nemen de stad mee zodat wat we samen plannen maken en de dingen doen. Daarnaast zien we óók dat er een negatief verband is tussen opkomstcijfers bij verkiezingen en de sociaaleconomische problemen van de buurt. Sociale problematiek vergroot de afstand tussen gemeente en haar inwoners. Belangrijke instrumenten om de burgerbetrokkenheid te vergroten zijn de burgerbegroting en het burgerberaad.

We onderzoeken hoe we deze instrumenten kunnen inzetten.” De raad nam het coalitieakkoord voor kennisgeving aan en droeg het college van burgemeester en wethouders op het coalitieakkoord als kader te gebruiken bij het opstellen van het Meerjarig Bestuurlijk Programma (MBP). Dit voornemen vanuit het coalitieakkoord heeft ertoe geleid dat er 17 oktober 2022 een raadsinformatieavond over burgerberaad is georganiseerd. Hierbij was o.a. Eva Rovers, schrijfster van het boek “Nu is het aan ons” over burgerberaad te gast was. Vervolgens vond er hierover een presentatie in de commissie EBF op 6 december 2022 plaats. Waarna een klankbordgroep burgerberaad is ingesteld. Hiervoor konden zich collegeleden, raadsleden, commissieleden en medewerkers van de gemeentelijke organisatie opgeven. Tevens werd een actieve groep inwoners die zich al een tijd verdiepten in het burgerberaad gevraagd om aan deze klankbordgroep deel te nemen. De klankbordgroep burgerberaad is met elkaar in gesprek gegaan over wat een burgerberaad nu eigenlijk betekent en in hoeverre een burgerberaad een geschikt instrument is voor Heerlen. De klankbordgroep is van mening dat het burgerberaad een geschikt instrument is voor burgerbetrokkenheid en het bouwen aan vertrouwen tussen inwoners en de gemeente Heerlen. Dit heeft geleid tot dit plan van aanpak.

4

2. Wat is een burgerberaad? Tijdens een burgerberaad komt een groep bewoners tijdens een aantal bijeenkomsten bij elkaar. Zij worden door het gemeentebestuur gevraagd om advies te geven over een bepaald onderwerp. Ze denken na over een vraag die sterk leeft in de samenleving en veel mensen bezighoudt. Het zijn vraagstukken waar het schuurt en waar meningen of belangen botsen. Het kan gaan over kwesties waar de politiek niet goed uit komt. College, burgemeester en raad geven van tevoren aan dat zij de adviezen als zwaarwegend beschouwen en in principe overnemen als het aan de vooraf bepaalde randvoorwaarden voldoet, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van raad, college en burgemeester als bestuursorganen. De deelnemers aan het burgerberaad geven een advies. Ze nemen geen besluiten. Het nemen van een besluit blijft het mandaat van de volksvertegenwoordiging, te weten de gemeenteraad. De bewoners die meedoen aan het burgerberaad worden ingeloot (zie ook hoofdstuk 8 waarin de loting nader wordt uitgelegd) zodat alle bewoners kans krijgen om mee te doen. De deelnemers zijn een weergave van de Heerlense samenleving. Met elkaar zoeken zij naar een oplossing op de vraag die voorligt. Een burgerberaad gaat om het gesprek met elkaar.

Discussies en tegenstellingen mogen er zijn, en tijdens een burgerberaad ga je als groep met elkaar op zoek naar overeenkomsten en oplossingen. Het is een nieuwe vorm van democratie naast stemmen op een politieke partij en meedenken/meedoen met plannen van de gemeente. Dit heet ook wel een overlegdemocratie. Een burgerberaad is door deze manier van overleggen goed in te zetten voor onderwerpen die voor bewoners belangrijk zijn en/of onderwerpen die gepolariseerd zijn. De deelnemers bepalen zelf welke informatie, tussenstappen en regels er nodig zijn. Een burgerberaad gaat over consent. Consent betekent dat je besluiten neemt waar geen van de aanwezigen meer een overwegend, beargumenteerd bezwaar op heeft (bron: www.consentmethode.nl). Het is niet nodig dat iedere deelnemer 100% voor is, maar wel dat elke deelnemer voldoende voor is. Dat betekent dat de deelnemers een advies schrijven waar de meeste deelnemers het mee eens zijn. Ook als je niet helemaal overtuigd bent, kun je toch meegaan in de mening van de meeste anderen. Een burgerberaad gaat niet over steun krijgen voor plannen die er al zijn. Bij een burgerberaad maken bewoners helemaal zelf de plannen om tot beter beleid te komen.

5

2.1 Stappen burgerberaad Een burgerberaad heeft een aantal stappen: Stap 1: Starten • Kennismaken met elkaar. • Een bijeenkomst waarbij de raad, het college of de burgemeester de opdracht geeft aan de bewoners. • De start van het burgerberaad met onafhankelijke gespreksleiding. Ze stellen de onderlinge spelregels vast en spreken af hoe ze tot adviezen gaan komen. En er wordt gecheckt of de vraagstelling duidelijk is voor iedereen. Een grote groep mensen met verschillende achtergronden betekent ook een verschil in kennis en ervaring over het onderwerp. Ze bespreken welke kennis en informatie op te vragen. Stap 2: Informeren • Informatie horen van experts, ervaringsdeskundigen, betrokken partijen en ambtenaren. Zowel fysiek met elkaar als online. Als het burgerberaad besluit externen te betrekken, dan kan dat invloed hebben op hoelang het burgerberaad duurt. Bijvoorbeeld omdat er aparte bijeenkomsten georganiseerd worden. De gemeente stelt een lijst met deskundigen op, waarvan het burgerberaad gebruik kan maken. Ook kunnen deskundigen zichzelf, voorzien van motivering aanmelden t.b.v. het burgerberaad. Het burgerberaad beslist zelf welke deskundigen ze willen horen en wie ze uitnodigen. Stap 3: Overleggen • Het is gewenst om ook te overleggen in kleinere groepen.

Tijdens deze overleggen, ook met onafhankelijke gespreksleiding per tafel, zoeken de deelnemers door het delen van inzichten en overwegingen samen naar oplossingen en adviezen. Tijdens de gehele periode van overleg kan aanvullend (digitaal) een gesprek gevoerd worden met de stad bijvoorbeeld door online een poll te houden of bijeenkomsten te organiseren waarvan de uitkomsten worden meegenomen in een volgende bespreking van het burgerberaad. Op die manier wordt een nog bredere groep betrokken. Stap 4: Advies uitbrengen • In de laatste bijeenkomst maakt de groep gezamenlijk keuzes over de adviezen die ze aan college, burgemeester en/of raad gaan voorleggen. Hiervoor stemmen de deelnemers per voorgestelde oplossing/advies. De verschillende adviezen kunnen worden samengevoegd. Niet de meeste stemmen gelden maar alle stemmen gelden. Er worden gedragen besluiten genomen waarbij iedere deelnemer zich gezien, gehoord en begrepen voelt (bron: www.consentmethode.nl/overheid). • De deelnemers bepalen samen de vorm en de inhoud van het adviesrapport. • Op basis van het adviesrapport wordt een besluit gevraagd aan het bevoegd orgaan (burgemeester, college van B&W of raad). Het adviesrapport zelf wordt uiteraard ook naar het college en naar de gemeenteraad gestuurd.

6

Wij gaan voor het burgerberaad in Heerlen vooralsnog uit van 5 bijeenkomsten verdeeld over ongeveer 4 of 5 maanden (ongeveer om de 3 à 4 weken). Inclusief de voorbereidingstijd van ongeveer 5 maanden en de tijd die daarna nodig is om checks te doen en een bestuursvoorstel te maken (3 maanden), betekent dit dat een burgerberaad al snel een jaar duurt. Daarbij houden we rekening met: • Regelmatige bijeenkomsten (een hele dag in het weekend). • Voldoende tussentijd waarin deelnemers zich kunnen voorbereiden op de volgende bijeenkomst. • Vakanties en religieuze feestdagen. De doorlooptijd van een burgerberaad is mede afhankelijk van het onderwerp, de wensen van de deelnemers en kan dus meer of minder tijd in beslag nemen dan hiervoor geschetst.

7

3. Wat zijn de voorwaarden voor een burgerberaad? Wij komen tot de volgende voorwaarden voor een succesvol Heerlens burgerberaad: a. Opdracht: er ligt een duidelijke opdracht van het betrokken bestuursorgaan (raad, college en/of burgemeester) aan het burgerberaad. Daarbij is ook vastgelegd wat er met de uitkomsten van een burgerberaad gebeurt. De adviezen worden als zwaarwegend beschouwd en in principe overgenomen als het aan de randvoorwaarden voldoet, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen. Het uitgangspunt is dat een raadslid zonder last (en ruggespraak) stemt over het betreffende onderwerp. Een van de randvoorwaarden is dat het uitvoerbaar is. Een advies kan bijvoorbeeld niet uitvoerbaar zijn als het niet aan bepaalde regelgeving voldoet, we niet beschikken over voldoende financiële middelen of het advies is praktisch/technisch/juridisch niet uitvoerbaar. b. Onderwerp en vraagstuk: het onderwerp en de vraagstelling voldoen aan de criteria maatschappelijk relevant, politiek relevant, zichtbaar resultaat en burgerberaad is geschikt instrument. c. Onafhankelijke procesbegeleiding: een onafhankelijke partij die geselecteerd wordt door de gemeente zorgt vanaf het begin voor het goede open gesprek, verslaglegging en veiligheid binnen de groep.

Er is een onafhankelijk ‘loket’ voor integriteitsvraagstukken of klachten. De deelnemers kunnen samen met de onafhankelijke procesbegeleiding professionals en ervaringsdeskundigen vragen om hun (vak)kennis te delen. d. Representativiteit: samenstelling die een goede afspiegeling vormt van de Heerlense bevolking door middel van loting. e. Iedereen moet mee kunnen doen: deelname moet laagdrempelig zijn. Mogelijke deelnemers worden actief benaderd waarbij rekening gehouden wordt met laaggeletterdheid en digitale vaardigheden van de toekomstige deelnemers. f. Toegankelijk: meedoen moet voor alle bewoners zo makkelijk mogelijk zijn; we nemen zoveel mogelijk belemmeringen om deel te nemen weg. g. Voldoende tijd en budget: om het overleg te voeren dat nodig is. De afdeling - waar het onderwerp onder valt - moet voldoende tijd aan het burgerberaad kunnen besteden. En er moet voldoende tijd zijn om de taal van bewoners om te zetten naar politieke voorstellen en een uitvoeringstoets te doen. h. Evalueren: Tijdens en na het burgerberaad vindt er een evaluatie plaats om ervan te leren voor volgende burgerberaden.

8

i. Publiekscampagne en communicatie Voor, tijdens en na het burgerberaad moet de stad geïnformeerd worden over de komst van het beraad en het verloop van het beraad. En natuurlijk over de uitkomsten. De communicatie heeft drie doelen: Vooraf: Iedere Heerlenaar via een grote publiekscampagne informeren over het instrument burgerberaad – en het onderwerp - zodat bewoners weten wat het is en kunnen afwegen of ze mee willen doen als ze worden ingeloot voor het eerste burgerberaad. We zetten hiervoor een mix aan communicatiemiddelen in. Tijdens: Een brede dialoog over het onderwerp waar het burgerberaad mee aan de slag gaat in samenwerking met partners in de stad (denk aan de bibliotheek, lokale media, sleutelpersonen en de wijkplatforms). Deze dialoog wordt ook digitaal gevoerd. Doel van deze brede dialoog is om mogelijke input (ideeën en opvattingen) te geven aan de deelnemers van het burgerberaad en hiermee een nog grotere groep te betrekken. Achteraf: Goede terugkoppeling van het proces dat is doorlopen, de aanbevelingen van de beraad en wat het bestuur ermee gaat doen. Ook via de digitale weg. De gemeente zal op de website informatie plaatsen over de eerste experimenten met het burgerberaad. Over wat het is, hoe de aanpak zal zijn en wat we willen onderzoeken en leren. Voor algemene vragen kunnen inwoners terecht bij het klantcontactcentrum van de gemeente.

De communicatie met de stad tijdens het beraad zal plaatsvinden vanuit de deelnemersgroep en het bureau dat de groep begeleidt. Zij zijn in de lead om bepaalde groepen of experts om input te vragen. Dit zal dus alleen op uitnodiging gebeuren. Deelnemers mogen niet ‘’overvallen worden’’ door bepaalde (belangen)groepen die het proces willen beïnvloeden. Anders vindt er een lobby plaats en is het beraad niet onafhankelijk meer.

9

4. Waar moet de opdracht aan voldoen? De opdracht moet volledig helder zijn zodat vooraf is afgesproken wat er met de uitkomsten gebeurt en de ingelote bewoners weten waar ze aan toe zijn. Dit betekent dat het resultaat van het burgerberaad (het antwoord op de vraag) een zwaarwegend advies is dat in principe wordt overgenomen door het college, burgemeester ofwel raad als het aan de randvoorwaarden voldoet, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen. Het uitgangspunt is dat een raadslid zonder last (en ruggespraak) stemt over het betreffende onderwerp. We kiezen hier niet voor het woord ‘mandaat’ omdat dit zou betekenen dat de ingelote bewoners uit naam van een bestuursorgaan besluiten mogen nemen (artikel 10:1 Awb). Dat is bij een burgerberaad niet de bedoeling; de beslissingsbevoegdheid blijft bij de raad. De formulering van ‘opdracht’ en ‘zwaarwegend advies dat in principe wordt overgenomen’, maakt dat dit instrument wel duidelijk anders is dan andere participatievormen met minder vergaande zeggenschap. Alle adviezen van het burgerberaad zijn van tevoren getoetst op uitvoerbaarheid: tussentijds en aan het einde. In de meeste gevallen zal het besluit over de opvolging (het uitvoeren van de adviezen) ook een bevoegdheid zijn van de raad.

Maar er kan ook een burgerberaad georganiseerd worden over een onderwerp dat de bevoegdheid is van het college of de burgemeester. College, burgemeester of raad hebben een rol voor het beraad, tijdens het beraad en na het beraad. Voor het beraad Het college, burgemeester of de raad (afhankelijk van welk orgaan bevoegd is bij de vraagstelling) geeft de opdracht aan de ingelote bewoners om met de vraag aan de slag te gaan, met daarbij het verzoek om tot adviezen te komen. Deze opdracht wordt zwart op wit gezet in een college-, burgemeester- of raadsbesluit en dus formeel verankerd. Wellicht is het in de toekomst mogelijk om de opdracht namens gemeente samen met een andere partij (bijvoorbeeld uit de zorg of het onderwijs) te geven. Voor een eerste burgerberaad zien wij een opdracht van college, burgemeester of raad voor ons. Vooraf moet duidelijk zijn wat wordt gevraagd van de bewoners die meedoen. Ook is helder hoe de burgemeester, het college en de raad op de hoogte wil blijven en worden er afspraken gemaakt over aanwezigheid van burgemeester, college en raadsleden bij de bijeenkomsten. Wanneer mogen zij aanwezig zijn om mee te luisteren en sfeer te proeven? Om al deze afspraken goed te kunnen maken, organiseren we vooraf een bijeenkomst tussen de ingelote bewoners en een vertegenwoordiging van de bestuursorganen college, burgemeester en raad.

Zo kunnen zij elkaar leren kennen en met elkaar bespreken wat er nog onduidelijk is (over o.a. de vraagstelling). College, burgemeester en raad kunnen hun vertrouwen uitspreken en de bewoners weten dat ze het niet voor niks doen. Door deze ontmoeting worden verwachtingen van beiden kanten helder. Om latere misverstanden te voorkomen worden alle afspraken vastgelegd in een reglement van orde. Hierin staat: wie doet wat, wie is waarvoor verantwoordelijk, wie mag besluiten tot het inschakelen van ambtenaren/derden, wie beslist over de inzet van budget et cetera.

10

Tijdens het beraad Tijdens het beraad staan ambtenaren, het college, de burgemeester en de raad aan de zijlijn. Indien de raad interesse heeft in de voortgang van het burgerberaad kan hier een aparte sessie/gesprek aan worden gewijd. Zo kunnen de gesprekken gevolgd worden en ontstaat er begrip hoe de bewoners tot bepaalde oplossingen komen. Als tijdens het beraad blijkt dat de opdracht toch niet duidelijk genoeg is of men iets onverwachts tegenkomt, dan kan er een aanvullend besluit voor de vraag en/of de opdracht nodig zijn. De organiserende partij (onafhankelijke procesbegeleider) moet hier dan een aanpak voor bedenken richting college, burgemeester of raad. Ook kan het burgerberaad tussentijds aan ambtenaren vragen om adviezen financieel, juridisch en technisch te laten toetsen. Aan het einde van het beraad Als de bewoners bijna klaar zijn, schrijven ambtenaren aanvullend aan het adviesrapport van de deelnemers een bestuursvoorstel met een advies welke aanbevelingen uitvoerbaar zijn en welke niet. Dit voorstel wordt voorafgaand aan de definitieve versie besproken met de deelnemers van het burgerberaad. Dit gesprek kan tot wijzigingen leiden in het adviesrapport van het beraad – als zij dat zelf willen – of tot aanscherping van het bestuursvoorstel dat door de ambtenaren wordt geschreven.

Na het beraad Beide stukken - het adviesrapport + ambtelijk advies – worden via een officieel bestuursadvies aan college, de burgemeester en/of raad aangeboden. De voorzitter van het beraad zal de adviezen toelichten aan college, burgemeester en/of raad, waarna de aanwezigen informatieve vragen kunnen stellen. Tijdens de college- of raadsvergadering worden de adviezen besproken en daarover een besluit genomen.

11

5. Waar moeten het onderwerp en de vraag aan voldoen? Om te komen tot een selectie van onderwerpen zijn de volgende toetsingscriteria opgesteld waar een goed onderwerp aan moet voldoen. De criteria zijn: a. Het onderwerp is maatschappelijk relevant Het onderwerp speelt bij een grote groep bewoners en maatschappelijke organisaties en wordt door hen gezien als urgent. Als de relevantie te laag is of bij onvoldoende bewoners speelt (alle potentiële deelnemers aan het burgerberaad) dan is de kans op voldoende opkomst en brede betrokkenheid klein. b. Het onderwerp is politiek relevant Het is een onderwerp waar nog geen besluit over is genomen en waar de politiek zelf niet makkelijk uitkomt, maar wel leeft bij een groot deel van het bestuur. Bij een raadsbevoegdheid gaat het erom dat de raad zich committeert aan de uitkomsten. Kunnen/willen/durven zij de opdracht voor dit onderwerp uit handen geven? Als het onderwerp vanuit de politiek komt dan maakt dat de uitgangspositie van het burgerberaad sterker. Daarnaast is het (zeker voor het opdoen van ervaring met burgerberaden) van belang dat het onderwerp/de vraagstelling binnen de verantwoordelijkheden van de gemeente valt: gaat de gemeente erover of is dat een andere partij? c. Het onderwerp geeft een zichtbaar resultaat Het is belangrijk dat de uitkomsten van een burgerberaad zichtbaar worden in de samenleving.

Zichtbaarheid betekent besluitvorming die leidt tot concrete uitvoering op een termijn dat bewoners de uitvoering nog weten te koppelen aan het burgerberaad zelf. Zichtbaarheid betekent ook dat er publieke aandacht is voor het verdere proces dat zich ontvouwt na het burgerberaad. Het belang van zichtbaarheid geldt des te meer voor het eerste burgerberaad aangezien het ervaren succes door politiek en bewoners bepalend is voor de verdere ontwikkeling van dit instrument. Dus onderwerpen die, bijvoorbeeld om begrotingstechnische redenen, na meer dan een jaar tot uitvoering leiden, zijn minder wenselijk dan onderwerpen die snel tot uitvoering kunnen leiden. d. Een burgerberaad is een geschikte vorm Als er een onderwerp is waar een ander participatie-instrument ook geschikt voor is, dan moeten we ons afvragen of we wel een burgerberaad willen organiseren. Het kost namelijk veel tijd, geld en energie die we misschien beter voor andere zaken kunnen gebruiken. Over een klein onderwerp kan waarschijnlijk net zo goed op een eenvoudigere manier geparticipeerd worden. Ook als het onderwerp al op een andere manier wordt opgepakt, bijvoorbeeld door de provincie of de regering, kan een burgerberaad minder geschikt zijn. e. Een goede vraagstelling De vraagstelling voor het burgerberaad moet concreet, ambitieus en ‘behapbaar’ zijn en niet te technisch.

Er moeten voldoende dilemma’s in het vraagstuk zitten en er moet voldoende ruimte zijn in het beleid om opvolging te geven aan de adviezen. De vraag mag niet te klein zijn, maar ook niet te groot. Dat kan leiden tot een lange lijst aan aanbevelingen en het risico dat de politiek daar uit gaat selecteren.

12

Een goede vraag is belangrijk en moet zowel open worden geformuleerd als voldoende afgebakend zijn. De vraag is gesteld in een taal die begrijpelijk is voor alle deelnemers, het liefst op A2 of A1 niveau en anders B1. Dat betekent geen beleidstaal, maar direct duidelijk en op één manier te lezen. De vraag is zonder oordeel, geen stelling, niet sturend en straalt geen (politieke) voorkeur uit. De vraag schetst het dilemma en geeft inzicht in de afwegingen die er zijn. De vraag roept het gevoel van belangrijkheid op. En moet ervoor zorgen dat mensen willen meedoen. Er mag een toelichting bij de vraag komen.

13

6. Onderwerpen voor een burgerberaad De klankbordgroep burgerberaad, bestaande uit raadsleden, collegeleden, inwoners uit Heerlen, commissieleden en medewerkers van de gemeente Heerlen, inventariseerde wat mogelijk geschikte onderwerpen voor een Heerlens burgerberaad zouden kunnen zijn. De klankbordgroep kwam tot de conclusie dat onderwerpen voor een burgerberaad juist door inwoners aangedragen zouden moeten wonen. Het gaat immers om het betrekken van alle Heerlenaren. Zowel in het voortraject om te komen tot een burgerberaad. Als het burgerberaad zelf. Het onderwerp dient een thema te zijn waarvoor de gemeente verantwoordelijk is en bevoegd. Er dient een publiciteitscampagne aan vooraf te gaan. Alle inwoners worden geïnformeerd over wat een burgerberaad is, dat een burgerberaad er voor hun is en alle Heerlenaren worden uitgenodigd mee te denken over thema’s. Deze informatie wordt op verschillende manieren verstrekt, om zoveel mogelijk mensen te bereiken. Hiertoe dient een communicatieplan opgesteld te worden. Belangrijke aandachtspunten in dit communicatieplan zijn hoe zoveel mogelijk mensen te bereiken, inclusief Heerlenaren die zich gewoonlijk minder snel betrokken voelen en inclusief moeilijk te bereiken inwoners. Daarnaast dient goed omschreven te worden waaraan thema’s moeten voldoen.

Welke voorwaarden er zijn om een onderwerp geschikt te laten zijn voor een burgerberaad. Dit is ook belangrijk om achteraf duidelijk te maken waarom een thema wel of niet is gekozen. Ambtenaren toetsen of de ingediende onderwerpen aan de gestelde criteria voldoen. Dit resulteert in een aantal thema’s die voldoen aan de gestelde criteria. Deze thema’s worden voorgelegd aan de Heerlenaren. De inwoners komen uiteindelijk tot één onderwerp. Uiteindelijk beslist de gemeenteraad of het aangedragen thema wordt voorgelegd voor de pilot burgerberaad. Dit proces wordt nader uitgewerkt in het reglement burgerberaad.

14

7. Rollen van ambtenaren en externe procesbegeleiding Het burgerberaad is van de bewoners. Om hun overleggen goed te organiseren is er onafhankelijke procesbegeleiding nodig. Vooraf moet het volgende duidelijk zijn: • Wie zijn er bestuurlijk en ambtelijk betrokken en wat doen zij? • Waarop selecteren we de externe procesbegeleiding? Partijen kunnen zich hiervoor inschrijven. De partij die het beste aan de wensen en eisen voldoet krijgt de opdracht. Zie bijlage 1 voor een opzet voor het programma van eisen. • Welke stappen moeten doorlopen worden voor het organiseren van een burgerberaad? (een draaiboek) • Wie heeft welke verantwoordelijkheden en welke afspraken zijn er onderling gemaakt? (reglement van orde) De ambtelijk opdrachtgever is degene binnen de gemeente die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waar het burgerberaad over gaat. Als we bijvoorbeeld een burgerberaad over wonen zouden organiseren, dan is dat de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke afdeling die over wonen gaat. De directeur Stad zou dan ambtelijk opdrachtgever voor het burgerberaad worden. De verantwoordelijkheid richt zich met name op de voorbereiding (besluit om te komen tot een burgerberaad) en nazorg (om te komen tot besluitvorming en uitvoering van het resultaat van het burgerberaad).

Hij voert samen met de programmamanager burgerbetrokkenheid de selectie van de externe procesbegeleiding uit. De loting wordt gedaan door de afdeling Burgerzaken of een extern bureau. De uitnodiging voor deelname aan het burgerberaad (op basis van de loting) wordt opgesteld door de ambtelijk opdrachtgever en verstuurd uit naam van de verantwoordelijk wethouder. De externe procesbegeleiding is verantwoordelijk voor de hele organisatie van het burgerberaad van de organisatie van bijeenkomsten tot het schrijven van het adviesrapport. Tijdens het burgerberaad is de ambtelijk opdrachtgever het vaste aanspreekpunt voor de externe procesbegeleiding, bijvoorbeeld om mee te denken over de inzet van expertise en kennis breed in de gemeentelijke organisatie of daarbuiten. Maar hij is niet direct betrokken bij het burgerberaad zelf. Na het burgerberaad brengt de ambtelijk opdrachtgever het advies van het burgerberaad richting besluitvorming door college, burgemeester of raad. De volgende interne medewerkers zullen betrokken zijn bij het burgerberaad: de ambtelijke opdrachtgever (directeur) en een medewerker van zijn afdeling, het team burgerbetrokkenheid bestaande uit de programmamanager burgerbetrokkenheid, een raadsadviseur, communicatiemedewerker en administratieve/secretariële ondersteuning. Een medewerker burgerzaken indien de loting niet extern plaatsvindt.

Een medewerker afdeling communicatie t.b.v. het publiciteitsplan vooraf.

15

De verdeling van de uren van deze medewerkers is als volgt, gerekend over de looptijd van het burgerberaad (een half jaar): Functie Ambtelijke opdrachtgever (directeur) Medewerker met expertise onderwerp burgerberaad Team burgerbetrokkenheid Medewerker afdeling communicatie Medewerker burgerzaken

Totaal aantal uren looptijd burgerberaad 5 20 600 200 120

Totaal aantal uren voor een half jaar

945 uren

Deze taken vallen onder de werkzaamheden behorende bij de functie. Waardoor er geen extra formatiekosten worden berekend. Dit wordt dan ook niet doorberekend in de kosten betreffende het burgerberaad.

16

8. Hoe zorgen we via loting voor een representatieve groep deelnemers? De deelnemers aan het burgerberaad moeten met elkaar een goede weergave vormen van de Heerlense samenleving. De bewoners die deelnemen aan het burgerberaad praten immers namens heel Heerlen. Om tot een goede selectie te komen werken we met een loting: dat geeft iedereen kans op een uitnodiging voor het burgerberaad. Voor de loting zullen we op basis van de gemeentelijke basisadministratie onder andere selecteren op leeftijd, geslacht en postcodegebied. Echter de keuze van ingelote bewoners zelf om wel/niet mee te doen leidt niet automatisch tot een goede afspiegeling. Daarom doen we aan ‘oversampling’ voor groepen waarvan de verwachting is dat zij minder geneigd zijn mee te doen. Oversampling wil zeggen dat er gebruikt wordt gemaakt van een hoger aantal (sample) dan strikt nodig is. Om voorafgaand aan definitieve plaatsing te checken hoe de groep verdeeld is van de mensen die zich opgeven, vragen we bij de aanmelding – als ze dat met ons willen delen - naar bepaalde kenmerken die we nog niet van ze weten: opleiding, stemmen bij gemeenteraadsverkiezingen (ja/nee), en hun (huidige) kijk op het onderwerp van het burgerberaad (om te voorkomen dat alleen mensen die zich hard maken voor een bepaalde richting meedoen). Als zich nog niet voldoende mensen hebben opgegeven (uit een bepaalde groep), loten we bij.

We willen in de eerste stap de steekproef wat kleiner houden, omdat we anders misschien veel mensen teleur moeten stellen. Uit de mensen die zich hebben aangemeld, wordt een groep geloot waarbij rekening is gehouden met de relevante kenmerken die ze hebben aangegeven bij de aanmelding. Dat is de groep die definitief geplaatst is. Deze loting in stappen is erop gericht om de 100 Heerlense deelnemers een goede afspiegeling te laten zijn van de Heerlenaren. Het idee hierachter is dat alle bewoners van Heerlen zich wel in een paar deelnemers kunnen herkennen en zich vertegenwoordigd voelen. Uitgangspunten voor loting zijn: • De loting & deelname aan een burgerberaad houden wij als gemeente anoniem. • De groep deelnemers bestaat uit 100 deelnemers. • Deelnemers zijn 14 jaar of ouder. • Er doet maximaal 1 deelnemer mee per huishouden. • Het is een steekproef uit de gemeentelijke basisadministratie. • Er is onafhankelijk toezicht op de loting door een notaris. • De deelnemers wonen verspreid over de stad en in de verschillende wijken. • Raadsleden, collegeleden en ambtenaren van de gemeente Heerlen mogen niet meedoen. • Deelnemers zijn bij alle bijeenkomsten aanwezig.

17

9. Hoe maken we deelname makkelijk(er)? Er kunnen veel redenen zijn voor ingelote bewoners om niet mee te willen doen: geen tijd, de Nederlandse taal niet goed kunnen lezen en schrijven, geen kinderopvang hebben of twijfelen of ze wel serieus genomen worden. Een aantal bewoners zal, zeker in deze tijd, aan het overleven zijn en daardoor geen ruimte voelen voor een burgerberaad. De aard van het vraagstuk is ook bepalend of mensen meedoen. Complexe en abstracte onderwerpen zullen minder bewoners doen laten deelnemen. De kwestie is of het thema meerdere mensen aanspreekt of een selecte groep. Het voeren van gesprekken met onbekende andere bewoners en deskundigen kan voor bewoners ook een belemmering zijn om zich op te geven. Wij willen binnen onze mogelijkheden zoveel mogelijk van deze belemmeringen wegnemen zodat zij zich bij inloting toch opgeven voor het burgerberaad en zoveel mogelijk mensen mee kunnen doen om tot een representatieve groep te komen. Bewoners die drempels ervaren kunnen contact opnemen met de gemeente, zodat we samen kunnen kijken hoe we de belemmering(en) weg kunnen nemen. Voor het burgerberaad willen we een financiële vergoeding geven. Uit ervaring blijkt dat dat zorgt voor een grotere opkomst en dus een betere representativiteit. Het is een bedankje voor de tijd en inzet van de bewoners. En voor de eventuele onkosten die de deelnemers moeten maken.

We nemen het minimumloon als uitgangspunt en het maximale bedrag dat een inwoner kan ontvangen zonder dat dit invloed heeft op een eventuele uitkering. Naast een vergoeding zorgen we, als dat nodig is, voor: • Ondersteuning voor mensen met een lichamelijke beperking. • Ondersteuning voor mensen met een (licht) verstandelijke beperking. • Een tolk voor mensen die geen Nederlands spreken/schrijven/lezen. • Een doventolk voor mensen die doof zijn. • Een oplossing voor mensen die blind zijn. • Toegankelijke ruimtes voor de bijeenkomsten. • Eten dat rekening houdt met voedselallergieën of andere (culturele) dieetwensen. • Kinderopvang als men zelf geen oppas kan vinden. In de evaluatie van ieder burgerberaad nemen we mee of deze maatregelen voldoende zijn en nodig zijn om tot een goede samenstelling van een burgerberaad te komen. Naast loting en het makkelijk maken van deelname, is de uitnodiging en de benadering van de mensen van groot belang om een diverse groep te krijgen voor het burgerberaad. Daarom doen we het volgende: Vooraf een grootse ‘publiekscampagne’ zodat mensen weten wat er aan komt (denk aan de inzet van posters, social media, huis aan huis, lokale media, een filmpje etc.). De uitnodiging is namens de gemeente en geeft korte, duidelijke informatie met een QR-code naar een website voor meer informatie.

18

-

-

In de uitnodiging aan bewoners staat duidelijk het onderwerp, de vraag en de opdracht. In de uitnodiging gebruiken we meerdere redenen waarom mensen mee zouden kunnen doen (interesse in onderwerp, mee willen helpen, iets voor de stad doen, invloed hebben, mensen leren kennen). De uitnodiging doet een persoonlijk beroep: we hebben u nodig. In de uitnodiging staat dat er geen voorkennis nodig is; iedereen kan meedoen. In de uitnodiging staat wat de vergoeding is en dat dit binnen de mogelijkheden valt voor mensen met een uitkering. In de uitnodiging staat hoe we drempels wegnemen (kinderopvang, tolk etc.). We proberen mensen ook telefonisch te bereiken (niet iedereen leest post). We vragen sleutelpersonen/vertrouwde wijkpersonen of zij bepaalde moeilijk bereikbare groepen kunnen benaderen om hun deelname te stimuleren. We organiseren een bijeenkomst en zoeken mensen op om meer informatie te geven (ook met inzet van sleutelpersonen). We zetten social media in/advertising op een onafhankelijk account. We gebruiken verschillende talen: naast Nederlands, bijvoorbeeld ook Engels, Arabisch en Turks.

19

10. Wat zijn de kosten van een burgerberaad? Een goed burgerberaad kost tijd, geld en energie. Om een inschatting te maken van de kosten, hebben we een splitsing gemaakt in kosten voor de gemeente, kosten die we maken voor de inhuur van procesbegeleiding en overige kosten.

Ambtelijke kosten

-

Ambtelijke inzet voor delen kennis/informatie Ambtelijke inzet team burgerbetrokkenheid Inzet afdeling burgerzaken/onderzoek i.v.m. loting Communicatie- en participatieplan, Loting en uitnodiging

Interne inzet, 1 fte, kosten worden niet extra berekend

Procesondersteuning

-

40.000

Vergoedingen

-

Inhuur voor voorzitterschap, organisatie, gespreksleiding, procesbegeleiding en verslaglegging Communicatie kosten / campagne vergoedingen voor deelnemers extra ondersteuning (kinderopvang, tolken, etc.)

Facilitaire kosten

-

zaalhuur catering

20.000

Monitoring

-

onafhankelijk onderzoek evaluatie

10.000

50.000

120.000,-

Totale begroting burgerberaad

Binnen de huidige begroting is in het programma burgerbetrokkenheid voor de organisatie van een burgerberaad ruimte. Een burgerberaad kan alleen georganiseerd worden als daarvoor per burgerberaad een bedrag van € 120.000,- euro wordt vrijgemaakt. Na het eerste burgerberaad beantwoorden we de volgende (financiële) vragen: Had het op onderdelen goedkoper gekund? Waarom wel/niet? Welke kosten waren onnodig? Welke kosten vielen hoger uit? Welke kosten vallen in de loop van de tijd goedkoper uit doordat er al een basis ligt? (bv communicatie) Waren we minder tijd kwijt aan beleids- en planvorming dan bij andere participatie? (impliciete kostenbesparing) Kosten-baten analyse: wat het kost en wat het oplevert. De financiële evaluatie moet bijdragen aan een beeld van de kosten voor een burgerberaad ten opzichte van andere participatievormen. Het organiseren van stadgesprekken (forum), het maken van een omgevingsvisie of buurtagenda’s met de wijk kosten ook geld.

20

11. Evalueren en leren We gaan al doende leren door ervaring op te doen met een burgerberaad. We doen dit door deze burgerberaden te evalueren en hiervan te leren om vervolgens: • Te bepalen of we verder willen met het instrument burgerberaad. • Te bepalen of het nodig is om het burgerberaad vast te leggen in een verordening. • Te bepalen wat de beste manier is om tot onderwerpen te komen. • Andere vormen van samenwerking met de stad en overleggen met bewoners en ondernemers te verbeteren met de succesfactoren van een burgerberaad. • Beter zicht te krijgen op de vraag wanneer een burgerberaad het geschikte instrument is. Met alle betrokkenen van de pilot burgerberaad wordt geëvalueerd. Er zijn vier vragen waar de evaluatie zich op richt: 1. Opzet en verloop van het burgerberaad (beschrijving). 2. Ervaringen van alle betrokkenen (deelnemers, ambtenaren, burgemeester, raad en college). 3. Doorwerking in beleid (wat is overgenomen). 4. Doorwerking bij deelnemers, ambtenaren en inwoners (verandering van houding t.o.v. onderwerp). Daarnaast zal er een onafhankelijk onderzoek plaatsvinden. Dit kan in samenspraak met bijvoorbeeld de Hogeschool Zuyd of door de Rekenkamer.

Hierbij is onder andere aan de orde welke problemen en dilemma’s zich voordeden en hoe zijn die ondervangen? Daarbij kunnen voorbeelden worden genoemd en inzichtelijk gemaakt welke manieren zijn gebruikt om daar mee om te gaan. Bijvoorbeeld als er toch nog drempels waren om mee te doen. Hoe is dat opgelost? Is dat naar ieders tevredenheid gelukt? De overall vraag is: Wat hebben we van het eerste burgerberaad geleerd en wat willen we een volgende keer anders doen? Ook komen vragen aan de orde die het vertrouwen betreffen: • Is bij de deelnemers de betrokkenheid/het vertrouwen in de gemeente/politiek toegenomen of afgenomen en wat zijn daar de verklaringen voor? • Is bij ambtenaren en wethouders het vertrouwen in bewoners/participanten toegenomen of afgenomen en wat zijn daar de verklaringen voor? De programmamanager burgerbetrokkenheid zal de opdrachtgever zijn van het onderzoek. Onderzoek Onafhankelijk onderzoek is nodig om de neutraliteit te waarborgen. Door toegepast wetenschappelijk onderzoek te laten verrichten dragen we bij aan het collectieve leerproces over burgerberaden en kunnen we onze bevindingen relateren aan ervaringen elders (zijn onze inzichten vergelijkbaar met ervaringen elders).

Door onafhankelijk onderzoek naar de opzet, uitvoering en ervaringen van deelnemers en andere betrokkenen (ambtenaren, college, burgemeester, raad) wordt duidelijk in hoeverre de beoogde doorwerking is gerealiseerd. Ook voor het onderzoek naar de doorwerking van de adviezen in beleid en besluitvorming is het belangrijk onderzoek te laten verrichten door een onafhankelijke organisatie.

21

Een van de belangrijkste onderzoeksvragen is: hoe is de effectiviteit van het instrument burgerberaad? Vanuit hun neutraliteit houden de onderzoekers zich bezig met vragen als: •Wat is de ervaring met het burgerberaad vanuit het oogpunt van alle betrokkenen (deelnemers, wethouders/raadsleden/burgemeester, inwoners en ambtenaren)? •Welke kennis hebben we opgedaan over de verschillende onderdelen van de opzet en uitvoering van een burgerberaad? •Hoe representatief en inclusief was het burgerberaad? Wat droeg daaraan bij en wat niet? •Hadden de deelnemers voldoende toegang tot informatie en kennis, ook van ambtenaren? •Was het onderwerp goed gekozen en de vraagstelling goed geformuleerd? •Levert een burgerberaad meer gedragen uitkomsten op dan bij andere participatievormen? •Hoe deliberatief was het burgerberaad? •Zijn de uitkomsten overgenomen door de gemeente? Waarom wel, waarom niet? •Hoe was het voor de gemeenteraad om bewoners om zwaarwegend advies te vragen? Gaven zij hun rol anders vorm? Zo ja, hoe? •Hoe kun je bestaande participatie-instrumenten democratisch verbeteren door elementen van - en ervaringen met - een burgerberaad in te zetten? Na een half jaar na de besluitvorming over het adviesrapport wordt onderzocht of de adviezen daadwerkelijk zijn opgepakt en uitgevoerd of in gang gezet.

Dit zal tevens actief worden gemonitord, en teruggekoppeld worden aan de deelnemers in een bijeenkomst met de raad, het stadsbestuur, de deelnemers van het burgerberaad en de inwoners van Heerlen.

22

12. Kansen, risico’s en dilemma’s Kans: bijdrage aan vertrouwen (terug) winnen We zien een burgerberaad als mogelijkheid om tot betere oplossingen te komen en een bijdrage te leveren aan meer vertrouwen van bewoners in de overheid. Tegelijkertijd zien we dat het vertrouwen in de (landelijke) overheid afneemt. Wij zien het burgerberaad als een van de instrumenten om te werken aan vertrouwen. We kunnen zichtbaar maken hoeveel kracht en kunde er bij bewoners zit. Daarvoor is het cruciaal dat het resultaat van het burgerberaad opvolging krijgt. Voor herstel van vertrouwen is uiteraard veel meer nodig. Dat kunnen we bereiken door betrouwbaar gedrag te laten zien. Je zegt wat je doet en je doet wat je zegt. Dilemma: contact met de stad Doordat we werken met loting, nodigen we ook bewoners uit die wij niet vanzelfsprekend bereiken. We hebben een grote verantwoordelijkheid om de brug te bouwen met ook die inwoners die bijvoorbeeld de veranderingen te snel vinden gaan. Voor alle mensen willen en moeten we er zijn. Een burgerberaad biedt een kans op breder contact met de stad. Tegelijkertijd weten we dat niet elke Heerlenaar actief betrokken wil zijn bij de lokale democratie.

Kans: ook bestaande vormen verbeteren We hebben op dit moment ook al veel verschillende vormen om samen te werken met bewoners, zoals wijkplatforms, netwerken in de stad, bewonersinitiatieven, bewonerspanels, bewonersavonden, etc. Wij denken dat we de ervaring die we opdoen met een burgerberaad kunnen gebruiken om ook deze bestaande vormen van samenwerken verder te verbeteren. Risico: niet iedereen kan deelnemen Een gezonde democratie is meer dan een keer in de vier jaar stemmen. Daarom is er een brede betrokkenheid van bewoners nodig. Hiervoor zien we mogelijkheden met een burgerberaad. Tegelijk zien we dat steeds meer mensen afhaken en in de overlevingstand komen gezien de huidige economische en maatschappelijke ontwikkelingen. Ook jongeren hebben het zwaar na corona. Hebben Heerlenaren wel zin, tijd en mogelijkheden om mee te doen aan een burgerberaad? Risico: er is te weinig geld en/of menskracht Voor de organisatie van een burgerberaad is veel geld nodig. Ook zijn er veel ambtenaren nodig die dingen uitzoeken en desgevraagd kunnen toelichten aan bewoners. Dat vraagt een herprioritering van het werk. Terwijl de stad ook veilig moet blijven, we moeten blijven bouwen, plannen blijven maken enzovoort. Risico: we weten van tevoren niet wat eruit komt Dat is spannend. De ervaringen met burgerberaden elders leert tot nu toe dat er nog nooit iets geks uit is gekomen.

Tot nu toe is wellicht het meest teleurstellende dat eruit komt waar je zelf ook al aan had gedacht.

23

Dilemma: van wie is het resultaat van het burgerberaad? Een burgerberaad is van de bewoners en daarmee onafhankelijk. Dit betekent dat ambtenaren, wethouders, burgemeester en raadsleden zich niet bemoeien met het burgerberaad, tenzij de bewoners zelf iets vragen aan de ambtenaren bijvoorbeeld. Het eindresultaat van het burgerberaad is het advies van de deelnemers waarbij we vooraf gezegd hebben dit in principe over te nemen. Tegelijkertijd is het onderwerp en de vraagstelling een verantwoordelijkheid van de gemeente. Dit betekent dat de gemeente ook de verantwoordelijkheid heeft om – zowel tussentijds als aan het einde - te toetsen op uitvoerbaarheid. Dit zou kunnen betekenen dat delen niet worden overgenomen terwijl er veel energie is gestoken door bewoners in het advies.

24

Bijlage 1: Programma van eisen voor onafhankelijke procesbegeleiding -

Kennis van de organisatie van burgerberaden. Kennis van verschillende vormen van loting. Kennis van delibereren en de consentmethode. Voorstel voor communicatie tijdens het beraad met de stad zowel fysiek als online. Heldere verslaglegging tussendoor en aan het einde (liefst in A2 of A1 en anders in B1 taal). Er is geen (zakelijke) relatie met ambtenaren of de gemeenteraad van Heerlen. Er zijn geen belangen van het bureau bij de uitkomst van het burgerberaad. Hebben en geven geen mening over het onderwerp. Kan toegankelijk communiceren met iedere Heerlenaar van praktisch geschoold tot theoretisch geschoold. Kiezen samen met de deelnemers op integere en neutrale wijze sprekers om uit te nodigen (onder auspiciën van een ‘’factchecker’’ die neutraal is). De voorzitter en begeleiders overleggen een VOG. Werken zoveel mogelijk met lokale zzp-ers/professionals/maatschappelijke organisaties voor een maatschappelijk tarief (niet hoger dan 100 euro per uur). Begeleiden zowel op proces als op inhoud. Zien het burgerberaad als een leerproces en geven constructieve feedback (tijdens en achteraf). Faciliteren de deelnemers in het ophalen van kennis en ervaring in de stad. Zorgen voor voldoende tafel-gespreksleiders en leiden deze gespreksleiders op. Dragen zorg voor een klachtenreglement en toezicht.

Maakt informatie en processtappen vindbaar op de site van de gemeente Heerlen over burgerberaad. Garandeert de privacy van de deelnemers. Zorgen dat het leuke, ontspannen bijeenkomsten zijn waarin bewoners democratisch zelfvertrouwen opbouwen. Kan creatieve werkvormen inzetten.

Alle taken en de duur van de opdracht worden vanuit de gemeente vastgelegd in een opdracht.

25

Bijlage 2: Broninformatie In deze bijlage leest u over documenten die we via kennisnetwerken (bewoners, deskundigen andere overheden) Deze zijn als achtergrondinformatie gebruikt voor het opstellen van dit startvoorstel. In alfabetische volgorde. •Bureau burgerberaad – www.bureauBurgerberaad.nl •Eva Rovers – Nu is het aan ons het is tijd voor echte democratie •Heerlen – coalitieakkoord 2022 – 2026 ‘Uit liefde voor onze stad’. •Heerlen – Meerjarig Bestuurlijk Programma 2023 – 2026 •Oost België - The Ostbelgien Model Institutionalising Deliberative Democracy •Utrecht – startnotitie en raadsvoorstel burgerberaad

26