Jaarverslag 2020 Heerlen STAND-BY! DEF.pdf

6.1

Minder administratieve last

Eén centraal registratiesysteem De medewerkers van Heerlen STAND-BY! registreren in één centraal (cliënt)systeem waarbij alle voorkomende handmatige administratieve werkzaamheden zoveel als mogelijk zijn vervangen door geautomatiseerde routines. In de loop van 2020 is KeDo in samenwerking en afstemming met gebruikers en key-users uitgebreid met een aantal inhoud ondersteunende tools zoals registratie van: • MIC/MI|M • meldcode • doelen cliënten • coronacrisis • groepsactiviteiten • trainingen en cursussen • triage niveau • Risico inventarisatie (RIE) • en het Methodisch kader.

Digitaal medewerkersregister Daarnaast zijn in 2020 de voorbereidingen afgerond voor een digitaal medewerkersregister STAND-BY! en het afschaffen van de digitale start-stopmeldingen waardoor een aantal administratieve handelingen komt te vervallen. Door middel van het medewerkersregister is er zicht en controle op de medewerkers welke ten behoeve van STAND-BY! worden ingezet en is een automatische koppeling met de autorisatiematrix in KeDo gelegd, waardoor de toegang tot de cliëntgegevens AGV technisch geborgd is.

6.2

Cliënt eigenaar dossier

Dit punt is in verband met drukke werkzaamheden op andere vlakken helaas niet opgepakt in 2020. Het blijft echter een wens om de cliënt toegang te geven tot zijn of haar eigen dossier.

6.3

AVG

Eind 2020, begin 2021 zijn verwerkersovereenkomsten getekend met alle moederorganisaties. De rollen in KeDo zijn verder afgeschermd. De gezamenlijke database in KeDo van Heerlen STAND-BY! en de gemeente Heerlen is gesplitst voor zover dat mogelijk was. Een deel van de gegevens in KeDo is gemeenschappelijk, met name daar waar de

26

verantwoordelijkheid in casussen gedeeld wordt, dat kan zowel met de Wmo als met de Expertiseteams.

6.4

Sturing middels P&C cyclus

In 2020 is een PDCA cyclus ontworpen voor de verantwoording aan de ALV en de moederorganisaties. Vanaf 2021 wordt hiermee gewerkt. De rapportagecyclus is afgestemd op de jaarplannen en de gestelde doelen.

6.5

Centrale werkomgeving en mailsysteem

In 2020 heeft iedere medewerker een Heerlen STAND-BY! e-mail adres gekregen, daarmee hebben zij ook de beschikking over een licentie van Office 365. Dat betekent dat we in de toekomst ook gebruik kunnen maken van andere onderdelen van Office zoals Sharepoint en Teams.

6.6

Communicatie

Het jaar 2020 stond voor een belangrijk deel in het teken van de coronacrisis. Het was en is een onzekere tijd. Niet alleen voor cliënten, maar ook voor onze medewerkers en samenwerkingspartners. Daarom hebben we veel tijd en energie gestoken in de communicatie rondom corona. Na iedere persconferentie hebben we relevante informatie verzameld en in nieuwsbrieven op maat verwerkt. Vaak konden we binnen één dag onze stakeholders informeren over de gevolgen van de nieuwe coronamaatregelen voor onze activiteiten en werkzaamheden.

27

7

Kosten ondersteuning populatie

Het realiseren van lagere kosten is geen op zichzelf staand doel. Het organiseren van onze diensten binnen de daarvoor beschikbare middelen wel. De middelen zijn hierbij vastgesteld in de contractverlenging die in 2019 is gerealiseerd. Lagere kosten kunnen wel een afgeleide zijn van een efficiënt en effectief ingerichte organisatie van de overige 3 aims, samenwerking en bedrijfsvoering.

7.1

Gemiddelde ondersteuningskosten per cliënt

In 2020 werd via STAND-BY! aan 3.844 (unieke) cliënten ondersteuning geboden. Dit betreft alle volwassen cliënten van STAND-BY! inclusief leveranciers en waarbij geen onderscheid tussen welzijn en Wmo is gemaakt. Bij de berekening zijn alle door STAND-BY! gemaakte kosten (inclusief overhead en programmakosten) in 2020 meegenomen. De gemiddelde ondersteuningskosten bedragen in 2020 : • € 3.477 per unieke cliënt en • € 4.508 per gewogen cliënt. De cliëntaantallen zijn in werkelijkheid hoger aangezien bezoekers van de Buurtpunten of cliënten die een eenmalig contact hebben met STAND-BY! niet geregistreerd worden. Dit betekent dat de feitelijke kosten dan ook lager zullen zijn dan de berekende bedragen op basis van de geregistreerde cliëntaantallen.

7.2

Individuele ondersteuning en dagbesteding

De focus ligt op het minimaal gelijk houden van de gemiddelde ondersteuningskosten per cliënt. In 2020 is STAND-BY! wederom erin geslaagd om de gemiddelde ondersteuningskosten per cliënt iets te verlagen.

Gemiddelde kosten per cliënt

2020 Unieke cliënt Gewogen cliënt

2019

aantal 3.844 2.965

kosten € 3.415 € 4.428

aantal 3.857 2.965

kosten € 3.441 € 4.476

aantal 1.821 1.378

kosten € 2.163 € 2.858

aantal 1.725 1.349

kosten € 2.297 € 2.938

aantal 975 798

kosten € 3.855 € 4.707

aantal 946 754

kosten € 3.990 € 5.005

Individuele ondersteuning

Dat geldt ook voor de onderdelen dagbesteding en individuele ondersteuning.

Unieke cliënt Gewogen cliënt Dagbesteding Unieke cliënt Gewogen cliënt

7.3

Inzet leveranciers

Leveranciers

De inzet van leveranciers is in de afgelopen jaren afgenomen. Dat blijkt zowel uit de cliëntaantallen alsmede uit de betaalde vergoedingen aan leveranciers. In 2020 bedroeg de vergoeding aan leveranciers € 880.363 terwijl dat in 2019 nog € 1.27.924 was. 28

Unieke cliënt Gewogen cliënt

2020

2019

aantal 194 157

kosten € 4.538 € 5.607

aantal 225 193

kosten € 5.013 € 5.844

aantal 86 62

kosten € 3.668 € 5.087

aantal 92 79

kosten € 5.087 € 5.931

aantal 108 87

kosten € 4.605 € 5.690

aantal 133 114

kosten € 4.511 € 5.259

Individuele ondersteuning Unieke cliënt Gewogen cliënt Dagbesteding Unieke cliënt Gewogen cliënt

7.4

Kosten overheadkosten

De exploitatiecijfers over 2020 laten zien dat de werkelijke uitgaven voor de kostenpost overhead uitkomen op 8,2% en daarmee lager uitvallen dan de 8,5% zoals deze in de begroting opgenomen waren.

7.5

Aandeel overhead 2017 : 15% 2018 : 10% 2019 : 9% 2020 : 8,2%

Resultaten

Het boekjaar 2020 sluit af met een positief resultaat ad €228.212,-. Voor een verdere onderbouwing van het financiële resultaat wordt verwezen naar de jaarrekening 2020

29

8

Kerncijfers

Het introduceren van KeDo als centraal registratiesysteem heeft een positief effect gehad op de ontsluiting van de databestanden van STAND-BY! Meer dan in het verleden kunnen gegevens met elkaar in verbinding worden gebracht en daarmee stijgt de waarde, mogelijkheden en betrouwbaarheid van de informatievoorziening. Daarnaast zijn, in het kader van een betekenisvolle data-analyse, een aantal KPI’s opnieuw gedefinieerd waardoor er afwijkingen kunnen ontstaan met eerder gepresenteerde gegevens in het verleden. De belangrijkste aanpassing is de definitie van het begrip unieke cliënt. In het verleden was dit de optelsom van het aantal unieke cliënten per aangesloten zorgaanbieder, waarbij Wmo en welzijn tevens twee aparte databestanden waren. Met terugwerkende kracht tot 2019 wordt een unieke cliënt gedefinieerd als een cliënt van Heerlen STAND-BY! ongeacht het aantal aanbieders zorg en welzijn dat deze cliënt heeft ondersteund en zonder het onderscheid tussen Wmo (begeleiding en dagbesteding) en welzijn. Deze aanpassing werkt ook door in de aantallen gewogen cliënten. Een tweede belangrijke aanpassing is het feit dat geregistreerde trajecten jeugdzorg en schoolmaatschappelijk werk niet meer in de gegevens worden meegenomen aangezien deze worden verantwoord bij JENS.

30

31

87.035 47.435

cliënten 3.844

huishoudens

3.643

In bovenstaande periode heeft Heerlen STAND-BY! ondersteuning geboden aan :

aantal inwoners : aantal huishoudens :

Gemeente Heerlen

1.777

aantal hulpvragen aan Heerlen STAND-BY! :

Periode jaar 2020

4.819

trajecten

Inzet Heerlen STAND-BY! :

32 - dezelfde dag - binnen 1 werkdag - binnen 2 werkdagen - binnen 3 werkdagen - binnen 4 werkdagen - binnen 5 werkdagen - tussen 5 en 20 werkdagen langer dan 20 werkdagen nog open staand

505 524 316 152 78 60 95 10 1.740

- dezelfde dag - binnen 1 werkdag - binnen 2 werkdagen - binnen 3 werkdagen - binnen 4 werkdagen - binnen 5 werkdagen - tussen 5 en 20 werkdagen langer dan 20 werkdagen

29% 59% 77% 86% 91% 94% 99% 1% 100%

Afhandeling hulpvraag inclusief start traject

Hoe snel vindt eerste contact plaats na ontvangst hulpvraag ?

Hulpvragen nog in behandeling : Afgehandeld zonder traject : Opgepakt als traject :

via centraal meldpunt of SBT : via Meldpunt Eenzaamheid :

1.740 37 1.777

Status hulpvraag ultimo periode

Periode : jaar 2020

Hoe bereikt hulpvraag STAND-BY! ?

Hulpvragen aan Heerlen STAND-BY! : 1.777

17% 38% 50% 59% 66% 73% 94% 6% 0,3% 100%

294 359 224 158 121 108 369 101 6 1.740

20 545 1.212 1.777

33

Trajecten verdeeld over huishoudens Huishoudens met minimaal 1 traject gestart : Huishoudens met minimaal 1 traject gesloten : Gemiddeld aantal trajecten per huishouden :

47.435 3.643 7,68%

totaal aantal huishoudens in Heerlen : hiervan huishoudens met hulpvraag : in percentage uitgedrukt zijn dat :

Periode : jaar 2020

Aandeel huishoudens met hulpvraag

Aantal huishoudens met hulpvraag 3.643

2.129 2.177 1,32

34

936 956 1.084 802 66 3.844

In de grafiek hiernaast staat de procentuele verdeling weergegeven. Hieruit blijkt dat het grootste aandeel trajecten een grondslag GGZ hebben. Bij trajecten van het voorliggend veld wordt geen grondslag geregistreerd.

Bij cliënten met de navolgende ondersteunings trajecten worden de grondslagen geregistreerd : - dagbesteding - individuele ondersteuning - housing - respijtzorg

Grondslag cliënten

Gebied 1 Gebied 2 Gebied 3 Gebied 4 Geen geldige postcode

Herkomst cliënten

Aantal cliënten ondersteund door Heerlen STAND-BY! 3.844

2020 PG 15%

2020 SOM-NAH 12%

2020 Gebied 3 28%

2020 Gebied 4 21%

2020 VG 10%



2020 Gebied 2 25%

2020 Gebied 1 24%

2020 GGZ 63%

GRONDSLAG CLIËNTEN EXCL. VOORLIGGEND VELD

HERKOMST CLIËNTEN

2020 postcode onbekend 2%

Periode : jaar 2020

35

Maatschappelijk werk Groepsmaatschappelijk werk Sociaal Raadsman Dagbesteding Individuele ondersteuning housing groepsondersteuning Leveranciers

Aantal cliënten per traject :

Welzijn Zorg

Aantal cliënten per categorie :

Stand-BY!

Aantal cliënten

1.500 96 27 867 1.634 16 101 194

1.593 2.467

2020 3.844

Uniek

Aantal cliënten ondersteund door Heerlen STAND-BY! 3.844

1.728 30 6 813 1.600 1 33 225

1.757 2.345

2019 3.857

696 55 12 711 1.268 9 48 157

766 2.227

2020 2.965

Gewogen

760 12 5 640 1.258 1 12 193

774 2.127

2019 2.965

Periode : jaar 2020



36

totaal 27 1.610 104 899 108 1.824 5 16 5 221 4.819

totaal 27 1.610 104 899 108 1.824 5 16 5 221 4.819

Procentuele verdeling

Sociaal Raadsman Maatschappelijk werk Groepsmaatschappelijk werk Dagbesteding Groepsondersteuning Individuele ondersteuning Respijtzorg Housing Maatwerkvoorziening Leverancier

Sociaal Raadsman Maatschappelijk werk Groepsmaatschappelijk werk Dagbesteding Groepsondersteuning Individuele ondersteuning Respijtzorg Housing Maatwerkvoorziening Leverancier

Verdeling trajecten over de 4 gebieden

Aantal trajecten ingezet via HeerlenSTAND-BY! 4.819

6 2 44 1.206

2

38% 40% 20% 25%

13% 23% 25%

gebied 2 19% 27% 24% 22% 45% 25%

gebied 1 7% 24% 20% 30% 28% 25%

50 1.213

gebied 2 5 429 25 194 49 452

gebied 1 2 385 21 272 30 451

gebied 3 44% 29% 23% 25% 9% 28% 60% 6% 60% 33% 28%

gebied 3 12 462 24 224 10 517 3 1 3 72 1.328

79

25% 21%

2%

gebied 4 onbekend 30% 19% 2% 24% 9% 23% 1% 16% 2% 21% 1% 40% 38% 6%

55 993

gebied 4 onbekend 8 300 34 25 9 203 6 17 2 377 27 2 6 1

Periode : jaar 2020

37

Aantal trajecten ingezet via HeerlenSTAND-BY! 4.819

In 2020 was de instroom met 2.004 lager dan in 2019. Het is onduidelijk in hoeverre dit een gevolg is van de COVID pandemie.

Nevenstaande grafiek laat de instroom per maand zien waarbij het jaar 2020 afgezet wordt tegen de zelfde periode in 2019.

Hiervan werden er 2.004 gestart in het jaar 2020. De overige 2.815 trajecten waren reeds voor 2020 gestart.

In 2020 was het totaal aantal lopende trajecten : 4.819

Periode : jaar 2020

38

Aantal trajecten ingezet via HeerlenSTAND-BY! 4.819

In 2019 werden 2.144 trajecten beëindigd.

Hiervan werden in 2020 1.853 trajecten beëindigd.

In 2020 was het totaal aantal lopende trajecten : 4.819

Periode : jaar 2020

39

58,16 1.751 30,1

12,5 1.500 120,0

Begeleiding individueel Fte Cliënten Gemiddeld per fte

Maatschappelijk werk Fte Cliënten Gemiddeld per fte

2020

Workload per functie eenheid

14,37 1.728 120,3

58,16 1.634 28,1

2019

Met ingang van 2020 vindt bij éénmalig contact géén registratie hiervan plaats

Bij begeleiding individueel met ingang van 2019 inclusief 5,0 fte PTB

De cliëntallen betreffen unieke cliënten

Periode : jaar 2020

Bijlage: Locaties Buurtpunten en Dagbesteding in Heerlen Gebied 1 Soort locatie

Naam locatie

Straat

Realisatie

Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt in oprichting Buurtpunt in oprichting

de Koffiepot BMV de Vlieger Oase OC de Wijenberg Pius Tant Emma Novizorg Hoensbroek Novizorg Adelante

Kasteel Hoensbroeklaan Maria Gewandenstraat Koestraat Weijenbergstraat Mettenstraat Akerstraat-Noord Grubbelaan Zandbergsweg

STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! Cicero Levanto Novizorg Novizorg

Soort locatie

Naam locatie

Straat

Realisatie

Buurtpunt Buurtpunt in oprichting Buurtpunt in oprichting

t Heitje BMV Paulusschool Mijn Spoor OC Vogelsanck

Anjelierstraat Laurierstraat Belemnieterf Cookstraat

STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY!

Soort locatie

Naam locatie

Straat

Realisatie

Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt in oprichting

Sam-Sam Molenwei Markieshuis The Break Molenberg Buurtwinkel Wonen Limburg OC de Eik Schoon GMS de Brök

Mijnzetellaan Molenwei Markiesstraat Schandelermolenweg Kerkraderweg Sittarderweg Eikenderweg Diepenbrockstraat Laanderstraat

STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! Relim Mondriaan

Soort locatie

Naam locatie

Straat

Realisatie

Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt Buurtpunt in oprichting

Aambosveld A gene Bek Peter Schunck The Flash t Heukske OC de Haagdoorn OC Corisberg NOVIzorg Project Dimensie

Aambosveld Tacitusstraat Peter Schunckstraat Vullingsweg Mariabad Ypenburgstraat Corisberg Geerstraat Parc Imstenrade

STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! STAND-BY! Novizorg SGL

Dagbesteding Dagbesteding Dagbesteding Dagbesteding

Gebied 2

Ouderencentrum

Gebied 3

Ouderencentrum Dagbesteding Dagbesteding

Gebied 4

Ouderencentrum Ouderencentrum Dagbesteding Dagbesteding

40