Omgevingsvergunningen-plan van aanpak hervorming VTH-keten.pdf

raadsinformatiebrief Heerlen, 25 april 2023

Registratienummer: BWV-23002444

Onderwerp Plan van aanpak hervorming omgevingsvergunningen VTH-keten (toezegging nr. 2877) Inleiding/aanleiding Tijdens de raadsvergadering van 29 maart is u toegezegd (toezegging nr. 2877) om een plan van aanpak op te stellen over de verbetering van de VTH-keten-inrichting, met name waar het de reactietermijn en communicatie betreft. Met deze brief informeren wij u over dit plan van aanpak. VTH-keten De VTH-keten staat voor de samenwerking met en tussen vergunningverlening, toezicht en handhaving en is weer verder onder te verdelen in de verschillende thema’s: ruimtelijke ordening, verkeer, horeca, evenementen, markten en kermissen. Dit plan van aanpak omvat het thema ruimtelijke ordening. De ruimtelijke ordering wordt gereguleerd met de omgevingsvergunning, die nog tot en met eind december 2023 gebaseerd is op de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Per 1 januari 2024 is de Omgevingswet van kracht. De huidige omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Korte terugblik Vanaf het jaar 2020 zien we een duidelijke stijging in zowel het aantal informatieverzoeken, vooroverleggen en aanvragen. Dit vertaalt zich ook in een stijging van de ontvangen legeskosten. In onderstaande grafieken treft u de trend van de afgelopen jaren aan.

Pagina 2 van 6

620 381

618 599

200

343

853

912

2022

2021

informatieverzoek

576

455

intaketafel

317

718

632

2020

2019

vooroverleg

omgevingsvergunning

Grafiek 1 aantallen binnenkomende vragen en aanvragen

€3.296.774 €2.112.982

€2.021.528

€1.340.806 LEGES 2022

2021

2020

2019

Grafiek 2 legesinkomsten omgevingsvergunningen

Probleemstelling Wij zijn verheugd dat wij deze toename zien, omdat dit betekent dat onze stad een verdere groei en transformatie doormaakt. Wel zien we ook dat hierdoor het gehele proces van vergunningverlening nog meer onder druk is komen te staan, terwijl we met de invoering van de Omgevingswet en de verdere uitwerking in de geest van de motie verbetering dienstverlening vergunningen hard aan de slag zijn om zowel de dienstverlening te verbeteren én tegelijkertijd meer mogelijk te maken. Daarnaast zien we dat de maatschappelijke opgave meer en meer vertaald moet worden naar de ruimtelijke inpassing. Denk hierbij aan het voorbereidingsbesluit bescherming woningsplitsing uit 2022 en het onlangs vastgestelde besluit over de bescherming tegen toename ongewenste onzelfstandige bewoning, woningsplitsing en huisvesting arbeidsmigranten.

Pagina 3 van 6 Doelstelling We willen het ja, mits-principe verder uitbouwen in het vergunningenproces. Vanaf het eerste contact verkennen we de mogelijkheden met de ja; mits benadering We gaan in een vroeg stadium in gesprek en denken mee met initiatiefnemer (mogelijk maken door vroegtijdig advies). We inventariseren de beleidscriteria die sowieso op groen moeten staan en bepalen in een vroeg stadium welke mogelijke knelpunten in welke fase van het proces aangepakt moeten worden. We willen vaker een afweging maken in plaats van alleen een toetsing, waardoor initiatieven eerder haalbaar worden We beogen hiermee dat de reactietermijn en de communicatie verbeteren. Aanpak Hiervoor zijn de volgende stappen nodig. 1.

2.

3.

Doorontwikkeling Intaketafel Doordat de nadruk van de verbetering zit in het begin van het proces is een aanpassing van het proces noodzakelijk. In de bijlage is het voormalige en nieuwe proces weergegeven. We hebben de stap “intaketafel” toegevoegd. De intaketafel vindt wekelijks plaats en geeft op hoofdlijnen aan of het initiatief gewenst en haalbaar is én wat hiervoor nodig is. De eerste ervaringen zijn dat deze toevoeging in het proces een meerwaarde heeft. Een initiatiefnemer krijgt snel inzichtelijk hoe haalbaar zijn initiatief is. Ook als dit betekent dat we nee zeggen. We zien vervolgens dat initiatieven die niet haalbaar zijn het verdere VTH-proces niet meer belasten. Wel constateren we dat sommige initiatiefnemers niet bereid zijn om het plan aan te passen en een nee niet accepteren. Ook dan doen we een stap naar voren om een dialoog te starten. De wethouder is dan ook bestuurlijk aangehaakt. Een verdere doorontwikkeling is om de Intaketafel verder uit te breiden waarbij we meer nadruk leggen op het actieve contact met de initiatiefnemer. Mogelijke knelpunten tijdig benoemen Omdat een initiatiefnemer zelf kiest hoe hij zijn aanvraag indient, is het mogelijk dat de initiatiefnemer de stap van de intaketafel en/of vooroverleg overslaat.

Zien we dat een aanvraag ingediend wordt in de stap vooroverleg of vergunningaanvraag dan voeren we nog steeds de toets uit of het initiatief wenselijk en haalbaar is. Ook nu blijft het van belang om mogelijke knelpunten (het invullen van de “mits”) vroegtijdig te bespreken en goed te duiden. Immers hoe verder een aanvrager is met de uitwerking van zijn plan, hoe meer kosten hij gemaakt heeft, hoe minder de aanvrager geneigd is zijn plan bij te stellen. Alhoewel de redenatie vaker is dat onder druk alles vloeibaar wordt en meer mogelijk is, zijn er afhankelijk van het initiatief en locatie bepaalde voorwaarden dusdanig kaderstellend dat vroegtijdig oppakken van deze voorwaarden een vereiste is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de thema’s externe veiligheid en geluid. Doorontwikkeling beleidsadvies In het huidige proces wordt bij strijdigheid met het bestemmingsplan de toets van beleid uitgevoerd door de zogenoemde b- en c-teams. Bij deze processtap gaan we experimenteren met een andere aanpak. Deze houdt in dat we, vanuit de ja, mits gedachte, tot een afweging komen met een generalistische kijk op het plan. Daar

Pagina 4 van 6

4.

5.

6.

7.

waar wenselijk mogen initiatiefnemers hun plan presenteren aan het beleidsteam om uiteindelijk een ambtelijk advies c.q. afweging te kunnen opstellen. Ook andere manieren zijn denkbaar en daarmee gaan we de dan ook experimenteren. Dit is een eerste stap richting de Omgevingstafel die onder de Omgevingswet ingevoerd wordt. Bestuurlijke afweging en opschaling organiseren We zien ook initiatieven die wenselijk zijn, echter niet altijd voldoen aan alle beleidseisen die vastgesteld zijn door de Raad. Daar waar mogelijk organiseren we dat het college binnen de kaders die de Raad gegeven heeft, kan afwijken. De dialoog en dus ook de afweging hierover tussen initiatiefnemer, beleid en college wordt versneld en wordt aan het begin van het proces opgestart. Afhankelijk van het vraagstuk betreft dat de bevoegdheid van de wethouder, het college of uw gemeenteraad. Meer aandacht voor het Omgevingsloket Heerlen Sinds juli 2022 is het Omgevingsloket Heerlen in de volle breedte operationeel. Aan dit loket dat naast een fysiek loket ook vragen (informatieverzoeken) per mail of telefonisch afhandelt kunnen burgers terecht voor informatie over de wet- en regelgeving op het gebied van bouwen en verbouwen in en rondom hun woning. Ondernemers kunnen met hun vragen, die vaak een stuk omvangrijker zijn, bij het Ondernemershuis terecht.

Met de Omgevingswet in aantocht verwachten we dat het aantal vragen gaat toenemen. Daarom gaan we het Omgevingsloket Heerlen verder promoten bij onze burgers via de Stadskrant en sociale media. Personele capaciteit aanvullen Om bovenstaande stappen mogelijk te maken moet de capaciteit in de VTH-keten op orde zijn. Daarom is de begroting van 2023 structurele capaciteit voor de verbetering van de VTH-keten opgenomen. Concreet betekent dit dat we in de gehele VTH-keten de vaste formatie uitbreiden. Door meer medewerkers in te zetten in het gehele VTHproces willen we bereiken dat de communicatie met de initiatiefnemers verbetert en de doorlooptijd verkort wordt. Hierbij houden we rekening met de huidige krapte in het werkveld van ruimtelijke ordening. Dit betekent dat we soms ervoor kiezen om taken anders te verdelen of medewerkers zelf verder op te leiden in dit vakgebied. Een voorbeeld van taken anders verdelen is de ondersteuning voor de VTH-keten. De ondersteuners nemen bijvoorbeeld terugbelverzoeken over en kunnen nadere informatie geven over de status van een aanvraag en het verdere proces. We zijn al gestart met de werving van nieuwe medewerkers. We werven niet alleen vergunningverleners, maar ook adviseurs met specifieke vakkennis.

Anders werken volgens de Omgevingswet Eind maart is nieuwe software geïmplementeerd, om initiatieven en vergunningen te begeleiden en te behandelen en om toezicht en handhaving zaakgericht en onder de Omgevingswet uit te kunnen voeren. De oude software is namelijk niet geschikt voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Het gebruik van de nieuwe software zorgt voor een andere manier van werken en biedt een mogelijkheid om digitaal samen te kunnen werken met ketenpartners. Het werken met de nieuwe software vergt een andere manier van integraal samenwerken. We hebben er voor gekozen om nu al onder de huidige wetgeving WRO en WABO met de nieuwe software en de nieuwe Omgevingswetprocessen realtime te gaan oefenen. Het doel is om op deze manier een transitie in te zetten om het

Pagina 5 van 6 proces van de begeleiding van initiatieven tot en met de vergunningaanvraag efficiënter en transparanter te laten verlopen. Voor de nieuwe werkwijze is een blauwdruk voor nieuwe werkprocessen opgesteld. Deze blauwdruk is ontwikkeld aan de hand van de klantreis die een initiatiefnemer doorloopt vanaf het moment dat hij/zij een idee heeft tot en met de afgifte van een vergunning. In de onderstaande afbeelding is deze klantreis en de bijbehorende gemeentelijke processen weergegeven.

Afbeelding 1: klantreis versus nieuwe werkprocessen

Nadat de gemeente een initiatief heeft ontvangen, wordt het initiatief digitaal geregistreerd. Na de registratie wordt het initiatief via de intaketafel verkend op wenselijkheid, toepasbaarheid binnen het vigerende beleid en de haalbaarheid. Uitgangspunt is hierbij is de ja mits-gedachte. Wanneer een initiatief niet past binnen de geldende de beleidscriteria wordt het college en in sommige gevallen uw raad op basis van een integraal advies gevraagd om een besluit te nemen over de wenselijkheid van het initiatief. Als een initiatief wenselijk is bevonden wordt het aan de omgevingstafel besproken. Hier vindt een dialoog plaats tussen de initiatiefnemer, eventueel vergezeld door zijn/haar adviseur(s), en meerdere experts (van bijvoorbeeld ruimtelijke ordening, milieu, bouwen ed.). Het doel is om de initiatiefnemer mee te nemen in de gewenste stappen ten aanzien van de door hem/haar uit te voeren voorbereiding, het door hem/haar uit te voeren participatietraject en hiermee de uitvoerbaarheid te vergroten. Daarnaast wordt gekeken naar mogelijkheden om de kwaliteit van het initiatief te verhogen. Op deze manier wordt erna gestreefd dat wanneer een initiatiefnemer de vergunningaanvraag indient, en daarbij de adviezen van de omgevingstafel meeneemt in zijn aanvraag, de vergunningsaanvraag efficiënter en sneller behandeld wordt.

Voor eenvoudige initiatieven wordt onderzocht of er een verkorte procedure, voorafgaand aan de vergunningsaanvraag, kan worden toegepast. Onderzocht wordt ook voor welke initiatieven dit dan gaat gelden.

Pagina 6 van 6

8.

Straks na invoering van de Omgevingswet bestaat de mogelijkheid dat een vergunningaanvraag, zonder dat deze stappen zijn door lopen, rechtstreeks in het DSO wordt aangevraagd. In dat geval wordt de aanvraag toch op de intaketafel voorgelegd en wordt deze beoordeeld op wenselijkheid, toepasbaarheid binnen het vigerende beleid en de haalbaarheid. Aanpassen beleid Daar waar een initiatief niet passend conform het geldende bestemmingsplan is, toetsen we of dit initiatief wenselijk is aan de beleidscriteria die vastgesteld zijn door de gemeenteraad. Omdat een initiatief niet altijd aan alle beleidscriteria kan voldoen gaan we inventariseren welke beleidscriteria sowieso op groen moeten staan. We houden alle beleidscriteria tegen het licht. Bij het bepalen van de resultaten van de inventarisatie nemen we de ervaringen uit het verleden mee. Belangrijk is daarbij dat al het beleid is vastgesteld door uw gemeenteraad. Deze criteria zullen dan ook nog ter besluitvorming aan u worden voorgelegd. Doordat we blijven monitoren welke knelpunten we ervaren bij de afhandeling van initiatieven en vergunningaanvragen krijgen we inzichtelijk op welke beleidskaders een initiatief uiteindelijk toch niet haalbaar is of het bestuur al vaker een afweging heeft gemaakt om af te wijken op een bepaald beleidsterrein. Dit kan dan een startpunt zijn voor een beleidsaanpassing.

Verder gaan we na welk beleid of onderdelen van beleid doorontwikkeld moeten worden aan de huidige (maatschappelijke) ontwikkelingen. Op dit moment kijken we bijvoorbeeld naar de parkeernorm. Voor alle bovenstaande stappen geldt dat wij ervaringen ophalen en delen met andere gemeenten en van elkaar leren wat we kunnen verbeteren.

Kernthema: Ruimtelijke ordening Bijlagen Proces vergunningverlening Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerlen, de wnd. secretaris, drs. D. Huurdeman

De burgemeester, drs. R. Wever

Deze raadsinformatiebrief is digitaal ondertekend en daarom niet voorzien van handtekeningen.