memo controleprotocol en normenkader

Memo Aan de gemeenteraad

Datum

Onderwerp

12 februari 2025

toezegging 3561 vragen Controleprotocol en Normenkader

Documentnummer

Auteur R. Daemen M. van Brussel Domein/Team Domein

Tijdens de commissievergadering EBF 11 februari jl. is de toezegging gedaan u te informeren over het proces en de beantwoording van de openstaande vragen. Proces Het Raadsvoorstel en bijlagen zijn behandeld in de Werkgroep Financial Audit (WFA). Tijdens dit overleg zijn wijzigingen aangehaald die deels zijn doorgevoerd in de Raadsstukken.

Bedrijfsvoering/Middelen Team Financiën E&M

-

In het Raadsvoorstel was de uitzondering met betrekking tot de 3 Decentralisatie reeds correct aangepast. Er is hier geen sprake meer van een uitzondering.

-

In bijlage 1 Controleprotocol hebben we in de WFA afgesproken om bij de rapportagegrens geen absoluut bedrag van €200.000 te noemen. Maar een dynamisch percentage van 5% van de goedkeuringstolerantie. Hiermee groeit de rapportagegrens mee met de begrotingsomvang. (voor 2024 betekent dit ca € 250.000). Dit is slechts ten dele opgenomen in bijlage 1 (in de voetnoot). Dit hebben we aangepast in op pagina 11 en 12. In bijlage 2 van het Raadsvoorstel Normenkader, de tekst “CAR UO” vervangen door “CAO gemeente”

Openbaarheid

Ambtelijk opdrachtgever Domein Middelen - Manager team Financiën E&M Doel van de memo Informeren Afschrift aan

Bijlage(n)

-

Vragen: 1. Hoe wordt de rechtmatigheidscontrole geborgd nu dit niet meer bij de accountant ligt? Krijgt het college hierin extra ondersteuning? Borging vindt sinds 2023 plaats door uitvoering van interne controle op de financiële rechtmatigheid door uitvoering van verbijzonderde interne controle door een tweetal concern adviseurs binnen de afdeling financiën van de gemeente

Heerlen. In het verleden was dit een solo functie. Op basis van een intern controleplan dat is opgesteld en vooraf gesondeerd met de controlerend accountant. Jaarlijks wordt in samenspraak met de accountant een plan van aanpak opgesteld waarbij de belangrijkste processen en geldstromen met betrekking tot financiële rechtmatigheid en de uit te voeren werkzaamheden zijn opgenomen. Dit vormt de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het College.

2. Waarom controleert de accountant de decentralisatie van de 3-d domeinen niet? Hoe verhoudt zich deze keuze tot de inwoners en de betrokken partners. Wanneer zal de accountant de onzekerheden binnen het sociaal domein oplossen? Dit is niet langer een issue voor de controlerend accountant. Dit is in de actuele versie van het Raadsvoorstel ook niet meer opgenomen. De controlerend accountant heeft op basis van de BADO-notitie “vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” voldoende handvatten om hier tijdig en op adequate wijze een oordeel over te kunnen vormen.

3. Waarom is bij de goekeurings- en rapportagetoleranties gekozen voor 3%? Hoe worden kleinere fouten tijdig gedetecteerd? Zijn er scenario's waarbij de raad de tolerantie scherper kan stellen? Er is gekozen voor 3% omdat de rechtmatigheidsverantwoording door het College nog vrij nieuw is (sinds 2023). Om te zorgen dat er geen disproportionele belasting op de interne organisatie plaatsvindt, en het proces van interne controle op de financiële rechtmatigheid als groeimodel in de organisatie in te bedden is gekozen voor de maximale tolerantiegrens. Wanneer het proces rondom financiële rechtmatigheid meer en meer ingebed is in de organisatie en de primaire processen is het mogelijk om dit percentage naar onder bij te stellen. Een maximale tolerantiegrens wil niet zeggen dat “kleinere” fouten niet tijdig worden gedetecteerd, er wordt namelijk met een lagere grens naar individuele posten binnen de processen en stromen gekeken. Binnen de paragraaf Bedrijfsvoering worden alle constateerde fouten gerapporteerd >5% van de goedkeuringstolerantie, zijnde € 250.000. Uitsluitend wanneer gedane bevindingen tezamen de grens van 3% overstijgen zal dit pas leiden tot uiteindelijke afkeurende rechtmatigheidsverklaring.

4. Hoe wordt ervoor gezorgd dat het normenkader up tot date blijft gezien de steeds wijzigende regelgeving? Nieuwe Beleidsnota’s worden via inhoudelijke commissies behandeld en door de Raad vastgesteld. Door jaarlijkse actualisatie van het normenkader op basis van afstemming met inhoudsdeskundigen binnen de teams wordt zorggedragen voor een juist en volledig normenkader.

5. En hoe wordt de raad/commissie geïnformeerd over een wijziging in het normenkader? Jaarlijks wordt het normenkader door de Raad vastgesteld, waarmee zij dus ook jaarlijks worden geïnformeerd over wijzigingen ten opzichte van het voorgaande jaar

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerlen, namens dezen, wethouder voor Economie en Arbeidsmarkt, Financiën en Sport, Duurzaamheid, Heerlen Noord M.E.E. de Beer