Notitie werkgeverscommissie.docx

Input commissie EBF

1 maart 2023

Voorzitter De oude werkgeverscommissie heeft bij monde van haar toenmalige voorzitter mw. Mous in de commissie MF eind 2021 haar zorgen gedeeld inzake de bezetting van onze griffie. Er zijn toen geen concrete voorstellen gedaan met het oog op de verkiezingen. Zij gaf aan dat deze problematiek door de nieuwe raad moest worden opgepakt. Wij willen hier nu werk van maken. Onze griffie rapporteert jaarlijks keurig wat zij allemaal voor ons doen. Zie ook het jaarplan raadsgriffie 2022 wat eenieder bij zijn benoeming heeft ontvangen en het jaarplan 2023 dat ook al is gedeeld. Wij zijn allemaal heel blij met hun inzet en ondersteuning en meerdere malen kregen zij applaus en complimenten van onze raad. Maar wat misschien niet iedereen helder heeft is de organisatorische positie van de griffie. Die is namelijk heel bijzonder. Zij zijn niet in dienst van de ambtelijke organisatie maar in dienst van de raad. Wij zijn als werkgever verantwoordelijk voor deze medewerkers. Wij zijn verantwoordelijk voor hun arbeidsvoorwaarden en rechtspositie, maar ook het personele budget van de formatie en het werkbudget. Ook Arbo-technisch zijn wij als raad verantwoordelijk voor onze griffie. En als werkgeverscommissie pleiten wij ervoor om een aantal knelpunten op te lossen.

Onze vergaderingen vinden veelal in de avonduren plaats en flexibele inzet van het griffiepersoneel is noodzakelijk; alle werk in de avonduren wordt namelijk tot het reguliere werk gerekend dat binnen de formatieve uren moet worden uitgevoerd. Dit gaat soms ten koste van overige werkzaamheden, de griffie moet immers ook voluit meedraaien in een grote en complexe organisatie. Daar de formatie nooit geheel op sterkte is gebracht leidt dit ertoe dat onze griffie veel overuren draait (hetgeen leidt tot opbouw van omgerekend wel 15 à 20 verlofdagen per jaar extra, die slechts beperkt kunnen worden opgenomen door diezelfde drukke werkzaamheden). Voor alle duidelijkheid onze medewerkers zijn op dit moment gelukkig in hun functie en zitten goed in hun vel. Maar er is sprake van een disbalans tussen wat wij vragen van het griffieteam en wat zij kunnen leveren. En dan vragen wij momenteel nog niet veel extra inzet zoals meer communicatie namens de raad, meer burgerparticipatie organiseren bij projecten of het organiseren van een ideeënmarkt. Als we dit gaan vragen komt het team echt in de problemen qua tijd om dit te realiseren. Wij vervullen onze werkgeversrol in dit opzicht niet goed. Oorzaak is te vinden als we kijken naar de ontwikkeling van de formatie-bezetting. In 2016 was de formatie 4,67 Fte. Er heeft destijds een herwaardering van de functie ‘Raadsadviseur’ plaatsgevonden.

Ook is er een andere indeling van functies gekomen. Men ging van 4 naar 3 functies. De extra kosten als gevolg van deze veranderingen moesten binnen het team worden opgelost. Het totale personeelsbudget bleef hetzelfde. De formatiecapaciteit niet.

Wij hebben in kaart gebracht hoe het huidige formatieplaatje plus begroting uitziet. In dit overzichtje ziet u dat de vacature raadsadviseur financieel is afgenomen tot 0,54 Fte en het geld is gebruikt om de vervanger van Karin (Manon) te werven en in te zetten. Huidige formatie 1 januari 2023

Griffier Raadsadviseur Vacature Raadsadviseur Griffiemedewerker

Formatie Schaal Fte 14 1 11 2,32 (11)

(1)

8

1

Bezetting Schaal 14.11 11.11 11.11

Euro* 124.607 216.549

65.021

Fte 1 0,89 0,89 (0,54)

euro 128.985 86.764 86.764 (43.021)

8.11 8.3

1 69.018 1 39.866 Totaal 4,32 406.177 4,78 411.397 * Het bedrag dat in de begroting is opgenomen is gebaseerd op de schaal met 9 periodieke verhogingen. Dit in overeenstemming met de max -2 systematiek. Als iedereen in het max van zijn schaal zit (11 periodieken) is er dus geldtekort! De blauwe regel is niet meegeteld in de totaaltelling. Conclusie: Er is op dit moment een onderbezetting (dus vacatureruimte) bij de functie raadsadviseur. Daarnaast is er een overbezetting op de functie griffiemedewerker. Deze overbezetting is tijdelijk tot het moment dat Karin Maubach met pensioen gaat (28 september 2023). Wij willen het nu met name hebben over de onderbezetting bij de functie raadsadviseur. Uiteraard hebben wij gekeken naar de benchmark, om te bezien wat een reële griffie bezetting is voor een stad en raad van onze omvang. In dit stuk staat een benchmark met de landelijke gemeenten en in de presentatie ziet u een actuele benchmark gebaseerd op een actueel onderzoek in Limburg, Gelderland en Brabant. Benchmark gemeenten 90.000- 110.000 inwoners. (bron raadsvoorstel gemeente amstelveen 17 febr. 2021) Griffier Deventer 1 Helmond 1 Hilversum 1 Hoeksche 1 Waard Delft 1 Westland 1 Amstelveen 1 Gemiddeld 1

Raadsadviseur 3 2 3 3

Communicatieadviseur 1 1 1 1

Ondersteuning 2 1 2 2

3 2 3

1 1

3 2 1 2

Totaal 7 5 7 7 8 6 4 6

Amstelveen (89000 inwoners) heeft trouwens in 2021 op geplust van 3,7 naar 5,2!

Natuurlijk is dit tot op zekere hoogte arbitrair en kunnen er lokaal keuzes worden gemaakt, maar toegepast op onze griffie kun je zonder enige terughoudendheid stellen dat de ideale omvang ver weg is. Daarom komen wij met het voorstel tot een uitbreiding van de formatie. Voorstel Nieuwe Formatie Gewenste formatie/bezetting Formatie Schaal Fte Griffier 14 1 Raadsadviseur 11 2,78

Euro* 124.607 259.485

Griffiemedewerker

1

65.021

4,78

449.113

Totaal

8

Bezetting Schaal 14.11 11.11 11.11 11.11 8.4

Fte 1 0,89 0,89 1 1

euro 130.792 87.523 87.523 98.340 55.009

4,69

459.187

De gewenste uitbreiding, om het hele team te ontlasten, zit op de werkzaamheden van de raadsadviseur; oppakken burgerparticipatie/communicatie, voorkomen dat de huidige medewerkers onverantwoord veel in de avonduren moeten werken of constant te veel uren maken. De vacante functie raadsadviseur zou zich perfect lenen voor een collega die zich toelegt op communicatie; daarnaast een raadadviseur (Alexandra) die zich toelegt op met name burgerparticipatie initiatieven namens de raad. En een raadsadviseur die zich toelegt op wat meer algemeen/juridisch/financiële aangelegenheden (Camiel). Sluit ook aan bij het drietal commissies waar thans mee wordt gewerkt. Het is gebruikelijk dat elke commissie een eigen, vaste, commissiegriffier heeft, die dan ook raadsadviseur op de betreffende terreinen van die commissie is. Dit zou leiden tot een interne verschuiving en de functie die vacant zou moeten worden gesteld is die van Raadsadviseur/commissiegriffier, met als specialisatie communicatie. Bij communicatie namens de raad kan worden gedacht aan het actief promoten van vergaderingen en bijeenkomsten van de raad, wellicht verslagen of weergaven daarvan maken en natuurlijk het toelichten van besluiten met ‘wat grotere impact’ op de stad. En dat via de traditionele, maar vooral ook de nieuwe sociale media. T.z.t. kan dit worden neergelegd in en uitgebouwd via een zgn.

eigen communicatieplan van de raad. Kortom, communicatie met een meer duaal accent, maar natuurlijk wel in goed overleg en samenwerking met de afdeling communicatie van het college. We blijven tenslotte ook één stad en één gemeente. Als we de formatie in orde willen maken is extra geld nodig: Gewenst budget 449.113 - Huidig budget 406.177 = nodig € 42.936 Het tweede aandachtspunt met betrekking tot de toekomstige begroting is het budget van de griffie. De griffier is als budgetbeheerder verantwoordelijk voor een actief

middelenbeheer van de raad, de raadscommissies, de griffie en (alleen in formele zin) de rekenkamer. Als de raad extra activiteiten bijv. een Ideeënmarkt of andere bijeenkomsten met burgers wil organiseren dan wordt dit gefinancierd uit het overschot op bestaande posten, het zou juister en makkelijker zijn om een eigen budget voor dit soort zaken op te stellen. Ons voorstel is om een budget van 10.000 euro op te nemen voor extra activiteiten met als budgetbeheerder de griffier. Wij vragen de raad om de benodigde formatie en het extra budget beschikbaar te stellen. Voorzitter, Dank u wel dat u de werkgeverscommissie in de gelegenheid heeft gesteld om deze punten te mogen delen en hopelijk worden onze adviezen door de raad positief ontvangen en besloten. Dan rest ons alleen nog het uitspreken van onze dank voor de mensen van onze griffie. Zonder hen zouden wij ons werk niet kunnen doen.