Bijlage 3 MVOI actieplan__95741__

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026 Versie 2.1

7 februari 2024

Pagina 2

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Pagina 3

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Inhoud 1.

Voorwoord............................................................................................................................................................................................................................... 5

2.

Inleiding ................................................................................................................................................................................................................................... 7

3.

Uitgangspunten ....................................................................................................................................................................................................................... 9

4.

Ambities MVOI plan .............................................................................................................................................................................................................. 12

5.

Doelen per thema.................................................................................................................................................................................................................. 14

a.

Inkopen leveren een bijdrage aan ons Klimaatbeleid............................................................................................................................................................ 14

b.

Inkopen dragen bij aan de transitie naar een circulaire economie ....................................................................................................................................... 16

c.

Inkopen leveren een bijdragen aan het tegengaan van milieuverontreiniging..................................................................................................................... 18

d.

Inkopen zorgen voor bewustwording om sociale misstanden in de keten tegen te gaan .................................................................................................... 20

e.

Inkopen dragen bij aan het vergroten van Diversiteit en Inclusie ......................................................................................................................................... 22

f.

Inkoop creëert werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ........................................................................................................ 24

6.

Aanpak met SDG dialogen en SDG inkoopkompas .............................................................................................................................................................. 26

7.

Beleid, opdrachtgevers en inkoop samen aan de slag ......................................................................................................................................................... 30

8.

Borging Actieplan .................................................................................................................................................................................................................. 32

9.

Planning 2024 ........................................................................................................................................................................................................................ 36

Bijlagen .......................................................................................................................................................................................................................................... 37 Bijlage 1: Spend analyses Heerlen ................................................................................................................................................................................................. 37 Bijlage 2: SDG relevantie per inkoopgroep .................................................................................................................................................................................... 38 Bijlage 3: Voorbeeld uitvraag niveaus ’s op basis van SDG workshops en voorbeelden MVI Platform ........................................................................................ 39 Bijlage 4: Communicatieplan ......................................................................................................................................................................................................... 41

Pagina 4

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

1. Voorwoord Om voor de mensen nu en onze kinderen straks een leefbare wereld te maken kunnen we met gemeentelijke inkoopkracht verschil maken. Naast de kosten zullen ook de effecten van de inkoop op milieu, duurzaamheid en sociale aspecten (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, MVI) zwaarder mee moeten wegen bij het maken van keuzes. In april 2023 heeft de gemeente het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen getekend. Gemeente Heerlen kan en wil het verschil maken door actief bij te dragen aan haar beleidsdoelen met Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Als gemeente hebben we een voorbeeldrol voor iedereen die leeft en werkt in onze gemeente en daarbuiten. Wij laten zien hoe wij door sociaal, lokaal en duurzaam in te kopen bijdragen aan een beter klimaat, de ontwikkeling naar een circulaire economie en baan kansen. Deze maatschappelijke doelen zijn gelinkt aan de duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals, SDG’s). De Global Goals zijn 17 wereldwijd erkende doelen voor een duurzame en inclusieve samenleving. Ze vormen een samenhangend raamwerk van duurzame, economische en sociale doelen. Onze gemeente is in 2019 toegetreden tot de Gemeenten4GlobalGoals. Bovendien zijn de SDG’s herkenbaar en inspirerend voor alle betrokkenen bij het aanbestedingsen inkoopproces.

Daarom kiezen we ervoor om de SDG’s te gebruiken als ons kompas om MVOI concreet te maken op project niveau en om onze impact te monitoren. Het voorliggende actieplan MVOI moet leiden tot meer impact met onze inkopen voor de stad en voor de planeet. De bedoeling is dat MVOI een vanzelfsprekend onderdeel van inkopen wordt, meetbare resultaten laat zien en ook goede energie gaat geven. Afgelopen maanden heeft het kernteam samen met een externe partner, het MVI Platform, gewerkt aan dit actieplan. Om te komen tot het actieplan zijn SDG workshops georganiseerd en hebben we meerdere werksessies gehouden. Wij willen iedereen hartelijk danken voor de actieve bijdrage. Er zijn goede voorbeelden en mooie initiatieven binnen onze organisatie, maar vooral ook bij onze inwoners en bedrijven.

Het MVOI team: Sylvia Göttgens, Vera Hoekstra, Fred Geelen, Raoul Kleijntjens, Coen Dillen, Cassandra Drossaerts

Pagina 5

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Figuur 1: Thema’s Manifest (bron MANIFEST | MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN)

Pagina 6

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

2. Inleiding Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen is niet nieuw voor de gemeente. Op basis van het inkoopbeleid en intrinsieke motivatie wordt MVOI meegenomen. Mede op advies van de Rekenkamer (12 april 2022) heeft gemeente Heerlen besloten om Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) explicieter te maken. Dit doen we met concrete doelen, structurele monitoring en rapportage over de resultaten. Om dit kracht bij te zetten is het landelijke Manifest MVOI ondertekend op 23 april 2023. Het Manifest MVOI heeft het belang van opdrachtgeverschap in de gehele organisatie toegevoegd aan Maatschappelijk Verantwoord en Inkopen. Duurzaamheid begint niet pas bij de inkoopadviseurs, maar moet veel vroeger en in alle onderdelen van de organisatie zijn geborgd. Dit is een belangrijke voorwaarde gebleken om impact te kunnen maken. MVOI vraagt iets extra’s van ons allemaal: van opdrachtgevers, inkopers, de markt en andere partners gezamenlijk. Met onze inkoopvraag (opdrachtwaarde 400 miljoen op jaarbasis) stimuleren we dat onze leveranciers ook maatschappelijk gaan inkopen. Elke ondertekenaar van het Manifest dient uiterlijk een jaar na ondertekening een MVOI actieplan op te stellen.

In het actieplan leggen partijen voor de eigen organisatie het volgende vast: 1) welke ambitieniveaus worden nagestreefd voor elk van de zes MVOI thema’s; 2) welke concrete acties worden ondernomen; 3) hoeveel tijd en budget wordt hiervoor vrijgemaakt. Gedurende de looptijd van het Manifest wordt verwacht dat het actieplan wordt gedeeld, jaarlijks geëvalueerd, gerapporteerd en geactualiseerd. De zes maatschappelijke doelen waaruit een keuze gemaakt kan worden zijn: Klimaat, Circulair, Milieu (inclusief biodiversiteit), Internationale Sociale Voorwaarden, Diversiteit en Inclusie en Social Return (p 5). In dit actieplan MVOI beschrijven we de uitgangspunten en de ambitieniveaus, waarbij de beleidsdoelen van de gemeente centraal staan. We hebben de ambities concreet gemaakt door doelen te formuleren op basis van de aanbestedingskalender inclusief een voorstel voor monitoring, borging en opleiding. Voor 2024 hebben we een jaarplanning (zie p34) gemaakt met concrete acties inclusief een communicatie plan. Het actieplan wordt gedeeld met de commissie MW/LO om reacties op te halen waarna het vastgesteld wordt door het B&W.

Pagina 7

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Figuur 2: Spend analyse gecombineerde overheden De totale uitvagen van inkopende (semi)overheid organisaties is 85 miljard euro per jaar. In onderstaande plaatje heeft Metabolic de resultaten van een studie voor het Ministerie van Infrastructuur en waterstaat een flow chart gemaakt met een link naar de producten die ingekocht worden. Dit plaatje maakt duidelijk dat de gezamenlijke gemeenten 39% van de totale uitgaven voor hun rekening nemen en dat de producten variëren van bouwprojecten, commerciële diensten tot zorg en welzijn. Het rechterplaatje geeft de impact aan voor het thema klimaat.

Pagina 8

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

3. Uitgangspunten Als het gaat om duurzaamheid zijn we al een tijdje bezig, maar is dat niet altijd zichtbaar voor de organisatie in onze inkopen en aanbestedingen. MVOI is breder dan de fysieke duurzaamheidsthema’s, daarom zijn we begonnen met een inventarisatie van gemeentelijk beleid en activiteiten die nu al worden uitgevoerd voor Global Goals. Dit zijn bijvoorbeeld programma Duurzaamheid, Inclusie, Social Return, nota Dierenwelzijn, maar ook Schone Lucht Akkoord en opdrachten van de raad zoals Fair Trade en Zero Waste. Voor de inventarisatie zijn 2 workshops georganiseerd. De beleidsdoelstellingen en lokale initiatieven vanuit bedrijfsvoering of burgers die hierbij aansluiten zijn geïnventariseerd en dienen als inspiratie voor onze inkopen en aanbestedingen (zie figuur 3). De focus Global Goals zijn hieronder met een aantal initiatieven toegelicht: SDG 3 SDG 4 SDG 8 SDG 10 SDG 11 SDG 12 SDG 13

Goede gezondheid Kwaliteitsonderwijs Eerlijk werk en economische groei Ongelijkheid verminderen Duurzame steden en gemeenschappen Verantwoorde consumptie en productie Klimaatactie

gezonde lucht, geluidsreductie, beweging en gezonde voeding informeel leren, praktijk gestuurd leren, verlengde schooldag, bewustwording vakschool, beschutte werkplek, vit-knip, brede welvaart, 100% Heerlen stadswerkplaats, mens ontwikkelbedrijf, Heerlen Noord, Inclusie platform, RD4 waardevolle buitenruimte, omgevingsvisie, bevorderen leefbaarheid programma duurzaamheid, Heerlen schoon, repair cafes, kringloopwinkel CO2 reductie, waterbuffering, meer groen, ontharden wegen

Daarnaast is er één duurzaam ontwikkelingsdoel dat vrijwel iedere inkoop en aanbesteding raakt en die daarnaast ook de verdere ontwikkeling van de andere focusdoelen raakt. Dat is SDG 17: partnerschappen voor de SDG’s. De hierboven genoemde SDG’s krijgen prioriteit in onze inkopen. Dat neemt niet weg dat we kansen voor andere SDG’s voorbij moeten laten gaan. Belangrijke uitgangspunten zijn verder dat we:       

Pagina 9

de vrijblijvendheid wegnemen in het toepassen van MVOI grip krijgen door middel van monitoring transparant zijn over de afwegingen en resultaten per jaar samenwerken met de markt en andere overheden om lokale leveranciers en het MKB te betrekken het enthousiasme van de huidige MVOI-ambassadeurs weten te benutten kennis vergroten over MVOI door opleiding van de gehele organisatie en actieve interne/externe communicatie impact realiseren door borging en monitoring middels werkafspraken.

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

aantal projecten/initiatieven 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 SDG 1

SDG 2

SDG 3

SDG 4

SDG 5

SDG 6

SDG 7

SDG 8

SDG 9 SDG 10 SDG 11 SDG 12 SDG 13 SDG 14 SDG 15 SDG 16 SDG 17

Figuur 3: aantal initiatieven per SDG (resultaat de 2 SDG workshops)

Pagina 10

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Figuur 4: Het manifest MVOI onderscheidt 5 ambitieniveaus voor maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen.

Pagina 11

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

4. Ambities MVOI plan Om de ambitie per MVOI-thema te bepalen voor 2024 tot en met 2026, hebben we op basis van de ambitieniveaus van het Manifest een referentieniveau vastgesteld. Op dit moment wordt, conform het inkoopbeleid, voor elke inkoop een afweging gemaakt voor alle thema’s. We doen dit met behulp van de MVI criteria tool voor eisen in aanbestedingen, en maken geen verslag van de resultaten van de afweging. Hiermee wordt voldaan aan niveau 1 afweging. Voor circulair en klimaat worden ook al pilots uitgevoerd. Dit zijn projecten waarbij klimaatadaptie en/of hergebruik van materialen concreet is uitgevraagd zoals voor het Van Grunsvenplein en Groene Oase. Hiermee wordt voldaan aan niveau 2 pilots. Voor Social Return is beleid uitgewerkt in het inkoopbeleid. Daarnaast is de uitvoering geborgd door een beleidsmedewerker die de uitvoering coördineert en rapporteren opdrachtgevers samen met de opdrachtnemers de gerealiseerde impact. Hiermee wordt voldaan aan niveau 4 borging. In figuur 5 is voor elk jaar het voorgestelde ambitieniveau voor elk maatschappelijk thema uit het Manifest weergegeven. We kiezen ervoor om het eerste jaar met een aantal pilots kennis op te doen voor alle thema’s die nog niet geborgd zijn en deze kennis te delen in de gehele organisatie. Het hoge niveau van Social Return on Investment (SROI) nemen we als voorbeeld voor de andere thema’s.

In 2027 hebben we circulair en klimaat, net als SROI, geborgd. We gaan komende jaren werken aan een programma van Eisen inclusief beleidsregels voor alle thema’s. De beleidsregels lichten toe waarom de gemeente voor een thema voorwaarden stelt bij inkoop- en aanbestedingstrajecten inclusief de definities, rekenwijzen, procedures, doelgroepen en verantwoordelijkheden. Daarnaast gaan we net als bij Social Return coördinatoren benoemen die de uitvoering coördineren en gaan we contracten vastgelegen wie verantwoordelijk is voor de naleving. Tenslotte kunnen rapportage- en evaluatiemomenten gedurende de looptijd van het contract aanleiding geven tot verandering van de thema invulling. Dit gebeurt in samenspraak met de coördinator en met goedkeuring van de opdrachtgever. Naleving wordt voor SROI gemonitord door WSP Parkstad. Voor de andere thema’s gaan we monitoren te beginnen met klimaat en circulair in 2024. Onze aanpak 2024 – 2026 is om stap voor stap naar niveau 4 te werken d.m.v.:    

Pagina 12

een standaard set van eisen en gunningscriteria toepassen bij alle inkopen voor grotere aanbestedingen maatwerk MVOI strategie bepalen met behulp van dialoog per jaar een oplopend aantal pilots uitvoeren de inkoop overstijgende acties voor de implementatie en monitoring.

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Via training zorgen we voor verbreding en borging binnen die thema’s. Door de borging goed te regelen aan de voor- en achterkant kan impact gemaakt worden voor elk project. MVOI moet het nieuwe normaal worden in 4 jaar, waarbij er ook gewerkt gaat worden met een aanspreekpunt voor Klimaat, Circulair en Diversiteit/Inclusie. Hieronder zijn de ambities per thema visueel weergegeven. In het volgende hoofdstuk wordt toegelicht hoe we de ambities per thema gaan realiseren.

Figuur 5: Ambitieniveaus per jaar inclusief referentieniveau 2023

Pagina 13

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

5. Doelen per thema a.

Inkopen leveren een bijdrage aan ons Klimaatbeleid

Doel van de bijdrage aan het Klimaatbeleid is het tegengaan van klimaatverandering, vooral door afname van de CO2-uitstoot. In een eis/gunning en contractvoorwaarden kunnen we deze meenemen. Als we voor alle leveringen en diensten vragen om de CO2 uitstoot te minimaliseren en emissiearme transportmiddelen te stimuleren kunnen we de luchtkwaliteit in onze stad verbeteren. Voor projecten in de openbare ruimte willen we maatregelen voor klimaatbestendig en water robuuste inrichting als ook vergroening meenemen in de aanbesteding. Wat gaan we doen binnen het thema klimaat in 2024 - 2026: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De CO2 uitstoot opnemen in de uitvraag in nieuwe contracten en gesprekken aangaan voor bestaande contracten. Standaard uitvraag teksten per inkoopgroep maken met eisen, gunningscriteria en contractvoorwaarden. Twee pilots starten in 2024. Bouwstenen voor een Programma van eisen vaststellen voor klimaat als bijlage bij het inkoopbeleid. Een startsessie per openbare aanbesteding met alle sleutelpersonen om uitleg te geven en eigenaarschap toe te wijzen. Monitoring van vermeden CO2 van ingekochte producten/diensten en werken in 2024. Resultaten werkwijze evalueren samen met (lokale) marktpartijen en zichtbaar maken op het MVI Platform (zie figuur 6).

Hoe gaan we monitoren: De impact van de bijdrage aan klimaat wordt gemeten aan de hand van de hoeveelheid kg vermeden CO2 ten opzichte van de fossiele variant. Het MVI Platform heeft een rekentool ontwikkeld waarin leveranciers/opdrachtgevers de ambities en realisatie voor vermeden CO2 eenvoudig kunnen doorrekenen. SDG 13 impact rekenmodule zal onderdeel zijn van de training en geborgd worden in het contract. Relevante aanbestedingen 2024 – 2026: o klein handgereedschap (elektrisch) o onderhoud grasterreinen (schapen)

o o

o stadskrant (emissie arm) o geldautomaten (energie opwekking)

o

Pagina 14

bebording (transport lage CO2) opheffen huisriool verstoppingen (emissie arme motoren) leerlingen vervoer (emissie arm)

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

o groot asfalt onderhoud (monitoring) o WMO hulpmiddelen (lokaal hergebruik) o straat coach (lokaal)

Figuur 6: Tijdens de workshops hebben we acht goede voorbeelden zichtbaar gemaakt en laten zie hoe het project bijdraagt aan de SDGs. Het

Grunsvenplein is er 1 van. De andere projecten zijn te vinden op het MVI Platform: Grondstoffenplan Hittebestendige stad Rondje Groeve Caumerbeek Fietscouriers Speedboot Heksenberg

Pagina 15

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

b.

Inkopen dragen bij aan de transitie naar een circulaire economie

Doel van de bijdrage aan circulair is om waarde te behouden en schaarste tegen te gaan door te sturen op de meest hoogwaardige R-strategie (Reuse, Repair, Recycle). Door eisen en gunningscriteria mee te nemen om primaire grondstoffen te vermijden wordt er tevens minder CO2 uitgestoten. Als we lokaal hergebruik stimuleren kunnen we ook de CO2 als gevolg van transport van materialen minimaliseren (win-win) en lokale ondernemers stimuleren om (nieuwe) banen te creëren. Omdat de grootste milieu impact in de productie zit voor de meeste materialen wordt met de keus voor circulair ook de impact op milieu gereduceerd. Wat gaan we doen binnen het thema circulair in 2024 - 2026: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Bij elke inkoop de vraag stellen of we het echt nodig hebben. Standaard uitvraag teksten per inkoopgroep maken met eisen, gunningscriteria en contractvoorwaarden. Voor openbare ruimte het RAW Moederbestek standaard uitvragen. Er worden 2 pilots gestart met een materialenregisseur en een refurbish pilot. Bouwstenen voor een Programma van eisen vaststellen voor circulair als bijlage bij het inkoopbeleid. Een startsessie per openbare aanbesteding met alle sleutelpersonen om uitleg te geven en eigenaarschap toe te wijzen. Monitoring van vermeden primaire materialen van producten en werken in 2024. Voor bouwen zal een apart beleid opgesteld worden Q1 2024, onder andere een aangepast HIOR.

Hoe gaan we monitoren: De impact van de bijdrage aan circulair wordt gemeten aan de hand van de hoeveelheid kg vermeden primaire materialen berekend aan de hand van de gebruikte hernieuwbare en R-strategie/ladder. Het MVI Platform heeft een rekentool ontwikkeld waarin leveranciers/opdrachtgevers de ambities en realisatie voor vermeden primaire materialen eenvoudig kunnen doorrekenen. SDG 12 impact rekenmodule zal onderdeel van de training zijn en geborgd worden in het contract. Relevante aanbestedingen 2024 – 2026: o o o o

klein handgereedschap (elektrisch) bebording (hergebruik/biobased) grondtechniek (sharing) civiele en bouwkundig onderhoud

Pagina 16

o o o o

speeltoestellen (hergebruik) pompen en gemalen (refurbish pilot) groentechniek (reuse) wegmarkering (> levensduur)

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

o groot asfalt onderhoud (hergebruik) o WMO hulpmiddelen (lokaal hergebruik) o openbare verlichting (reuse/repair) o onderhoud kunst (biobased)

Figuur 7: Visualisatie R-ladder en R-strategie om verlies van grondstoffen tegen te gaan

Pagina 17

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

c.

Inkopen leveren een bijdragen aan het tegengaan van milieuverontreiniging

Doel is een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Hiermee krijgen we meer inzicht in de milieu impact van materialen tijdens hun gehele levensduur. Door te eisen of door leveranciers te belonen die continue bezig zijn om milieuvriendelijker te werken kan milieuverontreiniging geminimaliseerd worden. Bedrijven met een gecertificeerd milieuzorgsysteem ISO 14001 bijvoorbeeld streven naar continue verbetering om hun milieu impact te verkleinen. Ook actieve bijdragen aan het versterken van biodiversiteit binnen onze gemeente worden positief beloond. Wat gaan we doen binnen het thema milieu in 2024 - 2026: 1. Standaard uitvraag teksten per inkoopgroep voor milieu maken met eisen, gunningscriteria en contractvoorwaarden. 2. Pilots doen met de Milieukostenindicator (MKI) en Schoon Emissieloos Bouwen systematiek (SEB) als uitvraag om te leren hoe dit als bouwsteen op te nemen in 2024. 3. Bouwstenen voor een Programma van eisen vaststellen voor milieu impact als bijlage bij het inkoopbeleid. 4. Voor het Schone Lucht Akkoord emissie eisen voor mobiliteit opnemen in de bouwstenen onder punt 3. 5. Een startsessie per openbare aanbesteding met alle sleutelpersonen om uitleg te geven en eigenaarschap toe te wijzen. 6.

Monitoring van vermeden NOx emissies van transport (schone lucht akkoord), leveringen en elektrisch materieel. 7. Evalueren projecten. Hoe gaan we monitoren: De impact van de bijdrage aan circulair wordt gemeten aan de hand van de hoeveelheid kg vermeden NOx berekend ten opzicht van wettelijke eis . Het MVI Platform heeft een rekentool ontwikkeld waarin leveranciers/opdrachtgevers de ambities en realisatie voor vermeden NOx eenvoudig kunnen doorrekenen voor transport en materieel. SDG 11 impact rekenmodule wordt onderdeel van de training en wordt in het contract geborgd. Relevante aanbestedingen 2024 – 2026: o o o o

klein handgereedschap (elektrisch) bebording (transport NOx) grondtechniek (sharing) civiel en bouwkundig onderhoud

Pagina 18

o o o o

postbezorging (transport NOx) weginspectie (transport NOx) groentechniek (elektrisch) wegmarkering (MKI)

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

o groot asfalt onderhoud (materieel) o brandstof passen (NOx transport) o openbare verlichting (materieel) o onderhoud kunst (transport/materieel)

Figuur 8: voorbeeld van een MKI score De milieu-impact gedurende de gehele levenscyclus van een product kan worden gemeten door het uitvoeren van een milieu levenscyclusanalyse (LCA). Dit is een gestandaardiseerde methode voor het in kaart brengen van de invloed van producten en menselijke activiteiten op het milieu. Daarbij wordt gebruik gemaakt van speciale rekenmodellen. In een LCA wordt de gehele levenscyclus van een product of activiteit bekeken. Van de winning van grondstoffen via productie en (her)gebruik tot en met afvalverwerking. De nationale milieudatabase bevat LCA data van materialen en producten voor de bouw en grond-, weg- en waterbouw. Een LCA berekend uit alle 19 milieu-impact categorieën de milieukosten in euro’s: de Milieukostenindicator (MKI). Door een referentieberekening te maken krijgen marktpartijen inzicht waar de impact zit en is gunning op de laagste MKI waarde mogelijk. Rijkswaterstaat gebruikt de MKI in haar uitvragen. Hieronder een voorbeeld met een vergelijking van voor fietsbruggen.

Pagina 19

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

d. Inkopen zorgen voor bewustwording om sociale misstanden in de keten tegen te gaan Met het toepassen van Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) richt MVOI zich op het voorkomen en aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten, dierenwelzijn en milieu in de toeleveringsketen van bedrijven waar de gemeente spullen van koopt, samenwerkt of opdracht aan geeft. Wat gaan we doen binnen het thema ISV in 2024 - 2026: 1. Een startsessie met MVOI kernteam en alle sleutelpersonen om uitleg te geven en eigenaarschap van acties toe wijzen voor ISV. 2. MVO risico checker toe te passen voor alle producten met uitzondering van lokaal hergebruikte producten. 3. Lijst maken met Fair Trade producten en daarna standaard eis voor Fair Trade per relevante inkoopgroep. 4. Bij alle inkopen rekening houden met dierenwelzijn. Bijvoorbeeld in de catering vlees van biologische afkomst gebruiken, vegetarische producten standaard aanbieden en kiezen voor dierproefvrije producten. 5. Pilots starten in 2025 met kennis rijksoverheid uitvoeringsagenda 2024 en verbreden in 2026. 6. Bouwstenen voor een programma van Eisen opstellen voor ISV als bijlage bij het inkoopbeleid. 7. Monitoring van aantal Fair Trade producten in hoge risico inkoopgroepen. 8. Het verder uitwerken van het make or buy uitgangspunt voor inkoopgroepen. 9.

Actief volgen van ISV uitvoeringsplan van het Rijk en ISV Academy voor trainingen Hoe gaan we monitoren: De impact van de bijdrage aan ISV wordt gemeten aan de hand van de hoeveelheid Fair Trade producten berekend ten opzichte van de producten ingekocht in een risico categorie conform het Rijk zie tabel). Het MVI Platform zal een rekentool ontwikkelen met een lijst van fair trade producten om leveranciers/opdrachtgevers te inspireren (SDG 10). Relevante aanbestedingen 2024 – 2026: o Darknet Fiber o Catering (koffie, thee, soja, palmolie)

Pagina 20

o o

Bedrijfskleding Natuursteen

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

o Textiel inrichting gebouw o Elektronica onderdelen

Figuur 9: Uitvoeringsagenda ISV Rijksoverheid hoge risico categorieën

Pagina 21

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

e.

Inkopen dragen bij aan het vergroten van Diversiteit en Inclusie

Met MVOI dragen we bij aan een divers en inclusieve samenleving en bedrijfsleven. Iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven.

Wat gaan we doen binnen het thema Diversiteit/Inclusie in 2024 - 2026: 1. Een startsessie met MVOI kernteam en alle sleutelpersonen om uitleg te geven en eigenaarschap van acties toe te wijzen voor diversiteit. 2. Standaard uitvraag teksten per inkoopgroep opstellen voor Diversiteit/Inclusie (make or buy). 3. Lijst maken met tips voor bedrijven/leveranciers/opdrachtnemers over diversiteit en inclusie. 4. Pilots starten in 2024 en verbreden in 2025. 5. Bouwstenen voor een Programma van Eisen vaststellen voor diversiteit en inclusie als bijlage bij het inkoopbeleid. 6. Opstellen plan voor Monitoring en samenwerken (sociale ondernemingen die opdrachten hebben ontvangen) in 2025. Hoe gaan we monitoren: Voor diversiteit en inclusie is nog geen meetmethode. Er zijn wel systemen zoals de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO). Dit is een wetenschappelijk onderbouwd kwaliteitskeurmerk van TNO. Het is een instrument dat inzicht geeft in de mate waarin organisaties meer dan gemiddeld sociaal ondernemen. Het is gericht op de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt. Relevante aanbestedingen 2024 – 2026: Speeltuin (inclusie), straatcoaches, leerlingen vervoer. o Speeltuin (inclusie) o WMO hulpmiddelen (make or buy)

Pagina 22

o o

Straat coaches Leerlingen vervoer

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

o Kunstwerken o Geldautomaten

Figuur 10: Heksenberg is een mooi voorbeeld project voor inclusie

Pagina 23

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

f. Inkoop creëert werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt Met MVOI dragen we bij aan het creëren van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Binnen de gemeente is het Mens Ontwikkel Bedrijf actief met het ontwikkelen van bijstandsgerechtigden (kandidaten) om zodoende de kans op een betaalde baan te vergroten. Waar mogelijk wordt deze kans ook geboden door kandidaten deel te laten nemen aan trajecten die met behulp van SROI zijn vormgegeven. Het Mens Ontwikkel Bedrijf Heerlen werkt hierin nauw samen met het WerkgeversServicePunt Parkstad (WSP). Het WSP coördineert voor de gemeenten in Parkstad ook de invulling van SROI. Hierbij wordt het aantal uren per project geregistreerd en de toepassing geborgd. In ons nieuwe Inkoopbeleid is er ook meer oog voor sociale ondernemingen. Er wordt gestimuleerd om artikel 2.82a van de Aanbestedingswet waar mogelijk toe te passen. Dit artikel biedt de mogelijkheid om deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan participatieve organisaties, zoals coöperaties en andere sociale ondernemingen. Deze mogelijkheid geldt specifiek voor dit soort organisaties als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo moeten ze zich richten op een beperkt aantal taken, waaronder diensten op het gebied van gezondheid en zowel het sociale als het culturele domein.

Ook moeten ze eventuele winsten herinvesteren in het maatschappelijk belang waar ze zich op richten, of herverdelen op grond participatieve overwegingen. Tot slot moeten de organisaties echt coöperatief gerund worden, bijvoorbeeld op basis van werknemersaandeelhouderschap.

Wat gaan we doen binnen het thema Social Return in 2024 - 2026: 1. 2. 3. 4. 5.

Kennissessie met het MVOI kernteam en alle sleutelpersonen over het SROI beleid als voorbeeld voor andere thema’s. Eisen dat ongeacht het soort opdracht 2-5% van de opdrachtsom wordt besteed aan Social Return. Voorstellen maken van projecten waar de markt (aanbieders) aan mee kunnen doen. Monitoringsmethode evalueren en communiceren. De randvoorwaarden t.b.v. het toepassen van “voorbehouden opdrachten” invullen, door o.a. aanvullend juridisch voorwerk en verkenning van reikwijdte en toepasbaarheid (o.a. welke diensten onder bijbehorende CPV-codes, waaronder 79622000-0, "diensten voor de terbeschikkingstelling van huishoudelijke hulp").

Pagina 24

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Hoe gaan we monitoren: De verplichting tot nakoming van Social Return wordt gemonitord door het aantal uren te registreren. De terugkoppeling van de resultaten gaan we breder communiceren zodat dit meer gaat leven binnen onze gemeente. Relevante aanbestedingen 2024 – 2026: Openbare ruimte wens om SROI breder in te zetten. Dit zal eerst verkend worden in 2024.

Pagina 25

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

6. Aanpak met SDG dialogen en SDG inkoopkompas In de inkopen onderscheiden we onderhandse en openbare aanbestedingen, afhankelijk van aard en grootte van de opdrachtsom. Voor de kleinere onderhandse aanbestedingen gaan we met standaard eisen werken. Voor meervoudige onderhandse en openbare aanbestedingen gaan we naast eisen ook gunningscriteria opnemen in de uitvraag. Om te leren hoe we impact kunnen maken gaan we elk jaar minimaal 3 pilots uitvoeren waar we innovatie uit gaan vragen. Als de openbare aanbesteding via het Tendernet wordt aangemeld gaan de inkoopadviseurs samen met de ‘interne opdrachtgever’ aan de voorkant bekijken welke impact de inkoop kan maken op de SDG’s. Bij elk project moet de ambitie aan de start van het inkoopproces worden vastgelegd. Alle aanbestedingen moeten tenminste borgen dat er eisen worden opgenomen om negatieve impact op de maatschappelijke doelen te voorkomen. Met ‘eisen’ kunnen we er bij een inkoop snel en eenvoudig voor zorgen dat producten, diensten en werken die niet bijdragen aan een duurzame basis in de markt geen kans maken op gunning van de opdracht. Voor dit type uitvragen gebruiken we de MVI-criteria tool zolang het Programma van eisen voor een thema nog niet beschikbaar is. Voor meervoudige (onderhandse) uitvragen wordt van tevoren overwogen of gunningscriteria mogelijk zijn.

Met ‘gunning’ worden scherpere eisen geformuleerd en kan de markt via prestatiecriteria worden uitgedaagd tot hogere duurzaamheidsprestaties. Het traject is uitgebreider, omdat een beoordeling van de verschillende inschrijvers moet plaatsvinden op basis van duurzame gunningscriteria. Voor dit type uitvragen kan het SDG inkoopkompas gebruikt worden om tot een strategie te komen. Voor de innovatie gaan we nog verder. Daar willen we leren hoe we impact kunnen maken samen met marktpartijen. Van inkopers en budgethouders wordt meer betrokkenheid verwacht bij het aanbestedingstraject en de uitvoering van het contract. Er worden twee SDG-dialogen gevoerd met (interne/externe) stakeholders om tot een MVOI strategiedocument te komen. Hierbij wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van meer ‘experimentele’ en functionele criteria. Vaak zijn nieuwe oplossingen en/of innovatie nodig om een zo laag mogelijke negatieve belasting of positieve bijdrage te leveren.

Pagina 26

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Figuur 11: SDG inkoopkompas Het kompas geeft de richting aan zodat jij en je team kunnen focussen op de doelen met de hoogste impact. Bespaar tijd en geld door kennis te delen met andere inkopers. De online tool maakt dit mogelijk. Met elke inkoop kun jij bijdragen aan de duurzame doelen van jouw organisatie en de wereld.

Pagina 27

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

SDG inkoopkompas Om impact te maken met MVOI-aanbesteding zijn vijf stappen geformuleerd in het SDG inkoopkompas. Die vijf stappen kunnen door het projectteam worden doorlopen. Voor pilots worden twee SDG-dialogen met een groep interne en externe betrokkenen uitgevoerd op basis van het SDG inkoopkompas middels twee brainstormsessies in Miro. Voor de dialogen is begeleiding raadzaam. Deze begeleiding wordt door de gemeente voorzien door inhuur of training van medewerkers/ambassadeurs. Voor de MVOI-thema’s is voor 2024 voorzien dat er 3 aanbestedingstrajecten pilots gaan uitvoeren en zo’n SDG-dialoog toe te gaan passen. Afhankelijk van de ervaringen wordt eind 2024 besloten of opschaling van de SDG-dialoog in het aantal aanbestedingen zinvol is. Stap 1: Inventariseer SDG risico’s en kansen in het project/aanbesteding Het begint met de inventarisatie. Inventariseer wat allemaal mogelijk is afhankelijk van de risico’s en kansen aan de hand van lokale omgeving en keten (mondiaal en lokaal) voor de materialisatie en de locatie waar het project wordt uitgevoerd. Stap 2: Selecteer SDG prioriteiten Kijk nu welke van de geïnventariseerde SDG’s ook benoemd zijn als focus SDG’s, welke urgentie de SDG heeft in het project of projectomgeving en welke SDG’s eventueel te koppelen zijn aan reeds lopende lokale initiatieven.

Stap 3: Formuleer SDG projectambitie Het realiseren van impact kan alleen als je duidelijke ambities formuleert voor een (inkoop)project. Op basis van stap 1 en 2 heb je inzicht gekregen en kun je samen met het projectteam een commitment bepalen per SDG (eis, gunning, innovatie). Stap 4: Selecteer SDG indicatoren Het aanbesteden en contracteren is één ding, maar de uiteindelijke impact weet je pas na realisatie van jouw project. Om de markt concrete doelen mee te geven selecteer je naast kwalitatieve, kwantitatieve impact indicatoren die horen bij de geselecteerde SDG’s/thema. Stap 5: Zichtbaar maken SDG impact Het is belangrijk om de impact per project zichtbaar te maken en deze te communiceren met alle stakeholders. De resultaten komen ook terug in het MVI Platform en dashboard.

Pagina 28

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Figuur 12: SDG-dialogen Voor pilots en openbare ruimte projecten heeft het SDG inkoopkompas twee workshops templates ontwikkeld om tot een gedragen is het van belang om alle stakeholders vroegtijdig rond de tafel te zetten. Het resultaat van de dialogen is een gedragen en op haalbaarheid getoetste MVOI uitvraag strategie.

Pagina 29

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

7. Beleid, opdrachtgevers en inkoop samen aan de slag In Heerlen moet iedereen de schouders eronder zetten. Of het nu de bestuurder, beleidsmaker, budgethouder of inkoper is. Samen worden ambities bepaald en gerealiseerd. De focus ligt op samenwerking. Hoe eerder het gesprek wordt aangegaan, hoe beter het is. Samen hebben we de verantwoordelijkheid om relevante kansen en risico’s aan te kaarten en maatschappelijke impact te realiseren. De beleidsmakers geven tijdens een aanbesteding richting over de beleidsdoelen en nodigen uit om met behulp van de SDGdialoog de ambities vast te stellen voor de SDG-doelen. Zij voorzien in de informatie waar specialistische kennis verkregen kan worden indien dit nodig is om impact concreet te maken. De beleidsmaker maakt gebruik van het MVI platform om kennis te delen. De budgethouder geeft zo vroeg mogelijk aan welke (grote) aanbestedingen eraan komen en gepland moeten worden. Stelt samen met de interne stakeholders de projectambitie vast om maatschappelijke impact te realiseren via de inkoopvraag. Bewaakt de daadwerkelijke realisatie samen met de contractmanager en/of projectleider. De inkoopadviseur faciliteert het inkoopproces. Deze past de kaders toe en denkt mee over mogelijkheden om het inkooptraject zo in te richten dat een zo duurzaam, sociaal en innovatief mogelijk resultaat geboekt kan worden.

De inkoper stimuleert de opdrachtgever tot actie op de MVOI doelen. Met de jaarlijkse inkoopkalender hebben we een overzicht en instrument om de meest geschikte pilots te kiezen voor de volgende stap naar meer impact. De inkoper laat de opdrachtgever weten welke resultaten bereikt zijn via eerdere aanbestedingen. De bestuurder en budgethouder ontvangt monitoringsinformatie van de inkoper en maakt zo inzichtelijk of MVOI-aspecten zijn meegenomen in de inkooptrajecten. Het MVOI Kernteam zorgt dat het actieplan wordt uitgevoerd, zorgt voor overzicht, rapporteert voortgang en verbindt. Het kernteam stuurt de ambassadeurs aan die opdrachten krijgen van het MVOI kernteam.

Pagina 30

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Figuur 13: De belangrijkste stakeholders en hun rollen en verantwoordelijkheden zijn in onderstaande tabel opgenomen. Stakeholder

Rol en verantwoordelijkheid van de stakeholder       

Goedkeuring Plan MVOI 2024-2026 Beslissen over budget door portefeuillehouder Input geven aan kansen voor inkoop projecten Overzicht van onderzoeken en beleidsprojecten aanhaak projecten Inhoudelijk verantwoordelijk voor beleidsterrein en bindend advies aan projectleider Formuleren van impact indicatoren Toets budgethouders

            

NGO’s

       

Zorgdragen voor uitvoering actieplan Borgen dat projectleiders een ambitie voor SDG impact meenemen in elk project Akkoord geven op meetbare impact indicatoren Kansen en risico’s van hun project op de SDG in beeld brengen vroegtijdig (uitvragen beleidsadvies) Ambitie formuleren voor SDG impact (uitvragen inkoopadvies) Resultaten monitoren tijdens het project en bij afronding (vast agendapunt voortgangsoverleg) SDG impact van aanbieders beoordelen (in samenwerking met inkoop en beleid) Verantwoordelijk voor de uitvoering (melden afwijkingen impact aan inkoop) Verantwoordelijk voor het opstellen van inkoopbeleid en actualisatie Plan MVOI (samen met MVOI team) Start van een inkooptraject dialoog aangaan met de projectleider over ambitie adviesgeven Risico’s en kansen op SDG impact vertalen naar meetbare indicatoren in de specificatie (uitvoerende rol) Rapportage en verantwoording College (samen met MVOI team) Inkoop heeft een controlerende rol als het gaat om het Programma van Eisen (PvE). Een PvE zonder duurzaamheid moet teruggestuurd kunnen worden naar de budgethouder.

Niet duurzaam genoeg, is niet goed genoeg Inzicht in SDG impact van de toegepaste materialen en producten Hergebruik van materialen organiseren Proactief innovatieve oplossingen voorstellen Aansluiten bij lokale initiatieven en verkennen wat samenwerkingsmogelijkheden zijn Inzicht in de risico’s voor de gehele productieketen (sociaal, milieu) en acties om dit te voorkomen en verbeteren Positieve impact van de producten op de SDG zichtbaar maken Actief alternatieve aandragen met duurzamere impact Kennis betrekken bij projecten om kansen en risico’s te identificeren in een gebied

Andere overheden



kennis delen, samen ontwikkelen en samenwerken o.a. MVI Platform, Parkstad inkopers, Leernetwerk Provincie Limburg

Gemeenten4Global Goals

 

Promotie Heerlen koploper Gemeenten4SDG rol SDG inkoop kompas. Meten en borgen SDG indicatoren in Nederland. Verbinding met (nationale) initiatieven

Onderwijs



Opdrachten en stages o.a. Zuyd Hogeschool SDG Challenge/Green office

Bewoners



Lokale burgerinitiatieven versterken waar mogelijk, en samen de positieve impact vergroten

Bestuurder Senior Beleidsmedewerker

Directie Budgethouder

Projectleider

Inkoopadviseur

Aannemer

Leverancier

Pagina 31

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

8. Borging Actieplan De toepassing van MVOI in de inkopen en aanbestedingen wordt geborgd door middel van communicatie, training, advisering, monitoring en rapportage. Zodanig dat we iedereen voorzien van de juiste basiskennis, ondersteuning en specialistische kennis afgestemd op de behoefte. Het MVI-team zal dit uitvoeren dan wel zorgen dat het uitgevoerd wordt. Om dit mogelijk te maken zal het MVI-team worden aangevuld met de benodigde menskracht. Communicatie Het MVOI plan en de resultaten worden actief gecommuniceerd aan de gehele organisatie. Over de werkwijze MVOI in het inkoopproces wordt informatie gedeeld op een pagina op intranet. Er wordt een separaat communicatieplan opgesteld dat per doelgroep gericht acties voor promotie van het actieplan bevat in een agenda. Het bestuur/management wordt bijvoorbeeld gevraagd actief de betekenis van MVOI te duiden en aan te moedigen. Uitvoering wordt in combinatie opgepakt door het MVOI-kernteam en team Communicatie. Met de markt houden we elk jaar SDG marktdialogen. We doen dit om de kansen voor de inkooptrajecten voor het komende jaar vroegtijdig met interne/externe partijen in beeld te brengen. De informatie delen we met iedereen via het MVI Platform. Initiatiefnemers van maatschappelijke projecten die kunnen bijdragen aan een positieve impact op de SDG doelen kunnen zich zichtbaar maken op het platform. Training (2024) 1.

een basistraining voor iedereen met interesse in MVOI 2. een training SDG inkoopkompas voor MVOI strategie inclusief een training SDG impact meting 2. inspiratiesessies/-acties (kennisprogramma Parkstad Circulair) 3. verdiepingssessie voor de thematische inkopers in de teams (niet inkoopadviseurs) 4. thematische masterclasses (kennisprogramma Parkstad Circulair) 5. leerlijn Circulair Bouwen (kennisprogramma Parkstad Circulair) 6. leerlijn Meekoppelkansen (kennisprogramma Parkstad Circulair) (gezondheid, economisch, sociaal) De basistraining en inspiratiesessie hebben tot doel om bewustwording te creëren voor de opgave van de SDG’s en het stellen van de juiste vraag aan de potentiële opdrachtnemers. De overige sessies/masterclasses zorgen ervoor dat de opdrachtgever de tools/kennis heeft om verdiepende informatie te vragen en op de juiste wijze te kunnen beoordelen.

Pagina 32

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Advisering De aard van de benodigde advisering is afhankelijk van het MVOI-thema c.q. het SDG-doel en van de aard van de inkoop/aanbesteding. Een bouwproject vraagt een heel andere benadering dan de aankoop van een dienst of een product zoals een kantoorstoel of een koffiebeker. Enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen kunnen volstaan met een standaardaanpak en standaard eisen en/of gunningscriteria per sector. De advisering bij complexe inkopen willen we bij een MVOI-loket leggen, vergelijkbaar met het SRoI-loket. Een samenwerking met Stadsregio Parkstad Limburg en provincie Limburg ligt hierbij voor de hand en zal worden onderzocht. Voorgesteld wordt te werken met ambassadeurs en waar nodig de maatwerk inzet van externe experts, totdat hier duidelijkheid over is verkregen, Monitoring Er zal een dashboard gemaakt worden met de Key peformance indicators (kpi’s), waarbij we als kpi gaan bijhouden: 1. aantal Fair Trade producten en het aantal projecten waarin ISV is toegepast voor risico sectoren 2. aantal projecten waarin SROI is meegenomen en het budget besteed aan Sociale ondernemingen, werk uitbesteden aan gemeentelijk werkbedrijf en maatschappelijke projecten 3. aantal projecten waarvoor een NOx impact meeting is uitgevoerd + kg vermeden NOx 4. aantal projecten waarin vermeden primaire materialen is gemeten + kg vermeden primair materiaal 5.

aantal projecten waarin CO2 impact meeting is uitgevoerd + kg vermeden CO2 6. aantal pilots (doel: 3 per jaar) deze worden zichtbaar gemaakt op het MVI Platform om kennis te delen Het dashboard (figuur 14, pagina 32) zal definitief worden gemaakt als het actieplan is goedgekeurd. Voor de effectmetingen (indicator 3 t/m 5 ) wordt gebruik gemaakt van de online tool van het MVI Platform per project door de leveranciers en opdrachtgevers. Het MVI Platform valideert de input en maakt een optelling van alle effecten in het jaar

Pagina 33

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

zodat de totale bijdrage voor iedereen zichtbaar is. De indicatoren 1, 2 en 6 worden door het MVOI kernteam in de aanbestedingskalender bijgehouden en per kwartaal gerapporteerd aan het MVI Platform.

Figuur 14 Voorbeeld monitoring dashboard

Pagina 34

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

De monitoringsresultaten vormen een feedbackloop om te leren van onze activiteiten en acties bij te stellen waar nodig, daarnaast bewustwording te kweken door inspirerende voorbeelden zichtbaar te maken op een website en in trainingen te gebruiken.

Figuur 15 Voorbeeld presentatie goede voorbeelden

Rapportage De informatie van de monitoring wordt in de PDCA-cyclus opgenomen en jaarlijks bij de jaarrekening gepresenteerd. De rapportage zal door de inkoopadviseur met de WSP monitoring informatie worden gecombineerd en aan college en raad worden gepresenteerd. Dit wordt door het MVOI-team verzorgd.

Pagina 35

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

9. Planning 2024 wie

1

Bestuur

-

Domein management

-

Opdrachtgever

Inkoop

Beleid Kennis en kunde

-

-

-

Leveranciers

-

ste

de

kwartaal

2 kwartaal

Formeel vaststellen MVOI actieplan (4de kwartaal 2023) 1 gesprek met directeur bedrijfsvoering om 1 sponsor aan te wijzen voor kernteam + MVOI als agendapunt in MT overleg Informeren teams over actieplan (wat betekent MVOI binnen jouw opgave/werkveld)

-

Voor 5 projecten: overleg voorstel ambitiedialoog, MVOI uitvraag strategie, incl. marktdialoog (projecten benoemen).

-

Handboek inkoop, standaard teksten CO2 uitvraag borgen in aanbestedingen

de

3 kwartaal

- Evaluatie en commitment jaarplan 2025

-

SDG actiedag zichtbaar maken resultaten. Update met sponsor

Uitvoeren van SDG dialoog 3 projecten RAW moederbestek standaard toepassen

-

1 pilot materialen regisseur 1 pilot MKI toepassen

- Evaluatie uitvraag, per pilot project

-

Lijst Fair Trade borgen Checklist inkoop opstellen. Bewaken toepassing MVOI

-

Inspiratielijst diversiteit en inclusie borgen Circulaire agenda versie 1.0 vertalen naar beleidsdocument voor circulair inkoop

- Dierenwelzijn nota vertalen naar inkoopgroepen en borgen in systemen - Welk ander beleid kan nog meegenomen worden.

Evaluatie asfalt onderhoud Past performance hoe uit te breiden met MVOI Kick off, Promotie trainingsprogramma in samenwerking met Parkstad (masterclasses) Plannen trainingen (p30) en uitnodigen deelnemers

-

Inspiratie lijst maken diversiteit en inclusie projecten Meetinstrument asfalt trainen Lijst Fair Trade producten

-

SROI resultaten transparant maken Uitwerken Make or Buy Q&A document MVOI

- Evalueren pilots

MVOI plan delen (evt. met nieuw inkoopbeleid) openbaar en vaste leveranciers actief benaderen door info-sessie Ondernemershuis en contractenbank mailing.

Markt dialogen: - klein elektrisch gereedschap - Schoon Emissieloos Bouwen (SEB) - Refurbish pompen - WMO hulpmiddelen

-

Contractoverleg MVOI meenemen Lokale Leveranciers platform bieden om oplossingen zichtbaar te maken. regio samenwerking ondernemershuis. Stagiair/trainee platform circulair om samenwerking te stimuleren MVO platform Sprinc (sprinc.nl)

- Ondernemershuis evaluatie

Projecten benchmarking opstarten Evaluatie jaarplan 2024 kwartaalresultaten delen met organisatie via intranet

- Opstellen monitoringsrapport - meenemen in klimaatbegroting - Selecteer pilots 2025 tbv Jaarplan 2025 - Voorstel jaarplan 2025 opstellen

-

-

-

Delen kennisprogramma Parkstad in lokale netwerken. MVOI vast agenda punt MToverleg Promotiefilm MVOI sponsor

-

-

Kernteam MVOI

-

Pagina 36

de

4 kwartaal

Zichtbaar maken plan samen met ambassadeurs, advies geven aan domein managers implementatie Taken toewijzen aan personen Start sessies (thema’s) voor uitvoering actieplan Start sessies pilot projecten inplannen.

-

Uitwisseling kennis met andere organisaties Inrichten monitoring dashboard KPI’s; irt circulaire agenda Start data inventarisatie tbv monitoring

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

-

Bijlagen Bijlage 1: Spend analyses Heerlen

Pagina 37

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Bijlage 2: SDG relevantie per inkoopgroep Kansen en risico’s per inkoopgroep/SDG zijn in de volgende 2 tabellen weergegeven.

Pagina 38

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Bijlage 3: Voorbeeld uitvraag niveaus ’s op basis van SDG workshops en voorbeelden MVI Platform SDG

Eisen

Gunning

Check MVO risico tool; Indien risico Fair Trade toepassen voor risico groepen en commitment inschrijver naleven van de ISV.

% Fair Trade

Doorrekenen vermeden CO2 impact met online tool bij opdrachtverlening voor alle inkopen.

Kennisdelen praktijk gestuurd leren.

Challenges om impact te maken uitvoeren samen met het vista college.

100% NL windcertificaten

% opwekking op eigenterrein/gebouwen/bruggen

% energie opgewekt voor het project zelf

Aantal werkervaringsplaatsen en stages

Maatschappelijke projecten waarbij mensen die lastig aan het werk komen worden ingezet, bijvoorbeeld projecten voor het realiseren van schone kringlopen.

100% groengas certificaten

% bijdrage armoede bestrijding

Kg vermeden CO2 doorrekenen

Alle inkoopopdrachten 2-5% Social Return

Aantal sociale ondernemingen

Pagina 39

Innovatie (PILOT) Pilots of samenwerking met ondernemers die werken aan een eerlijke productie keten. Voorbeeld FaireFabrics.

Realisatie van oplaadpunten (fiets/scooter/auto/vrachtwagen)

Betrekken van gemeentelijk werkbedrijf

Samenwerken met platform Sprinc ondernemers, kleurrijk op

Minimaliseren van afval en transport incl. Specificatie bestemming en verwerking van afvalproducten

% hergebruikt materiaal

MKI pilots

% hernieuwbaar materiaal

Kg vermeden primaire materialen doorrekenen bij opdrachtverlening voor leveringen en werken

% herbruikbaar materiaal

Ruimte voor testen innovaties, materiaal regisseur sturen proces m.b.t. materialen, producten, project niveau

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Samenwerken met stadwerkplaats, repair cafe en vrijkomende materialen doorverkopen bedrijven

Klimaateisen uit de MVI-criteriatool

Waterbuffering m3

Emissievrij materiaal/bouwplaats

Kg vermeden CO2 doorrekenen bij opdrachtverlening.

Inheemse bomen planten

Pilots om hittestress tegen te gaan.

Ontharden openbare wegen in m2

Samenwerking stoeptegels wippen en aansluiten bij klimaat adaptatieplan

Duurzaam ontwerp eis MVIcriteriatool: de juiste plant op de juiste plaats Bij gebruik nieuw hout eisen duurzaam beheer bossen MVI criteria tool

Beperk ruimtebeslag

Samenwerken met gebroken bossen project en/of groen samendoen, Biodiversiteit Heerlen.

Schadelijke stoffen, geluid uitbannen/voorkomen min. eisen uit MVI-criteriatool en/of MVO risicochecker

Verbeteren luchtkwaliteit

Dierproefvrije producten en biologische vlees producten.

Duurzaam groenbeheer Verbeteren van bodemvruchtbaarheid

Geluidsreductie Meer beweging en gezonde voeding stimuleren

Natuur inclusief bouwen

Samenwerken met lokale partijen voor groene (school)pleinen en meer beweging. Burgerparticipatie zoals het inzetten van snuffelfietsen met sensors voor fijnstof, NOx.

Vermeden CRM stoffen rapporteren bij opdrachtverlening Energie-efficiency label: gebouwen, transport en elektrische apparaten incl. dynamische openbare verlichting (MVI-criteriatool) Vermeden NOx emissies doorrekenen bij opdrachtverlening voor openbare ruimte projecten.

Pagina 40

Emissie reductiemaatregelen transport, werktuigen en industrie. Dialoog met omgeving voor kansen verbetering van leefbaarheid (sport, gezondheid, voeding, cultuur) bij openbare ruimte projecten.

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026

Pilots uitvoeren door lokale kringlopen te maken of leefbaarheid verbeteringsaspecten te gaan monitoren of kunst- & cultuurprojecten integreren binnen het project.

Bijlage 4: Communicatieplan

Pagina 41

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024-2026