Jaarrekening 2021 - Historisch Centrum Limburg..pdf

JAARREKENING

2021

Inhoudsopgave Voorwoord

3

Waarderingsgrondslagen

4

Balans

6

Toelichting op de balans

8

Exploitatierekening

15

Specificaties exploitatierekening

16

Toelichting op de exploitatierekening

19

Kasstroom

22

Afschrijvingen

23

Toelichting BBV en ratio’s - kengetallen

24

Samenvatting jaarrekening

27

Accountantsverklaring

28

2 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Voorwoord Voor het verslagjaar 2021 is voor de eerste keer besloten om het jaarverslag en de jaarrekening apart van elkaar op te stellen. Dit komt de publieksvriendelijkheid van het jaarverslag ten goede. Het verslagjaar 2021 werd afgesloten met een positief exploitatiesaldo vóór bestemming ad € 242.350 tegenover een negatief exploitatiesaldo vóór bestemming ad € 58.779 wat betreft het voorgaande verslagjaar 2020, aldus een toename van het exploitatiesaldo 2021 t.o.v. 2020, vóór bestemming, van € 301.129. Voor een op hoofdlijnen verhelderend beeld en inzicht waar het betreft de vergelijking tussen de exploitatie 2021 en 2020 volgt onderstaande globale analyse. De totale baten 2021 zijn t.o.v. 2020 toegenomen met rond € 703.000 tot rond € 6.758.000, terwijl de totale lasten 2021 t.o.v. 2020 zijn toegenomen met rond € 402.000 tot rond € 6.516.000, per saldo resulterend in een toename van het exploitatiesaldo 2021 t.o.v. 2020 met rond € 301.000. De bijzondere resultaten alsmede de rechtstreeks met elkaar verband houdende, d.w.z. ten opzichte van elkaar complementaire en elkaar compenserende toe- en afnamen van baten en lasten buiten beschouwing latend, beperkt zich de vergelijking / analyse van de toename van het exploitatiesaldo 2021 van rond € 301.000 ten opzichte van het exploitatiesaldo 2020, opgedeeld in enerzijds voordelige en anderzijds nadelige effecten 2021 t.o.v.

2020, globaal en in essentie tot de posten als weergegeven in de tabel op de volgende pagina. Voor een meer gedetailleerde vergelijking / analyse van het verschil tussen het positief exploitatiesaldo 2021 t.o.v. het negatief exploitatiesaldo 2020 wordt verwezen naar de specificaties exploitatierekening (pagina 16) en de toelichting op de exploitatierekening (pagina 19). De balans (pagina 6), de toelichting op de balans (pagina 8), alsmede ratio’s / kengetallen (pagina 24) geven een beeld van de vermogenspositie en financiële gegoedheid. In de exploitatierekening (pagina 15), de specificaties exploitatierekening (pagina 16) en de toelichting op de exploitatierekening (pagina 19) wordt de feitelijke verantwoording over 2021 gegeven voor wat betreft de samenstelling en opbouw van het exploitatiesaldo, terwijl de kasstroom (pagina 22) de ontwikkeling in de liquiditeitspositie laat zien. Ten slotte worden in het overzicht afschrijvingen (pagina 23) de in de balans opgenomen materiële vaste activa toegelicht.

Aan het bestuur wordt voorgesteld het positief exploitatiesaldo 2021 ad € 242.350 te bestemmen als volgt: • toe te voegen aan de bestemmingsreserve incidentele rijksbijdragen DTR-gelden € 50.000; • toe te voegen aan de bestemmingsreserve Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) € 192.350; De balans ultimo 2021, de exploitatierekening 2021 en de vergelijkende cijfers over het voorafgaande verslagjaar 2020 zijn opgesteld na verwerking van vorenstaand voorstel resultaatbestemming. Alle in de jaarcijfers opgenomen bedragen luiden in Euro’s.

3 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Voordelige effecten exploitatie 2021 t.o.v. 2020 Hogere bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling HCL (GR-HCL), t.w. hogere rijksbijdrage / rijkshuurbijdrage en hogere bijdragen gemeenten Maastricht en Heerlen Hogere directe baten, vnl. betrekking hebbende op opbrengsten project atelier materiële voorbereiding (AMV) t.b.v. Nationaal Archief in het kader van digitale taken rijk (DTR), en voorts hogere opbrengsten depotverhuur en beheer / toezicht archieven (DVO’s) alsmede hogere opbrengsten overige dienstverlening Lagere personele lasten, vnl. lagere lasten vanwege minder inzet van uitzendkrachten en minder overige inhuur van personeel Lagere huisvestingslasten betreft vnl. lagere kosten jaarlijks onderhoud gebouwen (incl. installaties) Lagere directe materiële lasten betreft vnl. lagere kosten archieven en collecties Totaal

Nadelige effecten exploitatie 2021 t.o.v. 2020 Hogere personele lasten betreft hogere kosten salarissen en sociale lasten, vnl. vanwege uitbreiding van het eigen personeelsbestand t.b.v. het project atelier materiële voorbereiding (AMV), en voorts hogere salarissen en sociale lasten eigen personeel i.v.m. CAO-loonstijging Hogere huisvestingslasten, betreft vnl. hogere kosten externe schoonmaakdienst (voorheen eigen personeel), en voorts hogere kosten voor technisch beheer, energielasten en verzekering en zakelijke lasten gebouwen Hogere organisatie- en overheadkosten, betreft per saldo hogere ICT-/ licentiekosten en hogere overige organisatie- en overheadkosten, waaronder inhuur externe bureaus en dotatie voorziening dubieuze debiteuren Hogere kapitaalslasten, vnl. hogere afschrijvingslasten

106.000

598.000

276.000 121.000 6.000 1.107.000

596.000

52.000

46.000

3.000

Hogere overige lasten betreft per saldo hogere dotaties aan voorzieningen

109.000

Totaal

806.000

Per saldo voordelig effect exploitatie 2021 t.o.v. 2020

301.000

Waarderingsgrondslagen Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

4 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Waarderingsgrondslagen balans Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen aanschafwaarde c.q. verkrijgingsprijs onder aftrek van afschrijvingen gebaseerd op de geschatte economische levensduur. Voorraden De voorraden worden gewaardeerd tegen kostprijs, verminderd met noodzakelijk geachte waarderingscorrecties wegens incourantheid. Vorderingen De onder de vorderingen opgenomen vorderingen op debiteuren worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met noodzakelijk geachte waarderingscorrecties op grond van ingeschatte risico's van oninbaarheid. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit bestemmingsreserves, overige reserves en bestemmingsfondsen. Van bestemmingsfondsen die niet (langer) met juridisch onontkoombare verplichtingen zijn belast, komt het (restant)saldo rechtstreeks ten gunste van de overige reserves in het jaar waarin het doel van het bestemmingsfonds vervalt dan wel is bereikt. Van bestemmingsreserves die niet (langer) met juridisch onontkoombare verplichtingen zijn belast, komt het (restant)saldo rechtstreeks ten gunste van de overige reserves in het jaar waarin het doel van de bestemmingreserve vervalt dan wel is bereikt, evenwel na een daartoe genomen bestuursbesluit.

Voorzieningen De onder voorzieningen opgenomen egalisatierekening afkoop huurverplichtingen wordt gewaardeerd op de ontvangen afkoopsom, verminderd met de jaarlijkse vrijval ten gunste van de exploitatierekening ter grootte van het complementaire jaarlijkse bedrag afschrijvingskosten huurdersinvesteringen. De onder voorzieningen opgenomen egalisatierekening aanpassing huurvergoeding wordt gewaardeerd op het ontvangen bedrag wegens lagere kosten verbouwing brandveiligheid, verminderd met de jaarlijkse vrijval ten gunste van de exploitatierekening ter grootte van het complementaire jaarlijkse bedrag hogere huurvergoeding. De onder voorzieningen opgenomen egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen Christus Koningkerk Heerlen wordt gewaardeerd op het aan deze egalisatierekening jaarlijks/tijdsgelang toe te voegen deel van de jaarlijkse bijdrage gemeente Heerlen bestemd voor huisvesting, verminderd met de jaarlijkse/tijdsgelange vrijval ten gunste van de exploitatierekening. Overige voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen of verwachte verliezen of risico’s waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten op de balansdatum.

Waarderingsgrondslagen resultaatbepaling Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Onder baten worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen en die in het jaar als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hierboven vermelde grondslagen voor waardering en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn.

5 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Balans

31-12-2021

31-12-2020

0

0

Materiële vaste activa Gebouwen en terreinen Inventarissen en inrichting Huurdersinvesteringen

0 131.830 70.875

0 161.368 118.129

Financiële vaste activa

0

0

Subtotaal vaste activa

202.705

279.497

7.095

7.459

594.476 26.119 94.019

1.168.003 27.932 72.503

Liquide middelen Bankrekeningen Kasgeld

6.172.509 929

4.279.698 895

Subtotaal vlottende activa

6.895.147

5.556.490

TOTAAL ACTIVA

7.097.852

5.835.987

ACTIVA VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Overige voorraden Vorderingen Debiteuren Vooruitbetaalde kosten Overige vorderingen

6 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

31-12-2021

31-12-2020

687.077 604.015 185.312

444.727 554.817 157.217

0

0

1.476.404

1.156.761

70.875 26.727 3.155.154 283.667 215.000

118.129 30.545 2.359.052 274.568 215.000

720.000

360.000

4.471.423

3.357.294

SCHULDEN OP LANGE TERMIJN Lening o/g BNG

50.000

100.000

Subtotaal schulden op lange termijn

50.000

100.000

SCHULDEN OP KORTE TERMIJN Lening o/g BNG aflossingsverplichting komend boekjaar Crediteuren Reserveringen Vooruitontvangen bedragen Nog te betalen kosten

50.000 601.060 147.274 19.833 281.858

50.000 510.598 126.532 0 534.802

Subtotaal schulden op korte termijn

1.100.025

1.221.932

TOTAAL PASSIVA

7.097.852

5.835.987

PASSIVA EIGEN VERMOGEN

Besteedbaar vermogen Bestemmingsreserves Overige reserves Bestemmingsfondsen Vastgelegd vermogen Subtotaal eigen vermogen VOORZIENINGEN Egalisatierekening afkoop huurverplichtingen Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen Voorziening WW-verplichtingen Voorziening transitie HCL Egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen Christus Koningkerk Heerlen Subtotaal voorzieningen

7 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de balans

31-12-2021

31-12-2020

Aanschafwaarde begin boekjaar Bij: investeringen boekjaar Af: desinvesteringen boekjaar Aanschafwaarde ultimo boekjaar

4.238.717 14.077 2.374 4.250.420

4.149.425 90.047 755 4.238.717

Afschrijvingen begin boekjaar Bij: afschrijvingen boekjaar Af: afschrijvingen desinvesteringen boekjaar Afschrijvingen ultimo boekjaar

3.959.220 90.869 2.374 4.047.715

3.872.904 86.586 270 3.959.220

202.705

279.497

7.095

7.459

ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa De boekwaarde muteerde als volgt:

Boekwaarde ultimo boekjaar

VLOTTENDE ACTIVA

Voorraden

Dit betreft de ultimo boekjaar aanwezige voorraden uitgebrachte inventarissen, boeken, Cd’s, Dvd’s, alsmede drukwerk en onderhoudsmateriaal gebouwen.

Vorderingen

Debiteuren

594.476

1.168.003

Dit betreft de ultimo boekjaar openstaande vorderingen op debiteuren volgens de uit de financiële administratie opgemaakte saldilijst, verminderd met noodzakelijk geachte waarderingscorrecties op grond van ingeschatte risico's van oninbaarheid.

Vooruitbetaalde kosten Directe materiële lasten Huisvestingslasten Organisatie- en overheadkosten

11.973 21 14.125 26.119

9.859 20 18.053 27.932

8 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de balans (vervolg)

31-12-2021

31-12-2020

15.499 62.987 985 14.548 0 0 94.019

38.644 1.776 0 0 5 32.078 72.503

95.021 49.269 6.027.525 694 6.172.509

19.923 156.264 4.102.525 986 4.279.698

444.727

407.727

50.000 0 0 192.350

0 37.000 0 0

117.500

0

74.850 0 687.077

0 0 444.727

479.727 15.000 192.350 687.077

429.727 15.000 0 444.727

Overige vorderingen Doorberekening personeelslasten Dienstverlening en leveringen Bijdrage SHCL i.v.m. inhuizing (aanvullend) Teruggaaf 2021 50% energiebelasting Rentebaten Subsidiebijdrage Metamorfoze

Liquide middelen

Bankrekeningen Rabobank rekening-courant Rabobank BedrijfsSpaarRekening BNG paraplurekening Schatkistbankieren BNG betaalrekening Schatkistbankieren

PASSIVA EIGEN VERMOGEN Bestemmingsreserves

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Bij: toevoegingen boekjaar: - specifiek i.v.m. incidentele rijksbijdragen DTRgelden: o toevoeging uit bestemming voordelig exploitatiesaldo boekjaar o toevoeging t.l.v. overige reserves - specifiek i.v.m. legaat - specifiek i.v.m. Atelier Materiële Voorbereiding o toevoeging uit bestemming voordelig exploitatiesaldo boekjaar o aanvullende toevoeging uit bestemming voordelig exploitatiesaldo boekjaar Af: bestedingen boekjaar Stand ultimo boekjaar

Specificatie samenstelling ultimo boekjaar -

incidentele rijksbijdragen DTR-gelden legaat Atelier Materiële Voorbereiding (AMV)

9 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de balans (vervolg)

31-12-2021

31-12-2020

554.817

633.349

0

0

49.198

17.247

0 0 604.015

58.779 37.000 554.817

157.217 0 111.173 0 33.880 49.198 185.312

45.270 18.318 164.819 2.753 51.190 17.247 157.217

0 85.500

23.658 85.500

83.213 11.858 4.741 185.312

0 43.318 4.741 157.217

Overige reserves

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Bij: - toevoeging uit bestemming voordelig exploitatiesaldo boekjaar - toevoeging uit vrijval batig saldo bestemmingsfonds(en) Af: - onttrekking wegens bestemming nadelig exploitatie saldo boekjaar - onttrekking t.g.v. bestemmingsreserves Stand ultimo boekjaar Bestemmingsfondsen

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Bij: - toevoegingen t/m boekjaar 2019 - toevoegingen boekjaar Af: - bestedingen t/m boekjaar 2019 - bestedingen boekjaar - vrijval batig saldo t.g.v. overige reserves Stand ultimo boekjaar

Specificatie samenstelling ultimo boekjaar Project Metamorfoze: - ‘Muziekbibliotheek OLV-Maastricht (1693-1868)’ - ‘Militair Gezag van Limburg’ Conservering/digitalisering archief ‘Militair Gezag van Limburg’ Provinciaal Portal voor oorlogsbronnen Restauratie registers Stand ultimo boekjaar VOORZIENINGEN Egalisatierekening afkoop huurverplichtingen De egalisatierekening afkoop huurverplichtingen houdt verband met de door het (R)HCL ten behoeve van de inhuizing SHCL, ingaande 1 juli 2008, in 2007 en 2008 gepleegde huurdersinvesteringen tot een totaalbedrag ad € 708.816, welk bedrag aan huurdersinvesteringen volledig en rechtstreeks werd gefinancierd uit een hiervoor van SHCL ontvangen bijdrage. Deze bijdrage werd opgenomen in de balans onder het hoofd Egalisatierekening afkoop huurverplichtingen en valt jaarlijks in termijnen vrij ten gunste van de exploitatie met termijnbedragen ter grootte van de jaarlijkse afschrijvingskosten huurdersinvesteringen, zodat de jaarlijkse afschrijvingskosten huurdersinvesteringen worden geneutraliseerd.

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Af: vrijval t.g.v. exploitatie boekjaar Stand ultimo boekjaar

118.129 47.254 70.875

165.383 47.254 118.129

10 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de balans (vervolg)

31-12-2021

31-12-2020

Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding Dit betreft een van Rijksvastgoedbedrijf (RVB) in 2016 ontvangen restitutie ad € 56.000 vanwege lagere kosten verbouwing brandveiligheid dan oorspronkelijk geraamd. Voor het bedrag van de oorspronkelijke raming van deze verbouwingskosten werd met RVB een hogere gebruiksvergoeding gebouwen overeengekomen voor de periode 1 mei 2014 tot en met 31 december 2028. Vanwege de in 2016 ontvangen restitutie ad € 56.000 is de met RVB overeengekomen hogere gebruiksvergoeding tot een te hoog bedrag vastgesteld, zodat voor het bedrag van de ontvangen restitutie ad € 56.000 een egalisatierekening is gevormd waaruit jaarlijks een bedrag vrijvalt ten gunste van de exploitatierekening gedurende de periode tot en met 31 december 2028, waarmee jaarlijks de te hoge aanpassing gebruiksvergoeding gebouwen wordt gecompenseerd.

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar Af: vrijval t.g.v. exploitatie boekjaar Stand ultimo boekjaar

30.545 0 3.818 26.727

34.363 0 3.818 30.545

Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen Per 1 januari 2019 heeft er op het gebied van gebouwenonderhoud een stelselwijziging plaatsgevonden, waardoor het (R)HCL sinds die datum verantwoordelijk is voor het gehele onderhoud van de door haar van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) gehuurde gebouwen. Benevens een in 2019 ontvangen incidentele bijdrage ad € 878.900 ten behoeve van nog uit te voeren onderhoud per de ingangsdatum van de stelselwijziging 1 januari 2019 volgens een nulmeting, komt aan (R)HCL ingaande 1 januari 2019 jaarlijks een bijdrage voor beheer en onderhoud huisvesting Rijkspand toe, welke middelen worden gedoteerd aan de egalisatierekening groot onderhoud gebouwen, waaruit desbetreffende kosten van beheer en onderhoud huisvesting Rijkspand worden bestreden. De kosten van beheer en onderhoud huisvesting Rijkspand bestaan, naast materiële lasten (uitgaven), uit personele lasten (uitgaven) met betrekking tot eigen personeel en wel een drietal medewerkers welke voor gemiddeld 75% (was 50%) belast zijn met beheer- en onderhoudstaken huisvesting Rijkspand.

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar - jaarbijdrage Af: kosten beheer en onderhoud boekjaar: - materiële lasten - personele lasten Stand ultimo boekjaar

2.359.052 1.373.112

1.821.325 1.336.993

463.010 114.000 3.155.154

720.266 79.000 2.359.052

11 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de balans (vervolg)

31-12-2021

31-12-2020

Voorziening WW-verplichtingen De voorziening WW-verplichtingen houdt verband met de financiële risico’s ter zake WWverplichtingen in gevallen van onvrijwillige beëindiging van dienstverbanden van werknemers, welke financiële risico’s door (R)HCL worden gedragen als gevolg van en sedert de verzelfstandiging (Gemeenschappelijke Regeling ingaande 2005). Opbouw van de voorziening geschiedt sedert 2005 en wel middels jaarlijkse dotaties (premiebedragen) gebaseerd op een voor de betrokken jaren desbetreffend gebruikelijk landelijk gemiddeld premiepercentage en de voor de betrokken jaren desbetreffend toepasselijke grondslag (loonsom), waarbij de opbouw vooralsnog is gemaximeerd tot het totaal van jaardotaties over de laatste 5 jaar.

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar Af: vrijval t.g.v. exploitatie boekjaar Stand ultimo boekjaar

274.568 9.099 0 283.667

270.401 4.167 0 274.568

Voorziening transitie HCL (voorheen: voorziening herstructurering / reorganisatie) De afgelopen jaren kende het (R)HCL de ’voorziening herstructurering/reorganisatie’. Deze voorziening is in 2009 gevormd voor te verwachten herstructureringskosten als gevolg van het beoogde samengaan met het Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL). In 2019 werd duidelijk dat de Provincie Limburg niet toetreedt tot de GR en als gevolg daarvan heeft de integratie met het SHCL niet kunnen plaatsvinden. Wel is per 1 januari 2020 de gemeente Heerlen toegetreden tot de GR. In het kader daarvan is haar huidige archieftaak, zoals tot die tijd uitgevoerd door Rijckheyt, ondergebracht bij het (R)HCL, dat vanaf die datum verder is gegaan als Historisch Centrum Limburg (HCL). Toen duidelijk was dat het HCL met de toetreding van Heerlen tot de GR een tweede archiefbewaarplaats en circa twaalf medewerkers erbij krijgt, werd duidelijk dat in de herstructurering/reorganisatie van het HCL ook de integratie vanwege deze toetreding dient te worden betrokken. Om die reden is de ‘voorziening herstructurering/reorganisatie’ hernoemd in ’voorziening transitie HCL’, welke ‘voorziening transitie HCL’ betrekking heeft op (uitgestelde) te verwachten herstructureringskosten van het HCL mede omvattend de integratie van Rijckheyt binnen het HCL. Voor dat laatste is de periode 2020-2022 uitgetrokken.

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar Af: vrijval t.g.v. exploitatie boekjaar Stand ultimo boekjaar

215.000 0 0 215.000

215.000 0 0 215.000

12 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de balans (vervolg)

31-12-2021 31-12-2020

Egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen Christus Koningkerk Heerlen De egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen Christus Koningkerk (CKK) Heerlen houdt verband met de verhuizing van de archiefbewaarplaats in Heerlen naar de CKK Heerlen, welke door HCL zal worden gehuurd van de gemeente Heerlen als archiefbewaarplaats nadat de CKK Heerlen in dat kader ingrijpend zal worden gerenoveerd/verbouwd. De huur voor de duur van 10 jaar zal naar verwachting ingaan 1 april 2023, oftewel 1 jaar nadat de CKK Heerlen na renovatie/verbouwing zal zijn opgeleverd. De aanvangshuur bedraagt op jaarbasis € 360.000. Voor de periode 1 januari 2020 (datum toetreding gemeente Heerlen tot de GR HCL) tot 1 april 2023 (datum welke is voorzien voor de aanvang van de huur CKK Heerlen) worden de in de jaarlijkse bijdragen van de gemeente Heerlen begrepen bedragen voor huisvesting archiefbewaarplaats Heerlen, in dit kader bepaald op € 360.000 per jaar, jaarlijks/tijdsgelang toegevoegd aan deze egalisatierekening. Vanaf de datum aanvang huur CKK Heerlen zal gedurende de looptijd van de huurverplichting (10 jaar) jaarlijks/tijdsgelang een evenredig deel van de opgebouwde egalisatierekening vrijvallen ten gunste van de exploitatierekening.

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Bij: dotatie t.l.v. exploitatie boekjaar Af: - bestedingen boekjaar Stand ultimo boekjaar

360.000 360.000 0 720.000

0 360.000 0 360.000

SCHULDEN OP LANGE TERMIJN Lening o/g BNG Dit betreft een op 3 juni 2013 met de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) overeengekomen geldlening, oorspronkelijk groot € 500.000, met een looptijd van 10 jaar. Omtrent aflossing en rente werd overeengekomen als volgt: • aflossing: lineair in 10 jaarlijkse termijnen van € 50.000, voor het eerst per 3 juni 2014; • rente : 2,20% per jaar vast gedurende de gehele looptijd, jaarlijks te voldoen, voor het eerst per 3 juni 2014.

Specificatie verloop boekjaar Stand begin boekjaar Af: aflossing boekjaar Stand ultimo boekjaar Af: aflossingsverplichting komend boekjaar, opgenomen onder ‘schulden op korte termijn’ Saldo balans ultimo boekjaar

150.000 50.000 100.000

200.000 50.000 150.000

50.000 50.000

50.000 100.000

50.000

50.000

SCHULDEN OP KORTE TERMIJN Aflossingsverplichting komend boekjaar

Dit betreft de aflossingsverplichting komend boekjaar met betrekking tot de onder de schulden op lange termijn opgenomen lening o/g BNG.

13 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de balans (vervolg) Crediteuren

31-12-2021 31-12-2020 601.060

510.598

Dit betreft de ultimo boekjaar openstaande schulden aan crediteuren volgens de uit de financiële administratie opgemaakte saldilijst. Reserveringen Vakantiedagenverplichting

147.274

126.532

19.833

0

95.906 3.012 31.601 14.887 1.621 120 134.711

23.896 28.347 353.116 16.912 1.974 140 110.417

281.858

534.802

Vooruitontvangen bedragen Huur archiefruimte Nog te betalen kosten Personele lasten Directe materiële lasten Huisvestingslasten Organisatie- en overheadkosten Rentekosten Overige Omzetbelasting 4e kwartaal 2021 resp. 2020

14 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Exploitatierekening

Realisatie 2021

Begroting 2021

Realisatie 2020

BATEN Algemene baten - Bijdragen deelnemers Directe baten Overige baten TOTAAL BATEN

4.860.175 1.847.353 51.072 6.758.600

4.750.000 1.205.000 51.000 6.006.000

4.754.448 1.249.758 51.077 6.055.283

LASTEN Personele lasten Huisvestingslasten Directe materiële lasten Organisatie- en overheadkosten Kapitaalslasten Overige lasten TOTAAL LASTEN

3.490.924 1.289.632 75.579 409.273 94.740 1.156.102 6.516.250

3.171.000 1.294.000 83.000 421.000 99.000 938.000 6.006.000

3.170.912 1.359.233 81.542 363.192 91.456 1.047.727 6.114.062

242.350

0

-/- 58.779

0 0 242.350 242.350 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 -/- 58.779 37.000 0 -/- 95.779 0

EXPLOITATIESALDO VÓÓR BIJZONDERE RESULTATEN Bijzondere resultaten: - Baten - Lasten EXPLOITATIESALDO VÓÓR BESTEMMING Af: toevoeging aan bestemmingsreserves Af: toevoeging aan overige reserves Af: in mindering op overige reserves EXPLOITATIESALDO NA BESTEMMING

15 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Specificaties exploitatierekening

Realisatie 2021

Begroting 2021

Realisatie 2020

1.261.697 1.004.820 815.269 1.778.389 4.860.175

1.213.000 987.000 800.000 1.750.000 4.750.000

1.232.262 974.000 805.045 1.743.141 4.754.448

155.329

155.000

155.329

433.860

434.000

428.419

418.708 719.843 1.138.551

436.000 74.000 512.000

370.900 147.189 518.089

BATEN Algemene baten

Bijdragen deelnemers Rijksbijdrage Bijdrage gemeente Maastricht Bijdrage gemeente Heerlen Huurbijdrage

Directe baten

Programmabijdrage e-depot Incidentele rijksbijdrage

Dienstverleningsopbrengsten Provincie Limburg Bijdrage Provincie Limburg

Dienstverleningsovereenkomsten overheden Opbrengsten depotverhuur Beheer en toezicht archieven

Opbrengsten diensten derden Opbrengsten doorberekende personeelskosten Opbrengsten gebruiksgoederen depot

0 12.985 2.864 15.849

0 0

53.415 0 53.415

71.622 16.547 88.169

73.000 23.000 96.000

70.724 16.419 87.143

0

0

0

14.656 939 15.595

6.000 2.000 8.000

6.680 683 7.363

1.847.353

1.205.000

1.249.758

Bijdrage Sociaal Historisch Centrum Limburg Bijdrage i.v.m. inhuizing Bijdrage i.v.m. inhuizing (aanvullend)

Doelsubsidies en sponsorbijdragen Sponsoring specifiek

Publieksinkomsten Opbrengsten publieksbereik Diverse opbrengsten

Totaal directe baten

16 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Specificaties exploitatierekening (vervolg) Overige baten Rentebaten Vrijval uit voorzieningen: - afkoop huurverplichtingen - aanpassing huurvergoeding Incidentele baten

Realisatie 2021

Begroting 2021

Realisatie 2020

0

0

5

47.254 3.818 0 51.072

47.000 4.000 0 51.000

47.254 3.818 0 51.077

3.312.968 82.008 95.948 3.490.924

2.653.000 398.000 120.000 3.171.000

2.716.687 353.843 100.382 3.170.912

405.277 526.532 357.823 1.289.632

407.000 510.000 377.000 1.294.000

406.148 633.498 319.587 1.359.233

20.591 54.146 842 75.579

19.000 59.000 5.000 83.000

29.102 51.835 605 81.542

143.458 88.141 0 177.674 0 409.273

122.000 111.000 1.000 94.000 93.000 421.000

134.393 93.534 210 135.055 0 363.192

LASTEN Personele lasten Salarissen en sociale lasten, incl. dotatie/vrijval voorziening WW-verplichtingen Overige salarislasten Overige personeelskosten

Huisvestingslasten Huur gebouwen Onderhoudskosten gebouwen Exploitatiekosten gebouwen

Directe materiële lasten Kosten archieven en collecties Kosten dienstverlening en publiek Projecten

Organisatie- en overheadkosten ICT-kosten Licentiekosten software Bestuurskosten Organisatiekosten Kosten invlechting Rijckheyt

17 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Specificaties exploitatierekening (vervolg) Kapitaalslasten Rentekosten Afschrijvingen incl. boekresultaten

Realisatie 2021

Begroting 2021

Realisatie 2020

4.234 90.506 94.740

4.000 95.000 99.000

4.435 87.021 91.456

796.102

752.000

687.727

360.000 1.156.102

186.000 938.000

360.000 1.047.727

Overige lasten Dotaties aan egalisatierekeningen en voorzieningen: -

Groot onderhoud gebouwen

-

Huurverplichtingen Christus Koningkerk Heerlen

18 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de exploitatierekening Algemeen De exploitatierekening is niet all-inclusive, wat erop neerkomt dat bepaalde “baten” en bepaalde “lasten” rechtstreeks ten gunste van respectievelijk ten laste van het vermogen zijn gebracht en niet via de exploitatierekening tot uitdrukking zijn gebracht en wel volgens onderstaande criteria: • baten in de vorm van doelsubsidies en sponsorbijdragen van derden, verkregen met en ten behoeve van een daarvoor specifiek aangewezen bestemming, zijn rechtstreeks ten gunste van de desbetreffende bestemmingsfondsen en –reserves gebracht, voor 2021 € 111.173 (2020: € 183.137); • lasten welke dienen te worden bestreden uit daarvoor gepassiveerde bestemmingsfondsen en -reserves zijn rechtstreeks ten laste van de desbetreffende bestemmingsfondsen en –reserves gebracht, voor 2021 € 33.880 (2020: € 53.943). Baten en lasten t.o.v. begroting De exploitatierekening realisatie 2021 geeft een voordelig exploitatiesaldo te zien van rond € 242.000. In vergelijking met de begroting 2021 met een begroot exploitatiesaldo van € 0,- aldus een positief verschil t.o.v. de begroting van rond € 242.000. De rechtstreeks met elkaar verband houdende, d.w.z.

ten opzichte van elkaar complementaire en elkaar compenserende toe- en afnamen van baten en lasten buiten beschouwing latend, beperkt de analyse van dit positieve verschil wat betreft gerealiseerd exploitatiesaldo 2021 t.o.v. begroot exploitatiesaldo 2021 zich, op hoofdlijnen en in essentie, tot onderstaande posten: • Hogere algemene baten wat betreft de Rijksbijdrage, exclusief huurbijdrage (rond € 49.000), bijdragen gemeenten Maastricht en Heerlen (rond € 33.000) en huurbijdrage (rond € 28.000); • Hogere directe baten wat betreft opbrengsten depotverhuur, beheertoezicht archieven en Atelier Materiële Voorbereiding (totaal rond € 627.000) alsmede publieksinkomsten en overige dienstverlening (totaal rond € 24.000); • Lagere personele lasten wat betreft uitzendkrachten en overige inhuur personeel (rond € 278.000) en overige personeelslasten (rond € 24.000); • Lagere huisvestingslasten wat betreft huur gebouwen (rond € 2.000) en onderhoudskosten gebouwen, inclusief mutaties voorzieningen (rond € 44.000); • Lagere directe materiële lasten, betreft kosten dienstverlening en publiek (rond € 10.000); • Lagere organisatie- en overheadkosten, betreft lagere kosten m.b.t.

ICT en licenties/software (per saldo rond € 2.000) en lagere overige organisatiekosten, inclusief kosten invlechting Rijckheyt (rond € 9.000), en lagere bestuurskosten (rond € 1.000); • Hogere kapitaalslasten wat betreft afschrijvingslasten (rond € 4.000); Tegenover vorenstaande voordelige posten voor totaal rond € 1.135.000 staan, voor totaal rond € 893.000, de volgende nadelige posten: • Lagere directe baten wat betreft lagere bijdrage SHCL i.v.m. inhuizing SHCL (rond € 8.000); • Hogere personele lasten, betreft salarissen en sociale lasten, inclusief mutaties voorzieningen (rond € 622.000); • Hogere huisvestingslasten betreft exploitatiekosten gebouwen (rond € 42.000); • Hogere directe materiële lasten wat betreft kosten archieven en collecties (rond € 2.000) en projectkosten (rond € 1.000); • Hogere overige lasten als gevolg van hogere dotaties egalisatierekening groot onderhoud gebouwen (rond € 45.000) en egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen Christus Koningkerk Heerlen (rond € 173.000).

19 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de exploitatierekening (vervolg) Baten en lasten t.o.v. exploitatie 2020 • Baten De totale baten zijn in 2021 t.o.v. 2020 toegenomen met € 703.317 tot een niveau van € 6.758.600, welke toename per saldo bestaat uit een toename van algemene baten (€ 105.727) en directe baten (€ 597.595) en een afname van overige baten (€ 5). • Algemene baten De hogere algemene baten t.o.v. 2020 zijn een gevolg van de indexering van de bijdragen ven de deelnemers in de GR-HCL , t.w. rijksbijdrage/rijkshuurbijdrage (effect rond € 65.000) en bijdragen gemeenten Maastricht en Heerlen (effect rond € 41.000). • Directe en overige baten Het totaal van directe en overige baten geeft t.o.v. 2020 een toename te zien welke vnl. is toe te schrijven aan opbrengsten project Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) t.b.v. Nationaal Archief in het kader van digitale taken rijk (DTR), en voorts hogere opbrengsten depotverhuur en beheer/toezicht archieven (DVO’s) als gevolg van zowel indexering van tarieven als ook een toename van het aantal meters depotverhuur resp. aantal besteedde uren beheer/toezicht archieven, (totaal effect rond € 586.000). Voor het overige heeft de toename directe baten betrekking op hogere opbrengsten overige dienstverlening (effect rond € 12.000). • Lasten De totale lasten zijn in 2021 t.o.v.

2020 toegenomen met € 402.188 tot een niveau van € 6.516.250, welke per saldo toename bestaat uit enerzijds een toename van personele lasten (€ 320.012), organisatie- en overheadkosten (€ 46.081), kapitaalslasten (€ 3.284) en overige lasten (€ 108.375), en anderzijds een afname van huisvestingslasten (€ 69.601) en directe materiële lasten (€ 5.963). • Personele lasten De personele lasten geven t.o.v. 2020 per saldo een toename te zien van rond € 320.000, bestaande uit enerzijds een toename personele lasten m.b.t. eigen personeel door m.n. uitbreiding van het bestaande personeelsbestand t.b.v. het project Atelier Materiële Voorbereiding (AMV), en voorts hogere salarissen en sociale lasten eigen personeel i.v.m. CAO-loonstijging (totaal effect rond € 596.000), anderzijds een afname van personele lasten als gevolg van lagere kosten m.b.t. uitzendkrachten en overige inhuur van personeel (totaal effect rond € 276.000). • Huisvestingslasten De huisvestingslasten geven t.o.v. 2020 per saldo een afname te zien van rond € 69.000, bestaande uit enerzijds lagere kosten wat betreft jaarlijks onderhoud van gebouwen en installaties (effect rond € 121.000), anderzijds hogere kosten vanwege uitbreiding externe schoonmaakdienst (i.p.v. eigen personeel) alsmede hogere kosten voor technisch beheer, energielasten, verzekering en zakelijke lasten gebouwen (totaal effect rond € 52.000).

• Directe materiële lasten De directe materiële lasten geven t.o.v. 2020 per saldo een afname te zien van rond € 6.000, welke afname vnl. is toe te schrijven aan een afname van de kosten archieven en collecties (effect rond € 9.000), terwijl de kosten dienstverlening en publiek te samen met ‘projectkosten’ daarentegen een toename te zien geven (effect rond € 3.000).

20 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting op de exploitatierekening (vervolg) • Organisatie- en overheadkosten De organisatie- en overheadkosten geven t.o.v. 2020 een toename te zien van rond € 46.000, welke toename vnl. betrekking heeft op hogere overige organisatie- en overheadkosten en wel met name inhuur externe bureaus en dotatie aan de voorziening dubieuze debiteuren (totaal effect rond € 42.000), en voor het overige per saldo hogere ICT-/licentiekosten betreft (effect rond € 4.000). •

Kapitaalslasten De per saldo hogere kapitaalslasten t.o.v. 2020 hebben voornamelijk betrekking op hogere afschrijvingslasten (effect rond € 3.000). • Overige lasten De hogere overige lasten t.o.v. 2020 betreft hogere lasten m.b.t. dotatie aan de egalisatierekening groot onderhoud gebouwen (effect rond € 109.000). Exploitatiesaldo • Omvang exploitatiesaldo 2021 Het exploitatiesaldo 2021, inclusief bijzondere resultaten doch vóór bestemming, bedraagt positief € 242.350 tegenover negatief € 58.779 voor 2020. • Bestemming exploitatiesaldo 2021 Aan het bestuur wordt in het kader van resultaatbestemming, gelet op het in het exploitatiesaldo 2021 begrepen ontvangen bedrag aan incidentele bijdragen DTR-gelden 2021 ad € 155.329 en het in het exploitatiesaldo 2021 begrepen bedrag aan bestedingen desbetreffend ad € 105.329, voorgesteld het overschot DTR-gelden 2021 ad € 50.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve incidentele bijdragen DTR-gelden. Aan het bestuur wordt voorts voorgesteld een bedrag ad € 117.500 toe te voegen aan een te vormen bestemmingsreserve met betrekking tot het project Atelier Materiële Voorbereiding (AMV). Deze bestemmingsreserve betreft het afdekken van doorlopende salaris-, transitie- en uitkeringskosten van medewerkers van het project AMV welke van toepassing zijn bij beëindiging van het project Atelier Materiële Voorbereiding.

Rekening houdende met vorenstaande resultaatbestemming overschot DTR-gelden 2021 ad € 50.000 en resultaatbestemming project Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) ad € 117.500 wordt tot slot aan het bestuur voorgesteld, gezien het positief exploitatiesaldo 2021 ad € 242.350, het nog resterend saldo ad € 74.850 aanvullend toe te voegen aan de bestemmingsreserve Atelier Materiële Voorbereiding, in lijn met het in december 2020 genomen bestuursbesluit in dezen.

21 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Kasstroom De toename in de liquiditeiten ultimo 2021 t.o.v. ultimo 2020 bedraagt € 1.892.845, nl.: Liquiditeiten ultimo 2021 Liquiditeiten ultimo 2020

6.173.438 4.280.593

Netto kasstroom 2021 (toename)

1.892.845

Deze toename kan naar activiteiten worden gespecificeerd volgens onderstaand kasstroomoverzicht 2021.

Kasstroom uit operationele activiteiten Exploitatiesaldo, vóór bestemming Afschrijvingen excl. boekresultaten Toevoegingen aan bestemmingsfondsen Bestedingen uit bestemmingsfondsen Afname vorderingen Afname voorraden Toename voorzieningen Afname schulden op korte termijn

242.350 90.869 111.173 -33.880 553.824 364 1.114.129 -121.907

Kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investeringsactiviteiten Investeringen in materiële vaste activa Desinvesteringen in materiële vaste activa

1.956.922

-14.077 0

Kasstroom uit investeringsactiviteiten Kasstroom uit financieringsactiviteiten Afname schulden op lange termijn

-14.077

-50.000

Kasstroom uit financieringsactiviteiten

-50.000

Netto kasstroom 2021 (toename)

1.892.845

22 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Afschrijvingen Overzicht materiële vaste activa OMSCHRIJVING

AANSCHAFWAARDE

AFSCHRIJVINGEN

BOEKWAARDE

Balans 01-01-2021

Investeringen 2021

Desinvesteringen 2021

Balans 31-12-2021

Afschr. %

t/m 2020

2021

Desinvesteringen 2021

t/m 2021

Balans 31-122021

Kantoormeubilair Kantoormachines Schoonmaakapparatuur Automatiseringsapparatuur Software Depotinventaris Verfilmings- en fotografieapparatuur Conserverings- en restauratie-apparatuur Readers en readerprinters Kantine-inrichting Inrichting conferentiekamer Studiezaalinventaris Inrichting schatkamer Huurdersinvesteringen

269.480 25.802 7.548 737.488 67.057 1.592.040

0 0 0 10.017 0 0

0 0 0 0 0 0

269.480 25.802 7.548 747.505 67.057 1.592.040

10 20 20 20 33,33 6,67

263.430 25.802 7.548 650.277 65.151 1.569.182

737 0 0 26.597 1.383 5.139

0 0 0 0 0 0

264.167 25.802 7.548 676.874 66.534 1.574.321

5.313 0 0 70.631 523 17.719

127.313

0

0

127.313

20

104.594

5.172

0

109.766

17.547

98.745 118.944 10.902 13.207 434.662 26.713 708.816

4.060 0 0 0 0 0 0

2.374 0 0 0 0 0 0

100.431 118.944 10.902 13.207 434.662 26.713 708.816

10 20 10 15 10 10/20 6,67

98.745 118.268 9.646 3.219 425.958 26.713 590.687

535 217 772 1.981 1.082 0 47.254

2.374 0 0 0 0 0 0

96.906 118.485 10.418 5.200 427.040 26.713 637.941

3.525 459 484 8.007 7.622 0 70.875

Totaal

4.238.717

14.077

2.374

4.250.420

3.959.220

90.869

2.374

4.047.715

202.705

Toelichting BBV en ratio’s - kengetallen Verslaglegging In de Gemeenschappelijke Regeling HCL zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL. Het HCL voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het HCL heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang.

Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. De weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (GR HCL art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de algemene (overige) reserves in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige financiële positie / weerstandsvermogen zijn: • Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; • Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; • Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; • Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; • cao-aanpassingen; • WW-verplichtingen. Het BBV kent een verplichte set van financiële ratio’s en kengetallen. Naast deze ratio’s en kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van deze ratio’s en kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Het betreft de volgende ratio’s en kengetallen: • liquiditeitsratio; • solvabiliteitsratio; • netto-schuldquote; • EMU-saldo; • structurele exploitatieruimte.

Voor een overzicht van de ratio’s / kengetallen met bijbehorende toelichting, zie pagina 26 van de paragraaf ‘Toelichting BBV en ratio’s’.

24 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting BBV en ratio’s – kengetallen (vervolg) Onderhoud kapitaalgoederen De Maastrichtse locatie van het HCL is gehuisvest in een rijksmonumentaal gebouw, welke zij huurt van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe zij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Financiering Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2021 wordt een bedrag van € 6.027.525 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000. Bedrijfsvoering Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde algemeen directeur. Het HCL kent vier afdelingen (Archieven & Collecties, Bedrijfsvoering, Dienstverlening & Publiekszaken en Toezicht & Advies) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR.

De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is sprake van beperkte mate van budgetverdeling met bijbehorende financiële mandaten. Rechtmatigheid In de Gemeenschappelijke Regeling HCL (GR HCL artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt.

Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partij. Vennootschapsbelasting Bij brief d.d. 16 september 2020 is door de Belastingdienst Grote Ondernemingen / Bureau Belastingplicht Overheidsondernemingen vastgesteld dat de GR HCL niet belastingplichtig is voor de vennootschapsbelasting.

25 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Toelichting BBV en ratio’s – kengetallen (vervolg) Overzicht ratio’s / kengetallen Onderstaand het overzicht van ratio’s / kengetallen: Realisatie ultimo 2021

Begroting ultimo 2021

Realisatie ultimo 2020

Liquiditeit

6,27

11,45

4.55

Solvabiliteit

0,21

0,18

0,20

Netto schuldquote

<0

<0

<0

1.508

872

917

0

0

0

EMU-saldo (x € 1.000) Structurele exploitatieruimte

Liquiditeit De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. • De liquiditeitsratio wordt als volgt berekend: Vlottende activa ÷ Vlottende passiva. • De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1. Solvabiliteit De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de langere termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal/ratio moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. • De solvabiliteitsratio wordt als volgt berekend: Eigen vermogen ÷ Totaal vermogen. • De solvabiliteitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een solvabiliteitsratio van > 0.

Netto schuldquote / netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus: hoe lager hoe beter. EMU-saldo Het EMU-saldo is een weergave van het vorderingensaldo en geeft weer het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie, berekend op transactiebasis. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

26 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Samenvatting jaarrekening*

2021

2020

2019

2018

BALANS Activa

Vaste activa Vlottende activa

203 6.895 7.098

279 5.557 5.836

277 4.051 4.328

300 2.054 2.354

Passiva

Eigen vermogen Voorzieningen Schulden op lange termijn Schulden op korte termijn

1.476 4.472 50 1.100 7.098

1.157 3.357 100 1.222 5.836

1.086 2.507 150 585 4.328

957 675 200 522 2.354

4.860 1.848 51 6.759

4.754 1.250 51 6.055

3.872 933 87 4.892

4.455 923 51 5.429

Personele lasten Huisvestingslasten Directe materiële lasten Organisatie- en overhead Kapitaalslasten Overige lasten

3.491 1.290 76 409 95 1.156 6.517

3.171 1.359 82 363 91 1.048 6.114

2.341 949 92 302 83 1.043 4.810

2.269 1.200 68 348 84 1.344 5.313

Exploitatiesaldo vóór bijzondere resultaten Bij: bijzondere resultaten Exploitatiesaldo vóór bestemming

242 0 242

-/- 59 0 -/- 59

82 0 82

116 0 116

0

0

0

0

6,27 0,21 <0 1.508 0

4,55 0,20 <0 917 0

6,93 0,25 <0 1.104 0

3,93 0,41 <0 95 0

EXPLOITATIE Baten

Lasten

Algemene baten - Bijdragen deelnemers Directe baten Overige baten

Exploitatiesaldo ná bestemming

*Alle bedragen x € 1.000 RATIO's Liquiditeit Solvabiliteit Netto schuldquote EMU-saldo (x € 1.000) Structurele exploitatieruimte

27 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

Accountantsverklaring

28 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021

29 Historisch Centrum Limburg – Jaarrekening 2021