Jaarverslag 2021 - Historisch Centrum Limburg.pdf

JAARVERSLAG

2021 1

Inhoud Voorwoord

3

Toezien

4

Beheren

7

Beschikbaarstellen

14

Toerusten

18

Besturen

22

Samenvatting jaarrekening

26

Colofon

27

Bijlage: Overzicht partners (niet GR)

28

2 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Voorwoord Met dit jaarverslag 2021 sluiten wij een tweede coronajaar op rij af. De gevolgen van de diverse corona-maatregelen waren reeds in 2020 aan de orde en leidden ertoe dat wij in 2021 feitelijk in eenzelfde continuïteit onze werkzaamheden en vooral de digitale dienstverlening hebben voortgezet. Dat betekende een voorzetting van thuiswerken en videovergaderen en tussendoor enkele perioden dat wij de studiezalen weer volledig konden openen, zij het met aanpassingen en restricties. Ondanks de beperkingen die wij dagelijks ervaarden, bood ook dit coronajaar ons kansen om zaken te vernieuwen en de tijd te nemen om wat diepgaander de organisatieontwikkeling en beleidsvoornemens onder de loep te nemen. Met een sterkere focus dan voorheen op de interne bedrijfsprocessen en energie voor het primaire proces van archiefbeheer om de basis op orde te krijgen. Daarnaast konden ook de (wettelijke) taken doorgang vinden en met hier en daar wat aanpassingen veroorzaakte corona geen echte achterstanden in de reguliere werkzaamheden. Kortom, 2021 is in vele opzichten een voorzetting gebleken van de opgestarte activiteiten uit 2020 en opmaat tot verdere uitvoering van ons meerjarenbeleidsplan. Wat dat aan resultaten heeft opgeleverd staat in dit jaarverslag beschreven, want ondanks alle beperkingen is ook in 2021 heel wat bereikt.

Lita Wiggers Directeur Historisch Centrum Limburg, 31 maart 2022

3 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Toezien Het HCL adviseert aangesloten overheidsorganisaties over (digitaal) archiveren en helpt zo om overheidsinformatie al vanaf het moment dat deze wordt aangemaakt duurzaam, betrouwbaar en toegankelijk te houden. Deze werkzaamheden worden met name uitgevoerd door onze afdeling Toezicht & Advies (T&A) en waar nodig bijgestaan door collega’s uit alle andere afdelingen. Daarbij worden de aangesloten overheidsorganisaties bij het archief- en informatie-beheer ondersteund, zodat zij aan hun primaire informatiebehoefte kunnen voldoen, bestuurlijke verantwoording af kunnen leggen en de rechtszekerheid van de eigen organisatie en de inwoners kunnen borgen. De afdeling T&A streeft ernaar om een onlosmakelijk onderdeel te zijn van het archief- en informatiebeheer van deze aangesloten overheidsorganisaties. Dit wordt gerealiseerd door onder andere te toetsen of het archief- en informatiebeheer van de organisaties voldoet aan de wettelijke voorschriften en door hen gevraagd en ongevraagd te adviseren.

Toezicht In 2021 hebben we bij dertien organisaties inspecties uitgevoerd. Bij sommige organisaties maakten fysieke bezoeken en gesprekken op locatie deel uit van de inspecties. Bij de overige organisaties is de inspectie enkel uitgevoerd aan de hand van opgevraagde informatie en “virtuele” gesprekken via digitale vergadertools. In 2021 zijn bij de volgende organisaties inspecties uitgevoerd: • Gemeente Beekdaelen • Gemeente Brunssum • Gemeente Echt-Susteren* • GR GGD Zuid-Limburg • Gemeente Gulpen-Wittem • Gemeente Landgraaf • Gemeente Maasgouw* • Gemeente Maastricht • Gemeente Meerssen • Gemeente Roerdalen* • Gemeentelijk servicecentrum MER* • Gemeente Valkenburg a/d Geul • Waterschap Limburg.

Bij de organisaties die voorzien zijn van een asterisk (*) zijn de inspecties in 2021 uitgevoerd, maar de rapportages pas in 2022 opgeleverd. Daarnaast is bij zes organisaties (Gemeente Eijsden-Margraten, GR Het Gegevenshuis, GR ISD Kompas, GR Kredietbank Limburg en de gemeenten Simpelveld en Voerendaal) in een voortgangsverslag vastgesteld wat er sinds de inspectierapporten uit 2020 is gebeurd. Advies Naast de inspecties heeft het team van T&A het afgelopen jaar meer dan vijftig keer aangesloten organisaties over diverse onderwerpen geadviseerd. Het merendeel daarvan ging om de voorgenomen vernietiging van archiefbescheiden. Maar ook over voorgenomen vervangingen, het metagegevensschema, fysieke bewaar-omstandigheden, vervroegde overbrenging en de inrichting van het archiefbeheer hebben we adviezen opgesteld.

4 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Daarnaast nemen de medewerkers van T&A bij de meeste aangesloten organisaties deel aan de strategische informatie-overleggen (SIO’s) en tactische informatie-overleggen (TIO’s). Tenslotte zijn in het afgelopen jaar ook verschillende eenvoudigere vragen over archief- en informatiebeheer van medewerkers van aangesloten organisaties beantwoord. Voorlichting Sinds september 2021 versturen we ieder kwartaal een T&A-nieuwsbrief, gericht op het archiefbeheer bij de aangesloten organisaties. Begin 2022 hebben zich ruim 125 mensen op de nieuwsbrief geabonneerd. Om de aangesloten organisaties te ondersteunen bij hun archief- en informatie-beheer hebben we afgelopen jaar een leidraad voor de migratie en conversie van gegevens en een richtlijn voor bestandsformaten gepubliceerd. Bij de publicatie van de richtlijn voor bestandsformaten organiseerden we op 2 november 2021 voor aangesloten organisaties een webinar over dit onderwerp. Het was de eerste keer dat we in deze vorm informatie deelden. Meer dan twintig mensen volgden het webinar live en begin 2022 is de opname nog ruim 30 keer bekeken. De reacties van de deelnemers waren zeer positief. Om die reden hebben we besloten vaker op deze manier bijeenkomsten te gaan organiseren.

5 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

6 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Beheren Het HCL heeft als taak om informatie ‘tot in de eeuwigheid’ te beheren. Zo vormt het HCL met zijn archieven en collecties het geheugen van Limburg In het verleden werden vooral fysieke stukken, zoals charters, bouwtekeningen en papier-vergunningen, aan ons in bewaring gegeven. Momenteel beheren we circa 28,5 kilometer archief in onze archiefbewaarplaatsen in Maastricht (22,5 km) en Heerlen (6 km). Echter, iedereen – en dus ook de overheid – werkt steeds meer digitaal. Veel informatie wordt daardoor alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd. Die informatie moet ook gearchiveerd worden. Om digitale informatie in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werken wij aan het ontwikkelen van een eigen e-depot.

Collectie op orde Om archieven en collecties nu en in de toekomst wereldwijd beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk dat de fysieke collecties op orde zijn. In 2021 is er op de locatie Maastricht projectmatig gewerkt aan het verder op orde brengen van de archieven en collecties. Het op orde brengen omvatte zowel de materiële zorg van de collecties als het ontsluiten en registratie. Dit is gedaan in een aantal deelprojecten. Het project Openbaarheid op Orde heeft als doel een geactualiseerd overzicht te krijgen van openbaarheidsbeperkingen bij archieven en collecties. In de statische en dynamische archieven (secretariaat) van het voormalig Rijksarchief in Limburg, het voormalig Gemeentearchief Maastricht, van de rechtsopvolger (R)HCL en van DVO-gemeenten zijn verklaringen van overbrenging en overeenkomsten van schenking of inbewaringgeving opgezocht en gedigitaliseerd. Deze verklaringen en overeenkomsten zijn in het archiefbeheersysteem (ABS) gekoppeld aan de desbetreffende archieven en collecties. Ook zijn in de betreffende archieftoegangen de openbaarheids-beperkingen gecontroleerd en bijgewerkt. In het derde kwartaal zijn we begonnen met het project Vindplaats op Orde, met als doel de registratie van de collecties in het charterdepot en kaartendepot te verbeteren.

Bijkomende taken en resultaten waren het inrichten van die depots in het ABS en het toekennen van codes aan collecties die eerder via andere systemen beheerd werden. Dit deelproject loopt nog tot en met het tweede kwartaal van 2022. De oplevering behelst niet alleen een goed geregistreerd depot, maar ook overzichten van onbekende of nog te bewerken collecties, logboeken van de genomen beslissingen (voor toekomstig gebruik) en (tussentijdse) evaluaties. Verder zijn de afgelopen jaren veel losse datadragers zoals cd’s, dvd’s, usb-sticks en externe harddisks aan ons overgedragen. Doel van het project ‘Migratie Scans’ was het opstellen van een overzicht van deze datadragers en inzichtelijk te maken welke data op deze datadragers aanwezig is. Alle losse datadragers zijn verzameld en er is genoteerd wat er zich op ieder apart medium bevindt aan gegevens. Met deze informatie kan er in de toekomst een prioritering aan de datadragers gegeven worden zodat besloten kan worden welke digitale archieven als eerste voor preservering worden aangemerkt, om deze vervolgens via een duurzame opslag en een zoekportaal aan het publiek ter beschikking te kunnen stellen. Ook is duidelijk geworden welke hard- en software nog nodig is om gegevens te kunnen preserveren, bijvoorbeeld om ervoor te kunnen zorgen dat gegevens niet dubbel worden opgeslagen.

7 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Met het voornemen om meer archieven en collecties online beschikbaar te stellen groeide de noodzaak om de (auteurs)-rechten verder op orde te brengen. Niet al het archiefmateriaal dat het HCL beheert mag immers zondermeer online beschikbaar worden gesteld. Binnen het project Rechten op Orde is geïnventariseerd welke archieven en collecties materiaal bevatten waarop mogelijk rechten berusten. Op basis hiervan is een top 50 samengesteld van archieven en collecties waarvan de rechten als eerst geregeld moeten worden. Vervaardigers en rechthebbenden zijn voor zover mogelijk achterhaald en beschreven in het ABS. Om ook in de toekomst de rechten goed vast te leggen is het ABS verder ingericht en zijn stroomschema’s opgesteld voor het vastleggen van auteursrechtelijk materiaal.

Depotbeheer

In 2021 zijn verschillende projecten uitgevoerd in de depots om de kwaliteit van archiefbeheer blijvend te garanderen. Ook dit is projectmatig aangevlogen. Verder was er aandacht voor algemeen depotbeheer en restauratie en conservering. Installaties We hebben geïnvesteerd in twee grote vervangingsprojecten van technische installaties: het toegangscontrolesysteem en de aanleg van nieuwe verlichting in de depots. Tegelijk met de installatie van het nieuwe toegangscontrolesysteem hebben we een strenger sleutelbeleid opgesteld. Dit beleid scherpt de veiligheid van de archieven en de collecties aan. De nieuwe verlichting in de depots was van belang omdat licht onherstelbare schade toebrengt aan (bepaalde) archieven en collecties. Het beperken van de verlichtingssterkte, de uv-straling en de lichtduur werd behaald door de tl-verlichting te vervangen door ledverlichting en bewegingssensoren die de lichtschakeling beperkt tot noodzakelijke acties. Systemen Het klimaatbeheersysteem is herijkt, waardoor het monitoren van de temperatuur en de relatieve vochtigheid op afstand mogelijk werd. De klimaatgegevens worden dagelijks nagekeken. In 2022 gaan we investeren in een history-pakket om gegevens over langere periodes te analyseren. Als extra veiligheid in de depots werd waterdetectie geïnstalleerd en gekoppeld aan het gebouwbeheersysteem die voorziet in automatische doormelding.

Draaiboeken In 2021 werd ook een vernieuwd collectie-hulpverleningsplan vastgesteld. Dit plan heeft als doel om schade te voorkomen door preventieve maatregelen vast te leggen. Mochten deze onverhoopt falen dan is het zaak om schade te beperken en zo goed mogelijk voorbereid te zijn op verschillende incidenten en calamiteiten en hierbij strikte procedures te volgen. De noodzakelijkheid van dit plan bleek met de hoge waterstand in juli 2021. Op 15 juli werden preventieve maatregelen getroffen en een verhoogde controle met nachtelijke monitoring. De controle nadien maakte duidelijk dat het HCL goed was voorbereid op deze calamiteit. Meer over het hoogwater lees je op pagina 21. In het verlengde van dit project werd een nieuw Integrated Pest Management (IPM) opgesteld. IPM staat ons toe om een betere controle en inzicht te verwerven in de collecties. Efficiënte pestbestrijding vraagt om een gecoördineerde inspanning van de betrokken medewerkers en correcte preventieve maatregelen. Tijdens het vaststellen van de kaders is er rekening gehouden met het beperken van chemische bestrijdingsmiddelen om zowel de gezondheidsrisico’s van het personeel als het risico op beschadiging van de collecties te minimaliseren.

8 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

9 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Om de bescherming van onze collecties in de depots te garanderen bij nieuwe overdrachten, hebben we een quarantaine-ruimte ingericht die losstaat van de depots. Wanneer op basis van een voorafgaande inspectie blijkt dat de materiële staat niet voldoet aan de eisen, worden deze bij overdracht in quarantaine geplaatst. De registratie hiervan voorkomt dat wanneer er een besmetting plaatsvindt, de archieven die op dat moment met elkaar in contact staan niet in de depots worden geplaatst, maar dat deze in de quarantaine geïsoleerd worden. Verder is voorkomen beter dan genezen, dus we blijven waakzaam op goede schoonmaak in en van de depots. In 2021 handhaafde de organisatie een nieuw schoonmaakbeleid. De depots worden maandelijks schoongemaakt aan de hand van een gedetailleerde instructie. Controles Het HCL controleert jaarlijks de plaats-registratie van de archieven en collecties bewaard in de depots. De controles vinden plaats in kwartaal 3 en 4 van ieder jaar. Wanneer er aanpassingen nodig blijken, worden deze doorgevoerd in het ABS. Tijdelijke opslag archieven In 2021 werden archieven van de Gemeente Beekdaelen en de particuliere collectie Tummers ondergebracht in Maastricht. Deze archieven zijn bedoeld voor opslag in Heerlen, maar zijn tijdelijk in Maastricht ondergebracht in afwachting van de nieuwe depots in de Christus Koningkerk in Heerlen.

Restauratie/conservering

Voor de reguliere behoudswerkzaamheden registreert het HCL jaarlijks mogelijke achterstanden. Deze registratie vindt plaats in het ABS. Een aantal kleine restauratie- ingrepen werden in huis ondernomen om de dienstverlening te ondersteunen. Atelier materiele voorbereiding (AMV) Sinds 1 januari 2016 voert het HCL op basis van een overeenkomst met het Nationaal Archief werkzaamheden uit voor de materiele voorbereiding voor grootschalige digitalisering van de papieren rijkscollectie. De werkzaamheden in dit zogenoemde Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) vinden plaats op locatie van de Belastingdienst te Heerlen. Per 1 januari 2021 is het project voor een periode van 7 jaar verlengd. De betrokken behouds-medewerkers zijn per die datum ook in dienst van het HCL getreden. We zien zelf toe op scholing en begeleiding van deze medewerkers.

e-depot

Om digitale informatie leesbaar, toegankelijk en authentiek te houden werken we aan een eigen e-depot. Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, data-beveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. In 2021 is de personele capaciteit met 1.5 fte uitgebreid voor de implementatie van ons eigen e-depot. Verder is afgelopen jaar een projectorganisatie ingericht met als doel een operationeel e-depot voor lineaire tekstdocumenten en tweedimensionale rasterafbeeldingen te realiseren. Binnen het project is een klankbordgroep gevormd. Hierin zitten zowel interne als externe specialisten, zoals vertegenwoordigers van de gemeenten. Het projectplan is opgesteld en door het managementteam vastgesteld. 10 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

De gebruikerseisen en -wensen zijn in het derde en vierder kwartaal geïnventariseerd en geprioriteerd. Deze zijn tot stand gekomen door het uitvoeren van brainstormsessies met verschillende specialisten en review door de klankbordgroep. Hiermee is het projectresultaat in detail uitgewerkt in termen van randvoorwaarden, prestaties, eisen en wensen. Tenslotte zijn er in het vierde kwartaal voorbereidingen getroffen om deze geprioriteerde gebruikerseisen en wensen te toetsen in de markt door middel van een marktconsultatie.

Digitalisering

Door het jaar heen zijn duizenden stukken uit onze archieven gedigitaliseerd, met als doel deze scans wereldwijd beschikbaar te stellen. In onderstaande tabel is te zien hoe hoeveel scans de afgelopen jaren zijn toegevoegd. 2021

2020

2019

Totaal

333.364

620.061

385.020

2.228.336

Scans Heerlen

9.589

Geen cijfers

Geen cijfers

840.016

Totaal scans

342.953

620.061

385.020

3.068.352

Scans Maastricht

Scanstraat Maastricht De inrichting van de scanstraat heeft in 2021 vertraging opgelopen. De specificaties voor de scanstraat zijn opgesteld en er heeft een uitgebreid marktonderzoek plaatsgevonden, zodat het aankoopproces begin 2022 van start kan. Metamorfoze Voor de ontsluiting en digitalisering van het archief van het Militair Gezag hebben we subsidies verkregen bij respectievelijk het Mondriaanfonds en Bureau Metamorfoze. Voor Metamorfoze is in de zomer het traject gestart waarbij schouwen hebben plaatsgevonden door meerdere restauratie- en digitaliseringsbedrijven. Na toekenning van de opdracht aan twee bedrijven is een contract ondertekend en is de begroting door Bureau Metamorfoze goedgekeurd. Daarmee is de weg vrij om, wanneer de inventarisatie is afgerond, het restauratie- en scanproces in gang te zetten.

Acquisitie en dequisitie

Ook in 2021 werden weer een aantal (aanvullingen op) fysieke particuliere archieven en collecties verworven. De verwerving van particulier archief is een kerntaak van archieven, aangezien deze archieven context bieden bij de verplicht te bewaren overheidsarchieven. Voor locatie Heerlen gaat het om ongeveer 32m archief – verdeeld over een viertal archieven – en zo’n 20.000 bidprentjes. Voor locatie Maastricht betreft het ongeveer 12m archief, verdeeld over 11 archieven. Los daarvan werd er ook een bijzonder stuk aangekocht op een veiling, namelijk een aanstellingsbrief uit 1664. Meer over die aanstellingsbrief lees je op pagina 13. Daarnaast werden ook een aantal archieven ‘afgestoten’. Dit wordt ook wel dequisitie genoemd. Dequisitie vindt in de praktijk eigenlijk alleen plaats wanneer een archief op een andere locatie beter tot zijn recht komt, of wanneer de oorspronkelijke eigenaar (of

11 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

erfgenaam) het archief terug wil hebben. Zo hebben we in 2021 bijvoorbeeld een fotoboek uit 1875 dat we in bruikleen hadden teruggegeven aan een erfgenaam. Ook zijn in 2021 de archieven van een vijftal Roermondse notarissen overgeheveld naar het gemeentearchief Roermond. Verder zijn de archieven van de parochie van de H. Martinus te Gronsveld (1960-2011) in opdracht van het kerkbestuur opgehaald. Die stukken zullen samen met de nog bij het bestuur aanwezige archivalia in een nieuwe inventaris worden opgenomen, waarna het archief bij ons zal terugkeren.

Bibliotheek

In Maastricht heeft een inventarisatie plaatsgevonden met als doel een beter overzicht te krijgen van de opbouw van de bibliotheek. Hierbij is ook gekeken naar de lopende afspraken met het Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL), aangezien zij de bibliotheek van locatie Maastricht beheren. Dat doen zij op basis van een tijdelijke overeenkomst, samen met hun eigen bibliotheek. Om goed toezicht te houden op het reilen en zeilen van de HCL-bibliotheek is er een bibliotheekcommissie. Deze commissie bespreekt (onder andere) het wel of niet aanschaffen van de door de organisatie aangedragen publicaties. In Heerlen is onze bibliotheek wel geheel in eigen beheer. Daarbij komen dagelijkse werkzaamheden kijken, zoals de acquisitie en het beschrijven van boeken en tijdschrift(artikel)en en het saneren van de collectie. Daarnaast is in 2021 extra aandacht besteedt aan het opschonen van de brochures, en het uitzoeken en opschonen van de parochieblaadjes. Verder zijn er ook al voorbereidingen getroffen voor de verhuizing die in 2022 op de planning staat. Zo is er een begin gemaakt met het in kaart brengen van de werkvoorraad en de administratieve bibliotheek, afkomstig van de gemeente Heerlen, die nog in het depot ligt ter afhandeling.

Projecten nadere ontsluiting

Voor het nader ontsluiten doen we een beroep op vrijwilligers. Vanwege de coronamaatregelen zijn zij sinds 13 maart 2020 bijna niet meer op locaties kunnen komen om hieraan te werken. Het afgelopen jaar hebben zij de volgende productie gedraaid: • Bidprentjes (online): 30.314 • Geboorteakten / akten van wettiging of erkenning (online): 1.446 / 120 • Huwelijksakten (online): 2931 • Notariële akten (online): 382 • Overlijdensakten (online): 1292 • Persoon in akte (online): 16.910 • Bevolkingsregister gemeente Hoensbroek, 1830-1914: 8 registers • Artikel in tijdschrift (online): 403 • Beeldcollecties (online): 3.508 Daarnaast is er in 2021 in Heerlen gewerkt aan twee inventarisatieprojecten, te weten het archief van de Gemeente Heerlen over de periode 1919-1969 en het archief van de Kerkeraad van de Gereformeerde Kerk Heerlen over de periode 1905-1987.

12 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Aanstellingsbrief uit 1664 op veiling verworven In oktober van het verslagjaar werden we bij het HCL gewezen op een charter dat bij een veilinghuis in Leiden onder de hamer zou gaan. Het ging om kavel 294, betreffende een aanstellingsbrief waarin Steven Groulard tot hoogschout van Maastricht wordt benoemd, nadat zijn vader Johan Groulard, die de functie daarvoor bekleedde, overleden was. Omdat het HCL in de regel geen stukken aankoopt, tenzij van unieke waarde, werd pas na overleg besloten dat dit document een mooie aanvulling zou zijn op onze collectie. Hoewel er geen familiearchief van de Groulards aanwezig is bij het HCL, komen beide personen veelvuldig voor in andere archieven. Daarnaast hadden wij tot voor kort nog geen van dergelijke aanstellingsbrieven in onze collectie. De aanstelling gebeurde vanuit Den Haag door de Staten-Generaal. Steven werd na de dood van zijn vader voorgesteld omdat hij goed aangeschreven kwam en vanwege ‘sijner getrouwicheijt, rechtveerdicheijt ende goede neersticheijt’. Op twaalf januari 1664 is de brief getekend door de Staten-Generaal. Op de achterkant staan notities van zijn eedaflegging in Maastricht. Het HCL bleek uiteindelijk de enige partij te zijn die op het stuk had geboden en daarom ligt het inmiddels in Maastricht.

Het stuk zal nog gevlakt worden waarna het verwerkt wordt en een vaste plaats in het depot krijgt onder de archiefcode 22.070, inventarisnummer 42.

13 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Beschikbaarstellen Het HCL probeert met haar archieven en collecties een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Dat doen we op zo laagdrempelig mogelijke manieren, en zowel digitaal als fysiek. Dit komt voort uit de wettelijke taak om dienstverlening aan te bieden op alles dat wij beheren. Maar voordat je dienst kan verlenen moet natuurlijk wel bekend zijn wat je in je mars hebt.

Studiezalen

Het jaar 2021 was door de coronapandemie opnieuw een buitengewoon jaar. Op 15 december 2020 gingen de studiezalen naar aanleiding van verscherpte overheidsmaatregelen andermaal dicht. Deze sluiting duurde tot dinsdag 1 juni. De hernieuwde openstelling voor een gemaximeerd aantal bezoekers werd in eerste instantie beperkt tot twee tijdsloten per dag op dinsdag, woensdag en donderdag. De bezoekers moesten daarbij vóóraf de stukken online reserveren én via een speciale reserveringslijn telefonisch een zitplaats in de studiezaal reserveren. Voortschrijdend inzicht leidde voortdurend tot aanpassingen in de dienstverlening. Zo is naar aanleiding van conclusies van het RIVM dat de kans op besmetting via aanraken van oppervlakken minimaal is, hebben we in 2021 de apparatuur in de studiezaal wel opengesteld voor publiek. Publiek kon in overleg met personeel en in een strikte 1,5-meter setting onder voorwaarden (dragen van mondkapje en plastic handschoenen) weer van de apparatuur gebruik maken. Vanaf dinsdag 29 juni werd de openstelling van de studiezaal in Maastricht verder verruimd. Daar gold vanaf die datum op dinsdag t/m donderdag binnen een strikte 1,5-meter setting weer vrije inloop van 10:00-17:00 uur. In Heerlen werd de reserveringslijn gehandhaafd, omdat de huidige studiezaal te klein is om binnen 1,5-meterregels meer dan vier personen te ontvangen.

Digitale dienstverlening

De dienstverlening werd in de periode van sluiting beperkt tot de zogenaamde noodzakelijke dienstverlening in verband met zaken van juridische, bestuurlijke, medische en economische noodzaak. Deze noodzakelijke dienstverlening leidde tot een bijzonder arbeidsintensieve manier van werken die beter kan worden omschreven met ‘persoonlijke dienstverlening’ dan met ‘digitale dienstverlening’. Waar in het verleden digitale communicatie hierbij vaak een opmaat was voor live dienstverlening in de studiezaal, waarbij bezoekers het werk deels zelf uitvoeren, werd in 2020 en 2021 veel dienstverlening geheel digitaal afgehandeld. Daarvoor was veel extra inzet van het team nodig. Veel van de noodzakelijke dienstverlening had met name betrekking op informatie uit bouwdossiers en dossiers uit rechtbank-archieven. Op locatie Maastricht, waar verzoeken inzake bouwvergunningen separaat worden geteld, steeg het aantal verzoeken met ca. 70% (581 om 343). Dit werd mede veroorzaakt door de watersnood die Limburg teisterde. Hierdoor was er veel vraag naar materiaal uit bouwdossiers in verband met herstel- en renovatiewerkzaamheden.

In cijfers

De bijzondere tijden met tijdelijke sluitingen van studiezalen en aangepaste dienstverlening vinden hun weerslag in de cijfers over dienstverlening. De cijfers op de volgende pagina hebben betrekking op beide locaties, tenzij anders aangegeven. 14 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

2021

2020

2019

Uitleningen aan archiefvormers Gemeenten: Eijsden-Margraten Valkenburg Maastricht Heerlen Gulpen-Wittem Brunssum Simpelveld Voerendaal Beekdaelen Provincie Limburg Waterschap Limburg Rechtbank Maastricht Brandweer Zuid-Limburg

57 18 18 0 31 96 33 84 50 2 4 2 1

39 15 4 31 1255 327 291 60 195 6 n.v.t. 1 4

65 19 20 158 729 399 240 484 11 16 n.v.t. 0 3

Bezoekers Studiezaal Heerlen Andere bezoekers Heerlen Studiezaal Maastricht Andere bezoekers Maastricht

506 109 1.115 190

623 96 1.018 645

1.007 164 1.878 3.163

Aanvragen bibliotheek Maastricht Handmatig Digitaal

32 732

41 847

621 947

Aanvragen archieven/collecties Heerlen Maastricht Schriftelijke vragen

5.431 6.711 3.915

5.876 6.875 3.703

6.915 11.077 -

727.794 4.320.837

731.628 3.963.140

616.825 2.666.471

169 869

108 535

-

85.795 205.017 02:47

86.364 218.078 02:48

68.985 192.466 02:48

140.037 602.896 03:20

126.376 589.735 03:35

100.778 462.603 03:24

Archieven.nl / ABS Zoekacties Bekeken pagina’s Bestellingen beeldmateriaal Bestellingen Items www.rhcl.nl

Bezoeken Bezochte pagina’s Gem. bezoektijd (mm:ss)

www.rijckheyt.nl

Bezoeken Bezochte pagina’s

Gem. bezoektijd (mm:ss)

15 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Ontsluiting via externe platforms De bronnen die we beheren worden ook ontsloten via externe platforms. Dit komt doordat wij werken volgens de principes van open data. Platforms die onze data doorzoekbaar maken zijn bijvoorbeeld OpenArch, WieWasWie, Europeana en het Netwerk Oorlogsbronnen. We zien over de loop van de afgelopen jaren een gestage groei van het gebruik van dit soort platforms om onze collecties te doorzoeken. In 2021 is tevens intensief doorgewerkt in de Kerngroep Limburgcollectie om in de toekomst door middel van linked open data ook onze collecties te verbinden met andere grote collecties in Limburg.

Publieksactiviteiten

De vele beperkende Corona-maatregelen die gedurende het hele jaar hebben gegolden hadden vooral grote gevolgen voor de geplande publieksactiviteiten. Met name het verbod op indoor-evenementen en de handhaving van de 1,5-meter norm maakte het in 2021 onmogelijk om publieksactiviteiten te organiseren. Zo ook de ‘Limburgse Dag van de Familiegeschiedenis’, die in 2020 samen met het LGOG zou worden georganiseerd. Deze was al uitgesteld naar 2021, maar dit jaar werden we opnieuw gedwongen het evenement door te schuiven. Over een nieuwe datum zal in 2022 een besluit worden genomen.

Oorlogsbronnen Limburg Dit project is het resultaat van een samenwerking tussen het HCL, namens de samenwerkende archieven in Limburg, en het nationale Netwerk Oorlogsbronnen (NOB). Het project heeft als doel om alle relevante informatie uit archieven en andere instellingen over de Tweede Wereldoorlog in de provincie Limburg op één (digitale) plek bij elkaar te brengen: oorlogsbronnenlimburg.nl. Het portal krijgt de vorm van een provinciale satellietsite van het nationale portal oorlogsbronnen.nl. Hierdoor is de site ingebed in een nationale infrastructuur en duurzaam geborgd voor de toekomst. Dit project is over de loop van 2021 voltooid en is begin 2022 gelanceerd.

Wat Staat Daer? ‘Wat Staat Daer?’ (WSD) is een online oefentool voor het lezen van oude handschriften. In dit project werkt het HCL samen met archieven uit Brabant, Zeeland, Utrecht, Noord-Holland en Vlaanderen. De samenwerkende archieven dragen oude handschriften aan voor nieuwe oefeningen, verzorgen een nieuwsbrief en monitoren bij toerbeurt het WSD-forum.

Educatie

Door corona was het dit jaar niet mogelijk om groepen studenten en scholieren te ontvangen of leerzame exposities van derden te huisvesten. Wel hebben we een student van de KU Leuven een stageplaats kunnen bieden in het kader van de Master Archivistiek. Ook hebben we de stagebegeleiding verzorgd van een student van de lerarenopleiding geschiedenis aan de Fontys in Sittard.

16 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

HistoBistro

HistoBistro is een in 2019 gestart project waarin inmiddels het HCL, de Universiteitsbibliotheek van Maastricht University, het Koninklijk LGOG en het Centre Céramique samenwerken. Het idee achter de HistoBistro is om aan de hand van het thema ‘historische keuken’ onze collecties voor het voetlicht te brengen en belangstelling voor geschiedenis en historische bronnen te stimuleren. Alle samenwerkingspartners beschikken binnen hun collecties over relevant materiaal, en eten is een onderwerp dat een breed publiek aanspreekt. Toen door corona geen fysiek evenement mogelijk bleek hebben de initiatiefnemers een alternatief gevonden in de vorm van het maken van podcasts. In 2020 werden al 5 podcasts gepubliceerd. Het tweede seizoen in 2021 bestond uit 6 afleveringen. Daarnaast werd in oktober, in het kader van de Maand van de Geschiedenis, een themaaflevering gemaakt. Het thema was in 2021 “Aan de slag!”, hetgeen inspireerde tot de vraag ‘hoe schaftten de Limburgse mijnwerkers van weleer?’. Met dank aan het Nederlands Mijnmuseum is in deze thema-aflevering een antwoord gevonden op die vraag. Eén van deze afleveringen in 2021 ging over likeuren en was met name bijzonder voor ons. Hiervoor zijn namelijk op basis van achttiende-eeuwse recepten uit onze archieven twee likeuren gemaakt. Dit is gedaan in samenwerking met de Veldman Stokerij.

De stokerij was na afloop dusdanig tevreden met het resultaat dat één van de twee likeuren inmiddels in productie is genomen. Met deze HistoBistro-podcasts werd een nieuw publiek bereikt en waardevolle ervaring opgedaan met dit voor velen nieuw medium. De podcasts zijn nog steeds te beluisteren via verschillende platforms (Anchor, Spotify en andere streaming-platforms).

17 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Toerusten De afdeling bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de inhoudelijke afdelingen, zodat deze onze archiefwettelijke taken zo goed mogelijk kunnen vervullen. Een twaalftal medewerkers draagt dagdagelijks zorg voor de toerusting van de organisatie op gebieden als facilitaire zaken, informatie-beheer, personeelszaken, financiën, huisvesting of het secretariaat.

AVG

Sinds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is hebben we een eigen Functionaris Gegevensbescherming, die toeziet op de naleving hiervan. We beschikken in het kader van de AVG onder andere over een vastgestelde procedure Meldplicht Datalekken. In het verslagjaar zijn er geen meldingen geweest van datalekken of privacy-schendingen. Daar waar de AVG mogelijk botst met de Archiefwet volgen we zoveel mogelijk de beleidslijnen vanuit het Nationaal Archief. Op de website zijn de richtlijnen voor privacy toegankelijk gemaakt voor het publiek, zodat ook naar buiten toe helder en transparant is hoe we omgaan met de – al dan niet in archiefvorm – aan ons toevertrouwde persoonsgegevens.

ICT en Informatievoorziening

In 2021 is de ondersteuning van de gehele ICT-omgeving van de locatie Maastricht gedaan door Pink Elephant (het voormalige True Workspace Zuid-Nederland B.V.) en van de locatie Heerlen door Parkstad-IT. In het kader van de integratie van de ICT-omgeving van beide locaties, is aan het einde van het verslagjaar besloten om de ICT-dienstverlening in zijn geheel bij Parkstad-IT te beleggen. De bijbehorende IT-migratie zal in de eerste helft van 2022 plaatsvinden. In 2021 is op het gebied van de informatievoorziening de basis gelegd ten aanzien van het komen tot een toekomst-bestendige organisatie. We worden daarbij ondersteund door de firma ORGfit. In 2022 en 2023 zal de bijbehorende ‘Roadmap’ verder worden gerealiseerd.

Personeel

Op 31 december 2021 waren er 59 personen (49 fte) in dienst van het HCL. Hiervan hadden er 48 een vaste aanstelling, 10 een aanstelling voor bepaalde tijd en was er één medewerker in dienst via het sociaal ontwikkelbedrijf MTB. Naast deze betaalde krachten werden we in 2021 ondersteund door 41 vrijwilligers. In het verslagjaar: • zijn 17 personen in dienst getreden; • heeft één medewerker het 25-jarig overheidsjubileum gevierd; • zijn zes medewerkers met pensioen gegaan; • hebben twee medewerkers op eigen verzoek ontslag genomen in verband met het aanvaarden van een andere functie.

Ziekteverzuim

In 2021 is het ziekteverzuim in vergelijking met 2020 gestegen van 2,32% naar 5,56%, waarvan 4,00% als gevolg van langdurig verzuim. In 2021 hebben zich meerdere Covid-19-

18 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

gerelateerde ziekmeldingen voorgedaan, waarvan twee met ernstige, langdurige klachten en bijbehorend uitval. De meldingsfrequentie is daarnaast gestegen van 0,54 naar 1,04, vooral als gevolg van Covid-19 gerelateerde ziekmeldingen.

P&O

In 2021 bedraagt de inzet van personeels-advies 0,2 fte via inhuur vanuit de gemeente Maastricht. Daarnaast draagt de gemeente Maastricht zorg voor de personeels- en salarisadministratie.

Personeelsbijeenkomsten De directeur heeft in 2021 elk kwartaal een integrale bijeenkomst voor het personeel georganiseerd waarin het beleid en de actuele ontwikkelingen van de organisatie worden toegelicht. Tijdens deze bijeenkomsten wordt door diverse medewerkers ook verslag gedaan van verschillende werkzaamheden. In verband met de geldende coronamaatregelen hebben alle personeelsbijeenkomsten digitaal plaatsgevonden. Ook de jaarlijkse personeelsdag in juni en de Kerstbijeenkomst zijn in digitale vorm doorgegaan.

HR21 In het verslagjaar zijn voorbereidingen getroffen om over te gaan op HR21 als systematiek van functiewaardering. De ondernemingsraad is nauw bij deze voorbereidingen betrokken.

Cursussen en bijscholing

In 2021 heeft een twaalftal medewerkers een of meerdere cursussen, trainingen, verdiepingsbijeenkomsten of opleidingen gevolgd. De leden van het managementteam hebben deelgenomen aan een door de gemeente Maastricht aangeboden training op het gebied van leiding geven op afstand. Veel reguliere kennisuitwisselings-bijeenkomsten met vakgenoten in de archiefsector hebben vanwege de Covid-19 maatregelen digitaal plaatsgevonden, onder andere via het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA).

Medezeggenschap Het HCL heeft meer dan 50 werknemers en is zodoende verplicht om een ondernemingsraad (OR) te hebben. De ondernemingsraad bestaat uit drie personen: twee als vertegenwoordiger van de locatie Maastricht en één als vertegenwoordiger van de locatie Heerlen. De ondernemingsraad is in het verslagjaar zes keer met de WOR-bestuurder (de directeur) bij elkaar gekomen. Belangrijke gespreksonderwerpen waren de Covid-19 maatregelen, de totstandkoming van een strategisch personeelsbeleid, een pilot tijdschrijven, het parkeerbeleid, opvolging van de uitkomsten van het medewerkers-tevredenheidsonderzoek, de integratie van de locaties Heerlen en Maastricht binnen de geldende Covid-19 beperkingen, de totstandkoming van een personeels-handboek en de voorbereiding van de invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. De ondernemingsraad is op basis van haar instemmingsrecht betrokken geweest bij zowel opzet, handhaving als evaluatie van de in het kader van Covid-19 genomen maatregelen

Bedrijfshulpverlening Het BHV-team bestond in 2021 uit acht personen, waaronder een Hoofd BHV, een Coördinator en een Ploegleider. Zeven BHV’ers zijn medewerker van het HCL en één BHV’er is medewerker van het SHCL. Vanwege Covid-19 hebben in het verslagjaar geen (ontruimings)oefeningen

19 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

plaatsgevonden. Diverse BHV’ers hebben in het verslagjaar één of meerdere externe BHVcursussen en -trainingen gevolgd.

Covid-19 Covid-19 heeft ook in het verslagjaar een grote impact gehad op het HCL. Om de in het kader van Covid-19 geldende overheidsmaatregelen te vertalen naar plaatselijk beleid is een Taskforce Corona ingesteld. Deze taskforce wordt geleid door het hoofd bedrijfsvoering en bestaat uit een afvaardiging vanuit de gehele organisatie, zowel locatie Heerlen als locatie Maastricht, alsook het SHCL.

Gebouwen

Onze archiefbewaarplaats in Heerlen is nog gevestigd in het Thermenmuseum. Het onderhoud van dit gebouw valt onder de verantwoordelijkheid van de Gemeente Heerlen. In het verslagjaar is gestart met de verbouwing van de Christus Koningkerk (CKK) te Heerlen tot nieuwe archief-bewaarplaats. De verbouwing vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de CKK. Dit is de Gemeente Heerlen. We worden nauw bij deze verbouwing betrokken. Volgens planning zullen we in 2022 als huurder de CKK betrekken en zal de bijbehorende verhuizing van medewerkers en archieven gaan plaatsvinden. Het onderhoud van het kloostercomplex waarin de archiefbewaarplaats Maastricht is gevestigd valt wel onder onze eigen verantwoordelijkheid. Deze plicht hebben we per 1 januari 2019 overgenomen van het Rijksvastgoedbedrijf. Om de te plegen onderhoudsinspanningen goed te kunnen monitoren wordt gebruik gemaakt van diverse applicaties, waardoor een goed beeld bestaat van de technische en bouwkundige staat van zowel gebouw als installaties. Hierdoor is het HCL in staat om de vereiste onderhouds-inspanningen op zowel korte als lange termijn te monitoren en te sturen. Voor de regievoering op onderhoudstaken wordt gebruik gemaakt van de expertise van CoSource, dat gespecialiseerd is in het beheer van gebouwen en gebouwgebonden installaties in onder andere de archiefsector.

In 2021 is de in 2019 ingegane stelselwijziging op het gebied van onderhoud geëvalueerd. De resultaten waren positief, en geven aanleiding om de stelselwijziging in 2022 en verder te continueren.

Parkeerplan

In het verslagjaar is op de parkeerplaats van locatie Maastricht belijning aangebracht. Hierbij is een eerder opgesteld parkeerplan geactualiseerd en geëffectueerd. Een optimalisatie van de beperkte parkeercapaciteit blijft punt van aandacht. Hierbij wordt het personeel actief betrokken.

Facilitaire zaken Als gevolg van de coronapandemie is het HCL in het verslagjaar niet of slechts in zeer beperkte mate open geweest voor zowel publiek als evenementen. De bezetting van de receptie was daarom beperkt. Als gevolg van de pensionering van de verantwoordelijk facilitair medewerker van het HCL, heeft Jaro BV haar schoonmaakwerkzaamheden ten behoeve van locatie Maastricht uitgebreid. Er is vanuit Jaro sprake van een vaste bezetting, waarbij de werkzaamheden naar tevredenheid verlopen.

20 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Wateroverlast

In juli is Limburg getroffen door hevige regenval, met overstromingen tot gevolg. Op locatie Heerlen is er geen sprake geweest van wateroverlast, maar aangezien de Jeker onder ons complex in Maastricht loopt, zijn ter bescherming van gebouw en archieven diverse maatregelen getroffen om wateroverlast te voorkomen of snel ingrijpen mogelijk te maken. Hierbij is het calamiteitenplan in werking gesteld en zijn de diverse partners, waaronder het Nationaal Archief, geïnformeerd. Door de grote inzet van verschillende medewerkers is de daadwerkelijke overlast tot een minimum beperkt kunnen blijven. De focus lag op het charterdepot (niveau -1) en niveau -3 omdat we uit het verleden weten dat wateroverlast juist daar problemen kan veroorzaken. Daarom werd besloten om in het charterdepot archieven die zich op zwakke plaatsen bevonden, hoger te bergen. In depots op -3 werden alle dozen van de onderste plank van vaste stellingkasten verhuisd naar een hoger gelegen depot. De enige wateroverlast was uiteindelijk het insijpelen door de muur in het charterdepot en in ons auditorium onder het koor van de kerk. In het charterdepot werd een siliconendichting aangebracht en dweilen voorzien om water op te vangen. Het water in het auditorium stond op sommige plekken zo’n twee centimeter hoog (de vloer is niet overal even gelijk). Dat water werd met onze waterstofzuiger opgezogen.

Ook in de weken hierna was de doorwerking van de watersnood nog goed bij ons te merken doordat veel mensen uit de getroffen gebieden bij ons aanklopten voor materiaal uit bouwdossiers in verband met herstel- en renovatiewerkzaamheden.

21 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Besturen Het Historisch Centrum Limburg is gevormd uit het Rijksarchief in de provincie Limburg, het Gemeentearchief Maastricht en het streekarchief van Heerlen e.o. (Rijckheyt). Samen met de Rijksoverheid vormen de Gemeenten Heerlen en Maastricht de bestuurlijke partners in de Gemeenschappelijke Regeling HCL (2019). Het HCL is een openbaar lichaam op grond van deze gemeenschappelijke regeling (GR) en daarmee een publiekrechtelijke organisatie.

ANBI

Het HCL staat onder de naam Regionaal Historisch Centrum Limburg geregistreerd als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Volgens de per 1 januari 2015 geldende voorwaarden voor een ANBI-instelling dienen in dit jaarverslag de volgende benodigde gegevens te worden gepubliceerd: Regionaal Historisch Centrum Limburg Fiscaal nummer: 814029450

Bestuur en directie Algemeen Bestuur (6 bestuurszetels) Namens het Rijk: - Mathieu Segers - Hans Teunissen (vanaf 6 april 2021) Namens de Gemeente Maastricht: - John Aarts - Bert Jongen (tot 21 mei 2021) - Frans Bastiaens (vanaf 21 mei 2021) Namens de Gemeente Heerlen: - Jordy Clemens - Adriane Keulen Dagelijks bestuur - Mathieu Segers (voorzitter) - John Aarts (tevens vicevoorzitter) - Jordy Clemens Directeur en adviseur bestuur Lita Wiggers De directeur is gevolmachtigde namens het bestuur, volledig tekenbevoegd binnen de kaders. De directeur vertegenwoordigt het HCL naar externe relaties in binnen- en buitenland en benoemt en ontslaat het personeel. De directeur is WOR-bestuurder conform de Wet op de Ondernemingsraden. Hoofd Bedrijfsvoering/plaatsvervangend directeur Jeroen Bregman

22 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Algemene Beleidswijzigingen 2021

Per 1 januari 2024 treed de Rijksoverheid terug uit de Gemeenschappelijke Regelingen van alle RHC’s. In het verslagjaar is het proces op uittreden – na overleg tussen het ministerie van OCW en delegaties van de RHC’s – afgerond op hoofdlijnen. De verdere implicaties en uitwerkingen volgen in de voorliggende jaren. In december 2021 is – met instemming van de andere RHC’s – besloten dat de analoge Rijkscollectie in de archiefbewaarplaats van het HCL blijft opgeslagen onder beheer en beschikbaarstelling van de GR HCL via een delegatiebesluit, waarbij de toekomstige financiële vergoeding gelijk blijft aan de huidige lumpsum bijdrage. De verantwoording geschiedt via de methodiek van de Speciale Uitkering (SPUK). Daarbij ontvangt de GR HCL de komende jaren een eenmalige vergoeding van €350.000,- ter compensatie voor het terugtreden uit het nationale e-depot en ter opbouw van een kennisnetwerk. Dit kader is per schriftelijke bevestiging door de minister als besluit voorgelegd. Verdere wijzigingen in het beleidskader hebben zich in 2021 niet voorgedaan.

Vergaderingen en besluiten

Het Algemeen Bestuur heeft in het verslagjaar tweemaal vergaderd. Het Dagelijks Bestuur heeft daarnaast nog eens tweemaal vergaderd. Alle vergaderingen hebben vanwege de geldende coronamaatregelen digitaal plaatsgevonden. Hierbij zijn de volgende besluiten genomen: • Het HCL zal vanaf najaar 2022 de CKK als nieuwe archiefbewaarplaats in Heerlen betrekken. Met de gemeente Heerlen is daartoe een 10-jarige huurovereenkomst gesloten. • In voorbereiding op de uittreding van het Rijk uit de GR HCL is gestart met het proces van totstandkoming van een eigen e-depot voor de bij ons aangesloten verantwoordelijke overheidsorganisaties. Dit proces loopt door tot in 2022. • Per 6 april 2021 is Hans Teunissen benoemd door de Minister als Rijksbestuurder voor de GR HCL en toegetreden tot het Algemeen Bestuur. • Met de aansluiting van de gemeente Heerlen in de GR HCL en de daardoor ontstane samenvoeging van de archiefdiensten, is het besluit genomen om met het hele HCL over te stappen naar Parkstad IT inzake de ICT-dienstverlening. • Er is een DVO met de GR RUD Zuid-Limburg afgesloten. • Er is een tijdelijke overeenkomst met de Stichting Europa Maastricht gesloten op basis van een eerder overeengekomen intentieverklaring met de Provincie Limburg en de Universiteit Maastricht.

Hierdoor wordt het zogenaamde ‘Europa archief’ onder beheer van het SHCL in onze archiefdepots in Maastricht ondergebracht. Het betreft in totaal maximaal 50m archief voor 10 jaren. • Er is overleg gevoerd met de Stichting Sociaal Historisch Centrum Limburg om te komen tot een herziening van de samenwerkingsovereenkomst uit 2007 om tot normalisering van de inwoning van deze stichting in ons complex in Maastricht te komen. • Op 17 maart deed onze studiezaal in Maastricht dienst als stemlokaal voor de Tweede Kamerverkiezingen. • Het traditionele Nieuwjaarsbuffet voor bestuursleden en personeel werd afgelast vanwege de toen geldende coronamaatregelen.

Vertegenwoordiging HCL in netwerken

Het HCL wordt formeel door de directeur vertegenwoordigd in de volgende netwerken en samenwerkingsverbanden:

23 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

• • • • • • • •

Adviseur Bestuur Coöperatie Erfgoed Limburg Adviseur Stichting Limburgse Oorkonden Voorzitter Kring van Archivarissen Limburg (KVAL) Lid van het Bestuur Dr. P.J.M.G. Janssens Stichting Lid van het Algemeen Bestuur van het Algemeen Nederlands Verbond (ANV) Lid van de provinciale Adviescommissie Limburg voor digitaal erfgoed Lid van het Convent van directeuren (Rijks –) RHC’s in Nederland Lid van de Leitungskreis archiefdiensten in de Euregio

Wet normering topinkomens

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector, kortweg Wet normering topinkomens (WNT) maximeert de bezoldiging van topfunctionarissen en bestuurders. Voor 2021 bedraagt het WNT-maximum voor topfunctionarissen € 209.000 en voor bestuurders € 31.350 (voorzitter) dan wel € 20.900 (leden). Het beloningsbeleid van het HCL voldoet aan de WNT.

Bestuur Bestuursleden benoemd in de GR HCL ontvangen voor de uitoefening van hun functie geen beloning. De bestuursleden ontvingen in 2021 noch vacatiegeld, noch een reis- en onkostenvergoeding.

Personeel Het personeel en de directeur worden betaald conform de cao van de Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO). De directeur, in dienst sedert 1 april 2010 met een fulltime dienstverband, is ingeschaald conform het functieboek HCL op functieschaal 15 Cao SGO. De totale bezoldiging van de directeur, inclusief IKB, belastbare onkostenvergoedingen, wettelijke werkgeverslasten en door de werkgever betaalde pensioenpremies bleef bij deze inschaling onder het WNT-maximum en voldoet daarmee aan de WNT. Er worden geen aanvullende structurele vergoedingen of bezoldigingen verstrekt. Er zijn geen andere functionarissen met dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individuele WNT-maximum hebben ontvangen. Er zijn in 2021 geen ontslaguitkeringen betaald aan functionarissen die op grond van de WNT dienen te worden gemeld, of die in eerdere jaren op grond van de WNT (of de voorgaande WOPT) vermeld zijn of hadden moeten worden.

24 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

25 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Samenvatting jaarrekening Financieel*

2021

2020

2019

2018

BALANS Activa

Vaste activa Vlottende activa

203 6.895 7.098

279 5.557 5.836

277 4.051 4.328

300 2.054 2.354

Passiva

Eigen vermogen Voorzieningen Schulden op lange termijn Schulden op korte termijn

1.476 4.472 50 1.100 7098

1.157 3.357 100 1.222 5.836

1.086 2.507 150 585 4.328

957 675 200 522 2.354

4.860 1.848 51 6.759

4.754 1.250 51 6.055

3.872 933 87 4.892

4.455 923 51 5.429

3.491 1.290 76 409 95 1.156 6.517

3.171 1.359 82 363 91 1.048 6.114

2.341 949 92 302 83 1.043 4.810

2.269 1.200 68 348 84 1.344 5.313

242 0 242

-/- 59 0 -/- 59

82 0 82

116 0 116

0

0

0

0

6,27 0,21 <0 1.508 0

4,55 0,20 <0 959 0

6,93 0,25 <0 1.104 0

3,93 0,41 <0 95 0

EXPLOITATIE Baten

Lasten

Algemene baten - Bijdragen deelnemers Directe baten Overige baten

Personele lasten Huisvestingslasten Directe materiële lasten Organisatie- en overhead Kapitaalslasten Overige lasten

Exploitatiesaldo vóór bijzondere resultaten Bij: bijzondere resultaten Exploitatiesaldo vóór bestemming Exploitatiesaldo ná bestemming

*Alle bedragen x €1.000 RATIO's Liquiditeit Solvabiliteit Netto schuldquote EMU-saldo (x €1.000) Structurele exploitatieruimte

26 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Colofon Illustratieverantwoording Alle illustraties zijn afkomstig uit de collecties van het Historisch Centrum Limburg. Pagina Voorblad 6 9 13 17 21 25

Omschrijving Het zwembad van de particuliere mijn Julia in Eygelshoven, juli 1959. Wegwijzer van de ANWB in Nijswiller, begin jaren 60. Champignonteelt in de SintPietersberg, begin jaren 60. De voorzijde van de aanstellingsbrief uit 1664. De voor HistoBistro geproduceerde likeuren Zandzakken voor één van onze depots. De kabelbaan boven het Schutterspark te Brunssum, 1952.

Auteur Onbekend Frans Lahaye (L.01) Frans Lahaye (L.01) Onbekend Job Nijssen Paul Arnold Onbekend

ID Collectie 328-009, nr. 22193 Fotocollectie GAM, nr. 33674 Fotocollectie GAM, nr. 7717 Archiefcode 22.070, inv. nr. 42 Collectie HCL, ongenummerd. Collectie HCL, ongenummerd. Fotocollectie DSM, ID: CB4141

Dit jaarverslag is samengesteld uit bijdragen van alle medewerkers van het HCL. Copyright © 2022 Historisch Centrum Limburg Eindredactie: Lita Wiggers & Job Nijssen Vormgeving & Lay-out: Job Nijssen

Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Locatie Heerlen Sint Pieterstraat 7 Coriovallumstraat 9 6211 JM Maastricht 6411 CA Heerlen +31 (0)43 328 55 00 +31 (0)45 560 44 01 info@rhcl.nl info@rijckheyt.nl www.historischcentrumlimburg.nl

27 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021

Bijlage: Overzicht partners (niet GR) Overzicht DVO-partners In onderstaand overzicht is te zien met welke organisaties en instanties het HCL een dienstverleningsovereenkomst (DVO) heeft. Gemeente Beekdaelen Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden- Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Landgraaf Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg aan de Geul Gemeente Voerendaal Gemeenschappelijke Regeling Gegevenshuis Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid Limburg Gemeenschappelijke Regeling ISD BOL Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas Gemeenschappelijke Regeling Kredietbank Limburg Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg Provincie Limburg Waterschap Limburg

Overzicht OvO-partners In onderstaand overzicht is te zien met welke organisaties en instanties het HCL een Overeenkomst voor het leveren van Diensten (OvO) heeft. Gemeente Beek GR Servicecentrum MER GR Stadsregio Parkstad Limburg

28 Historisch Centrum Limburg – Jaarverslag 2021