JPH, Antwoordbrief horecavergunningen.pdf

Mevrouw M.T.A. Butink, Alhier

Heerlen, 16 mei 2023

Registratienummer: BWV-23002475

Onderwerp

Beantwoording vragen ex. art. 33 RvO.

Geachte mevrouw Butink, Naar aanleiding van uw vragen d.d. 29 maart 2023 inzake “Horecaondernemers wachten te lang op vergunning” deel ik u het volgende mede. Algemeen Verbeterfactoren invoeren waar dat kan Met vergunningenstelsels beoogt de overheid activiteiten te reguleren. Vergunningen zijn daarmee mede bepalend voor de identiteit, sfeer en beleving van de stad. Hieraan hecht ik veel waarde. Ik wil dan ook mijn verantwoordelijkheid nemen voor een goede afhandeling van vergunningaanvragen. Daarbij wil ik het “ja, mits-principe” hanteren en vanaf het eerste contact verkennen we als organisatie de mogelijkheden met de “ja, mits”benadering. We gaan in een vroeg stadium in gesprek en denken mee met initiatiefnemer vanuit de doelstelling om zowel de belangen van de aanvrager, de omgeving en de stad goed te dienen, maar ook met oog voor de belangen die het vergunningstelsel behartigt. Wanneer deze belangen niet in elkaars verlengde liggen, zoeken wij naar een passend compromis. Daarbij doen zich veelal inhoudelijke, procesmatige en kwantitatieve uitdagingen voor. Bij het oplossen van deze uitdagingen spelen enkele factoren waar wij als organisatie weinig tot geen invloed op kunnen uitoefenen.

Ik noem: - het risico op een fluctuerend aantal aanvragen: structurele maatregelen zoals per direct uitbreiden van de reguliere bezetting zijn daardoor niet altijd zonder meer een passende oplossing; - krapte op de arbeidsmarkt voor vaste krachten en voor inhuurkrachten. Dat ik niet op alle factoren invloed heb, stimuleert mij om des te meer te zoeken naar verbeterfactoren waar ik wel invloed op heb. Het krantenartikel schetst geen representatief beeld Op de datum van het krantenartikel (30 maart 2023) vielen 5 van de 8 aanvragen binnen de reguliere afhandeltermijn. Dat staat in contrast met het beeld dat geschetst wordt.

Bij een horecavergunning wordt zowel de horecalokaliteit als de ondernemer getoetst. Daarom is ook een nieuwe vergunning vereist bij louter een ondernemerswisseling. Aansluitend aan het eerste artikel hebben (horeca-)ondernemers zich spontaan gemeld om de betrokken ambtenaren een hart onder de riem te steken, en aan te geven dat zij zich niet herkenden in het geschetste beeld. Zowel (horeca)ondernemers van de vermelde aanvragen als andere (horeca-)ondernemers. Zij hebben aangegeven bij aanvragen behoefte te hebben aan: - een geregelde status-update over de procedure: voorkom radiostilte en geef duidelijk aan of onderdelen uit de aanvraag aangevuld moeten worden of onduidelijk zijn. Een geregelde update voorkomt dat door wachten op elkaar kostbare proceduretijd weg ebt. De ondernemers zien hierin een actieve rol weggelegd voor zowel de gemeente als voor hen zelf. - verwachtingen management: welke stappen moet de aanvraag doorlopen ? Welke stappen zijn al doorlopen en wat is de verwachte termijn over nog te nemen stappen ? Welke onderdelen zijn al akkoord ? Oplossingsgericht vooruit De ambtelijke organisatie heeft in de afgelopen jaren een aantal veranderingen ondergaan die onder meer tot doel hadden tot een snellere, van buiten naar binnen gerichte dienstverlening te komen. We hebben als organisatie daar goede stappen in gezet.

En we willen daar nog meer verbeteringen in aanbrengen. Natuurlijk is het waardevol om naar het verleden te kijken om verbeterpunten te analyseren. Ik nodig u uit om samen met ons oplossingsgericht, en waar nodig kritisch, vooruit te kijken naar mogelijke verbeteringen. Het vergunningsproces De reguliere afhandeltermijn voor horecavergunningen bedraagt 8 weken. De daadwerkelijke termijn wordt in de praktijk mede bepaald door drie factoren: 1. de kwaliteit en compleetheid van de aanvraag: als de aanvraag niet compleet is of als de stukken niet van voldoende kwaliteit zijn, krijgt de aanvrager de gelegenheid om de aanvraag te completeren. De tijd die daarvoor nodig is, komt bovenop de acht weken beslistermijn. Ook na het aanvullen van de stukken is de aanvraag soms nog niet compleet. In het belang van de aanvrager (voorkomen dat de aanvraag geweigerd wordt en de aanvrager de aanvraagprocedure geheel opnieuw moet starten) krijgt deze dan doorgaans nogmaals de mogelijkheid tot het aanvullen van de aanvraag. Dat betekent wel dat de afhandeltermijn dienovereenkomstig langer duurt. 2. Een BIBOBtoets vindt plaats binnen de gemeente, dit duurt normaliter twee tot drie weken. Het kan ook zijn dat er naar aanleiding van de BIBOBtoets nog aanvullende vragen worden gesteld en /of stukken worden gevraagd ter verdere beoordeling.

Is er naar aanleiding van deze bibobtoets verder onderzoek nodig dan kan ik advies aanvragen bij het Landelijk Bureau BIBOB (LBB). Het LBB heeft in principe acht weken de tijd om het advies af te ronden. Deze termijn mag zij eenmalig verlengen met vier weken. De adviestermijn van het LBB schort de beslistermijn op. Voordat ik een adviesaanvraag indien bij Bureau BIBOB dient de gemeente wel zelf grondig

vooronderzoek te verrichten. 3. er worden personen op de aanvraag vermeld die nog niet over de vereiste diploma’s beschikken. Overigens geldt voor een aanvraag om horecavergunning niet dat deze van rechtswege wordt verleend ingeval van een termijnoverschrijding. Verbetermogelijkheden Uiteraard streef ik ernaar alle aanvragen binnen de reguliere termijn af te handelen, en waar mogelijk in minder dan de reguliere termijn. Doordat twee van de drie functies binnen cluster Horeca reeds langere tijd niet structureel bezet zijn, is intern met taken geschoven en een externe kracht ingehuurd om de aanvragen af te handelen. Door de bestaande bezetting structureel in te vullen kan van gemeentelijke kant het proces versneld worden. Deze week starten wij als organisatie met de interne werving voor twee functies binnen cluster Horeca. Ook zijn processen anders ingericht om de afhandeltermijn te verkorten en de inzet van externe krachten zo efficiënt mogelijk te laten zijn. Ook zou het proces sneller kunnen verlopen als minder spanning zou staan op de arbeidsmarkt. Zowel voor inhuurkrachten als voor vaste krachten geldt dat het al langere tijd bijzonder moeilijk is om gekwalificeerde krachten te kunnen vinden.

Kijkend naar de acht dossiers die worden vermeld in het krantenartikel, zijn er termijnoverschrijdingen voor de (drie van deze acht) aanvragen in de periode december 2022 – begin februari 2023. Voor de overige vijf van deze acht aanvragen geldt dat deze binnen de reguliere termijn zijn afgehandeld of dat de behandeltermijn nog loopt. Hierin zie ik een bevestiging van de werking van de reeds genomen eerste maatregelen (intern taken verschuiven en inhuur). Vraag 1 Bent u het met ons eens dat deze berichtgeving en beeldvorming negatief is voor toekomstige en potentiële ondernemers en u daarbij indirect bijdraagt aan het in stand houden van de leegstand? Antwoord Ik ben met u eens dat deze berichtgeving en beeldvorming negatief is, niet alleen voor toekomstige en potentiële ondernemers maar ook voor (het imago van) de stad en organisatie. Met uw stelling dat het bestuur daarbij bijdraagt aan het in stand houden van de leegstand ben ik het niet eens: het krantenartikel is niet representatief zoals ik hier boven heb toegelicht. Wel wil ik – samen met het college – verantwoordelijkheid nemen voor het tegengaan van leegstand. Corrigeren van het beeld dat het artikel uitstraalt is één (klein) voorbeeld van de maatregelen die wij daartoe nemen.

Vraag 2 Bent u het met ons eens dat het capaciteitsprobleem nimmer een excuus mag zijn om ondernemers - die staan te popelen om te gaan ondernemen in onze stad – stress te bezorgen vanwege het uitblijven van vergunningafgifte?

Antwoord Deze mening deel ik niet, hoewel ik dit uiteraard wel nastreef. Ik maak daarbij de kanttekeningen dat: - door kwalitatieve en kwantitatieve krapte op de arbeidsmarkt welhaast sprake is van een overmachtssituatie om twee (van de drie) vaste krachten te vervangen; - zowel voor inhuurkrachten als voor vaste krachten geldt dat het al langere tijd bijzonder moeilijk is om gekwalificeerde krachten te kunnen vinden; - het aantal aanvragen is gestegen, maar doordat niet meteen inzichtelijk is of sprake is van een tijdelijke of structurele stijging het aanpassen van de personele capaciteit een na-ijl effect laat zien. Vraag 3 Wat kan de wethouder toezeggen over het oplossen van het capaciteitsprobleem? Wat doet u om dit op te lossen en wanneer verwacht u dit opgelost te hebben? Antwoord Wij zijn als organisatie gestart met de structurele invulling van één van de twee functies die momenteel niet structureel bezet zijn. Ook hebben wij processen anders ingericht om de afhandeltermijn te verkorten en de inzet van externe krachten zo efficiënt mogelijk te laten zijn. Vraag 4 Kennelijk is het niet duidelijk wat de gemeente Heerlen verwacht (Wat zijn de gronden waarop een aanvraag gedaan wordt en waarop u een vergunning kunt afgeven.

Kunt u duidelijkere kaders schetsen, en als u wenst te refereren aan de kaders die de gemeenteraad heeft geschetst – bent u het dan met ons eens dat u de gemeenteraad opnieuw moet laten bepalen wat de kaders zouden moeten zijn nu blijkt dat e.e.a. niet werkt? Antwoord Het aanvraagproces voor horecavergunningen is de afgelopen jaren enkele malen vereenvoudigd en de gevraagde documenten en informatie zijn tot een minimum beperkt. Om de aanvrager te helpen om de aanvraag compleet in te dienen ontvangt deze een checklist waarop alle in te dienen stukken kunnen worden afgevinkt. Ook is iedere (potentiële) horecaondernemer welkom bij het Ondernemershuis waar uitleg en hulp wordt geboden bij het indienen van een aanvraag. Volledigheidshalve wijs ik erop dat voor een Alcoholwet-vergunning de landelijke wetgever het aanvraagformulier en de benodigde bewijsstukken bepaald heeft. Om verdere verbeteringen aan te brengen zal ik opnieuw zorgen voor toegankelijke en duidelijke informatie over het aanvragen van horecavergunningen. Daarvoor worden de volgende zaken in gang gezet: - de bestaande informatie op de website voor het aanvragen van horecavergunningen zal worden ge-update en samengevat; - deze informatie zal ook via een informatieve brief inzichtelijk maken waar een ondernemer rekening mee moet houden bij het aanvragen van een vergunning, en waar hij/zij op mag rekenen;

- afspraken inplannen om deze informatie mondeling te delen met partijen die regelmatig (nieuwe) horecaondernemers begeleiden bij hun aanvraag, zoals (horeca-)makelaars, vertegenwoordigers van Koninklijke Horeca Nederland. Vraag 5 Kunt u oplossingen aandragen zodat deze ondernemers zo snel mogelijk duidelijkheid krijgen over de status/toekenning? Antwoord

Ik verwijs naar het kopje Verbetermogelijkheden in de inleiding van deze antwoorden.

Ook wijs ik er op dat op de datum van het krantenartikel (30 maart 2023) 5 van de 8 aanvragen binnen de reguliere afhandeltermijn vielen. Vraag 6 In de situatie rondom Café Bracke is met spoed gehandeld. Kunt u toezeggen dat deze ondernemers ook met spoed behandeld worden zodat zij ook open kunnen of aanpassingen kunnen doen zodat zij zo snel mogelijk open kunnen? Antwoord Elke aanvraag wordt vergund zodra dit mogelijk is. Structureel gebruik maken van gedoogverklaringen – zoals bij Café Bracke – is ongewenst omdat dan per definitie nog niet aan alle eisen is voldaan. De capaciteit die nodig is voor een gedoogverklaring is bovendien onevenredig groot, waardoor dit geen passende structurele oplossing is en bovendien andere aanvragers hierdoor gedupeerd zouden worden. Los daarvan wil ik uiteraard wel de genoemde verbeteringen doorvoeren en sta ik altijd open voor kritiek of ideeën voor verbetering.

Hoogachtend, De burgemeester, drs. R. Wever