Document · PDF

Ondernemingsplan 2023 Bestuursversie 1.0.pdf

Raadsvergadering . (video) 22 juni 2022, gemeente HeerlenBij agendapunt: Zienswijze “Ondernemingsplan 2023” van GR Historisch Centrum Limburg8.318 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

CONCEPT Versie Bestuur HCL

1 Ondernemingsplan 2023

Coverfoto: Christus Koningkerk Heerlen, juli 1965. Bron: Fotocollectie DSM, ID: PR25041

Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Sint Pieterstraat 7 6211 JM Maastricht +31 (0)43 328 55 00 info@rhcl.nl

Locatie Heerlen Coriovallumstraat 9 6411 CA Heerlen +31 (0)45 560 44 01 info@rijckheyt.nl

2 Ondernemingsplan 2023

Inhoud 1 ALGEMEEN: HET HCL IN HET KORT

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

1.2

Archiefbewaarplaatsen

1.3

Missie, Doelen en Kernwaarden

1.4

Kerntaken

2 BELEIDSVOORNEMENS

2.1

Toezien

2.2

Beheren

2.3

Beschikbaarstellen

2.4

Toerusten

3 BEGROTING

3.1

Wettelijk kader

3.2

Sturing en Verslaglegging

3.3

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.4

Onderhoud kapitaalgoederen

3.5

Financiering

3.6

Rechtmatigheid

3.7

Verbonden partijen

3.8

Organisatiegegevens

3.9

Baten en lasten met toelichting

3.10 Balans

3.11 Specificatie/saldi eigen vermogen en voorzieningen

3.12 Meerjarenraming 2024-2026 met toelichting

Bijlage Overzicht DVO-partners

3 Ondernemingsplan 2023

1 Algemeen: het HCL in het kort 1.1 Gemeenschappelijke Regeling HCL In 2023 blijft de Gemeenschappelijke Regeling van het Historisch Centrum Limburg (GR HCL), gesloten op 12 december 2019, van kracht voor de drie aangesloten partners in deze GR. Dit zijn het Rijk en de gemeenten Heerlen en Maastricht. Naar alle waarschijnlijkheid is 2023 het laatste jaar dat de Rijksoverheid aan de GR HCL deelneemt. De Rijksoverheid (het ministerie van OCW) zal in de vorm van een delegatiebesluit naar de nieuwe GR HCL de wettelijke taak voor het beheer van de Rijkscollectie in Limburg overdragen aan de GR HCL. De specifieke uitwerking hiervan zal medio 2023 formeel worden bekrachtigd. Daarmee wordt een waarborg afgegeven dat de Rijkscollectie Limburg bij het HCL in beheer blijft en een volledig dekkende financiële continuering kent naar de toekomst. In 2023 is het bestuurlijke traject voor aansluiting van mogelijke nieuwe overheidspartners in de GR HCL aan de orde. Per 1 januari 2024 zal de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling HCL dan van kracht worden. Aan het HCL zijn diverse werkzaamheden, taken en bevoegdheden op het terrein van archiefbeheer en cultuurhistorie overgedragen door de Rijksoverheid en de beide gemeenten. De werkzaamheden en kernactiviteiten zullen voor 2023 niet wezenlijk veranderen en vinden plaats in de regio op twee locaties c.q. archiefbewaarplaatsen.

Het streven is om het gemeentearchief Heerlen in beleid en organisatie van het HCL te integreren en naar verwachting is de Christus Koningkerk (CKK) in Heerlen als nieuwe archiefbewaarplaats van het HCL begin 2023 in gebruik genomen. Extra focus ligt ook in 2023 en verdergaande jaren op het ontwikkelen van deskundig beheer en opslag van digitale archiefbescheiden (e-depot) en het optimaliseren van digitale dienstverlening aan publiek en overheid. De overheid is op alle bestuurslagen in omvorming naar een e-overheid. Dat heeft gevolgen voor de neerslag van overheidshandelen in digitale archivering. Deze omvorming zal de komende jaren zijn beslag moeten krijgen bij het HCL en bij de aangesloten overheidsorganisaties van het HCL. Dat betekent aanscherping van doelen, systeem- en werkprocessen. Ook heeft dit gevolgen voor het borgen en inzetten van (nieuwe) expertise in de vertaalslag naar vernieuwing van de bedrijfsvoering. De Provincie Limburg subsidieert de stichting Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL) voor de acquisitie en het beheer van particuliere provinciale archieven en collecties. Het SHCL kan in 2023, onder voorwaarden en zeggenschap van het HCL, gebruik blijven maken van het gebouw en de faciliteiten van HCL in onze locatie te Maastricht.

1.2 Archiefbewaarplaatsen Het HCL beheert in 2023 twee archiefbewaarplaatsen: • Locatie Maastricht, gelegen in het Oude Minderbroedersklooster aan Sint Pieterstraat 7 • Locatie Heerlen, gelegen in de Christus Koningkerk aan Navolaan 83. 4 Ondernemingsplan 2023

Met ingang van 2023 is de verhuizing van onze Heerlense archiefbewaarplaats van het Thermenmuseum naar de Christus Koningkerk naar alle waarschijnlijkheid afgerond. In dat kerkgebouw is dan een archiefbewaarplaats gerealiseerd die volledig voldoet aan de wettelijke eisen en ruimte biedt aan ca. 16 kilometer archief. Daarnaast omvat het gebouw ook een studiezaal en bijbehorende kantoren voor het personeel en de vrijwilligers.

1.3 Missie, Doelen en Kernwaarden Missie Het HCL verwerft en beheert archieven en collecties van Limburgse overheidsorganisaties en particulieren en stelt deze open en toekomstgericht beschikbaar om te blijven voorzien in de informatiebehoefte van zowel burgers als overheden. Het HCL ondersteunt archiefvormers in Limburg bij de ontwikkeling van hun informatiehuishouding. Visie Het HCL beheert de Limburgse analoge en digitale archieven en collecties onder optimale omstandigheden, met als doel dat deze historische bronnen en informatie voor nu en in de toekomst wereldwijd vindbaar blijven. Het HCL helpt, ondersteunt en adviseert aangesloten overheidsorganisaties vanaf het moment van creatie van informatie. Kernwaarden Het HCL handelt volgens een viertal kernwaarden: betrouwbaar, samenwerkend, deskundig en lerend. • We zijn betrouwbaar, communiceren open en handelen integer. We zijn aanspreekbaar op onze woorden en daden en doen wat is afgesproken. • We werken samen, zowel onderling als met onze partners, omdat we ervan overtuigd zijn dat het geheel meer is dan de som der delen. • We zijn ter zake deskundig en stimuleren de ontwikkeling van individuele medewerkers. • We staan open voor nieuwe ideeën, leren van zaken die niet goed gaan en verbeteren constant.

1.4 Kerntaken Het HCL vormt met zijn archieven en collecties het geheugen van Limburg. Het HCL beheert circa 28,5 kilometer archief in de archiefbewaarplaatsen in Maastricht (22,5 km) en Heerlen (6 km). Dit omvat archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen. Daarnaast beheert het HCL ook omvangrijke collecties handschriften, almanakken, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes en briefhoofden. In het Beleidsplan HCL 2021–2024 zijn de prioriteiten opgenomen die leidend zijn voor de uitvoering van onze kerntaken zoals vastgelegd in de GR van het HCL. Kerntaken Conform de gemeenschappelijke regeling heeft het HCL de volgende kerntaken: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL; 5 Ondernemingsplan 2023

•

Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet en de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatie- en archiefbeheer en duurzame bewaring; Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek.

Speerpunten In hoofdstuk 2 worden de belangrijkste beleidsvoornemens en prioriteiten voor 2023 beschreven.

6 Ondernemingsplan 2023

2 Beleidsvoornemens In dit hoofdstuk worden de beleidsvoornemens voor 2023 uiteengezet.

2.1 Toezien Een van de wettelijke taken van het HCL is het toezicht houden op de archieven die zich bevinden bij de aangesloten overheidsorganisaties en (nog) niet zijn overgebracht naar een van onze archiefbewaarplaatsen. Sinds een paar jaar voeren we bij de aangesloten lokale overheden eens in de twee jaar een uitgebreide inspectie uit. In het tussenliggende jaar monitoren we de voortgang van de maatregelen die naar aanleiding van de voorgaande inspectie uitgevoerd worden. Dit betekent dat we in 2023 bij 13 organisaties een inspectieonderzoek zullen uitvoeren. Bij een achttal organisaties stellen we een voortgangsverslag op. We gaan verder met onze deelname aan de strategische informatie overleggen (SIO’s) en tactische informatie overleggen (TIO’s) bij onze partners. Op die manier kunnen we tijdig onze toezichthoudende of adviserende rol spelen. Op grond van de bepalingen in de beheersregels van de aangesloten organisaties, moeten zij de archivaris om advies vragen bij diverse voorgenomen besluiten. Dit betekent dat we verwachten dat we ook in 2023 zullen adviseren over voorgenomen vernietigingen, vervangingsbesluiten, organisatiewijzigingen en de aanschaf en implementatie van applicaties waar archiefbescheiden in worden gevormd of beheerd. De Archiefwet 1995 eist dat overheden hun archieven na 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats en openbaar maken.

We verwachten in 2023 van verschillende overheidsorganisaties nieuwe analoge archiefblokken. Vanuit onze kerntaak zullen we deze overbrengingen vanuit het HCL begeleiden. Daarnaast zullen we met de aangesloten organisaties verder gaan met de ontwikkeling van ons e-depot, zodat we ook digitale archieven duurzaam kunnen blijven bewaren. Het streven is om in 2023 de eerste gemeentelijke digitale archieven op te kunnen nemen. Er wordt al enige tijd gewerkt aan de actualisering van de Archiefwet en onderliggende regelingeving. De verwachting is dat de parlementaire behandeling in de loop van 2022 wordt afgerond en dat de nieuwe wet op 1 januari 2024 in werking zal treden. We zullen daarom in 2023 de bij ons aangesloten organisaties uitgebreid informeren en adviseren over de gevolgen van de nieuwe wet voor hun archief- en informatiebeheer. Relatiebeheer aangesloten overheidsorganisaties Het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de rijksinstellingen is belegd bij de landelijke Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Vanuit het HCL ligt de bemoeienis met de rijksinstellingen (zoals bijvoorbeeld de Rechtbank Limburg en de Universiteit Maastricht) met name op het vlak van actief relatiebeheer. We zullen dit in 2023 voortzetten om toekomstige overbrengingen soepel te laten verlopen.

Sinds 2021 is dit relatiebeheer uitgebreid met een accountmanagementrol ten opzichte van de huidige deelnemers en partners waarmee we een dienstverleningsovereenkomst (DVO) hebben. Met het oog op het uittreden van de rijksoverheid uit de gemeenschappelijke regeling met ingang van 1 januari 2024, ligt in 2023 de focus op het 7 Ondernemingsplan 2023

consolideren van de dienstverlening aan de huidige partners en begeleiden van het toetredingsproces van potentiële nieuwe deelnemers aan de regeling. Een overzicht van de overheidsorganisaties waarmee het HCL in 2022 een DVO had is opgenomen in de bijlage.

2.2 Beheren In 2023 zal verder vorm worden gegeven aan de ambities zoals deze zijn geformuleerd in het meerjarenbeleidsplan 2021-2024. Op basis van nationale digitale strategie: Houdbaar, vindbaar en zichtbaar, richt het HCL zich op digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. Digitale duurzaamheid overheidsinformatie Er is urgentie gemoeid met de zorg voor duurzaam informatiebeheer en de realisatie van het e-depot. Een van de grootste uitdagingen is het duurzaam raadpleegbaar houden van digitaal archief. Bij uitbreiding is dit ook een uitdaging voor het garanderen van de openbaarheid van bestuur en op langere termijn de mogelijkheid om historisch onderzoek mogelijk te houden. Het HCL zal in samenwerking met de aangesloten partners een passende e-depot1 functionaliteit realiseren. Collectie op orde: duurzaam beheer Om archieven en collecties nu en in de toekomst wereldwijd digitaal beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen. Hiermee borduren we voort op de inspanningen die de vorige beleidsperiode al zijn geleverd en sluiten we aan bij de speerpunten zoals verwoord in het Meerjarenbeleidsplan 2021 -2024. Het op orde brengen omvat zowel de materiele zorg van de archieven en collecties in Heerlen en Maastricht, als de registratie en het ontsluiten.

Dit betekent dat de bewaaromstandigheden van de archieven in de depots worden verbeterd en archiefstukken indien nodig worden her-verpakt. Metadata zal verder worden gestandaardiseerd en aangevuld en deels kunnen niet geïnventariseerde archieven worden ontsloten. Waar bij aanvang van het project de focus voornamelijk gericht was op de locatie Maastricht zal in 2023 de scope worden uitgebreid naar de locatie Heerlen. Resultaten die de afgelopen twee jaar in Maastricht zijn behaald zullen ook op locatie Heerlen gerealiseerd dienen te worden en werkprocessen zullen op beide locaties worden geüniformeerd. In Heerlen zal hierbij het accent worden gelegd op het verbeteren van de registratie op het gebied van openbaarheid, rechten en vindplaats. Verder zal vanuit de lijn op beide locaties het her-verpakken van archieven en collecties worden gecontinueerd. Archiefsystemen en Databeheer Het project CBS op orde wordt ook in 2023 voorgezet. Dit langlopende project richt zich erop dat de data die in het archief- of collectiebeheersysteem (ABS/CBS) staat ook klopt. Daarnaast zal de beeldcollectie van de locatie Maastricht, die momenteel in een ander beheersysteem is geregistreerd, worden geïmplementeerd in het overkoepelende 1

'Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.'

8 Ondernemingsplan 2023

archiefbeheersysteem. Tevens zullen de voorbereidingen aan de samenvoeging van de databases van de archiefbewaarplaatsen Maastricht en Heerlen worden gecontinueerd. Digitalisering Om het online aanbod te vergroten is eind 2020 de wens uitgesproken om op locatie Maastricht een eigen scanstraat in te richten. Na voorbereidende werkzaamheden in 2021 is deze scanstraat begin 2022 gerealiseerd en het proces ingericht. In 2023 zal naast het vergroten van het online aanbod ook worden ingezet op het implementeren van scanning on demand (SOD). Deze dienst wordt vanuit de scanfaciliteit in Maastricht zowel voor locatie Maastricht als voor locatie Heerlen, en voor zowel het publiek als zorgdragers, aangeboden. Binnen het programma Digitale Taken Rijk (DTR) werken we verder aan de realisatie van duurzaam beheer en toegang tot de (decentrale) rijkscollectie. Er wordt in 2023 doorgewerkt aan nieuwe tranches van notariële archieven. Daarnaast zal dit jaar het archief Militair Gezag binnen het programma Metamorfoze worden gedigitaliseerd. e-depot en doorontwikkeling e-Archief HCL De speerpunten uit onze beleidsvisie 2021 – 2024 blijven in 2023 van kracht: • Het inrichten van integraal digitaal beheer van de collectie en toekomstig digitaal gevormd archief; • Het verbeteren van het gebruiksgemak van dat archief; • Het verstevigen van ons beleid aangaande open data en hergebruik.

Het HCL voorziet in 2023 in een operationele e-depotfunctionaliteit voor de bij het HCL behorende overheidsorganisaties. Dit zal in 2023 verder worden doorontwikkeld om te kunnen voorzien in de behoeften. Tevens wordt verder invulling gegeven aan de certificering van het HCL e-depot. Toegankelijk maken Het ontsluiten van archieven en collecties door vrijwilligers zal op beide locaties worden gecontinueerd. Daarnaast zullen faciliteiten worden ingericht om vrijwilligers ook op afstand hun invoerwerkzaamheden te kunnen laten uitvoeren. De randvoorwaarde, het beschikbaar hebben van gedigitaliseerd bestanden, is met de komst van de scanstraat gerealiseerd. Daarnaast zal door eigen medewerkers worden gewerkt aan het ontsluiten van archieven en collecties om de grote werkvoorraad op beide locaties te verkleinen. Deze achterstanden hebben in 2021 mede geleid tot een stop op het verwerven van particuliere archieven. Met het wegwerken van de achterstanden kan deze stop op termijn worden opgeheven. Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) Het HCL voert op basis van een overeenkomst met het Nationaal Archief werkzaamheden uit in een atelier in de gebouwen van de Belastingdienst in Heerlen, voor de materiële voorbereiding van de papieren rijkscollectie voor grootschalig digitaliseren. Het HCL ziet toe op de scholing en begeleiding van de medewerkers die daar werkzaam zijn.

HCL-Bibliotheek en LimburgCollectie De samenwerking met de Universiteitsbibliotheek Maastricht, Centre Céramique (de stadsbibliotheek van Maastricht), het SHCL en het Limburgs Museum wordt bestendigd. De 9 Ondernemingsplan 2023

samenwerking zal zich in 2023 met name richten op realisatie van toegankelijkheid tot de “LimburgCollectie” op basis van Linked Open Limburg (LOL). In 2023 is tevens voorzien dat het HCL een heroriëntatie uitvoert op het beheer van de HCL-bibliotheek die nu deels in beheer is belegd bij het Sociaal Historisch Centrum en deels in eigen beheer wordt uitgevoerd.

2.3 Beschikbaarstellen Naast continuering van de reguliere analoge dienstverlening in beide studiezalen ligt in 2023 het accent vooral op de verdere doorontwikkeling van de digitale dienstverlening. Het streven daarbij is om een steeds groter en groeiend deel van de collectie en de vraagbaakfunctie van het archief locatieonafhankelijk aan te bieden. Digitale Dienstverlening De digitale dienstverlening is gebaseerd op een aantal uitgangspunten: • Het informeren van klanten via de website en sociale media. • Het te woord staan van klanten via e-mail, live in beide studiezalen en via live chat. • Het stapsgewijs in bulk digitaliseren en online aanbieden van de meest gevraagde basisbronnen met behulp van de in 2022 gerealiseerde en ingerichte eigen scanstraat. • Het (blijven) voorzien in (gratis) faciliteiten waarmee bezoekers in de studiezalen zelf archiefstukken kunnen digitaliseren. • Het aanbieden van nieuwe functionaliteiten voor gebruikers via de website. • Het ontwikkelen van een SOD-service. Eind 2022/begin 2023 wordt voorzien dat de nieuwe website van HCL gerealiseerd is en in gebruik kan worden genomen. Deze nieuwe website gaat o.a. voorzien in de mogelijkheden om op gezette tijden klanten te woord te staan middels een chatprogramma.

Chats zullen een alternatief vormen voor de meer eenvoudige en standaardvragen die nu vaak aan de balie, via e-mail of via de telefoon worden gesteld. De vorderingen van het project CBS op Orde (zie pagina 8) maken in 2023 het realiseren van verdere ambities en innovaties op gebied van digitale dienstverlening mogelijk. In eerste instantie zal dit in 2023 leiden tot de mogelijkheid dat klanten vooraf van thuis uit via het bij HCL in gebruik zijnde archiefbeheersysteem (gekoppeld aan archieven.nl of historischcentrumlimburg.nl) hun keuze aan archiefstukken kunnen aanvragen voor raadpleging in de studiezaal. Voor 2023 is voorzien dat SOD regulier wordt aangeboden. De exacte modaliteiten zullen daartoe nader uitgewerkt worden, dit in afweging en balans met het aanbieden van de bulkscanactiviteiten die wij gaan aanbieden middels dezelfde scanvoorziening. Uniformeren werkwijze Met uniformeren van de werkwijze op de locaties Heerlen en Maastricht is een aanvang gemaakt in 2021 toen de gemeente Heerlen toetrad tot de GR-HCL en Rijckheyt daarmee opging in het HCL. Het daarbij gehanteerde uitgangspunt dat werkwijzen uniform worden, zal in 2023 een vervolg krijgen om nog verder uit te werken, tenzij er een dwingende reden is om op een van de locaties af te wijken van de norm. Kapstok voor uniforme werkwijzen zijn de uit te schrijven werkprocessen.

10 Ondernemingsplan 2023

De te verwachten eerste ervaringen in 2023 op de nieuwe locatie CKK, zullen mogelijk aanleiding zijn om sommige werkprocessen te herijken. Publiekspresentatie In 2023 zal de Limburgse Dag van de Familiegeschiedenis worden georganiseerd. Deze is door coronamaatregelen en de ingebruikname van de CKK een aantal keer uitgesteld. De organisatie zal samen met LGOG worden verzorgd op onze locatie in Maastricht. Centre Céramique en HCL werken samen aan de website Zicht op Maastricht. Deze website vertelt het verhaal van de geschiedenis van Maastricht. HCL levert daartoe op regelmatige basis beeldmateriaal uit de collecties van Maastricht en een redactionele bijdrage op thema’s. In 2023 staat de onthulling van het tegeltableau in de Frontenpassage op het programma, gewijd aan het verleden van de vestingstad Maastricht. Hieraan draagt het HCL veel beeldmateriaal uit de collecties bij. Op weg naar het 80-jarig jubileum van einde WO2 (1944-2024) zal in 2023 al aandacht komen voor WO2. Uiteraard zullen OorlogsbronnenLimburg.nl en de resultaten van het project Herinventarisering Militair Gezag daar een rol bij gaan spelen.

Onze deelname in diverse netwerken en projecten, zoals Coöperatie Erfgoed Limburg, LimburgCollectie, Wat Staat Daer?, Erfgoed Beweegt en HistoBistro wordt ook in 2023 gecontinueerd waarbij in de loop van dat jaar diverse activiteiten en projecten voor een breed publiek zullen worden ontwikkeld.

2.4 Toerusten Het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 brengt grote veranderingen met zich mee voor zowel organisatie als medewerkers. De beoogde terugtreding van het Rijk uit de GR (2024) heeft tot gevolg dat versterkt wordt ingezet op het komen tot structurele samenwerking met regionale partners, onder andere door de introductie van een scanstraat ten behoeve van digitale dienstverlening (realisatie 2022) en de totstandkoming van een e-depot (2023). Om als organisatie toekomstbestendig te blijven, dient de bedrijfsvoering op deze ontwikkelingen te worden aangepast en ingericht. Het op orde brengen én borgen van de basis vormt daarmee de kern van de beleidsvoornemens van het deelgebied bedrijfsvoering voor de gehele beleidsperiode 2021-2024, zo ook 2023. Waar in de afgelopen jaren het accent werd gelegd op het treffen van voorbereidingen, worden in 2023 de resultaten verwacht van enkele belangrijke fundamenten voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering in het HCL.

Dat zijn: • De integratie van de ICT-infrastructuren van de locaties Heerlen en Maastricht; • De totstandkoming en implementatie van organisatie brede inrichtingsprincipes op het gebied van informatiemanagement; • De verdere stroomlijning van werkwijzen en procedures op het gebied van AVG; • De herinrichting van de administratieve en financiële administratie; • De totstandkoming van een personeelshandboek voor HCL; • De implementatie van een nieuw functiewaarderingssysteem HR21; • De verbouwing, inrichting en verhuizing van de archiefbewaarplaats in Heerlen.

11 Ondernemingsplan 2023

In 2023 wordt daarnaast op het gebied van bedrijfsvoering verder gebouwd aan het versterken van de fundamenten van een toekomstbestendig HCL. De nadruk ligt daarbij op de volgende aspecten: • Verdere versterking en borging van de informatiemanagementfunctie binnen het HCL (implementatie ‘roadmap’ informatiemanagement); • Het op orde brengen van het bedrijfseigen HCL-archief; • Het komen tot een organisatie breed strategisch personeelsbeleid/SPP; • Het invlechten van de algemene ondersteuningsprocessen van locatie Heerlen binnen het bredere HCL; • Het ondersteunen bij het proces van uittreding van het Rijk uit de GR HCL en het mogelijk toetreden van nieuwe partners tot de GR HCL; • Het verder borgen van onderhoudsprocessen voor locatie Maastricht binnen de staande organisatie. Randvoorwaarde hierbij is dat op elk van de benoemde pijlers kwantitatief en kwalitatief voldoende formatie beschikbaar is om ‘de basis op orde’ te kunnen realiseren én te borgen. Ook in 2023 zal daartoe op onderdelen een gerichte, structurele personele versterking dienen plaats te vinden. Deze wordt zoveel mogelijk gefinancierd vanuit niet eerder ingevulde vacatureruimte welke er ten behoeve van de afdeling bedrijfsvoering beschikbaar is.

12 Ondernemingsplan 2023

3 Begroting 3.1 Wettelijk kader 1. Er is een openbaar lichaam, Historisch Centrum Limburg (HCL), gevestigd in Maastricht. 2. Het HCL is ingesteld met het doel de belangen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (de minister), de Gemeente Maastricht en de Gemeente Heerlen (de gemeenten) bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen. 3. Aan het HCL zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen: a. De beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen; b. De taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995; c. Het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; d.

Het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid. 4. Het HCL voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit. 5. De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het HCL de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt. 6. De minister en de raden van de gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid. 7. De voor de uitvoering van de GR HCL ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raden van de gemeenten door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het HCL luiden de bijdragen, vanwege de minister en de raden van de gemeenten, zoals vastgesteld in de bijlage bij de GR. 8. De bijdrage van de minister wordt jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdrage van de gemeenten wordt dienovereenkomstig aangepast. 9.

De bijdragen worden verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. 13 Ondernemingsplan 2023

3.2 Sturing en Verslaglegging Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde directeur. Het HCL kent vier afdelingen (Bedrijfsvoering, Dienstverlening & Publiekszaken, Archieven & Collecties en Toezicht & Advies) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. Er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leidinggeeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is binnen HCL sprake van beperkte mate van budgetverdeling met bijbehorende financiële mandaten. In de GR HCL (artikel 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere GR begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld.

3.3 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Conform artikel 1 van de GR HCL heeft het HCL tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de overige reserve en bedraagt per 1 januari 2022 €604.015. Dit betreft 12% van de deelnemersbijdragen in het HCL. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: • Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; • Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; • Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers en DVO-partners; • Wijzigingen in de GR; • Calamiteiten ten aanzien van het gebouw; • Aanpassingen aan de cao; • WW-verplichtingen.

14 Ondernemingsplan 2023

EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Op de volgende pagina zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen.

EMU-saldo

Realisatie 2020 917

Realisatie 2021 1.508

Begroting 2022 999

Begroting 2023 512

Begroting 2024 682

Begroting 2025 31

(x €1.000)

Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen.

Netto schuldquote Netto schuldquote (gecorrigeerd voor verstrekte leningen)

Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

Realisatie 2020

Realisatie 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

<0 4,45 0,22

<0 6,27 0,21

<0 8,01 0,12

<0 8,58 0,15

<0 8,77 0,13

0 n.v.t. n.v.t.

Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. Onder liquiditeitsratio wordt verstaan de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva. De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1. Solvabiliteitsrisico Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.

15 Ondernemingsplan 2023

Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

3.4 Onderhoud kapitaalgoederen Het HCL kent twee archiefbewaarplaatsen, gevestigd in Maastricht en in Heerlen. Het gebouw in Maastricht huurt zij van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe zij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Om voldoende middelen te hebben om het MJOP te kunnen uitvoeren, beschikt het HCL over een Egalisatievoorziening Groot Onderhoud Gebouwen. De huidige archiefbewaarplaats in Heerlen wordt onderhouden voor rekening en risico van de Gemeente Heerlen. Het HCL is hiervoor vanaf een jaar na ingebruikname, 4e kwartaal 2022, een jaarlijkse vergoeding aan Heerlen verschuldigd.

3.5 Financiering Gekoppeld aan de herziening van de GR in het kader van de toetreding van Heerlen, is in 2021 een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierdoor dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk te worden beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2022 wordt een bedrag van €6.027.525 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt €250.000.

3.6 Rechtmatigheid In de GR HCL (GR HCL artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. De afspraken zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB), waarin de belangrijkste maatregelen zijn beschreven die gericht zijn op de informatieverstrekking voor de dagelijkse bedrijfsvoering, het kunnen beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen leggen.

16 Ondernemingsplan 2023

3.7 Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partij.

3.8 Organisatiegegevens Statutaire naam: Vestigingsplaats: Rechtsvorm: Locaties:

Historisch Centrum Limburg Maastricht Openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht Navolaan 83, 6414 HE Heerlen (vanaf Q4 2022)

Doelstelling Het HCL heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Bestuur (op 1 april 2022) Naam M.L.L. Segers J.M.T. Teunissen J.J.M. Aarts F.H. Bastiaens J.M.M. Clemens A. Keulen

Namens Rijk Rijk Maastricht Maastricht Heerlen Heerlen

AB Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid

DB Voorzitter Lid Lid

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Directie De directie wordt gevoerd door directeur mevrouw drs. L. Wiggers. De directeur valt onder de WNT. De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNTmaximum. De directeur is tevens WOR-bestuurder volgens de Wet op de Ondernemingsraden en adviseur van het bestuur van de GR HCL. Daarbij wordt de directeur ondersteund in de hoedanigheid als adviseur door het afdelingshoofd bedrijfsvoering. Bij langdurige afwezigheid van de directeur fungeert het afdelingshoofd bedrijfsvoering als plaatsvervangend directeur voor de organisatie en het afdelingshoofd Archieven en Collecties als plaatsvervanger voor het Directeurenoverleg (Convent) van de gezamenlijke RHC’s. 17 Ondernemingsplan 2023

3.9 Baten en lasten met toelichting BATEN Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Algemene Baten Bijdragen deelnemers GR: •

Rijksbijdrage

1.261.697

1.257.000

1.335.000

•

Bijdrage Gemeente Maastricht

1.004.820

994.000

1.063.000

•

Bijdrage Gemeente Heerlen

•

Rijksbijdrage huur en onderhoud

815.269

821.000

862.000

1.778.389

1.778.000

1.883.000

4.860.175

4.850.000

5.143.000

Programmabijdrage e-depot

155.329

50.000

DVO-opbrengsten Provincie Limburg

433.860

438.000

459.000

Beheer en toezicht archieven

153.841

158.000

266.000

•

Depotverhuur

418.708

418.000

445.000

•

Project Atelier Materiële Voorbereiding (AMV)

566.002

608.000

716.000

15.849

22.000

Directe baten

DVO-opbrengsten overheden •

Opbrengsten diensten derden Bijdrage SHCL •

Bijdrage i.v.m. inhuizing

88.169

92.000

95.000

•

ICT-kosten

35.857

37.000

63.000

Publieksinkomsten

15.595

7.000

6.000

Overige baten Vrijval uit voorzieningen: •

Afkoop huurverplichtingen

47.254

47.000

24.000

•

Aanpassing huurvergoeding

3.818

4.000

•

Bijdrage huurverplichtingen CKK

34.000

6.794.457

6.681.000

7.305.000

Totaal opbrengsten

18 Ondernemingsplan 2023

LASTEN Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

3.312.968

3.585.000

4.063.000

Overige personeelslasten

29.907

45.000

67.000

Inhuur extern personeel

82.008

98.000

73.000

3.424.883

3.728.000

4.203.000

Huur gebouwen

405.277

415.000

496.000

Onderhoudskosten gebouwen

518.742

507.000

1.098.000

Personele lasten Salarissen en sociale lasten

Huisvestingslasten

Exploitatiekosten gebouwen

365.367

361.000

429.000

1.289.386

1.283.000

2.023.000

Kosten archieven en collecties

99.979

165.000

283.000

Kosten publieke dienstverlening

4.108

19.000

4.000

842

1 04.929

184.000

287.000

ICT kosten

181.033

159.000

Kosten randapparatuur

50.800

52.000

231.833

211.000

Directe materiële lasten

Projectkosten Kosten ICT en kantoorautomatisering

Algemene organisatiekosten Kosten bestuur en ondernemingsraad

7.000

6.000

Kosten marketing, pr en communicatie

9.436

12.000

15.000

178.462

94.000

309.000

Kantoor- en kantinekosten

6.475

14.000

10.000

Kopieer-, telefoon- en portokosten

19.202

18.000

20.000

Verzekeringen en abonnementen

12.544

12.000

15.000

Overige algemene kosten

24.115

1.000

250.234

158.000

376.000

Bank- en rentekosten

4.234

2.000

3.000

Afschrijvingen incl. boekresultaten

90.506

110.000

86.000

94.740

112.000

89.000

Kosten externe ondersteuning

Kapitaalslasten

Overige lasten Dotaties aan voorzieningen: •

Groot onderhoud gebouwen

796.102

797.000

203.000

•

Bijdrage huurverplichtingen CKK

360.000

270.000

-152.000

-357.000

1.156.102

1.005.000

116.000

6.552.107

6.681.000

7.305.000

242.350

Bestedingen uit bestemmingsreserve: •

DTR-gelden

TOTAAL LASTEN EXPPLOITATIESALO VÓÓR BESTEMMING

19 Ondernemingsplan 2023

In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. 1. Bijdragen De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de GR HCL met vanaf 2020 toevoeging van de Gemeente Heerlen, inclusief een begrote prijscompensatie van 3,1%, overeenkomstig CPB-ramingen. De uiteindelijke prijscompensatie voor het Rijk wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de uiteindelijke prijscompensatie voor de andere deelnemers is gelijk aan de ontwikkeling van het CBS-consumentenprijsindexcijfer (CPI-indexcijfer). 2. Programmabijdrage e-depot Ten behoeve van de ontwikkeling en inrichting van een eigen e-depotvoorziening ontvangt het HCL gedurende de periode 2022-2026 vanuit het Rijk een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch zijn toegevoegd aan de post programmabijdrage edepot (DTR-gelden). De kosten welke gemoeid zijn bij de ontwikkelen van een eigen edepotvoorziening worden onttrokken uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden. Vanaf 2024 worden de eerste inkomsten uit e-depot gerelateerde dienstverlening verwacht. 3. DVO-opbrengsten Provincie De DVO-opbrengsten Provincie betreffenden de opbrengsten archiefbeheer, conform de Bestuursovereenkomst decentralisatie overheidsarchieven uit 2012. 4.

DVO-opbrengsten overheden Dit betreft de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit wettelijke taken – archiefbeheer, toezicht en advies – zoals door het HCL voor overheden wordt verzorgd. Vanaf 2021 worden hier ook de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit het project Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) aan toegevoegd. Dit project met een looptijd van 7 jaar voert het HCL in opdracht van het Nationaal Archief uit en voorziet in de materiële voorbereiding van delen van de rijkscollectie ten behoeve van verdere digitalisering. 5. Bijdrage SHCL De bijdrage van de Stichting Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL) omvat een vergoeding voor de exploitatie- en ICT-kosten gerelateerd aan de inwoning van het SHCL in het gebouw van het HCL. 6. Vrijval voorzieningen Dit betreft een jaarlijkse vrijval van opbrengsten uit gedane huurdersinvesteringen gekoppeld aan de inwoning van het SHCL, alsook een jaarlijkse vrijval van in het verleden te hoog vastgestelde huur betreffende het gebouw gelegen aan de Pieterstraat te Maastricht. 7. Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a. Personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het HCL. b. Inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c. De reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten.

20 Ondernemingsplan 2023

8. Huurkosten De huurkosten betreffen de huurkosten van het complex gelegen aan de Sint Pieterstraat te Maastricht en (vanaf het 4e kwartaal van 2023) de huurkosten van de CKK gelegen aan de Zes Landenstraat te Heerlen. 9. Huisvestingskosten Vanaf 2020 omvatten de huisvestingskosten tevens de met de gemeente Heerlen overeengekomen vergoeding voor huisvesting van de HCL-medewerkers werkzaam in de archiefbewaarplaats Heerlen. 10. Onderhoudskosten De post Onderhoudskosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, dat tot de stelselwijziging inzake onderhoud per 2019 voor rekening van het Rijksvastgoedbedrijf kwam. De jaarlijkse omvang van de post Onderhoudskosten wordt ingeschat op basis van het in 2021 geactualiseerde MJOP. Ter dekking van deze kosten ontvangt het HCL van het Rijk een jaarlijkse vergoeding, welke onderdeel uitmaakt van de begrotingspost Lumpsum Rijk – Huisvesting. 11. ICT kosten De post ICT-kosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte ICT-kosten voor werkplekbeheer en kantoorautomatisering. De ICT-kosten betrekking hebbende op de totstandkoming van een eigen e-depotvoorziening zijn opgenomen bij de post ‘directe materiële kosten, archieven en collecties’. 12. Organisatiekosten De post Organisatiekosten omvat de algemene organisatiekosten.

De kosten van externe ondersteuning betreft zowel de kosten gekoppeld aan het onderbrengen van de P&O diensten en salarisverwerking bij de gemeente Maastricht en de accountantskosten, als de kosten van externe inhuur gerelateerd aan de verdere integratie van beide HCL-locaties. 13. Kosten archieven en collecties De post Kosten archieven en collecties betreft de directe materiële kosten verbonden aan het analoge en digitale archiefbeheer, waaronder de scanstraat en de materiële kosten voor de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening. 14. Kosten publiek en dienstverlening De post Kosten publiek en dienstverlening betreft de directe materiële kosten verbonden aan de studiezaal en het vergroten van het publieksbereik. 15. Overige lasten De post Overige lasten betreft de lasten die betrekking hebben op dotaties aan voorzieningen. Sinds 2019 is het HCL zelf verantwoordelijk voor het meerjaren eigenaaronderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht. Om in de bijbehorende onderhoudskosten te kunnen voorzien, doteert zij jaarlijks de niet-aangewende Rijksbijdrage voor huisvesting en onderhoud aan de post Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen. In 2020 is daarnaast de Egalisatierekening huurverplichtingen CKK ingericht, ter gedeeltelijke dekking van in de toekomst verschuldigde huurkosten van de CKK als 21 Ondernemingsplan 2023

archiefbewaarplaats Heerlen. Hiertoe is in 2021 een huurovereenkomst met Heerlen gesloten met een looptijd van 10 jaar, welke ingaat bij ingebruikname van de CKK als archiefbewaarplaats. Op basis van deze overeenkomst bedragen vanaf het vierde kwartaal van 2023 de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000. Tot die periode worden door Heerlen geen kosten in rekening gebracht voor huur en onderhoud van zowel de tot 4e kwartaal 2022 in gebruik zijnde archiefbewaarplaats gevestigd in het Thermenmuseum als de vanaf 4e kwartaal 2022 in gebruik zijnde archiefbewaarplaats in de CKK. Ter gedeeltelijke dekking van de kosten van huur en onderhoud van de CKK over de periode 2023-2032 worden de uitgespaarde huurkosten over de jaren 2020 t/m derde kwartaal 2023 toegevoegd aan de post Egalisatierekening huurverplichtingen CKK. Vanaf het vierde kwartaal van 2023 valt gedurende de looptijd van de huurovereenkomst jaarlijks een bedrag van €135.000 uit deze voorziening vrij. Over de periode 2022-2026 ontvangt het HCL jaarlijks €50.000 aan incidentele rijksmiddelen ten behoeve van de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening. Deze gelden worden toegevoegd aan de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTRgelden, van waaruit de met de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening samenhangende lasten worden onttrokken.

22 Ondernemingsplan 2023

3.10

Balans Realisatie

Prognose

ultimo 2021 ultimo 2022 ultimo 2023 ultimo 2024 BALANS Activa

Vaste activa Immateriële vaste activa

Materiële vaste activa

203.000

289.000

218.000

172.000

Financiële vaste activa

203.000

289.000

218.000

172.000

Voorraden

7.000

Vorderingen

715.000

300.000

Liquide middelen

6.173.000

7.274.000

7.556.000

7.709 000

Totaal vlottende activa

6.895.000

7.581.000

7.863.000

8.016.000

Totaal activa

7.098.000

7.870.000

8.081.000

8.188.000

Eigen vermogen

1.476.000

1.324.000

1.176.000

1.088.000

Voorzieningen

4.472.000

5.578.000

5.989.000

6.186.000

Schulden op lange termijn

50.000

Schulden op korte termijn

1.100.000

968.000

916.000

914.000

Totaal passiva

7.098.000

7.870.000

8.081.000

8.188.000

Totaal vaste activa Vlottende activa

Passiva

23 Ondernemingsplan 2023

3.11 Specificatie/saldi eigen vermogen en voorzieningen

Eigen vermogen • Bestemmingsfonds Militair Gezag Limburg

Realisatie ult. 2021

Prognose ult. 2022

Prognose ult. 2023

Prognose ult. 2024

85.000

• •

Bestemmingsfonds idem (digitalisering) Bestemmingsfonds Provinciaal Portaal Oorlogsbronnen

83.000

12.000

•

Bestemmingsfonds Restauratie Registers

5.000

•

Bestemmingsreserve DTR-gelden

480.000

328.000

180.000

7.000

•

Bestemmingsreserve legaat

15.000

•

Bestemmingsreserve AMV

192.000

277.000

•

Overige (algemene) reserves

604.000

604000

604.000

1.476.000 1.324.000 1.176.000 1.088.000 Voorzieningen • Egalisatierekening afkoop huurverplichtingen • Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding • Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen

71.000

24.000

27.000

23.000

19.000

15.000

3.155.000

3.952.000

4.155.000

4.491.000

•

Voorziening WW-verplichtingen

284.000

• •

Voorziening transitie HCL Egalisatierekening bijdrage huurverplichtingen CKK

215.000

720.000

1.080.000

1.316.000

1.181.000

4.472.000 5.778.000 5.989.000 6.186.000

24 Ondernemingsplan 2023

3.12

Meerjarenraming 2024-2026 met toelichting Begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

Rijksbijdrage

1.335.000

1.376.000

1.419.000

1.447.000

Bijdrage Gemeente Maastricht

1.063.000

1.096.000

1.130.000

1.153.000

BATEN Algemene baten Bijdragen deelnemers GR

Bijdrage Gemeente Heerlen Rijksbijdrage huur en onderhoud

862.000

889.000

917.000

935.000

1.883.000

1.941.000

2.001.000

2.041.000

5.143.000

5.302.000

5.467.000

5.576.000

Directe baten Programmabijdrage e-depot

50.000

DVO-opbrengsten Provincie Limburg

459.000

473.000

488.000

498.000

1.427.000

1.471.000

1.517.000

1.546.000

80.000

165.000

252.000

DVO-opbrengsten overheden DVO-opbrengsten e-depot Opbrengsten diensten derden

158.000

163.000

168.000

171.000

Publieksinkomsten

6.000

Overige baten Vrijval uit voorzieningen: • Afkoop huurverplichtingen

24.000

•

Aanpassing huurvergoeding

4.000

•

Bijdrage huurverplichtingen CKK

34.000

135.000

7.305.000

7.684.000

8.000.000

8.288.000

Personele lasten

4.203.000

4.329.000

4.459.000

4.593.000

Huisvestingslasten

Bijdrage SHCL

TOTAAL BATEN LASTEN

2.023.000

2.237.000

2.514.000

2.608.000

Directe materiële lasten

287.000

296.000

305.000

311.000

Kosten ICT en kantoorautomatisering

211.000

218.000

225.000

230.000

Algemene organisatiekosten

376.000

342.000

352.000

359.000

Kapitaalslasten

89.000

64.000

56.000

46.000

Overige lasten: •

•

Dotaties aan voorzieningen: o

Groot onderhoud gebouwen

203.000

336.000

139.000

96.000

Bijdrage huurverplichtingen CKK

270.000

-357.000

-223.000

-57.000

-50.000

7.305.000

7.599.000

7.993.000

8.193.000

85.000

7.000

45.000

85.000

7.000

45.000

Bestedingen uit bestemmingsreserve: o

DTR-gelden

TOTAAL LASTEN EXPLOITATIESALDO (vóór bestemming) •

Toe te voegen aan bestemmingsreserve afbouw project AMV EXPLOITATIESALDO (na bestemming)

25 Ondernemingsplan 2023

Toelichting op de meerjarenraming 1. Ten aanzien van de meerjarige indexatie van kosten en opbrengsten wordt aangesloten bij de inflatieverwachtingen van het CPB, welke uitgaat van een jaarlijkse prijsstijging van 3,1% voor de periode 2003-2005 en 2% voor 2026. 2. Per 1 januari 2024 zal het Rijk terugtreden uit de Gemeenschappelijke Regelingen RHC’s, zo ook uit de Gemeenschappelijke Regeling HCL. Vanaf die datum kan het HCL geen gebruik meer maken van het nationale e-depot. Voor de ontwikkeling en inrichting van een eigen e-depotvoorziening ontvangt het HCL gedurende de periode 2022-2026 een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch zijn toegevoegd aan de post programmabijdrage e-depot (DTR-gelden). 3. De kosten welke gemoeid zijn bij de ontwikkelen van een eigen e-depotvoorziening worden onttrokken uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTRgelden. Vanaf 2024 worden de eerste inkomsten uit e-depot gerelateerde dienstverlening verwacht. 4. Het SHCL maakt voor haar ICT-ondersteuning gebruik van de overeenkomst die het HCL met Parkstad-IT heeft gesloten. De daarbij behorende kosten zijn toegevoegd aan de jaarlijkse bijdrage van het SHCL ter de dekking van gezamenlijke kosten gekoppeld aan de inwoning van het SHCL. Gesprekken over een mogelijke vergoeding voor het gebruik van kantoorruimten en archiefopslag zijn gaande. 5.

Dekking van de integratiekosten van Heerlen vindt plaats vanuit de exploitatie. De kosten van verhuizing van de archiefbewaarplaats van het Thermenmuseum naar de CKK worden conform afspraak gedragen door de Gemeente Heerlen. Tot en met het eerste jaar na ingebruikname van de CKK (3e kwartaal 2022) is conform afspraak met Heerlen geen vergoeding verschuldigd voor huur en onderhoud van deze archiefbewaarplaats. Vanaf het vierde kwartaal 2023 bedragen de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000. Hiertoe is een tienjarige huurovereenkomst gesloten. Ter gedeeltelijke dekking van deze kosten worden in de jaren 2020 t/m 3e kwartaal 2023 de uitgespaarde huurkosten ondergebracht in een Egalisatierekening bijdrage huurverplichtingen CKK Heerlen, welke gedurende de tienjarige huurovereenkomst in jaarlijks gelijke bedragen vrijvalt. 6. De onderhoudskosten betreffen de kosten van onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, en zijn gekoppeld aan het MJOP. 7. De kosten ICT en kantoorautomatisering zijn exclusief de ICT-kosten gekoppeld aan de ontwikkeling van een eigen e-depot voorziening. 8. De Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen betreft een voorziening gekoppeld aan het meerjarenonderhoud aan de archiefbewaarplaats te Maastricht.

De hoogte van de jaarlijkse dotatie aan deze voorziening wordt bepaald door het saldo van de van het Rijk ontvangen bijdrage voor onderhoud en de voorziene onderhoudskosten zoals voortkomend uit het MJOP met de bijbehorende beheerskosten. 9. Het project AMV kent een looptijd van 7 jaar, over de periode 2021-2027. Ter dekking van mogelijke afvloeiingskosten van de ten behoeve van het project werkzame medewerkers bij niet-continuering van het project na 2027, wordt uit de positieve resultaten voortvloeiend uit dit project in de periode 2021-2027 een Bestemmingsreserve afbouw project AMV gevormd. 26 Ondernemingsplan 2023

Bijlage

Overzicht DVO-partners

Gemeente Beekdaelen Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden- Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Landgraaf Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg aan de Geul Gemeente Voerendaal Gemeenschappelijke Regeling Gegevenshuis Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid Limburg Gemeenschappelijke Regeling ISD BOL Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas Gemeenschappelijke Regeling Kredietbank Limburg Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg Provincie Limburg Waterschap Limburg

Overzicht OvO-partners In onderstaand overzicht is te zien met welke organisaties en instanties het HCL een Overeenkomst voor het leveren van Diensten (OvO) heeft. Gemeente Beek Gemeenschappelijke Regeling Servicecentrum MER Gemeenschappelijke Regeling Stadsregio Parkstad Limburg

27 Ondernemingsplan 2023

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Heerlen&id=0dd32b75-949c-4e92-a00b-960207b3f13e