JAARPLAN 2023 raadsgriffie.pdf

JAARPLAN RAADSGRIFFIE 2023 Gemeente Heerlen

1

Inhoudsopgave

- Voorwoord

: pagina 3

1. Organisatie - inleiding - taken griffie - positionering - formatie

: pagina 4

2. Missie, Visie : pagina 6 - missie raadsgriffie - visie: * kernkwaliteiten griffie * maatschappelijke trends en ontwikkelingen 3. Terugblik 2022 - besluitvorming - samenwerking en overleg

: pagina 7

4. Planning 2023 - reguliere activiteiten - thema’s - activiteiten

: pagina 15

5. HRM - personeelsmanagement - leiding - middelenmanagement * bevoegdheden * budgetten * management van processen * waardering medewerkers * waardering klanten * waardering maatschappij * capaciteitsinzet

: pagina 19

2

Heerlen, 20 januari 2023 Voorwoord

Hierbij treft u het Jaarplan 2023 van de raadsgriffie Heerlen aan. In dit plan wordt onder meer een overzicht gegeven van de voorgenomen doelstellingen en activiteiten van de raadsgriffie voor komend jaar. Naast een beschrijving van de organisatie en missie/visie van de raadsgriffie, wordt een korte terugblik gegeven op 2022 en wordt de planning voor dit jaar beschreven. Naast die afzonderlijk benoemde prioriteiten zijn er uiteraard de reguliere werkzaamheden van de griffie, zoals de voorbereiding, ondersteuning en uitwerking van de maandelijkse vergaderingen van de raadscommissies en de raad. Als kader bij het lezen van dit Jaarplan: de raadsgriffie ondersteunt en adviseert de gemeenteraad en zijn commissies bij het invullen van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept de raadsgriffie de voorwaarden voor het (duaal) functioneren en het waarmaken van de kwalitatieve en kwantitatieve ambities van de raad. De griffie staat de raad ook bij in relatie tot zijn omgeving, met name het college van burgemeester en wethouders, de organisatie, de inwoners, bedrijven, instellingen en media. Het Jaarplan dient als verantwoording voor zowel de werkzaamheden van het jaar ervoor als uiteraard de voorgenomen activiteiten van dit jaar. Plus een manier om de positie van raad en griffie nog wat meer te profileren, een vereiste in het duale systeem.

Het was een druk jaar, met de terugkeer van corona naar weer ‘redelijk’ normaal, gemeenteraadsverkiezingen, een relatief lange formatie…maar al met al is het goed verlopen en ‘draait’ ons politiek/bestuurlijke stelsel als vanouds. En Manon erbij op de griffie! Met de blik op 2023: verdere uitbreiding van de griffie, zodat de formatie past bij alle opgaven die er al liggen en met name ook als goede basis om ambities van de raad op het gebied van onder meer burgerparticipatie en communicatie uit te werken. Want ook komend jaar ondersteunt de griffie onze raad waar mogelijk en van toepassing! Teun Zwemmer raadsgriffier Heerlen

3

1. Organisatie Inleiding De kern van het dualisme is een scheiding van taken en bevoegdheden tussen raad en dagelijks bestuur, met een steeds beter herkenbare verhouding tussen de gemeentelijke organen als gevolg. Met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur en de daaruit voortvloeiende wijzigingen in de Gemeentewet (sinds 2002) werd beoogd een verandering in werkwijze én in politieke cultuur te realiseren. De ‘dualisering in structuur en cultuur’ zou naar verwachting op de langere termijn moeten bijdragen aan de volgende einddoelen: - herstel van de positie van de raad als het belangrijkste lokale politieke forum; - versterking van de volksvertegenwoordigende functie van de raad; - versterking van de herkenbaarheid van het lokale bestuur voor de burger. Enerzijds helder, anderzijds ook abstract. Om dit te helpen verwezenlijken heeft de wetgever alle raden een griffier ter beschikking gesteld (artikelen 107 en 107a t/m 107e Gemeentewet), die een of meer medewerkers aanstuurt: een griffie dus. Taken griffie De griffie heeft vier hoofdtaken: 1. inhoudelijke ondersteuning; 2. logistieke en secretariële ondersteuning; 3. coördinatie bij de vraag om ambtelijke bijstand; 4. de werkwijze en positionering van de raad. Deze taken worden hieronder nader toegelicht.

De taak inhoudelijke ondersteuning kan als volgt worden samengevat: • de griffie ondersteunt raadsleden en -fracties desgewenst bij het formuleren van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen, vragen op grond van het Reglement van Orde, verordeningen, wetgeving; • de griffie is aanspreekpunt voor vragen van raads- en commissieleden, met name waar het gaat om het verkrijgen van feitelijke informatie; • de griffie functioneert als klankbord en adviseur voor raads- en commissieleden; • de griffie verzorgt de informatiestroom naar de raad en de commissies. Binnen de griffie wordt ten aanzien van de inhoudelijke ondersteuning (raadsadviseurschap) een taakverdeling gemaakt die samenhangt met het commissiegriffierschap. Raads- en commissieleden wenden zich met vragen of verzoeken om bijstand die betrekking hebben op een bepaald vakgebied tot de medewerker van de griffie die griffier is van de betreffende (vak)commissie. Een belangrijk onderdeel van deze taak is daarnaast het commissiegriffierschap.

Die omvat onder meer de volgende activiteiten: • het in overleg met voorzitter en portefeuillehouder samenstellen van de agenda voor vergaderingen van de raadscommissies en het voorafgaand aan elke commissievergadering voeren van overleg met de voorzitter van de commissie over vergaderorde, bijzondere zaken, insprekers e.d.; • adviseren van de voorzitter van de commissie en ondersteuning van de voorzitter tijdens de commissievergadering in zijn of haar taak (onder meer inzake de inhoudelijke toepassing van de Verordening op de raadscommissies); • het opstellen van de lijst van adviezen en conclusies van de commissie; 4

• • • • •

het verzorgen van de geluidsopname t.b.v. de website; het organiseren van werkbezoeken; het verzorgen van uitgaande correspondentie (onder meer uitnodigingen mogelijke belangstellenden); het ondersteunen van commissieleden bij hun werkzaamheden; zorgdragen voor een juiste bewaking van de voortgang van diverse werkprocessen van de commissie en voor een correcte afdoening van stukken.

De logistieke en secretariële taak bestaat uit het gereedmaken en verspreiden van agenda’s en stukken voor commissies en raad. Dit kunnen de vergaderstukken zijn, maar ook memo’s, informatiebrieven, uitnodigingen, samenstellen lijst met ingekomen stukken e.d. De ambtelijke bijstand (aanleveren van informatie ten behoeve van een voorstel en bijstand bij het opstellen daarvan) wordt verleend door de griffier of door een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris op grond van de Verordening ambtelijke bijstand verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. De werkwijze en positionering van de raad bevat onder meer: • het adviseren over uit de dualisering voortvloeiende veranderingen en aanpassingen van regelgeving; • ondersteuning van eventueel gewenste veranderingen in de werkwijze van raad en commissies in relatie tot hun omgeving (college van burgemeester en wethouders, inwoners, bedrijven en instellingen, media). Positionering De organisatorische inbedding van de griffie is een tamelijk afwijkende. De griffie vormt immers het ‘eigen’ ambtelijk apparaat van de raad en staat daarmee formeel los van de rest van het ambtelijk apparaat van de gemeente Heerlen.

De bevoegdheid tot het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie van het griffiepersoneel ligt dan ook bij de raad. Om praktische redenen is de griffie zoveel mogelijk ingepast in de personele, financiële en administratieve organisatie van het ambtelijk apparaat van het college. Inmiddels is het werkgeverschap van de raad verder geprofessionaliseerd: sinds 2015 is er een goed functionerende werkgeverscommissie, en is in 2017 conform de wet de CAR/UWOregeling nog eens expliciet door de raad vastgesteld; in 2019 is tevens voldaan aan de bepalingen van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). Andere hoofdtaken? Naast de hierboven genoemde hoofdtaken kúnnen er nog twee genoemd worden: een soort juridische control en (vanuit de raad bezien) strategisch/inhoudelijke beoordeling van stukken door de griffier c.q. raadsadviseur. Dat vereist een tijdige aanlevering van de stukken, en waar nodig en van toepassing overleg vóóraf met de griffie. Inmiddels werken we alweer enkele jaren met het huidige vergaderstelsel, met daaraan gekoppeld een strikte termijn van aanleveren. Dat gaat doorgaans heel redelijk, maar is op onderdelen nog altijd voor verbetering vatbaar. Zeker waar het om procedureel afwijkende of complexe voorstellen gaat, kan c.q. moet de griffie veel eerder en meer worden betrokken.

5

Aan dit laatste punt zal komend jaar waar mogelijk meer aandacht worden besteed (want het komt de laatste tijd weer regelmatig voor), hetgeen overigens samenhangt met de later in dit Jaarplan te benoemen uitbreiding van de griffie; immers, met meer capaciteit (en een werkplek in het stadhuis, dicht bij bestuur en ambtenaren) ontstaat meer tijd om extra energie in dit aspect te steken. Formatie De griffie is thans als volgt bezet: 1 fte griffiemedewerker Karin Maubach (Manon Eeerens) 0,89 fte commissiegriffier/raadadviseur Alexandra van der Weijden 0,89 fte commissiegriffier/raadsadviseur Camiel Bartholomée 1 fte raadsgriffier Teun Zwemmer De formatie is in 2016 na het vertrek van de raadsadviseur/loco-griffier de facto met 0,89 fte afgenomen. Op papier is het wel behouden en sinds 1 april van dit jaar gebruikt om de nieuwe griffiemedewerker, Manon Eerens, aan te stellen. Gelet op het aanstaande pensioen van Karin Maubach, september 2023, is er ruim de tijd om Manon goed in te werken en op een soepele wijze in de opvolging van Karin te voorzien. Hetgeen overigens heel voorspoedig gaat en aan het begin van het nieuwe jaar kunnen we met een lach en een traan vaststellen: Manon blijft en komt in vaste dienst, maar het vertrek van Karin komt rap naderbij. En dat laatste wordt in elk opzicht een gemis, hoezeer het leven nu eenmaal zo is en een mooie nieuwe levensfase zeer gegund is.

Wat de bovengenoemde formatie betreft: na ruim zes jaar ‘draaien’ kan worden gesteld dat het met de huidige capaciteit lukt, maar het blijft wel kwetsbaar. Indien er onvoorzien grote of complexe extra werkzaamheden bijkomen, om niet te spreken van het onverhoopt uitvallen van mensen, is het –voor een gemeente van onze grootte- minimaal bezet. Binnen dat kader, alsmede gelet op het vorig jaar gememoreerde rapport “goede ondersteuning, sterke democratie” van de Raad voor Openbaarheid van Bestuur (ROB, 2020) én gelet op de duale ambities van de nieuwe raad (met name op het gebied van communicatie en burgerbetrokkenheid), is het voornemen van werkgeverscommissie en griffie om de raad dit voorjaar een voorstel te doen om de formatie uit te breiden. 2. Missie en Visie Missie raadsgriffie De raadsgriffie is ingesteld om de raad als bestuursorgaan bij de uitvoering van zijn taken te ondersteunen. De raadsgriffie heeft daarmee een afgeleid 'bestaansrecht' van de raad. Zij werkt niet zozeer aan een eigen eindproduct, maar ondersteunt het proces dat de raad in staat stelt zijn werk te doen. Op basis hiervan is de volgende missie geformuleerd: 'De raadsgriffie ondersteunt de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitvoering van zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol.

Zij doet dit door ten behoeve van de raad een bijdrage te leveren aan het verhogen van de kwaliteit en de transparantie van besluitvormingsprocessen, en de betrokkenheid van de burger bij de politiek'. Dit betreft overigens zoveel als mogelijk een pro-actieve ondersteuning. Visie De visie is een optelsom van de navolgende kernkwaliteiten.

6

Open en toegankelijk De raadsgriffie werkt voor de hele raad zonder onderscheid naar politieke groepering. De raadsgriffie is snel en makkelijk bereikbaar voor raadsleden, commissieleden, ambtenaren, burgemeester en wethouders, burgers en maatschappelijke organisaties. Professioneel De medewerkers van de raadsgriffie hebben zicht op en kunnen goed functioneren in het politiek-bestuurlijk-ambtelijk krachtenveld. Daarbij past een kritische, signalerende en probleemoplossende houding. De raadsgriffie kent een snelle en efficiënte ‘bedrijfsvoering’, waarin werkprocessen zijn gestandaardiseerd. Politieke affiniteit De medewerkers van de raadsgriffie kunnen zich goed verplaatsen in de positie en rol van de raad en de raadsleden. De aandacht in het werk is primair gericht op het dienen van de belangen van de raad. Samenwerking De medewerkers van de raadsgriffie zijn gericht op samenwerking met college en ambtelijk apparaat. De raadsgriffie deelt haar kennis over procedures en regelgeving met belanghebbenden en investeert daartoe in de ontwikkeling en het behoud van relevante netwerken. Maatschappelijke trends en ontwikkelingen Diverse trends en maatschappelijke ontwikkelingen zijn van invloed op het functioneren van de raad.

Daarbij kan onder meer worden gedacht aan: - wetswijzigingen die gemeenten –en dus hun raden- voluit ‘raken’, zoals nieuwe tranches van de Algemene wet bestuursrecht, wetgeving op het gebied van ruimtelijke ordening (Omgevingswet), wetgeving inzake decentralisaties in het sociaal domein; - opkomst en inmiddels terdege 'bestendiging' van lokale partijen; - afkalvend draagvlak bij ‘traditionele’ politieke partijen, toename politieke ‘bewegingen’; - een soms verminderde solidariteit onder burgers; - spanningsveld tussen sturen op hoofdlijnen en aandacht voor details; - aandacht voor verantwoording en integriteit; - aandacht voor (financieel) bezuinigen en ombuigen; - herijking bestuurlijke vernieuwing; - digitalisering werkprocessen (tablets, raadsinformatiesysteem, mogelijkheden internet). 3. Terugblik 2022 Het jaar was, laten we zeggen, zeer gevarieerd….we begonnen eraan terwijl er nog steeds corona heerste, met de nodige gevolgen voor besturen en vergaderen van dien. En ook nog steeds op een tijdelijke en niet optimale locatie, maar al met al heeft het vergaderjaar redelijk goed doorgang gehad. En dat ging naadloos over in het voorjaar, mét verkiezingen voor een nieuwe gemeenteraad.

Ook dat kende uiteraard beperkingen, maar er kon campagne worden gevoerd, er waren opkomstbevorderende activiteiten (burgemeestersontbijt, lezingen in Schunck, uitslagenavond in de gloednieuwe Nieuwe Nor)….met uiteindelijk een nieuwe raad en een nieuw college Dat ging echter niet allemaal ‘zomaar’: nadat er op een enkel punt ruimte voor twijfel bleek te zijn bij de uitslag besloot het centraal stembureau onverwijld over te gaan tot hertelling, juist om elke vorm van twijfel weg te nemen.

7

Uit die hertelling bleken geen grote verschillen met de eerdere telling, en zodoende kon de raad in zijn vergadering van 28 maart 2022 oordelen dat de verkiezingen rechtmatig zijn verlopen, de gekozen leden toe te laten tot de raad én afscheid te nemen. Met een bos bloemen, een leuk cadeau (tekening van de tijdelijke raadszaal in de kapel, voor iedereen) en een hartelijke toespraak wordt afscheid genomen van Piet Brauer (SP), Henk Butink (Stadspartij), Pé Diederen (Fractie Diederen), Hans Gelissen (SP) Wiel Gouders (OPH), Paul Hazen (Stadspartij), Chris Hesse (SP), Mariska Jansen (PvdD), Emile Kerssemakers (Hart Leers), Harrie de Kleijn (Hart Leers), Ron Meyer (SP), Olivia Mous (SP), Marianne van Oosterhout (SP), Peter Pauwels (CDA), Wiel Sijstermans (Fractie Sijstermans), Ewout Tijdeman (Hart Leers), Hannie Vaessen (SP) en Ans Winkens (VVD). Daarbij worden lintjes uitgereikt aan Pé Diederen, Olivia Mous en Ans Winkens. (ook Nico Aarts (OPH) en Jan Horssels (PHB) keerden niet terug in de raad, zij waren deze avond echter afwezig).

Tekening Pia Sprong

8

Na vaststelling van de verkiezingsuitslag, oordeel rechtmatigheid en aantreden nieuwe raad startten de coalitieonderhandelingen. De Ouderen Partij Heerlen (OPH) nam hierbij als grootste partij (in stemmen, qua zetels (8) even groot als de SP) het voortouw, waarbij eerst een informateur (Marianne van Kan) en vervolgens een formateur (Eke Zijlstra) in de arm werden genomen. Bij de informatie is met alle fracties gesproken, waarna tijdens de formatie de gesprekken met enkele fracties werden voortgezet. In een al redelijk ver gevorderd stadium kon men elkaar uiteindelijk echter toch niet vinden, met als gevolg een doorstart van het formatieproces, voorgegaan door de SP. Dat leidde in relatief korte tijd tot een -brede- coalitie: SP/CDA/PHB, alsmede VVD/D66 en een blok van linkse partijen PvdA/PvdD/GL, met de uitgangspunten en doelstellingen voor de komende bestuursperiode neergelegd in het coalitieakkoord ‘Úit liefde voor de stad”. In zijn vergadering van 8 juni 2022 heeft de raad kennis genomen van dit akkoord én het college opgedragen het te gebruiken als kader bij het opstellen van het Meerjarig Bestuurlijk Programma (MBP) (op zijn beurt vastgesteld tijdens de begrotingsvergadering in november jl.). In diezelfde vergadering zijn de wethouders benoemd en als gevolg van enkele daardoor ‘doorschuivende’ raadsleden 4 nieuwe leden toegelaten tot de raad.

Samenstelling Raad De samenstelling van de raad wijzigde afgelopen jaar uiteraard n.a.v. de uitkomst van de verkiezingen, en vervolgens de vorming van nieuw college, en luidt thans (januari 2023) als volgt:

9

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

- de heer K. (Kleis) Adema (CDA) - de heer S. (Sedai) Bayraktar (SP) - de heer J.P. (Jan) Bertholet (OPH) - de heer M.M.M. (Marc) van den Berg (VVD) - de heer M.T. (Mart) Bosch (PVV) - mevrouw S. (Sita) Bottenberg-Brylka (SP) - mevrouw M.T.A. (Maureen) Butink (JPH) - de heer F.W.S. (Fred) Daamen (PHB) - de heer A. (Loek) Damen (OPH) - de heer T. (Tom) Dragstra (D66) - de heer J.L.M. (Hans) Ermers (OPH) - mevrouw E.A.N.M. (Elian) Géron (PvdD) - de heer Th.M.M. (Theo) de Groot (OPH) - mevrouw J.A. (Hannie) Heine-van Dartel (CDA) - de heer J.T.M. (Jeroen) Hendriks (JPH) - mevrouw A.M.G. (Anita) Hendriks-Berg (SP) - de heer P.E.J. (Paul) Hoogers (PVV) - de heer D.C. (Dico) Ijzerman (VVD) - de heer S. (Sascha) Jacobs (FvD) - de heer A.L.B. (Alain) Janssen (JPH) - de heer B. (Besir) Karabacak (CDA) - de heer P.C.C. (Peter) Kastrop (OPH) - mevrouw A.W.A. (Adriane) Keulen (OPH) - de heer R.H.F. (Roel) Leers (Hart Leers) - de heer T. (Tahir) Nefjodov - mevrouw M.G.H. (Marianne) van Oosterhout (SP) - de heer A. (Amine) Oulad Lmaroudia (D66) - de heer P.A. (Peter) Pauwels (CDA) - de heer T. (Timoer) Reijnders (SP) - de heer R.W.T.A. (Rolf) Rozestraten (OPH) - mevrouw A.A.W.G.M. (Brigitta) Santegoeds (OPH) - mevrouw M.H. (Miriam) Schreurs (PHB) - mevrouw A.A.M. Stöcker-Bus (SP) - mevrouw P.S.G.M. (Pat) Vaessen-Stollman (CDA) - mevrouw I.J.

(Lonny) Vermeulen-Klamerek (SP) - de heer H.M.A.M. (Henk) Verreck (PvdA) - mevrouw A.E.H.T. (Arlette) Vrusch (SP)

Voorzitter van de raad is de heer drs. R. (Roel) Wever (burgemeester).

10

Gemeenteraad september 2022 Samenstelling College van burgemeester en wethouders de heer M.E.E. (Martin) de Beer (VVD/D66) 1 fte de heer J.M.M. (Jordy) Clemens (SP) 1 fte de heer C. (Casper) Gelderbom (Pvda/PvdD/GL) 1 fte de heer M.P.G.M. (Marco) Peters (CDA) 1 fte de heer P.M.A. (Peter) van Zutphen (SP) 1 fte Voorzitter van het college is de heer drs. R. (Roel) Wever (burgemeester).

College Heerlen Juni 2022

11

Besluitvorming Er is afgelopen jaar een flink aantal raadsvoorstellen behandeld; de wat ‘grotere’ onderwerpen daarbij zijn onder meer: Ambitiedocument ‘Samen maken we het centrum’, transitievisie warmte 1.0, (ontwerp- en definitieve) verklaringen geen bedenkingen rondje groeves deelgebieden Oost en West, het Grondstoffenplan 2022-2026 Rd4-gemeenten, Meerjaren onderhoudsplanning 2022-2031, beschikbaarstelling Bovengrondse Vakschool, afronding en resultaat fase 2 marktconsultatie project Windenergie Parkstad-Zuid, onderzoeksrapport Rekenkamer lijst toezeggingen, moties en amendementen, voorbereidingsbesluit verplaatsing atletiekaccomodatie naar sportcomplex Varenbeuk, het Fietsplan, Visie op de boodschappenstructuur, Huisvestingsverordening 2022, onderzoek Rekenkamer inkoop en aanbesteding, Verordening stimuleringsregeling Parkstad Limburg, Principebesluit in het kader van verzelfstandiging Thermenmuseum, bijstellen budgetten investeringsprojecten, onttrekking aan openbaarheid gedeeltes Dillegaard, onderzoeksrapport Rekenkamer inzake WOB, Inkomensondersteuning tegen hoge energieprijzen voor inwoners met inkomensgrens tot 130% van de bijstandsnorm, Plan van Aanpak omgevingsvisie en participatietraject, beschikbaar stellen € 5.543.000,compensatie energiekosten, bestendigen voorkeursrecht, bestemmingsplan Heerlen-West, diverse besluiten m.b.t.

voorbereiding invoering Omgevingswet (delegatiebesluit wijzigen omgevingsplan ex art. 2.8 Omgevingswet, Verordening Adviescommissie Omgevingskwaliteit en benoeming leden ervan, Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht, verplichte participatie initiatiefnemers onder de Omgevingswet, adviesrecht bij buitenplanse omgevinsgplanactiviteiten Omgevingswet, verordening nadeelcompensatie, Subsidieverordening gevelverbetering Heerlen Centrum, Subsidieverordening volkshuisvestingsfonds Vrieheide-de Stack, gebiedsvisie Willemskwartier, en uittreding GR Krediet Bank Limburg. Aangenomen moties ‘vreemd aan de orde’ Koppeling AOW-uitkering aan verhoging (OPH/SP/CDA/VVD/PHB), Heerlense Energie Maatschappij (PvdA/PvdD/SP), positie gemeenteraad bij programma Heerlen-Noord (D66), meer burgerbetrokkenheid (SP/CDA/VVD/D66/GL/PvdA/PvdD/PHB), skatepark in Heerlen (JPH/SP/VVD/D66/GL/PHB/PvdD/PvdA/OPH/CDA), en meer politiecapaciteit (CDA/SP/VVD/D66/PvdA/PHB/GL/PvdA/PvdD/JPH/OPH). Overigens zijn er afgelopen jaar 2 extra raadsvergaderingen belegd: op 7 maart (vaststelling geamendeerde- visie op de boodschappenstructuur en Huisvestingsverordening, en op 6 juli inzake ‘reply all’ mail wethouder en daarbij vaststelling bovenvermelde motie inzake meer burgerbetrokkenheid.

Aangenomen moties bij de begroting Buurtconciërges (SP/VVD/D66/CDA/GL/PvdA/PvdD/GL/PHB), klimaatbegroting (OPH), rigoureus vergroenen (CDA), buurtplan groenonderhoud (PHB), scenarioplanning (VVD), versterking medische logistiek (VVD), hoge energiekosten voor verenigingen en maatschappelijk georiënteerde stichtingen (D66/VVD), stimuleren rigoureuze vergroening van buurtwinkelcentra en wijken (D66/VV), brede visie op onderwijs in de binnenstad (D66/VVD/PHB), versneld isoleren van woningvoorraad (D66/VVD), aanpak statushouders versneld aan het werk (D66/VVD), realisatie vrouwenopvang met huisdieren en huisdiergastgezinnen (PvdD), voederverbod voor in het wild levende dieren in de stad (PvdD), zelfbewoningsplicht (GL, PHB), attendering op taalstimulering (GL), en acquisitie bedrijven (PvdA).

12

Daarnaast een tweetal aangenomen amendementen inzake verhoging budget Rekenkamer en aanpassing afvalstoffenheffing. En natuurlijk is er een sluitende Begroting 2023, alsmede een Meerjarig Bestuurlijk Programma 2022-2026 vastgesteld, alsmede de bekende belastingverordeningen, een Kaderbrief (i.p.v. een nota, gelet op het MBP dit jaar), Zomer- en Novembernota en de Jaarstukken 2021, en zienswijzen op de begroting en/of jaarrekening van de diverse verbonden partijen. Het duaal behandelen van raadsvoorstellen (bv. gebruik maken van amendementen en moties, afvoeren of aanhouden indien niet rijp voor behandeling) is ook afgelopen jaar bestendigd. Daarnaast wordt ook het middel van vragen stellen (zowel mondeling als schriftelijk) nog altijd goed gebruikt. De eigenstandige rol van de raadscommissies, alsmede een duale opstelling van de raad, is daarmee goed herkenbaar. De reeds herhaaldelijk door de griffie voorgestelde werkwijze om door middel van commissievoorstellen eerst eens de raad om advies te vragen (‘het peilen van het gevoelen’ in een commissie) c.q. in een vroeg stadium te informeren is inmiddels voorzichtig opgepakt en verdient beslist verdere intensivering.

Raadszaal 2021 én 2022 én …? Scholing Naast de workshops en trainingen die raads- en commissieleden individueel en via de partij volgen, worden door de griffie en de organisatie aanvullende trainingen en workshops aangereikt.

13

Zo is in het kader van het inwerkprogramma nieuwe raad een bustoer langs enkele grotere projecten in de stad georganiseerd, alsmede een introductie door de griffie over dualisme/positionering en instrumenten raad, een basiscurus financiën door Deloitte en kon ook de jaarlijkse workshop integriteit (Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten) weer doorgang vinden. Helaas werd de Limburgse Bestuurdersdag wederom afgelast; naar verluidt zou het dit jaar wel weer moeten lukken. Raadsuitje Het idee voor een informeel (en uiteraard kleinschalig en financieel bescheiden) raadsuitje is er nog steeds, hopelijk kan het in 2023 geëffectueerd worden. Griffie-uitje Diverse plannen werden door verschillende oorzaken helaas in de kiem gesmoord…maar er was tenminste een lunch ‘boven in een iconisch gebouw in onze eigen stad’ en natuurlijk gaan we er in 2023 weer echt op uit in de regio. De organisatie Voor de ambtelijke organisatie, waar wij formeel niet toe behoren, maar waar wij wel nauw mee samenwerken en ons zeer mee verbonden voelen, was het uiteraard eveneens een intensief jaar, met gemeenteraadsverkiezingen, opvang oorlogsvluchtelingen, de energiecrisis ….om maar eens een paar zaken te noemen; maar het is voor het overgrote deel goed en voortvarend opgepakt, hetgeen echt een compliment verdient.

Daarnaast een evaluatie van de reorganisatie, waaruit bleek dat er natuurlijk nog een weg te gaan is, maar dat er wel stabiliteit lijkt te ontstaan en we op de goede weg zitten. Overigens zal in 2023 de procedure voor een nieuwe gemeentesecretaris afgerond worden, hetgeen uiteraard ook van invloed op de organisatie is. Samenwerking en overleg De griffie functioneert in een behoorlijk dynamische omgeving. Op de eerste plaats is er natuurlijk de raad, bestaande uit 37 leden. Daarnaast zijn er zo’n 23 (plv.) ‘commissieleden, niet raadsleden’. De griffie doet zijn best om iedereen zo goed mogelijk te adviseren en faciliteren. Er is voorts frequent overleg tussen griffier en burgemeester/raadsvoorzitter over agendakwesties, voorbereiding presidium- en raadsvergaderingen, politiek- of personeelsgevoelige zaken, aangelegenheden tussen college en raad e.d.

Verder neemt de griffier deel aan: - tweewekelijks intern gemeentelijk driehoeksoverleg, waarbij burgemeester, gemeentesecretaris en griffier bijeen komen om zaken op elkaar af te stemmen; - bijeenkomsten met afzonderlijke raadsleden, fracties, e.d.; - het raadspresidium; - de werkgeverscommissie; - selectiecommissie aanbesteding accountant; - periodiek overleg met de Rekenkamer; - periodiek overleg met de griffiers van de Kring Zuid-Limburg; - lid Vereniging van Griffiers; - lid van het International Institute of Municipal Clerks (IIMC).

14

4. Planning 2023 Reguliere activiteiten Voor 2023 zijn tenminste 10 presidiumvergaderingen, 12 raadsvergaderingen –incl. kadernota en begroting-, en uiteraard de reguliere commissievergaderingen gepland. Daarnaast nog enkele keren het Forum, zij het dat dit natuurlijk vooral ‘gevoed’ moet worden door politiek en burgers. De griffie is daarbij verantwoordelijk voor de agendavoorbereiding, verslaglegging, schrijft raadsvoorstellen die van het presidium en werkgeverscommissie uitgaan, alsmede algemene ondersteuning van en advisering aan de voorzitter van de raad en de commissievoorzitters. Daarnaast wikkelt de griffie ook de nodige zaken af (brieven schrijven, actiepunten uitzetten en bewaken e.d.) n.a.v. de diverse vergaderingen. Omdat vergaderingen veelal in de avonduren plaatsvinden is een flexibele inzet van het griffiepersoneel noodzakelijk; alle werk in de avonduren wordt tot het reguliere werk gerekend dat binnen de formatieve uren moet worden uitgevoerd. Dit gaat soms ten koste van overige werkzaamheden van de griffie, hetgeen incidenteel een knelpunt is. Immers, de griffie moet ook voluit meedraaien in een grote en complexe organisatie. Alles bijeen ontbreekt soms de tijd voor reflectie, hetgeen onverminderd een zorgpunt is. Hoezeer digitalisering veel gemak oplevert, het bezórgt ook veel werk.

Immers, het blijft de taak van de griffie om te zorgen dat de digitale informatie (goed!) wordt aangeleverd en de hele systematiek werkt (en zo niet, verbinding naar de ondersteunende diensten verzorgen). Wat betreft het raadsinformatiesysteem is iedereen inmiddels goed gewend aan iBabs. Het systeem wordt breed als prettig en effectief ervaren. De griffie zal er hoe dan ook voor waken en blijven ijveren dat het deel van de raad op de website van gemeente Heerlen zo optimaal mogelijk (binnen de –financiële- mogelijkheden) wordt ingericht, overigens inclusief aansluiting bij het Platform Open Raadsinformatie. Thema’s Vergaderstelsel Hoewel het stelsel als zodanig -commissies- niet veranderd is, werken we sinds aanvang van de nieuwe raadsperiode wel met een andere structuur: voortaan met 3 commissies, die ieder op een afzonderlijke avond plaatsvinden (i.p.v. 4 verdeeld over twee avonden per maand). De huidige commissie zijn Economie, Bestuur en Financiën (EBF), Ruimtelijke Ordening en Leef Omgeving (ROLO) en Maatschappij en Welzijn (MW). Uiteraard is de commissieverordening hierop aangepast. Voorts wordt al enkele maanden gewerkt met de ‘pilot’ spreektijden in de commissies. Dit zal aan het begin van het jaar geëvalueerd worden; indien wordt gekozen voor structurele invoering zal de commissieverordening hierop eveneens worden aangepast.

In 2019 zijn de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en de Verordening rechtspositie geactualiseerd. Gelet op de toegenomen aandacht voor regelgeving over integriteit, alsmede het verschijnen van een nieuw VNG-model, staat voor dit jaar een up-date van de gedragscode voor raadsleden respectievelijk voor burgemeester en wethouders, en de referendumverordening gepland.

15

Forum Dit zijn bijeenkomsten op ‘een locatie’ in de gemeente (wijkgebouw, verenigingsgebouw, kerk e.d.), telkens op initiatief (aan de hand van een thema) van verschillende spelers (raadsleden, fracties, college, ambtenaren, burgers) en onder wisselend voorzitterschap. Het kan een geslaagde manier zijn om de burgers wat meer bij de politiek te betrekken. Er kan op zo’n avond immers ook ruimte worden ingelast om te informeren wat de bewoners van een specifieke wijk bezighoudt. Tot nu toe zijn er 3 Fora gehouden: in 2018 over de Omgevingswet (in de raadszaal) en over ‘urban green’ (op locatie in kantoor Contour). Dat is in 2019 vervolgd met een Forum over de inrichting en ontwikkeling van ‘Central Park’, waaronder Schinkelkwadrant; overigens deels voortvloeiend uit de Ideeënmarkt, deels opgezet door het college. De opkomst was alle keren heel aardig, en de waardering goed, dus vooralsnog is het voornemen om dit enkele keren per jaar te continueren (mits er voldoende onderwerpen uit de politiek c.q. ‘de stad’ worden aangedragen). Echter, in de afgelopen jaren is er geen nieuw Forum geweest….voor een groot deel uiteraard veroorzaakt door de lange corona-periode, maar ook omdat er niets is aangedragen; dat is zonde, het instrument is te mooi om onbenut te laten en een oproep om dit meer in te vullen lijkt (nogmaals) op zijn plaats.

In het verlengde hiervan kan trouwens af en toe ook een wijkbezoek worden georganiseerd, waarbij raadsleden te voet of op de fiets een bepaalde wijk ingaan om de situatie ter plaatse te bekijken, informatie van bewoners te vernemen etc. Ideeënmarkt Een optie om een wat meer bijzonder Forum in te vullen is het houden van een zgn. ‘motiemarkt’, of beter, Ideeënmarkt. Inwoners worden uitgenodigd om aan te geven wat zíj belangrijk vinden om politiek te agenderen, en liefst door of met hulp van de gemeente te realiseren. In 2019 is de markt voor de eerste keer gehouden en door iedereen als erg geslaagd ervaren. Rond de twintig ideeën, een grote opkomst van politiek en burgers, en goed georganiseerd. Kortom, meer verbinding tussen politiek en inwoners van de stad. Het is vervolgens aan de fracties c.q. de raad om hier al dan niet wat mee te doen, bijvoorbeeld in de vorm van het indienen van een motie of het idee ‘meegeven’ aan de betreffende portefeuillehouder. De griffie verzorgt de organisatie van de markt en de terugkoppeling naar burgers wat er met hun ideeën is gebeurd. Ook hier geldt: ‘2020 t/m ’22 kunnen hopelijk worden ingehaald in 2023! Scholing Er wordt een specifiek cursusaanbod gedurende het jaar aan raads- en commissieleden voorgelegd, middels de mail en iBabs.

Bij het aantreden van de nieuwe raad zijn enkele specifieke trainingen aangeboden, waaronder de rol en instrumenten van de raad (met name bedoeld voor de nieuwkomers), en uiteraard het immer relevante begrip integriteit. De basiscursus Financiën is herhaald, de workshop Integriteit (verdieping/morele oordeelsvorming) kent een jaarlijks gevolg. Communicatie Er is een RaadsInformatieSysteem, thans onder de vlag van iBabs, hetgeen naar grote tevredenheid werkt. Via dit systeem hebben raadsleden snelle elektronische toegang tot vergaderstukken e.d.

16

Via de website heeft het publiek toegang tot de voor hen relevante onderdelen van dit systeem. Een vervolgstap naar verdere professionalisering zou het opstellen van een communicatieplan kunnen zijn. Immers, het contact met de burger en profilering van de raad zijn van groot belang onder het dualisme. In zo’n plan worden mogelijke doelstellingen aangegeven van externe raadscommunicatie en welke middelen (kunnen) worden ingezet om de doelstellingen te realiseren. Dit vereist echter een diepere invulling van het dualisme en brengt in praktische zin uitbreiding van de formatie op de griffie met zich mee (ze hierboven op pagina 6). Immers, raadscommunicatie heeft een nieuwe betekenis gekregen sinds de invoering van het dualisme. Kern van het dualisme is het ontvlechten van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. De gemeenteraad krijgt daarmee nieuwe kansen en verantwoordelijkheden. Tot op heden communiceert de raad echter zelden als zelfstandig orgaan met de verschillende belanghebbenden zoals inwoners, media, bedrijfsleven en instellingen. De communicatie valt meestal samen met de communicatie vanuit het college van burgemeester en wethouders. In de duale situatie is dit minder vanzelfsprekend. Immers, de raad is een afzonderlijk orgaan en dit zou ook moeten blijken uit de communicatie.

Een effectieve raadscommunicatie kan bijdragen aan het verkleinen van de afstand en het versterken van de relatie tussen burger en raad, en zal daarmee ook de uitvoering van de volksvertegenwoordigende rol en taken van de raad ten goede komen. Doorontwikkeling kaderstellende rol gemeenteraad in de begrotingscyclus Onder het dualisme is het belangrijkste moment voor de gemeenteraad de vaststelling van de Kadernota, waarbij de kaders gesteld worden voor het gemeentelijk beleid voor de komende jaren. In de praktijk ligt dit moment echter voor een groot deel bij de behandeling en vaststelling van de Programmabegroting. Een pro-actieve raad geeft het college van burgemeester en wethouders vóóraf kaders mee, die vervolgens door het college in de programmabegroting worden uitgewerkt. Deze kaders kunnen op verschillende manieren tot stand komen, waarbij overigens afspraken moeten worden gemaakt over het traject van behandeling en vaststelling van de begroting. In 2021is een eerste poging gedaan het accent wat te verschuiven, de Kadernota is op een afzonderlijke avond behandeld, met als spiegelbeeld behandeling van de begroting in een middag en avond.

Helaas werd niet altijd aan bovengenoemde uitgangspunten en enkele praktische afspraken vastgehouden waardoor de behandeling van de Kadernota erg lang duurde en soms teveel over details ging, en de behandeling van de begroting idem, maar daardoor ook teveel tijdsdruk kende. De waardering van deze opzet was derhalve wisselend. Gelet op de aanvang van een nieuwe raadsperiode in 2022 en vaststelling van een MBP is afgelopen jaar gekozen voor een Kaderbrief en terugkeer naar een 2-daags behandeling van de begroting. Uit een eerste evaluatie lijkt een duidelijke meerderheid een voorkeur voor deze opzet te hebben. In het voorjaar zal hier een definitieve afweging over worden gedaan, waarbij duidelijk moge zijn dat in 2023 geen MBP aan de orde is, en wel een Kadernota vastgesteld zal worden. Verbonden partijen ‘In het land’ is de afstand, en daarmee de democratische legitimatie van besluitvorming, tussen de raad en de zgn. ‘verbonden partijen’ (veelal gemeenschappelijke regelingen) steeds vaker onderwerp van discussie.

17

Een vaak getrokken conclusie is dat de ‘wisselwerking’ tussen portefeuillehouders en raad geïntensiveerd moet worden, bijvoorbeeld aan de hand van een vast agendapunt over terugkoppeling op de agenda van (raad en) commissies (hetgeen bij de commissieagenda’s ook als standaard is doorgevoerd; wordt echter nauwelijks ingevuld). Ook een onderliggende notitie van de portefeuillehouder daarbij zou inzicht en discussie kunnen bevorderen. Een belangrijke stap in dit kader zou voorts de structurele toezending aan de raad van de besluitenlijsten van de diverse portefeuillehouders-overleggen in de regionale samenwerkingsverbanden kunnen zijn. Een andere mogelijkheid is het benoemen van zgn. ‘ambassadeurs’ uit de raad die namens de raad vergaderingen en overleggen van enkele (grotere) verbonden partijen bijwonen en besluiten terugkoppelen aan c.q. vóóraf input ophalen bij de eigen raad. Sedert enige tijd worden wel de data van de bestuursvergaderingen van de diverse verbonden partijen vóóraf met de raad gedeeld én is er een regelmatig te verschijnen nieuwsbrief met een up-date van de ontwikkelingen bij de GR’en, hetgeen beide nuttige instrumenten zijn. Activiteiten Op basis van missie en visie, alsmede van de hierboven omschreven thema’s kunnen voor 2023 de volgende activiteiten concreet worden benoemd. 1.

Dienstverlening raad Verbeteren bedrijfsvoering raadsorganisatie - bestendiging vergaderstelsel - digitaal werken continueren en waar mogelijk verbeteren (mogelijkheden iBabs) - bewaken openstaande toezeggingen, vragen, opvolging moties en amendementen (inmiddels vastgelegd in een specifieke rubriek in iBabs); daarbij uiteraard in hoge mate afhankelijk van college/organisatie. Is mede aan de hand van een recent Rekenkamerrapport afgelopen jaar intensiever opgepakt door de organisatie. Verbeteren bedrijfsvoering raadsgriffie - regulier opleidings- en trainingstraject griffiepersoneel - uitvoeren personeelsbeleid griffiepersoneel - handboek procedurebeschrijvingen griffie actualiseren (mits voldoende capaciteit op griffie) Deskundigheidsbevordering raadsleden - workshop en verdiepingsavond integriteit - training raad naar specifieke wensen van de leden - (indien gewenst) cultureel uitje/bindingsavond 2. Kaders stellen, controleren en volksvertegenwoordiging - verdere invulling (politiek) strategische termijnkalender (‘bestuurlijke planning’, in overleg met college en directie) = speerpunt - optimalisering werking van de Kadernota in verhouding tot de Programmabegroting (in overleg met college en directie/organisatie) 3.

Transparantie bestuur en bestuurlijke besluitvorming - openbaarheid, onder meer aansluiting bij Platform Open Raadsinformatie (gerealiseerd) - optimale toegankelijkheid informatie en vergaderingen, onder meer via live-stream geluid en (t.b.v. de raadsvergadering) beeld, plus al enkele jaren ondertiteling

18

Zichtbaarheid raad - folder/poster met gezichten raads- en collegeleden (indien er behoefte aan is) - regelmatig organiseren van een Forum ‘in de stad’ - herhaling organisatie van de ‘Ideeënmarkt’ - (indien gewenst) vormgeven persbeleid raad Publieke verantwoording - publicatie raadsbesluiten op internet (wordt uitgevoerd door de organisatie) - publicatie nevenwerkzaamheden raadsleden op internet (wordt door de griffie verzorgd en bijgehouden) 4. Relatie burger-bestuur - brochure/webpagina met informatie over het uitoefenen van invloed op het beleid (in samenwerking met het college en ambtelijk apparaat) - actualiseren referendumverordening (nieuw model VNG) - betrokkenheid bij opstellen verordening burgerparticipatie 5. Opkomstbevordering gemeenteraadsverkiezingen - betrokkenheid bij structurele aandacht voor het belang van de gemeenteraadsverkiezingen, onder meer door deelname aan (thema)bijeenkomsten met Schunk (‘uur van de buurt’, burgemeestersontbijt) - regelmatig overleg -ook en juist in ‘niet-verkiezingsjaren’- ter voorbereiding op de volgende verkiezingen (zoals faciliteren Stemwijzer; initiëren, faciliteren verkiezingsdebat; nauw betrokken bij organisatie verkiezingsavond. 5. HRM Personeelsmanagement / Reflectiegesprek Uiteraard wordt ook op de griffie de jaarlijkse zgn. HRM-cyclus ingevuld.

De vaste systematiek (plannings-, evaluatie- en beoordelingsgesprek) is sinds een paar jaar vervangen door het zgn. ‘reflectiegesprek’. In essentie komt dit erop neer dat in plaats van de genoemde drie gesprekken per jaar een moment wordt geprikt om te ‘reflecteren’ op de gang van zaken, doelen, ontwikkelingen, opleiding etc. Ofwel een bijdetijdse manier waarop leidinggevende en werknemer bespreken hoe men in het werk staat en wat men samen wil bereiken in het jaar. Waarbij de focus verschuift van beoordelen naar een open gesprek. Deze gesprekken zijn ook afgelopen najaar weer gevoerd. Voorts zijn enkele jaren geleden de functiebeschrijvingen definitief vastgesteld, en is mede op basis daarvan een definitieve waardering gedaan. In het kader van de reorganisatie bij de gemeente is enkele jaren geleden het nieuwe functiegebouw HR21 neergezet, waar ook de griffie bij is aangesloten. Daarnaast geldt natuurlijk ook de Wrna voor de griffie. Leiding De griffier is strategisch adviseur van de raad. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter bij het inhoud geven aan het dualisme. Het gaat daarbij enerzijds om het doorvoeren van structuurwijzigingen in de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Daartoe vertaalt de griffier wettelijke voorschriften over de formele taken en bevoegdheden van de raad naar werkbare procedures en activiteiten.

19

Anderzijds betreft het tevens (mede) in gang zetten c.q. bestendigen van een cultureel veranderingsproces in de richting van een dualistisch opererend raadslid, dat zich concentreert op kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging. Belangrijk hierbij is het vormgeven van integraal management. De griffier heeft zowel een operationele als tactische rol als gemandateerd werkgever en opdrachtgever van de raad. Zo is de griffier binnen de griffie verantwoordelijk voor het voeren van het personeelsbeleid, het inrichten van een optimale organisatie, invulling van de werkprocessen en het zorgen voor een adequate bedrijfsvoering en werkplanning. Ook is de griffier als budgetbeheerder verantwoordelijk voor de uitvoering van een actief middelenbeheer van de raad, de raadscommissies, de griffie, en (alleen in formele zin) de Rekenkamer. Middelenmanagement Bevoegdheden De raadsgriffier is verantwoordelijk voor het beheren van budgetten van de raad en de griffie. Budgetten Uit ervaring van de laatste jaren blijkt dat de huidige budgetten toereikend zijn en vrijwel nooit worden overschreden. Met hierbij de kanttekening dat sommige extra ‘activiteiten’ als bv. een Ideeënmarkt uit het overschot op bestaande posten worden gefinancierd, en het juister en makkelijker zou zijn als er een eigen budget van de griffie voor dit soort zaken zou zijn.

Dit aspect wordt meegenomen in de verantwoording en vooruitblik (uitbreiding griffie) van de werkgeverscommissie. Management van processen Om de dienstverlening aan de raad te optimaliseren is het van belang te investeren in de kwaliteit van de bedrijfsvoering van de raadsorganisatie. Zo is in de afgelopen jaren veel aandacht uitgegaan naar het verbeteren van de bestuurlijke informatievoorziening richting raad en commissies (inmiddels het iBabs raadsinformatiesysteem). Ingezet wordt op het optimaliseren van het bewaken van procedures, nadruk op bestuurlijke planning middels een maandelijkse termijnkalender, lijst van openstaande toezeggingen, vragen, aangenomen moties e.d., maar ook waar nodig op het vergroten van de toegankelijkheid van bestuurlijke informatie (bv. deelname aan ‘open overheid’, voorafgaand aan de verplichting daartoe). Voorts maakt de griffie gebruik van diensten en producten die zowel door de reguliere ambtelijke organisatie als derden geleverd worden. Dat gaat met name over faciliteiten voor de raadszaal (waaronder geluidsapparatuur, camera’s), vergaderkamers voor de fracties en de werkplekken van het griffiepersoneel.

Vooruitlopend op de verbouwing van het stadhuis is twee jaar geleden een klankbordgroep uit de raad ingesteld, om mee te denken over de wensen en vereisten voor een moderne raadszaal (meer openheid, beschikbare ruimte beter benutten, maar uiteraard ook moderne apparatuur – geluid, elektronisch stemmen e.d.)-, een en ander uiteraard tegen verantwoorde kosten. Overigens zal er ook aandacht zijn voor een andere huisvesting van de griffie in het gerenoveerde stadhuis, niet ‘weggestopt op zolder’, maar dicht bij bestuur en ambtenaren.

20

Waardering medewerkers 2022 is een jaar van bestendiging van de structuur en positie, en zo mogelijk uitbreiding, van de raadsgriffie. Uiteraard zal het werkplezier van de medewerkers hiermee moeten stroken, hetgeen regelmatig onderwerp van gesprek is (zowel tijdens het werkoverleg binnen de griffie als in overleg van de griffier met de werkgeverscommissie). Waardering klanten Ook de tevredenheid van onze interne ‘klant’ (raad!) zal onderwerp van gesprek zijn tijdens de werkoverleggen. De raadsleden maken gebruik van allerlei faciliteiten en diensten die door de raadsgriffie geboden worden. In ieder geval aan de hand van overleg met de werkgeverscommissie zal regelmatig gepeild worden hoe de dienstverlening door raadsleden beoordeeld wordt. Tevens zal dit jaar door de Rekenkamer nader onderzoek worden gedaan naar tevredenheid, wensen e.d. van de raad over zijn ondersteuning, uiteraard met medewerking van de griffie (een en ander n.a.v. het onderzoek van NVRR/PBLQ ‘over de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging’, waaraan griffie Heerlen ook heeft meegedaan. De externe klant is de burger. Zij maken gebruik van faciliteiten die door de raadsgriffie geboden worden, zoals de raadspagina’s op internet, incidenteel aankondigingen in de lokale bladen, en van de diensten die door de griffie geleverd worden (terinzagelegging stukken, organisatie van vergaderingen).

Het is van belang om periodiek te toetsen hoe de kwaliteit van de dienstverlening door de burger beoordeeld wordt. Daarbij zal zo mogelijk aansluiting worden gezocht bij eventueel onderzoek dat door de gemeente wordt uitgevoerd. Op basis van deze meting kan de externe klantgerichtheid van de raadsgriffie worden vergroot. Overigens blijkt uit diverse mails, en bv. de waardering van de Ideeënmarkt destijds, dat er een toenemende belangstelling is van de inwoners voor het raadswerk en vergaderstukken én in ieder geval de griffie goed wordt gevonden. Waardering maatschappij De raadsgriffie ondersteunt de raad en de door de raad ingestelde commissies voorts bij de uitvoering van zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol teneinde een bijdrage te leveren aan het verhogen van de kwaliteit en de transparantie van het bestuur, het bestuurlijk besluitvormingsproces en de betrokkenheid van de burger bij de politiek. De raadsgriffie levert door het verzorgen van een optimale ondersteuning aan de raad op het gebied van communicatie en (juridische) advisering, op indirecte wijze een bijdrage aan de waardering van de raad door de maatschappij. Door middel van periodieke imagometingen kan de waardering voor het lokale bestuur worden onderzocht. Het is uiteraard logisch en zinvol op dit gebied samen te werken met het college c.q. het gemeentelijk apparaat.

Capaciteitsinzet De raadsgriffie bestaat actueel uit 5 medewerkers: raadsgriffier (1,0 fte), 2x raadsadviseur/commissiegriffier (0,89 fte) en 2 medewerkers griffie (1 fte); dit laatste is tijdelijk i.v.m. het inwerken van de nieuwe griffiemedewerker. Wat betreft eventuele uitbreiding, zie eerder in dit Jaarplan.

21

Griffie Heerlen: Camiel Bartholomée, Teun Zwemmer, Manon Eerens, Alexandra van der Weijden, en ‘op de troon’ Karin Maubach

22