Onderzoek Rekenkamer: De praktijk van de Wob

60

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

grootste deel van deze informatie is volledig tot zeer volledig en bij het openbaar maken van de stukken is correct omgegaan met uitzonderingsgronden en beperkingen. TABEL 4.20. VRAGENLIJST INHOUD: TREFT UW DECENTRALE OVERHEID AL VOORBEREIDINGEN OP DE WET OPEN OVERHEID? (N=91)

Aantal 83

Ja Nee Weet ik niet

6

2

% 91% 7% 2%

91% van de betrokken overheden is al bezig met voorbereidingen op de Woo; dat is logisch, omdat 1 mei 2022 snel dichterbij komt. Wel hebben we in bijna alle interviews met ambtenaren en de VNG gehoord dat decentrale overheden hun informatiehuishouding nog niet op orde hebben; niet voldoende voor een goede uitvoering van de Wob en al helemaal niet voor de Woo. Dat terwijl openbaarheid van bestuur valt of staat met goed informatiebeheer. 4.9.2

4.10

Analyse De onderzochte overheden houden zich slechts beperkt aan het uitgangspunt van de Wob ‘eens openbaar, altijd openbaar (voor iedereen)’. In ieder geval 72% van de overheden maakt volgens het vragenlijstonderzoek nooit (informatie over) (besluiten op) Wob-verzoeken en/of achterliggende documenten bekend; een gang langs de websites bevestigt dit.

Conclusies De verhouding tussen belanghebbenden bij een Wob-verzoek – vaak individuele burgers – en het bestuursorgaan is per definitie onevenwichtig. Dit is inherent aan de relatie tussen burger en overheid in het algemeen; zie bijvoorbeeld recent de toeslagenaffaire en de discussie over maatwerk en de menselijke maat bij de uitvoering van de Participatiewet. Het bestuursorgaan heeft namelijk veel meer overzicht, kennis, bevoegdheden, mensen en middelen tot zijn beschikking. Bij Wob-verzoeken heeft het bestuursorgaan het overzicht (of zou dat moeten hebben) over welke informatie er wel en niet is en welke personen, organisaties en belangen er allemaal betrokken zijn. Het is belangrijk dat overheden zich bewust zijn van deze disbalans en hun sterke (informatie)positie zorgvuldig en volgens de wet gebruiken. Bijvoorbeeld bij de inventarisatie en afweging welke documenten er zijn en wat wel en niet wordt verstrekt (en vooral: waarom). Of bij de beoordeling of er derde-belanghebbenden zijn en op welke manier zij in de besluitvorming op een Wob-verzoek worden betrokken. Verzoekers en anderen weten immers niet wat zij niet weten; een derde-belanghebbende die niet weet dat er een Wobverzoek is, kan ook geen zienswijze geven of bezwaar maken.

Informatie in documenten en het zoeken daarnaar Een belangrijk punt in dit verband is dat veel Wob-verzoeken worden afgewezen omdat de gevraagde informatie niet in een bestaand document staat. Dit doen overheden dan met een standaardverwijzing naar jurisprudentie dat zij niet verplicht zijn nieuwe documenten te maken. Het is belangrijk om in Wob-besluiten goed te motiveren hoe onderzoek is gedaan (dit gebeurt volgens de dossierstudie nauwelijks), welke documenten dat onderzoek heeft opgeleverd en welke informatie uit die documenten om welke reden(en) wel en niet wordt verstrekt.

61

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

‘Eens openbaar, altijd openbaar’ Over het algemeen zien we dat de afhandeling van Wob-verzoeken door de betrokken overheden rechtmatig gebeurt. Wel is er een aantal aandachts- en verbeterpunten. Zo kan de beoordeling of een verzoek om informatie wel of geen Wob-verzoek is, scherper. Het wel of niet behandelen als Wob-verzoek kan namelijk grote gevolgen hebben voor de verzoeker en andere belanghebbenden, als die er zijn. Verband hiermee houdt de conclusie dat de meeste overheden een van de kernuitgangspunten van de Wob – ‘eenmaal openbaar is altijd openbaar (voor iedereen)’ – niet in de praktijk brengen. Met een Wob-verzoek opgevraagde informatie wordt alleen verstrekt aan de verzoeker (en eventuele derde-belanghebbenden), en niet of alleen op verzoek openbaar gemaakt voor anderen. Informatie over (besluiten op) Wob-verzoeken wordt door de meeste overheden niet uit eigen beweging openbaar gemaakt op bijvoorbeeld de website. Onder de Woo wordt dit verplicht; dat vraagt dus nog een bewustwordingsslag. Belangrijk is dat de voor iedereen openbaar te maken stukken zijn getoetst op uitzonderingsgronden en beperkingen, zodat geen gevoelige informatie ‘op straat’ komt te liggen.

Een good practice uit de dossierstudie zijn dossiers waarin de documenten met daarin de gevraagde informatie al openbaar toegankelijk zijn en verzoeker daarnaar wordt verwezen, inclusief links naar de vindplaats. Vereisten aan de indiening van een verzoek Ook de toegankelijkheid – het gemak waarmee een Wob-verzoek kan worden ingediend – kan bij een aantal betrokken overheden nog beter. In ieder geval is het in strijd met de Wob om indiening per post als enige weg open te stellen; de Wob zegt immers dat een Wob-verzoek vormvrij is en ook mondeling mag. In de praktijk worden nauwelijks mondelinge verzoeken ingediend. Met het oog op de digitalisering van de samenleving verbaast het ook dat Wobverzoeken per mail bij maar weinig overheden een optie zijn; een mail sturen is voor (mogelijke) verzoekers toch een van de simpelste manieren. De overheden die deze weg expliciet afsluiten maken op zijn minst de indruk openbaarmaking van informatie niet te willen aanmoedigen. Informatie op websites Een rode draad in het websiteonderzoek is dat overheden over veel onderdelen van de Wob nauwelijks informatie op hun website hebben staan. Voorlichting op de website is ook geen wettelijke plicht, maar met het oog op dienstverlening en het ‘dichten van de kloof’ met burgers is volledig informeren op een gemakkelijk vindbare website in begrijpelijke taal wel aan te raden.

Betrekken van derden Veel betrokken overheden beseffen dat er bij Wob-verzoeken ook belangen van anderen dan de verzoeker in het geding (kunnen) zijn. Hier geldt wel hetzelfde als bij de beoordeling welke documenten relevant zijn; kan een bestuursorgaan altijd goed beoordelen of een belanghebbende bedenkingen zal hebben of niet? Het verschilt in welke mate en hoe overheden derdebelanghebbenden bij de procedure betrekken. Zo geven overheden verschillende antwoorden op de vraag wat zij derden verstrekken bij het geven van een zienswijzemogelijkheid bij een voorgenomen Wob-besluit (de ‘gelakte’ of ‘ongelakte’ stukken, of alleen (een omschrijving van) het Wob-verzoek?). Dit kan ook voor dilemma’s zorgen; er kunnen ook voor de derdebelanghebbende nieuwe stukken bij zitten (terwijl er nog geen Wob-beslissing is). Het risico bestaat dat de belanghebbende al iets met de stukken doet, net als het risico dat het

62

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

uiteindelijke besluit (onder andere wat wel en niet wordt weggelakt) afwijkt van het voornemen, terwijl al wel stukken zijn gedeeld. Dat pleit voor zorgvuldigheid vanuit de overheid. Toetsing aan uitzonderingsgronden en beperkingen In veel gevallen was het niet mogelijk om de toepassing van de uitzonderingsgronden en beperkingen van artikel 10 en 11 Wob te beoordelen, omdat we geen beschikking hadden over de niet verstrekte documenten en/of ‘ongelakte’ versies. In het grootste deel van de dossiers waarin deze beoordeling wel mogelijk was, worden de uitzonderingsgronden en beperkingen juist toegepast en gemotiveerd. Wel volstaan veel overheden met een standaardmotivering. Ook zijn hier nog verbeterslagen te maken, bijvoorbeeld dat de uitzonderingsgrond over persoonsgegevens nu ‘gedachteloos’ wordt toegepast zonder expliciete belangenafweging. Termijnen In een kwart tot een derde van de onderzochte gevallen wordt niet op tijd op een Wob-verzoek beslist. De gemiddelde doorlooptijd van verzoek tot besluit is bijna zes weken volgens het vragenlijstonderzoek en zeven weken volgens de dossierstudie. In hun reactie op de vragenlijst cijfers geven overheden aan dat zij op slechts 45% van de Wob-verzoeken binnen vier weken een beslissing hebben genomen.

De termijn van vier weken uit de Wob wordt vaak niet gehaald; sterker nog, vaak verdaagt het bestuursorgaan de beslissing meteen na ontvangst van het Wob-verzoek met een standaardtoelichting. Dit is een aandachtspunt, want een snel besluit op een verzoek of aanvraag is belangrijk voor vertrouwen in de overheid en het gaat om wettelijke termijnen, die met de Woo nog korter worden. Het verschil tussen hoe lang het daadwerkelijk duurt en hoe lang het volgens de Wob zou moeten duren lijkt mee te vallen, maar veel overheden registreren de beslistermijnen op Wobverzoeken niet (op de door ons gevraagde manier), en we kunnen alleen uitspraken doen over de dossiers die ons zijn opgestuurd. Extra aandachtspunten op weg naar de Woo zijn dat het vragen om preciseren van een verzoek straks binnen twee weken na ontvangst moet. Daarnaast kan straks volgens artikel 4.4, tweede lid, Woo alleen nog maar verdaagd worden vanwege de complexiteit of omvang van de informatie. Dat veronderstelt dus een toets, die er nu vaak niet is (er wordt veel standaard verdaagd).

63

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

5 Rechtsbescherming

5.1

Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de rechtsbescherming rondom het afhandelen van verzoeken om informatie. We maken inzichtelijk hoe de processen rondom bezwaar zijn ingericht en beantwoorden de vraag of de beoordelaars van bezwaar- en beroepschriften inzage hebben in de volledige documentatie. Leeswijzer In de volgende paragraaf wordt het thema bezwaar behandeld. De rechtsbescherming rondom (hoger) beroep en verzoeken om voorlopige voorziening wordt behandeld in paragraaf 5.3. De analyse en conclusies zijn opgenomen in de vierde en laatste paragraaf van dit hoofdstuk.

5.2

Bezwaar Op de vraag hoeveel bezwaarschriften per jaar worden ingediend tegen Wob-beslissingen moest een aantal overheden het antwoord schuldig blijven; 57 van de 93 overheden hebben hierover cijfers verstrekt. Opvallend daarbij is dat enkele gemeenten niet over de gevraagde cijfers beschikten. Op jaarbasis worden er gemiddeld twee à drie bezwaarschriften per jaar ingediend bij de gemeenten (vragenlijst cijfers, n=49). Bij de provincies gaat het jaarlijks om vier tot zes stuks (vragenlijst cijfers, n=6). In de periode 2018 tot en met 2020 is zowel in het gemeentelijk beeld als in het provinciale beeld een lichte stijging waarneembaar.

Aantal ingediende bezwaarschriften 2018-2020

4,2 2,2

5 2,5

2018

2019 Gemeenten

64

6 2,8

2020 Provincies

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

Veruit de meeste overheden, 67% (vragenlijst inhoud, n=93), maken bij de behandeling van het merendeel van hun bezwaarschriften, waaronder die tegen Wob-beschikkingen gebruik van een externe adviescommissie. Van de overheden maakt 13% gebruik van een interne adviescommissie (vragenlijst inhoud, n=93) en bij 15% (vragenlijst inhoud, n=93) van de overheden wordt ambtelijk gehoord. In de jaarverslagen van externe commissies die in het kader van de documentenstudie bekeken zijn wordt vrijwel geen tekst gewijd aan de procedure rondom Wob-beschikkingen en -bezwaren. In een incidenteel geval is een opmerking gemaakt over de gebrekkige kwaliteit van de motivering van de bestreden Wob-beschikkingen. Hoorzitting In de meeste gevallen worden belanghebbenden (verzoeker, bestuursorgaan en eventuele derde-belanghebbenden) uitgenodigd voor een hoorzitting (84%, vragenlijst inhoud, n=92). Vijf overheden organiseren een hoorzitting voor verzoeker en bestuursorgaan maar horen eventuele derde-belanghebbenden apart (5%, vragenlijst inhoud, n=92). Bij één overheid worden de drie partijen apart van elkaar gehoord. Toegang tot informatie Op slechts één van de 93 in het onderzoek betrokken websites wordt vermeld dat de (externe) commissie of beoordelaar van een ingediend bezwaarschrift toegang heeft tot de volledige, dus ongelakte, informatie waarop het primaire Wob-verzoek betrekking had.

Volgens respondenten heeft bij 58 overheden de (externe) commissie of beoordelaar toegang tot deze stukken (vragenlijst inhoud, n=79). Bij dertien overheden wordt de inhoud van weggelakte passages niet standaard maar wel op verzoek wel verstrekt. Zeven overheden geven aan dat de (externe) commissie of beoordelaar geen toegang heeft tot het volledige dossiers en/of de weggelakte passages. TABEL 5.1. VRAGENLIJST INHOUD: HEEFT DEZE COMMISSIE/HET ORGAAN/DE PERSOON DIE HET BEZWAARSCHRIFT BEOORDEELT OF DAAROVER ADVISEERT TOEGANG TOT DE VOLLEDIGE INFORMATIE WAAROVER HET WOB-VERZOEK GAAT? (N=78)

Ja Ja, maar niet inclusief de inhoud van weggelakte passages – die verstrekken we nooit Ja, maar niet inclusief de inhoud van weggelakte passages – die verstrekken we alleen op verzoek Nee

Aantal 57 7

% 73% 9%

13

17%

1

1%

Rechtbank Noord-Holland, ECLI:NL:RBNHO:2020:6557 “Verweerder stelt zich op het standpunt dat het bestreden besluit op rechtsgeldige wijze tot stand is gekomen. De gecensureerde versie van de Wob-stukken is per ongeluk niet aan de bezwaaradviescommissie verstrekt, waardoor zij geen inhoudelijk advies heeft kunnen geven. Dat doet echter niet af aan de bevoegdheid van verweerder om op het bezwaar van eiseres te beslissen. (…) Vaststaat dat de bezwaaradviescommissie geen inhoudelijk advies heeft gegeven. Dit is in strijd met artikel 7:13 van de Awb, de Verordening en het zorgvuldigheidsbeginsel. De rechtbank is, anders dan verweerder, van oordeel dat dit gebrek niet gepasseerd kan worden op grond van artikel 6:22 van de Awb. Niet gezegd kan worden dat het aannemelijk is dat eiseres door het feit dat de bezwaaradviescommissie geen inhoudelijk advies heeft gegeven, geen nadeel heeft ondervonden. Een inhoudelijk advies van de bezwaaradviescommissie biedt een extra waarborg voor de algehele heroverweging, die in bezwaar plaats moet vinden. Juist in een zaak als deze, waarin verweerder met een beroep op de vertrouwelijkheid weigert bepaalde stukken (geheel of gedeeltelijk) te openbaren, heeft eiseres daarbij

65

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

een groot belang. Eiseres had bovendien mogelijk aan de hand van een inhoudelijk advies van de bezwaaradviescommissie haar beroep nader kunnen substantiëren. De beroepsgrond slaagt.”

De wijze waarop de op het bezwaarschrift betrekking hebbende stukken ter inzage worden gelegd114 is wisselend. In onderstaande tabel wordt dit zichtbaar gemaakt. TABEL 5.2. VRAGENLIJST INHOUD: OP WELKE WIJZE WORDEN IN BEZWAAR BIJ WOB-ZAKEN PROCESSTUKKEN TER INZAGE GELEGD? (ARTIKEL 7:4 AWB) (N=92)

Niet Altijd alle documenten Altijd alle processtukken, met uitzondering van de Wob-documenten Altijd alle processtukken, met uitzondering van de Wob-documenten en processtukken waaruit de inhoud van de Wob-documenten kan blijken (zoals zienswijzen van belanghebbenden) Op verzoek alle documenten Op verzoek alle processtukken, met uitzondering van de Wob-documenten Op verzoek alle processtukken, met uitzondering van de Wob-documenten en processtukken waaruit de inhoud van de Wob-documenten kan blijken (zoals zienswijzen van belanghebbenden) Weet ik niet Overige

Aantal 6 13 5

% 7% 14% 5%

21

23%

3 1

3% 1%

8

9%

12 23

13% 25%

Heroverweging Indien sprake is van een commissie of persoon die advies uitbrengt over bezwaarschriften, heeft deze adviseur in 1% van de uitgebrachte adviezen in de jaren 2018, 2019 en 2020 geadviseerd het bestreden besluit (deels) te herroepen en de informatie alsnog openbaar te maken (vragenlijst cijfers, n=44). Respondenten (vragenlijst cijfers, n=48) geven aan dat het niet voorgekomen is dat een advies niet opgevolgd is. Deze uitkomst komt overeen met de antwoorden op de vraag in hoeveel gevallen het bestreden besluit is herroepen en er alsnog informatie openbaar is gemaakt (1% vragenlijst cijfers, n=48). Slechts hoogst incidenteel is een beschikking herroepen zonder dat dat tot gevolg had dat er extra informatie geopenbaard moest worden (<1% vragenlijst cijfers, n=50). In 113 (13%) van de 902 bekeken dossiers is bezwaar aangetekend tegen de beslissing op een Wob-verzoek.115 In 36 dossiers (4%) heeft dit bezwaarschrift geleid tot een aanpassing in de bestreden beschikking, waarbij in 33 (4%) gevallen het aangepaste besluit op bezwaar ervoor gezorgd heeft dat de informatie alsnog openbaar gemaakt is. In de gehele onderzoeksperiode is het zeer zelden voorgekomen (in minder dan 1% van de gevallen, vragenlijst cijfers, n=49) dat een bezwaarschrift is ingetrokken nadat, naar aanleiding van het bezwaarschrift, alsnog informatie openbaar is gemaakt. Ook intrekking van een

114 Artikel 7:4 Awb.

115 Bezwaarzaken zijn, door de wijze waarop de dossiers zijn geselecteerd, mogelijk oververtegenwoordigd in het dossieronderzoek; onderzoekers zijn ervan uitgegaan dat in een dossier geen bezwaar is gemaakt als er geen bezwaarstukken zijn aangeleverd en er door de overheid ook niet is aangegeven dat er bezwaar is gemaakt. Overigens zijn er ook overheden die in de vragenlijst aangaven bezwaarschiften ontvangen te hebben maar geen bezwaardossier hebben ingediend in de dossierstudie.

66

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

bezwaarschrift zonder dat alsnog informatie openbaar wordt gemaakt, komt zelden voor (2% vragenlijst cijfers, n=51). Er wordt vrijwel geen bezwaar ingediend tegen het besluit een Wob-verzoek door te zenden naar een ander bestuursorgaan (<1%, vragenlijst cijfers, n=54). Een gelijke constatering kan gedaan worden waar het bezwaar tegen het niet tijdig beslissing op een ingediend verzoek betreft (<1%, n=52). Beslistermijnen Bij de gemeenten is de doorlooptijd tussen beschikking en beslissing op bezwaar veertien weken (vragenlijst cijfers, n=27). De overige gemeenten, waterschappen en provincies hebben hierover geen data doorgegeven.

5.3

(Hoger) beroep en verzoeken om voorlopige voorziening In de jaren 2018, 2019, 2020 is er tegen een beslissing op bezwaar van de betrokken overheden ongeveer een beroepschrift per jaar ingediend (vragenlijst cijfers, n=54). Van hoger beroep is in die jaren nauwelijks sprake geweest (0%, vragenlijst cijfers, n=59). Een gelijke constatering kan gedaan worden waar het beroep tegen het niet tijdig beslissen op een ingediend verzoek betreft (<1%, vragenlijst cijfers, n=58). Hoger beroep tegen een niet tijdig nemen van een besluit op een Wob-verzoek is in die periode niet voorgekomen (n=61). In de dossierstudie zijn niet meer dan 29 beroepschriften (3%) en vier hoger beroepschriften116 aangetroffen (zowel tegen een beslissing op bezwaar als wegens niet-tijdig beslissen). Tweemaal heeft een ingediend beroep geleid tot het alsnog openbaar (moeten) maken van informatie.117 In het jurisprudentieonderzoek zijn 32 uitspraken gevonden die betrekking hadden op een in het onderzoek betrokken overheid en een in de onderzoeksperiode ingediend Wob-verzoek. Het betrof 24 beroepszaken (waarvan zeven rondom niet-tijdig beslissen en één gecombineerde behandeling), zes hoger beroepszaken en twee verzoeken om voorlopige voorziening. Twee uitspraken uit de dossierstudie leidden tot het openbaar moeten maken van meer informatie dan bij het bestreden besluit verstrekt was.

Ook de op rechtspraak.nl gepubliceerde uitspraken over de overheden luiden veelal ongegrond. In de jaren 2018, 2019 en 2020 hebben de overheden nauwelijks te maken gehad met verzoeken om voorlopige voorziening (<1%, vragenlijst cijfers, n=56). De (voorzieningen)rechter krijgt volgens de vragenlijst inhoud in 62% van de gevallen (n=92) toegang tot de volledige informatie over het Wob-verzoek. Dat houdt in dat de rechter ook de passages kan inzien die voor de verzoeker zijn weggelakt. 24% van de overheden geeft aan de rechter alleen inzage krijgt in de weggelakte passage als daartoe een verzoek wordt gedaan. Één overheid geeft aan de weggelakte passages nooit te laten inzien. 11% van de overheden weet niet tot welke informatie de rechter toegang krijgt.

116 In vier dossiers was het ingediende beroep nog niet behandeld en is er dus nog een mogelijkheid tot het indienen van een

hoger beroepschrift.

117 Niet op alle ingediende beroepschriften was ten tijde van dit onderzoek een uitspraak gedaan.

67

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

5.4

Analyse en conclusies In de onderzoeksperiode is het gemiddeld aantal bezwaarschriften per overheid volgens de vragenlijst cijfers licht gestegen. In het – beperkte – aantal (hoger)beroepszaken en verzoeken om voorlopige voorziening is geen stijging (of daling) zichtbaar. Daarbij moet wel aangetekend worden dat de slechts 50 tot 60 van de 93 overheden hierover cijfers hebben verstrekt. Het herroepen van een bestreden besluit komt in de bezwaarfase nauwelijks voor. Deze constatering kan in verband gebracht worden met het veelal goed toepassen van de weigeringsgronden. Immers, de gebreken die op dat punt gevonden zijn betreffen met name de motivering van de belangenafweging; een gebrek dat met een beroep op artikel 6:22 Awb in bezwaar hersteld kan worden zonder de bestreden beschikking aan te passen. De personen, adviescommissies en rechters die over de juistheid van een genomen Wob-beslissing moeten adviseren of beslissen krijgen niet altijd als vanzelfsprekend inzage in de volledige (ongelakte) documenten terwijl zij deze stukken wel nodig hebben om tot een beoordeling te kunnen komen. Voor de beoordeling of een tekst of document terecht is geweigerd met een beroep op een van de (absolute of relatieve) weigeringsgronden is het immers noodzakelijk kennis te nemen van de niet openbaar gemaakte informatie. In de meeste gevallen worden deze stukken op verzoek wel alsnog verstrekt.

In bezwaar krijgt uiteindelijk 10% van de beoordelaars geen toegang tot de stukken, in beroep ligt dat percentage lager, rond de 3%.

68

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

6 Verantwoording aan de volksvertegenwoordiging

6.1

Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verantwoording op het gebied van beleid en uitvoering aan de volksvertegenwoordiging. Ook de eigen rol van de volksvertegenwoordiging komt aan de orde. Leeswijzer De verantwoording(sinformatie) komt aan de orde in paragraaf 6.2. Paragraaf 6.3 belicht kort de rol van de volksvertegenwoordiging. In paragraaf 6.4 zijn de analyse en conclusies opgenomen.

6.2

Verantwoording Uit de vragenlijst inhoud komt naar voren dat bij minimaal 73% (n=91) van de overheden geen afspraken zijn gemaakt met de volksvertegenwoordiging over de informatievoorziening rondom de afhandeling van Wob-verzoeken (bijvoorbeeld over vorm, frequentie en moment). Bij in ieder geval veertien overheden (15%, vragenlijst inhoud, n=91) zijn wel dergelijke afspraken gemaakt. Op de vervolgvraag of deze afspraken ook worden nagekomen, hebben twaalf overheden een antwoord gegeven. Hierdoor kan geen representatief beeld worden gegeven van de naleving van deze afspraken. De manier waarop de volksvertegenwoordiging geïnformeerd wordt over de afhandeling van Wob-verzoeken in het algemeen is wisselend.118 Bij een aantal overheden (37%, vragenlijst inhoud, n=92) gebeurt dit alleen op verzoek van de volksvertegenwoordiging. Zeventien overheden (18%, vragenlijst inhoud, n=92) geven aan dat deze informatie in het geheel niet aan de volksvertegenwoordiging wordt verstrekt. Uit de bestudeerde documenten blijkt bij vier overheden (4%, n=93) dat (schriftelijke) afspraken met de volksvertegenwoordiging zijn gemaakt over de verstrekking van informatie over de uitvoering van de Wob aan de volksvertegenwoordiging. 118 De vraag of en hoe de volksvertegenwoordiging geïnformeerd wordt over de afhandeling van een bij haarzelf ingediend Wob-

verzoek als zij het college/dagelijks bestuur daarvoor gemandateerd heeft, is niet gesteld in het kader van dit onderzoek.

69

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

TABEL 6.1. VRAGENLIJST INHOUD: OP WELKE WIJZE VINDT INFORMATIEVOORZIENING OVER DE AFHANDELING VAN WOB-VERZOEKEN PLAATS AAN HET DESBETREFFENDE VOLKSVERTEGENWOORDIGENDE ORGAAN? (N=92)

Alleen in de jaarstukken/bestuursrapportages In een specifieke (periodieke) Wobrapportage Deze informatie wordt alleen op verzoek aan het volksvertegenwoordigende orgaan verstrekt Deze informatie wordt niet aan het volksvertegenwoordigende orgaan verstrekt Weet ik niet Overige

Aantal 16

% 17%

4

4%

34

37%

17

18%

6 15

7% 16%

Onder ‘overig’ worden uiteenlopende vormen van informatievoorziening genoemd, zoals: — ‘In gevoelige zaken/zaken die naar GS gaan wordt PS standaard per brief geïnformeerd’; — ‘Wob-rapportage, beantwoording mondelinge en schriftelijke vragen van raad’; — ‘In een bundel met de jaarverslagen Klachten, mediation, dienstverlening, bezwaar & beroep, en dus Wob’; — ‘Hangt af van het Wob-verzoek; soms raadsinformatiebrief’; — ‘Bij elk Wob-besluit ontvangen Provinciale Staten een Statenbrief waarin zij hierover geïnformeerd worden’; — ‘In het burgerjaarverslag’; — ‘Wekelijks overzicht’; — ‘Bij gevoelige zaken wordt geïnformeerd. Over de periode 2018-2020 vond geen rapportage over de Wob plaats.’

6.3

Rol volksvertegenwoordiging De volksvertegenwoordiging lijkt óf zoekend naar hoe zij haar (kaderstellende en controlerende) rol kan vormgeven waar het de Wob/Woo betreft óf is zich niet bewust van haar eigen rol hierin. Opvallend is dat de volksvertegenwoordigers tijdens de diverse focusgroepen in mindere mate over de Wob praatten vanuit het perspectief en belang van hun inwoners maar over het belang van de Wob voor hun rol als volksvertegenwoordiger. Zij waren ook niet of nauwelijks bekend met klachten of andere opvattingen van inwoners of organisaties over de afhandeling van Wob-verzoeken. De Wob wordt door de volksvertegenwoordigers ook ingezet om informatie te verkrijgen die door hun eigen dagelijks bestuur niet op hun verzoek verstrekt is of wordt. Volksvertegenwoordigers geven aan zich tot gebruik van de Wob gedwongen te voelen om over de juiste informatie voor hun eigen besluitvorming te beschikken en hun inwoners te laten zien dat zij de openbaarheid van informatie belangrijk vinden. Ook in de dossierstudie zijn Wob-verzoeken van volksvertegenwoordigers aangetroffen; in totaal tien stuks.

70

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

6.4

Analyse en conclusies Hoewel de Gemeentewet, Provinciewet en Waterschapswet de volksvertegenwoordiging een verderstrekkende informatiemogelijkheid geven, lijkt de Wob voor de volksvertegenwoordigers een voorliggend, meer tastbaar instrument te zijn om informatie te vergaren waar bovendien ook nog eens een politieke werking vanuit gaat. De volksvertegenwoordigingen lijken blijk te geven van onvoldoende besef en urgentie bij het bestaan en belang van de eigen informatiehuishouding. Veelal is er zelfs geen verantwoordingsinformatie beschikbaar. Richting de Woo, waarin geregeld is dat de minister het zogenoemde meerjarenplan aanvult met de nodige maatregelen tot de digitale overheidsinformatie voldoende duurzaam toegankelijk is,119 is dat een zorgelijk punt.

119 Artikel 6.2, vierde lid, Woo.

71

Terug naar bijlagen DE PRAKTIJK VAN DE WOB BIJ DECENTRALE OVERHEDEN – EINDRAPPORTAGE

7 Conclusies en slotbeschouwing

7.1

Inleiding De voorgaande hoofdstukken brengen – overeenkomstig de centrale onderzoeksvraag – in beeld hoe door de decentrale overheden vorm is gegeven aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre dat rechtmatig gebeurt en hoe daarover verantwoording wordt afgelegd. Leeswijzer In de eerste paragraaf van dit hoofdstuk wordt een korte beantwoording gegeven op de onderliggende onderzoeksvragen. In de tweede paragraaf van dit hoofdstuk is een slotbeschouwing opgenomen waarin gereflecteerd wordt op de uitkomsten van het onderzoek en de betekenis daarvan op weg naar de Woo.

7.2

Beantwoording onderzoeksvragen 1. Hoe hebben de decentrale overheden de afhandeling van Wob-verzoeken beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? Er is vrijwel geen inhoudelijk beleid vastgesteld door de overheden voor de uitvoering van de Wob. Wel zijn er bij de meeste overheden werkinstructies, procesbeschrijvingen en andere interne documenten voorhanden. Die geven vooral een interne vertaling van de wet, gericht op het goede verloop van de uitvoering. 42% van de overheden geeft aan niet tevreden te zijn over de beschikbare capaciteit voor het uitvoeren van de Wob. 2. Tot welke resultaten heeft dit geleid? De uitvoering van de Wob is bij afwezigheid van beleid met name een kwestie van uitvoering door de ambtelijke organisaties. De passieve openbaarmaking krijgt hierbij aanmerkelijk meer aandacht dan de actieve openbaarmaking. 3. In hoeverre gebeurt afhandeling van Wob-verzoeken rechtmatig? We hebben gesignaleerd dat, hoewel in strijd met de Wob, indiening per post als enige weg om een Wob-verzoek in te dienen in de praktijk wel voorkomt. Met het oog op de digitalisering van de samenleving verbaast het ook dat het indienen van Wob-verzoeken per mail bij maar weinig overheden een optie is; een mail sturen is voor (mogelijke) verzoekers toch een van de simpelste manieren. In veel gevallen was het niet mogelijk om de toepassing van de

72